Call for Proposals, Handleiding RAAK Impuls 2020, Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

Utrecht, juni 2020

Nationaal Regieorgaan

Praktijkgericht Onderzoek

(onderdeel van NWO)

Inhoud

1.	Inleiding	1
1.1	Achtergrond	1
1.2	Beschikbaar budget	1
1.3	Geldigheidsduur call for proposals	2
2.	Doel	2
3.	Richtlijnen voor aanvragers	2
3.1	Wie kan subsidie aanvragen	2
3.2	Wanneer kan aangevraagd worden	2
3.3	Hoe wordt de aanvraag opgesteld en ingediend	3
3.4	Subsidievoorwaarden	3
3.5	Financiële voorwaarden	3
4.	Procedure	5
4.1	Ontvankelijkheid	5
4.2	Beoordeling	5
4.3	Beoordelingscriteria	5
4.4	Besluitvorming	6
4.5	Indicatief tijdpad	6
5.	Uitvoering	6
6.	Contact en overige informatie	6

1. Inleiding

1.1 Achtergrond

Het Nationaal Regieorgaan Praktijkgericht Onderzoek SIA (hierna te noemen Regieorgaan SIA), onderdeel van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO), heeft als taak de ontwikkeling van het praktijkgericht onderzoek van hogescholen te stimuleren en voert daartoe onder andere de regeling RAAK Impuls 2020 uit.

Als gevolg van de coronacrisis kampen hogescholen met vertraging of zelfs stopzetting van onderzoeksprojecten. Op basis van een recente inventarisatie gehouden door de Vereniging Hogescholen (VH) wordt een voorzichtige inschatting gemaakt dat dit nu al voor de helft van de projecten het geval is. Als belangrijkste oorzaken worden genoemd:

• 1. projectpartners hebben nu andere prioriteiten en kunnen daardoor niet deelnemen aan het onderzoek en/of hun verplichtingen nakomen (bijvoorbeeld cofinanciering);

• 2. (onderzoeks)faciliteiten zijn niet toegankelijk, fysieke testen met proefpersonen niet mogelijk – oftewel: onderzoek kan niet plaatsvinden – ook niet digitaal;

• 3. eigen onderzoekers met onderwijsverplichting naast onderzoek worden nu veel meer ingezet in het onderwijs.

Het gevolg is dat lopende projecten (nog) niet afgerond kunnen worden. Daarnaast is er een reëel risico dat de kwaliteit van het onderzoeksproject onder druk komt te staan.

1.2 Beschikbaar budget

Het beschikbare budget voor deze call is € 2,2 miljoen (subsidieplafond). Per subsidieaanvraag (verder te noemen aanvraag) kan maximaal € 10.000 worden aangevraagd.

In deze call wordt gewerkt met ophaalmomenten. De beoordelingscommissie krijgt na afloop van een ophaalmoment de aanvragen voorgelegd die tot dat moment zijn ingediend en ontvankelijk zijn verklaard. Op voorhand is niet te bepalen hoeveel aanvragen worden ingediend. Ook de grootte van de aanvragen is variabel. Daarom is het niet mogelijk om per ophaalmoment een vast budget te noemen. Per ophaalmoment zullen alle aanvragen die een positief oordeel hebben gekregen (zie paragraaf 4.3) worden gehonoreerd met inachtneming van het bereiken van het subsidieplafond.

Als het subsidieplafond vóór 20 april 2021 wordt bereikt, sluit de call voortijdig.

1.3 Geldigheidsduur call for proposals

Deze call for proposals is geldig voor de indieningsronde RAAK Impuls 2020 met de sluitingsdatum en -tijd: dinsdag 20 april 2021, 14:00:00 uur CE(S)T.

Aanvragen kunnen vanaf de publicatiedatum van de call, doorlopend worden ingediend.

