Samenwerkingsovereenkomst Beheer en Exploitatie en Transitie Nationale Databank Flora en Fauna 2021–2024

De ondergetekenden:

De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, handelend als bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de Staat der Nederlanden, namens deze de Directeur Natuur, de heer drs. ing. D.L.M. Slangen, (hierna te noemen: ‘LNV’);

en

De Vereniging het Interprovinciaal Overleg, in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar algemeen directeur de heer drs. J.H. de Baas, en haar directeur BIJ12, mevrouw ir. J.D.C. van der Endt MPA, (hierna te noemen: ‘IPO’);

Hierna tezamen aangeduid als ‘Partijen’.

Overwegende dat:

• (A) Partijen, LNV en het IPO alsmede de via het IPO vertegenwoordigde twaalf provincies, vanuit hun onderscheidenlijke taken, verantwoordelijkheden en doelstellingen groot belang hechten aan het realiseren en in stand houden van een goede gegevensvoorziening over natuur (dier- en plantensoorten) teneinde henzelf, andere medeoverheden en het publiek in brede zin in staat te stellen daarover te beschikken;

• (B) Partijen daartoe gegevens over natuur onverminderd willen laten valideren en laten opnemen in de Nationale Databank Flora en Fauna (hierna: NDFF) van de Stichting Nationale Databank Flora en Fauna (hierna: de Stichting NDFF);

• (C) Bij de evaluatie van de Samenwerkingsovereenkomst beheer en exploitatie Nationale Databank Flora en Fauna van 17 november 2016 is geconstateerd dat rondom beheer en exploitatie van de NDFF een aantal punten moet worden uitgezocht en aangepast in samenspraak met de Stichting NDFF en andere stakeholders. Daarnaast is er de wens om de NDFF gratis toegankelijk te maken voor een ieder. Dit vergt een transitieproces. Naar aanleiding van de uit die evaluatie voorvloeiende Veranderagenda is inmiddels het Richtinggevend document v0.8 in november 2018 vastgesteld dat als basis dient voor het programmaplan voor de gewenste transitie. In voorliggende overeenkomst worden de afspraken voor de transitieperiode vastgelegd.

• (D) Partijen een groot belang hechten aan het duurzaam en structureel in stand houden en borgen van de NDFF en voorts in de huidige techniek en de huidige exploitatie een transitie in de periode 2021–2024 wensen door te voeren de NDFF als databank met zoveel mogelijk vrij beschikbare data toekomstbestendig functioneren en toegankelijk voor een ieder;

• (E) Partijen open staan voor deelname van andere dan genoemde Partijen aan deze samenwerkingsovereenkomst die een betekenisvolle bijdrage kunnen leveren aan de door Partijen gewenste transitie;

• (F) Partijen het wenselijk vinden dat het beheer en de exploitatie van de NDFF wordt uitgevoerd door de organisatie BIJ12 van het IPO, krachtens een daartoe door de Stichting NDFF verstrekte licentie aan het IPO;

• (G) Het IPO daartoe een vernieuwde licentieovereenkomst met de Stichting NDFF heeft gesloten voor de gehele transitieperiode van 2021–2024

• (H) De uitvoering van het beheer en de exploitatie van de NDFF door BIJ12 gedurende de transitieperiode 2021–2024 ertoe leidt dat BIJ12 de taak op zich neemt voor het structureel onderbrengen van het personeel behorende tot het NDFF-team bij BIJ12.

• (I) Partijen in dit kader willen samenwerken om de door hun gewenste transitie te realiseren en daartoe hun onderlinge verhouding als volgt regelen.

