Instellingsbesluit van de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Bunnik, Houten, Rhenen, Utrechtse Heuvelrug, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede houdende regels omtrent het instellen van de gemeenschappelijke regeling (Gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Zuid-Utrecht)

De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Bunnik, Houten, Rhenen, Utrechtse Heuvelrug, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede, ieder voorzover het hun bevoegdheden betreft;

overwegende

dat de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht uit 2016 moet worden gewijzigd als gevolg van

• de gemeentelijke herindeling van deelnemer Vianen met Leerdam en Zederik tot de nieuwe gemeente Vijfheerenlanden per 1 januari 2019 en;

• de in samenhang daarmee gewijzigde naam van de organisatie van Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht in Regionaal Archief Zuid-Utrecht;

gelet op de bepalingen van de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Gemeentewet en de Archiefwet 1995;

gezien de door de gemeenteraden verleende toestemming als bedoeld in artikel 1, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

b e s l u i t e n

de gemeenschappelijke regeling 'Regionaal Archief Zuid-Utrecht’ als volgt in gewijzigde vorm vast te stellen:

HOOFDSTUK 1: ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1: Begripsbepalingen

• 1. In deze regeling wordt verstaan onder:

  a. de regeling	:	de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU)
  b. het samenwerkingsgebied	:	het gezamenlijk grondgebied van de aan deze regeling deelnemende gemeenten
  c. het Regionaal Archief Zuid-Utrecht	:	de rechtspersoonlijkheid bezittende bedrijfsvoeringsorganisatie als bedoeld in artikel 2
  d. gemeenten	:	de gemeenten Bunnik, Houten, Rhenen, Utrechtse Heuvelrug, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede
  e. college	:	het college van burgemeester en wethouders
  f. gedeputeerde staten	:	het college van Gedeputeerde Staten van Utrecht
  g. de wet	:	de Wet gemeenschappelijke regelingen

• 2. Waar in de regeling artikelen van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing worden verklaard, dient in de plaats van de gemeente, de raad, het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester te worden gelezen: de bedrijfsvoeringsorganisatie Regionaal Archief Zuid-Utrecht, haar bestuur, respectievelijk haar voorzitter.

Artikel 2: Rechtsvorm en bestuursorganen

• 1. Er is een bedrijfsvoeringsorganisatie genaamd 'Regionaal Archief Zuid-Utrecht’, gevestigd te Wijk bij Duurstede.

Artikel 3: Doel

Doel van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht is het in het samenwerkingsgebied:

• uitvoering geven aan de Archiefwet; alsmede

• vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie (regionaal) historische bronnen en deze op een zo actief mogelijke wijze dienstbaar maken voor het publiek.

Artikel 4: Taken en bevoegdheden

• 1. Ter verwezenlijking van het doel worden in ieder geval, met inachtneming van het bepaalde in wettelijke voorschriften en deze regeling, de in artikel 5 genoemde taken verricht.

• 2. Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht is in het kader van de doelstelling bevoegd tot het op verzoek van één of meerdere deelnemende gemeenten en/of derden verrichten van diensten.

• 3. Een besluit tot dienstverlening als bedoeld in lid 2 vermeldt ten minste de wijze van kostenberekening en de overige voorwaarden.

Artikel 5

• 1. Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht heeft tot taak:

  • de zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten, zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995;

  • het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten voor zover deze niet zijn overgebracht;

  • het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnen op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis.

• 2. Aan het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie Regionaal Archief Zuid-Utrecht komen alle bevoegdheden tot regeling en bestuur toe die noodzakelijk zijn ten behoeve van de uitvoering van taken die bij deze gemeenschappelijke regeling aan het Regionaal Archief Zuid-Utrecht zijn opgedragen en die daarvoor bij of krachtens enig wettelijk voorschrift aan gemeentebesturen zijn of worden toegekend.

HOOFDSTUK 2: SAMENSTELLING EN WERKWIJZE BESTUUR

2.1 Het bestuur

Artikel 6

• 1. Het bestuur bestaat uit zoveel leden als het aantal deelnemende gemeenten aan deze regeling.

