Besluit van de voorzitter van het Bureau Financieel Toezicht (BFT), houdende verlening van mandaat, volmacht en machtiging aan functionarissen, werkzaam bij het BFT (Besluit mandaat, volmacht en machtiging BFT 2021)

DE VOORZITTER VAN HET BUREAU FINANCIEEL TOEZICHT (BFT),

Gelet op afdeling 10.1.1 Algemene wet bestuursrecht (Awb);

Gelet op de artikelen 110, 111a, eerste lid en 111b van de Wet op het notarisambt (Wna);

Gelet op de artikelen 30, 30a, eerste lid en 30b van de Gerechtsdeurwaarderswet (Gdw);

Gelet op de artikelen 24 en 31 Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft);

Gelet op artikel 5 Uitvoeringsbesluit Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme;

Gelet op het Bestuursreglement;

Gelet op het artikel 1 Besluit aanwijzing toezichthouders Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme;

Overwegende dat het noodzakelijk is dat de volgende besluiten worden genomen met betrekking tot de uitvoering van de taken van het BFT;

BESLUIT:

Paragraaf 1. Organisatie en taakverdeling

Artikel 1

• 1. Het BFT is ingesteld bij artikel 110, lid 1 Wet op het notarisambt (Wna).

• 2. Het BFT bezit rechtspersoonlijkheid en is krachtens artikel 110, lid 9 Wna een zelfstandig bestuursorgaan.

• 3. Het BFT is verantwoordelijk voor:

  • a. het integrale toezicht op de naleving van de Wet op het notarisambt (Wna);

  • b. het integrale toezicht op de naleving van de Gerechtsdeurwaarderswet (Gdw);

  • c. toezicht op de naleving van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft);

• 4. Het BFT kan tevens verantwoordelijk worden gesteld voor andere taken die het bij of krachtens de Wna en andere wetten zijn opgedragen.

Artikel 2

• 1. Het bestuur is conform artikel 110, lid 3 Wna belast met de algemene leiding van het BFT en met het beheer en de beschikking over zijn vermogen.

• 2. De voorzitter vertegenwoordigt conform artikel 110, lid 5 Wna het BFT in en buiten rechte.

• 3. De directeur is belast conform artikel 110, lid 6 Wna met de dagelijkse leiding van het BFT en met de feitelijke uitvoering van de onder het eerste lid genoemde taken.

• 4. Het BFT heeft de volgende organisatiestructuur:

  • a. directeur;

  • b. afdeling Notariaat/Gerechtsdeurwaarders (N/G);

  • c. afdeling Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft);

  • d. afdeling Juridische Zaken en Handhaving (JZH);

  • e. afdeling Bedrijfsvoering (Bv).

• 5. De directeur en de hoofden van de afdelingen vormen het Managementteam (MT) onder verantwoordelijkheid van de directeur.

Artikel 3

De afdelingen zijn met de volgende taken belast:

• 1. de afdeling N/G is belast met:

  • a. het integrale toezicht op het notariaat op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Wet op het notarisambt en/of krachtens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme;

  • b. het integrale toezicht op de gerechtsdeurwaarderij op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Gerechtsdeurwaarderswet;

  • c. het (mede) feitelijk naar buiten optreden namens het BFT in rechte bij zaken die samenhangen met de taken als bedoeld onder a en b;

  • d. het ontwikkelen van beleid en methodieken;

  • e. het uitvoeren van analyses;

  • f. het geven van voorlichting;

  • g. het leveren van het secretariaat voor de Commissies van Deskundigen Notariaat en Gerechtsdeurwaarders;

  • h. en overige taken die met de uitvoering van de werkzaamheden van de afdeling te maken hebben.

• 2. de afdeling Wwft is belast met:

  • a. het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme;

  • b. het (mede) feitelijk naar buiten optreden namens het BFT in rechte bij zaken die samenhangen met de taken als bedoeld onder a;

  • c. het ontwikkelen van beleid en methodieken;

  • d. het uitvoeren van analyses;

  • e. het geven van voorlichting;

  • f. en overige taken die met de uitvoering van de werkzaamheden van de afdeling te maken hebben.

