Regeling van de Minister van Justitie en Veiligheid, van 22 juni 2020, kenmerk 2944128, houdende de hoofdlijnen van beleid en beheer met betrekking tot de meldkamers, waaronder de multidisciplinaire sturing en de beleids- en beheercyclus voor de vaststelling van het beleids- en bestedingsplan (Regeling hoofdlijnen beleid en beheer meldkamers)

De Minister van Justitie en Veiligheid,

Gelet op artikel 23a, eerste lid, van de Politiewet 2012;

Besluit:

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. beheer:

facilitaire dienstverlening, huisvesting, inrichting, onderhoud en ontwikkeling van gemeenschappelijke ICT-voorzieningen ten behoeve van de meldkamers en het ICT- beheer ten behoeve van de meldkamerfuncties;

b. beleids- en bestedingsplan:

een jaarplan en een bestedingsplan inclusief meerjarig financieel kader op basis van de hoofdlijnen van beleid en beheer, bedoeld in artikel 23a van de Politiewet 2012;

c. partijen:

de Minister voor Medische Zorg en de Regionale Ambulancevoorzieningen voor zover het de ambulancezorg betreft, de besturen van de veiligheidsregio’s voor zover het de brandweertaak, de rampenbestrijding, de crisisbeheersing en de geneeskundige hulpverlening betreft, de Minister van Defensie voor zover het de Koninklijke marechaussee betreft, de Minister van Justitie en Veiligheid en de politie;

d. jaaraanschrijving:

de jaaraanschrijving, bedoeld in artikel 45 van het Besluit beheer politie.

e. Landelijke Meldkamer Samenwerking:

het onderdeel van de politie waar het beheer van de meldkamers, bedoeld in artikel 25a van de Politiewet 2012, is ondergebracht;

f. gebied:

het werkgebied van een meldkamer, zoals aangewezen in artikel 1 van het Besluit aanwijzing meldkamers.

Artikel 2. Beleidsdoelen en beleidskaders

• 1. De beleidsdoelen zijn:

  • a. het zoveel mogelijk in het eerste contact helpen van de burger;

  • b. één landelijk kwaliteitsniveau, waardoor de burger kan rekenen op dezelfde dienstverlening van de meldkamers ongeacht de locatie van de hulpvraag;

  • c. continue bereikbaarheid en beschikbaarheid van de meldkamers en het kunnen overnemen van elkaars meldkamerfunctie, zowel bij verstoringen als bij piekbelastingen;

  • d. een optimale informatie-uitwisseling tussen hulpverleningsdiensten en meldkamers;

  • e. een stelsel van tien operationeel en beheersmatig met elkaar verbonden meldkamers.

• 2. De beleidskaders zijn:

  • a. de continuïteit van meldkamers voor melders en hulpverleners wordt geborgd door aansluiting van de samengevoegde meldkamers op één landelijke ICT-voorziening ten behoeve van het kunnen overnemen van elkaars meldkamerfunctie, met een uniforme inrichting van meldkamerapplicaties, koppelvlakken en een door partijen gestandaardiseerde werkwijze, alsmede door een continu proces van proactief en integraal risicomanagement;

  • b. de informatieveiligheid van de meldkamers en meldkamerfuncties voldoet aan de wettelijke kaders en aan de van toepassing zijnde normen van de partijen;

  • c. de informatievoorziening van de partijen en de uitwisseling van informatie tussen de meldkamerfuncties draagt bij aan de duiding van incidenten, rampen en crises, veiligheid van de inzet en van het ingezette personeel.

  • d. de ICT van de meldkamers draagt bij aan de bereikbaarheid van de meldkamers, en aan het uitwisselen van informatie tussen de meldkamerfuncties en de operationele uitvoering;

  • e. innovatieve ontwikkelingen worden gestimuleerd en zijn doelmatig verbonden aan de in het eerste lid genoemde beleidsdoelen.

• 3. De Landelijke Meldkamer Samenwerking voert het beheer van de meldkamers uit volgens de in de artikelen 3, 4 en 5 opgenomen multidisciplinaire sturingslijn en met inachtneming van de in dit artikel opgenomen beleidsdoelen en beleidskaders.

