Accountantsprotocol Verantwoording ‘Kosten gemaakt in Nederland t.b.v. ingeschreven tlv buitenland’

Geldig voor oplevering vanaf 2020 door het orgaan van de woonplaats

Inhoud

1.	Uitgangspunten	1
1.1	Inleiding	1
1.2	Kader	1
1.3	Procedures review werkzaamheden accountant	2
1.4	Inzet interne accountant	2
1.5	Soort accountantsopdracht	2
1.6	Helpdesk	3
2.	Onderzoeksaanpak assurance opdrachten	3
2.1	Wettelijk kader en voorschriften	3
2.2	Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid (materialiteit)	3
2.3	Fouten (afwijkingen) en onzekerheden	4
2.4	Werkzaamheden formele controle	4
2.5	Werkzaamheden materiele controle, gepast gebruik en fraudeonderzoek	5
2.6	Accountantsproduct	5

1. Uitgangspunten

1.1 Inleiding

De minister van VWS heeft OWM Centrale Zorgverzekeraars Groep Zorgverzekeraar U.A. (verder: CZ) aangewezen als ‘orgaan van de woonplaats’ voor de toepassing van Verordening (EG) Nr. 883/2004 en de bilaterale verdragen betreffende de sociale zekerheid.

Op basis van artikel 4 van de overeenkomst legt CZ financiële verantwoording van de gemaakte kosten van medische zorg af aan het Centraal Administratiekantoor door middel van de kostenstaat ‘kosten gemaakt in Nederland t.b.v. ingeschreven tlv het buitenland’.

Dit protocol heeft betrekking op de accountantscontrole van de verantwoording ‘kosten gemaakt in Nederland t.b.v. ingeschreven tlv het buitenland’ die het orgaan van de woonplaats jaarlijks moet opstellen en met accountantsproduct wordt uitgevraagd.

Dit protocol is voor onbepaalde tijd opgesteld.

De raad van bestuur van de NZa heeft op 21 april 2020 dit protocol vastgesteld. Dit protocol treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin dit protocol wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2020. U kunt dit protocol en alle andere in dit protocol genoemde documenten raadplegen op www.nza.nl.

1.2 Kader

Op grond van artikel 16 k. van de Wmg houdt de NZa toezicht op de rechtmatige uitvoering door het orgaan de woonplaats van hetgeen is geregeld bij of krachtens artikel 123 van de Zorgverzekeringswet alsmede, voor zover het zorg betreft, de socialezekerheidsverordening, de toepassingsverordening en de verdragen inzake sociale zekerheid waarbij Nederland partij is.

Het onderzoek naar de juistheid van de door de orgaan van de woonplaats aangeleverde verantwoording is daar onderdeel van. De NZa kan op grond van artikel 31 c Wmg regels stellen voor de controles die het orgaan van de woonplaats moet uitvoeren.

Dit accountantsprotocol geeft richtlijnen voor het door de accountant uit te voeren onderzoek naar de juistheid van de gegevens in de verantwoording ‘kosten gemaakt in Nederland t.b.v. ingeschreven tlv het buitenland’.

De accountant hanteert het protocol als kader voor zijn werkzaamheden. Daarnaast laat hij zich leiden door de geldende beroepsvoorschriften, in het bijzonder de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants

(VGBA), de Verordening inzake onafhankelijkheid van de accountant bij Assurance opdrachten (VIO) en de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS).

1.3 Procedures review werkzaamheden accountant

Review

De NZa kan een review verrichten op de door de accountant uitgevoerde werkzaamheden. De review is uitsluitend bedoeld om vast te stellen of en in hoeverre de NZa gebruik kan maken van de door de accountant verrichte werkzaamheden voor haar eigen oordeelsvorming. De review heeft niet tot doel een oordeel te geven over de kwaliteit van de door de accountant verrichte werkzaamheden of het daarmee verbonden dossier.

Voor de review en het onderzoek van de NZa dienen accountants op grond van artikel 61 Wmg desgevraagd gegevens en inlichtingen aan de NZa te verstrekken die nodig zijn voor het toezicht van de NZa. Naar keuze van de NZa kan dit mondeling of schriftelijk of op andere wijze (bijvoorbeeld inzage in de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van het orgaan van de woonplaats zelf of van de externe accountant).