De ophaalmomenten in 2020 zijn:

• dinsdag 7 juli 2020, 14:00:00 uur CE(S)T

• dinsdag 15 september 2020, 14:00:00 uur CE(S)T

• dinsdag 17 november 2020, 14:00:00 uur CE(S)T

De ophaalmomenten in 2021 zijn:

• dinsdag 9 februari 2021, 14:00:00 uur CE(S)T

• dinsdag 20 april 2021, 14:00:00 uur CE(S)T, tevens sluitingsdatum van de call

2. Doel

Regieorgaan SIA wil naast de bredere ‘Impuls 2020’, die is gericht op het borgen en versterken van de randvoorwaarden voor praktijkgericht onderzoek op organisatieniveau, ook een impuls geven die zich richt op het niveau van onderzoeksprojecten. Deze regeling richt zich specifiek op RAAK-projecten, omdat deze door hun omvang en doorlooptijd de meeste gevolgen ondervinden van de maatregelen om het coronavirus in te dammen.

Alle RAAK-projecten zijn bij aanvang uitgebreid beoordeeld op kwaliteit. Het doel van de RAAK Impuls 2020 is om de kwaliteit te borgen van lopende RAAK-onderzoeksprojecten, die als gevolg van de crisis kampen met onvoorziene problemen. Conform de beoordelingscriteria van RAAK, wordt hierbij met nadruk gekeken naar de aspecten ‘netwerkvorming’ en ‘onderzoeksplan’. De middelen vanuit deze RAAK Impuls 2020 kunnen bijvoorbeeld worden ingezet voor het ontwikkelen van nieuwe werkwijzen voor de participatie van praktijkpartners in het onderzoek, of voor het aanpassen van de aanpak zodat het onderzoek praktisch mogelijk wordt gemaakt in de huidige anderhalvemetersamenleving.

3. Richtlijnen voor aanvragers

3.1 Wie kan subsidie aanvragen

De aanvrager dient een door de overheid bekostigde hogeschool (hierna te noemen aanvrager) te zijn, zoals bedoeld in artikel 1.8 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW).

De persoon die de aanvraag indient in ISAAC wordt geacht hiertoe te zijn gemachtigd door het College van Bestuur van de aanvragende hogeschool.

De aanvrager ontvangt alle correspondentie met betrekking tot de aangevraagde subsidie.

Een lopend RAAK-project komt in aanmerking voor maximaal één subsidietoekenning, indien gehonoreerd vanuit een van de volgende indieningsrondes:

• RAAK-mkb vanaf RAAK-mkb ronde oktober 2017;

• RAAK-publiek vanaf RAAK-publiek indieningsronde juni 2017;

• RAAK PRO vanaf RAAK PRO 2016;

De aanvraag kan op elk moment tijdens de looptijd van het lopend project worden ingediend.

Projecten waarvoor reeds een Top-up aanvraag is gehonoreerd, komen niet in aanmerking voor de subsidie RAAK Impuls 2020.

Voor hetzelfde lopende RAAK-project kan niet gelijktijdig een aanvraag worden ingediend voor een subsidie in de regeling ‘Top-up, indieningsronde februari 2021’ en voor een subsidie in deze regeling ‘RAAK Impuls 2020’ (een aantal van de ophaalmomenten valt op dezelfde data).

3.2 Wanneer kan aangevraagd worden

Aanvragen kunnen worden ingediend tot uiterlijk dinsdag 20 april 2021, 14:00:00 uur CE(S)T. Aanvragen die na de deadline worden ingediend, worden niet in behandeling genomen.

3.3 Hoe wordt de aanvraag opgesteld en ingediend

Een volledige aanvraag omvat de volgende documenten:

• het volledig ingevulde en ondertekende aanvraagformulier;

• het projectvoorstel;

• de begroting in excel met aangevraagde subsidie en kostenonderbouwing;

• overzicht van betrokken projectgroepleden in het kader van de ‘Code omgang met persoonlijke belangen’ van NWO.

Het indienen van een aanvraag gebeurt via het aanvraag- en rapportagesysteem ISAAC.

Het is verplicht de via ISAAC beschikbare documenten te gebruiken.

De directe link naar deze call in ISAAC is: https://www.isaac.nwo.nl/subsidieaanvraag?extref=M2019MKB11

De aanvrager is verplicht de aanvraag via zijn/haar ISAAC-account in te dienen. Indien de aanvrager nog geen ISAAC-account heeft, dient hij/zij dat minimaal één werkdag voor het indienen van de aanvraag aan te maken in verband met het tijdig kunnen verhelpen van eventuele aanmeldproblemen.