Artikel 3. Het Bestuurlijk Meldkamer Beraad

• 1. Er is een Bestuurlijk Meldkamer Beraad ten behoeve van de landelijke sturing op het beleid en beheer van de meldkamers.

• 2. Het Bestuurlijk Meldkamer Beraad bestaat uit één vertegenwoordiger per partij, waarbij de besturen van de veiligheidsregio’s en de besturen van de regionale Ambulancevoorziening hiervoor respectievelijk één vertegenwoordiger aanwijzen.

• 3. Het Bestuurlijk Meldkamer Beraad fungeert als bestuurlijk escalatieniveau voor het Strategisch Meldkamer Beraad.

• 4. De leden van het Bestuurlijk Meldkamer Beraad worden gemandateerd door de partijen die zij vertegenwoordigen om het concept van het beleids- en bestedingsplan vast te stellen. Het Bestuurlijk Meldkamer Beraad adviseert jaarlijks de Minister van Justitie en Veiligheid over de vaststelling daarvan.

• 5. Het Bestuurlijk Meldkamer Beraad monitort de werking van het beleid en beheer van de meldkamers aan de hand van de hoofdlijnen van beleid en beheer en beslist over voorstellen van het Strategisch Meldkamer Beraad die binnen het vastgestelde beleids- en bestedingsplan bestuurlijke borging behoeven.

• 6. Het Bestuurlijk Meldkamer Beraad komt ten minste twee keer per jaar samen en besluit op basis van consensus.

• 7. De leden leggen, indien zij niet tot overeenstemming komen, het beslispunt voor aan de Minister van Justitie en Veiligheid, onder vermelding van hun opvatting over het beslispunt.

• 8. De vertegenwoordiger van de Minister Justitie en Veiligheid is voorzitter van het Bestuurlijke Meldkamer Beraad. De voorzitter van het Strategisch Meldkamer Beraad kan de vergadering van het Bestuurlijk Meldkamer Beraad bijwonen.

Artikel 4. Het Strategisch Meldkamer Beraad

• 1. Er is een Strategisch Meldkamer Beraad ten behoeve van de landelijke strategische sturing op het beleid en beheer van de meldkamers.

• 2. Het Strategisch Meldkamer Beraad bestaat uit één vertegenwoordiger per partij, waarbij de besturen van de veiligheidsregio’s en de besturen van de regionale Ambulancevoorziening hiervoor respectievelijk één vertegenwoordiger aanwijzen.

• 3. Het Strategisch Meldkamer Beraad fungeert als een beleidsvormend multidisciplinair overleg voor het landelijke beleid en beheer van de meldkamers.

• 4. Het Strategische Meldkamer Beraad fungeert als escalatieniveau voor het directieoverleg als bedoeld in artikel 5, eerste lid.

• 5. Het Strategisch Meldkamer Beraad:

  • a. verzamelt de inbreng voor het beleids- en bestedingsplan;

  • b. draagt zorg voor het opstellen van het beleids- en bestedingsplan en de jaarverantwoording op landelijk niveau;

  • c. beslist binnen de kaders van het beleids- en bestedingsplan over de uitvoering van beleid en beheer;

  • d. bewaakt de uitvoering van het beleids- en bestedingsplan;

  • e. doet voorstellen voor de agenda van het Bestuurlijk Meldkamer Beraad;

  • f. adviseert het Bestuurlijk Meldkamer Beraad;

  • g. kan hulpstructuren instellen, die bijdragen aan het realiseren van de vastgestelde kaders voor beleid en beheer.

• 6. Het Strategisch Meldkamer Beraad kiest uit zijn midden een voorzitter.

• 7. Het Strategisch Meldkamer Beraad komt ten minste zes keer per jaar bijeen en besluit op basis van consensus.

• 8. De leden leggen, indien zij niet tot overeenstemming komen, het beslispunt voor aan het Bestuurlijk Meldkamer Beraad, onder vermelding van hun opvatting over het beslispunt. Het Bestuurlijk Meldkamer Beraad neemt op basis van deze inbreng een besluit.