• 3. de afdeling JZH is belast met:

  • a. het voorbereiden, opleggen en uitvoeren van bestuursrechtelijke, tuchtrechtelijke en andersoortige handhavingsinstrumenten en procedures;

  • b. het adviseren over en het behandelen van algemene juridische aangelegenheden en verzoeken, onder meer gebaseerd op de AVG, waaronder het afhandelen van meldingen gegevensverwerkingen en datalekken, en de Wet openbaarheid van bestuur;

  • c. het afhandelen van klachten als bedoeld in titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht, tenzij het bestuur besluit deze zelf af te doen;

  • d. het vertegenwoordigen van (feitelijk naar buiten optreden namens) het BFT in rechte bij zaken die samenhangen met de taken als bedoeld onder a t/m c;

  • e. het ontwikkelen van beleid en methodieken en activiteiten bij wet- en regelgeving;

  • f. externe communicatie, het geven van voorlichting, samenwerking met beroepsgroepen en opdrachtgevers;

  • g. en overige taken die met de uitvoering van de werkzaamheden van de afdeling te maken hebben.

• 4. de afdeling Bv is belast met:

  • a. het beleid, de advisering, de uitvoering en toezicht ten aanzien van werkzaamheden inzake:

    • 1. het secretariaat;

    • 2. facilitaire zaken;

    • 3. huisvesting;

    • 4. planning en control;

    • 5. informatie en communicatietechnologie;

    • 6. inkoop;

    • 7. informatiebeheer (inclusief AVG, waaronder het afhandelen van meldingen gegevensverwerkingen en datalekken) en Informatiebeveiliging;

    • 8. personeel en organisatie.

  • b. het (mede) feitelijk naar buiten optreden namens het BFT bij zaken die samenhangen met de werkzaamheden als bedoeld onder a;

  • c. en overige taken die met de uitvoering van de werkzaamheden van de afdeling te maken hebben.

Paragraaf 2. Mandaat, volmacht en machtiging

Artikel 4

• 1. Aan de directeur wordt mandaat, volmacht en machtiging verleend om namens de voorzitter van het BFT besluiten te nemen of andere (rechts)handelingen te verrichten.

• 2. In het kader van de dagelijkse leiding mag de directeur verplichtingen aangaan en (individuele) betalingen doen voor zover het betreft:

  • a. het aangaan van financiële verplichtingen en (individuele) betalingen vallende binnen een maximum bedrag van € 400.000,– per verplichting in het kader van de dagelijkse gang van zaken (passend binnen de begroting en taakstelling van het BFT);

  • b. het aanstellen of inhuren van (tijdelijk) personeel.

• 3. Het beslissingsmandaat, ondertekeningsmandaat en vertegenwoordigingsmandaat van de directeur wordt ondergemandateerd aan de hoofden van de afdelingen, zover het gaat om werkzaamheden die aan die afdeling zijn toebedeeld. Aan de directeur BFT blijft voorbehouden:

  • a. het aangaan van nieuwe financiële verplichtingen;

  • b. het aannemen, ontslaan en schorsen van personeel;

  • c. het nemen van besluiten, anders genoemd dan onder a. en b., die vergaande consequenties voor het BFT hebben.

Paragraaf 3. Ondertekeningsbevoegdheid

Artikel 5

• 1. Aan de directeur en de hoofden van de afdelingen komt de bevoegdheid toe documenten te ondertekenen ten aanzien van aangelegenheden, die door de voorzitter van het bestuur BFT krachtens het in artikel 4 verleende mandaat, volmacht of de verleende machtiging zijn afgedaan, tenzij de aard van de aangelegenheid zich hiertegen verzet.

• 2. Functionarissen in de functie van toezichthouder zijn conform hoofdstuk 5 van de Awb bevoegd bij de uitoefening van hun functie binnen de betrokken afdeling toezichtsrapportages te ondertekenen.