Het inlogscherm ISAAC is bereikbaar via: www.isaac.nwo.nl

De handleiding ISAAC is bereikbaar via: www.isaac.nwo.nl/help

De ISAAC helpdesk is bereikbaar via: isaac.helpdesk@nwo.nl

3.4 Subsidievoorwaarden

De maximaal aan te vragen subsidieomvang is € 10.000. De middelen voor de beoogde activiteiten dienen binnen 12 maanden na subsidieverlening te worden besteed. Besteding van de subsidie na de betreffende termijn is niet mogelijk.

De subsidiegelden zijn uitsluitend bestemd voor het uitvoeren van de activiteiten die zijn vastgesteld in de gehonoreerde aanvraag. Subsidiëring van (deel) activiteiten die reeds zijn gesubsidieerd vanuit andere bronnen, is niet mogelijk.

De aanvrager is verantwoordelijk voor het maken van afspraken met de consortiumpartners over de toegang tot en de rechten op onderzoeksresultaten en, indien van toepassing, over intellectueel eigendom.

Tevens gelden de afspraken die destijds bij honorering zijn gemaakt voor het betreffende RAAK-project ten aanzien van doorwerking, open access, ethische aspecten en datamanagement.

3.5 Financiële voorwaarden

De kosten die met deze subsidie gefinancierd kunnen worden, betreffen de gemaakte en/of betaalde loonkosten en materiële kosten, gebaseerd op kostprijs, inclusief eventuele niet-verrekenbare btw.

Loonkosten hogescholen

Voor de loonkosten worden de tarieven conform de Handleiding Overheidstarieven (HOT) uit het jaar 2017 gehanteerd. De tarieven 2017 mogen voor de gehele looptijd van de subsidie worden toegepast. De toegestane tarieven in de HOT betreffen uitsluitend de tarieven conform de volgende tabel.

Schaal	Kostendekkend tarief per uur	Schaal	Kostendekkend tarief per uur
1	43	10	72
2	46	11	79
3	48	12	87
4	53	13	95
5	53	14	103
6	56	15	111
7	59	16	119
8	63	17	127
9	68	18	136

Tabel: integrale loonkosten per salarisschaal 2017 (bedragen in euro’s)

Deze tarieven zijn integraal toepasbaar en het hanteren van deze tarieven is zonder toelichting of berekening toegestaan.

Het tarief van een medewerker wordt bepaald op basis van de cao hbo inschaling van de betreffende medewerker. Hogere tarieven dan de HOT zijn niet toegestaan. Lagere tarieven dan de HOT zijn wel toegestaan, maar mogen niet willekeurig worden opgevoerd. Eventuele lagere tarieven moeten kunnen worden onderbouwd, bijvoorbeeld op basis van een interne kostprijsberekening. De instellingsaccountant hoeft hier geen accountantscontrole toe te passen; tarieven lager dan de HOT zijn voor Regieorgaan SIA altijd akkoord. Alleen consistente toepassing is vereist.

Kosten studenten

Het is toegestaan studenten, verbonden aan de hogeschool, in te zetten voor het project en de kosten hiervan binnen het project op te voeren.

Per subsidiejaar kan het volgende worden opgevoerd:

• Inzet van uren van studenten waarbij geldt dat deze geschiedt als onderdeel van de opleiding (de studenten dienen in dat geval ook studiepunten te krijgen voor hun activiteiten). Alleen de stagevergoeding zoals gebruikelijk binnen de instelling is declarabel. Aan het aantal in te zetten uren per student is een maximum verbonden van 1.650.

• Inzet van uren van studenten die extra-curriculair worden ingezet in het project. Per student kan maximaal 250 uur per subsidiejaar ten laste van het project worden gebracht.

