Datum publicatie	Organisatie	Jaargang en nummer	Rubriek	Datum ondertekening
16-12-2020 09:00	Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap	Staatscourant 2020, 63264	Besluiten van algemene strekking	25-11-2020

Regeling van de Minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media van 25 november 2020, nr. FEZ/26065666, houdende wijziging van de Regeling gegevenslevering PO/VO BES, in verband met de structurele levering van de personeelsgegevens

De Minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media,

Gelet op artikel 4 van het Besluit informatievoorziening WPO BES en artikel 3 van het Besluit informatievoorziening WVO BES;

Besluit:

ARTIKEL I. WIJZIGING REGELING GEGEVENSLEVERING PO/VO BES

De Regeling gegevenslevering PO/VO BES wordt als volgt gewijzigd:

Artikel 5 komt te luiden:

Artikel 5. Personele gegevens

1. Het bevoegd gezag levert de personele gegevens, genoemd in bijlage 4, overeenkomstig de beschrijving en op de wijze als vermeld in bijlage 4, aan de minister.
2. Het bevoegd gezag dat na overleg met de minister, door de minister niet in staat wordt geacht de gegevens op de in bijlage 4 genoemde wijze te leveren, levert de gegevens op de wijze die door de minister wordt vastgesteld na overleg met het bevoegd gezag.

Na artikel 5 worden twee artikelen ingevoegd, luidende:

Artikel 5a. Tijdstip van levering

1. Het bevoegd gezag levert uiterlijk op 15 maart van ieder jaar de personele gegevens, bedoeld in bijlage 4, over het daaraan voorafgaande jaar.
2. In afwijking van het eerste lid levert het bevoegd gezag de gegevens over het jaar 2020 uiterlijk op 1 juni 2021.

Artikel 5b. Omhangbepaling

Deze regeling berust mede op artikel 4 van het Besluit informatievoorziening WPO BES en artikel 3, eerste lid, van het Besluit informatievoorziening WVO BES.

Er wordt een bijlage toegevoegd, luidende overeenkomstig bijlage A bij deze regeling.

ARTIKEL II. INWERKINGTREDING

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2021.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media, A. Slob

BIJLAGE A

Bijlage 4, behorende bij artikel 5, eerste lid, van de Regeling gegevenslevering PO/VO BES

Gegevenswoordenboek personele gegevens

1. Algemeen

Gegevens over personeel worden verzameld op het niveau van arbeidsrelaties. Voor het beleid van OCW – en in het bijzonder het arbeidsmarktbeleid voor de sector onderwijs – is het van belang dat ontwikkelingen kunnen worden gevolgd. De benodigde gegevens moeten door het bevoegd gezag worden geleverd.

2. Elektronische aanlevering van gegevens

Het bevoegd gezag is verplicht voor alle onder het gezag staande bekostigde scholen en instellingen de in dit gegevenswoordenboek opgenomen personele gegevens elektronisch aan te leveren. In deze bijlage wordt de functionele uitwerking gegeven van de gegevensleveringen. De technische uitwerking is opgenomen in de documentatie op de site van DUO, vindbaar via de volgende link: https://duo.nl/zakelijk/voortgezet-onderwijs/personeel/levering-personeelsgegevens.jsp

3. De gegevens

De personele gegevens hebben betrekking op:

− de persoon;
− de arbeidsrelatie;
− de functie en betrekkingsomvang;
− de hoogte en samenstelling van het salaris en de loonkosten;
− de perioden van verlof.

Het bevoegde gezag levert de volgende gegevens voor alle personen met wie het bevoegde gezag een arbeidsrelatie heeft, ongeacht of de persoon ook feitelijk werkzaam is bij een school of instelling dan wel een bovenschoolse benoeming heeft:

