Besluit tot vervanging van archiefbescheiden

De Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V) te Den Haag

De Minister van Justitie en Veiligheid

Gelet op:

• artikel 7 van de Archiefwet 1995

• artikelen 2 en 6 van het Archiefbesluit 1995

• artikel 26b van de Archiefregeling

• de Archiefbeheerregels Veiligheid en Justitie 2014

• de Uitvoeringsregeling Archiefbeheer Veiligheid en Justitie 2014

• Regeling Archiefbeheer DT&V 2014

Besluit:

Artikel 1

• 1. Over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van de Actualisatie Basis Selectie Document voor het beleidsterrein toelating vreemdelingen 1945- (2010) en de daarvan afgeleide Instructie toepassing selectielijst DT&V (2014) voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen.

• 2. De vervanging betreft de lopende en nieuwe vertrekdossiers die vanaf 18 mei 2015 met terugwerkende kracht worden gevormd in het kader van de uitvoering van de primaire taak van de dienst op basis van de Vreemdelingenwet 2000.

• 3. Vervanging geschiedt door digitalisering, op de wijze zoals omschreven in het bij dit besluit horende bijlage ‘ Handboek Substitutie Dienst Terugkeer en Vertrek’.

Artikel 2

Dit besluit is niet van toepassing op:

• a. originele documenten die van de vreemdeling in bewaring zijn genomen en die bij vertrek dienen te worden teruggegeven;

• b. niet-scanbare objecten zoals usb-sticks;

• c. documenten die op grond van internationale verdragen of wettelijke bepalingen in de originele vorm bewaard moeten blijven.

Artikel 3

De gedigitaliseerde documenten zullen samen met de direct digitaal aangemaakte of ontvangen documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden beheerd en bewaard in het Centraal Digitaal Depot van de Justitiële Informatiedienst alvorens te worden overgebracht of te worden vernietigd op basis van een geldende selectielijst.

Artikel 4

De analoge versies van de vervangen archiefbescheiden zullen 6 weken na het scannen worden vernietigd.

Artikel 5

Bij de overweging om tot vervanging over te gaan, is rekening gehouden met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed c.q. gegevensbron voor overheidsorganen en recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek, zoals bepaald in artikel 2 aanhef en onder c en d van het Archiefbesluit.

Artikel 6

Dit besluit zal worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden Vertrekdossiers DT&V.

Artikel 7

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant, waarin het besluit wordt geplaatst.

Den Haag, 9 november 2021

De algemeen directeur van de Dienst Terugkeer en Vertrek, J.G. Robberse

BIJLAGE

Handboek Substitutie Dienst Terugkeer en Vertrek

(Ligt ter inzage bij de hoofdvestiging van de Dienst Terugkeer en Vertrek)