Artikel 5. Gebiedsniveau

• 1. Een meldkamer heeft een directieoverleg op gebiedsniveau ten behoeve van de afstemming van het landelijke beleid met het beleid en beheer van de meldkamer en voor de samenwerking tussen de partijen in het werkgebied van de meldkamer.

• 2. Het directieoverleg bestaat uit vertegenwoordigers van de partijen in het werkgebied van de meldkamer op directieniveau, en de directeur van de Landelijke Meldkamer Samenwerking.

• 3. Het directieoverleg:

  • a. bewaakt de uitvoering van het beleid en beheer op de meldkamer;

  • b. formuleert de behoeften voor het beleid en beheer en laat zich hierin ondersteunen door een operationeel overleg van de meldkamer, waarin vertegenwoordigers van partijen in het werkgebied van de meldkamer en de Landelijke Meldkamer Samenwerking deelnemen, en brengt deze behoeften ter kennis van de Landelijke Meldkamer Samenwerking;

  • c. draagt zorg voor de operationele afstemming tussen de partijen in het werkgebied van de meldkamer en het beheer;

  • d. stemt in met de benoeming van het hoofd meldkamer, tevens voorzitter van het operationele overleg van de meldkamer. De voordracht van deze functionaris vindt plaats door de politie.

• 4. Het directieoverleg besluit op basis van consensus.

• 5. Maatregelen in het beheer worden tijdig afgestemd in het operationele overleg van de meldkamer, zodat het effect van de maatregel op de uitoefening van de meldkamerfunctie en de hulpverlening beoordeeld kan worden. Indien de leden van het operationeel overleg niet tot overeenstemming komen, dan vindt over de maatregel besluitvorming plaats in het directieoverleg op gebiedsniveau voordat de maatregel wordt doorgevoerd.

• 6. Bij bestuurlijk relevante incidenten draagt de Landelijke Meldkamer Samenwerking als beheerder zorg voor de beantwoording van vragen over het beheer van de meldkamer.

• 7. De leden van het directieoverleg leggen, indien zij niet tot overeenstemming komen, het beslispunt voor aan het Strategisch Meldkamer Beraad, onder vermelding van hun opvatting over het beslispunt. Het Strategisch Meldkamer Beraad neemt op basis van deze inbreng een besluit.

Artikel 6. Beleids- en beheercyclus

• 1. Het beleids- en bestedingsplan komt tot stand door middel van een beleids- en beheercyclus voor het beheer van de meldkamers, met inbreng van de partijen.

• 2. Het beleid, het operationeel en tactisch beheer van de meldkamersystemen C2000 en GMS, alsmede de verdeling van de capaciteitsinzet en de inzet van de financiële middelen voor het beheer maken onderdeel uit van het beleids- en bestedingsplan.

• 3. De beleids- en beheercyclus kent het volgende verloop:

  • a. de Minister van Justitie en Veiligheid geeft jaarlijks voor 1 december in de Jaaraanschrijving Politie de definitieve inhoudelijke beleids- en budgettaire kaders aan voor het beleids- en bestedingsplan meldkamers;

  • b. het Strategisch Meldkamer Beraad stelt tussen uiterlijk 1 december en 1 september het beleids- en bestedingsplan op;

  • c. het Bestuurlijk Meldkamer Beraad dient 1 september het beleids- en bestedingsplan ter vaststelling in bij de Minister van Justitie en Veiligheid;

  • d. het beleids- en bestedingsplan wordt gedurende het jaar uitgevoerd, en de voortgang daarvan wordt gemonitord middels een 4-, 8- en 12-maandsrapportage;

  • e. het beleids- en bestedingsplan wordt verantwoord middels het jaarverslag en de jaarrekening in het jaar erop.

• 4. De totstandkoming van het beleids- en bestedingsplan kent het volgende verloop:

  • a. partijen dragen uiterlijk tussen 1 december en 1 maart hun wensen aan, die door de Landelijke Meldkamer Samenwerking ter kennis worden gebracht van het Strategisch Meldkamer Beraad;

  • b. de wensen worden tussen 1 maart en 15 april geanalyseerd, waarna de Landelijke Meldkamer Samenwerking voor het Strategisch Meldkamer Beraad een conceptplan opstelt voor het jaar daarop;

  • c. op basis van het conceptplan geeft het Strategisch Meldkamer Beraad tijdig een advies aan het Bestuurlijk Meldkamer Beraad, dat voor 1 september het conceptplan vaststelt en de Minister van Justitie en Veiligheid adviseert over de vaststelling van het plan.

