U bent nu hier: Publicaties Officiële publicaties
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
Gelet op artikel 72q van het Rechtspositiebesluit ambtenaren BES;
Besluit:
In deze regeling wordt verstaan onder:
Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
college van advies en geschillen, bedoeld in artikel 22;
diensthoofd van de betrokken organisatie-eenheid;
besluit op grond van artikel 72k, eerste of derde lid, van het Rechtspositiebesluit ambtenaren BES tot instelling van een participatieraad onderscheidenlijk een centrale participatieraad;
open en reëel overleg als bedoeld in artikel 72j, tweede lid, van het Rechtspositiebesluit ambtenaren BES;
overlegvergadering als bedoeld in artikel 16;
reglement als bedoeld in artikel 10, eerste lid, of artikel 21, zesde lid;
Sectorale Overlegcommissie BES, bedoeld in artikel 2.1, eerste lid, van het Besluit overlegstelsel BES;
– ambtenaren in dienst van de Staat;
– zij met wie een arbeidsovereenkomst is gesloten naar burgerlijk recht;
– zij die door het diensthoofd als zodanig zijn aangeduid.
1. In het instellingsbesluit wordt met inachtneming van het tweede lid het aantal leden van de participatieraad vastgesteld. Dit aantal kan, onverminderd het derde lid en met inachtneming van het tweede lid, in het reglement worden gewijzigd.
2. Het aantal leden van een participatieraad bedraagt bij een organisatie-eenheid:
a. met 10 tot 25 werkzame personen: drie leden;
b. met 25 tot 100 werkzame personen: drie of vijf leden;
c. met 100 tot 150 werkzame personen: vijf of zeven leden.
3. Tijdens een zittingsperiode wordt geen wijziging gebracht in het aantal leden van de participatieraad op grond van vermeerdering of vermindering van het aantal in de organisatie-eenheid werkzame personen.
4. De participatieraad van een organisatie-eenheid die geografisch verspreid is over verschillende openbare lichamen, kan in het instellingsbesluit of het reglement worden ingedeeld in geografische zetels voor Bonaire, Sint Eustatius en Saba. Het daarbij vastgestelde aantal geografische zetels per eiland wordt gedurende een zittingsperiode van de participatieraad niet gewijzigd. In het reglement worden regels gesteld met betrekking tot de samenwerking tussen de leden die de onderscheiden geografische zetels innemen.
5. Indien er geen kandidaten voor een geografische zetel beschikbaar zijn, kan die zetel worden ingenomen door een kandidaat vanuit een ander eiland die volgens de laatst gehouden verkiezing daarvoor in aanmerking komt.
6. Een participatieraad kiest uit haar leden een voorzitter, een of meer plaatsvervangende voorzitters en een secretaris.
1. Kiesgerechtigd voor de leden van de participatieraad zijn de bij de desbetreffende organisatie-eenheid werkzame personen. Personen die in meerdere organisatie-eenheden werkzaam zijn, zijn alleen kiesgerechtigd voor de participatieraad voor de organisatie-eenheid van waaruit hun werkzaamheden worden geleid.
2. Verkiesbaar tot lid van de participatieraad zijn de werkzame personen die gedurende ten minste zes maanden in de desbetreffende organisatie-eenheid werkzaam zijn. Personen die in meerdere organisatie-eenheden werkzaam zijn, zijn alleen verkiesbaar voor de participatieraad voor de organisatie-eenheid van waaruit hun werkzaamheden worden geleid.
3. In geval van geografische zetelindeling op grond van artikel 2, vierde lid, is iemand slechts verkiesbaar voor een zetel voor het eiland waar hij duurzaam werkzaam is.
4. In afwijking van het eerste en tweede lid is het diensthoofd niet kiesgerechtigd of verkiesbaar.
5. Aftredende leden van een participatieraad of leden waarvan de zittingstermijn eindigt, zijn terstond herkiesbaar.
1. Het diensthoofd bepaalt namens de minister op voordracht van de participatieraad de datum waarop de verkiezingen voor die raad zullen plaatsvinden.
2. De verkiezing van leden van de participatieraad geschiedt bij geheime schriftelijke of elektronische stemming en aan de hand van stembiljetten of overzichten waarop de kandidaten of kandidatenlijsten zijn vermeld.
3. Iemand kan gelijktijdig met het uitbrengen van zijn eigen stem voor ten hoogste twee andere kiesgerechtigden bij schriftelijke volmacht stemmen.
4. Indien het aantal kandidaten kleiner of gelijk is aan het aantal beschikbare zetels, wordt de verkiezing niet gehouden en worden de kandidaten als gekozen beschouwd.
5. Indien er minder dan drie, of wanneer het een organisatie-eenheid betreft als bedoeld in artikel 2, tweede lid, onder c, minder dan vijf kandidaten zijn, worden voor de resterende zetels nieuwe verkiezingen gehouden.
1. Kandidaatstelling voor het lidmaatschap van de participatieraad kan plaatsvinden door aanmelding als kandidaat door de verkiesbare persoon zelf of door indiening van een kandidatenlijst.
2. Een kandidatenlijst kan worden ingediend door:
a. vakorganisaties die krachtens hun statuten ten doel hebben de belangen te behartigen van bij de organisatie-eenheid werkzame personen en deel uitmaken van de Sectorale Overlegcommissie BES;
b. iedere in de organisatie-eenheid werkzame persoon of groep werkzame personen, niet lid zijnde van een vakorganisatie als bedoeld onder a.
Een participatieraad draagt er zorg voor dat de uitslag van de verkiezingen, onder vermelding van de namen en functies van de gekozenen, bekend wordt gemaakt aan alle bij de organisatie-eenheid werkzame personen en aan degenen die kandidatenlijsten hebben ingediend.
1. De leden van een participatieraad treden om de twee jaar gelijktijdig af.
2. In afwijking van het eerste lid kan in het reglement worden bepaald dat de leden om de vier jaar gelijktijdig aftreden dan wel dat om de twee jaar de helft van de leden aftreedt.
3. Wanneer een lid van de participatieraad ophoudt werkzaam te zijn binnen de desbetreffende organisatie-eenheid, eindigt zijn lidmaatschap van die raad van rechtswege.
4. De leden van de participatieraad kunnen te allen tijde hun lidmaatschap beëindigen. Zij geven daarvan schriftelijk kennis aan het diensthoofd en, als dit een andere is, aan de voorzitter van de participatieraad.
1. Een zetel die vrijkomt tijdens de zittingsduur van de participatieraad, wordt voor de resterende periode waarvoor die raad is ingesteld, vervuld door de eerstvolgende niet gekozen kandidaat volgens de uitslag van de laatst gehouden verkiezingen.
2. Indien geen kandidaten meer beschikbaar zijn en de participatieraad minder leden telt dan het op grond van artikel 2, tweede lid, ten minste vereiste aantal, worden met overeenkomstige toepassing van de artikelen 4, 5 en 6 voor de vrijgekomen zetels tussentijdse verkiezingen gehouden.
3. Een zetel die vrijkomt als gevolg van verhindering gedurende meer dan twee maanden, wordt voor de duur van de periode van verhindering vervuld. De participatieraad regelt de wijze waarop een zetel bij langdurige verhindering zal worden vervuld.
1. Op verzoek van het diensthoofd, kan het college van advies en geschillen een lid van de participatieraad voor een bepaalde periode uitsluiten van deelneming aan het overleg op grond van het feit dat het betrokken lid het overleg ernstig belemmert.
2. Op verzoek van de participatieraad kan het college van advies en geschillen een lid van die raad voor een bepaalde periode uitsluiten van alle of bepaalde werkzaamheden van die raad op grond van het feit dat het betrokken lid de werkzaamheden van de participatieraad ernstig belemmert.
3. Alvorens een verzoek als bedoeld in het eerste of tweede lid in te dienen, wordt de betrokkene in de gelegenheid gesteld over het voorgenomen verzoek te worden gehoord. Betrokkene kan zich hierbij door een deskundige laten bijstaan. De redelijke kosten van de deskundige komen voor rekening van de desbetreffende organisatie-eenheid, indien het diensthoofd van die organisatie-eenheid daarmee vooraf heeft ingestemd.
4. Het diensthoofd en de participatieraad stellen elkaar onverwijld in kennis van een op grond van het eerste of tweede lid ingediend verzoek. De Sectorale Overlegcommissie BES wordt onverwijld in kennis gesteld van een verzoek als bedoeld in het eerste of tweede lid.
5. De uitsluiting geschiedt niet dan nadat het bestuur van de betrokken vakorganisatie of de groep werkzame personen, bedoeld in artikel 5, tweede lid, onder b, en de overige leden van de participatieraad over het voornemen daartoe zijn gehoord.
1. Een participatieraad stelt een reglement op waarin de onderwerpen worden geregeld die bij deze regeling aan hem zijn opgedragen of overgelaten.
2. Een participatieraad stelt regels of nadere regels met betrekking tot zijn werkwijze, de kandidaatstelling, de inrichting van de verkiezingen en de vaststelling van de uitslag daarvan en de wijze waarop een vacature bij langdurige verhindering zal worden ingenomen.
3. Vaststelling of wijziging van het reglement geschiedt met instemming van ten minste twee derde van het aantal leden van de participatieraad.
4. Voordat een participatieraad het reglement vaststelt of wijzigt, wordt het diensthoofd in de gelegenheid gesteld zijn standpunt daarover kenbaar te maken.
5. Het reglement bevat geen bepalingen die in strijd zijn met wettelijke voorschriften of die een goede toepassing van deze regeling in de weg staan.
1. Een participatieraad kan werkgroepen instellen die hij voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijs nodig acht.
2. De participatieraad legt zijn voornemen om een werkgroep in te stellen schriftelijk voor aan het diensthoofd met vermelding van de taak, samenstelling, bevoegdheden en werkwijze van de in te stellen werkgroep.
3. In een werkgroep kunnen naast leden van de participatieraad ook andere bij die organisatie-eenheid werkzame personen zitting hebben. Het voorzitterschap berust bij een lid van de participatieraad.
4. Ten aanzien van de leden van door de participatieraad ingestelde werkgroepen, die geen lid zijn van die raad, is artikel 9 alsmede artikel 72p van het Rechtspositiebesluit ambtenaren BES van overeenkomstige toepassing.
5. De participatieraad kan bij het besluit tot instelling van een werkgroep, zijn bevoegdheid met betrekking tot het voeren van overleg geheel of gedeeltelijk aan die werkgroep overdragen.
1. De participatieraad of een werkgroep kan een of meerdere deskundigen uitnodigen tot het bijwonen van een vergadering van die raad met het oog op de behandeling van een bepaald onderwerp. De leden van de participatieraad kunnen in die vergadering aan de deskundigen inlichtingen en advies vragen. Een deskundige kan eveneens worden gevraagd een schriftelijk advies uit te brengen.
2. Het diensthoofd en de participatieraad of een werkgroep kunnen een of meerdere deskundigen uitnodigen tot het bijwonen van een overlegvergadering met het oog op de behandeling van een bepaald onderwerp.
1. De leden van de participatieraad en de leden van een werkgroep als bedoeld in artikel 11 zijn gehouden tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in die hoedanigheid vernemen, en van alle aangelegenheden ten aanzien waarvan het diensthoofd dan wel de participatieraad geheimhouding heeft opgelegd of waarvan zij het vertrouwelijk karakter moeten begrijpen. Het voornemen om geheimhouding op te leggen alsmede de reikwijdte van de geheimhouding wordt voor de behandeling van de desbetreffende aangelegenheid medegedeeld.
