Richtlijn kostenveroordeling kamers voor het notariaat 2021

In deze richtlijn hebben de kamers voor het notariaat de uitgangspunten vastgelegd voor kostenveroordelingen, opgelegd bij uitspraak van de kamer in een klacht tegen een notaris, toegevoegd notaris of kandidaat-notaris (verder: de notaris).

Deze richtlijn is tot stand gekomen na de evaluatie door de kamers in het najaar van 2020 van de Tijdelijke richtlijn kostenveroordeling kamers voor het notariaat (Stcrt. 2017, 70892 en 2019, 61782).

Wettelijke regeling

Sinds 1 januari 2018 gelden voor klachten die worden ingediend bij de kamer voor het notariaat de volgende regels. Voordat de kamer een klacht in behandeling neemt, moet de klager binnen vier weken na bericht van de secretaris een griffierecht betalen van € 50.

Als de klacht (gedeeltelijk) gegrond wordt verklaard, moet de notaris het door de klager betaalde griffierecht aan de klager vergoeden.

Als de kamer daarbij ook een maatregel oplegt, kan de kamer de notaris daarnaast veroordelen in de (overige) kosten van de klager en de kosten van de behandeling van de zaak bij de kamer.

De wetgever gaat uit van het principe dat de kosten van de tuchtprocedure zoveel mogelijk worden gedragen door degene die ertoe aanleiding heeft gegeven dat die procedure noodzakelijk was, waarbij wel rekening wordt gehouden met de omstandigheden van het geval. De klager kan niet in de kosten worden veroordeeld.

Richtlijn, afwijken mogelijk

Voor de toepassing van de wettelijke regels in de praktijk hebben de kamers voor het notariaat, voor eenduidigheid en voorspelbaarheid, besloten tot deze gezamenlijke richtlijn. Het is een richtlijn: de tuchtrechter kan ervan afwijken als hij dat nodig vindt.

Kostenveroordeling: uitgangspunt ja, tenzij

De wetgever heeft het oordeel over (de hoogte van) de kostenveroordeling bij de tuchtrechter gelaten. Het uitgangspunt daarbij is: altijd een kostenveroordeling opleggen, tenzij er bijzondere omstandigheden zijn om dit niet te doen. Dat betekent dat als aan de wettelijke voorwaarde is voldaan dat de klacht (gedeeltelijk) gegrond is en aan de notaris een maatregel is opgelegd, de kamer in beginsel de in deze richtlijn genoemde kostenveroordeling oplegt, ook als de klager daarom niet heeft gevraagd (dus ook ambtshalve).

Twee soorten kostenveroordelingen

Er zijn twee soorten kostenveroordelingen:

• 1. ten behoeve van de klager;

• 2. ten behoeve van de kamer.

Ad 1. Kosten van de klager

Op grond van deze richtlijn moet de notaris aan de klager (naast het griffierecht) vergoeden:

• a. een bijdrage in de kosten van de klager (bijvoorbeeld reis- en verletkosten), die wordt vastgesteld op een forfaitair bedrag van € 50;

• b. de kosten van de klager in verband met door een derde beroepsmatig verleende rechtsbijstand (bijvoorbeeld een advocaat). Deze kosten worden vastgesteld door het toekennen van punten aan de verrichte proceshandelingen (bijvoorbeeld het indienen van een klacht of het bijwonen van een zitting), met een maximum van twee, (tenzij naar het oordeel van de kamer sprake is van een bijzondere proceshandeling, waaraan een nader punt kan worden toegekend). De waarde per punt wordt vastgesteld op een bedrag van € 525.

Ad 2. Kosten van behandeling van de klacht door de kamer

Naast de kosten van de klager moet de notaris aan de kamer de kosten vergoeden van de behandeling van de klacht door de kamer. Deze kosten zien onder andere op het gebruik van de zittingszaal en werkruimtes en op de werkzaamheden van de leden en de ondersteuning van de kamer. Deze kosten worden vastgesteld op een bedrag van € 2.000.

Wegingsfactoren

Voor de kosten van rechtsbijstand en de kosten van de behandeling van de klacht gelden wegingsfactoren. Voor zeer lichte zaken is de factor 0,25, voor lichte zaken 0,5 en voor alle andere zaken 1. Het gewicht van de zaak is afhankelijk van de feitelijke en/of juridische complexiteit van de zaak; als de minst zware tuchtmaatregel van een waarschuwing wordt opgelegd, betekent dit bijvoorbeeld niet vanzelfsprekend dat het een (zeer) lichte zaak is. De kostenveroordeling betreft immers (een bijdrage in) de vergoeding van de kosten van de klager en de kamer en is geen bijkomende maatregel.

Tenzij

De kamer kan uit eigen beweging en/of op verzoek van de notaris afzien van een kostenveroordeling of een lagere kostenveroordeling opleggen als bijzondere omstandigheden daartoe aanleiding geven (bijvoorbeeld: geringe ernst van het laakbaar handelen, draagkracht van de notaris en/of diens opstelling in de aanloop naar en tijdens de tuchtprocedure).

Inwerkingtreding

Deze richtlijn treedt in werking per 1 januari 2021 en is van toepassing op klachten die vanaf die datum bij de kamer binnenkomen. Voor oude zaken blijft de genoemde Tijdelijke richtlijn gelden.

Deze richtlijn is vastgesteld door de voorzitters van de kamers voor het notariaat in het ressort Amsterdam, Arnhem-Leeuwarden, Den Haag en ’s-Hertogenbosch.

De richtlijn wordt ter voorlichting gepubliceerd in de Staatscourant en op www.rechtspraak.nl.