1. Uniek persoonsgebonden nummer of code van het personeelslid
2. Geboortedatum	dd/mm/jjjj
3. Geslachtsaanduiding	m/v/onbekend
4. Peilmaanden waarop deze opgave betrekking heeft	Maanden en jaartal opgeven
5. Organisatienummer bevoegd gezag
6. Organisatienummer school (BRIN-nummer)
7. Volgnummer	Een getal dat als volgnummer wordt toegewezen per arbeidsrelatie.
8. Datum indiensttreding personeelslid
9. Aanduiding aard van de arbeidsrelatie	i. Voor onbepaalde tijd, ii. Voor bepaalde tijd, iii. Voor bepaalde tijd in verband met vervanging iv. Personeel niet in loondienst zoals bijvoorbeeld uitzendkracht of zelfstandige (ook wel genoemd: ‘tewerkstelling zonder benoeming of aanstelling’)
10. Betrekkingsomvang in fte
11. Functiecategorie	Aanduiding van de functie genoemd in bijlage 1 bij de Regeling bezoldiging en toelagen onderwijspersoneel Bonaire, Sint Eustatius en Saba.
12. Salarisschaal en trede in de salarisschaal	Zoals genoemd in bijlage 2 bij de Regeling bezoldiging en toelagen onderwijspersoneel Bonaire, Sint Eustatius en Saba.
13. Bruto salaris personeelslid
14. Indien van toepassing een toelage bij het salaris of korting op het salaris	i. Niet van toepassing ii. Bedrag en reden toelage (vul hier de code in van de betreffende toelage, die u vindt op de website van DUO) iii. Bedrag en reden korting (vul hier de code in van de betreffende korting die u vindt op de website van DUO)
15. Indien van toepassing; einddatum arbeidsrelatie
16. Bovenschoolse functie ja of nee
17. Indien van toepassing opgave van verlof, inclusief ziekteverlof	i. Begindatum verlof ii. Einddatum verlof iii. Omvang verlof in fte iv. Aard of soort verlof
18. Extractiedatum	Datum waarop de gegevens uit een database van de leverancier zijn gehaald.

4. Toelichting en bijzondere situaties

4.1 Arbeidsrelatie versus benoeming

Ten behoeve van de gegevensleveringen moet onderscheid gemaakt worden tussen benoemingen enerzijds en arbeidsrelaties anderzijds. In dit gegevenswoordenboek is een arbeidsrelatie een unieke combinatie van instelling, persoon, functie en aard dienstverband. In een aantal situaties kan er één akte van benoeming zijn, terwijl er voor de gegevensleveringen meer dan één arbeidsrelatie tussen een bevoegd gezag en een persoon moet worden onderscheiden. Dat betreft de volgende situaties:

A. Benoemingen bij meer dan één instelling

Een bevoegd gezag kan een persoon benoemen om bij één instelling of bij meer instellingen werkzaam te zijn. Als er sprake is van een benoeming waarbij de benoemde bij meer dan één instelling van een bevoegd gezag werkzaam is, dan is er in het kader van dit gegevenswoordenboek sprake van meer dan één arbeidsrelatie. Dit ongeacht of er voor de werkzaamheden aan de verschillende instellingen één dan wel verschillende aktes van benoeming dan wel arbeidsovereenkomsten zijn opgemaakt. Er moeten ten minste evenveel arbeidsrelaties worden onderscheiden als het aantal instellingen waar een persoon werkzaam is. De gegevens die op basis van deze regeling geleverd moeten worden, moeten voor elke arbeidsrelatie afzonderlijk worden geregistreerd en geleverd.

B. Benoemingen in meer dan één functie

Ook als een persoon tegelijk werkzaam is in verschillende functies, moeten verschillende arbeidsrelaties worden onderscheiden. Dit is bijvoorbeeld het geval als iemand tegelijk werkzaam is als leerkracht en als adjunct-directeur. De gegevens moeten voor elk van beide functies apart worden geregistreerd en worden geleverd, ook als de persoon deze functies bij één instelling uitoefent.

4.2 Veranderingen van functie

Een verandering van functie leidt voor de gegevensleveringen altijd tot beëindiging van de arbeidsrelatie die betrekking heeft op de oude functie en het begin van een nieuwe arbeidsrelatie.

4.3 Veranderingen van betrekkingsomvang in verband met vervanging

Voor de gegevensleveringen leidt een verandering van de betrekkingsomvang er in de regel niet toe dat een arbeidsrelatie ophoudt te bestaan; er ontstaat bijgevolg ook geen nieuwe arbeidsrelatie. Deze verandering wordt beschouwd als een verandering binnen de bestaande arbeidsrelatie. Hierop is één uitzondering: verandering van de betrekkingsomvang in verband met vervanging. Als de betrekkingsomvang van een bestaande arbeidsrelatie (tijdelijk) wordt vergroot omdat de persoon een afwezige collega vervangt, dan moet deze uitbreiding als een nieuwe arbeidsrelatie geregistreerd worden.

Deze nieuwe arbeidsrelatie eindigt op het moment waarop de tijdelijke uitbreiding van de betrekkingsomvang geheel vervalt. De reden om deze uitbreiding van de betrekkingsomvang apart te registreren is dat inzicht nodig is de omvang van de vervanging en dubbeltellingen bij het bepalen van de werkende formatie te voorkomen.

