Instellingsbesluit van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeenten Delft en Rijswijk (Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Rijswijk)

De gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Delft, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Delft van 10 februari 2004;

gelet op het advies van de commissie Middelen en Bestuur;

gelet op artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen en de Archiefwet 1995;

B E S L U I T E N :

vast te stellen de navolgende: Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Rijswijk.

Artikel 1. Doel van de regeling.

De Gemeenschappelijke regeling heeft tot doel samenwerking tussen de gemeenten Rijswijk en Delft op het punt van beheer van de archieven van de gemeente Rijswijk.

Artikel 2. Taken van de deelnemers.

• 1. Het gemeentebestuur van Rijswijk draagt zorg voor het navolgende:

  • a. het benoemen van de gemeentearchivaris van Delft tot gemeentearchivaris, als bedoeld in artikel 32 van de Archiefwet 1995, van Rijswijk;

  • b. het vaststellen van een archiefverordening, als bedoeld in artikel 30 eerste lid van de Archiefwet 1995, waarin het Gemeentearchief Delft wordt aangewezen als archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995, van de gemeente Rijswijk, naast het depot in het gemeentehuis van Rijswijk;

  • c. het, met inachtneming van de overbrengingstermijn in de Archiefwet 1995, overbrengen naar het Gemeentearchief Delft van de archieven van de gemeente Rijswijk, benevens de aan de gemeente Rijswijk geschonken of in bewaring gegeven archieven, inclusief de bijbehorende beheersdocumtenen, toegangen en nadere toegangen;

  • d. het in staat stellen van het Gemeentearchief Delft om particuliere archieven betreffende de gemeente Rijswijk op te nemen en te beheren, onder dezelfde voorwaarden als genoemd in deze regeling, voor zover de jaarlijkse aanwas niet groter is dan 10% van de totale omvang van de archieven onder deze regeling begrepen.

• 2. Het gemeentebestuur van Delft draagt zorg voor het navolgende:

  • a. het, overeenkomstig het daartoe bij of krachtens de Archiefwet 1995 bepaalde, opnemen, bewaren en beheren van de overgebrachte archieven betreffende de gemeente Rijswijk, benevens de aan de gemeente Rijswijk geschonken of in bewaring gegeven archieven;

  • b. het, met inachtneming van het daartoe bij of krachtens de Archiefwet 1995 bepaalde, aan het publiek beschikbaar stellen van de archieven onder deze regeling begrepen.

  • c. het behartigen van inspectie en advisering ten aanzien van de niet-overgebrachte archieven van de gemeente Rijswijk.

• 3. Het gemeentebestuur van Delft draagt bovendien, doch slechts na overleg en wederzijdse instemming, zorg voor het navolgende:

  • a. het microficheren en/of digitaliseren en op internet plaatsen van de archieven onder deze regeling begrepen;

  • b. het conserveren en restaureren van de archieven onder deze regeling begrepen;

  • c. het schonen en inventariseren van de archieven onder deze regeling begrepen;

  • d. het opnemen van gemeentelijke en particuliere archieven uit Rijswijk, voor zover de toename meer bedraagt dan 10% van de totale omvang van de archieven onder deze regeling begrepen.

Artikel 3. Financiën.

Het gemeentebestuur van Rijswijk vergoedt aan het gemeentebestuur van Delft met ingang van oktober 2003:

• 1. voor de bewaring van archieven onder deze regeling begrepen een geïndexeerd tarief per strekkende meter per jaar, volgens prijspeil 2004 € 60,36 per meter per jaar;

• 2. voor de uitvoering van de taken als hiervoor genoemd in artikel 2, tweede lid, de personele kosten voor 0,4 FTE volgens salarisschaal 10 en 0,4 FTE volgens salarisschaal 7, alsmede de jaarlijkse werkplekkosten van één medewerker, volgens prijspeil 2004 € 11.400 per werkplek per jaar;

• 3. voor de uitvoering van de taken als hiervoor genoemd in artikel 2, derde lid, sub a, b en c, de reëel daarvoor gemaakte kosten.

Artikel 4. Informatie.

Vóór 1 mei van elk jaar gedurende de looptijd van deze regeling, wordt het gemeentebestuur van Rijswijk door het gemeentebestuur van Delft geïnformeerd over de uitvoering van deze regeling.

Artikel 5. Wijziging, opheffing, toetreding en uittreding.

• 1. Deze regeling kan worden gewijzigd dan wel opgeheven na een daartoe strekkend besluit van de raden, de colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters van de deelnemende gemeenten, ieder voor zover het hun eigen verantwoordelijkheid betreft. Een voorstel tot wijziging kan door elk van de deelnemende gemeenten afzonderlijk worden gedaan.

• 2. De wijziging of opheffing treedt in werking op de dag, volgend op die van opname van de betreffende besluiten in het register als bedoeld in artikel 27, tweede lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen, tenzij een later tijdstip is bepaald.