• 2. Het college van elke gemeente wijst uit zijn midden één lid en één plaatsvervangend lid van het bestuur aan.

• 3. In geval van verhindering of ontstentenis van een lid, wordt deze vervangen door zijn of haar plaatsvervanger.

• 4. De colleges beslissen in de eerste vergadering van elke zittingsperiode van de colleges over de aanwijzing als bedoeld in het tweede lid.

• 5. Indien tussentijds een vacature in het bestuur ontstaat, wijst het college van de betreffende gemeente zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

• 6. Het lidmaatschap van het bestuur eindigt als de zittingsperiode van het college afloopt of indien het lidmaatschap van het college, waaruit het betreffende lid afkomstig is, tussentijds beëindigd wordt.

• 7. De provinciaal archiefinspecteur wordt als adviseur voor de vergaderingen van het bestuur uitgenodigd. Hij kan deelnemen aan de beraadslagingen maar heeft geen stemrecht.

Artikel 7

• 1. Op het houden en de orde van de vergaderingen van het bestuur is artikel 22, lid 1 van de wet van toepassing.

• 2. Het bestuur vergadert ten minste tweemaal per jaar.

• 3. De vergaderingen van het bestuur zijn openbaar.

• 4. De deuren worden gesloten wanneer een zesde gedeelte der aanwezige leden daarom verzoekt of de voorzitter dit nodig acht.

• 5. Het bestuur beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.

• 6. Ten aanzien van het verhandelde in een besloten vergadering is artikel 23 van de wet van overeenkomstige toepassing.

• 7. In een besloten vergadering kan niet worden beraadslaagd of worden besloten over:

  • a. de vaststelling en wijziging van de begroting en de vaststelling van de rekening;

  • b. het toetreden tot en het uittreden uit de regeling;

  • c. het wijzigen en beëindigen van de regeling.

Artikel 8

• 1. Ieder lid van het bestuur heeft een aantal stemmen afhankelijk van het aantal inwoners van de gemeente, welke het vertegenwoordigt.

• 2. Als inwonersaantal geldt het door het Centraal Bureau voor de Statistiek vastgestelde aantal inwoners op 1 januari van het voorafgaande kalenderjaar.

• 3. De stemverhouding als bedoeld in het eerste lid is als volgt:

  1 t/m 10.000 inwoners: 1 stem

  10.001 t/m 20.000 inwoners: 2 stemmen

  20.001 t/m 30.000 inwoners: 3 stemmen

  30.001 t/m 40.000 inwoners: 4 stemmen

  40.001 t/m 50.000 inwoners: 5 stemmen

  50.001 t/m 60.000 inwoners: 6 stemmen

  60.001 t/m 70.000 inwoners: 7 stemmen

• 4. Met betrekking tot het vergaderquorum is artikel 20 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

• 5. Met betrekking tot het besluitquorum is artikel 30 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

Artikel 9

• 1. Het bestuur geeft aan de raden en de colleges van de gemeenten, indien daartoe door één of meer leden daarvan wordt gevraagd, dan wel ongevraagd, alle inlichtingen die nodig zijn voor een juiste beoordeling van het door hem gevoerde en te voeren beleid.

• 2. Een lid van het bestuur verschaft het college dat het betreffende lid heeft aangewezen en de raad van de gemeente waaruit hij of zij afkomstig is alle inlichtingen die door dat college of die raad of één of meer leden daarvan worden verlangd.

• 3. Ieder lid van het bestuur is aan het college dat het betreffende lid heeft aangewezen en de raad van de gemeente waaruit hij of zij afkomstig is verantwoording schuldig voor het door hem of haar in dat bestuur gevoerde beleid.

• 4. Het op verzoek verstrekken van inlichtingen als bedoeld in het eerste en tweede lid alsmede het afleggen van verantwoording als bedoeld in het derde lid geschiedt op de in de betrokken deelnemende gemeente gebruikelijke wijze.

2.2 De voorzitter

Artikel 10

• 1. Door het bestuur wordt uit de leden een voorzitter aangewezen, die voorzitter is van het bestuur. De aanwijzing vindt plaats in de eerste vergadering van iedere zittingsperiode van het bestuur.