In beide situaties geldt dat uitsluitend de werkelijke aan de student uitbetaalde bedragen met een maximaal uurtarief van € 25 als kosten kunnen worden opgevoerd. Uren en uurtarieven boven de genoemde maxima kunnen niet als kosten worden opgevoerd. Aan het aantal in te zetten studenten in het project is geen maximum verbonden.

Loonkosten consortiumpartners

Bepaling van het uurtarief van de partners is als volgt:

Universiteiten: aio’s en postdocs	VSNU-akkoord
Universiteiten: overige wetenschappelijke functies	Handleiding Overheidstarieven 2017
TO2-instituten	Handleiding Overheidstarieven 2017
Overige partners	Bepaling uurtarief is vrij, met een maximum van € 130 per uur, excl. btw

Tabel: uurtarieven

Onder overige partners worden ook verstaan:

• onderwijsinstellingen anders dan een door de overheid bekostigde hogeschool zoals gedefinieerd in paragraaf 3.1;

• projectmedewerkers die gedetacheerd zijn bij een hogeschool en die alleen voor dit project worden ingeleend. Een uitzondering geldt voor projectmedewerkers die een detacheringsovereenkomst hebben met een hogeschool die niet alleen betrekking heeft op detachering binnen dit project; de kosten van deze projectmedewerkers mogen onder de loonkosten van de hogeschool worden opgevoerd.

Projectmanagement

In de HOT zit een opslag voor overhead. Voor projectmanagement mag daarom maximaal 10% van de totale projectkosten in de begroting als kosten worden opgevoerd en uiteindelijk ook besteed worden.

Materiële kosten

Onder materiële kosten wordt verstaan de aan de uitvoering van het project verbonden kosten als verbruik van materialen, hulpmiddelen, prototypes, testopstellingen en overige kosten zoals dienstreizen en publicaties.

Aanschaffingen van machines en apparatuur worden niet tot de projectkosten gerekend. Voor machines en apparatuur kunnen slechts de aan het project toe te rekenen afschrijvingskosten of leasetermijnen worden opgevoerd. Afschrijvingstermijnen worden berekend op basis van de historische aanschafprijs exclusief financieringskosten, een lineaire afschrijvingsmethode en een levensduur van vijf jaar. Opvoering van kosten voor gebruik van apparatuur ouder dan vijf jaar is dus niet mogelijk.

Overige voorwaarden

In totaal mag maximaal 25% van het subsidiebedrag ten bate komen aan de consortiumpartners, zijnde niet de hogescholen.

De aangevraagde subsidiebedragen in de vastgestelde begroting voor loonkosten en materiële kosten gelden als maxima.

4. Procedure

4.1 Ontvankelijkheid

De regeling RAAK Impuls 2020 kent diverse ophaalmomenten (zie paragraaf 1.3).

Iedere, via ISAAC, ingediende aanvraag wordt direct geregistreerd door middel van een dossiernummer. Dit dossiernummer geldt als vast kenmerk voor alle verdere correspondentie.

De aanvraag wordt na het verstrijken van het ophaalmoment gecontroleerd op de juistheid ten aanzien van volledigheid en vormvereisten. Indien de aanvraag hieraan voldoet, wordt deze ontvankelijk verklaard en in behandeling genomen. De aanvrager ontvangt daarvan bericht.

Voldoet de aanvraag niet aan de volledigheid en vormvereisten, dan wordt de aanvrager de mogelijkheid geboden de ontbrekende gegevens binnen twee werkdagen te verstrekken. Indien de ontbrekende gegevens binnen de gestelde termijn worden aangeleverd en akkoord worden bevonden, wordt de aanvraag alsnog ontvankelijk verklaard en in behandeling genomen.

De aanvrager ontvangt daarvan bericht.

Indien de ontbrekende gegevens niet binnen de gestelde termijn zijn verstrekt, wordt de aanvraag niet-ontvankelijk verklaard en buiten behandeling gesteld. De aanvrager ontvangt daarvan bericht.

De aanvragen worden na het ophaalmoment in volgorde van ontvankelijk verklaarde aanvragen behandeld.

