Regeling van de Minister van Justitie en Veiligheid van 1 november 2021, nr. 3565428, houdende vaststelling van modellen van akte ten behoeve van de kennisgeving van gerechtelijke mededelingen 2021

De Minister van Justitie en Veiligheid,

Gelet op de artikelen 36h, vijfde lid, en 36i, tweede lid, van het Wetboek van Strafvordering en artikel 3 van het Besluit kennisgeving gerechtelijke mededelingen,

Besluit:

Artikel 1

• 1. De modellen van akte, bedoeld in artikel 36h, vijfde lid, en artikel 36i, tweede lid, van het Wetboek van Strafvordering, worden vastgesteld overeenkomstig bijlage 1 van deze regeling.

• 2. Indien de gerechtelijke mededeling op grond van de artikelen 36e, tweede lid, onderdeel b, of 36l, vierde lid, van het Wetboek van Strafvordering, wordt uitgereikt aan het openbaar ministerie, kan in alle gevallen worden volstaan met toezending van de mededeling of een afschrift van de mededeling aan het desbetreffende arrondissementsparket.

Artikel 2

Indien degene aan wie de uitreiking heeft plaatsgevonden geen handtekening voor ontvangst plaatst in verband met de uitbraak van COVID-19, wordt de aanvulling op de akte van uitreiking, opgenomen in bijlage 2 bij deze regeling, ingevuld.

Artikel 3

De Regeling modellen van akte gerechtelijke mededelingen wordt ingetrokken met ingang van 15 februari 2022.

Artikel 4

• 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van 15 november 2021.

• 2. Artikel 2 en bijlage 2 treden in werking met ingang van 15 november 2021 en vervallen op een door Onze Minister te bepalen moment.

Artikel 5

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling modellen van akte gerechtelijke mededelingen 2021.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

’s-Gravenhage, 1 november 2021

De Minister van Justitie en Veiligheid, F.B.J. Grapperhaus

AANVULLING OP DE AKTE VAN UITREIKING

TOELICHTING

Deze regeling geeft uitwerking aan artikel 36h, vijfde lid, en artikel 36i, tweede lid, van het Wetboek van Strafvordering (Sv) en artikel 3, eerste lid, van het Besluit kennisgeving gerechtelijke mededelingen. De Regeling modellen van akte gerechtelijke mededelingen, nr. 2559720, wordt ingetrokken.

Artikel 36h, vijfde lid, Sv regelt de akte die wordt opgemaakt van de betekening van een gerechtelijke mededeling middels fysieke uitreiking. Sinds 1 januari 2020 voorziet artikel 36b, tweede lid, Sv in de mogelijkheid om gerechtelijke mededelingen middels een elektronische voorziening te betekenen. Artikel 36d, tweede lid, Sv bepaalt dat die elektronische voorziening bij algemene maatregel van bestuur, het Besluit digitale stukken Strafvordering, wordt aangewezen. De Minister van Justitie en Veiligheid heeft MijnOverheid aangewezen op grond van het Besluit aanwijzing elektronische voorziening ex. art. 2, eerste lid, onder d, Besluit digitale stukken Strafvordering MijnOverheid. Artikel 36i, tweede lid, Sv regelt de vastlegging van de betekening van een gerechtelijke mededeling door middel van elektronische overdracht.

De onderhavige regeling stelt de modellen van de akte van uitreiking vast en stelt nadere voorschriften hieromtrent. Deze regeling kent geen bepaling meer voor het vaststellen van het nummer en type van het identiteitsbewijs, omdat de modellen in bijlage 1 daar nu ruimte voor bieden. De modellen in bijlage 1 bevatten tevens niet langer afhaalberichten. Ten opzichte van de vorige regeling zijn de reeds bestaande modellen gestandaardiseerd en geactualiseerd op de huidige praktijk en is een achterzijde voor de akten van uitreiking toegevoegd. In bijlage 1 zijn modellen opgenomen die worden gehanteerd voor zowel fysieke als elektronische betekeningen. In bijlage 2 is het model opgenomen van een tijdelijke aanvulling voor de gevallen waarin de ontvanger van de akte niet tekent in verband met COVID-19-pandemie in Nederland.

Artikel 1

Als het niet lukt een gerechtelijke mededeling te betekenen omdat de geadresseerde niet in persoon bereikbaar is, wordt de gerechtelijke mededeling uitgereikt aan de autoriteit van welke zij is uitgegaan krachtens artikel 36e, tweede lid, onder b, of artikel 36l Sv. Indien dit een uitreiking aan het openbaar ministerie betreft, bepaalt artikel 3, eerste lid, van het Besluit kennisgeving gerechtelijke mededelingen dat in bij ministeriële regeling aangewezen gevallen kan worden volstaan met toezending van de mededeling of een afschrift van de mededeling aan het desbetreffende arrondissementsparket. Artikel 1, tweede lid, van deze regeling stelt vast dat in alle gevallen kan worden volstaan met toezending of een afschrift van de mededeling.

Artikel 2

Artikel 2 voorziet in een tijdelijke Aanvulling op de akte van uitreiking voor de gevallen waarin tot uitreiking bevoegde personen wegens de aanhoudende COVID-19-pandemie in Nederland ervoor kiezen om de ontvanger niet te laten tekenen voor ontvangst. Zij kunnen volgens hun werkinstructie daarvoor kiezen omdat in het normale proces van uitreiking personen fysiek in elkaars directe nabijheid verkeren en voorwerpen uitwisselen, dan wel overhandigen, hetgeen indruist tegen het van overheidswege geldende advies om het besmettingsrisico op COVID-19 zoveel mogelijk te minimaliseren.

Hoewel de handtekening voor ontvangst geen wettelijk vereiste is, levert deze handtekening, indien geplaatst, onder normale omstandigheden voor de professionele gebruiker van de akte (het openbaar ministerie, de rechter, de raadsman) vaak een aanvullende zekerheid op voor de uitreiking aan de persoon die de handtekening heeft geplaatst, zeker wanneer een en ander ook nog gepaard is gegaan met het op de akte noteren van het nummer van een getoond legitimatiebewijs. Om het wegvallen van deze aanvullende zekerheid te compenseren is deze Aanvulling op de akte van uitreiking in het leven geroepen.

De Aanvulling dient ertoe om de professionele gebruiker van de akte van relevante achtergrondinformatie te voorzien in het kader van artikel 36h, eerste lid, onderdeel d, van het Wetboek van Strafvordering. Het doel is tweeledig. Ten eerste wordt aan de gebruiker van de akte inzicht gegeven in de manier waarop en de mate waarin de uitreiker van de gerechtelijke mededeling zich heeft vergewist van de identiteit van de ontvanger ervan. Ten tweede is de achtergrondinformatie bedoeld om, waar van toepassing, de professionele gebruiker van de akte in de gelegenheid te stellen het in-persoonkarakter van de uitreiking te toetsen.

In afwijking van de overige modellen is de Aanvulling geplaatst in een afzonderlijke bijlage van deze regeling. Hiermee wordt een onderscheid gemaakt tussen de Aanvulling welke een tijdelijk karakter heeft, en de overige modellen die geen tijdelijk karakter hebben.

Artikel 3

Artikel 3 regelt dat de vorige regeling op dit onderwerp drie maanden na de datum van inwerkingtreding genoemd in artikel 4, eerste lid, vervalt. Op die wijze hebben instanties voldoende tijd om de geautomatiseerde systemen die nog oude modellen van akten van gerechtelijke mededelingen uitdraaien, aan te passen. Dat er in de periode tussen 15 november 2021 en 15 februari 2022 twee regelingen gelden voor deze modellen voor de akten van uitreiking is niet bezwaarlijk omdat de modellen in beide regelingen voldoen aan de in de wet gestelde eisen.

Artikel 4

Artikel 4, eerste lid, bepaalt de inwerkingtreding van deze regeling.

Artikel 4, tweede lid, geeft invulling aan het tijdelijke karakter van de Aanvulling op de akte van uitreiking, die enkel toepassing vindt zolang de COVID-19-pandemie in Nederland voortduurt. Artikel 2 en de daarbij horende bijlage vervallen op het moment dat de Aanvulling niet meer nodig wordt geacht in het licht van de pandemie. De Minister van Justitie en Veiligheid bepaalt dit moment.

