Bijlage 3 Overzicht verdeling taken en verantwoordelijkheden strategisch, tactisch en operationeel beheer, overleggremia voor interbestuurlijke invloed

Opdrachten niveaus van beheer

De opdracht aan resp. de strategische, tactische en operationele beheerorganisaties zijn samengevat in onderstaand overzicht van taken en verantwoordelijkheden

Strategisch Beheer	• Organiseren, managen en doen uitvoeren van de verschillende beheertaken, afzonderlijk en in samenhang, alsook in relatie tot wetgeving en andere veranderopgaven; • Selectie van de tactische en operationele beheerorganisaties, met bekrachtiging door het interbestuurlijk niveau, in ieder geval de eerste keer; • Opdrachtgever tactische beheerorganisatie; verlenen opdracht, of het voorbereiden en uitvoeren van de wettelijke aanwijzing ingeval de tactische beheerorganisatie een ZBO of zelfstandige rechtspersoon is, aansturen en zo nodig bijsturen, sturen en optreden bij escalaties vanuit tactisch beheer • Jaarplan en begroting tactisch en operationeel beheer opstellen en voorleggen aan OGB Beheer • Rapporteren en verantwoording afleggen aan BO over kwaliteit en kosten tactisch en operationeel beheer (jaarrekening); • Budgetverantwoordelijkheid voor de integrale budgetten voor tactisch en operationeel beheer en de daaraan verbonden risico’s, inclusief het bijeenbrengen van de bijdragen van de provincies, gemeenten, waterschappen en het zorg dragen voor het beschikbaar komen van de bijdragen binnen het Rijk. • Overleg voeren en samenspraak houden met medeoverheden over voor hen belangrijke vraagstukken over de uitvoering, waaronder het kwaliteitsniveau van dienstverlening. • In samenspraak met het OGB Beheer initiëren en doen uitvoeren van evaluatie van het beheerarrangement in 2026. • In samenspraak met het OGB Beheer initiëren en doen uitvoeren van de evaluatie in 2022 van de nu gekozen tactische en operationele beheerorganisaties, inclusief het uitbrengen van een voorstel over de aanwijzing voor de volgende periode van 5 jaar aan het OGB Beheer dat hierover een besluit neemt, dat bekrachtigd moet worden door het BO. • Contacten onderhouden en afstemmen met organisaties die verantwoordelijk zijn voor het beheer van voorzieningen DSO die niet tot D50-LV behoren.
Tactisch Beheer	• Coördineren, aansturen en managen van operationeel • beheer DSO -LV, alsook zorg dragen voor opdrachtverlening afbouw DSO-LV en implementatieondersteuning vanuit DSO namens Min BZK met de operationele beheerorganisaties en de daarmee belaste partijen ○ Zorg dragen voor heldere opdrachtverlening en afsprakenkader op het gebied van kwaliteit, beschikbaarheid en continuïteit dienstverlening en het sluiten van overeenkomsten van opdrachtuitvoering namens Min BZK met de operationele beheerorganisaties ○ Zorg dragen voor synergie en samenhang tussen de te onderscheiden operationele ketens 7 ○ Uitvoeren issue en changemanagement ○ Beheersen van onvoorziene omstandigheden en monitoren van risico’s, specifiek in de relatie tactisch – operationeel beheer en treffen van beheersmaatregelen • Borgen werking DSO-LV in DSO als stelsel; ○ managen van de afhankelijkheden van andere landelijke voorzieningen en lokale uitvoering ○ regisseren op samenhang, samenwerking en connectiviteit tussen DSO-LV en andere noodzakelijke diensten en/of producten uit D5O ten behoeve van functioneren DSO-LV, waaronder het Informatiepunt, en het maken van samenwerkingsafspraken en voor zover nodig het sluiten van samenwerkingsovereenkomsten, SLA’s of andere type overeenkomst met de betreffende beheerorganisaties namens de Minister van BZK ○ organiseren totstandkoming aansluiting en ontsluiting d.m.v. technische voorzieningen ○ (doen) uitvoeren van gebruikersondersteuning op generiek niveau (helpdeskfunctie omtrent DSO-LV zelf en als onderdeel van DSO) en het (doen) uitvoeren van diverse vormen van klantmanagement en klantinteractie
	○ sturen op gebruik GDI componenten ○ relatie onderhouden met departementale eenheden belast met beleid en wetgeving om interactie met de uitvoering te borgen • Borgen werking DSO-LV als keten van informatiestromen ○ vaststellen aansluit- en gebruikersvoorwaarden en implementatiestrategie ○ bewaken naleving standaarden en architectuurafspraken ○ bewaken kwaliteit gegevenslevering bestuursorganen, signaleren van gebreken en discrepanties tussen kwaliteitseisen en standaarden • Organiseren van het netwerk van beheerorganisaties, bestuursorganen en hun voor de uitvoering van de wet relevante regionale samenwerkingsverbanden, via hun koepels, en andere gebruikers ○ stimuleren gebruik DSO-LV ○ organiseren vraagarticulatie gebruikers, vertalen vraag gebruikers naar aanbod operationele beheerders, mede met het oog op de doorontwikkeling van voorzieningen die zij beheren. • Voorwaarden creëren voor en regie voeren op functioneren en innovatie DSO als stelsel. • Adviseren van het strategisch beheerder.
	• Opdrachtgeverschap namens Min BZK, na besluitvorming in het OGB, op afbouw van het basisniveau van het DSO-LV en sturing op de realisatie ervan binnen de afgesproken kaders (kwaliteit, tijd, geld). De TBO heeft voor het faciliteren van de realisatie van afbouw binnen deze kaders een inspanningsverplichting • Opdrachtgeverschap namens Min BZK, na besluitvorming in het OGB, op implementatie van het DSO-LV en sturing op de realisatie ervan binnen de afgesproken kaders (kwaliteit, tijd, geld). De TBO heeft voor het faciliteren van implementatieondersteuning vanuit DSO een inspanningsverplichting • Opdrachtgeverschap namens strategische beheerorganisatie, na besluitvorming in het OGB Beheer, op basis van het Plan uitbouw DSO, en de daarop gebaseerde businesscase per component en opgaaf kosten beheer, aan de voor de betreffende component meest gerede partijen voor het ontwikkelen van nieuwe componenten in het kader van de uitbouw van DSO-LV en sturing op de realisatie ervan binnen de afgesproken kaders (kwaliteit, tijd, geld). De TBO heeft voor de realisatie van uitbouwprojecten binnen deze kaders een inspanningsverplichting. • Het jaarlijks verantwoording afleggen aan de strategische Beheer-organisatie over de uitvoering van de beheeropdracht en de geleverde prestaties volgens de gebruikelijke Rijksregels.
Operationeel Beheer	• Het in stand houden, onderhouden en exploiteren, gebruiken en continu door-ontwikkelen van de resp. delen van DSO-LV met bijbehorende ondersteunende dienstverlening, in de vorm van een helpdeskfunctie voor gebruik van de betreffende voorziening, aan de bestuursorganen • Het initiëren van innovatie • Het sturen op de kwaliteit van dienstverlening in relatie tot de beheerkosten, beheren van het budget • Het jaarlijks verantwoording afleggen aan de tactische beheerorganisatie over de uitvoering van de beheeropdracht en de geleverde prestaties.