2. Alvorens met een deskundige als bedoeld in artikel 12 vertrouwelijke informatie wordt gedeeld of voor aanvang van de overlegvergadering, ondertekent de deskundige een verklaring van geheimhouding, op grond waarvan het eerste lid van overeenkomstige toepassing op hem is.
1. De leden van de participatieraad of een werkgroep worden door het diensthoofd in de gelegenheid gesteld gebruik te maken van de binnen de organisatie-eenheid aanwezige voorzieningen die zij voor de uitoefening van hun taak in redelijkheid nodig hebben.
2. De leden van de participatieraad of een werkgroep worden door het diensthoofd in de gelegenheid gesteld om met behoud van bezoldiging gedurende werktijd ten minste 60 werkuren per jaar of, wanneer het de voorzitter of de secretaris van die raad betreft, gedurende ten minste 100 werkuren per jaar te besteden aan de vervulling van hun taak.
3. De leden van de participatieraad hebben in verband met de vervulling van hun taak als zodanig gedurende ten minste vijf dagen per jaar recht op scholing en vorming onder werktijd en met behoud van bezoldiging. De invulling van dit recht geschiedt in samenspraak en met instemming van het diensthoofd. De scholings- en vormingsactiviteiten worden aan betrokkene vergoed.
4. Reis- en verblijfkosten in verband met scholing of vorming als bedoeld in het derde lid en voor het deelnemen aan vergaderingen van de participatieraad worden vergoed met overeenkomstige toepassing van de Reisregeling ambtenaren BES.
1. Tenzij toepassing is gegeven aan het tweede lid en onverminderd de artikelen 14 en 22, derde lid, komen de redelijkerwijs noodzakelijke kosten die verbonden zijn aan de vervulling van de taak van de participatieraad ten laste van de desbetreffende organisatie-eenheid. Onder de noodzakelijke kosten zijn mede begrepen de kosten voor het toepassen van artikel 12 en voor geschillenbemiddeling, mits het diensthoofd hiermee instemt en vooraf van de te maken kosten in kennis is gesteld.
2. Een diensthoofd kan in overeenstemming met de participatieraad in verband met de kosten die die raad maakt, voor zover deze kosten geen betrekking hebben op de toepassing van artikel 14 of de werkzaamheden van het college van advies en geschillen, een vast jaarbudget vaststellen dat die raad naar eigen inzicht kan besteden. Kosten waardoor het vaste bedrag wordt overschreden, komen slechts ten laste van de organisatie-eenheid voor zover het diensthoofd daarmee vooraf heeft ingestemd.
1. Het overleg wordt namens de minister gevoerd door het diensthoofd in een overlegvergadering.
2. Het diensthoofd is voorzitter van de overlegvergadering, tenzij hij en de participatieraad tezamen anders beslissen.
3. De voorzitter van de overlegvergadering kan zich tijdens het overleg laten bijstaan door een of meer daartoe aangewezen functionarissen.
4. Overlegvergaderingen vinden, met in achtneming van het vijfde lid, onder a, ten minste vier maal per jaar plaats. Daarnaast vindt een overlegvergadering plaats binnen twee weken nadat de participatieraad dan wel het diensthoofd daar onder opgave van redenen om heeft verzocht.
5. Het diensthoofd en de participatieraad maken gezamenlijk afspraken over de overlegvergaderingen. Deze afspraken betreffen in ieder geval:
a. het aantal keren dat per jaar overlegvergaderingen plaatsvinden;
b. de wijze van bijeenroepen van de overlegvergaderingen;
c. de werkzaamheden en de vervulling van het secretariaat;
d. het opstellen van de agenda en de bekendmaking daarvan bij de bij de organisatie-eenheid werkzame personen;
e. de verslaglegging, de wijze van verspreiding van de verslagen en de wijze waarop van het besprokene aan de werkzame personen van de organisatie-eenheid verslag wordt gedaan;
f. het aantal deelnemers dat ten minste aanwezig is bij een overlegvergadering;
g. het schorsen van de overlegvergadering voor afzonderlijk beraad over een bepaald punt.
6. Ten minste tweemaal per jaar wordt in de overlegvergadering de algemene gang van zaken binnen de organisatie-eenheid besproken.
7. Voor zover in de overlegvergadering verschillende standpunten zijn ingenomen, blijkt dit duidelijk uit de verslaglegging.
1. Het diensthoofd verstrekt aan de participatieraad ten minste twee maal per jaar schriftelijk algemene gegevens over het functioneren van de organisatie-eenheid in het verstreken tijdvak en het verwachte functioneren in het komende tijdvak. Het diensthoofd doet in dit kader mededeling over maatregelen die in voorbereiding zijn met betrekking tot de uitvoering van de bedrijfsvoering. Daarbij worden afspraken gemaakt over het tijdstip waarop en op welke wijze de participatieraad bij de besluitvorming over die voorgenomen maatregelen wordt betrokken.
2. Het diensthoofd verstrekt bij het begin van de zittingsperiode van de participatieraad schriftelijk algemene gegevens over de organisatie en de leiding van de organisatie-eenheid, alsmede over de wijze van functioneren van de organisatie-eenheid.
1. Het diensthoofd vraagt aan de participatieraad advies als bedoeld in artikel 72n, eerste lid, van het Rechtspositiebesluit ambtenaren BES op een zodanig tijdstip, dat het advies van wezenlijke invloed kan zijn op de voorgenomen maatregel. Daarbij worden de beweegredenen voor de maatregel en de te verwachten gevolgen aangegeven.
2. Voordat de participatieraad advies uitbrengt over een voorgenomen maatregel, wordt de betrokken aangelegenheid ten minste een maal in een overlegvergadering behandeld.
3. Indien een voorgenomen maatregel als bedoeld in het eerste lid uitsluitend gevolgen kan hebben voor in een van de onderscheiden openbare lichamen werkzame personen, is de opvatting van de leden van de participatieraad die tot de desbetreffende geografische indeling behoren bepalend voor het uit te brengen advies van de participatieraad.
4. Het diensthoofd deelt de participatieraad binnen vier weken nadat die raad het advies heeft uitgebracht schriftelijk en gemotiveerd mee, of hij zich met het advies kan verenigingen.
5. Binnen vier weken nadat het diensthoofd heeft meegedeeld dat hij zich niet kan verenigen met het advies van de participatieraad, vindt hernieuwd overleg plaats met de participatieraad, tenzij die raad in die periode te kennen geeft alsnog in te stemmen met de maatregel.
1. De participatieraad kan het diensthoofd schriftelijk voorstellen doen ten aanzien van de onderwerpen, genoemd in artikel 72n, eerste lid, van het Rechtspositiebesluit ambtenaren BES, voor zover het diensthoofd bevoegd is daarover maatregelen te treffen.
2. Het diensthoofd beslist over een voorstel als bedoeld in het eerste lid nadat daarover ten minste eenmaal overleg is gevoerd in een overlegvergadering. Na het overleg deelt het diensthoofd zo spoedig mogelijk schriftelijk en gemotiveerd aan de participatieraad mee in hoeverre hij overeenkomstig het voorstel zal beslissen.
1. De participatieraad bevordert zo veel mogelijk het werkoverleg bij de organisatie-eenheid.
2. De participatieraad bevordert zo veel mogelijk de naleving van de voorschriften op het gebied van de uitvoering van de bedrijfsvoering en van de veiligheid, de gezondheid en het welzijn in verband met de arbeid van bij de bij de organisatie-eenheid werkzame personen.
3. De participatieraad waakt tegen elke vorm van ongewenst gedrag bij de organisatie-eenheid en bevordert de gelijke behandeling van mannen en vrouwen bij de organisatie-eenheid.
1. De centrale participatieraad stelt het aantal leden vast:
a. dat uit elke participatieraad in de centrale participatieraad kan worden afgevaardigd;
b. dat in de centrale participatieraad de in een organisatie-eenheid werkzame personen waarvoor geen participatieraad is ingesteld kan vertegenwoordigen.
2. Voor ieder lid van de centrale participatieraad kan een plaatsvervanger worden afgevaardigd, die dezelfde rechten en verplichtingen heeft als degene die hij vervangt.
3. Wanneer een lid van de centrale participatieraad of zijn plaatsvervanger ophoudt lid te zijn van de participatieraad die hem heeft gekozen, eindigt van rechtswege zijn lidmaatschap van de centrale participatieraad.
4. De leden van de centrale participatieraad kunnen te allen tijde hun lidmaatschap beëindigen. Zij geven daarvan schriftelijk kennis aan de voorzitter van de centrale participatieraad en de voorzitter van de participatieraad die hem heeft afgevaardigd of, als het een lid is als bedoeld in het eerste lid, onder b, aan het diensthoofd van de organisatie-eenheid waarin hij werkzaam is.
5. De centrale participatieraad stelt met overeenkomstige toepassing van artikel 10, derde lid, een reglement op, dat in ieder geval regels bevat over de wijze waarop, met inachtneming van artikel 72l van het Rechtspositiebesluit ambtenaren BES, bepaald wordt welke onderwerpen in de centrale participatieraad worden behandeld.
6. Het overleg met de centrale participatieraad wordt namens de minister gevoerd door de directeur Rijksdienst Caribisch Nederland.
7. Ten aanzien van de centrale participatieraad zijn de artikelen 11 tot en met 14, 16, tweede tot en met zevende lid, en 17 tot en met 20 van overeenkomstige toepassing.
8. De noodzakelijke kosten die verbonden zijn aan de vervulling van de taak van de centrale participatieraad komen ten laste van de Rijksdienst Caribisch Nederland, daaronder begrepen de kosten voor de van overeenkomstige toepassing van de artikelen 12 en 14, tweede lid.
1. In het overleg, bedoeld in artikel 2.2 van het Besluit overlegstelsel BES, wordt jaarlijks een lijst vastgesteld van drie adviseurs en drie plaatsvervangers die tezamen een college van advies en geschillen vormen. De voorzitter van het overleg, bedoeld in de vorige volzin, bepaalt wie van de drie adviseurs de voorzitter is van het college van advies en geschillen.
2. De adviseurs en de plaatsvervangers, bedoeld in het eerste lid, maken geen deel uit van en zijn niet werkzaam bij een organisatie-eenheid.
3. De kosten voor de werkzaamheden van het college van advies en geschillen komen voor rekening van de Rijksdienst Caribisch Nederland, indien de directeur van de Rijksdienst Caribisch Nederland daarmee vooraf heeft ingestemd.
Onverminderd de bevoegdheid, bedoeld in artikel 9, eerste en tweede lid, adviseert het college van advies en geschillen inzake aan hem voorgelegde geschillen over:
a. een voorgenomen maatregel, bedoeld in artikel 72n, eerste lid, van het Rechtspositiebesluit ambtenaren BES, indien naar aanleiding van het hernieuwde overleg, bedoeld in artikel 18, vijfde lid, niet alsnog overeenstemming is bereikt;
b. een aangelegenheid die betrekking heeft op benadelingsbescherming als bedoeld in artikel 72p van het Rechtspositiebesluit ambtenaren BES;
c. de kandidaatstelling of verkiezing van de leden van de participatieraad;
d. de interpretatie van deze regeling of het reglement;
e. de toepassing van 10, eerste of tweede lid, 11, 12, 13, eerste lid, 14, eerste, tweede of derde lid, 15, eerste lid, 16, tweede en vijfde lid, en 19, tweede lid;
f. een aangelegenheid als bedoeld onder e, in samenhang met artikel 21, zesde, zevende en negende lid;
g. de toepassing van artikel 21, tiende lid.