Het kopiëren van stukken uit het accountantsdossier

De NZa richt een dossier in waarin de onderbouwing van haar oordeel is opgenomen. Hiervoor kan het nodig zijn om bepaalde stukken uit het accountantsdossier digitaal op te vragen c.q. te kopiëren. Op grond van artikel 61 Wmg is de NZa hiertoe bevoegd. De NZa beschouwt de gegevens die in het dossier van de accountant zijn opgenomen als bedrijfsgevoelige gegevens in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Dit betekent dat de NZa deze gegevens als niet-openbare informatie aanmerkt.

1.4 Inzet interne accountant

Het is onder voorwaarden toegestaan dat de interne accountant van CZ in plaats van de externe accountant het accountantsproduct afgeeft bij de opgaven zoals bedoeld in paragraaf 1.1.

Hiervoor gelden de volgende voorwaarden:

• De onafhankelijke positie van de interne accountant binnen de organisatie moet zijn geborgd. Dit houdt in dat de interne accountantsdienst direct onder de hoogste leiding van het orgaan van de woonplaats (of op een onafhankelijke positie in een concern) moet zijn geplaatst. Tevens zijn er binnen het orgaan van de woonplaats schriftelijke afspraken gemaakt dat de interne accountant rechtstreeks toegang heeft tot bestuurlijke en toezichthoudende organen van het orgaan van de woonplaats.

• De werkzaamheden moeten plaats vinden onder de verantwoordelijkheid van een intern accountant als bedoeld in artikel 1 van de Verordening op de ledengroepen.

• De afgifte van het accountantsproduct moet plaatsvinden door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

• Als een zorgverzekeraar gebruik wil maken van deze mogelijkheid, dient dit 4 maanden vóór de uiterste aanleverdatum van de betreffende opgaven te worden gemeld bij de NZa (via vragenverantwoordingzvw@nza.nl). Een zorgverzekeraar die voor de eerste maal gebruikmaakt van de mogelijkheid, moet bij de melding een document opstellen en aanleveren aan de NZa waaruit blijkt dat voldaan wordt aan de gestelde randvoorwaarden.

• Het orgaan van de woonplaats stelt jaarlijks uiterlijk 4 maanden voor de uiterste aanleverdatum van de betreffende opgaven het controleplan ter beschikking aan de NZa, zodat deze zich een oordeel kan vellen over de controleaanpak. Het controleplan dient digitaal te worden aangeleverd aan de NZa

1.5 Soort accountantsopdracht

Het gaat om een Standaard 805 opdracht.

Tabel 1. Soorten accountantsopdrachten

		Soort opdracht	Doel	Product
1.	Kostenstaat ‘kosten gemaakt in Nederland t.b.v. ingeschreven tlv het buitenland, specifieke informatie 1a’	Assurance opdracht Standaard 805	Juistheid	Controleverklaring
2.	Kostenstaat ‘kosten gemaakt in Nederland t.b.v. ingeschreven tlv het buitenland, specifieke informatie 3’	Assurance opdracht Standaard 805	Juistheid	Controleverklaring

Bron: NZa

1.6 Helpdesk

Voor vragen op het gebied van controle kunt u terecht bij de helpdesk van de NZa via info@nza.nl.

2. Onderzoeksaanpak assurance opdrachten

2.1 Wettelijk kaderen voorschriften

De accountant dient de volgende wet- en regelgeving in acht te nemen, echter uitsluitend indien en voor zover deze tot uitdrukking komt in de toetsingspunten van hoofdstuk 2.4 en 2.5:

Algemene regelgeving

• Zorgverzekeringswet;

• Besluit zorgverzekering;

• Regeling zorgverzekering;

• Wet marktordening gezondheidszorg.

Specifieke wetgeving

• Verordening (EG) nr. 883/2004 en bilaterale verdragen inzake sociale zekerheid

• NZa beleidsregels, circulaires, nadere regels, tarieven en prestaties;

Overeenkomst tussen CZ en het CAK

• De opdracht en verantwoording door CZ m.b.t. het orgaan van de woonplaats is overeengekomen in een overeenkomst.