Verklaren het volgende te zijn overeengekomen:

1 Algemene bepalingen

1.1 Definities

Partijen verstaan in deze overeenkomst onder:

a. BIJ12:

uitvoeringsorganisatie van de gezamenlijk provincies, onderdeel van het IPO;

b. Data:

in de NDFF ingevoerde en gevalideerde Natuurgegevens;

c. Kernfunctionaliteiten van de NDFF:

kerntaken van de NDFF conform de vaststelling daarvan in het besluit van 4 december 2013 van de in de samenwerkingsovereenkomst van 18 september 2014 bedoelde Stuurgroep waarin Partijen zijn vertegenwoordigd, bestaande uit invoer en validatie van Natuurgegevens en opslag, beheer en uitvoer/beschikbaarstelling van Data met uitzondering van de in dat besluit genoemde schilactiviteiten. De kerntaken zijn herbevestigd in het Richtinggevend document v0.8 van november 2018.

d. Licentie NDFF:

door de Stichting NDFF aan het IPO verleend, niet overdraagbaar, sublicentieerbaar recht om de NDFF te beheren en te exploiteren. Met deze licentie is het IPO bevoegd tot het laten exploiteren van de NDFF door BIJ12, met inbegrip van het verrichten van alle handelingen die bijdragen aan het in stand houden en het beheer van de NDFF met het oog op het optimaal benutten van de in de NDFF verzamelde Natuurgegevens voor maatschappelijke doeleinden zonder winstoogmerk;

e. Natuurgegeven:

op basis van een validatieprocedure gewaarborgde waarneming van een dier- of plantensoort in Nederland, alsmede de aanpassing of bewerking van die waarneming, niet zijnde foto’s of geluidsbestanden;

f. NDFF:

Nationale Databank Flora en Fauna, bestaande uit een validatieprocedure voor Natuurgegevens, Data, de bijbehorende soft- en hardware en domeinnamen;

g. Partners:

Stakeholders, overheden en organisaties die als bronhouders, leveranciers van Natuurgegevens of gebruikers van Data middels (abonnements)afspraken aan de NDFF verbonden zijn.

h. Programmaplan:

een door Partijen opgesteld meerjarig plan voor het beheer en de exploitatie van de NDFF voor zover het de Kernfunctionaliteiten van de NDFF betreft alsmede de Transitie NDFF tijdens de Transitieperiode¹;

i. Richtinggevend document:

door de Regiegroep Veranderagenda NDFF opgesteld document dat in het kader van de samenwerkingsovereenkomst van 18 september 2014 is opgesteld en onder meer de kerntaken van de NDFF omschrijft en de uitgangspunten voor de Transitie NDFF.

j. Stakeholders:

de soortenorganisaties verenigd in het netwerk SoortenNL,² Sovon³ en de terreinbeherende organisaties⁴ die gezamenlijk hebben bijgedragen aan de totstandkoming van de Veranderagenda en het Transitieproces van de Transitie NDFF breed ondersteunen.

k. Stichting NDFF:

Stichting Nationale Databank Flora en Fauna, eigenares van de NDFF, met als doelstelling de NDFF (de Data, de Natuurgegevens, de bijbehorende soft- en hardware, alsmede de aan de NDFF verbonden merk- en handelsnamen ‘NDFF’, ‘Het Natuurloket’, ‘Natuurloket’ en ‘Telmee’) te bewaren en deugdelijk te laten onderhouden, te laten beheren en te laten exploiteren;

l. Transitie NDFF:

het proces, dat door Partijen en in de brede kring van stakeholders gedragen wordt en in een programmaplan wordt vastgelegd, om:

• 1° de noodzakelijke aanpassingen door te voeren in de governance van de NDFF, de organisatie voor het beheer en de exploitatie van de NDFF en de techniek en ICT-voorzieningen daarvoor teneinde de organisatie en het beheer plus de exploitatie van de NDFF bij BIJ12 te borgen;

• 2° de noodzakelijke aanpassingen door te voeren in de techniek en ICT-voorzieningen van en voor de NDFF teneinde de NDFF optimaal te laten functioneren en te kunnen inrichten en benutten als een databank met open data die voor een ieder toegankelijk is;

• 3° te zorgen dat de NDFF wordt omgevormd tot een databank met open data die voor een ieder toegankelijk is en in die hoedanigheid een wettelijke verankering krijgt;

• 4° te zorgen dat de financiering van het beheer en de exploitatie van de NDFF tijdens en na de transitie toekomstbestendig wordt geborgd.

m. Transitieperiode:

de periode van inwerkingtreding van deze overeenkomst tot en met 31 december 2024 waarbij de Transitie NDFF wordt uitgevoerd.

