1 Convenant KIK-V

Versie 1.0, d.d. 2 december 2020

De ondergetekenden

• ActiZ

• De Staat der Nederlanden, te dezen vertegenwoordigd door de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, te dezen vertegenwoordigd door de Directeur Langdurige Zorg

• Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd

• Nederlandse Zorgautoriteit

• Patiëntenfederatie Nederland

• Zorginstituut Nederland

• Zorgverzekeraars Nederland

hierna ieder afzonderlijk te noemen ‘Partij’ en gezamenlijk te noemen ‘Partijen’

In aanmerking nemende dat

• Zorginstituut Nederland door het ministerie van VWS is gevraagd om samen met de overige Partijen binnen het programma KIK-V de informatievoorziening over (de kwaliteit en bedrijfsvoering van) verpleeghuiszorg te verbeteren.

• Partijen ook na het programma KIK-V willen blijven samenwerken om de informatievoorziening over (de kwaliteit en bedrijfsvoering van) verpleeghuiszorg te verbeteren en de wens hebben elkaar blijvend te informeren over ontwikkelingen om hier gezamenlijk sturing aan te kunnen geven.

• De manier van samenwerken op de informatievoorziening na het programma KIK-V is vervat in de Afsprakenset KIK-V.

• Partijen met elkaar sturing geven aan het beheer, de doorontwikkeling, het gebruik en het toezicht op de naleving van de Afsprakenset KIK-V.

• Zorginstituut Nederland, in opdracht van het ministerie van VWS en aangestuurd door Partijen in gezamenlijkheid, als Beheerorganisatie de samenwerking faciliteert.

• Partijen in de Afsprakenset KIK-V afspraken opnemen over de wijze waarop Zorginstituut Nederland haar rol als Beheerorganisatie vormgeeft.

• Partijen, en niet Zorginstituut Nederland als Beheerorganisatie en VWS als opdrachtgever en financier van Zorginstituut Nederland als Beheerorganisatie, samen verantwoordelijk zijn voor (de besluitvorming over) de Afsprakenset KIK-V.

• Partijen zich willen committeren aan de samenwerking zoals vervat in de Afsprakenset KIK-V en de onderlinge verwachtingen daaromtrent willen expliciteren.

• Partijen dit in de vorm van bestuurlijke afspraken schriftelijk in dit Convenant willen vastleggen.

• Partijen aanvullend op de bestuurlijke afspraken een aantal afgeleide verbintenissen ten aanzien van geheimhouding en privacy eveneens in dit Convenant willen vastleggen.

Artikel 1. Definities

In deze afspraken wordt verstaan onder:

• Aanbieders:

• de organisaties die informatie over de kwaliteit en bedrijfsvoering van verpleeghuiszorg beschikbaar stellen, zoals bedoeld in de Afsprakenset.

• Afnemers:

• de organisaties die gebruik maken van informatie over de kwaliteit en bedrijfsvoering van verpleeghuiszorg, zoals bedoeld in de Afsprakenset.

• Afsprakenset:

• de Afsprakenset KIK-V, inclusief de afzonderlijk gepubliceerde uitwisselprofielen, waarmee Partijen afspraken maken over de manier waarop de informatievoorziening over kwaliteit en bedrijfsvoering van verpleeghuiszorg wordt verbeterd en in praktijk wordt uitgewisseld. Voor de laatst geldende release wordt verwezen naar de publicatie door de Beheerorganisatie.

• Beheerorganisatie:

• de organisatie die de samenwerking rondom de Afsprakenset KIK-V faciliteert en waarvan de taken en verantwoordelijkheden nader zijn gedefinieerd in dit Convenant en de Afsprakenset.

• Convenant:

• het onderhavige document.

• Ketenraad:

• °e Ketenraad KIK-V, het bestuurlijk gremium waarin Partijen uitvoering geven aan dit Convenant en sturen op hoofdlijnen en waarvan de taken en verantwoordelijkheden nader zijn gedefinieerd in dit Convenant en de Afsprakenset.

• KIK-V:

• Keteninformatie Kwaliteit Verpleeghuiszorg: het samenwerkingsverband van Partijen om de informatievoorziening over kwaliteit en bedrijfsvoering van verpleeghuiszorg te verbeteren.

• Tactisch Overleg:

• het Tactisch Overleg KIK-V, het ambtelijk gremium waarin Partijen uitvoering geven aan dit Convenant en de sturing van de Ketenraad integraal voorbereiden en waarvan de taken en verantwoordelijkheden nader zijn gedefinieerd in dit Convenant en de Afsprakenset.

Artikel 2. Onderwerp van het convenant

Partijen spreken met het Convenant de intentie uit tot samenwerking binnen KIK-V bij het beheer, de doorontwikkeling, het gebruik en de naleving van de Afsprakenset ter verbetering van de informatie-uitwisseling over de kwaliteit en bedrijfsvoering van verpleeghuiszorg. Het voorgaande laat onverlet dat de bepalingen over informatieverplichtingen, geheimhouding en privacy (artikel 11 en verder) Partijen privaatrechtelijk verbinden.

Artikel 3. Bestaande rechten en plichten Partijen

• 1. Partijen zijn (en blijven) zelf verantwoordelijk voor het voldoen aan hun wettelijke verplichtingen, met inbegrip van maar niet beperkt tot de wet- en regelgeving zoals opgenomen in het Juridisch Kader van de Afsprakenset.

• 2. Waar wettelijke verplichtingen en verplichtingen voortkomend uit het Convenant en de Afsprakenset strijdig zijn met elkaar, prevaleren wettelijke verplichtingen. Partijen worden hiermee in staat gesteld om te (blijven) voldoen aan de wet. De Afsprakenset bevat een procedure voor afwijkende uitvragen voor situaties waarin de Afnemer de afgesproken procedures in de afsprakenset niet (tijdig) kan volgen doordat de reguliere KIK-V procedures ontoereikend zijn bij het uitvoeren van haar wettelijke taak of haar verplichtingen buiten KIK-V.

Artikel 4. Intenties van Partijen in het algemeen

• 1. Partijen hebben de intentie actief bij te dragen aan de doelstellingen van KIK-V door:

  • zich te conformeren aan de afspraken en werkwijze zoals die zijn opgenomen in de vastgestelde, geldende release van de Afsprakenset;

  • de Afsprakenset uit te dragen bij de vertegenwoordigde achterban;

  • elkaar actief en vroegtijdig te informeren over ontwikkelingen in relatie tot KIK-V, waaronder maar niet beperkt tot die ontwikkelingen die kunnen leiden tot een nieuwe of aangepaste informatiebehoefte.

• 2. Partijen erkennen de grondslagen zoals opgenomen in de geldende release van de Afsprakenset. De grondslagen beschrijven onder meer de doelstellingen van KIK-V en de hoofdlijnen van de oplossing.

• 3. Partijen leveren een actieve bijdrage aan de (strategische) koersbepaling van KIK-V en de Afsprakenset.

• 4. Partijen leveren een actieve bijdrage aan de (door)ontwikkeling, evaluatie van en besluitvorming over de Afsprakenset.

Artikel 5. Specifieke intenties van de Beheerorganisatie

• 1. In opdracht en met financiering van het ministerie van VWS wordt de Beheerorganisatie ingericht. De opdrachtformulering voor de Beheerorganisatie wordt nader ingevuld in overleg met Partijen. De uiteindelijke opdrachtverlening en financiering vallen buiten de reikwijdte van dit Convenant.

• 2. De Beheerorganisatie beoogt het beheer, de doorontwikkeling, het gebruik en het toezicht op de naleving van de Afsprakenset te faciliteren, die door Partijen in gezamenlijkheid wordt ontwikkeld. Een uitgebreide beschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van de Beheerorganisatie is opgenomen in de Afsprakenset.

• 3. De Beheerorganisatie beoogt de vormgeving, publicatie en verspreiding van de Afsprakenset, alsmede de registratie en verslaglegging van activiteiten om hiertoe te komen te verzorgen.

• 4. De Beheerorganisatie beoogt bij het invullen van haar rol de processen zoals opgenomen in de Afsprakenset te volgen.

• 5. De Beheerorganisatie beoogt dat Partijen te allen tijde om niet kennis kunnen hebben van en/of te allen tijde kennis kunnen nemen van de Afsprakenset en daaruit voortvloeiende processen in relatie tot het beheer, de doorontwikkeling, het gebruik en de naleving van de Afsprakenset opdat Partijen (zo nodig) hun taken en verantwoordelijkheid in of bij de uitvoering van deze processen – dan wel anderszins voor zover van belang voor het vertrouwen in het Afsprakenset – kan nemen en/of vervullen.

• 6. De Beheerorganisatie beoogt de consistentie tussen de Afsprakenset en dit Convenant te waarborgen, toe te zien op de onderlinge impact van wijzigingen en de analyse hiervan voor te leggen aan Partijen.

Artikel 6. Uitvoering en kosten

• 1. De samenwerking in het kader van dit Convenant en de Afsprakenset vraagt capaciteit bij de Partijen. Partijen leveren deze capaciteit voor deelname aan de samenwerking ieder voor eigen rekening of indien anders overeengekomen tussen Partijen.

• 2. Een Partij die om wat voor reden dan ook zijn aandeel in de samenwerking niet (meer) kan leveren, informeert daarover middels schriftelijke kennisgeving direct de andere Partijen. In onderling overleg tussen Partijen wordt tot een oplossing gekomen voor desbetreffende situatie.

• 3. Partijen kunnen zich door een andere Partij op onderwerpen laten vertegenwoordigen.

Artikel 7. Communicatie

• 1. Partijen maken schriftelijk afspraken met betrekking tot communicatie en PR over KIK-V en de Afsprakenset in een gezamenlijk opgesteld en geaccordeerd communicatieplan. Over de uitvoering van het communicatieplan vindt een periodiek overleg plaats tussen de communicatievertegenwoordigers van de Partijen.

• 2. De Beheerorganisatie faciliteert de vormgeving, publicatie en verspreiding van het communicatieplan, alsmede de registratie en verslaglegging van activiteiten om hiertoe te komen.

• 3. Het communicatieplan wordt ingebracht in en vastgesteld door de Ketenraad.

• 4. Partijen kunnen nieuwe initiatieven voor het communicatieplan aandragen, die na afstemming met en accordering van de andere Partijen en na vaststelling door de Ketenraad in het communicatieplan zullen worden vastgelegd.

• 5. Met inachtneming van de afspraken in het gezamenlijk communicatieplan kunnen Partijen melding maken van deelname aan de samenwerking in het kader van KIK-V en de resultaten daarvan in eigen communicatie-uitingen.

• 6. Partijen zullen er gedurende de samenwerking in het kader van KIK-V voor zorgen dat de boodschap, die naar buiten wordt gebracht over de samenwerking en de resultaten daarvan, actief met de andere Partijen wordt afgestemd. Dat geldt ook voor de (publicatie)vorm en de duiding. Waar het de toepassing van resultaten in eigen werkprocessen betreft, is afstemming over communicatie niet noodzakelijk.

• 7. Partijen geven toestemming voor vermelding van hun organisatie op de website ten behoeve van KIK-V, zoals beschikbaar gesteld door de Beheerorganisatie.

Artikel 8. Governance – Strategische besluitvorming

• 1. De Ketenraad is het hoogste gremium waarin een bestuurlijke vertegenwoordiging van Partijen uitvoering geeft aan dit Convenant en sturing geeft op hoofdlijnen. De Ketenraad geeft richting aan het beheer, de doorontwikkeling, het gebruik en de naleving van de Afsprakenset en besluit over nieuwe releases. Een uitgebreide beschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van de Ketenraad is opgenomen in de Afsprakenset.

• 2. De Ketenraad vergadert minimaal vier keer per jaar, of zoveel meer als noodzakelijk. De Ketenraad kan ook bepalen besluitvorming schriftelijk te organiseren en te laten vastleggen.

• 3. Partijen wijzen elk een directie- of bestuurslid aan als vertegenwoordiging in de Ketenraad en zorgen bij afwezigheid voor vervanging.

• 4. De Ketenraad besluit op basis van consensus. In het geval Partijen niet tot consensus komen, dan wordt een voorstel afgewezen.

• 5. Partijen kunnen elkaar indien nodig via de Ketenraad aanspreken op de naleving van afspraken.

• 6. De Ketenraad wijst uit haar midden een voorzitter aan voor de Ketenraad. In geval dat geen van Partijen als voorzitter wil fungeren, wordt de voorzitter door de Beheerorganisatie geleverd. De voorzitter wordt (her)benoemd voor de periode van één jaar.

• 7. De Beheerorganisatie verzorgt de voorbereiding en verslaglegging van vergaderingen van de Ketenraad en ziet toe op de opvolging van besluiten. Partijen kunnen onderwerpen aandragen voor de agenda.

Artikel 9. Governance – Tactische besluitvorming

• 1. Het Tactisch Overleg is het gremium waarin een ambtelijke vertegenwoordiging van Partijen uitvoering geeft aan dit Convenant en de besluitvorming van de Ketenraad integraal voorbereidt. Het Tactisch Overleg is, in aanvulling op deze taak, zelfstandig bevoegd om zonder directe tussenkomst van de Ketenraad te besluiten over mineure- en spoedwijzigingen. Besluiten worden in een volgende vergadering van de Ketenraad bekrachtigd in een besluit van de Ketenraad.

• 2. Het Tactisch Overleg vergadert minimaal zes keer per jaar, of zoveel meer als noodzakelijk.

• 3. Partijen wijzen elk een (beleids)medewerker aan als vertegenwoordiging in het Tactisch Overleg. Deze (beleids)medewerkers zijn tevens dagelijks aanspreekpunt voor de uitvoering van de afspraken in dit Convenant en de Afsprakenset (single point of contact). Een overzicht van deze (beleids)medewerkers wordt bijgehouden door de Beheerorganisatie.

• 4. Het Tactisch Overleg besluit op basis van consensus. In het geval Partijen niet tot consensus komen, dan wordt een voorstel afgewezen of de besluitvorming geëscaleerd naar de Ketenraad.

• 5. De Beheerorganisatie zit het Tactisch Overleg voor, verzorgt de voorbereiding en verslaglegging van vergaderingen en ziet toe op de opvolging van besluiten. Partijen kunnen onderwerpen aandragen voor de agenda.

Artikel 10. Wijzigingen of aanvullingen

• 1. Partijen evalueren het Convenant periodiek, ten minste één keer in de twee jaar en bij substantiële wijzigingen aan:

  • de scope van de Afsprakenset (uitbreiding domeinen en type gegevens);

  • de deelnemende Partijen aan dit Convenant;

  • relevante wet- en regelgeving als kader voor de Afsprakenset.

• 2. Wijzigingen of aanvullingen van de bepalingen van dit Convenant, waaronder de toevoeging van nieuwe Partijen, worden na wederzijds akkoord tussen Partijen van kracht door een door Partijen ondertekend schrijven, dat aan dit Convenant wordt gehecht en wordt geacht daarvan deel uit te maken.

Artikel 11. Beëindiging

Iedere Partij is gerechtigd deelname aan deze afspraken met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden op ieder moment in zijn geheel op te zeggen, middels schriftelijke kennisgeving aan de andere Partijen. Beëindiging van dit Convenant door één van de Partijen laat de voortduring van de samenwerking tussen de overgebleven Partijen onverlet.

Artikel 12. Voortdurende bepalingen

Bepalingen uit deze afspraken, die naar hun aard zijn bestemd om ook na beëindiging van de samenwerking voort te duren, zoals de bepalingen ter zake van geheimhouding en privacy, behouden na de beëindiging van deze samenwerking hun werking.

Artikel 13. Informatieplicht

Deelnemers informeren elkaar onmiddellijk over:

• (dreigende) overmacht waardoor een Partij de verplichtingen uit dit Convenant en de Afsprakenset niet meer nakomt of waardoor dreigt dat Partij de verplichtingen uit deze afspraken niet meer zal kunnen nakomen;

• alle andere feiten en omstandigheden die van belang kunnen zijn voor een goede uitvoering van deze afspraken.

Artikel 14. Geheimhouding

Partijen en de door hen bij de uitvoering van de werkzaamheden ten behoeve van KIK-V ingezette personen zijn verplicht tot geheimhouding van alle informatie die zij door de samenwerking verkrijgen, waarvan redelijkerwijs is te verwachten dat openbaarmaking in enigerlei opzicht nadelig kan zijn voor één van de andere Partijen, behoudens indien en voor zover enig wettelijk voorschrift, gedrags- of beroepsregel of een gerechtelijke uitspraak tot bekendmaking verplicht. Voor zover relevant geldt deze geheimhouding ook na afloop van de samenwerking.

Artikel 15. Afspraken over verwerking van gegevens en privacy

• 1. Partijen nemen bij de eventuele verwerking van persoonsgegevens de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht, en houden zich daarbij aan de wettelijk eisen (waaronder begrepen – maar niet beperkt tot – de AVG en de UAVG).

• 2. Indien in het kader van dit Convenant persoonsgegevens worden verwerkt door meerdere Partijen die in hun onderlinge verhouding als verwerkingsverantwoordelijke of verwerker in de zin van art. 4 AVG aan te duiden zijn, dan sluiten de verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker met elkaar een verwerkersovereenkomst voor zover dit noodzakelijk is op grond van de AVG en UAVG.

• 3. Indien in het kader van dit Convenant persoonsgegevens worden verwerkt door meerdere Partijen die gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke zijn, dan zullen Partijen een overeenkomst sluiten die hun onderlinge rechten en plichten beheerst.

Artikel 16. Geschillen

• 1. Er is sprake van een geschil indien tenminste één Partij hierover de andere Partijen schriftelijk bericht.

• 2. Indien er een geschil ontstaat tussen Partijen over dit Convenant of afspraken die daarmee samenhangen, proberen Partijen, binnen een redelijke termijn, in onderling overleg tot een oplossing te komen.

• 3. Indien noodzakelijk volgt verdere afstemming via de Ketenraad zoals beschreven in artikel 8.

• 4. Mochten Partijen niet in onderling overleg tot een oplossing weten te komen, trachten Partijen het geschil op te lossen met behulp van mediation overeenkomstig het reglement van de Mediatorsfederatie Nederland te Rotterdam.

• 5. Indien het onmogelijk is gebleken een geschil over dit Convenant of afspraken die daarmee samenhangen met behulp van mediation op te lossen, wordt het geschil beslecht door de bevoegde rechter.

Artikel 17. Inwerkingtreding en looptijd

Dit Convenant treedt in werking na ondertekening door alle Partijen en geldt voor de duur van één jaar. Na één jaar wordt de duur van het convenant telkens stilzwijgend met een jaar verlengd, tenzij Partijen uiterlijk drie maanden voor het aflopen van hiervoor genoemde termijn besluiten het Convenant te beëindigen.

Artikel 18. Toepasselijk recht

Op deze afspraken is Nederlands recht van toepassing. De rechtbank Den Haag is bij uitsluiting bevoegd om kennis te nemen van geschillen over de uitvoering van dit Convenant.

Artikel 19. Publicatie

Binnen twee maanden na ondertekening van dit Convenant wordt de tekst daarvan gepubliceerd in de Staatscourant en op https://www.officielebekendmakingen.nl/staatscourant.

• 1. Bij wijzigingen in het convenant vindt het eerste lid overeenkomstige toepassing.

• 2. Van opzeggen of ontbinden wordt melding gemaakt in de Staatscourant.

Aldus overeengekomen en ondertekend op de hierna volgende tekenbladen per Partij.

Aldus overeengekomen en ondertekend op 28 januari 2021

ActiZ J.C. Groenenberg-Mossel

Aldus overeengekomen en ondertekend op 5 februari 2021

De Staat der Nederlanden, te dezen vertegenwoordigd door de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, te dezen vertegenwoordigd door de Directeur Langdurige Zorg E.B.K. van Koesveld

Aldus overeengekomen en ondertekend op 20 januari 2021

Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd K. Louwes

Aldus overeengekomen en ondertekend op 22 januari 2021

Nederlandse Zorgautoriteit W. Sijstermans

Aldus overeengekomen en ondertekend op 22 januari 2021

Patiëntenfederatie Nederland D.A. Veldman

Aldus overeengekomen en ondertekend op 20 januari 2021

Zorgverzekeraars Nederland W.J. Adema

Aldus overeengekomen en ondertekend op 21 januari 2021

Zorginstituut Nederland T. van Grinsven