• 3. Toetreding tot de regeling door andere gemeenten behoeft de goedkeuring van de raden, de colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters van de deelnemende gemeenten, ieder voor zover het hun eigen verantwoordelijkheid betreft.

• 4. Uittreding van een gemeente is mogelijk, krachtens een daartoe strekkend besluit van de raad, het college van burgemeester en wethouders, alsmede de burgemeester van de betreffende gemeente.

• 5. Het voornemen tot uittreding moet tijdig voorafgaand aan het daartoe strekkende besluit als bedoeld in het vierde lid, door middel van een aangetekend schrijven bekend worden gemaakt aan de andere gemeenten.

• 6. Wanneer de deelnemende gemeenten besluiten tot opheffing van de regeling, respectievelijk wanneer één van de deelnemende gemeenten besluit tot uittreding, zal in onderling overleg bezien worden of er sprake is van daaruit voortvloeiende kosten en zo ja hoe deze kosten over de deelnemende gemeenten verdeeld moeten worden.

Artikel 6. Toezending en publicatie.

• 1. Het gemeentebestuur van Delft zendt deze regeling en besluiten tot wijziging, opheffing, toetreding en uittreding aan gedeputeerde staten van Zuid-Holland.

• 2. De besturen van de deelnemende gemeenten dragen op de gebruikelijke wijze, overeenkomstig artikel 26, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen, zorg voor de bekendmaking van de inwerkingtreding van de regeling of van besluiten tot wijziging, opheffing, toetreding en uittreding.

Artikel 7. Slotbepalingen.

• 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag, volgend op die van opneming in het register als bedoeld in artikel 27, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen en wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

• 2. Deze regeling wordt aangehaald als: Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Rijswijk.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 26 februari 2004.

Mr. H.M.C.M. van Oorschot ,burgemeester.

R. de Groot ,griffier.

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Delft op 3 februari 2004.

Mr. H.M.C.M. van Oorschot ,burgemeester

Mr. F.R. van Dijk, l.s. ,secretaris

Aldus vastgesteld door de burgemeester van de gemeente Delft op 3 februari 2004..

Mr. H.M.C.M. van Oorschot ,burgemeester

Toelichting en uitwerking

Artikel 2, eerste lid, sub d

Deze bepaling dient om slagvaardig te kunnen handelen indien particuliere archieven betreffende Rijswijk worden aangeboden. Overeengekomen is dat deze zonder meer kunnen worden aanvaard door het gemeentearchief Delft indien de toename in omvang en daarmee in kosten niet groter is dan 10% en dat de hogere kosten dan automatisch worden gedragen door de gemeente Rijswijk. Is die toename wel groter, dan treedt artikel 2, derde lid, sub d, in werking, waarin is bepaald dat opname slechts kan geschieden na overleg en wederzijdse instemming.

Artikel 2, derde lid

Deze bepaling biedt ruimte aan de gemeente Rijswijk om aanvullende wensen in te brengen, en aan de gemeente Delft om op basis van de opgedane ervaringen en de eigen deskundigheid initiatieven te ontplooien ten aanzien van de Rijswijkse archieven. Bovendien waarborgt deze bepaling dat de desbetreffende werkzaamheden en budgetten bijtijds kunnen worden ingepland. De opsomming van mogelijke werkzaamheden is overigens niet limitatief.

Artikel 2, derde lid, sub a

Ten aanzien van de registers van de Burgerlijke Stand en de Doop-, Trouw- en Begraafboeken zijn reeds afspraken gemaakt met het oog op een soepel verloop van de dienstverlening. Deze veelgeraadpleegde bronnen kunnen niet in origineel beschikbaar worden gesteld, omdat zij daardoor onaanvaardbare gebruiksschade zouden oplopen. In de studiezaal in Rijswijk wordt daarom gewerkt met fotokopieën. Overbrengen van dit reproductiebestand is geen optie, enerzijds omdat het nodig blijft in Rijswijk, anderzijds omdat in de Delftse studiezaal wordt gewerkt met veel compactere microfiches. Overeengekomen is dat de genoemde registers zo snel mogelijk voor rekening van de gemeente Rijswijk worden gemicroficheerd en/of gedigitaliseerd.

Artikel 3

De gelijksoortige gemeenschappelijke regelingen die Delft reeds heeft met andere gemeenten, zijn voorgelegd aan de belastinginspecteur. Deze heeft geoordeeld dat de hoogte van de kosten in hoge mate in verband staan met de omvang van de geleverde diensten en producten, en dat daarom BTW in rekening moet worden gebracht.

De tarieven en kosten bedragen volgens prijspeil 2004, exclusief BTW:

Bewaring € 60,36 per strekkende meter per jaar; de bewaarkosten voor nieuw binnengekomen archieven worden in rekening gebracht voor het resterende deel van het kalenderjaar, naar boven afgerond op hele maanden.

0,4 FTE schaal 10, € 22.698 per jaar.

0,4 FTE schaal 7 € 15.824 per jaar.

Werkplekkosten € 11.400 per werkplek per jaar.