1. Geschillen als bedoeld in artikel 23 kunnen rechtstreeks en met vermelding van de verschillende standpunten bij het college van advies en geschillen aanhangig worden gemaakt door zowel het diensthoofd als de participatieraad.
2. Door iedere belanghebbende kunnen geschillen als bedoeld in artikel 23, eerste lid, onder c, rechtstreeks en toegelicht bij het college van advies en geschillen aanhangig worden gemaakt.
3. Indien er sprake is van een spoedeisend belang, wordt dit bij de aanhangig making van het geschil vermeld.
1. Wanneer een geschil bij hem aanhangig is gemaakt, hoort het college van advies en geschillen zo spoedig mogelijk alle bij het geschil betrokken partijen en tracht zo mogelijk een minnelijke schikking tussen hen tot stand te brengen.
2. Indien geen minnelijke schikking wordt bereikt, informeert het college van advies en geschillen gelijktijdig het diensthoofd, de participatieraad of de centrale participatieraad en de Sectorale Overlegcommissie BES.
3. Het college van advies en geschillen wint alle inlichtingen en gegevens in en hoort alle personen, al dan niet op verzoek, die hij voor het opstellen van een advies nodig acht.
4. Het college van advies en geschillen brengt advies uit over een geschil binnen vier weken nadat het geschil bij hem aanhangig is gemaakt.
5. Het diensthoofd neemt geen beslissing inzake een geschil als bedoeld in artikel 23 voordat een minnelijke schikking is bereikt of het advies van het college van advies en geschillen is ontvangen.
6. Het diensthoofd neemt binnen vier weken nadat het advies van het college van advies en geschillen is ontvangen een beslissing.
1. Indien bij de aanhangig making van een geschil bij het college van advies en geschillen is vermeld dat er sprake is van een spoedeisend belang, kan de voorzitter van het college besluiten het geschil in afwijking van artikel 25 in een spoedprocedure als bedoeld in het tweede lid te behandelen.
2. In een spoedprocedure brengt de voorzitter of een door hem aangewezen ander lid van het college van advies en geschillen binnen twee weken nadat het geschil aanhangig is gemaakt, advies uit en neemt het diensthoofd binnen een week nadat het advies van het college van advies en geschillen is ontvangen een voorlopige beslissing.
3. Indien de participatieraad geen gebruik maakt van de mogelijkheid tot verdere behandeling van het geschil op grond van het vierde lid, wordt de beslissing, bedoeld in het tweede lid, definitief.
4. Indien de participatieraad na de voorlopige beslissing behoefte heeft aan verdere behandeling van het geschil, dan informeert hij daarover binnen twee weken het diensthoofd. Het diensthoofd maakt in dat geval het geschil en alle daarop betrekking hebbende stukken opnieuw aanhangig bij het college van advies en geschillen.
Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.
De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, R.W. Knops
Op 19 maart 2019, 1 juli 2019 en 31 oktober 2019 zijn tussen de vertegenwoordigers van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en de vertegenwoordigers van de ambtenarenbonden in Caribisch Nederland afspraken gemaakt met betrekking tot medezeggenschap. In verband met deze afspraken is in paragraaf 11a van het Rechtspositiebesluit ambtenaren BES (hierna ook: Rpba BES) geregeld dat de ambtenaren van de Rijksdienst Caribisch Nederland (RCN) recht op medezeggenschap hebben met betrekking tot onderwerpen die de uitvoering van de bedrijfsvoering betreffen. Om de medezeggenschap invulling te geven, worden voor medewerkers die werkzaam zijn in een organisatie-eenheid van ten minste tien medewerkers op grond van artikel 72k, eerste lid, Rpba BES participatieraden en op grond van het derde lid eventueel ook een centrale participatieraad ingesteld. In artikel 72p Rpba BES is bepaald dat bij ministeriële regeling nadere regels worden gesteld ter uitvoering van paragraaf 11a, onder meer met betrekking tot de samenstelling, bevoegdheden en werkwijze van de participatieraden en de centrale participatieraad. Daartoe strekt de onderhavige regeling.
In de regeling wordt de term 'werkzame personen' gebruikt. Het gaat hier in de eerste plaats om ambtenaren als bedoeld in paragraaf 11a Rpba BES, dus ambtenaren die op grond van de Ambtenarenwet BES in dienst zijn van de Staat, en personen die geen aanstelling hebben, maar bij de RCN werkzaam zijn op grond van een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht. Andere bij de organisatie-eenheid werkzame personen kunnen als zodanig door het diensthoofd worden aangewezen. Hierbij kan worden gedacht aan personeel dat vanuit Europees Nederland bij de RCN is gedetacheerd.
De overige begripsbepalingenspreken voor zich of worden in de artikelen waarnaar in de begripsbepaling wordt verwezen uitgewerkt.
De leden van een participatieraad moeten werkzaam zijn bij de organisatie-eenheid waarvoor de desbetreffende participatieraad is ingesteld; dit volgt uit artikel 3, tweede lid. Een participatieraad telt ten minste drie en ten hoogste zeven leden, afhankelijk van het aantal in de organisatie-eenheid werkzame personen (artikel 2, tweede lid). Het aantal leden wordt binnen deze grenzen vastgesteld in het instellingsbesluit van de participatieraad. Het aantal leden kan voor een volgende zittingsperiode in het reglement van de participatieraad worden gewijzigd, met dien verstande dat daarbij wel de grenzen van het tweede lid in acht moeten worden genomen. Bij de vaststelling van het aantal leden dient bij voorkeur een evenredige verhouding te bestaan tussen de feitelijke personele sterkte van de organisatie-eenheid en het aantal leden van de raad. Er mag niet worden gekozen voor een even aantal leden.
Een participatieraad van een organisatie-eenheid die geografisch is gespreid, kan in het instellingsbesluit worden ingedeeld in geografische zetels voor Bonaire, Sint Eustatius en Saba. In beginsel worden de geografische zetels toegewezen aan kandidaten die werkzaam zijn op het desbetreffende eiland (artikel 3, derde lid). Indien er geen kandidaten voor een geografische zetel beschikbaar zijn, kan die zetel worden ingenomen door een kandidaat vanuit een ander eiland die volgens de laatst gehouden verkiezing daarvoor in aanmerking komt. Is er voor geografische zetels gekozen, dan moet uit het reglement1 blijken hoe er uitvoering aan de samenwerking wordt gegeven.
Voor de samenstelling van de participatieraad en de verhouding tussen categorieën personeel daarin, ook vanuit de geografische spreiding, is de samenstelling van het personeel bij de organisatie-eenheid, en uiteindelijk de verkiezingsuitslag, bepalend.
Op het moment dat de leden van een participatieraad in functie treden, kiezen zij uit hun midden een voorzitter, een plaatsvervangende voorzitter en een secretaris. Door de verkiezing van een voorzitter is de leiding van de organisatie-eenheid verzekerd van een lid van de participatieraad tot wie zij zich kan richten. Bovendien verzekert het de personeelsleden in de organisatie-eenheid van een aanspreekpunt.
In beginsel heeft iedereen die bij een organisatie-eenheid werkzaam is zowel het actief als passief kiesrecht. Wat betreft het passief kiesrecht, dus het kunnen deel uitmaken van de participatieraad, geldt echter dat een medewerker ten minste zes maanden in de desbetreffende organisatie-eenheid moet hebben gewerkt. Het is namelijk wenselijk dat een binding met de organisatie-eenheid tot stand is gekomen en voldoende organisatiekennis is verkregen. Voor het actieve kiesrecht zijn geen drempels ingebouwd. Iedereen die op het moment van de verkiezingen van de participatieraad werkzaam is in de organisatie-eenheid mag zijn stem uitbrengen.
Voor medewerkers die in meerdere organisatie-eenheden werkzaam zijn, geldt dat zij alleen kiesgerechtigd en verkiesbaar zijn voor de participatieraad van de organisatie-eenheid van waaruit hun werkzaamheden worden geleid. Indien er sprake is van geografische zetels kan iemand zich alleen verkiesbaar stellen voor een zetel voor de locatie waar hij duurzaam werkzaam is.
De diensthoofden zijn uitgesloten van deelname aan de participatieraad. Zij hebben immers, ieder op hun eigen terrein, de zeggenschap in de desbetreffende organisatie-eenheid en zijn ook degene die (namens de minister) het overleg met de raad voeren2. Bij verkiezingen kunnen zij zich dus niet kandidaat stellen. Het diensthoofd heeft evenmin actief kiesrecht.
Op welke datum de verkiezingen voor een participatieraad gehouden worden, is een onderwerp van overleg met het diensthoofd. Bepaald is dat het diensthoofd de verkiezingsdatum vaststelt op voordracht van de betrokken participatieraad. Hierdoor kan rekening worden gehouden met de specifieke omstandigheden van het dienstonderdeel. Het verdient de voorkeur de verkiezingsdatum ook af te stemmen met de andere organisatie-eenheden, omdat daarmee de herkenbaarheid en de identiteit van de medezeggenschap wordt vergroot.
Het organiseren van verkiezingen is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van het diensthoofd van de organisatie-eenheid en de zittende participatieraad3. De verkiezingen vinden plaats aan de hand van een personen- of lijstenstelsel. Gezien de geringe omvang van de organisatie-eenheden ligt een personenstelsel het meest in de rede. Verwezen wordt in dit verband naar de toelichting op artikel 5.
De verkiezing moet plaatsvinden bij geheime schriftelijke, digitale of elektronische verkiezing. De wijze waarop dit gebeurt, wordt geregeld in het reglement van de participatieraad (artikel 10, tweede lid).
Op grond van artikel 4, vijfde lid, moeten nieuwe verkiezingen gehouden worden, indien het aantal kandidaten kleiner is dan het in artikel 2, tweede lid, voorgeschreven (minimum) zetels. Dit komt de democratische legitimiteit van een participatieraad ten goede. Indien de nieuwe verkiezingen wederom niet leiden tot het voorgeschreven minimum, kan er de facto geen participatieraad fungeren.
In artikel 5 wordt de kandidaatstelling geregeld. De kandidaatstelling vindt plaats door middel van de indiening van kandidatenlijsten of door de aanmelding van individuele personen als kandidaat. Er kunnen voor dezelfde verkiezing zowel kandidatenlijsten als individuele kandidaten zijn. Kandidatenlijsten kunnen enerzijds worden ingediend door de vakbonden die zijn toegelaten tot het sectoroverleg BES, en anderzijds door bij de organisatie-eenheid werkzame kiesgerechtigde personen die geen lid zijn van een vakbond, de zogenaamde 'vrije kandidaten'. Er geldt (net als in de Wet op de ondernemingsraden, die in Europees Nederland van toepassing is) geen handtekeningeneis voor de vrije kandidaten.
Het bekend maken van de uitslag van de verkiezingen is de verantwoordelijkheid van de participatieraden zelf.