4.4. Vervanging

Als iemand wordt benoemd als tijdelijke vervanging van een personeelslid dat afwezig is, wordt dit aangegeven door bij de ‘aard arbeidsrelatie’ de code iii (Voor bepaalde tijd in verband met vervanging) te vermelden.

4.5. Personeel niet in loondienst

In deze regeling wordt met personeel ook bedoeld het personeel dat zonder benoeming of aanstelling is tewerkgesteld. Dat betekent dat niet alleen de personen bedoeld worden waarmee een expliciete werknemersrelatie bestaat. Ook personeel in dienst van derden (zoals uitzend- en payrollbureaus) en zelfstandig personeel (zoals zpp-ers) dat reguliere werkzaamheden op de school verricht, wordt hier beschouwd als personeel. Dit wordt aangegeven met de code iv bij de ‘aard arbeidsrelatie’.

4.6 Peilmaand en peildatum

De beschreven gegevens moeten worden onderscheiden naar tijdvakken van één kalendermaand: de peilmaand.

Voor de arbeidsrelaties die op de 1e kalenderdag van de peilmaand bestaan, worden de gegevens geleverd naar de stand op de 1e kalenderdag (de peildatum). Voor arbeidsrelaties die in de loop van de peilmaand ontstaan, worden de gegevens geleverd naar de stand van de 1e kalenderdag waarop de arbeidsrelatie is ingegaan.

Voor de werktijdfactor en de omvang verlof wordt steeds de gewogen gemiddelde omvang over de peilmaand geleverd.

4.7. Extractiedatum

De extractiedatum is de datum waarop de gegevens uit de database of databases zijn gehaald. Als gegevens uit verschillende databases moeten worden gehaald, bestaat het risico dat de gegevens uit de verschillende databases niet op elkaar aansluiten (in elke database zullen voortdurend mutaties worden aangebracht). Om dit risico zo klein mogelijk te maken, zullen de eerste en de laatste extractiedatum van de gegevens over de dezelfde peilmaand niet meer dan één week uit elkaar mogen liggen, tenzij de consistentie aantoonbaar op een andere manier gewaarborgd wordt.

4.8 Volgnummer

Omdat een persoon met hetzelfde bevoegde gezag meer dan één arbeidsrelatie kan hebben (gelijktijdig of volgtijdelijk), wordt er een volgnummer geleverd. Dit volgnummer is nodig om de gegevens uit verschillende leveringen steeds aan de juiste arbeidsrelatie te kunnen verbinden. Dit volgnummer dient over de leveringen heen dezelfde arbeidsrelatie met het bevoegde gezag te identificeren.

4.9 Begin- en einddatum

Als begindatum wordt geleverd de eerste kalenderdag waarop de situatie van de regel van toepassing is. De einddatum is de laatste kalenderdag waarvoor de situatie van de regel van toepassing is.

TOELICHTING

Inleiding

Deze regeling houdt een wijziging in van de Regeling gegevenslevering PO/VO BES. Die regeling bevatte al verplichtingen voor schoolbesturen om aan de minister gegevens te leveren betreffende de organisatie en de leerlingen. Die gegevens zijn nodig voor de vaststelling van de hoogte van de bekostiging en ten behoeve van beleidsvorming. Voor beleidsvorming door de minister zijn echter ook de personeelsgegevens van de schoolbesturen van belang. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het voeren van beleid dat gericht is op het behoud van een structureel en kwalitatief goed onderwijsaanbod. Daarnaast kunnen ze worden gebruikt om de financiële impact van afspraken die in het collectieve arbeidsvoorwaardenoverleg worden gemaakt, te beoordelen. Met deze wijzigingsregeling wordt daarom in de Regeling gegevenslevering PO/VO BES ook de verplichting opgenomen om gegevens over het personeel te leveren aan de minister.

Het gaat om gegevens van het totale personeelsbestand dat werkzaam is op scholen voor primair en voortgezet onderwijs in Caribisch Nederland, inclusief het personeel dat niet in loondienst is, waaronder gegevens over de aanstelling per personeelslid, de deeltijdfactor, het salaris, het ziekteverlof, etc. Uit deze gegevens worden ontwikkelingen zichtbaar in het personeelsbestand. Is er bijvoorbeeld veel verloop onder het personeel? Wat is de deeltijdfactor van het personeel en blijft die stabiel over de jaren heen? Wat zijn de ontwikkelingen in het ziekteverzuim? Wat is de gemiddelde leeftijd van het personeelsbestand?

