Besluit van de Minister van Justitie en Veiligheid van 17 februari 2020, nr. 2355583/19/DI&I, houdende instelling van de Commissie advies informatiehuishouding van het ministerie van Justitie en Veiligheid (Instellingsbesluit Commissie advies informatiehuishouding JenV)

De Minister van Justitie en Veiligheid;

Besluit:

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a) minister:

de Minister van Justitie en Veiligheid;

b) commissie:

de commissie, bedoeld in artikel 2.

Artikel 2 Instelling en taak

  • 1. Er is een Commissie advies informatiehuishouding van het ministerie van Justitie en Veiligheid.

  • 2. De commissie heeft tot taak om, gevraagd en ongevraagd, de minister te adviseren ten behoeve van de betrouwbaarheid, toegankelijkheid en toekomstbestendigheid van de informatiehuishouding van het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Artikel 3 Samenstelling, benoeming, ontslag

  • 1. De commissie bestaat uit een voorzitter en ten hoogste zeven andere leden.

  • 2. De voorzitter en de andere leden hebben zitting op persoonlijke titel en oefenen hun functie uit zonder last of ruggespraak.

  • 3. De voorzitter en de andere leden worden door de minister benoemd.

  • 4. De benoeming geschiedt voor de duur van vier jaar. Herbenoeming kan voor één periode van maximaal vier jaar plaatsvinden.

  • 5. De voorzitter en de andere leden kunnen (op eigen verzoek of wegens ongeschiktheid, onbekwaamheid of op andere zwaarwegende gronden) worden geschorst en ontslagen door de minister.

Artikel 4 Leden

  • 1. Voor de periode van 17 oktober 2019 tot en met 17 oktober 2023 worden tot voorzitter en lid van de commissie benoemd:

    • a) prof. dr. mr. Catrien Bijleveld, voorzitter;

    • b) prof. dr. Frances Brazier, lid;

    • c) prof. dr. Paul Louis Iske, lid;

    • d) prof. dr. Charles Jeurgens, lid;

    • e) dr. mr. Marcel Verburg, lid;

    • f) drs. Hans Waalwijk, lid;

    • g) drs. Fanny Wallebroek, lid en

    • h) prof. dr. mr. Gerrit-Jan Zwenne, lid.

Artikel 5 Instellingsduur

De commissie wordt met ingang van 17 oktober 2019 ingesteld voor onbepaalde tijd.

Artikel 6 Secretariaat

  • 1. De commissie wordt ondersteund door een secretariaat.

  • 2. De minister voorziet in het secretariaat van de commissie.

Artikel 7 Werkwijze

  • 1. De commissie stelt haar eigen werkwijze vast.

  • 2. De commissie kan zich door andere personen doen bijstaan voor zover dat voor de vervulling van haar taak nodig is.

Artikel 8 Vergoeding

  • 1. De voorzitter en de leden van de commissie, voor zover niet vallend onder de uitzondering als bedoeld in artikel 2, derde lid, van de Wet vergoedingen adviescolleges en commissies, ontvangen per vergadering een vergoeding, waarbij meer vergaderingen op één dag als één vergadering worden beschouwd.

  • 2. De voorzitter ontvangt een vergoeding per vergadering ter hoogte van 130% van 3% van het maximum van salarisschaal 18 van bijlage B van het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984.

  • 3. De leden ontvangen een vergoeding per vergadering ter hoogte van 3% van het maximum van salarisschaal 18 van bijlage B van het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984.

Artikel 9 Openbaarmaking en archivering

  • 1. Rapporten, notities, verslagen, adviezen en andere producten die door of namens de commissie worden vervaardigd of vergaard, worden niet door de commissie openbaar gemaakt, maar overgedragen aan de minister.

  • 2. De commissie draagt zo spoedig mogelijk na het uitbrengen van een advies, of, zo de omstandigheden daartoe aanleiding geven, zoveel eerder, de bescheiden betreffende de werkzaamheden ter archivering over aan de Directie Informatievoorziening en Inkoop, onderdeel van het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Artikel 10 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant, waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 17 oktober 2019.

Artikel 11 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Commissie advies informatiehuishouding JenV.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst en in afschrift worden gezonden aan betrokkenen.

De Minister van Justitie en Veiligheid, F.B.J. Grapperhaus

TOELICHTING

Het goed beheren van informatie wordt een steeds grotere uitdaging. Tot het einde van de vorige eeuw (het ‘papieren tijdperk’) was het informatiebeheer per organisatie geregeld volgens vaste procedures, waarin elk papieren document van waarde werd ondertekend door een daartoe bevoegd functionaris en een papieren origineel werd opgeslagen in een archief dat centraal werd bijgehouden. Deze situatie is ook bij JenV steeds verder verdwenen. In het digitale tijdperk is informatie niet langer gebonden aan organisatiegrenzen, maar vindt de creatie, het gebruik en de waardering van informatie steeds meer binnen ketens of informatienetwerken plaats. De verschuiving van organisatie gebonden informatie naar informatienetwerken heeft een positief effect op informatiegestuurd werken hetgeen bijdraagt aan de efficiency, effectiviteit en het innoverend vermogen van de dienstverlening van JenV. De verschuiving levert echter ook een meer complexe informatiehuishouding op, waarin informatie sneller wordt gecreëerd, gedeeld en gebruikt. Deze ontwikkeling maakt ook dat de vraagstukken omtrent het beheer van informatie gecompliceerder worden en het niveau van de individuele organisaties gaan overstijgen.