In beginsel treedt een participatieraad om de twee jaar voltallig af. Afgetreden leden zijn terstond herkiesbaar (artikel 3, vijfde lid). Voor deze vrij korte zittingsduur is gekozen om de drempel voor medewerkers om zitting te nemen in de participatieraad niet te hoog te laten zijn. Men zit niet meteen aan een lange periode lidmaatschap vast en bovendien worden medewerkers hiermee eerder en sneller in de gelegenheid gesteld om deel te nemen aan de participatieraad.
In afwijking van deze hoofdregel kan in het regelement worden bepaald dat alle leden om de vier jaar gelijktijdig aftreden of om de twee jaar de helft van de leden. Op deze wijze is er maximale flexibiliteit voor een participatieraad om de zittingsperiode af te stemmen op de populatie van de organisatie-eenheid en zo de continuïteit van de raad te waarborgen. De participatieraad moet de voor- en nadelen van het rooster van aftreden goed tegen elkaar afwegen (bijvoorbeeld continuïteit versus vaker verkiezingen).
Het lidmaatschap van de participatieraad eindigt aan het einde van de zittingsperiode of wanneer betrokkene niet meer werkzaam is bij de desbetreffende organisatie-eenheid, bijvoorbeeld vanwege ontslag, pensionering of overlijden. Het lidmaatschap eindigt niet vanwege langdurige schorsing of veelvuldige afwezigheid, tenzij het lid zelf zijn lidmaatschap beëindigt. Bij langdurige verhindering wordt betrokkene wel vervangen; dat is geregeld in artikel 8, derde lid.
In artikel 7, vierde lid, is uitdrukkelijk bepaald dat een lid van de participatieraad zijn lidmaatschap te allen tijde kan beëindigen. Hiervoor is niet vereist dat hij ontslag neemt bij de desbetreffende organisatie-eenheid.
Voor een tussentijdse vacature geldt op grond van artikel 8, eerste lid, als hoofdregel dat deze wordt vervuld door de eerstvolgende niet gekozen kandidaat. Tussentijdse vacatures kunnen daarom worden vervuld volgens de uitslag van de laatst gehouden verkiezingen. Bij langere afwezigheid van een lid van de participatieraad (dat wil zeggen meer dan twee maanden) kan dit lid tijdelijk, voor de duur van de afwezigheid van het betrokken lid, worden vervangen. Bij terugkomst neemt het betrokken lid zijn plaats weer in en treedt de vervanger terug.
De hoofdregel uit het eerste lid werkt enigszins belemmerend in gevallen waarin geen reservekandidaten beschikbaar zijn. Daarom kunnen tussentijdse verkiezingen worden georganiseerd voor de opengevallen zetels voor de resterende periode. Dit is pas aan de orde als de ondergrens van de bezetting van de participatieraad is bereikt. Er is niet gekozen voor het werven van leden buiten verkiezingen om, omdat dit afbreuk zou doen aan de democratische legitimiteit van de raad.
Het kan voorkomen dat een lid van de participatieraad zich zodanig gedraagt, dat het overleg of andere werkzaamheden van de raad ernstig worden belemmerd. Het diensthoofd of de raad kan in zo’n geval ingevolge artikel 9, eerste onderscheidenlijk tweede lid, het college van advies en geschillen4 verzoeken het desbetreffende lid voor een bepaalde tijd uitsluiten van deelname aan het overleg. Dit kan het college echter alleen doen indien er zwaarwegende aantoonbare feiten en omstandigheden zijn die daartoe aanleiding geven. Een uitsluiting als hier bedoeld is een laatste redmiddel om het desbetreffende lid van de participatieraad tot de orde te roepen. Eerst zullen andere middelen moeten worden aangewend. De leden van de participatieraad zijn immers gekozen vertegenwoordigers vanuit het personeel. Zij zijn lid krachtens mandaat van de kiezers. Door uitsluiting wordt dit mandaat gebroken. Dit zal dan ook slechts mogen gebeuren in uiterste noodzaak en na het doorlopen van een zorgvuldige procedure. Er moeten zwaarwegende redenen zijn om uitsluiting te rechtvaardigen. Dat de participatieraad of het diensthoofd het betrokken lid als 'lastig' ervaren, is niet voldoende. Het Sectoroverleg BES wordt onverwijld op de hoogte gebracht van een verzoek om uitsluiting.
Een verzoek om uitsluiting kan door het diensthoofd uitsluitend worden gedaan op grond van het feit dat door het gedrag van het betrokken lid het overleg met dat diensthoofd (de overlegvergadering) ernstig wordt belemmerd. Die formulering sluit uit dat een lid wordt uitgesloten op grond van gedragingen die zich buiten de overlegvergaderingen afspelen of geen relatie hebben met de overlegvergadering. Een lid dat zich in functie als ambtenaar misdraagt en daarvoor bijvoorbeeld als zodanig wordt geschorst, kan om die reden niet worden voorgedragen voor uitsluiting. De gedragingen waarop deze bepaling ziet, zijn bijvoorbeeld voortdurende ordeverstoringen tijdens het overleg of het anderszins opzettelijk en bij herhaling ernstig belemmeren van het overleg.
Een verzoek om uitsluiting kan dus zowel door het diensthoofd als door de participatieraad worden ingediend. De grond voor een verzoek van de participatieraad is echter ruimer dan die voor een verzoek van het diensthoofd, evenals de mogelijke gevolgen bij honorering van een dergelijk verzoek. Het diensthoofd kan alleen verzoeken het betrokken lid uit te sluiten van deelname aan de overlegvergadering. De participatieraad kan een verzoek indienen tot uitsluiting van een lid van alle of bepaalde werkzaamheden van de raad. De werkzaamheden van de participatieraad omvatten niet alleen de overlegvergaderingen met het diensthoofd, maar ook de vergaderingen van de participatieraad zelf. Daaronder vallen bijvoorbeeld ook de contacten van de raad met het gehele personeel van de organisatie-eenheid en met deskundigen, het opstellen van het jaarverslag, het gebruik van voorzieningen, kortom alles wat de participatieraad als zodanig doet.
Het lid van de participatieraad ten aanzien van wie een verzoek om uitsluiting is gedaan, kan zich laten bijstaan door een deskundige. Dit kan een raadsman zijn. Die bijstand geldt voor de gehele procedure, dus reeds bij het gesprek dat betrokkene heeft met degene die het verzoek om uitsluiting wil doen, kan hij zich laten vergezellen door een deskundige. Aan de deskundige worden geen eisen gesteld. Eenieder die betrokkene als zodanig aanwijst, kan als deskundige optreden. De kosten voor het inroepen van een deskundige komen voor rekening van de desbetreffende organisatie-eenheid, mits het desbetreffende diensthoofd daar van tevoren mee heeft ingestemd.
Elke participatieraad stelt een reglement op. De zelfstandige bevoegdheid tot vaststelling of wijziging van het reglement kan niet worden overgedragen of gedeeld met anderen. Zo is het niet mogelijk om de vaststelling of wijziging van het reglement te binden aan de instemming of goedkeuring van het (tot het voeren van het overleg aangewezen) diensthoofd. Wel is bepaald dat de vaststelling of wijziging van het reglement door de participatieraad genomen moet worden met gekwalificeerde meerderheid van stemmen, te weten met twee derde van het aantal leden van de raad. Ook is bepaald dat voordat een participatieraad het reglement vaststelt of wijzigt, hij verplicht is het diensthoofd in de gelegenheid te stellen zijn standpunt over het concept-reglement kenbaar te maken. Pas nadat het diensthoofd zijn oordeel heeft gegeven over het regelement, kan het worden vastgesteld. Zodra de participatieraad zijn regelement heeft vastgesteld, wordt het ter kennisgeving (dus niet ter goedkeuring) gedeeld met het diensthoofd.
Het reglement of een wijziging daarvan kunnen vanzelfsprekend geen bepalingen bevatten die in strijd zijn met het Rechtspositiebesluit ambtenaren BES, de onderhavige regeling of andere wettelijke voorschriften. De inhoud van het reglement moet binnen de wettelijke kaders blijven en kan geen (extra) bevoegdheden van de participatieraad bevatten. De inhoud van het reglement is beperkt tot de onderwerpen die bij deze regeling aan hem zijn opgedragen of overgelaten. Dit betreft onder meer het aantal leden van de participatieraad en eventueel een van artikel 7, eerste lid, afwijkend rooster van aftreden van de leden. Het reglement dient verder nadere regels te bevatten over de werkwijze, de kandidaatstelling, de inrichting van de verkiezingen en de vaststelling van de uitslag daarvan en de wijze waarop een vacature bij langdurige verhindering zal worden vervuld.
Volledigheidshalve wordt nog opgemerkt dat het reglement geen overeenkomst is met het diensthoofd. Het bindt in beginsel alleen de participatieraad en niet het diensthoofd. In het reglement horen daarom geen afspraken thuis tussen het diensthoofd en de raad.
Voordat een participatieraad het reglement vaststelt of wijzigt, is zij, zoals hiervoor vermeld, verplicht het diensthoofd in de gelegenheid te stellen zijn standpunt over het concept-reglement kenbaar te maken. Pas nadat het diensthoofd zijn oordeel heeft gegeven over het reglement, kan het reglement door de participatieraad worden vastgesteld.
Een participatieraad kan een werkgroep instellen die hij voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijs nodig acht. De instelling van een werkgroep is echter geen zaak die de raad geheel zelfstandig kan realiseren. Er is overleg nodig met het diensthoofd. Daartoe legt de raad aan het diensthoofd een concept-instellingsbesluit voor, waarin de taak, samenstelling, bevoegdheden en werkwijze van de werkgroep vermeld zijn. Wat de werkwijze van de werkgroep betreft, kan in het instellingsbesluit verwezen worden naar het reglement van de participatieraad. Het diensthoofd zal binnen een redelijke termijn zijn oordeel moeten geven over de door de raad aangevoerde argumenten voor het instellen van een werkgroep. In de norm 'redelijkerwijs' in het eerste lid ligt besloten een afweging van belangen van de participatieraad (deskundige ondersteuning, taakverlichting, spreiding van medezeggenschapsactiviteiten of betrokkenheid bij de bedrijfsvoering en van de belangen van de organisatie-eenheid. Wat betreft de belangen van de organisatie-eenheid kan gedacht worden aan de extra kosten en de extra belasting van de medewerkers van de organisatie-eenheid. Indien het diensthoofd bezwaar heeft tegen het instellen van een werkgroep, kan zo nodig het college van advies en geschillen om advies worden verzocht.
Een werkgroep kan alleen voor een bepaalde tijd worden ingesteld. De periode is afhankelijk van de aangelegenheid waarvoor de werkgroep wordt ingesteld. Een werkgroep kan bijvoorbeeld voor de behandeling of voorbereiding van bepaalde voorgenomen maatregelen worden ingesteld. Daarnaast kan een werkgroep bijvoorbeeld ook voor onderdelen van een organisatie-eenheid worden ingesteld.
Op grond van artikel 11, derde lid, kunnen ook medewerkers deelnemen in een werkgroep die geen lid zijn van de participatieraad. Op grond van het vierde lid kunnen de leden van de werkgroep die geen lid zijn van de participatieraad op verzoek van het diensthoofd of de raad worden uitgesloten van de werkzaamheden voor de werkgroep. Eveneens geldt voor de leden van de werkgroep de bescherming tegen benadeling, bedoeld in artikel 72o RpbaBES.
