Instellingsbesluit van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Delft en Midden-Delfland houdende regels omtrent het archiefbeheer (Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Midden-Delfland)

De gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Delft, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 3 februari 2004;

gelet op het advies van de raadscommissie Middelen & Bestuur;

gelet op artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen en de Archiefwet 1995;

b e s l u i t e n :

vast te stellen de navolgende: Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Midden-Delfland.

Artikel 1. Doel van de regeling.

De Gemeenschappelijke regeling heeft tot doel samenwerking tussen de gemeenten Midden-Delfland en Delft op het punt van beheer van het archief van de gemeente Midden-Delfland.

Artikel 2. Taken van de deelnemers.

• 1. Het gemeentebestuur van Midden-Delfland draagt zorg voor het navolgende:

  • a. benoeming van de gemeentearchivaris van Delft tot gemeentearchivaris, als bedoeld in artikel 32 van de Archiefwet 1995, van Midden-Delfland;

  • b. het vaststellen van een archiefverordening, als bedoeld in artikel 30 eerste lid van de Archiefwet 1995, waarin het Gemeentearchief Delft wordt aangewezen als archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995, van de gemeente Midden-Delfland, naast het depot in het gemeentehuis van Midden-Delfland;

  • c. het, met inachtneming van de overbrengingstermijn in de Archiefwet 1995, overbrengen van de archieven van de gemeente Midden-Delfland naar het Gemeentearchief Delft, voor zover daar voldoende ruimte aanwezig is;

  • d. het bij de Algemeen Rijksarchivaris indienen van een verzoek als bedoeld in artikel 46, derde lid, van de Archiefwet 1995, om de zich aldaar bevindende archieven betreffende de gemeente Midden-Delfland over te dragen aan het Gemeentearchief Delft;

  • e. het in staat stellen van het Gemeentearchief Delft om, voor zover deze situatie zich voordoet, particuliere archieven betreffende de gemeente Midden-Delfland op dezelfde voorwaarden als genoemd in deze regeling, op te nemen en te beheren.

• 2. Het gemeentebestuur van Delft draagt zorg voor het navolgende

  • I algemeen:

    • a. het, overeenkomstig het daartoe bij of krachtens de Archiefwet 1995 bepaalde, bewaren en beheren van de overgebrachte archieven betreffende de gemeente Midden-Delfland.

  • II bijzonder:

    • b. het, op verzoek van het gemeentebestuur van Midden-Delfland, microficheren en nader ontsluiten van het Bevolkingsregister, de Registers van de Burgerlijke Stand, en de Doop-, Trouw- en Begraafregisters van de gemeente Midden-Delfland;

    • c. het één maal per jaar en verder op verzoek van het gemeentebestuur van Midden-Delfland inspecteren van de niet-overgebrachte archieven van de gemeente Midden-Delfland;

    • d. het, op verzoek van het gemeentebestuur van Midden-Delfland, conserveren en restaureren van de naar het Gemeentearchief Delft overgebrachte archieven;

    • e. het, op verzoek van het gemeentebestuur van Midden-Delfland, schonen en inventariseren van de naar het Gemeentearchief Delft overgebrachte archieven;

    • f. het, met inachtneming van het daartoe bij of krachtens de Archiefwet 1995 bepaalde, beschikbaar stellen van de naar het Gemeentearchief Delft overgebrachte archieven, in de studiezaal van genoemde dienst.

Artikel 3. Financiën.

• 1. Het gemeentebestuur van Midden-Delfland betaalt met ingang van 2004 voor beheer en beschikbaarstelling van de overgebrachte archieven aan het gemeentebestuur van Delft een geïndexeerd tarief van € 60,36 per strekkende meter archief per jaar.

• 2. Het gemeentebestuur van Midden-Delfland stelt aan het gemeentebestuur van Delft met ingang van 2004 een geïndexeerd budget van € 1.136,87 per jaar beschikbaar, zodat het Gemeentearchief Delft in voorkomende gevallen materiaal betreffende de gemeente Midden-Delfland kan acquireren.

• 3. Het zorgdragen door het gemeentebestuur van Delft voor de taken als hiervoor genoemd in artikel 2, tweede lid, onderdelen b, c, d en e, geschiedt tegen vergoeding door het gemeentebestuur van Midden-Delfland aan het gemeentebestuur van Delft van de reëel daarvoor gemaakte uren.

Artikel 4. Informatie.

Vóór 1 mei van elk jaar gedurende de looptijd van deze regeling, wordt het gemeentebestuur van Midden-Delfland door het gemeentebestuur van Delft geïnformeerd over de uitvoering van deze regeling.

Artikel 5. Wijziging, opheffing, toetreding en uittreding.

• 1. Deze regeling kan worden gewijzigd dan wel opgeheven na een daartoe strekkend besluit van de raden, de colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters van de deelnemende gemeenten, ieder voor zover het hun eigen verantwoordelijkheid betreft. Een voorstel tot wijziging kan door elk van de deelnemende gemeenten afzonderlijk worden gedaan.

• 2. De wijziging of opheffing treedt in werking op de dag, volgend op die van opname van de betreffende besluiten in het register als bedoeld in artikel 27, tweede lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen, tenzij een later tijdstip is bepaald.

• 3. Toetreding tot de regeling door andere gemeenten behoeft de goedkeuring van de raden, de colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters van de deelnemende gemeenten, ieder voor zover het hun eigen verantwoordelijkheid betreft.

• 4. Uittreding van een gemeente is mogelijk, krachtens een daartoe strekkend besluit van de raad, het college van burgemeester en wethouders, alsmede de burgemeester van de betreffende gemeente.

• 5. Het voornemen tot uittreding moet tijdig voorafgaand aan het daartoe strekkende besluit als bedoeld in het vierde lid, door middel van een aangetekend schrijven bekend worden gemaakt aan de andere gemeenten.

• 6. Wanneer de deelnemende gemeenten besluiten tot opheffing van de regeling, respectievelijk wanneer één van de deelnemende gemeenten besluit tot uittreding, zal in onderling overleg bezien worden of er sprake is van daaruit voortvloeiende kosten en zo ja hoe deze kosten over de deelnemende gemeenten verdeeld moeten worden.

Artikel 6. Toezending en publicatie.

• 1. Het gemeentebestuur van Delft zendt deze regeling en besluiten tot wijziging, opheffing, toetreding en uittreding aan gedeputeerde staten van Zuid-Holland.

• 2. De besturen van de deelnemende gemeenten dragen op de gebruikelijke wijze, overeenkomstig artikel 26, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen, zorg voor de bekendmaking van de inwerkingtreding van de regeling of van besluiten tot wijziging, opheffing, toetreding en uittreding.

Artikel 7. Slotbepalingen.

• 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag, volgend op die van opneming in het register als bedoeld in artikel 27, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen en wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

• 2. Met inwerkingtreding van deze regeling wordt de Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Schipluiden opgeheven.

• 3. Deze regeling wordt aangehaald als: Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Midden-Delfland.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 26 februari 2004.

Mr. H.M.C.M. van Oorschot ,burgemeester.

R. de Groot ,griffier.

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Delft op 3 februari 2004.

Mr. H.M.C.M. van Oorschot ,burgemeester

Mr. F.R. van Dijk, l.s. ,secretaris

Aldus vastgesteld door de burgemeester van de gemeente Delft op 3 februari 2004..

Mr. H.M.C.M. van Oorschot ,burgemeester