• 5. De hoofdlijnen van het beleids- en bestedingsplan worden opgenomen in de begroting en het beheerplan van de politie. De politie verantwoordt de werkelijk gemaakte kosten in de jaarrekening.

Artikel 7. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 juli 2020.

Artikel 8. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling hoofdlijnen beleid en beheer meldkamers.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Justitie en Veiligheid, F.B.J. Grapperhaus

TOELICHTING

1. Algemeen

1.1 Doel van de regeling

In deze regeling worden de hoofdlijnen van beleid en beheer vastgelegd zoals deze gezamenlijk zijn overeengekomen, gelet op artikel 23a, eerste lid, van de Politiewet 2012. De regeling is van belang omdat de Wijzigingswet meldkamers de organisatie van de meldkamers opnieuw inricht, met als uitgangspunten:

• 1. Het beheer van de meldkamers wordt ondergebracht bij de politie.

• 2. De partijen zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de eigen meldkamerfunctie.

• 3. De toekomstige meldkamers zijn in staat om werkzaamheden van elkaar over te nemen.

• 4. Er komen tien meldkamers.

• 5. Maatwerk op gebiedsniveau blijft, binnen de grenzen van het landelijk beheer door de politie, mogelijk.

• 6. Er wordt een herkenbare sturingsstructuur gecreëerd, waarbinnen alle betrokken partijen invloed kunnen uitoefenen op de hoofdlijnen van beleid en beheer met betrekking tot de meldkamers.

Het vastleggen van de hoofdlijnen van beleid en beheer van de meldkamers is hiermee een belangrijk onderdeel van de Wijzigingswet meldkamers. De hoofdlijnen van beleid en beheer geven heldere kaders voor het beleid en beheer in het meldkamerdomein, de inrichting van de multidisciplinaire sturing en van de beleids- en beheercyclus waarbinnen het jaarlijkse beleids-en bestedingsplan van de meldkamers tot stand komt. De partijen zijn daarbij verantwoordelijk voor de eigen meldkamerfunctie, en hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het functioneren en de kwaliteit van de meldkamer. De partijen dragen op deze wijze bij aan de gemeenschappelijke doelstelling om voor de burger in nood altijd bereikbaar te zijn.

Gezag

Met de Wijzigingswet meldkamers wordt het beheer van de meldkamers ondergebracht bij de politie. Het wetsvoorstel heeft geen gevolgen voor het gezag. Op grond van de Politiewet 2012 heeft de burgemeester het gezag in het kader van de handhaving van de openbare orde en de officier van justitie in het kader van strafrechtelijke handhaving. Het gezag bij brand, alsmede ongevallen anders dan bij brand voor zover de brandweer daarbij een taak heeft, berust bij de burgemeester, op grond van artikel 4 van de Wet veiligheidsregio’s, waarin ook is bepaald dat de burgemeester het opperbevel heeft in geval van een ramp of ernstige vrees voor het ontstaan daarvan. Op grond van artikel 5 van de Wet veiligheidsregio’s staan bij een ramp of ernstige vrees voor het ontstaan daarvan, degenen die aan de bestrijding van een ramp deelnemen onder het bevel van de burgemeester. Op grond van artikel 6 van de Wet veiligheidsregio’s kan de burgemeester de Regionale Ambulancevoorzieningen in de regio waarvan zijn gemeente deel uitmaakt aanwijzingen geven indien dat naar zijn oordeel noodzakelijk is uit het oogpunt van openbare orde. In de Tijdelijke wet ambulancezorg komt het begrip gezag niet voor, aangezien de zorg en daarmee ook de ambulancezorg een andere aansturingsrelatie kent dan brandweer, politie en Koninklijke marechaussee. Op grond van artikel 39, eerste lid, van de Wet veiligheidsregio’s berust in geval van een ramp of crisis van meer dan plaatselijke betekenis het gezag bij de voorzitter van de veiligheidsregio’s, ook ten aanzien van handhaving van de openbare orde. Het bevoegd gezag kan vanuit zijn wettelijke taakuitvoering een aanwijzing geven aan de wijze van uitvoering van beheermaatregelen. Bijvoorbeeld:

• a. ten behoeve van een evenement van grote/nationale betekenis moet er maatwerk worden toegepast;

• b. tijdens een incident of voor en tijdens een (gepland) evenement worden er in de meldkamersystemen geen wijzigingen uitgevoerd die de operatie kunnen verstoren.