4.2 Beoordeling

Voor de beoordeling wordt een externe beoordelingscommissie ingesteld, deze commissie bestaat uit leden die ervaring hebben met het beoordelen van aanvragen binnen de RAAK-regelingen. De aanvraag wordt voorzien van een preadvies, opgesteld door medewerkers van het bureau van Regieorgaan SIA. In de preadviezen wordt door de bureaumedewerkers op basis van het ingediende projectvoorstel geïnventariseerd in welke mate wordt voldaan aan de beoordelingscriteria (paragraaf 4.3).

Elke aanvraag, inclusief preadvies, wordt ter beoordeling voorgelegd aan de beoordelingscommissie. De commissie voorziet de aanvraag van een oordeel (positief/negatief) op basis van de beoordelingscriteria en preadviezen van de bureaumedewerker(s).

In deze call worden geen referenten ingeschakeld.

Voor alle bij de beoordeling en/of besluitvorming betrokken personen is de Code omgang met persoonlijke belangen van NWO van toepassing.

4.3 Beoordelingscriteria

De aanvragen worden door de beoordelingscommissie beoordeeld aan de hand van vier beoordelingscriteria:

• De mate waarin er sprake is van onvoorziene omstandigheden en reële knelpunten in het onderzoeksproject.

• De verwachte mate van effectiviteit ten aanzien van het borgen van de kwaliteit van het onderzoek, in het bijzonder op de aspecten ‘netwerkvorming’ en ‘onderzoeksplan’, waarbij het gehonoreerde projectvoorstel en de beoordeling daarvan in acht wordt genomen.

• Haalbaarheid (geld, tijd, samenstelling en kwaliteit voorgestelde projectteam).

• Doelmatigheid (weegt de inzet op tegen het beoogde resultaat).

Op elk van de genoemde criteria moet voldoende worden gescoord om in aanmerking te komen voor positief oordeel van de beoordelingscommissie.

4.4 Besluitvorming

De beoordelingscommissie brengt verslag uit van haar werkwijze en brengt advies uit aan het bestuur van Regieorgaan SIA.

Het bestuur van Regieorgaan SIA toetst de gevolgde procedure en besluit op basis van het advies van de beoordelingscommissie.

Het besluit van het bestuur van Regieorgaan SIA wordt schriftelijk meegedeeld.

4.5 Indicatief tijdpad

Regieorgaan SIA streeft ernaar om per ophaalmoment het volgende tijdpad te volgen:

• Binnen vijf weken na het ophaalmoment: vergadering beoordelingscommissie.

• Binnen zeven weken na ophaalmoment: vaststelling beoordeling door beoordelingscommissie en besluitvorming door bestuur Regieorgaan SIA.

• Binnen acht weken na ophaalmoment: bekendmaking

5. Uitvoering

De aanvrager is verantwoordelijk voor de uitvoering van het project en treedt op als penvoerder.

De aanvrager benoemt de (beoogde) contactpersoon.

Met de subsidie vanuit de RAAK Impuls 2020 doet de aanvrager kennis en ervaring op ten aanzien van het anders organiseren van praktijkgericht onderzoek in deze bijzondere tijd. De aanvrager verplicht zich om deze opgedane kennis en ervaringen te delen. Bij het subsidiebesluit zal Regieorgaan SIA nader aangeven op welke manier.

6. Contact en overige informatie

Inhoudelijke vragen

Op de pagina RAAK Impuls 2020 op de website van Regieorgaan SIA is de meest recente informatie te vinden. Hier vindt u ook de contactgegevens van de programmamanager. Het aanvraagformulier, het model projectvoorstel, het begrotingsformat en het formulier overzicht betrokken projectgroepleden, worden via ISAAC beschikbaar gesteld.

Vragen van technische aard

Hiertoe verzoeken wij u contact op te nemen met de ISAAC-helpdesk. Wij raden u aan eerst de ISAAC-handleiding door te nemen voordat u contact opneemt met de helpdesk.

De helpdesk van ISAAC is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 10.00 uur tot 17.00 uur, telefoonnummer 020-346 71 79. U kunt ook uw vraag per e-mail sturen naar isaac.helpdesk@nwo.nl. U ontvangt dan binnen twee werkdagen een reactie.