• 2. Het bestuur wijst uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter aan.

• 3. De voorzitter is aan het bestuur verantwoording verschuldigd voor het door hem gevoerde bestuur. Hij geeft het bestuur mondeling of schriftelijk de door één of meer leden gevraagde inlichtingen.

HOOFDSTUK 3: BEVOEGDHEDEN BESTUUR

Artikel 11

• 1. Met betrekking tot de uitoefening van de in de artikelen 4 en 5 genoemde taken en bevoegdheden berusten bij het bestuur alle bevoegdheden die niet krachtens deze regeling aan de voorzitter zijn opgedragen.

• 2. Naast de uitoefening van taken en bevoegdheden op grond van het elders in deze regeling bepaalde, is het bestuur in elk geval belast met en bevoegd tot:

  • a. het vaststellen van de meerjaren- en jaarlijkse beleidsplannen;

  • b. het vaststellen van de kadernota;

  • c. het vaststellen en wijzigen van de begroting;

  • d. het vaststellen van de jaarrekening;

  • e. het opstellen van voorwaarden voor toetreding;

  • f. het (mede) oprichten van privaatrechtelijke rechtspersonen.

Artikel 12

Naast de uitoefening van de taken en bevoegdheden op grond van het elders in deze regeling bepaalde is het bestuur belast met en bevoegd tot:

• a. het voorbereiden van al hetgeen in de vergadering van het bestuur ter beraadslaging en beslissing moet worden gebracht;

• b. het beheer van de activa en passiva van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht;

• c. de zorg, voor zover deze niet aan anderen is opgedragen, voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding;

• d. het voorstaan van de belangen van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht bij andere overheden, instellingen, diensten en personen;

• e. het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit.

Artikel 13

• 1. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het bestuur.

• 2. De voorzitter is belast met de uitvoering van de besluiten van het bestuur.

• 3. Alle stukken uitgaande van het bestuur worden door de voorzitter ondertekend, tenzij hij aan de directeur, als bedoeld in artikel 15, het tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen.

• 4. De voorzitter vertegenwoordigt het Regionaal Archief Zuid-Utrecht in en buiten rechte. Indien de voorzitter behoort tot het bestuur van een gemeente die partij is in een privaatrechtelijke aangelegenheid dan wel een geschil waarbij het lichaam betrokken is, oefent de plaatsvervangend voorzitter deze bevoegdheid uit. Als ook zijn bestuur bij de privaatrechtelijke aangelegenheid dan wel het geschil is betrokken, oefent een ander lid deze bevoegdheid uit.

• 5. De voorzitter kan de vertegenwoordiging, als in het vorige lid bedoeld, opdragen aan een door hem schriftelijk aangewezen gemachtigde.

HOOFDSTUK 4: PERSONEEL EN ORGANISATIE

Artikel 14

• 1. De directeur en de medewerkers zijn in dienst van de gemeente Houten en worden voor onbepaalde tijd gedetacheerd bij het Regionaal Archief Zuid-Utrecht.

• 2. De rechtspositieregeling van de gemeente Houten, zoals deze thans luidt en in de toekomst na wijziging zal luiden, is op het gedetacheerde personeel van overeenkomstige toepassing.

• 3. Op deze detachering is een raamovereenkomst tussen de deelnemende gemeenten aan de regeling van toepassing, genaamd Raamovereenkomst gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht.

• 4. Voor de directeur en de medewerkers worden individuele detacheringsovereenkomsten opgesteld.

Artikel 15: Directeur

• 1. Aan het hoofd van de werkorganisatie staat de directeur. Deze heeft de dagelijkse leiding.

• 2. De directeur wordt op bindende voordracht van het bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht aangesteld, geschorst en ontslagen door het college van de gemeente Houten.

• 3. De directeur is bevoegd om binnen de kaders van de (meerjaren)begroting de organisatie zo in te richten en de bedrijfsvoering zo vorm te geven dat de in het (meerjaren)beleidsplan vastgestelde kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen worden gerealiseerd.