Op grond van artikel 11, vijfde lid, kan een participatieraad bij de instelling van een werkgroep bepalen, dat zijn rechten en de bevoegdheid om te overleggen geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan de werkgroep. In dit verband is het van belang om in het instellingsbesluit van de werkgroep een duidelijke afbakening van het taakgebied en een duidelijke omschrijving van de rechten en bevoegdheden van de werkgroep vast te leggen. Het overdragen van de overlegbevoegdheid kan bijvoorbeeld uitkomst bieden bij de vaststelling van roosters. Veelal worden dienstroosters niet op het niveau van diensthoofd vastgesteld. In zo’n geval geschiedt het overleg tussen de werkgroep en degene die daadwerkelijk de roosters van het onderdeel vaststelt.
Artikel 12 biedt de mogelijkheid om voor de behandeling van een bepaald onderwerp een of meer deskundigen uit te nodigen:
− voor het bijwonen van een vergadering van de participatieraad, of
− voor het bijwonen van een overlegvergadering.
Het eerste lid geeft de participatieraad het recht om een of meer deskundigen uit te nodigen om een vergadering van die raad bij te wonen en eventueel schriftelijk advies uit te brengen, wanneer hij dat voor de behandeling van een bepaald onderwerp wenselijk acht. De uitnodiging kan worden gedaan aan zowel een deskundige die werkzaam is binnen de organisatie-eenheid, als aan een deskundige buiten de organisatie-eenheid. In beide gevallen gaat het om voorlichting over een bepaald door de participatieraad te behandelen onderwerp door iemand die op dat gebied deskundig is, bijvoorbeeld een jurist, een P&O-er, een formatiedeskundige of een functiewaardeerder. Uiteraard is de deskundige niet verplicht om op de uitnodiging in te gaan. Een interne deskundige zal hierover, met name wanneer een en ander onder werktijd geschiedt, overleg willen voeren met zijn leidinggevende. Een externe deskundige zal over het algemeen, alvorens op de uitnodiging in te gaan, zekerheid willen hebben over betaling. Het onderwerp waarover de participatieraad een deskundige wil inschakelen, moet – overeenkomstig de bevoegdheden van de raad – betrekking hebben op de organisatie-eenheid waarin de participatieraad ressorteert. De participatieraad is vrij in de keuze van de door hem uit te nodigen deskundige. Een diensthoofd dat aangeeft geen vertrouwen te hebben in de door de raad gekozen externe deskundige, miskent het recht van de raad om zelfstandig te bepalen of en zo ja, welke deskundigheid hij zal inroepen. Het gaat er juist om dat de raad zijn vertrouwen in de deskundige stelt.
Ook werkgroepen kunnen deskundigen uitnodigen. Daarvoor gelden dezelfde regels als die gelden voor de participatieraad.
Wanneer de deskundige kosten in rekening brengt, komen deze in beginsel voor rekening van de organisatie-eenheid (zie artikel 15). Het diensthoofd moet dan wel vooraf in kennis worden gesteld van de te maken kosten, zodat hij kan beoordelen of het kosten zijn die redelijkerwijs noodzakelijk zijn.
Daarnaast kan een deskundige worden ingeschakeld bij het overleg tussen de participatieraad en het diensthoofd. Dit recht is zowel aan het diensthoofd als de raad gegeven. Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat het hier niet gaat om vaste adviseurs die op grond van artikel 16, derde lid, door de voorzitter van de overlegvergadering kunnen worden aangewezen.
Artikel 13 regelt de plicht van de leden van een participatieraad of een werkgroep tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in hun hoedanigheid vernemen. Het gaat om informatie waarvan zij het vertrouwelijke karakter moeten kunnen begrijpen. Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat het diensthoofd of de participatieraad geheimhouding oplegt ten aanzien van een bepaalde aangelegenheid die in de overlegvergadering, een vergadering van de participatieraad of een vergadering van de werkgroep wordt behandeld. Deze geheimhoudingsplicht wordt vóór de behandeling van die aangelegenheid opgelegd. Bij het opleggen van de geheimhoudingsplicht wordt aangegeven welke gegevens onder de geheimhouding vallen, voor hoe lang de geheimhoudingsplicht geldt, en of er ook anderen zijn ten aanzien van wie geen geheimhouding in acht hoeft te worden genomen (bijvoorbeeld vakbondsfunctionarissen die al eerder door de organisatie-eenheid van de desbetreffende aangelegenheid in kennis zijn gesteld).
Onder geheimhouding vallen niet alleen de gegevens ten aanzien waarvan dit uitdrukkelijk is meegedeeld, maar ook de gegevens waarvan men, in verband met de opgelegde geheimhouding redelijkerwijs moet kunnen begrijpen dat deze ook als geheim bedoeld zijn. Dit laatste kan met name van belang zijn voor aanvullende informatie die mondeling tijdens de vergadering wordt gegeven.
Het spreekt voor zich dat geen geheimhouding in acht genomen hoeft te worden tegenover personen die door degene die de geheimhouding heeft opgelegd, zijn geïnformeerd. De geheimhoudingsverplichting vervalt niet op het moment waarop het lidmaatschap van de participatieraad of van een werkgroep eindigt. De geheimhouding ten opzichte van een derde hoeft niet in acht te worden genomen, indien degene die de geheimhouding heeft opgelegd toestemming heeft gegeven voor overleg met de betrokken derde. Die derde dient dan schriftelijk te verklaren ten aanzien van de betrokken aangelegenheid geheimhouding te zullen betrachten.
Van de ene kant beschermt de geheimhouding de organisatie-eenheid tegen de verspreiding of openbaarmaking van bepaalde gegevens waardoor mogelijk schadelijke gevolgen voor de organisatie-eenheid zouden kunnen ontstaan. Van de andere kant vormt een geheimhoudingsplicht voor leden van de participatieraad of werkgroep een belemmering in het contact met hun achterban. Met het opleggen van geheimhouding dient uitdrukkelijk terughoudendheid te worden betracht. Een besluit tot het opleggen van geheimhouding kan niet door leden van de raad of werkgroep worden afgewezen. Ook deskundigen kunnen dit niet, zodra zij hun uitnodiging hebben aanvaard. Artikel 13 bevat een uitputtende regeling van de geheimhoudingsplicht. Tussen het diensthoofd en de participatieraad kunnen geen nadere aanvullende afspraken worden gemaakt. Ten aanzien van de door de participatieraad zelf of de werkgroep van die raad op te leggen geheimhoudingsplicht is een nadere regeling in het reglement echter wel mogelijk. De participatieraad kan zichzelf in zijn reglement bijvoorbeeld beperkingen opleggen – met name in tijdsduur – ten aanzien van de geheimhoudingsplicht. Ten aanzien van het diensthoofd is dit niet mogelijk.
De leden van de participatieraad moeten voldoende gelegenheid hebben om hun taak als zodanig te kunnen vervullen. Hiertoe hoort ook het raadplegen van de achterban. Het gaat hierbij enerzijds om faciliteiten voor (de leden van) de raad zelf en anderzijds om mogelijkheden voor de medewerkers om geraadpleegd te worden bij belangrijke aangelegenheden. Het diensthoofd moet de noodzakelijke voorzieningen verstrekken. Over de praktische toepassing van artikel 14 zal eerst overleg tussen de participatieraad en het diensthoofd gevoerd moeten worden, waarbij concrete afspraken worden gemaakt. Indien het diensthoofd niet wil meewerken, kan advies aan het college van advies en geschillen worden gevraagd5.
Op grond van artikel 14, eerste lid, moeten de leden van de participatieraad en ingestelde werkgroepen door het diensthoofd in de gelegenheid worden gesteld gebruik te maken van de binnen de organisatie-eenheid aanwezige voorzieningen die zij voor de uitoefening van hun taak in redelijkheid nodig hebben. Onder een voorziening valt onder meer het gebruik van vergaderruimte, (mobiele) telefoon, computer, briefpapier, kopieerapparatuur en eventueel het plaatsen van een computerconfiguratie met aansluiting op het intranet in een op het medezeggenschapskantoor aan de participatieraad ter beschikking gestelde werkruimte. Voor zover voorzieningen binnen de organisatie-eenheid aanwezig zijn en indien het diensthoofd van oordeel is dat het redelijk is dat die door de participatieraad worden gebruikt, moet het diensthoofd deze dus ter beschikking stellen.
Het verzoek van een participatieraad om een separate computerconfiguratie kan redelijk zijn. Immers dient de raad over een computerconfiguratie te beschikken om op een snelle, adequate en hedendaags gebruikelijke wijze te kunnen communiceren en informatie te vergaren die de raad voor de uitoefening van zijn medezeggenschapstaak nodig heeft. Bovendien is zo’n voorziening nodig voor het op efficiënte en hedendaags gebruikelijke wijze voeren van het secretariaat en de archivering van stukken.
Indien bepaalde voorzieningen niet aanwezig zijn, kan een beroep worden gedaan op artikel 15, eerste lid.
Indien het diensthoofd niet wil meewerken aan of bezwaar maakt tegen het gebruik van bepaalde voorzieningen of afspraken over uren, kan advies worden gevraagd aan het college van advies en geschillen. Het college zal dan ingaan op de vraag of het diensthoofd als zodanig over de voorzieningen kan beschikken en op de vraag of de participatieraad of de werkgroep de gevraagde voorzieningen voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig heeft.
Een diensthoofd kan bij gewijzigde omstandigheden eerder toegestane faciliteiten wel weer beperken. Het verdient aanbeveling om met het diensthoofd schriftelijke afspraken te maken over het gebruik van de voorzieningen en de inzet van uren.
Vergaderingen van de participatieraad en de werkgroepen van die raad vinden in beginsel plaats tijdens normale werktijd. Ingevolge artikel 14, tweede lid, moeten de leden van de participatieraad door hun diensthoofd hiertoe in de gelegenheid worden gesteld. De bepaling bepaalt de tijd die de leden aan onderling beraad, achterbanberaad en het vergaren van informatie over de arbeidsomstandigheden binnen werktijd mogen besteden. De bepaling geeft geen begrenzing aan het aantal vergaderingen of de tijdsduur per vergadering. Dit kan per organisatie-eenheid en per situatie sterk verschillen. Het spreekt vanzelf dat hiermee op een verantwoorde wijze wordt omgegaan.
De leden van een participatieraad of een werkgroep hebben het recht om hun werk gedurende een bepaald aantal uren per jaar te onderbreken voor de vervulling van hun taak, waaronder onderling beraad (dat wil zeggen overleg met andere leden van de participatieraad of leden van een werkgroep die geen lid zijn van de raad) en overleg met andere, al dan niet in de organisatie-eenheid werkzame personen, zoals vakbondsfunctionarissen, over zaken waarbij zij als lid van de participatieraad zijn betrokken. Op grond van dit lid moet de leden van de raad en de werkgroep(en) tevens de gelegenheid worden geboden binnen werktijd kennis te nemen van de arbeidsomstandigheden. Binnen de participatieraad zullen afspraken gemaakt moeten worden over de verdeling van het in totaal op grond van artikel 14, tweede lid, beschikbare gestelde aantal (werk)uren over tijd die benodigd is voor onderling beraad, voor overleg met andere personen en voor het onderzoek naar arbeidsomstandigheden.
