Regeling van de Minister van Buitenlandse Zaken van 28 mei 2020, nr. MinBuZa.2020.5311-19, tot wijziging van het Vervangingsbesluit BZ 2015

De Minister van Buitenlandse Zaken,

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling;

Besluit:

ARTIKEL I

Het Vervangingsbesluit BZ 20151 wordt als volgt gewijzigd:

A

Artikel 1 komt te luiden:

Artikel 1

De digitale vervanging van papieren archiefbescheiden heeft betrekking op alle te vernietigen en alle blijvend te bewaren archiefbescheiden van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

B

Artikel 3, eerste lid, komt te luiden:

  • 1. De vervangen archiefbescheiden worden direct na vaststelling van de kwaliteit van de digitale reproductie vernietigd.

ARTIKEL II

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Buitenlandse Zaken, Namens deze, Plaatsvervangend Secretaris-Generaal van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, W. van Ee

TOELICHTING

De onderhavige wijziging heeft tot doel artikel 1 van het Vervangingsbesluit BZ 2015 te verruimen (zie artikel I, onderdeel A). De digitale vervanging van papieren archiefbescheiden heeft betrekking op alle te vernietigen en alle blijvend te bewaren archiefbescheiden van het ministerie tot en met tien jaar na inwerkingtreding van dit besluit. Het huidige Vervangingsbesluit BZ 2015 staat vervanging van de blijvend te bewaren papieren archiefstukken van vóór 2011 niet toe, terwijl daaraan wel behoefte is. Papieren archiefstukken van vóór 2011, waaronder blijvend te bewaren archiefstukken, worden vaak ter raadpleging gescand. Deze archiefstukken kunnen voortaan in digitale vorm overgebracht worden naar het Nationaal Archief, hetgeen kosten van beheer en opvraging bespaart.

Ter info zij nog opgemerkt dat de vorenbedoelde vervanging geschiedt op de wijze zoals beschreven in het Handboek Informatiemanagement BZ. Dit handboek kan worden opgevraagd.

Artikel 3, eerste lid, is aangepast aan de omstandigheid dat de medewerker die afzonderlijke papieren archiefbescheiden digitaliseert, zelf de digitale reproductie beoordeelt op kwaliteit, waarna de papieren versie direct kan worden vernietigd (artikel I, onderdeel B).

De Minister van Buitenlandse Zaken, Namens deze, Plaatsvervangend Secretaris-Generaal van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, W. van Ee

Naar boven