Overleggremia

De overleggremia die in het kader van deze overeenkomst ingesteld worden om de interbestuurlijke betrokkenheid te waarborgen zijn opgenomen in onderstaand overzicht:

Bestuurlijk Overleg	Vaststellen kaders voor beheer, bespreken jaarlijkse verantwoording over integraal beheer, besluiten over wijziging beheerovereenkomst, hoogste niveau in escalatieladder
Opdrachtgevend Beraad Beheer DSO-LV	Belast met de uitvoering van de beheerafspraken uit de beheerovereenkomst, vaststellen beheerprotocol en beslissingen nemen in het kader van de jaarcyclus van strategisch en tactisch beheer.
Regieoverleg tactisch beheer (werktitel)	Overleg over informatiekundige aspecten en de effectiviteit van beheer alsmede ieders rol daarin
Netwerkoverleg gebruikers (werktitel)	Overleg over het gebruik van DSO-LV waaronder consequenties van veranderingen in wet- en regeling, wensen die opkomen uit de uitvoeringspraktijk (vraagarticulatie) over de inrichting en het functioneren van DSO-LV

Werkwijze strategische beheerorganisatie

De strategische beheerorganisatie betrekt het Opdrachtgevend beraad Beheer DSO-LV op de

volgende wijze bij beslissingen die hij neemt:

• (1) nadat in het Opdrachtgevend beraad Beheer DSO-LV consensus is bereikt:

  • Vaststellen tactisch beheerplan, begroting, jaarrekening en verantwoording voor tactisch beheer

  • Wijziging van de opdracht aan de tactische beheerorganisatie met wezenlijke impact voor het gebruik van DSO-LV door de bevoegde gezagen.

  • Wisseling tactische beheerorganisatie.

  • Vaststellen en wijzigen kwaliteitsniveau van dienstverlening en gebruikersondersteuning en impact voor beheerkosten. Beslissingen over door-ontwikkeling voorzieningen met wezenlijke impact voor bestuursorganen als gebruikers

  • Beschikken over de ‘reserveringspot’ voor egaliseren kosten beheer tussen jaren. Vaststellen voorstellen aan BO.

• (2) in afstemming met het Opdrachtgevend beraad Beheer DSO-LV:

  • Beslissingen over door-ontwikkeling voorzieningen zonder wezenlijke impact voor bestuursorganen als gebruikers

  • Invulling opdracht tactische beheerorganisatie binnen de kaders van het strategisch beheerplan en de begroting

  • Wisseling van operationele beheerorganisatie (s)

  • Beslissingen ingeval van calamiteiten of escalaties in de relatie strategisch en tactisch beheer resp. tactisch en operationeel beheer met bestuurlijke of financiële consequenties voor de andere overheden

• (3) autonoom met melding aan het Opdrachtgevend beraad Beheer DSO-LV:

  • Wijziging van de opdracht aan of werkwijze van de tactische beheerorganisatie van substantiële aard, zonder direct gevolg voor het gebruik van DSO-LV door de bevoegde gezagen.

  • Beslissingen ingeval van calamiteiten of escalaties in de relatie strategisch en tactisch beheer resp. tactisch en operationeel beheer zonder bestuurlijke of financiële consequenties voor de andere overheden.

• (4) autonoom zonder melding aan het Opdrachtgevend beraad Beheer DSO-LV

  • Wijzigen van de opdracht aan of werkwijze van de tactische beheerorganisatie van niet substantiële aard.

  • Managementbeslissingen, waaronder personele beslissingen over de uitvoering van het strategische beheer.

Startfase

De strategische beheerorganisatie legt in de overeenkomst van opdrachtuitvoering met de tactische beheerorganisatie vast dat de tactische beheerorganisatie:

• Voor 1 maart 2019 een Transitieplan maakt voor de startfase 2019–2021.

• Voor 1 juni 2019 een beheerprotocol opstelt.

• Voor 1 juni 2019 een meerjarig voortschrijdend tactisch beheerplan en meerjarenbegroting opstelt.

• Voor 1 juli 2019 de aansluitvoorwaarden voor bevoegde gezagen en een informatie- en communicatieprotocol opstelt.