Het aantal vrije uren voor beraad en overleg wordt per jaar door het diensthoofd en de participatieraad gezamenlijk vastgesteld. Het aantal uren kan niet lager worden vastgesteld dan de in artikel 14, tweede lid, genoemde aantallen. Onderscheid is hierbij gemaakt tussen de voorzitter en de secretaris enerzijds en de gewone leden anderzijds. Het ligt voor de hand dat de voorzitter en de secretaris meestal meer uren nodig hebben dan de andere leden. Zonder aanvullende afspraken met het diensthoofd hebben de voorzitter en de secretaris 100 en de andere leden 60 uur per jaar beschikbaar voor hun werkzaamheden als zodanig.
De leden van de participatieraad hebben recht hun werk gedurende een bepaald aantal werkdagen per jaar met behoud van bezoldiging te onderbreken voor het ontvangen van scholing en vorming die zij in verband met de vervulling van hun taak als zodanig nodig hebben. Het aantal vrije dagen voor scholing per jaar wordt vastgesteld door het diensthoofd van de organisatie-eenheid en de participatieraad gezamenlijk.
Ten slotte is in artikel 14, vierde lid, een grondslag opgenomen voor de vergoeding van reis- en verblijfkosten in verband met scholing en vorming en voor het bijwonen van vergaderingen als bedoeld in het derde lid. Voor het vergoedingen niveau is hierbij aangesloten bij de Reisregeling ambtenaren BES.
In artikel 15, eerste lid, is geregeld dat alle kosten die een participatieraad moet maken om zijn taak te vervullen, voor rekening komen van de organisatie-eenheid. Voor deze kosten gelden wel normen: alleen de kosten die redelijkerwijs noodzakelijk zijn, komen voor rekening van de organisatie-eenheid. Hierbij kan gedacht worden aan kosten voor vergaderruimte, telefoon, kopieervoorzieningen, postverzending en administratiekosten, zowel voor de overlegvergaderingen als voor de vergaderingen van de participatieraad en de werkgroepen, onderling beraad en beraad met derden.
De kosten voor het raadplegen van een deskundige komen in beginsel ook voor rekening van de organisatie-eenheid. Daarvoor geldt echter de aanvullende voorwaarde dat deze kosten vooraf aan het diensthoofd zijn medegedeeld. Is dit niet gebeurd, dan hoeft het diensthoofd deze kosten niet te betalen. Indien van deze kosten geen nauwkeurige opgave kan worden verkregen, zal de participatieraad aan het diensthoofd een voorlopige schatting van de kosten moeten geven. Hetzelfde geldt voor de kosten voor geschillenbemiddeling. Indien het diensthoofd bezwaar heeft tegen de kosten, kan hij een geschil bij het college van advies en geschillen aanhangig maken.
Ook de kosten voor scholing en vorming van de leden van de participatieraad en de inschakeling van het college van advies en geschillen komen voor rekening van de organisatie-eenheid. Zie ook artikel 22, derde lid.
Artikel 15, tweede lid, opent de mogelijkheid dat de participatieraad over een eigen budget kan beschikken. Het diensthoofd en de participatieraad kunnen namelijk met elkaar afspreken dat op jaarbasis een vast budget wordt vastgesteld, dat naar eigen inzicht door de raad kan worden besteed. Het gaat hierbij om kosten die niet zonder meer ten laste van de organisatie-eenheid komen. De kosten voor faciliteiten als bedoeld in artikel 14 komen niet ten laste van het budget van de participatieraad, maar komen altijd voor rekening van de organisatie-eenheid. Het budget kan bijvoorbeeld worden bestemd voor het inhuren van deskundigen, het voeren van rechtsgedingen, vakliteratuur en onvoorziene uitgaven. Het budget kan slechts in overeenstemming met de participatieraad worden vastgesteld; de regeling bevat dus geenszins een verplichting tot het instellen van een vast budget voor de raad. Indien het diensthoofd en de participatieraad geen afspraak kunnen maken over het budget, komt er geen eigen budget voor de raad tot stand.
In paragraaf 11a (in het bijzonder artikel 72j, tweede lid) van het Rechtspositiebesluit ambtenaren BES is bepaald dat ten behoeve van de medezeggenschap open en reëel overleg wordt gevoerd met de participatieraad en de centrale participatieraad. In de artikel 72j, eerste lid, in samenhang met de artikelen 72m en 72n, RpbaBES is geregeld welke onderwerpen wel en welke onderwerpen niet in de overlegvergadering worden besproken.
De vergadering waarin het overleg plaatsvindt, is de overlegvergadering. De overlegvergadering is dus het overleg mét de raad en moet worden onderscheiden van het overleg ín de raad. Formeel wordt het overleg met de raad gevoerd door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, maar in de praktijk wordt dit namens hem gevoerd door het diensthoofd van de desbetreffende organisatie-eenheid. Dit mandaat is in artikel 16, eerste lid, vastgelegd. Het diensthoofd kan op zijn beurt een aan hem ondergeschikte functionaris bevoegd verklaren namens hem het overleg met de raad te voeren; dit heet ondermandaat. Als met hem overeenstemming wordt bereikt over een aangelegenheid als bedoeld in artikel 72n, eerste lid, RpbaBES is het diensthoofd hieraan gebonden. Een door het diensthoofd aangewezen functionaris moet dus over voldoende mandaat beschikken om het overleg te voeren, zonder dat hij steeds kennis moet nemen van het standpunt van het diensthoofd. Een gevolg hiervan is, dat de kring van personen waarbinnen de functionaris moet worden gezocht, beperkt is. Immers, om het diensthoofd te kunnen binden, moet die functionaris over voldoende informatie beschikken en moet hij de draagwijdte van zijn beslissingen kunnen bepalen. Dit zal in beginsel de functionele plaatsvervanger van het hoofd van de organisatie-eenheid zijn. Het is niet de bedoeling dat de ondergemandateerde functionaris zich op zijn beurt bij afwezigheid kan laten vervangen door een andere functionaris; in dat geval dient het overleg te worden gevoerd door het diensthoofd. Overigens wordt er op gewezen dat de mogelijkheid van ondermandaat niet bedoeld is voor ad hoc oplossingen als het diensthoofd toevallig is verhinderd, maar voor permanente oplossingen, waarbij de aangewezen functionaris in beginsel altijd het overleg met de participatieraad voert.
Het diensthoofd is in beginsel ook de voorzitter van de overlegvergadering. De participatieraad en het diensthoofd kunnen echter andere afspraken maken over het voorzitterschap. Zo kan worden afgesproken dat het diensthoofd en de voorzitter van de participatieraad of hun plaatsvervangers om beurten de overlegvergadering leiden. Het is ook mogelijk dat degene die om de vergadering heeft verzocht haar voorzit. Ook een verdeling aan de hand van de aard en het karakter van de te behandelen onderwerpen is denkbaar. Ten slotte kan ook worden afgesproken dat de vergadering door een zogenaamd technisch voorzitter wordt geleid. In het geval het diensthoofd en de participatieraad geen regeling kunnen treffen, is eerstgenoemde (het diensthoofd) automatisch voorzitter van de overlegvergadering.
De voorzitter van de overlegvergadering kan zich op grond van artikel 16, derde lid, tijdens de overlegvergaderingen laten bijstaan door een of meerdere aangewezen functionarissen. Ingevolge deze bepaling kan het diensthoofd die het voorzitterschap heeft van de overlegvergadering zich tijdens de vergadering laten bijstaan door vaste adviseurs, zoals het hoofd P&O of een P&O-adviseur. In dit verband wordt nog verwezen naar de toelichting op artikel 12, dat de inschakeling van deskundigen regelt.
Er is sprake van een wederkerige overlegverplichting. In artikel 16, vierde lid, is de minimale vergaderfrequentie bepaald op vier maal per jaar. Meer is dus mogelijk: hierover moeten ingevolge het vijfde lid, onder a, afspraken worden gemaakt. Hiermee is verzekerd dat met een zekere regelmaat het overleg plaatsvindt. Het diensthoofd en de participatieraad kunnen hierover verdere afspraken maken. Daarnaast is in dit lid de verplichting neergelegd om binnen twee weken nadat hier door het diensthoofd of de participatieraad om is verzocht, bijeen te komen. Deze bepaling regelt dus niet de normale wijze van bijeenroepen van overlegvergaderingen, maar richt zich op tussentijdse vergaderingen, als om enigerlei reden een spoedige bijeenkomst van de overlegvergadering wenselijk wordt geacht en het normale vergaderschema hierin niet voorziet. Degene die om een tussentijdse vergadering verzoekt, dient zijn verzoek met redenen te omkleden. Hij moet daarbij aangeven wat het belang en de spoedeisendheid is van de zaak waarvoor een overlegvergadering belegd moet worden.
De gang van zaken met betrekking tot de vergaderingen van de participatieraad regelt de raad in zijn eigen reglement. De gang van zaken met betrekking tot overlegvergaderingen moet worden geregeld door middel van afspraken tussen de overlegpartners; de overlegvergadering is immers een gemeenschappelijk bezit. Indien partijen niet tot overeenstemming komen over de te maken afspraken over de overlegvergadering, kunnen zij advies vragen aan het college van advies en geschillen. De opsomming van de onderwerpen waarover afspraken gemaakt moeten worden, is niet uitputtend bedoeld.
In de eerste plaats moet een afspraak worden gemaakt over welke functionaris het secretariaat van de overlegvergadering op zich neemt. In beginsel moet de functie van overlegsecretaris worden vervuld door een door het diensthoofd aan te wijzen functionaris, niet zijnde een van de leden van de participatieraad. Dit uitgangspunt geldt ook ten aanzien van de secretaris van de participatieraad. Immers, de secretaris van een participatieraad is een spilfunctie en met de werkzaamheden die dat met zich meebrengt levert dat veel werk op. Bovendien moet hij niet in een spanningsveld terecht komen, bestaande uit het behartigen van de belangen van de participatieraad enerzijds en de participatieraad en organisatie-eenheid gezamenlijk anderzijds. De werkzaamheden zullen in hoge mate overeenkomen met die van een secretaris van een participatieraad.
Over de verslaglegging van de overlegvergaderingen is slechts voorgeschreven dat de verschillende standpunten, die in de overlegvergadering zijn ingenomen, duidelijk moeten blijken; zie hierover (de toelichting op) het zevende lid. Voorts volgt uit het vijfde lid, onderdeel e, dat het bij de organisatie-eenheid werkzame personeel op de hoogte moeten worden gesteld van hetgeen is besproken in de overlegvergadering. Daarover moeten afspraken worden gemaakt. Dit informeren van het personeel hoeft niet per se te gebeuren door middel van openbaarmaking van het verslag. Ook een korte zakelijke beschrijving van hetgeen is besproken, kan voldoende zijn. Uiteraard dient ook hieruit te blijken welke standpunten (de individuele leden van) de participatieraad of het diensthoofd hebben ingenomen. Immers beoogt deze bepaling dat de binnen de organisatie-eenheid werkzame personen kunnen weten wat er speelt en welke houding hun vertegenwoordigers hebben ingenomen.
Het vijfde lid, onder f, beoogt een voldoende mate van representativiteit te waarborgen. Het ligt daarom voor de hand dat de overlegpartners in ieder geval afspreken dat een minimumaantal leden van de participatieraad aanwezig zal moeten zijn bij de overlegvergadering. Gekozen zou kunnen worden om het aantal leden dat aanwezig moet zijn, overeen te laten komen met het quorum dat vereist is voor vergaderingen van de participatieraad.