• 4. De directeur treedt op als archivaris van de deelnemende gemeenten en is in die hoedanigheid belast met de uitvoering van de taken en bevoegdheden als bedoeld in de Archiefwet 1995.

• 5. De directeur is verantwoording schuldig aan het bestuur.

• 6. Het bestuur regelt de vervanging van de directeur bij zijn afwezigheid.

Artikel 16

• 1. De directeur staat het bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde.

• 2. De directeur is in de vergaderingen van het bestuur als secretaris aanwezig en heeft daarin een adviserende stem.

• 3. Met inachtneming van artikel 13, derde lid, worden alle stukken die van het bestuur uitgaan door de directeur mede ondertekend.

• 4. De directeur is verantwoordelijk voor het opmaken van de verslagen van de vergaderingen van het bestuur.

Artikel 17: Overig personeel

• 1. Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht kan overig personeel aanstellen.

• 2. Het overig personeel wordt op bindende voordracht van het bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht, aangesteld, geschorst en ontslagen door het college van de gemeente Houten.

HOOFDSTUK 5: FINANCIËLE BEPALINGEN

Artikel 18: Financieel beheer

Het bestuur stelt bij besluit regels vast zoals bedoeld in artikel 212 en 213 Gemeentewet en zendt deze binnen twee weken na vaststelling aan gedeputeerde staten.

Het Treasurystatuut Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht 2012, vastgesteld op 7 mei 2012, blijft van kracht. In overleg met de provincie wordt een financiële beheersverordening ex artikel 212 en 213 onnodig geacht.

Artikel 19: Boekjaar

Het boekjaar van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht is gelijk aan het kalenderjaar.

Artikel 20: Kadernota en (meerjaren)begroting

• 1. Het bestuur maakt jaarlijks een ontwerpkadernota op en zendt deze vóór 1 januari van het jaar voorafgaande aan het betreffende begrotingsjaar, toe aan de raden van de deelnemende gemeenten. De raden kunnen bij het bestuur hun zienswijze binnen acht weken na de datum van toezending van de ontwerpkadernota, dat wil zeggen uiterlijk 1 maart, naar voren brengen. Het bestuur zendt de raden vervolgens vóór 15 april de vastgestelde kadernota toe.

• 2. Het bestuur maakt jaarlijks een ontwerpbegroting op, inclusief meerjarenraming en toelichting, voor het volgende boekjaar. Het bestuur zendt deze vóór 15 april toe aan de raden van de deelnemende gemeenten.

• 3. De ontwerpbegroting wordt door de zorg van de besturen van de deelnemende gemeenten voor een ieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van de kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld. Artikel 190, tweede en derde lid, van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing. Bovendien wordt deze op de website van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht gepubliceerd.

• 4. De raden van de deelnemende gemeenten kunnen bij het bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting binnen acht weken na de datum van toezending, dat wil zeggen uiterlijk 15 juni, naar voren brengen.

• 5. Het bestuur behandelt het ontwerp van de begroting onder bijvoeging van de zienswijzen van de raden en stelt uiterlijk op 1 juli voorafgaand aan het jaar waarvoor deze geldt de begroting vast.

• 6. Nadat deze is vastgesteld, zendt het bestuur binnen twee weken, maar in ieder geval vóór 15 juli, de begroting aan gedeputeerde staten. Gelijktijdig zendt het de begroting aan de raden van de deelnemende gemeenten, die ter zake bij gedeputeerde staten hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

• 7. Het bepaalde in de leden 2 tot en met 6 is van overeenkomstige toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting, met uitzondering van de in lid 6 genoemde datum. Het bepaalde in de leden 2 tot en met 5 is niet van toepassing op begrotingswijzigingen die budgetneutraal zijn.

Artikel 21: Rekening

• 1. Van de baten en lasten wordt door het bestuur over elk dienstjaar verantwoording afgelegd aan de raden onder overlegging van de rekening met de daarbij behorende bescheiden.

• 1. Het bestuur voegt daarbij een verslag van een onderzoek naar de deugdelijkheid van de rekening, alsmede hetgeen het bestuur verder voor zijn verantwoording noodzakelijk acht.