1.2 Meldkamers en meldkamerlocaties

De meldkamer is de fysieke plaats waar de partijen hun meldkamerfunctie uitvoeren. Samen streven zij er naar continu beschikbaar te zijn en met de hoogst mogelijke kwaliteit de burger in nood te helpen. Om deze doelen te halen, is naast goed werkende ICT-systemen ook goede informatiedeling tussen de hulpdiensten/partijen onderling, tussen de meldkamer en hulpverleners op straat en tussen de meldkamers zelf van belang. Zo kan een meldkamer waar nodig een incident locatie-onafhankelijk oppakken.

De Wijzigingswet meldkamers bepaalt (op termijn) dat er tien meldkamers zijn. De locaties en werkgebieden van de meldkamers zijn aangewezen bij het Besluit aanwijzing meldkamers.

Elke meldkamerlocatie heeft binnen het werkgebied van de meldkamer een eigen veiligheidscontext, historie en cultuur. Hiermee wordt in de sturing op het beleid en beheer rekening gehouden door alle partijen op de meldkamers invloed te geven op het beleids- en bestedingsplan. De transitiefase naar de tien meldkamers is in 2011 gestart en zal naar de huidige verwachtingen in 2025 volledig zijn afgerond.

2. Beleidsdoelen en beleidskaders (artikel 2, eerste en tweede lid)

De beschreven beleidsdoelen zijn de beleidsdoelen die zijn opgenomen in het Transitieakkoord (2013), en vormen het met alle partijen gedeelde uitgangspunt voor de inrichting van het meldkamerdomein. De beleidsdoelen en beleidskaders vormen de basis van het beleid en het beheer in het meldkamerdomein. Binnen de aangegeven beleidsdoelen en beleidskaders wordt het beleids- en bestedingsplan voor de meldkamer jaarlijks vastgesteld. De beleidsdoelen en beleidskaders kunnen na overeenstemming met alle partijen indien nodig periodiek worden herzien, zodat deze aan ontwikkelingen in het meldkamerdomein zijn aan te passen.

Landelijke Meldkamer Samenwerking

De Landelijke Meldkamer Samenwerking speelt een belangrijke rol bij de totstandkoming van het beleid en het beheer. De Landelijke Meldkamer Samenwerking is het zelfstandig gepositioneerd onderdeel van de politie voor het beheer van meldkamers, en een herkenbaar aanspreekpunt voor iedereen in het meldkamerdomein. De Landelijke Meldkamer Samenwerking is verantwoordelijk voor de inrichting van het beheer op de meldkamers, het faciliteren van de gezamenlijke beleidsvorming en van de vraagarticulatie. De invulling hiervan doet de Landelijke Meldkamer Samenwerking samen met de andere betrokken partijen op verschillende niveaus, zowel landelijk als op het niveau van de meldkamer. De Landelijke Meldkamer Samenwerking ondersteunt de partijen en neemt daarbij initiatief om de samenwerking te stimuleren, zodat de betrokken partijen gezamenlijk komen tot goed ingerichte en functionerende meldkamers waar de partijen hun meldkamerfunctie kunnen uitoefenen.