1.2 Doel

Deze overeenkomst heeft tot doel:

• a. de samenwerking tussen Partijen ten behoeve van het beheer en de exploitatie van de NDFF voor zover het de Kernfunctionaliteiten van de NDFF betreft, door BIJ12 voort te zetten;

• b. de samenwerking tussen Partijen voor de Transitie NDFF gedurende de Transitieperiode op hoofdlijnen te regelen en,

• c. afspraken te maken over de uitvoering en ondersteuning door BIJ12 van deze samenwerkingen tussen Partijen.

1.3 Werkwijze

• 1. Aan de hand van het programmaplan en daarop gebaseerde jaarplannen wordt in de Transitieperiode het beheer en de exploitatie van de NDFF en de Transitie NDFF vorm en inhoud gegeven door Partijen en de Stakeholders en uitgevoerd door BIJ12.

• 2. In het programmaplan worden in ieder geval de volgende onderwerpen opgenomen:

  • a. governance;

  • b. organisatie voor het beheer en de exploitatie;

  • c. techniek en ICT-voorzieningen;

  • d. omvorming tot een databank met open data die voor een ieder toegankelijk is;

  • e. benodigde juridische vormgeving en procedures;

  • f. toekomstbestendige financiering van het beheer en de exploitatie van de NDFF tijdens en na de transitie;

  • g. planning.

2 Governance: Stuurgroep, Programmaraad en secretariaat

2.1 Stuurgroep

• 1. Partijen stellen een stuurgroep in ten behoeve van het beheer en de exploitatie van de NDFF en de Transitie NDFF (hierna: ‘Stuurgroep’).

• 2. De Stuurgroep bestaat uit vertegenwoordigers van Partijen, staat onder voorzitterschap van de algemeen directeur van het IPO en heeft als secretaris een vertegenwoordiger van BIJ12.

• 3. De Stuurgroep heeft als taken:

  • a. het behartigen van de belangen van Partijen ten aanzien van het beheer en de exploitatie van de NDFF en de Transitie NDFF tijdens de Transitieperiode;

  • b. het bewaken van de Transitie NDFF tijdens de Transitieperiode;

  • c. het vaststellen van het programmaplan en wijzigingen van het programmaplan;

  • d. het vaststellen van de op het programmaplan gebaseerde jaarplannen en bijbehorende begrotingen betreffende de uitvoering van Beheer en Exploitatie van de NDFF en de Transitie NDFF alsmede wijzigingen en actualisaties daarvan;

  • e. het vaststellen van de inhoudelijke en financiële jaarverslagen betreffende de uitvoering van het beheer en de exploitatie van de NDFF en de Transitie NDFF door BIJ12;

  • f. informeren gevraagd en ongevraagd van Partijen op bestuurlijk en directeurniveau.

• 4. Het jaarplan en bijbehorende stukken worden door de Stuurgroep vastgesteld.

• 5. De Stuurgroep keurt de periodieke rapportages, jaarrekeningen en jaarverslagen die door BIJ12 ten aanzien van het beheer en de expolitatie van de NDFF en de Transitie NDFF worden opgemaakt goed.

• 6. De Stuurgroep komt minimaal twee keer per jaar bijeen of vaker indien nodig.

2.2 Programmaraad

• 1. Partijen stellen een Programmaraad in ten behoeve van de advisering over de uitvoer van het beheer en de exploitatie van de NDFF en de Transitie NDFF (hierna: ‘Programmaraad’).

• 2. De Programmaraad wordt door Partijen samengesteld uit vertegenwoordigers van Partijen en alle relevante betrokken stakeholders, staat onder voorzitterschap van een onafhankelijke persoon en heeft als secretaris een vertegenwoordiger van BIJ12.