• 2. De ontwerprekening wordt met de toelichting en het verslag, als bedoeld in lid 1, vóór 15 april aan de raden van de deelnemende gemeenten toegezonden.

• 3. De raden van de deelnemende gemeenten kunnen bij het bestuur hun zienswijze binnen acht weken na de datum van toezending, dat wil zeggen uiterlijk 15 juni, van de in het tweede lid bedoelde stukken naar voren brengen.

• 4. Het bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerprekening.

• 5. Het bestuur onderzoekt de ontwerprekening zonder uitstel en stelt haar vast op uiterlijk 1 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de rekening betrekking heeft. De vaststelling van de rekening strekt het bestuur tot decharge, behoudens later in rechte gebleken onregelmatigheden.

• 6. Het bestuur zendt de vastgestelde rekening en alle daarbij behorende stukken binnen twee weken, maar in ieder geval vóór 15 juli, aan gedeputeerde staten. Gelijktijdig zendt het deze stukken aan de raden van de deelnemende gemeenten.

Artikel 22: Exploitatiesaldo

• 1. Indien enig exploitatiejaar een batig saldo oplevert, besluit het bestuur of dit saldo:

  • geheel of gedeeltelijk zal worden toegevoegd aan de reserve, doch alleen en voorzover het maximumplafond van meer dan 10% van de jaaromzet nog niet is bereikt;

  • geheel of gedeeltelijk zal worden gebruikt voor extra investeringen, dan wel;

  • geheel of gedeeltelijk zal worden gerestitueerd aan de deelnemers op basis van de in artikel 24 lid 3 genoemde verdeelsleutel.

• 2. Indien enig exploitatiejaar een nadelig saldo oplevert en het weerstandsvermogen ontoereikend is om dit nadelige saldo te dekken, stelt het bestuur een plan vast dat gericht is op het afbouwen en/of dekken van het nadelig exploitatiesaldo. Het bestuur bepaalt tevens of en zo ja tot welk bedrag de gemeenten zullen bijdragen in het nadelig saldo. Het bedoelde plan wordt niet eerder vastgesteld dan nadat de raden van de gemeenten gedurende een termijn van acht weken in de gelegenheid zijn gesteld om hun zienswijze ten aanzien van het plan naar voren te brengen.

• 3. Wanneer het bestuur overeenkomstig het gestelde in het tweede lid een besluit heeft genomen omtrent het bijdragen door de gemeenten in het nadelig exploitatiesaldo, wordt het nadelig exploitatiesaldo door de gemeenten gedragen op basis van de in artikel 24 lid 3 genoemde verdeelsleutel.

Artikel 23: Financiering

• 1. Besluiten tot het aangaan van geldleningen en rekening-courant-overeenkomsten alsmede tot het uitlenen van geld worden binnen twee weken na de vaststelling daarvan aan gedeputeerde staten gezonden.

• 2. Voor het betalen van rente en aflossing van geldleningen en in rekening-courant opgenomen gelden staan de deelnemende gemeenten garant voor zover terzake door andere overheidsorganen geen garantie is verstrekt. De gemeenten nemen aan de garantie deel in de verhouding tot de bijdragen als bedoeld in artikel 24, lid 3 van deze regeling. Indien uit deze bepaling in enig jaar voor de gemeenten betalingsverplichtingen voortvloeien, worden deze aan de met de gemeenten te verrekenen bijdragen toegevoegd.

Artikel 24: Verdeling van baten en lasten

• 1. Het bestuur kan met inachtneming van het bepaalde in artikel 22 en 24 lid 2 e.v., gehoord de raden van de gemeenten, nadere regels vaststellen met betrekking tot de door de gemeenten te betalen financiële bijdragen.

• 2. De lasten van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht worden gedekt door:

  • a. bijdragen van de deelnemende gemeenten;

  • b. subsidies, andere bijdragen dan de onder lid a van dit artikel bedoelde en schenkingen;

  • c. overige inkomsten.