Ten slotte moet een afspraak worden gemaakt over het schorsen van de overlegvergadering ten behoeve van afzonderlijk beraad met betrekking tot een bepaald punt. De afspraak zal wel moeten inhouden dat de voorzitter van de overlegvergadering verplicht is tot schorsing, indien een der partijen dit wenst. Een schorsing biedt bijvoorbeeld gelegenheid aan de participatieraad zich te beraden over het advies dat hij aan het diensthoofd zal uitbrengen over een voorgenomen maatregel. Tijdens de schorsing zal de participatieraad niet alleen kunnen overleggen over de vraag wat de inhoud van zijn advies zal zijn, maar ook over de vraag of hij het advies tijdens de overlegvergadering zal uitbrengen, dan wel schriftelijk, na nog eens intern beraad.
Op grond van artikel 16, zesde lid, moet ten minste twee maal per jaar in een overlegvergadering de algemene gang van zaken in de desbetreffend organisatie-eenheid aan de orde worden gesteld. Dit overleg zal plaatsvinden aan de hand van de algemene gegevens die op grond van artikel 17 moeten worden verstrekt.
In artikel 16, zevende lid, is bepaald dat in de overlegvergadering ingenomen standpunten, duidelijk uit de verslaglegging moeten blijken. Dit betreft enerzijds de standpunten van de overlegvoorzitter of de door deze bevoegd verklaarde functionaris en de standpunten van de participatieraad, anderzijds slaat dit ook op de standpunten die door de individuele leden van de participatieraad zijn ingenomen en op minderheids- en meerderheidsstandpunten. Deze bepaling beoogt dan ook vooral een vorm van bescherming te bieden aan de rechten van minderheden in een participatieraad tegen een meerderheid die de minderheid in het overleg zou kunnen overstemmen. Alle individuele leden van een participatieraad hebben het recht om hun zienswijze in de overlegvergadering naar voren te brengen.
Artikel 17 betreft de algemene informatieplicht van het hoofd van de organisatie-eenheid. Deze informatieplicht strekt niet zover dat over individuele personeelszaken gegevens zou moeten worden verstrekt. De informatieplicht is van essentieel belang voor het goede functioneren van de participatieraad. Met dit artikel wordt beoogd dat de participatieraad zoveel als mogelijk over dezelfde kennis beschikt als de leiding van de organisatie-eenheid. De participatieraad hoeft ook niet steeds te vragen om die informatie. Deze bepaling legt namelijk de actieve plicht tot het verstrekken van informatie op het diensthoofd. Pas in tweede instantie, indien de participatieraad van mening is dat voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijs meer inlichtingen moeten worden verstrekt, zal hij daar om hoeven te vragen. Uit de bepaling valt af te leiden dat in de eerste plaats de informatie tijdig dient te worden aangeboden. Een eenduidige betekenis van het begrip ‘tijdig’ is niet te geven. Wel staat vast dat de gevraagde inlichtingen en gegevens op een zodanig tijdstip moeten worden verstrekt dat de participatieraad van die informatie gebruik kan maken bij het vervullen van zijn taak. Kortom, de informatie moet op een zodanig tijdstip worden verstrekt dat de participatieraad wezenlijke invloed kan uitoefenen in het besluitvormingsproces, op een mogelijke advisering door de participatieraad voordat de besluitvorming door het diensthoofd is afgerond. Het overleg met de participatieraad zal moeten leiden tot wederzijdse beïnvloeding. Ook in het geval dat de beleidsvoorbereiding nog niet zover is dat het diensthoofd een maatregel kan voorstellen aan de raad, zou in voorkomend geval toch de van belang zijnde stukken, zoals onderzoeksrapporten, aan hem kunnen worden toegezonden. Dit zal de snelheid van het uiteindelijke besluitvormingsproces alleen maar ten goede komen.
In de tweede plaats dient het diensthoofd die informatie te verstrekken, die de participatieraad redelijkerwijs nodig heeft voor de vervulling van zijn taak. Met de formulering ‘redelijkerwijs nodig hebben’ wordt een objectieve norm aangegeven aan de hand waarvan beoordeeld kan worden welke informatie de participatieraad nodig heeft. Wat redelijkerwijs nodig is voor de vervulling van de taak van de participatieraad, bepaalt de raad in eerste instantie zelf. De taak van de participatieraad bestrijkt een zeer breed bedrijfsvoeringsterrein en er zal dan ook snel sprake zijn van een relatie tussen de gevraagde informatie en de taak van de participatieraad. De participatieraad kan niet alleen verzoeken om informatie waarover het diensthoofd als zodanig beschikt, maar ook om informatie waarover andere functionarissen (buiten de eenheid) beschikken en die redelijkerwijs nodig zijn voor het vervullen van zijn taak. De formulering van het artikel brengt met zich mee dat steeds in goed overleg tussen het diensthoofd en de participatieraad zal moeten worden vastgesteld welke informatievoorziening noodzakelijk is. Gelet op het algemene uitgangspunt dat een goede informatievoorziening essentieel is voor de verwezenlijking van de medezeggenschap, dient het diensthoofd ruimhartig te zijn in het verstrekken van informatie aan de participatieraad.
Het tweede lid betreft een afgeleide van de algemene plicht tot het verstrekken van informatie. Ten minste tweemaal per jaar dient het (of elk) betrokken diensthoofd de participatieraad schriftelijk algemene gegevens verstrekken over het functioneren van de organisatie-eenheid in het afgelopen tijdvak en het verwachte functioneren van de organisatie-eenheid in het komende tijdvak. De informatie moet in het bijzonder gaan over de zaken genoemd in artikel 18, eerste lid; de onderwerpen waarover het diensthoofd advies moet vragen aan de participatieraad voordat een maatregel wordt getroffen. De informatie die de participatieraad op grond van deze bepaling krijgt, vormt voor hem een belangrijk hulpmiddel bij het overleg dat ten minste tweemaal per jaar moet plaatsvinden met het diensthoofd over de algemene gang van zaken in de organisatie-eenheid. De bepaling schrijft voor dat de participatieraad met het diensthoofd afspraken maakt over het tijdstip waarop, en op welke wijze de participatieraad in de besluitvorming wordt betrokken. De informatie moet het functioneren van de organisatie-eenheid betreffen en het te verwachten functioneren daarvan. Zij mag zich dan ook niet alleen beperken tot de aangelegenheden waarover het hoofd van de organisatie-eenheid bevoegd is te beslissen. Ook indien op een hoger niveau plannen bestaan die het functioneren van de organisatie-eenheid raken, zal daarover informatie moeten worden gegeven. Het kan noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld bij reorganisaties, om in een vroegtijdig stadium – dus wanneer de plannen nog niet tot het organisatie-eenheidniveau zijn geconcretiseerd – de participatieraad afdoende informatie te geven over het grotere geheel, zodat deze het hele proces kan volgen. De bespreking van de verstrekte informatie komt niet in de plaats van het overleg over een bepaalde voorgenomen maatregel. Weliswaar kunnen voorgenomen maatregelen worden aangekondigd en zal daarover een gedachtewisseling kunnen plaatsvinden, maar de verplichting van het hoofd van de organisatie-eenheid, neergelegd in het eerste lid blijft daarnaast bestaan. Een en ander brengt wel mee dat deze algemene informatieverstrekking voor een participatieraad een belangrijk hulpmiddel kan zijn om zelf bepaalde voorstellen te doen over aangelegenheden waarover kennelijk voornemens bestaan in de organisatie.
Aan het begin van de zittingsperiode van de participatieraad, moet de raad schriftelijk algemene gegevens van de organisatie-eenheid worden verstrekt.
Ingevolge artikel 72n Rpba BES heeft de participatieraad de bevoegdheid om advies uit te brengen en is het diensthoofd verplicht advies te vragen over bepaalde voorgenomen maatregelen. Artikel 18 bevat nadere regels met betrekking tot de adviesbevoegdheid.
Een advies moet op een zodanig tijdstip worden gevraagd dat tijdig overeenstemming kan worden bereikt over de te treffen maatregel. Voorts moet het diensthoofd van de organisatie-eenheid bij het vragen van advies de beweegredenen en de te verwachten gevolgen van de maatregel opgeven.
Voordat de participatieraad advies uitbrengt over een voorgenomen maatregel, moet de betrokken aangelegenheid ten minste eenmaal in de overlegvergadering zijn behandeld. Indien een voorgenomen maatregel niet in de overlegvergadering is behandeld, is er sprake van het niet naleven van de regels van de onderhavige regeling en heeft de medezeggenschap niet op een juiste wijze haar beslag gekregen. Dientengevolge zal er opnieuw overleg tussen het diensthoofd en participatieraad dienen plaats te vinden.
Het is mogelijk dat een voorgenomen maatregel waarover de participatieraad moet kunnen adviseren, uitsluitend gevolgen heeft voor een der onderscheidende eilanden. Bij het overleg over een dergelijke voorgenomen maatregel is in dat geval de opvatting van de leden van de participatieraad, die tot de betreffende categorie personeel behoren, bepalend voor het door de participatieraad uit te brengen advies.
In dit lid wordt de termijn aangegeven waarbinnen het diensthoofd, na advisering door de participatieraad, dient aan te geven of hij zich met het door de participatieraad uitgebrachte advies kan verenigen. Indien dit niet het geval is, dient hij daarbij tevens de redenen waarop hij zich baseert, aan te geven. Het diensthoofd is verplicht een beslissing te nemen op het advies en daarmee over de desbetreffende aangelegenheid. Dit hoeft echter nog geen finale beslissing over de aangelegenheid te zijn. Overeenstemming kan bijvoorbeeld worden bereikt over het doen instellen van een onderzoek, de financiële mogelijkheden verder af te tasten of het binnen een bepaalde tijd met nadere voorstellen komen. Indien het diensthoofd zich kan verenigen met het advies (het unanieme of meerderheidsstandpunt in de participatieraad) gaat hij met inachtneming van het advies over tot uitvoering van de voorgenomen maatregel.
Indien het diensthoofd het advies niet kan of wenst te volgen, zal binnen vier weken hernieuwd overleg moeten plaatsvinden, tenzij de participatieraad meedeelt dit niet nodig te vinden. In dat geval kan het diensthoofd de voorgenomen maatregel uitvoeren. Het hernieuwd overleg, dat ook meerdere overlegvergaderingen kan omvatten, zal gericht moeten zijn op het alsnog bereiken van overeenstemming. Het verdient aanbeveling dat aan het einde van de beraadslagingen, wordt vastgesteld of al dan niet overeenstemming is bereikt. Ook voor het hernieuwd overleg geldt uiteraard dat er sprake moet zijn van open en reëel overleg. Zo’n hernieuwd overleg moet dus niet slechts ruimte bieden voor het (gemotiveerd) mededelen van de standpunten, maar tevens openstaan voor het reageren op de standpunten, het afwegen van en het zo nodig erkennen van de juistheid van de argumenten van de ander. Een en ander met de bedoeling om te trachten het geschil te voorkomen.
Volledigheidshalve wordt nog opgemerkt dat, als het diensthoofd een besluit met betrekking tot de voorgenomen maatregel neemt dat afwijkt van het advies, de uitvoering van dat besluit op grond van artikel 72n, vierde lid, RpbaBES met een maand moet worden opgeschort. In die tijd kan (nogmaals) overleg worden gevoerd tussen de participatieraad en het diensthoofd. Als er dan nog steeds geen overeenstemming wordt bereikt en het diensthoofd besluit de maatregel toch door te zetten, kan er sprake zijn van een geschil. Verwezen wordt in dit verband naar (de toelichting op) de artikelen 23 tot en met 26.