Naast de digitale ontwikkelingen zorgen ook juridische ontwikkelingen er voor dat de complexiteit van de vraagstukken toeneemt ten aanzien van de uitvoering en de eisen die gesteld worden aan het duurzaam bewaren en delen van overheidsinformatie.

De belangrijkste juridische ontwikkelingen van de afgelopen jaren die zorgdragen voor complexere vraagstukken op het gebied van de informatiehuishouding -en daarmee redenen vormen voor het instellen van de commissie- zijn:

1. De Wet Hergebruik van Overheidsinformatie (Who)

Informatie moet op verzoek van burgers en bedrijven ter beschikking worden gesteld in open en machinaal leesbaar formaat om hergebruik ten behoeve van commerciële en niet commerciële doeleinden door derden mogelijk te maken (open data), tenzij deze informatie niet voor openbaarheid in aanmerking komt.

2. Herziening van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob)

Het ligt in de lijn van de verwachtingen dat het initiatiefwetsvoorstel van de Tweede Kamerleden Snels en Van Weyenberg (Wet open overheid) de Wet openbaarheid bestuur (Wob) gaat vervangen. Het initiatiefwetsvoorstel gaat uit van een actieve inspanningsverplichting om de in de Woo genoemde categorieën informatie openbaar te maken uiterlijk binnen twee weken na vaststelling of ontvangst van de informatie.

3. De Europese privacyregelgeving.

Het ministerie moet op grond van openbaarheidswetgeving transparanter worden, maar zich tegelijkertijd houden aan de strenge privacyregels zoals deze voortvloeien uit de Europese privacy verordening en richtlijn1 waaruit volgt dat informatie niet altijd gedeeld of openbaar gemaakt mag worden.

4. Herziening en modernisering van de Archiefwet 1995

Het speerpunt van de nieuwe Archiefwet is een verkorting van de overbrengingstermijn van overheidsinformatie naar een archiefbewaarplaats, van twintig naar tien jaar.

Vaststelling van beperkende bepalingen op openbaarheid van informatie zal een belangrijk vraagstuk ter advisering gaan vormen, omdat het hier overheidsinformatie van recente datum betreft, waarbij enerzijds rekening moet worden gehouden met de informatie die reeds op basis van openbaarheidswetgeving openbaar is gemaakt en anderzijds met informatie die op basis van de privacywetgeving niet openbaar gemaakt of gedeeld mag worden.

Apart van de juridische ontwikkelingen stellen ook technische en maatschappelijk ontwikkelingen steeds hogere eisen aan de inrichting van de digitale informatiehuishouding van JenV. Niet alleen heeft met bijvoorbeeld berichtenapps, databases en multimedia, de wijze waarop informatie gecreëerd en gedeeld kan worden, een enorme vlucht genomen, maar ook zijn de diverse platformen waarop informatie bewaard kan worden, zoals op netwerkschijven, cloud diensten of mobiele apparaten, toegenomen.

De juridische, technische en maatschappelijke versnellingen ten aanzien van het werken met informatie in onderlinge samenhang met het werken in ketens en het gebruik van informatienetwerken maakt dat de informatievraagstukken de organisaties overstijgen en dat het voor de individuele organisatie een onmogelijk opgave vormt om over alle expertise te beschikken die noodzakelijk is om de juiste informatie in duurzame toegankelijke staat openbaar, vindbaar en deelbaar te houden. De noodzaak om een permanente Commissie advies informatiehuishouding op te richten die vanuit verschillende disciplines en expertisegebieden gevraagd en ongevraagd op onafhankelijke wijze kan adviseren bij complexe informatiehuishoudingsvraagstukken van het ministerie van Justitie en Veiligheid, doet zich dan ook steeds meer voelen. Een commissie bestaande uit externe en interne deskundigen op het terrein van de informatiehuishouding in het algemeen en die van JenV in het bijzonder ondersteunt JenV om de authenticiteit, toegankelijkheid en toekomstbestendigheid van de JenV-informatie te kunnen garanderen.

De Minister van Justitie en Veiligheid, F.B.J. Grapperhaus

X Noot
1

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Richtlijn (EU) 2016/680 van het Europese Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door bevoegde autoriteiten met het oog op de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen, en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

Naar boven