Artikel 5

Dit artikel geeft de citeertitel voor deze regeling.

Bijlage 1. Modellen van akten van uitreiking als bedoeld in artikel 1, eerste lid

Algemene opmerkingen

Deze modellen worden generiek toegepast door meerdere gerechtelijke instanties. Hoewel deze in de bijlage het logo van het openbaar ministerie dragen, worden ze niet uitsluitend door of namens het openbaar ministerie uitgereikt. Voorts worden de akten in geautomatiseerde systemen gemaakt op basis van de modellen die in deze bijlage zijn opgenomen. Dat leidt ertoe dat er sporadisch afwijkingen op kunnen treden in de weergave en/of lay-out, zoals een verschil in de weergave van de barcode of in de marges. Dat kan echter niet leiden tot ongeldigheid van de akte, nu de akte voldoet aan de eisen gesteld in de wet.

Om de geadresseerde voldoende tijd te bieden om van een gerechtelijke mededeling middels elektronische overdracht kennis te nemen wordt 28 dagen of – in het geval van een zitting van de politierechter – 21 dagen voor zitting overgegaan tot een niet-elektronische uitreiking. Deze termijnen zijn te kort om meermaals te trachten de mededeling uit te reiken en eventueel uit te reiken aan de autoriteit van welke zij is uitgegaan. Derhalve wordt in dit geval de mededeling eenmalig fysiek aangeboden. Daarnaast blijft de gerechtelijke mededeling elektronisch in MijnOverheid (Berichtenbox) beschikbaar.

Toelichting per model

Het model ‘Akte van uitreiking IP’ betreft de modelakte voor de uitreiking in persoon ex artikel 36e, eerste lid, onderdeel b, Sv. Er wordt driemaal getracht de betekening door de geadresseerde in persoon te laten plaatsvinden. Lukt dat niet, dan wordt een niet-thuisbericht achtergelaten. Wanneer de uitreiking niet is gelukt wordt de gerechtelijke mededeling uitgereikt aan de autoriteit van welke zij is uitgegaan, krachtens artikel 36e, tweede lid, onderdeel b, Sv.

Het model ‘Akte van uitreiking IP na digitaal’ betreft de modelakte voor niet-elektronische uitreiking indien de geadresseerde zich niet tijdig toegang verschaft tot MijnOverheid. Desalniettemin blijft de elektronische uitreiking voor de geadresseerde in MijnOverheid te vinden. In tegenstelling tot het model ´Akte van uitreiking IP’ wordt eenmaal getracht de gerechtelijke mededeling uit te reiken. Lukt dat niet, dan wordt een niet-thuisbericht achtergelaten waarop de geadresseerde verwezen wordt naar het bericht met de gerechtelijke mededeling in MijnOverheid, waarna de gerechtelijke mededeling uitgereikt wordt aan de autoriteit van welke zij is uitgegaan krachtens artikel 36e, tweede lid, onderdeel b, Sv.

Het model ‘Akte van uitreiking NP’ betreft de modelakte voor de uitreiking niet in persoon ex artikel 36e, tweede lid, onderdeel a, Sv. Er wordt driemaal getracht de betekening door de geadresseerde in persoon te laten plaatsvinden. Lukt dat niet, dan wordt een niet-thuisbericht achtergelaten. Wanneer de uitreiking niet is gelukt wordt de gerechtelijke mededeling uitgereikt de aan autoriteit van welke zij is uitgegaan krachtens artikel 36e, tweede lid, onderdeel b, Sv.

Het model ‘Akte van uitreiking NP na digitaal’ betreft de modelakte voor niet-elektronische uitreiking indien de geadresseerde zich niet tijdig toegang verschaft tot MijnOverheid. Desalniettemin blijft de elektronische uitreiking voor de geadresseerde in MijnOverheid te vinden. In tegenstelling tot het model ‘Akte van uitreiking NP’ wordt eenmaal getracht de gerechtelijke mededeling uit te reiken. Lukt dat niet, dan wordt een niet-thuisbericht achtergelaten waarop de geadresseerde verwezen wordt naar het bericht met de gerechtelijke mededeling in MijnOverheid, waarna de gerechtelijke mededeling uitgereikt wordt aan de autoriteit van welke zij is uitgegaan krachtens artikel 36e, tweede lid, onderdeel b, Sv.