3. Inrichting multidisciplinaire sturing

Maatregelen in het beheer, die een effect kunnen hebben op de uitoefening van de meldkamerfunctie, vragen om een goede afstemming tussen partijen. De hiervoor ingerichte multidisciplinaire sturing zorgt ervoor dat alle partijen invloed hebben op het beleid en beheer met betrekking tot de meldkamers. Het gaat hierbij om het realiseren van doelstellingen, zowel op landelijk niveau als op meldkamerniveau en om de koppeling hiertussen. Deze multidisciplinaire samenwerking en afstemming maakt het mogelijk om wensen op landelijk niveau en op meldkamerniveau in te brengen in het jaarlijks vast te stellen beleids- en bestedingsplan voor de meldkamers. Een evenwichtige multidisciplinaire sturing zorgt daarbij voor de nodige afstemmingen en overeenstemming tussen partijen. Dit samenspel is ook nodig om te komen tot een netwerk van tien operationeel en beheersmatig met elkaar verbonden meldkamers, waarin de partijen hun meldkamerfunctie (gezamenlijk) kunnen uitvoeren. Omdat alle partijen zijn betrokken bij de multidisciplinaire sturing, zijn zij ook alle medeverantwoordelijk voor de goede werking hiervan.

3.1 Partijen

De partijen die meebeslissen over de sturing van het beleid en beheer binnen het meldkamerdomein, zijn genoemd in artikel 1. Op de meldkamers zijn de partijen en hun hulpdiensten politie, ambulancezorg, brandweer en de Koninklijke marechaussee gebruiker van de meldkamer en verantwoordelijk voor de uitvoering van de eigen meldkamerfunctie. De Koninklijke marechaussee maakt voor de uitvoering van haar taak gebruik van tenminste één meldkamer en beschikt tevens over een landelijke voorziening voor de besturing van haar operationele taken. Voor maatregelen in het beheer die de landelijke taken van de Koninklijke marechaussee kunnen raken vindt afstemming plaats met het hoofd van de landelijke voorziening. De veiligheidsregio is gebruiker van de meldkamer vanuit de verantwoordelijkheid voor de brandweer en in geval van opgeschaalde situaties bij incidenten, rampen, crises. Op landelijk niveau brengen de partijen wensen tot verandering in namens de gehele sector voor de betreffende hulpdienst. De politie voert via de Landelijke Meldkamer Samenwerking naast de meldkamerfunctie ook het gezamenlijk vastgestelde beleid en beheer voor de meldkamers uit, en is verantwoordelijk voor onder andere de huisvesting en de ICT-systemen.

De Minister van Justitie en Veiligheid stelt met betrekking tot de meldkamers in de ministeriële regeling de hoofdlijnen van beleid en beheer vast in overeenstemming met alle anderen die op dit punt verantwoordelijkheid dragen. In de multidisciplinaire sturing heeft de minister een regierol. Daaronder valt mede het scheppen van randvoorwaarden voor de werking van het stelsel van meldkamers, de samenwerking, de bekostiging en het vaststellen en monitoren van de hoofdlijnen van beleid en beheer. Hiernaast is de minister politiek verantwoordelijk voor (onder andere) de politie en stelselverantwoordelijk voor de inrichting en werking van de rampenbestrijding en crisisbeheersing.

Vertegenwoordiging

De partijen zijn vertegenwoordigd in alle overleggen op landelijk niveau en voor zover van toepassing ook op meldkamerniveau. De 25 veiligheidsregio’s en de Regionale Ambulancevoorzieningen wijzen voor de overleggen op landelijk niveau elk één vertegenwoordiger aan. Het is van belang voor de werking van de sturing dat vertegenwoordigers van alle partijen slagvaardig hun vertegenwoordigende rol in het betreffende overleg in kunnen nemen en daartoe afdoende gemandateerd zijn.

3.2 Hoofdstructuur

De partijen komen regelmatig in verschillende samenstellingen bijeen voor overleg en afstemming. Zo kunnen zij de kwaliteit van de meldkamers behouden en waar nodig verbeteren. De multidisciplinaire sturing bestaat formeel uit twee overleggen op landelijk niveau, te weten het Bestuurlijk Meldkamer Beraad (zie artikel 3) en het Strategisch Meldkamer Beraad (zie artikel 4). Er zijn twee overleggen op het niveau van elke meldkamer, te weten directieoverleg (zie artikel 5, eerste lid) en het operationeel overleg (zie artikel 5, derde lid).