• 3. De Programmaraad heeft als taken:

  • a. het behartigen van de belangen van de leden van de Programmaraad niet zijnde Partijen ten aanzien van het beheer en de exploitatie van de NDFF en de te realiseren functionaliteiten van de NDFF gedurende de Transitie NDFF;

  • b. de Stuurgroep te adviseren over het programmaplan, de wijzigingen van het programmaplan en de op het programmaplan gebaseerde jaarplannen.

2.3 Secretariaat BIJ12 voor de Stuurgroep en Programmaraad

• 1. De Stuurgroep en Programmaraad worden ondersteund door een secretariaat waarin wordt voorzien door BIJ12. Het secretariaat wordt aangestuurd door de secretaris van de Stuurgroep.

• 2. Het secretariaat organiseert onder leiding van de secretaris voorafgaand aan het overleg van de Stuurgroep een ambtelijk vooroverleg tussen Partijen dat de stukken voorbereidt voor de in artikel 2.1, derde lid, genoemde besluitvorming door de Stuurgroep. Deze stukken betreffen in ieder geval:

  • a. concepten voor het jaarplan en de bijbehorende begroting voor het beheer en de exploitatie van de NDFF en de Transitie NDFF die jaarlijks worden opgesteld voor 1 juni;

  • b. ten minste twee keer per jaar of vaker indien nodig voorstellen inzake tussentijdse actualisering van het jaarplan en de bijbehorende begroting tijdens de uitvoeringsperiode daarvan.

• 3. BIJ12 legt conform haar Planning & Control cyclus verantwoording af aan de Stuurgroep inzake de uitvoering van het jaarplan, periodieke rapportages en maakt voor de (financiële) verantwoording van die uitvoering een jaarrekening en jaarverslag op.

3 Taken BIJ12: uitvoering beheer en de exploitatie van de NDFF en Transitie NDFF

3.1 Opstellen programmaplan door BIJ12

• 1. BIJ12 stelt het programmaplan op voor goedkeuring door de Stuurgroep.

• 2. BIJ12 stelt tijdens de Transitieperiode elk jaar een jaarplan met bijbehorende begroting op dat is gebaseerd op het programmaplan.

• 3. BIJ12 belegt de uitvoeringstaken voor het beheer en de exploitatie van de NDFF en Transitie NDFF organisatorisch bij een team, het team NDFF, dat wordt aangestuurd door:

  • a. een manager NDFF die zich richt op het beheer en de exploitatie van de NDFF en

  • b. een transitiemanager die zich richt op de Transitie NDFF.

• 4. BIJ12 is verantwoordelijk voor de structurele PIOFACH-taken voor het team NDFF en de tijdelijke extra inzet noodzakelijk voor de Transitie NDFF.

3.2 Beheer en exploitatie NDFF door BIJ12

• 1. BIJ12 beheert en exploiteert de NDFF conform:

  • a. de licentie d.d. 22 december 2020 die de Stichting NDFF aan het IPO heeft verleend;

  • b. het programmaplan en de daarop gebaseerde jaarplannen en bijbehorende begrotingen.

• 2. BIJ12 hanteert met betrekking tot het beheer en de exploitatie van de NDFF de interne processen en afspraken die vastgelegd zijn in de AO van BIJ12.

• 3. Het staat BIJ12 vrij om werkzaamheden voor het beheer en de exploitatie van de NDFF ook door derden te laten uitvoeren.

• 4. BIJ12 kan zolang dit noodzakelijk is voor het beheer en de exploitatie van de NDFF abonnementscontracten afsluiten en de huidige abonnementenstructuur voor de NDFF in stand houden.

• 5. BIJ12 draagt zorg voor de benodigde capaciteit voor het inbedden van de NDFF binnen de technische infrastructuur van BIJ12 zodat synergiewinst kan worden behaald door een gedeelde infrastructuur.

• 6. BIJ12 heeft voor deze overeenkomst aangaande het beheer en de exploitatie van de NDFF, voor de aansprakelijkheid jegens derden de inspanningsverplichting een naar verkeersnormen passende verzekering af te sluiten en in stand te houden voor de volgende risico’s:

  • a. Bedrijfsaansprakelijkheid (risico’s voor schade aan personen of zaken van derden);

  • b. Beroepsaansprakelijkheid (risico’s voortvloeiende uit beroepsfouten);

  • c. Deze verzekeringen hebben een marktconforme dekking en het minimum verzekerd bedrag bedraagt € 2.500.000,00 per aanspraak en per verzekeringsjaar.