Het model ‘Akte van uitreiking RP’ betreft de modelakte voor de uitreiking aan de bestuurder, de gemachtigde of de werknemer van een rechtspersoon ex artikel 36j Sv. Er wordt driemaal getracht de betekening door de geadresseerde in persoon te laten plaatsvinden. Lukt dat niet, dan wordt een niet-thuisbericht achtergelaten. Wanneer de uitreiking niet is gelukt wordt de gerechtelijke mededeling uitgereikt aan de autoriteit van welke zij is uitgegaan krachtens artikel 36l Sv.

Het model ‘Achterzijde: akte van uitreiking’ bevat de achterzijde voor de modellen ‘Akte van uitreiking IP’, ‘Akte van uitreiking IP na digitaal’, ‘Akte van uitreiking NP’, ‘Akte van uitreiking NP na digitaal’ en ‘Akte van uitreiking RP’.

Het model ‘Akte van uitreiking B/UA’ bevat de modelakte voor de uitreiking aan een autoriteit in het buitenland in gevallen waarin de woon- of verblijfplaats van de geadresseerde in het buitenland bekend is ex artikel 36e, derde lid, Sv, en voor de uitreiking aan de autoriteit van welke zij is uitgegaan in de gevallen waarin uitreiking niet heeft kunnen geschieden ex artikel 36e, tweede lid, onderdeel b, Sv.

Het model ‘Vastlegging van elektronische overdracht’ bevat het model voor een automatisch aan te maken bericht in MijnOverheid wanneer de geadresseerde in dat systeem heeft aangegeven post van de autoriteit van welke de gerechtelijke mededeling uitgaat, digitaal te willen ontvangen krachtens artikelen 36b, tweede lid, en 36i, eerste lid, Sv. Aangezien de geadresseerde geen handtekening kan plaatsen, wordt de gerechtelijke mededeling als betekend beschouwd wanneer de geadresseerde zich met tweefactorauthenticatie toegang verschaft heeft tot MijnOverheid. In geval de geadresseerde dat niet tijdig doet, wordt overgegaan tot een uitreiking door middel van het model ‘Akte van uitreiking IP na digitaal’ of het model ‘Akte van uitreiking NP na digitaal’.

Het model ‘Akte van uitreiking G’ bevat de modelakte voor de uitreiking aan personen wiens vrijheid is ontnomen ex artikel 36e, eerste lid, onderdeel a, Sv. Ten opzichte van de ‘Akte van Uitreiking IP’ verschilt dit model in zoverre dat deze enkel eenmalig wordt uitgereikt en indien de uitreiking niet lukt wordt de ingevulde akte en de gerechtelijke mededeling teruggezonden aan de autoriteit van welke zij is uitgegaan krachtens artikel 36e, tweede lid, onderdeel b, Sv. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer de gedetineerde tussentijds is overgeplaatst. De autoriteit zal vervolgens – na het eventueel corrigeren van foutieve dan wel achterhaalde gegevens – opnieuw trachten de gerechtelijke mededeling in persoon uit te reiken zolang de geadresseerde een persoon is wiens vrijheid is ontnomen.

Bijlage 2. Aanvulling op de akte van uitreiking als bedoeld in artikel 2

Het model ‘Aanvulling op de akte van uitreiking’ bevat het tijdelijke model, genoemd in artikel 2 van deze regeling, dat gehanteerd wordt als extra waarborg bij de betekening in persoon tijdens de COVID-19-pandemie wanneer de ontvanger van de akte geen handtekening plaatst. Dit model vervalt op een door de Minister van Justitie en Veiligheid nader te bepalen moment, zoals geregeld in artikel 4, tweede lid.

’s-Gravenhage, 1 november 2021

De Minister van Justitie en Veiligheid, F.B.J. Grapperhaus