Paragraaf 4. Vertegenwoordiging

Artikel 6

Conform artikel 2, lid 2 van dit besluit wordt aan het vertegenwoordigen bij ‘gerechtelijke’ procedures machtiging verleend aan de directeur BFT, de hoofden van de afdelingen, de functionarissen van de afdeling JZH.

Paragraaf 5. Vervangingsregeling

Artikel 7

• 1. Bij afwezigheid of ontstentenis van de voorzitter van het bestuur BFT is de aangewezen plaatsvervangend voorzitter bevoegd de voorzitter te vervangen en treedt tijdens deze periode op als plaatsvervangend voorzitter.

• 2. Bij afwezigheid of ontstentenis van de directeur BFT is het hoofd van de afdeling JZH bevoegd de directeur te vervangen en treedt tijdens deze periode op als plaatsvervangend directeur BFT.

• 3. Bij afwezigheid of ontstentenis van de directeur BFT en de plaatsvervangend directeur BFT, is één van de de andere hoofden van de toezichtsafdelingen bevoegd de directeur te vervangen en treedt tijdens deze periode op als plaatsvervangend directeur BFT.

• 4. Bij afwezigheid of ontstentenis van één van de hoofden van de afdelingen zijn de directeur en de overige hoofden bevoegd deze te vervangen rekening houdend met de aard van hun functie, tenzij het betreft:

  • a. besluiten die vergaande consequenties hebben voor de betreffende afdeling;

  • b. het houden van functionerings- en beoordelingsgesprekken van medewerkers van de te vervangen afdeling.

Paragraaf 6. Klachtencoördinatie

Artikel 8

• 1. Aan het hoofd JZH en de functionarissen van de afdeling JZH wordt mandaat en machtiging verleend voor het behandelen van klachten en het doen van een uitspraak als bedoeld in titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht.

• 2. In geval van betrokkenheid van de bestuursleden, de directeur, de hoofden dan wel de functionarissen van de afdeling JZH doet het bestuur BFT en/of de directeur de klacht af.

Paragraaf 7. Ondertekening

Artikel 9

• 1. De ondertekening van documenten die door de voorzitter van het bestuur BFT, worden afgedaan, geschiedt als volgt:

  Bureau Financieel Toezicht,

  de voorzitter van het bestuur,

  (gevolgd door de handtekening en de naam van de voorzitter)

• 2. De ondertekening van documenten die door de aangewezen plaatsvervangend voorzitter van het bestuur BFT krachtens artikel 7 worden afgedaan, geschiedt als volgt:

  Bureau Financieel Toezicht,

  de plaatsvervangend voorzitter van het bestuur,

  (gevolgd door de handtekening en de naam van de plaatsvervangend voorzitter)

• 3. De ondertekening van documenten die namens de voorzitter van het bestuur BFT krachtens het in artikel 4 verleende mandaat, volmacht of de verleende machtiging, worden afgedaan, geschiedt als volgt:

  Bureau Financieel Toezicht,

  de voorzitter van het bestuur,

  voor deze,

  (gevolgd door de handtekening, de naam van de ondertekenaar en de vermelding van de functie)

• 4. De ondertekening van documenten die namens de voorzitter van het bestuur BFT krachtens het in artikel 4 verleende mandaat, volmacht of de verleende machtiging en krachtens artikel 7 als plaatsvervanger worden afgedaan, geschiedt als volgt:

  Bureau Financieel Toezicht,

  de voorzitter van het bestuur,

  voor deze,

  (gevolgd door de handtekening, de naam van de ondertekenaar en de vermelding van de plaatsvervangende functie)

Paragraaf 8. Slotbepalingen

Artikel 10.

• 1. Dit besluit wordt aangehaald als: ‘Besluit mandaat, volmacht en machtiging BFT 2021’.

• 2. Het Organisatiebesluit van 31 augustus 2015 wordt ingetrokken.

• 3. De volgende mandaatbesluiten uit 2016 worden ingetrokken:

  • Mandaatbesluit 2016 Bureau Financieel Toezicht;

  • Besluit ondermandaat aan hoofden;

  • Besluit ondermandaat afdeling Juridische zaken/Handhaving;

  • Besluit ondermandaat afdeling Notariaat/Gerechtsdeurwaarders;

  • Besluit ondermandaat afdeling Wwft.

• 4. Alle onder het Mandaatbesluit 2016 liggende (persoonlijke) mandaten en persoonlijke volmachten, dan wel machtigingen aan medewerkers BFT, die door de voorzitter dan wel de (plv.) directeur BFT zijn verleend, worden hierbij ingetrokken.

• 5. Dit besluit treedt met terugwerkende kracht in werking vanaf 1 januari 2021.

• 6. Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant en op de website van het BFT (www.bureauft.nl) worden geplaatst.

Utrecht, 21 januari 2021

Bureau Financieel Toezicht, de voorzitter van het bestuur, C. Breedveld

Tegen dit besluit kan degene wiens belang rechtstreeks bij dit besluit is betrokken binnen zes weken na de dag van de dagtekening van de Staatscourant waarin dit besluit is bekendgemaakt een gemotiveerd bezwaarschrift indienen bij het Bureau Financieel Toezicht, Postbus 14052, 3508 SC Utrecht.

TOELICHTING

Algemeen

In dit Besluit Mandaat, volmacht en machtiging BFT 2021 staat welke bevoegdheden het Bureau Financieel Toezicht (BFT) heeft. De voorzitter van het bestuur van het BFT is bevoegd tot het nemen van besluiten bij het BFT. Deze bevoegdheid kan de voorzitter van het bestuur middels mandaten, volmachten en machtigingen overdragen aan ondergeschikten bij het BFT.

Paragraaf 1. Organisatie en taakverdeling (artikelen 1 t/m 3)

Het BFT voert de aan het BFT toebedeelde wettelijke taken uit, waarbij het wenselijk is dat in de organisatie van het BFT duidelijk wordt, waar deze taken zijn belegd. Deze paragraaf over de organisatie en de taakverdeling geeft daartoe de noodzakelijke bestuurlijke transparantie.

Per 6 oktober 2020 is de afdeling Bedrijfsvoering bij het BFT operationeel geworden en zijn in dit besluit tevens bevoegdheden aan het hoofd Bedrijfsvoering toegekend.

Paragraaf 2. Mandaat, volmacht en machtiging (artikel 4)

Algemeen

Toepassing wordt gegeven aan de in het bestuursreglement van het BFT tot uitdrukking gebrachte bevoegdheid van (de voorzitter van) het bestuur mandaat, volmacht en machtiging te verstrekken om namens de voorzitter van het bestuur besluiten te nemen of andere (rechts)handelingen te verrichten. Dit artikel betreft een uitleg omtrent de reikwijdte van wat gemandateerd wordt. Daarnaast wordt uitleg gegeven over de reikwijdte van het verlenen van volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, en het verlenen van machtiging tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn (zie artikel 10:12 Awb).

Voorop staat dat (de voorzitter van) het bestuur conform artikel 10:7 Awb bevoegd blijft de (onder)gemandateerde bevoegdheid te allen tijde uit te oefenen. Dit geldt ook voor het afgeven van volmachten dan wel machtigingen. Conform artikel 10:8 Awb kan (de voorzitter van) het bestuur de (onder)mandaten intrekken.

Artikel 4, lid 1

Onder het mandateren van besluiten aan de directeur, zoals in artikel 4, lid 1 van dit besluit wordt genoemd, valt ook de bevoegdheid om besluiten te nemen inzake het opleggen van de handhavingsinstrumenten.

Artikel 4, lid 2

Ten aanzien van het onder lid 2 gestelde mogen de financiële verplichtingen niet boven het bedrag van € 400.000,– per verplichting uitkomen. Wat betreft personele verplichtingen ziet dit op de verplichting per personeelslid per jaar. De directeur mag wel feitelijk de batches (klaargezette meerdere betalingen tegelijkertijd) van het (gezamenlijke) personeel betalen. Deze betalingen kunnen te samen in de praktijk boven het bedrag van € 400.000,– uitkomen. Wat betreft de financiële uitgaven mag de directeur offertes binnen dit bedrag goedkeuren.

Artikel 4, lid 3

De verleende mandaten, volmachten en machtigingen aan de hoofden zijn begrensd tot aangelegenheden tot het werkterrein van hun afdeling. Dit geldt uiteraard ook ten aanzien van de ondermandaten.

Paragraaf 3. Ondertekeningsbevoegdheid (artikel 5)

Toepassing wordt gegeven aan de in artikel 10:11 van de Awb tot uitdrukking gebrachte mogelijkheid van ondertekeningsmandaat. Besluiten of beslissingen genomen door de voorzitter van het bestuur BFT kunnen worden ondertekend door de directeur en de hoofden van de afdelingen N/G, Wwft, JZH en Bv binnen de in artikel 4 verleende mandaten, volmachten en machtigingen. Deze ondertekeningsbevoegdheid geldt niet, indien de aard van de aangelegenheid zich hiertegen verzet.

Aan de functionarissen in de functie van toezichthouder is conform hoofdstuk 5 van de Awb een eigen bevoegdheid toegekend om toezichtsrapportages te ondertekenen.

Paragraaf 4. Vertegenwoordiging (artikel 6)

Het treffen van een algemene regeling voor de vertegenwoordiging bij gerechtelijke procedures, voorkomt dat per zaak door de voorzitter van het bestuur een individuele machtiging moet worden verleend.

De machtiging wordt aan verschillende functionarissen verleend, passend binnen de taakuitoefening van de afdeling. Binnen het BFT is deze machtiging in eerste instantie belegd bij het hoofd en functionarissen van de afdeling JZH. Gezien de werkzaamheden zoals genoemd onder artikel 3, lid 3 sub a van dit besluit, is de afdeling JZH namelijk bevoegd bestuursrechtelijke, tuchtrechtelijke en andersoortige handhavingsinstrumenten en procedures voor te bereiden, op te leggen, dan wel uit te voeren.

Daarnaast is machtiging verleend aan toezichthouders van de afdeling N/G of van de afdeling Wwft, die de functionarissen van de afdeling JZH in rechte kunnen bijstaan voor zover niet strijdig met wet- en regelgeving.

Onder de machtiging valt tevens conform artikel 3, lid 3 sub a van dit besluit het voeren van normoverdragende en pre-tuchtrechtelijke gesprekken verstaan. Ook het voeren van hoorzittingen in het kader van bezwaar en in het kader van een zienswijze is bij de medewerkers van de afdeling JZH belegd.

Paragraaf 5. Vervangingsregeling (artikel 7)

In artikel 7, lid 4 van dit besluit staat de vervanging bij afwezigheid of ontstentenis van één van de afdelingshoofden geregeld. Hierbij gaat het om de vervanging van de reguliere werkzaamheden van het hoofd van de betreffende afdeling. De werkzaamheden, die dit hoofd als plaatsvervanger van de directeur mag uitoefenen, worden in dit lid niet gemandateerd. De plaatsvervanging van de directeur is immers geregeld in lid 2 en lid 3 van dit artikel.

Paragraaf 6. Klachtencoördinatie (artikel 8)

Binnen het BFT zijn het hoofd en de functionarissen van de afdeling JZH bevoegd om klachten te behandelen over de wijze waarop medewerkers van het BFT zich in een bepaalde aangelegenheid jegens de klager of een ander hebben gedragen.

Paragraaf 7. Ondertekening (artikel 9)

Documenten die krachtens daartoe verleende mandaat, volmacht of machtiging zijn afgedaan, dienen op een uniforme wijze te worden ondertekend.

Paragraaf 8. Slotbepalingen (artikel 10)

Het besluit wordt met de toelichting gepubliceerd in de Staatscourant en op de website van de het BFT geplaatst. Eerdere mandaat- en ondermandaatbesluiten worden ingetrokken.