Besluit vervanging archiefbescheiden medische dossiers van medische keuringen van vliegers en luchtverkeersleiders Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat 2022

Overwegende dat het noodzakelijk is om in het kader van het digitale werken, ook digitaal te archiveren;

Gelet op:

  • – de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012, nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;

  • – artikel 7 van de Archiefwet.

Artikel 1

  • 1. over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.

  • 2. reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in de bijlage.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in de Staatscourant.

Artikel 3

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden medische dossiers van medische keuringen van vliegers en luchtverkeersleiders, Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat 2022.

Vastgesteld op:11 november 2021

DE MINISTER VAN INFRASTRUCTUUR EN WATERSTAAT, namens deze, DE INSPECTEUR-GENERAAL LEEFOMGEVING EN TRANSPORT, J. van de Bos

Bezwaarclausule

Indien u het niet eens bent met deze beslissing kunt u hiertegen binnen zes weken na de datum waarop deze beslissing is verzonden bezwaar maken.

Het bezwaarschrift moet worden ondertekend en moet ten minste bevatten:

  • − de naam en het adres van de indiener;

  • − de dagtekening;

  • − een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar is gericht;

  • − de gronden van het bezwaar.

U wordt verzocht om bij het bezwaarschrift een kopie van deze beschikking en eventuele andere op de zaak betrekking hebbende stukken te voegen. Tevens ontvangen wij graag uw telefoonnummer dan wel e-mailadres.

Inspectie Leefomgeving en Transport

Afdeling Juridische Zaken

Team Bezwaar en Beroep

Postbus 16191

2500 BD Den Haag

U kunt uw bezwaarschrift ook per e-mail verzenden aan: bezwaren@ilent.nl

Is er sprake van onverwijlde spoed? Dan kunt u de rechtbank in het rechtsgebied van uw woonplaats verzoeken om een voorlopige voorziening te treffen.

Meer informatie over de voorlopige voorziening vindt u op: www.rechtspraak.nl

TOELICHTING

In het voormalige kantoor van de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) in Hoofddorp bleek nog een papieren archief van stukken rond medische keuringen van vliegers en luchtverkeersleiders te staan. Het gaat om ordners met stukken van de jaren tot (of tot en met) 2008 (de stukken vanaf (of na) 2008 staan in het ICT-systeem Empic van medisch luchtvaart. In najaar 2018 bleek bij de voorbereiding van de verhuizing naar Sloterdijk dat niet was ingeregeld dat de stukken vóór de verhuizing zouden moeten worden gedigitaliseerd. Digitaliseren was voor de verhuizing niet meer mogelijk. De kosten van het digitaliseren konden niet worden betaald uit het verhuisbudget. Het archief is in Sloterdijk opgeslagen in twee ruimtes die tot eind november 2021 beschikbaar zijn. Vanwege COVID-19 heeft niet eerder aanvang kunnen plaatsvinden van de digitaliseringsslag.

Digitaliseren draagt ertoe bij dat de dossiers adequaat worden geborgd en niet steeds door interne verhuizingen worden meegenomen. Aangezien het medische dossiers zijn, is het belangrijk dat zij op een veilige digitale plek worden gezet.

Doc-Direkt gaat de documenten scannen en de digitale documenten worden middels een harde schijf aangeleverd bij de ILT. Gedurende het project vindt er een controle plaats op de scans door de ILT. Doc-Direkt stelt voor om dit eenmaal uit te voeren na een serie van 10 ordners. De ILT controleert de PDF's (steekproefsgewijs) op volledigheid van aantal pagina's, de kwaliteit (strepen) en leesbaarheid.

De omvang van het archief is 100 meter verpakt in ordners. Na digitalisering worden de ordners in beheer genomen bij Doc-Direkt. Tijdens de schouw is gebleken dat de dossiers in goede staat verkeren. Doc-Direkt gaat de documenten scannen en de digitale documenten worden middels een harde schijf aangeleverd bij de ILT. Gedurende het project vindt er een controle plaats op de scans door de ILT. Doc- Direkt stelt voor om dit eenmaal uit te voeren na een serie van 10 ordners. De ILT controleert de PDF's (steekproefsgewijs) op volledigheid van aantal pagina's, de kwaliteit (strepen) en leesbaarheid.

Werkwijze

Scanklaar maken van de dossiers

Scannen van de documenten met kleurherkenning, output PDF-A. De scans worden geplaatst op een (externe) harde schijf, bijvoorbeeld P-schijf. Scans worden voorzien van metadata, (het flarenummer en de datum van de keuring wordt overgenomen).

Controle van de scans:

  • − ILT controleert de PDF's en geeft wel/niet akkoord aan documentenverkeer en scanstraat;

  • − ILT mailt akkoord naar Ministerie van BZK;

  • − Bij geen akkoord geeft ILT dit aan tijdens de controle, zodat het betreffende deel opnieuw ingescand kan worden.

De documenten worden geplaatst in archiefdozen. De ordners worden vervoerd via IPKD naar de DD. Overdragen van gescande data op bijvoorbeeld P-schijf Doc- Direkt bewaart een kopie van de scans op haar systemen, zodat gedurende het proces van overdracht aan de ILT altijd een reservekopie beschikbaar is. Doc- Direkt vernietigt die afgeschermde lokale back-up pas na afronding van de taak van de ILT en nadat de ILT daarvoor akkoord heeft gegeven.

Naar boven