Dit artikel regelt het initiatiefrecht van een participatieraad. Dit recht is niet beperkt tot de aangelegenheden waarover de participatieraad kan adviseren, maar geldt voor alle onderwerpen die in de overlegvergadering aan de orde kunnen komen. De participatieraad kan het diensthoofd voorstellen doen met betrekking tot die onderwerpen. Om het initiatief voldoende inhoud te geven, is bepaald dat die voorstellen betrekking moeten hebben op onderwerpen ten aanzien waarvan het diensthoofd bevoegd is maatregelen te treffen.
Voorstellen kunnen zowel in de overlegvergadering als daarbuiten worden gedaan. Een voorstel moet schriftelijk worden gedaan. De mogelijkheid voor een participatieraad om, met gebruikmaking van het initiatief, een onderwerp op de overlegagenda te plaatsen, brengt niet automatisch met zich mee dat daarmee, of daardoor, ook een adviesmogelijkheid ontstaat.
Het diensthoofd is verplicht het voorstel ten minste eenmaal in een overlegvergadering te bespreken en de participatieraad vervolgens schriftelijk en gemotiveerd mee te delen, of en in hoeverre hij overeenkomstig het voorstel zal beslissen. De participatieraad kan advies aan het college van advies en geschillen vragen, indien hij bezwaar heeft tegen het niet of niet voldoende gemotiveerd zijn van de beslissing van het diensthoofd.
Aan de participatieraad wordt een stimulerende taak toegekend met betrekking tot naleving van de bij de organisatie-eenheid geldende voorschriften. Een participatieraad heeft echter alleen dwingende middelen om tegen het diensthoofd op te treden indien deze toch anders handelt, indien die voorschriften zijn neergelegd in een regeling, die tot de adviesbevoegdheid van de participatieraad behoren, bijvoorbeeld overtredingen van voorschriften met betrekking tot zorg voor milieu of arbeidsomstandigheden. De participatieraad kan de nietigheid inroepen van het kennelijk genomen besluit af te wijken van bestaande regelgeving. Indien het een onderwerp betreft dat niet onder de artikelen 72j, eerste lid of 72n, eerste lid, RpbaBES valt, dan kan de medezeggenschap zijn stimulerende taak uitsluitend uitoefenen door gebruik te maken van het initiatiefrecht, bedoeld in artikel 19.
Artikel 72k, derde lid, RpbaBES biedt de mogelijkheid van de instelling van een centrale participatieraad naast de participatieraden. Een centrale participatieraad is een overkoepelend medezeggenschapsorgaan, waarin alle participatieraden vertegenwoordigd zijn en waarin onderwerpen behandeld worden die voor alle of in elk geval de meerderheid van de participatieraden relevant zijn. In artikel 21 van de onderhavige regeling zijn nadere voorschriften met betrekking tot de eventuele centrale participatieraad opgenomen. Daarbij zijn de regels voor de participatieraden zo veel mogelijk gevolgd of van overeenkomstige toepassing verklaard (onder meer betreffende het voorzitterschap, de informatieverstrekking, de adviesbevoegdheid en het doen van initiatiefvoorstellen). In het eerste lid is echter de vaststelling van het aantal leden voor een centrale participatieraad geheel aan die raad zelf overgelaten. Op grond van het tweede lid wordt daarnaast voor ieder lid een plaatsvervanger gekozen. Het overleg namens de minister met de centrale participatieraad wordt op grond van het zesde lid gevoerd door de directeur RCN.
Overeenkomstig de opdracht in artikel 72p bevat de onderhavige regeling ook regels inzake de wijze waarop moet worden omgegaan met geschillen met betrekking tot medezeggenschap. In artikel 22 is, in navolging van artikel 2 van de Regeling bemiddeling geschillen sectoroverleg BES, bepaald dat het sectoroverleg jaarlijks een lijst vaststelt, met daarop drie adviseurs en drie plaatsvervangers, die tezamen een college van advies en geschillen vormen. Hiermee is op eenvoudige wijze geborgd dat zowel de werkgever als het personeel invloed hebben op de samenstelling van het college. De voorzitter van het sectoroverleg wijst een van de adviseurs aan als voorzitter van het college. De adviseurs en hun plaatsvervangers mogen niet werkzaam zijn bij een organisatie-eenheid van RCN en kunnen daarom ook niet zelf lid zijn van een participatieraad. Hiermee wordt zo veel mogelijk de onafhankelijkheid van het college gewaarborgd. De kosten voor de werkzaamheden komen in beginsel voor rekening van RCN; voorwaarde is wel dat de directeur RCN van te voren met de begrote kosten heeft ingestemd.
In artikel 23 is limitatief geregeld welke geschillen binnen de competentie van het college van advies en geschillen vallen. Indien een geschil bij het college wordt voorgelegd dat buiten de opsomming in artikel 23 valt, is het college niet bevoegd om te bemiddelen of te adviseren. Partijen dienen daarom zorgvuldig na te gaan of het geschil wel tot de bevoegdheid van het college behoort.
Behalve de in artikel 9 geregelde bevoegdheid tot het uitsluiten van leden, behoren ten eerste voorgenomen maatregelen tot de competentie van het college, indien daarover geen overeenstemming wordt bereikt. Indien er nog geen sprake is van een voorgenomen maatregel, maar het geschil betrekking heeft op het uitblijven van maatregelen – bijvoorbeeld maatregelen die ingevolge de arbeidsomstandigheden en regelgeving zouden moeten worden genomen – is het college formeel niet bevoegd om te adviseren.
Ten tweede is het college bevoegd inzake geschillen over aangelegenheden die betrekking hebben op benadelingsbescherming, bedoeld in artikel 72o RpbaBES.
Voorts is het college bevoegd ter zake van geschillen met betrekking tot de kandidaatstelling of verkiezing van de leden van de verschillende participatieraden en geschillen over de interpretatie van een reglement of de onderhavige regeling.
Ten slotte is het college bevoegd te adviseren over alle geschillen met betrekking tot onder meer de volgende aangelegenheden:
− de vaststelling van het reglement (artikel 10, of artikel 21, zesde en zevende lid);
− het bezwaar van een diensthoofd tegen het voornemen van een participatieraad een werkgroep in te stellen (artikel 11, tweede lid, of artikel 21, negende lid);
− het bezwaar van de leden van de participatieraad of de overeenkomstig artikel 12 geraadpleegde deskundigen tegen het opleggen van geheimhouding (artikel 13, indien van toepassing in samenhang met artikel 21, negende lid);
− het bezwaar van het diensthoofd tegen het gebruik van een voorziening (artikel 14, eerste lid, of artikel 21, negende lid);
− het niet tot overeenstemming komen over het aantal uren voor onderling beraad en overleg (artikel 14, tweede lid, of artikel 21, negende lid);
− het niet tot overeenstemming komen over het aantal dagen voor scholing en vorming (artikel 14, derde lid);
− het bezwaar van het diensthoofd tegen de door de participatieraad opgegeven kosten (artikel 17, eerste lid);
− het bezwaar van het diensthoofd tegen de kosten van het uitnodigen van een deskundige door de participatieraad (artikel 12, tweede lid, in samenhang met artikel 15, eerste lid, of artikel 21, elfde lid);
− het niet tot overeenstemming komen over de afspraken over de overlegvergadering (artikel 16, vijfde lid);
− het bezwaar van het diensthoofd tot het uitnodigen van één of meer deskundigen (artikel 12 in samenhang met artikel 15, eerste lid);
− het niet tot overeenstemming komen tot het aantal overlegvergaderingen per jaar of de inrichting van het secretariaat (artikel 16, vijfde lid);
− het bezwaar van het diensthoofd tegen het verstrekken van bepaalde inlichtingen of gegevens aan de participatieraad (artikel 17, eerste lid).
Op grond van artikel 24 kan zowel het diensthoofd als de participatieraad een geschil direct voorleggen aan het college. Ook belanghebbenden hebben de mogelijkheid om direct een geschil voor te leggen aan het college. Het moet dan wel gaan over aangelegenheden op het gebied van de kandidaatstelling en de verkiezing van de leden van een participatieraad. Onder belanghebbenden vallen in ieder geval: vakbonden, de binnen de organisatie-eenheid werkzame personen, de betrokken participatieraden en het betrokken diensthoofd.
Op grond artikel 25, vijfde lid, moet het diensthoofd van de organisatie-eenheid alvorens over een aangelegenheid waarover een geschil is voorgelegd aan het college van advies en geschillen, het advies van dat college afwachten. Hiermee wordt aan het advies van het college een zeer zwaar gewicht toegekend.
In artikel 25 is de procedure geregeld die het college van advies en geschillen moet volgen. Op grond van het eerste lid zal het college beide partijen in het geschil direct benaderen en behoort het doen van bemiddelingspoging uitdrukkelijk tot de taken van het college. Directe benadering van partijen met een bemiddelingspoging zal de snelheid van de procedure ten goede komen.
Het college kan alle informatie inwinnen die het nodig denkt te hebben voor het uitbrengen van een advies. Dit houdt in, dat partijen verplicht zijn de benodigde informatie te verstrekken; anders kan het college de hem in de regeling opgedragen taak immers niet uitvoeren. Ook zal het college al dan niet op verzoek van (een van de) partijen personen horen ten aanzien van wie het dat wenselijk acht. Tegenover deze bevoegdheid moet de verplichting worden aangenomen om te voldoen aan de oproep van het college. Die verplichting geldt overigens niet ten aanzien van personen die geen ambtenaar bij RCN zijn.
Teneinde te bereiken dat het advies binnen een redelijke termijn wordt uitgebracht, is bepaald dat het college binnen vier weken na de ontvangst van het geschil advies moet uitbrengen.
In de spoedprocedure kunnen betrokken partijen een geschil waarmee een spoedeisend belang is gemoeid, voorleggen aan de voorzitter van het college van advies en geschillen, die in eerste instantie zal toetsen of er sprake is van een spoedeisend belang. Indien hiervan geen sprake is, wordt het geschil conform de procedure als bedoeld in artikel 25 voortgezet. Indien de voorzitter het spoedeisende belang onderschrijft, kan hij het geschil zelf afdoen of een lid van het college aanwijzen die het geschil verder behandelt. De voorzitter of dit lid geeft binnen twee weken een advies. Daarna neemt het diensthoofd van de organisatie-eenheid naar aanleiding van het advies binnen een week een voorlopige beslissing. Deze voorlopige beslissing dient met spoed te worden uitgevoerd, ook indien de participatieraad naar aanleiding van de voorlopige beslissing behoefte heeft aan verdere behandeling van het geschil door het voltallige college. Indien de participatieraad hiervan geen gebruik maakt, wordt de voorlopige beslissing definitief. Een verzoek tot voortzetting van de procedure moet binnen een termijn van twee weken worden gedaan. Uiteraard staat na afronding van deze procedure en wel nadat het diensthoofd de organisatie-eenheid een beslissing heeft genomen, nog beroep open op grond van de Wet administratieve rechtspraak BES.
Aan de regeling is net als aan de wijziging van het Rpba BES, waarin de grondslagen voor de regeling zijn opgenomen, terugwerkende kracht verleend tot en met 1 januari 2021.
De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, R.W. Knops
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2021-34066.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen