Instellingsbesluit van burgemeester en wethouders van de gemeenten Barneveld, Ede, Nijkerk, Renswoude, Rhenen, Scherpenzeel, Veenendaal en Wageningen houdende regels tot vaststelling van de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Valleihopper

De colleges van de gemeenten Barneveld, Ede, Nijkerk, Renswoude, Rhenen, Scherpenzeel, Veenendaal en Wageningen;

gezien het besluit van de onderscheiden gemeenteraden waarbij toestemming is verleend voor het treffen van deze regeling;

gelet op de bepalingen van de Wet gemeenschappelijke regelingen en de Gemeentewet;

besluiten:

vast te stellen de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Valleihopper,

HOOFDSTUK I: ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 – Begripsbepalingen

• 1. In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

  • a. deelnemer : het bestuursorgaan dat deze regeling heeft getroffen;

  • b. het samenwerkingsgebied : het grondgebied van de deelnemers;

  • c. bedrijfsvoeringsorganisatie : de rechtspersoon bedoeld in artikel 2;

  • d. het personeel : het personeel in dienst van de bedrijfsvoeringsorganisatie;

  • e. ambtelijk eindverantwoordelijke : de projectleider van het beheerbureau van de Valleihopper;

  • f. de WGR : de Wet gemeenschappelijke regelingen;

  • g. Gedeputeerde Staten : Gedeputeerde Staten van Gelderland;

  • h. voorzitter : de voorzitter van het bestuur, bedoeld in artikel 6;

  • i. vervoer : onder vervoer wordt in deze regeling het vraagafhankelijk vervoer op basis van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en het provinciale OV-vangnet verstaan.

• 2. Onder bedrijfsvoeringsorganisatie worden tevens het bestuur en de medewerkers daarvan verstaan.

• 3. Onder deelnemer wordt tevens begrepen de publiekrechtelijke rechtspersoon waarvan de deelnemer bestuursorgaan is.

Artikel 2 – De bedrijfsvoeringsorganisatie

• 1. Bij deze regeling wordt ingesteld een bedrijfsvoeringsorganisatie, genaamd: “Bedrijfsvoeringsorganisatie Valleihopper”.

• 2. De rechtspersoon is gevestigd in Barneveld.

Artikel 3 – Belang

• 1. De regeling is getroffen voor gemeenschappelijke behartiging van de belangen van de deelnemers in het kader van de uitvoering van hun bedrijfsvoeringstaken betreffende het Vraagafhankelijk vervoer en het OV-vangnet. De doelstelling is om te voldoen aan de door Gedeputeerde Staten gestelde kaders en gezamenlijke voordelen te realiseren door:

  • de kosten beter te beheersen;

  • de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen;

  • de kwetsbaarheid van ondersteuning te verminderen;

  • de regionale samenwerking te verbeteren;

  • meer kansen te bieden aan medewerkers.

• 2. De deelnemers achten het ook hun belang de taken die zij in het kader van de gemeenschappelijke regeling uitvoeren zo efficiënt en effectief mogelijk in te richten. Daarom zullen zij hun beleid, regelgeving en werkprocessen die verband houden met de bedrijfsvoering zo veel mogelijk op elkaar afstemmen.

• 3. Voor zover dat voor een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering noodzakelijk is, achten de deelnemers het ook hun belang om deel te kunnen nemen in publiekrechtelijke rechtspersonen.

• 4. Voor zover dat voor een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering noodzakelijk is, achten de deelnemers het, met inachtneming van het bepaalde in artikel 31a van de WGR, ook hun belang om deel te kunnen nemen in een privaatrechtelijke rechtspersoon.

Artikel 4 – Taken

Met inachtneming van het bepaalde in artikel 3 voert de bedrijfsvoeringsorganisatie voor de deelnemers de volgende bedrijfsvoeringstaken voor het vervoer uit:

• a. Het organiseren en afstemmen van het vervoer van de deelnemers;

• b. Het beheren van de bijdrage van de provincie Gelderland;

• c. Het sluiten van overeenkomsten met uitvoerende marktpartijen;

• d. Opdrachtgever voor deze marktpartijen;

• e. Het voorbereiden en uitvoeren van aanbestedingsprocedures voor het vervoer;

• f. Het opzetten en uitvoeren van een klachtenregeling en monitoring van zowel financiën als kwaliteit van de uitvoering van het vervoer;

• g. Het opstellen van kwartaalrapportages over het gebruik en de kostenontwikkeling van het vervoer;

• h. Het opstellen van jaarlijkse rapportages waarin de kosten van de uitvoering worden verantwoord;

• i. Beleidsafstemming bij de deelnemers en voorbereiden van regionale besluitvorming;

• j. Overige werkzaamheden die voortvloeien uit het (contract)beheer van het vervoer.

HOOFDSTUK II: HET BESTUUR

Artikel 5 – Verdeling bevoegdheden

• 1. De deelnemers dragen geen bevoegdheden over aan de bedrijfsvoeringsorganisatie.

• 2. De deelnemers zorgen voor de vaststelling van toereikende mandaten, volmachten en machtigingen die de bedrijfsvoeringsorganisatie nodig heeft voor de uitoefening van zijn taken. Het bestuur houdt hier een register van bij.

• 3. Alle bevoegdheden die bij of krachtens enige wet van toepassing zijn op de bedrijfsvoeringsorganisatie komen toe aan het bestuur.

Artikel 6 – Samenstelling van het bestuur

• 1. Iedere deelnemer wijst uit het betreffende college één lid aan.

• 2. Het lidmaatschap van het bestuur is onverenigbaar met een dienstverband als personeelslid van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

• 3. De aanwijzing van de leden van het bestuur geschiedt voor dezelfde periode als de raden benoemd worden. De deelnemers wijzen ook een plaatsvervangend lid aan.

Artikel 7 – Zittingsduur

• 1. De leden van het bestuur treden af op de dag waarop de nieuwe aangewezen leden van het bestuur in functie treden.

• 2. De leden treden af op het moment dat zij ophouden lid te zijn van het bestuursorgaan dat hen heeft aangewezen.

• 3. Een tussentijds aangewezen lid treedt af op het tijdstip waarop degene in wiens plaats hij is benoemd, zou hebben moeten aftreden.

Artikel 8 – Voorzitter en plaatsvervangend voorzitter

• 1. De voorzitter van het bestuur is het aangewezen lid van de gemeente Barneveld.

• 2. Het bestuur wijst uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter aan.

Artikel 9 – Reglement van orde

• 1. Het bestuur stelt voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden een reglement van orde vast.

• 2. Dit reglement, alsmede de daarin aangebrachte wijzigingen, worden aan de deelnemers gezonden.

Artikel 10 – Vergaderingen

• 1. Het bestuur vergadert ten minste tweemaal per jaar en voorts zo vaak de voorzitter dit nodig oordeelt, of indien tenminste twee van de leden, met opgave van redenen, daarom schriftelijk verzoeken.

• 2. De ambtelijk eindverantwoordelijke van de bedrijfsvoeringsorganisatie woont de vergaderingen bij en heeft daarin een adviserende stem.

• 3. Ook anderen kunnen worden uitgenodigd de vergaderingen van het bestuur bij te wonen.

• 4. De vergaderingen van de bedrijfsvoeringsorganisatie zijn openbaar. Er kan met gesloten deuren worden vergaderd wanneer dit door tenminste een vijfde deel van het aantal aanwezige leden wordt verlangd of de voorzitter het nodig acht. Artikel 23 Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 11 – Besluitvorming

• 1. Het bestuur kan beraadslagen en besluiten wanneer de gewone meerderheid van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 2. Indien de meerderheid van het aantal zitting hebbende leden niet aanwezig is, belegt de voorzitter een nieuwe vergadering. De oproep tot deze vergadering vermeldt de te behandelen zaken. In deze nieuwe vergadering wordt een besluit genomen door de dan aanwezige leden.

• 3. Besluitvorming vindt plaats bij meerderheid van stemmen. Elk bestuurslid heeft 1 stem.

• 4. Indien bij het nemen van een besluit door geen van de leden stemming wordt gevraagd, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen. Als de stemmen staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.

• 5. Een lid van het bestuur neemt niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken. Een benoeming gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt.

• 6. Bij staken van stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt, wordt in dezelfde vergadering een herstemming gehouden. Staken bij deze stemming de stemmen opnieuw, dan beslist het lot, tenzij het reglement van orde anders bepaald.

Artikel 12 – Inlichtingen, verantwoording en ontslag bestuursleden

• 1. Een lid van het bestuur geeft aan het college en de raad van zijn gemeente alle inlichtingen die door één of meer leden van het college en die raad worden verlangd op de bij die gemeente gebruikelijke wijze.

• 2. Een lid van het bestuur kan door de raad van zijn gemeente op de in die gemeente gebruikelijke wijze ter verantwoording worden geroepen voor het door hem in dat bestuur gevoerde beleid.

• 3. Indien een lid van het bestuur niet meer het vertrouwen geniet van de raad of college van zijn gemeente, kan het college hem als zodanig ontslaan.

Artikel 13 – De voorzitter

• 1. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het bestuur en zorgt er voor dat de bestuursbesluiten worden uitgevoerd.

• 2. De voorzitter tekent met de ambtelijk eindverantwoordelijke van de bedrijfsvoeringsorganisatie de stukken die van het bestuur uitgaan.

• 3. De voorzitter vertegenwoordigt de bedrijfsvoeringsorganisatie in en buiten rechte.

• 4. In gedingen of bij rechtshandelingen met de gemeente, tot welk bestuur de voorzitter behoort, wordt de bedrijfsvoeringsorganisatie vertegenwoordigd door de plaatsvervangend voorzitter.

• 5. De voorzitter kan de vertegenwoordiging, na overleg met het bestuur, aan een door hem schriftelijk aan te wijzen gemachtigde toevertrouwen.

HOOFDSTUK III: GEMEENSCHAPPELIJK EIGENAARSOVERLEG

Artikel 14 – Gemeenschappelijk Eigenaarsoverleg

• 1. Er is een Gemeenschappelijk Eigenaarsoverleg waaraan de acht gemeentesecretarissen en de projectleider Valleihopper deelnemen.

• 2. Het eigenaarsoverleg adviseert het bestuur en besluit over onderwerpen die samen hangen met de eigenaarsrol die de deelnemers hebben ten aanzien van Valleihopper.

• 3. Het bestuur legt de werkwijze en de bevoegdheden van het eigenaarsoverleg vast in een statuut.

HOOFDSTUK IV: DE ORGANISATIE

Artikel 15 – eindverantwoordelijkheid

• 1. De bedrijfsvoeringsorganisatie heeft een eigen ambtelijk apparaat dat gefaciliteerd wordt door de gemeente Barneveld.

• 2. Aan het hoofd van het ambtelijk apparaat staat een ambtelijk eindverantwoordelijke.

• 3. Het bestuur benoemt, schorst en ontslaat de ambtelijk eindverantwoordelijke.

• 4. De ambtelijk eindverantwoordelijke vervult in het bestuur de functie van secretaris.

• 5. De ambtelijke eindverantwoordelijke valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeente Barneveld.

• 6. De gemeentesecretaris van de gemeente Barneveld is bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden. De belangen van het ambtelijk apparaat worden behartigd door de OR van de gemeente Barneveld.

• 7. De ambtelijk eindverantwoordelijke is verantwoording verschuldigd aan het bestuur.

• 8. Het bestuur regelt de vervanging van de ambtelijk eindverantwoordelijke in geval van diens afwezigheid.

• 9. Alle stukken van het bestuur worden door de ambtelijk eindverantwoordelijke mede ondertekend.

• 10. Het bestuur legt de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de ambtelijk eindverantwoordelijke vast in een statuut.

Artikel 16 – Personeel

Bij de bedrijfsvoeringsorganisatie is personeel werkzaam. Op het personeel is, met uitzondering van de doelgroep WSW, de CAO Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties van toepassing.

HOOFDSTUK V: FINANCIËN

Artikel 17 – Financiële administratie en controle

Op het financieel beleid, het financieel beheer, de inrichting van de financiële organisatie en de controle daarop zijn de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet van overeenkomstige toekomstig.

Artikel 18 – Kaderbrief en begroting

• 1. Het bestuur stelt in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders op doormiddel van een concept kaderbrief en ontwerpbegroting. Deze kaders bevatten in ieder geval een indicatie van de gemeentelijke bijdrage, de beleidsvoornemens en de prijscompensatie voor het begrotingsjaar.

• 2. Het bestuur zendt de ontwerpbegroting en concept kaderbrief minimaal acht weken voordat deze ter vaststelling aan het bestuur wordt aangeboden, toe aan de raden van de deelnemers. De raden van de deelnemers worden in de gelegenheid gesteld bij het bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting en kaderbrief naar voren te brengen. Het bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het bestuur wordt aangeboden.

• 3. Het bestuur stelt jaarlijks uiterlijk 15 juli van het jaar, voorafgaande aan het kalenderjaar waarvoor zij geldt, een begroting van inkomsten en uitgaven van de bedrijfsvoeringsorganisatie vast.

• 4. Het bestuur zendt de begroting binnen twee weken na vaststelling, doch in ieder geval voor 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan Gedeputeerde Staten door.

• 5. Terstond na de vaststelling zendt het bestuur de begroting ter kennisname aan de raden van de deelnemers.

• 6. De begroting kan zo nodig in de loop van het kalenderjaar worden gewijzigd.

• 7. Het bepaalde in dit artikel is van overeenkomstige toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting, wanneer de wijziging leidt tot een verhoging van de totale bijdrage van de deelnemers met meer dan € 50.000,00.

Artikel 19 – Jaarrekening

• 1. Het bestuur zendt de voorlopige jaarrekening over het afgelopen kalenderjaar jaarlijks vóór 15 april toe aan de raden van de deelnemers.

• 2. De rekening met bijbehorende accountantsverklaring wordt binnen twee weken na vaststelling doch uiterlijk 15 juli aan Gedeputeerde Staten gezonden.

• 3. Een batig of nadelig saldo zal aan de deelnemers worden uitgekeerd of in rekening worden gebracht, naar rato van de inbreng van de deelnemers in de regeling.

• 4. De risicoreserve (weerstandsvermogen) van de bedrijfsvoeringsorganisatie zal een bedrag gelijk aan 3% van de jaarlijkse exploitatielast niet te boven gaan.

• 5. Het bestuur zendt de rekening en bijbehorende accountantsverklaring na vaststelling ter kennisname aan de raden van de deelnemers.

Artikel 20 – Bekostiging

• 1. In de begroting staat welke bijdrage elke deelnemer verschuldigd is ter dekking van alle kosten van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Daarbij geldt als uitgangspunt dat de deelnemers er steeds voor zorgen dat de bedrijfsvoeringsorganisatie altijd over voldoende middelen beschikt om aan al zijn verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen.

HOOFDSTUK VI: ARCHIEF

Artikel 21 – Archief

• 1. Het bestuur zorgt voor de archiefbescheiden van de bestuursorganen ingesteld bij de gemeenschappelijke regeling overeenkomstig de regelgeving die geldt binnen de gemeente Barneveld.

• 2. Gedeputeerde Staten oefenen toezicht uit op de in het eerste lid aan het bestuur opgedragen zorg voor de archiefbescheiden.

• 3. De projectleider is belast met het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het archief gemeente Barneveld.

• 4. Voor de bewaring van de op grond van de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995 over te brengen archiefbescheiden van de in deze regeling genoemde bestuursorganen is aangewezen de archiefbewaarplaats van het archief gemeente Barneveld.

• 5. De in het vierde lid bedoelde archiefbescheiden worden beheerd door de gemeente Barneveld.

HOOFDSTUK VII: GESCHILLEN

Artikel 22 – Geschillenregeling

Indien een geschil zich voordoet is artikel 28 van de wet van toepassing.

HOOFDSTUK VIII: TOETREDING, UITTREDING, WIJZIGING EN OPHEFFING

Artikel 23 – Toetreding

• 1. Toetreding tot de regeling kan plaatsvinden indien alle deelnemers daartoe bij gewone meerderheid besluiten.

• 2. Een verzoek tot toetreding dient bij het bestuur te worden ingediend, dat aan de deelnemers een advies uitbrengt over de toetreding en de eventueel daarbij te stellen voorwaarden.

• 3. Een partij die toetreedt, betaalt hiervoor een bijdrage.

• 4. De bijdrage voor de toetredende partij, zijnde een gemeente of een gemeenschappelijke regeling, bestaat uit een bedrag dat nader bepaald dient te worden.

Artikel 24 – Uittreding

• 1. Uittreding van een of meer deelnemers is gedurende een periode van twee jaar na het aangaan van of toetreding tot de regeling niet mogelijk.

• 2. Na de in het eerste lid genoemde periode kan een deelnemer uittreden door toezending van de daartoe strekkende besluiten van de bestuursorganen aan het bestuur.

• 3. De uittreding kan slechts plaatsvinden op 1 januari van ieder jaar met inachtneming van een opzegtermijn van 1 jaar.

• 4. Het bestuur besluit over de gevolgen van de uittreding, met in acht name van het bepaalde in de leden 6 tot en met 8 van dit artikel.

• 5. De financiële gevolgen van de uittreding worden - inclusief de hierdoor ontstane personele verplichtingen - aan de uittredende deelnemer in rekening gebracht.

• 6. Voor de vaststelling van de financiële gevolgen van uittreding wordt voorafgaande aan de uittreding door de deelnemers gezamenlijk advies gevraagd aan één onafhankelijke externe deskundige.

• 7. Bij de vaststelling van de financiële gevolgen zullen in ieder geval de volgende onkostenposten van de deelnemers die niet uittreden betrokken worden: investeringskosten, frictiekosten, personele kosten, huisvestingskosten, verhuiskosten en materiële kosten.

• 8. Het advies van de in lid 6 genoemde deskundige is bindend. De kosten van inschakeling van de deskundige zijn voor rekening van de deelnemer die uittreedt.

• 9. Lid 1 tot en met 8 van dit artikel zijn ook van toepassing op een partiële uittreding.

Artikel 25 – Wijziging

• 1. Het bestuur of de bestuursorganen van één van de deelnemers kunnen een voorstel indienen tot wijziging van deze regeling.

• 2. Deze regeling kan slechts gewijzigd worden indien alle deelnemers daartoe bij gewone meerderheid besluiten.

Artikel 26 – Opheffing

• 1. Een voorstel aan de deelnemers tot opheffing van de regeling kan worden gedaan door het bestuur of door de bestuursorganen van één van de gemeenten.

• 2. De deelnemers besluiten bij gewone meerderheid tot opheffing van de regeling.

• 3. Het bestuur stelt, nadat hij de bestuursorganen van de deelnemers om zienswijzen heeft gevraagd, een liquidatieplan vast en regelt de vereffening van het vermogen. Het liquidatieplan voorziet in ieder geval in de verplichting van de deelnemers alle rechten en verplichtingen van de bedrijfsvoeringorganisatie over de deelnemers te verdelen op een in het plan te bepalen wijze.

• 4. Het liquidatieplan voorziet in de gevolgen die de opheffing heeft voor het personeel.

• 5. Het bestuur is belast met de uitvoering van de liquidatie en blijft ook na het tijdstip van opheffing in functie, totdat de liquidatie is voltooid.

Artikel 27 – Toezending van besluiten

Het college van de gemeente Barneveld zendt de regeling alsmede de besluiten tot toetreding, uittreding, wijziging of opheffing van de regeling aan Gedeputeerde Staten.

HOOFDSTUK IX: OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN

Artikel 28 – Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de dag na die van de na bekendmaking, werkt terug tot en met 1 januari 2021 en geldt voor onbepaalde tijd.

Artikel 29 – Citeertitel

De regeling kan worden aangehaald als “Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Valleihopper”.

Vastgesteld namens het College van Burgemeester en Wethouders van de deelnemende gemeente Barneveld op 22 december 2020,

P.J.T. van Daalen

Wethouder Barneveld

Vastgesteld namens het College van Burgemeester en Wethouders van de deelnemende gemeente Ede op 15 december 2020,

P. de Pater

Wethouder Ede

Vastgesteld namens het College van Burgemeester en Wethouders van de deelnemende gemeente Nijkerk op 9 december 2020,

H.L. Dijksterhuis

Wethouder Nijkerk

Vastgesteld namens het College van Burgemeester en Wethouders van de deelnemende gemeente Renswoude op 10 december 2020,

A. Wijs

Wethouder Renswoude

Vastgesteld namens het College van Burgemeester en Wethouders van de deelnemende gemeente Rhenen op 8 december 2020,

J.G. Boerkamp

Wethouder Rhenen

Vastgesteld namens het College van Burgemeester en Wethouders van de deelnemende gemeente Scherpenzeel op 15 december 2020,

H. van Dijk-van Ommering

Wethouder Scherpenzeel

Vastgesteld namens het College van Burgemeester en Wethouders van de deelnemende gemeente Veenendaal op 22 december 2020,

M. Beek

Wethouder Veenendaal

Vastgesteld namens het College van Burgemeester en Wethouders van de deelnemende gemeente Wageningen op 9 december 2020,

P. de Haan

Wethouder Wageningen