• 3. De in het vorige lid onder a bedoelde bijdragen omvatten de jaarlijkse lasten, voor zover deze niet door de opbrengsten uit andere vergoedingen worden bestreden. De vaststelling van deze bijdragen en van de daarvoor gehanteerde verdeelsleutels vindt plaats bij het vaststellen van de begroting. De verdeelsleutel van het exploitatiesaldo is daar in opgenomen.

• 4. De deelnemende gemeenten betalen de volgens de begroting over enig boekjaar geraamde bijdragen bij wijze van voorschot in twee gelijke delen in de maanden januari en juli van elk kalenderjaar.

• 5. Het definitief vaststellen van de door elke gemeente verschuldigde bijdrage geschiedt tegelijkertijd met de vaststelling van de rekening van baten en lasten door het bestuur.

• 6. Binnen vier weken na de in lid 5 van dit artikel genoemde vaststelling worden de door de gemeenten verschuldigde bijdragen verrekend met de ingevolge lid 4 van dit artikel betaalde voorschotten.

• 7. Bij het vaststellen van de jaarlijkse bijdragen van de gemeenten, als genoemd in lid 3, wordt een opslag van 2% bovenop het werkelijk aandeel in de jaarlijkse kosten van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht berekend. Daarmee wordt bereikt - zoals is afgestemd met de Belastingdienst - dat de vrijstelling van artikel 11, lid 1, onderdeel u, van de Wet op de omzetbelasting 1968 niet van toepassing is.

  Dit heeft tot gevolg dat over de bijdragen van de gemeenten BTW is verschuldigd. De Belastingdienst heeft met zijn brief van 4 september 2009, kenmerk: 26.91.670, ingestemd met het door het Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht vanaf 1 januari 2010 in rekening brengen van BTW over de bijdragen van de deelnemende gemeenten met het oog op het belast met BTW mogen huren van het Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht, Karel de Grotestraat 30 te Wijk bij Duurstede conform artikel 11, eerste lid, onderdeel b, ten vijfde, van de Wet op de omzetbelasting 1968.

  De opslag van 2% wordt jaarlijks toegevoegd aan de algemene reserve van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht.

HOOFDSTUK 6: ARCHIEF

Artikel 25

• 1. Het bestuur draagt zorg voor de archiefbescheiden van de organen van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

• 2. Het bestuur stelt – met inachtneming van de Archiefwet – regels vast omtrent de zorg voor de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden, alsmede omtrent het toezicht daarop.

• 3. In geval van toetreding of uittreding van een gemeente of opheffing van de regeling draagt het bestuur zorg voor het treffen van voorzieningen voor de archiefbescheiden.

HOOFDSTUK 7: TOETREDING, UITTREDING, WIJZIGING EN OPHEFFING

Artikel 26: Toetreding

• 1. Het bestuur van een gemeente die wenst toe te treden, richt het verzoek ter zake aan het bestuur.

• 2. Het bestuur zendt het verzoek als bedoeld in lid 1 aan de colleges van de deelnemende gemeenten onder overlegging van zijn advies omtrent de toetreding en de eventueel daaraan te verbinden voorwaarden.

• 3. Toetreding tot de regeling door andere gemeenten kan plaatsvinden indien de colleges van tenminste vier van de deelnemende gemeenten daarmee instemmen en de raden van die gemeenten hun toestemming hebben gegeven. Toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang.

• 4. Bij toetreding van een gemeente zullen de deelnemende gemeenten met de toe te treden gemeente overleg voeren ten aanzien van toetredingskosten.

• 5. De toetreding gaat in op een door het bestuur te bepalen tijdstip.

Artikel 27: Uittreding

• 1. Een deelnemende gemeente kan uittreden door toezending aan het bestuur van het daartoe strekkende besluit van het college. Het besluit van het college dient voorzien te zijn van de toestemming van de raad van die gemeente. Toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang.

• 2. Het bestuur zendt een besluit tot uittreding van een gemeente aan de colleges der overige deelnemende gemeenten.

• 3. Tenzij het bestuur een kortere termijn bepaalt, kan de uittreding niet eerder plaatsvinden dan op 31 december van het tweede kalenderjaar volgende op het jaar waarin het bestuur van het besluit tot uittreding in kennis is gesteld.