3.3 Transitie NDFF door BIJ12

• 1. BIJ12 voert in samenwerking met Partijen en Stakeholders de Transitie NDFF uit conform het programmaplan en de daarop gebaseerde jaarplannen met bijbehorende begrotingen.

• 2. BIJ12 stelt een transitiemanager aan voor de Transitie NDFF. Deze transitiemanager legt verantwoording af over de voortgang van de uitvoering van de Transitie NDFF aan de Stuurgroep en informeert de Programmaraad.

3.4 Toegang tot NDFF en beschikbaarstelling Natuurgegevens via BIJ12

• 1. Partijen zorgen ervoor dat zij tijdens de Transitieperiode alle aan hen ter beschikking staande en alle nog te krijgen Natuurgegevens waarover zij vrijelijk kunnen beschikken om niet toevoegen aan de NDFF.

• 2. IPO draagt er via BIJ12 zorg voor dat LNV, de twaalf provincies, de relevante organisaties zoals openbare lichamen op grond van gemeenschappelijke regelingen waaraan provincies deelnemen en andere Stakeholders om niet toegang krijgen tot het invoerportaal en het uitvoerportaal van de NDFF, zolang de Transitie NDFF nog niet is voltooid. Deze toegang wordt in afzonderlijke overeenkomsten tussen IPO via BIJ12 en de Stakeholders geregeld.

• 3. IPO zal via BIJ12 overeenkomsten sluiten met Partners waarin afspraken worden gemaakt over onder welke voorwaarden er ten behoeve van de NDFF gebruik gemaakt mag worden van hun Natuurgegevens en hoe zij bijdragen aan en toegang krijgen tot de NDFF.

4 Financiering beheer en exploitatie NDFF en Transitie NDFF

4.1 Financiële bijdragen Partijen

• 1. Partijen onderschrijven het belang om zorg te dragen voor een structurele en toekomstbestendige financiering van de NDFF in de huidige vorm, tijdens en na de Transitie NDFF. Zij spannen zich daarbij in om de financiële risico’s van BIJ12 bij de uitvoering het beheer en de exploitatie van de NDFF en de Transitie NDFF in de Transitieperiode zoveel mogelijk te mitigeren.

• 2. Partijen zijn bereid om voor zover passend binnen de relevante internationale en nationale wettelijke kaders en met inachtneming van de procedures, zoals die onder meer gelden op het terrein van mededinging, in het bijzonder aanbesteding en staatssteun, financiële bijdragen te leveren aan het beheer en de exploitatie van de NDFF en de Transitie NDFF in de Transitieperiode.

• 3. Partijen hebben een voorlopig indicatief overzicht van de verwachte inkomsten en uitgaven voor het beheer en de exploitatie van de NDFF en de Transitie NDFF in de Transitieperiode opgesteld waarbij LNV en de via het IPO vertegenwoordigde twaalf provincies gezamenlijk zullen bijdragen.

• 4. Partijen nemen het voorlopige indicatieve overzicht als uitgangspunt voor het programmaplan en hun besluitvorming over hun financiële bijdragen met dien verstande dat die bijdragen gedeeltelijk ten laste zijn van begrotingen die nog niet zijn vastgesteld of goedgekeurd.

4.2 Financiële bijdrage LNV

• 1. LNV is bereid een bijdrage beschikbaar te stellen voor de uitvoering door BIJ12 van het beheer en de exploitatie van de NDFF en de Transitie NDFF in 2021. Daartoe zal IPO een subsidieaanvraag bij LNV indienen. Deze aanvraag gaat vergezeld van een projectplan en bijbehorende begroting.

• 2. LNV zal zich inspannen om de bijdrage van rijkszijde vanaf 2022 ten opzichte van de bijdrage van de via het IPO vertegenwoordigde twaalf provincies meer in balans te brengen.

