Adviesprotocol, Huis voor klokkenluiders

Het bestuur van het Huis voor klokkenluiders heeft op 15 maart 2021 dit adviesprotocol vastgesteld, met de Wet Huis voor klokkenluiders van 14 april 2016 als basis en in navolging van wat in artikel 3h van die wet is bepaald.

Inleiding

Het Huis voor klokkenluiders (hierna: het Huis) is onder meer bedoeld voor werknemers in Nederland¹ die melding willen doen van (een vermoeden van) een misstand van maatschappelijk belang. Het Huis zorgt voor betere bescherming van werknemers door het geven van advies, het uitvoeren van onderzoek en door organisaties te stimuleren hun integriteit te bewaken.

Hiertoe kan het Huis deze werknemers op een onafhankelijke manier adviseren over de mogelijkheden en hun rechten bij het doen van een melding. Het doel daarvan is de melding mogelijk te maken zonder dat dit leidt tot benadeling van de meldende werknemer of verslechtering van de relatie tussen de werknemer en werkgever.

Begrippen

Het begrip werknemer wordt in de wet Huis voor klokkenluiders opgevat als: degene die op basis van een arbeidsovereenkomst arbeid verricht of heeft verricht dan wel degene die anders dan uit dienstbetrekking arbeid verricht of heeft verricht, zoals een uitzendkracht, een zelfstandige zonder personeel, stagiair of vrijwilliger. Het Huis geeft een ruime uitleg aan dit begrip binnen het wettelijk kader.

Onder een vermoeden van een misstand van maatschappelijk belang wordt verstaan: het in het geding zijn van het maatschappelijk belang bij een schending van een wettelijk voorschrift en/of een gevaar voor de volksgezondheid, en/of een gevaar voor de veiligheid van personen en/of een gevaar voor aantasting van het milieu, en/of een gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten. Dit vermoeden moet gebaseerd zijn op redelijke gronden.

Adviestaak

De adviestaak van de afdeling Advies van het Huis wordt in artikel 3a, lid 2, van de Wet Huis voor klokkenluiders als volgt beschreven:

• Het informeren, adviseren en ondersteunen van een werknemer over de te ondernemen stappen inzake het vermoeden van een misstand;

• Het verwijzen naar bestuursorganen of diensten die zijn belast met de opsporing van strafbare feiten of met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift of een andere bevoegde instantie waar het vermoeden van een misstand kan worden gemeld;

• Het geven van algemene voorlichting over het omgaan met een vermoeden van een misstand.

Onthouden van deelneming van medewerker Advies en bestuurslid aan het adviestraject

Indien er een schijn van belangenverstrengeling kan ontstaan bij de behandeling van een advies, zal de medewerker van het Huis dit onverwijld aan de voorzitter van het Huis moeten melden. De voorzitter beslist dan per geval of de betreffende medewerker zich om deze reden van deelneming aan het adviestraject onthoudt. Dit is geregeld in artikel 3g van de Wet Huis voor klokkenluiders. In dit artikel wordt ook een aantal voorbeelden gegeven van situaties van belangenverstrengeling.

Van het bestuurslid wordt in het geval van belangenverstrengeling verwacht dat hij zich onthoudt van deelneming aan het advies. Dit is geregeld in artikel 3f van de Wet Huis voor klokkenluiders.

Doel

In dit adviesprotocol beschrijft het Huis de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de adviestaak. Hiermee verschaft het Huis inzicht in de werkwijze van de afdeling Advies en draagt het bij aan de transparantie van de organisatie.

Toekomstige wijzigingen van de Wet Huis voor klokkenluiders en de ervaringen die de afdeling Advies de komende jaren opdoet met de hier beschreven werkwijze, in samenhang met de missie en visie van het Huis, kunnen aanleiding zijn om dit adviesprotocol op delen te herzien. Het adviesprotocol zal dan opnieuw worden vastgesteld door het bestuur van het Huis en worden gepubliceerd in de Staatscourant.

1. Advies door het Huis

Een werknemer die te maken krijgt met een vermoeden van een misstand van maatschappelijk belang op het werk kan kosteloos en vertrouwelijk advies inwinnen bij de afdeling Advies van het Huis. De werknemer (hierna adviesverzoeker genoemd) kan daartoe op verschillende manieren contact opnemen met de afdeling Advies van het Huis met het verzoek om advies, informatie en ondersteuning. De afdeling Advies heeft adviseurs die het verzoek om advies behandelen.

Voorafgaand aan het behandelen van een verzoek om advies, wordt aan adviesverzoeker toestemming gevraagd om bijzondere persoonsgegevens te mogen vastleggen.²

Het eerste contact tussen de adviesverzoeker en de adviseur vindt doorgaans telefonisch plaats. De adviseur geeft uitleg over de adviesrol van de afdeling Advies, biedt een luisterend oor en probeert er tegelijkertijd achter te komen of het over een vermoeden van een misstand van maatschappelijk belang gaat. Gaat het overduidelijk níet om een vermoeden van een misstand van maatschappelijk belang of is deze niet werkgerelateerd dan wordt het adviesverzoek niet behandeld. Het verzoek om advies valt dan niet onder de dienstverlening van het Huis. De adviseur informeert de adviesverzoeker hierover en geeft zo mogelijk nog tips en/of verwijst de adviesverzoeker door naar de juiste instantie.

Mocht niet meteen duidelijk zijn of sprake is van een vermoeden van een misstand van maatschappelijk belang dan vraagt de adviseur om nadere informatie ter toelichting en onderbouwing. Op basis van die nadere informatie beoordeelt het Huis of het op redelijke gronden om een vermoeden van een misstand van maatschappelijk belang gaat. Gaat het volgens het Huis inderdaad over een vermoeden van een misstand van maatschappelijk belang dan zal de adviseur de adviesverzoeker laten weten dat de advisering een aanvang neemt. De adviesverzoeker ontvangt dan schriftelijk een bevestiging dat hij voor de dienstverlening van het Huis in aanmerking komt. Het Huis vormt zich een eigen oordeel over de zaak en geeft op grond daarvan advies.

De adviesverzoeker behoudt gedurende het hele adviestraject de regie over zijn zaak. Dit betekent dat de adviesverzoeker zelf besluiten neemt op basis van het gegeven advies. Een adviesverzoeker kan altijd (tussentijds) besluiten om een melding niet voort te zetten en het adviestraject te beëindigen. In dat geval wordt het adviestraject afgesloten.

Het Huis kan op eigen initiatief een misstandonderzoek starten naar aanleiding van een of meerdere adviesvragen die bij de afdeling Advies binnenkomen³. Informatie uit de adviesvraag wordt dan alleen aan de afdeling Onderzoek verstrekt als de adviesverzoeker verklaart daar geen bezwaar tegen te hebben.

Het verloop en de duur van een adviestraject verschilt per geval. Elk adviesverzoek wordt geregistreerd in een administratief systeem van het Huis. Deze informatie wordt vertrouwelijk behandeld, ook indien het verzoek niet leidt tot advisering.

Het Huis neemt alle adviesvragen⁴ in het Nederlands in behandeling. Zo mogelijk zal het Huis ook adviesvragen in andere talen in behandeling nemen. Het Huis volgt het vertaalbeleid van de overheid en communiceert in principe in de Nederlandse taal. Indien gewenst kan een samenvatting van de verstrekte informatie worden vertaald naar het Engels. Echter aan de informatie in de Engelse taal kunnen geen rechten worden ontleend, de Nederlandse taal is leidend.

2. Advies door het Huis in de praktijk

2.1. voortraject

De adviseur en de adviesverzoeker bekijken, bij voorkeur samen, welke van de instrumenten die ten dienste staan (zoals adviseren, onderzoeken, initiëren en faciliteren van overleg tussen betrokkenen) het meest geschikt is om de vermoede misstand van maatschappelijk belang zo snel mogelijk te beëindigen en ook te voorkomen dat de adviesverzoeker nadeel ondervindt van zijn melding. De afdeling Advies van het Huis richt zich op het adviseren, voorlichten, het verstrekken van informatie en het op weg helpen van de adviesverzoeker. De adviseur treedt dus niet op als individuele belangenbehartiger.

2.2. Het adviestraject

Adviesverzoekers die een vermoeden van een misstand van maatschappelijk belang (overwegen te) melden, belanden in een voor hen vaak onbekende situatie. De adviseur van het Huis probeert daar zo goed mogelijk op in te spelen door voor zover (nog) nodig de adviesverzoeker:

• Uitleg te (blijven) geven over de rol van de afdeling Advies en van het Huis;

• Voor te lichten en informatie te bieden over onder meer de impact en risico’s van de melding voor hemzelf en zijn omgeving;

• Te attenderen op de mogelijke risico’s voor hemzelf en zijn omgeving bij inschakeling van de media;

• Behulpzaam te zijn bij het kiezen van het juiste instrument om de misstand zo snel mogelijk (te helpen) op te lossen en tegelijkertijd te voorkomen dat de situatie escaleert en de verhouding met de werkgever verslechtert. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan bemiddeling door het Huis of bemiddeling of mediation door derden;

• Een luisterend oor en morele support te bieden tijdens het hele meldingstraject;

• Te wijzen op de (verdere) meldmogelijkheden in zijn specifieke zaak – intern bij de werkgever, extern bij een specifieke inspectie/toezichthouder, danwel bij de afdeling Onderzoek van het Huis (zie Onderzoeksprotocol van het Huis d.d.15 maart 2021);

• Behulpzaam te zijn bij het vinden van passende psychosociale ondersteuning;

• Te wijzen op arbeidsrechtelijke knelpunten en het tijdig doorverwijzen naar een rechtshulpverlener;

• Nazorg te bieden;

• Te adviseren over de mogelijkheden van rehabilitatie.

Indien de zaak overgaat naar de afdeling Onderzoek of een andere organisatie (bijvoorbeeld een inspectie of een autoriteit) zal de afdeling Advies de zaak met instemming van de adviesverzoeker zorgvuldig overdragen. Na overdracht blijft de adviseur beschikbaar voor advies.

Indien advisering niet meer aan de orde is, beëindigt de afdeling Advies het adviestraject. In beginsel zal de adviseur samen met de adviesverzoeker het adviestraject evalueren.

3. Interne samenwerking

Afdeling Onderzoek van het Huis voor klokkenluiders

De afdeling Onderzoek van het Huis verricht onderzoek naar vermoedens van misstanden van maatschappelijk belang en naar de wijze waarop een werkgever is omgegaan met een werknemer die een vermoeden van een misstand van maatschappelijk belang heeft gemeld. De afdeling Onderzoek heeft daarmee een andere taak dan de afdeling Advies. De afdeling Onderzoek heeft geen toegang tot gegevens die bij de afdeling Advies berusten. Dit geldt ook andersom: de afdeling Advies heeft geen toegang tot gegevens die bij de afdeling Onderzoek berusten.

Er wordt tussen de afdelingen Advies en Onderzoek geen informatie gedeeld, tenzij een adviesverzoeker schriftelijk verklaart daartegen geen bezwaar te hebben. In dergelijke gevallen kunnen de afdeling Onderzoek en de afdeling Advies in overleg treden.

Binnen het Huis is tevens regelmatig overleg tussen de afdelingen Advies, Onderzoek en Kennis en Preventie en binnen het bestuur over de interpretatie van (wettelijke) begrippen, de methoden van onderzoek en de van de verschillende soorten onderzoeken te verwachten resultaten, trends en ontwikkelingen in adviesverzoeken, de signalering daarvan ten behoeve van derden en over algemene voorlichting en informatieverschaffing. In overlegsituaties wordt de identiteit van adviesverzoekers niet bekend gemaakt.

---

1 De Wet Huis voor klokkenluiders geldt niet in Caribisch Nederland (Bonaire Sint Eustatius, Saba); in de Wet Huis voor klokkenluiders is geen expliciete bepaling opgenomen waardoor de wet van toepassing zou zijn in Caribisch Nederland

2 Een bijzonder persoonsgegeven is bijvoorbeeld een gegeven over gezondheid of waar politieke opvattingen of religieuze overtuigingen uit blijken. Op grond van de privacywetgeving mag de afdeling Advies een bijzonder persoonsgegeven alleen met uitdrukkelijke toestemming van adviesverzoeker vastleggen.

3 Uit artikel 3a van de Wet Huis voor klokkenluiders volgt dat het Huis een onderzoek kan instellen naar het vermoeden van een misstand naar aanleiding van een of meerdere adviesvragen, met inachtneming van artikel 3k, derde lid, en artikel 6, eerste lid.

4 Als de melder anoniem wenst te blijven, is dat in eerste instantie mogelijk. Echter vanaf het moment dat de afdeling Advies de melder gaat adviseren, zal melder zich bekend dienen te maken.