Escalatieniveau

Overeenstemming over de invoering van beheermaatregelen met effect op de meldkamerfunctie is van belang vanwege de eigenstandige wettelijke verantwoordelijkheden die betrokken partijen dragen. Als partijen niet tot overeenstemming komen, kunnen zij het beslispunt in de sturingsstructuur escaleren tot op het hoogste besturingsniveau. Alle partijen moeten daarbij aangeven waarom zij wel of niet kunnen instemmen met het beslispunt.

3.3 Hulpstructuren

Naast de hoofdstructuur heeft het meldkamerdomein in de praktijk ook hulpstructuren die bijdragen aan de samenwerking. Het Strategisch Meldkamer Beraad kan hulpstructuren, waaronder gebruikersgroepen instellen De belangrijkste hulpstructuren die bijdragen aan de werking van de sturingsstructuur zijn het Discipline Overleg en het Overleg Hoofden Meldkamer.

Het Discipline Overleg is een landelijk overleg over de ontwikkelingen binnen de verschillende hulpdiensten in relatie tot hun meldkamerfunctie en het beheer. Het overleg signaleert gezamenlijke ontwikkelingen hierin en kan voorstellen doen om onderwerpen op de agenda van Strategisch Meldkamer Beraad te zetten. Het overleg formuleert vanuit de optiek van de gezamenlijke hulpdiensten de behoeften voor het beleid en beheer van de meldkamer ten behoeve van de Landelijke Meldkamer Samenwerking. Het Discipline Overleg bestaat uit: de directeur Landelijke Meldkamer Samenwerking (voorzitter); een adviseur van de veiligheidsregio(’s); een adviseur van de Regionale Ambulance voorziening(en); een adviseur van de brandweer; een adviseur van de politie; een adviseur van de Koninklijke marechaussee.

Het Overleg Hoofden Meldkamer is een landelijk overleg met een signaalvormende en coördinerende functie. Het overleg is de ’stem’ van de meldkamers, en de verbinding tussen lokaal, regionaal en landelijk beleid. Het overleg formuleert de behoeften voor het beleid en beheer van de meldkamer ten behoeve van de Landelijke Meldkamer Samenwerking.

Het overleg Hoofden Meldkamer bestaat uit de directeur Landelijke Meldkamer Samenwerking, tevens voorzitter, en alle Hoofden Meldkamer.

4. Beleids- en beheercyclus

Alle betrokken partijen hebben via de beleids- en beheercyclus invloed op de totstandkoming van het beleids- en bestedingsplan. Het beleids- en bestedingsplan voor de meldkamer wordt binnen de aangegeven beleidsdoelen en beleidskaders van de regeling jaarlijks vastgesteld. Het beleid, de verdeling van de capaciteitsinzet en de inzet van de financiële middelen voor het beheer maken onderdeel uit van het beleids- en bestedingsplan.

4.1 Uitgangspunten

Voor de inrichting van de beleids- en beheercyclus worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:

• 1. Er is één gezamenlijk beeld van de beleidsdoelen en beleidskader voor de meldkamers.

• 2. Er is één beleids- en beheerplan.

• 3. Er is één landelijk beheer.

• 4. Er is één begroting.

• 5. De beleids- en beheercyclus sluit aan op die van de politie en het Rijk.

4.2 Verandering binnen en buiten het beleids-en bestedingsplan (artikel 6, eerste en tweede lid)

Het gehele netwerk van partijen is betrokken bij de totstandkoming van het beleids- en bestedingsplan. Allereerst stelt de Minister van Justitie en Veiligheid via de Jaaraanschrijving politie jaarlijks voor 1 december de beleids- en financiële kaders voor de hoofdlijnen voor beleid en beheer vast. Dit geeft duidelijkheid over de ruimte waarbinnen het beleids- en bestedingsplan kan worden opgesteld.

Ieder jaar kunnen partijen hun wensen tot verandering in de beleids- en beheercyclus aanleveren. In de praktijk geven echter partijen hun wensen het hele jaar door. Of de wens tot verandering direct behandeld kan worden of dat hiermee gewacht moet worden tot het volgende beleids- en bestedingsplan, hangt af van het type verandering.

Er zijn twee type veranderingen denkbaar:

• 1. Veranderingen die binnen het lopende beleids- en bestedingsplan vallen.

  Hierbij kan gedacht worden aan het dagelijkse beheer, going concern en het zogeheten lifecycle management, waarmee het proces voor het managen van de levenscyclus van een product wordt bedoeld.

• 2. Veranderingen die buiten het lopende beleids- en bestedingsplan vallen.

  Hierbij kan gedacht worden aan voorstellen voor nieuwe ontwikkelingen of beleid die effect hebben op het beheer.

Wensen buiten het lopende beleids- en bestedingsplan worden voor besluitvorming meegenomen naar het nieuwe beleids- en bestedingsplan. Wensen binnen het lopende beleids- en bestedingsplan kan de Landelijke Meldkamer Samenwerking – afhankelijk van de noodzaak, de grootte en bijbehorende kosten – direct oppakken. Eventueel kan het beleids- en bestedingsplan tussentijds worden bijgesteld. Van belang is dat alle veranderingen, met het oog op de toekomst, op een kwalitatief hoogwaardig niveau worden doorgevoerd.

4.3 Tijdpad (artikel 6, derde lid)

Het beheer van de meldkamers wordt ondergebracht bij de politieorganisatie en maakt hiermee ook deel uit van de planning- en control-cyclus van politie. De beleids- en beheercyclus voor de meldkamers vindt daarom plaats binnen de planning en deadlines voor de jaarstukken van politie. Omdat deze data bepalend zijn voor het proces, hebben ze een centrale rol in de beleids- en beheercyclus voor de meldkamers.

4.4 Fases (artikel 6, vierde lid)

Tussen 1 december (T-2) en 1 september (T-1) moet het beleids- en bestedingsplan worden opgesteld. Dit betekent dat in deze periode in samenwerking met de betrokken partijen een beleids- en bestedingsplan moet worden opgeleverd waarover overeenstemming bestaat. Het plan komt in samenwerking met de betrokken partijen in drie fases tot stand.

Fase 1: de vraagarticulatie – tussen 1 december en 1 maart

De partijen en de Landelijke Meldkamer Samenwerking kunnen gedurende deze fase hun wensen aandragen. Het Ministerie van Justitie en Veiligheid heeft in de jaaraanschrijving politie reeds in afstemming met de Landelijke Meldkamer Samenwerking de beleids- en financiële kaders voor de politie en de meldkamers aangegeven. De Landelijke Meldkamer Samenwerking draagt de wensen van de partijen via het Discipline Overleg over naar het Strategisch Meldkamer Beraad.

Fase 2: de analyse – tussen 1 maart en 15 april

Na het inbrengen en ophalen van de vraagarticulatie worden deze wensen geanalyseerd, waarna de Landelijke Meldkamer Samenwerking voor het Strategisch Meldkamer Beraad een conceptplan opstelt voor het jaar daarop. In het Strategische Meldkamer Beraad wordt besloten voor welke vragen een impactanalyse nodig is en binnen welke prioritering dilemma’s en scenario’s de vraagstukken geplaatst kunnen worden. Hiervoor kan het Strategisch Meldkamer Beraad een beroep doen op het Discipline Overleg.

Fase 3: het keuzeproces – tussen 15 april en 1 september

In deze fase worden alle wensen afgewogen. Het Strategisch Meldkamer Beraad doet de inhoudelijke voorbereiding voor het Bestuurlijk Meldkamer Beraad. Op basis van het conceptplan geeft het Strategisch Meldkamer Beraad tijdig een advies aan het Bestuurlijk Meldkamer Beraad, dat voor 1 september het conceptplan vaststelt en de Minister van Justitie en Veiligheid adviseert over de vaststelling van het plan.

4.5 Uitvoering en verantwoording

Als het beleids- en bestedingsplan is vastgesteld, is het van belang dat alle partijen blijven samenwerken gedurende de uitvoering. De voortgang van het beleids- en bestedingsplan wordt gemonitord en alle partijen leveren informatie aan voor de 4-, 8-, en 12-maandsrapportages, alsmede aan de jaarverantwoording achteraf. De hoofdlijnen van het beleids- en bestedingsplan worden opgenomen in de begroting en het beheerplan van politie. De politie verantwoordt de werkelijk gemaakte kosten in de jaarrekening.

De Minister van Justitie en Veiligheid, F.B.J. Grapperhaus