4.3 Financiële bijdrage van IPO en de via het IPO vertegenwoordigde twaalf provincies

• 1. Het IPO/BIJ12 kan, onder voorbehoud van financiering hiervan door de via het IPO vertegenwoordigde twaalf provincies, de bijdrage van provinciale zijde ten behoeve van de NDFF jaarlijks beschikbaar stellen voor de financiering van de transitie, het beheer en de exploitatie van de NDFF en de Transitie NDFF in de Transitieperiode.

5 Slotbepalingen

5.1 Geheimhouding

Partijen verbinden zich over en weer, de in het kader van (de uitvoering van) deze overeenkomst uitgewisselde dan wel uit te wisselen financiële gegevens, waarvan redelijkerwijs kan worden aangenomen dat deze gegevens een vertrouwelijk karakter hebben, geheim te houden en deze geheel noch gedeeltelijk aan enige derde bekend te maken, behoudens voor zover een verplichting tot openbaarmaking voortvloeit uit de wet, een rechterlijke uitspraak of deze overeenkomst.

5.2 Wijzigingen

• 1. Elke partij kan de andere partij(en) schriftelijk verzoeken het convenant te wijzigen. De wijziging behoeft de schriftelijke instemming van alle partijen.

• 2. Partijen treden in overleg binnen vier weken nadat een partij de wens daartoe aan de andere partij(en) schriftelijk heeft meegedeeld.

• 3. De wijziging en de verklaring(en) tot instemming worden als bijlage aan het convenant gehecht.

5.3 Escalatieregeling

• 1. Er is sprake van een geschil indien één van Partijen daarvan schriftelijk of per e-mail gemotiveerd melding maakt aan de andere Partij, waarna Partijen binnen 20 werkdagen na een zodanige melding eerst met elkaar in overleg treden om te bezien of in der minne een oplossing van het geschil kan worden gevonden.

• 2. Indien het minnelijk overleg niet binnen twee maanden leidt tot een oplossing van het geschil wordt het geschil beslecht door de bevoegde rechter zoals bedoeld in artikel 5.4.

5.4 Bevoegde rechter

Geschillen tussen Partijen die niet in de minne kunnen worden opgelost, worden beslechtdoor de bevoegde rechter te Den Haag.

5.5 Inwerkingtreding en looptijd

Deze overeenkomst treedt in werking na ondertekening door alle Partijen en werkt terug tot 1 januari 2021 en eindigt op 31 december 2024.

5.6 Ondertekening in verschillende exemplaren

Deze overeenkomst kan worden ondertekend door Partijen in verschillende exemplaren, die samengevoegd hetzelfde rechtsgevolg hebben alsof deze overeenkomst is ondertekend door alle Partijen in één exemplaar.

5.7 Publicatie

• 1. Binnen twee maanden na ondertekening van deze overeenkomst wordt de zakelijke inhoud daarvan gepubliceerd in de Staatscourant.

• 2. Van opzeggen wordt melding gemaakt in de Staatscourant.

Aldus in drievoud opgemaakt en ondertekend

De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, als vertegenwoordiger van de Staat der Nederlanden en handelend als bestuursorgaan, namens deze: D.L.M. Slangen Directeur Natuur

11 maart 2021

De vereniging Het interprovinciaal Overleg te dezen vertegenwoordigd door: J.H. de Baas algemeen directeur IPO

11 maart 2021

J.D.C. van der Endt Directeur BIJ12

11 maart 2021

---

1 Voor dit programmaplan dient het in november 2018 onder de Veranderagenda NDFF vastgestelde document v0.8 als basis.

2 Anemoon, BLWG, EIS-NL, FLORON, NMV, RAVON, TINEA, De Vlinderstichting en De Zoogdiervereniging, zie de website van Stichting SoortenNL http://www.soortennl.nl/soortenorganisatie.

3 Vereniging Sovon Vogelonderzoek Nederland.

4 Staatsbosbeheer, Natuurmonumenten (Vereniging tot Behoud van Natuurmonumenten in Nederland) en De12Landschappen (Stichting Unie van Provinciale Landschappen).