Deze regeling geeft daarmee uitwerking aan de artikelen 3 en 4 van het Besluit informatievoorziening WPO BES en de artikelen 2 en 3 van het Besluit informatievoorziening WVO BES. Die bepalingen treden, net als deze wijzigingsregeling per 1 januari 2021 in werking.

Privacy

Op de levering van persoonsgegevens is de Wet bescherming persoonsgegevens BES van toepassing. De verwerking van persoonsgegevens is toegestaan, omdat de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de goede vervulling van de publiekrechtelijke taak door de minister van OCW (artikel 8, onderdeel e, van de Wet bescherming persoonsgegevens BES). De minister heeft de gegevens nodig voor het maken van onderwijsbeleid.

Omdat de gegevens worden geleverd aan en verwerkt in Europees Nederland is ook de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) van toepassing. De schoolbesturen leveren de gegevens aan de minister (in casu aan DUO). DUO stelt vervolgens de noodzakelijke gegevens geanonimiseerd, voor beleidsdoeleinden ter beschikking aan het ministerie van OCW. Met deze wijze wordt aangesloten bij de wijze waarop de personeelsgegevens van scholen in Europees Nederland worden verwerkt.

Regeldruk

De regeling verplicht schoolbesturen uit het primair en voortgezet onderwijs gegevens uit hun personeelsadministratie aan te leveren, om daarmee ontwikkelingen te kunnen zien en beleid te kunnen vormen ten behoeve van het onderwijs in Caribisch Nederland.

Bij het opstellen van deze regeling is beoogd de administratieve lasten voor de schoolbesturen zo laag mogelijk te houden. Daarom is op een aantal punten afgeweken van de twee overeenkomstige ministeriële regelingen die de gegevensleveringen vastleggen voor schoolbesturen voor primair en voortgezet onderwijs in Europees Nederland.1 Zo worden de schoolbesturen in Caribisch Nederland niet ieder kwartaal, maar slechts één keer per jaar gevraagd de gegevens te leveren. Daarnaast is de tabel van aan te leveren gegevens, die is opgenomen in de bijlage bij deze regeling, zo gebruiksvriendelijk mogelijk gemaakt. Op de website van DUO komt nog een technische uitwerking met meer toelichting hoe de gegevens moeten worden aangeleverd.

De Rijksdienst Caribisch Nederland verwacht niet dat deze wijzigingsregeling zal leiden tot verhoging van de administratieve lasten voor de schoolbesturen. De schoolbesturen leverden de afgelopen jaren ook al informatie over het onderwijspersoneel. Met deze regeling wordt de opvraag en de levering van de personeelsgegevens geüniformeerd, overzichtelijker, gebruiksvriendelijker en er worden verder geen (nieuwe) informatieverplichtingen gecreëerd. De regeling heeft daarmee, los van kennisnamekosten, geen gevolgen voor de administratieve lasten. Gezien de verwaarloosbare impact zijn de administratieve lasten niet gekwantificeerd.

Uitvoering en handhaving

De Dienst Uitvoering Onderwijs heeft de regeling getoetst en heeft geconstateerd dat de regeling uitvoerbaar en handhaafbaar is. De Rijksdienst Caribisch Nederland heeft bevestigd dat de schoolbesturen in staat zijn de gegevens vanaf 1 januari 2021 op de gevraagde wijze te gaan leveren.

Artikelsgewijs

Artikel I, onderdeel B (artikel 5a)

Op grond van artikel 5a moeten ieder jaar uiterlijk op 15 maart de gevraagde gegevens aangeleverd worden bij DUO. In 2021 wordt daarop eenmalig een uitzondering gemaakt. In dat jaar kunnen de gegevens eenmalig uiterlijk op 1 juni aangeleverd worden bij DUO. De gegevens worden elektronisch aangeleverd volgens de aanwijzingen op de website van DUO, zie daarvoor de volgende link: https://duo.nl/zakelijk/voortgezet-onderwijs/personeel/levering-personeelsgegevens.jsp

Artikel I, onderdeel B (artikel 5b)

Met artikel 5b wordt inzichtelijk gemaakt dat de Regeling gegevenslevering PO/VO BES nu ook invulling geeft aan de grondslagen in artikel 4 van het Besluit informatievoorziening WPO BES en artikel 3, eerste lid, van het Besluit informatievoorziening WVO BES.