• 4. De financiële schade die door de uittreding aan het Regionaal Archief Zuid-Utrecht is toegebracht, wordt aan de uittredende gemeente in rekening gebracht.

• 5. Voor de vaststelling van de financiële schade als bedoeld in lid 4 wordt door het Regionaal Archief Zuid-Utrecht en de uittredende gemeente gezamenlijk advies gevraagd aan een onafhankelijke externe deskundige. Het advies van deze deskundige is voor partijen bindend. De kosten voor het inschakelen van de deskundige zijn voor rekening van de uittredende gemeente.

Artikel 28: Wijziging

• 1. Het bestuur, alsmede de colleges van de deelnemende gemeenten kunnen voorstellen doen tot wijziging van de regeling.

• 2. De regeling wordt gewijzigd zodra de colleges van tenminste vier van de deelnemende gemeenten tot deze wijziging hebben besloten en de raden van die gemeenten hun toestemming hebben gegeven. Toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang.

• 3. Een wijziging treedt in werking op de eerste dag van de maand volgend op die waarin het besluit tot wijziging door het college van de gemeente Wijk bij Duurstede overeenkomstig artikel 26 lid 2 van de wet is bekend gemaakt.

Artikel 29: Opheffing

• 1. De regeling kan worden opgeheven indien de colleges van tenminste vier van de deelnemende gemeenten daartoe besluiten.

• 2. Ingeval van opheffing van de gemeenschappelijke regeling regelt het bestuur de financiële gevolgen van opheffing in een liquidatieplan. Hierbij kan van de bepalingen in de regeling worden afgeweken.

• 3. Het liquidatieplan wordt door het bestuur, de colleges van de gemeenten gehoord, vastgesteld.

• 4. Het liquidatieplan voorziet in de verplichtingen van de gemeenten tot deelneming in de financiële gevolgen van de opheffing.

• 5. Het liquidatieplan voorziet in de gevolgen die de opheffing heeft voor het personeel.

• 6. Het bestuur is belast met de uitvoering van de liquidatie.

• 7. De organen van de gemeenschappelijke regeling blijven ook na het tijdstip van opheffing in functie, totdat de liquidatie is voltooid.

HOOFDSTUK 8: GESCHILLEN

Artikel 30

• 1. Alvorens ten aanzien van een geschil, als bedoeld in artikel 28 van de wet, de beslissing van gedeputeerde staten wordt ingeroepen, wordt de zaak voorgelegd aan een geschillencommissie.

• 2. Het bestuur benoemt deze commissie in overleg met de betrokken gemeente of gemeenten.

• 3. De geschillencommissie onderzoekt de mogelijkheden om partijen alsnog tot overeenstemming te brengen en brengt partijen advies uit.

HOOFDSTUK 9: OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN

Artikel 31

• 1. Het college van de gemeente Wijk bij Duurstede zendt de regeling aan gedeputeerde staten.

• 2. Het college van de gemeente Wijk bij Duurstede draagt zorg voor de bekendmaking van de regeling overeenkomstig artikel 26 lid 2 van de wet.

• 3. De colleges van de deelnemende gemeenten nemen de regeling na vaststelling terstond op in het door hen bij te houden register, als bedoeld in artikel 27 van de wet.

• 4. Het bepaalde in het tweede, derde en vierde lid is van overeenkomstige toepassing voor de besluiten tot wijziging, opheffing, toe- en uittreding.

• 5. Deze regeling treedt in werking op de eerste dag van de maand volgend op die waarin zij bekend is gemaakt en werkt terug tot en met 1 januari 2020.

• 6. De regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

• 7. De regeling kan worden aangehaald als gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Zuid-Utrecht.

• 8. De gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht uit 2016 wordt ingetrokken.

Aldus vastgesteld door:

1. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bunnik op 17 maart 2020;

2. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten op 20 mei 2020;

3. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rhenen op 11 februari 2020;

4. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrechtse Heuvelrug op 19 mei 2020;

5. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden op 5 november 2019;

6. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Wijk bij Duurstede op 4 februari 2020.