-

2.2 Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid (materialiteit)

In onderstaande tabel is voor de accountantsopdrachten de vereiste betrouwbaarheid en nauwkeurigheid (materialiteit) voorgeschreven. Hierbij is een onderscheid gemaakt in:

• Nauwkeurigheid voor formele controles

• Nauwkeurigheid voor balansposten

• Nauwkeurigheid overige specificaties

Tabel 2. Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid

		Betrouwbaarheid	Nauwkeurigheid	Nauwkeurigheid totaal balansposten	Nauwkeurigheid overige specificaties
	Kostenstaat ‘kosten gemaakt in Nederland t.b.v. ingeschreven tlv het buitenland, specifieke informatie 1a’	95%	97%	95%	professionele oordeels-vorming
	Kostenstaat “kosten gemaakt in Nederland t.b.v. ingeschreven tlv het buitenland, specifieke informatie 3’	95%	97%	n.v.t.	n.v.t.

Bron: NZa

Het is niet voorgeschreven om een statistische steekproef te trekken om het accountantsoordeel te onderbouwen. Een meer systeemgerichte controle-aanpak en/of kwalitatieve procesbeoordeling (zoals bij Horizontaal toezicht), is ook toegestaan. Het belangrijkste is dat voor een goedkeurend accountantsoordeel het totaal van de afwijkingen (onjuistheden) in de verantwoording en van de gekwantificeerde onzekerheden in de controle samen de nauwkeurigheideisen (materialiteitsgrens) niet overschrijdt.

2.3 Fouten (afwijkingen) en onzekerheden

2.3.1 Orgaan van de woonplaats

In zijn algemeenheid dient het orgaan van de woonplaats alle geconstateerde fouten (afwijkingen) te corrigeren in de verantwoording. Dit geldt dus ook voor fouten die onder de materialiteit blijven. Niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden moeten worden opgenomen in de foutentabel.

Voor een adequate onderbouwing van het oordeel is het noodzakelijk dat het orgaan van de woonplaats fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert.

Fouten(afwijkingen) in de verantwoording

Van een fout in de verantwoording is sprake wanneer gebleken is dat (een gedeelte van) een post niet in overeenstemming is met de relevante bepalingen van in paragraaf 2.1 van dit protocol opgesomde wet- en regelgeving.

Fouten worden in absolute zin opgevat, saldering van fouten is daarom niet toegestaan (dus ook niet voor balansposten).

Onzekerheden in de verantwoording

Onzekerheden in de verantwoording moet het orgaan van de woonplaats zo goed mogelijk kwantificeren naar de impact op de verantwoording. Aannames die gebruikt worden bij deze berekening moeten onderbouwd worden opgenomen in de verantwoording.

Foutentabel

Het uitgangspunt is dat het orgaan van de woonplaats alle geconstateerde fouten corrigeert in de verantwoording.

Onzekerheden in de verantwoording die het orgaan van de woonplaats om een bepaalde reden objectief niet kan oplossen, neemt het orgaan in een foutentabel op. Ze worden tevens opgenomen in de bestuursverklaring met vermelding van de objectieve verhindering om niet te kunnen corrigeren. Het uitgangspunt is dat het orgaan van de woonplaats de onzekerheden moet onderzoeken, oplossen en corrigeren.

2.3.2. Accountant

De accountant dient na te gaan of het orgaan van de woonplaats met fouten en onzekerheden is omgegaan zoals hiervoor is vermeld. De accountant rapporteert de uit zijn onderzoek geconstateerde bevindingen aan het orgaan van de woonplaats, omdat het orgaan van de woonplaats deze dient te corrigeren.

Fouten(afwijkingen) in de verantwoording

Van een fout in de verantwoording is sprake wanneer gebleken is dat (een gedeelte van) een post niet in overeenstemming is met de relevante bepalingen van in paragraaf 2.1 van dit protocol opgesomde wet- en regelgeving.

Onzekerheden in de controle

Een onzekerheid in de controle doet zich voor als de accountant gebleken is dat onvoldoende (controle-) c.q. ongeschikte informatie beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als juist of fout aan te merken.

2.4 Werkzaamheden formele controle

De accountant stelt vast dat de uitkomsten van de door het orgaan van de woonplaats uitgevoerde onderzoeken zijn opgenomen in de foutentabel bij de verantwoordingen. De accountant weegt de uitkomsten van deze foutentabel mee in zijn eindoordeel.

Van de accountant wordt geen medisch-inhoudelijke toetsing op dossiers verwacht. De door het orgaan opgestelde toetsingspunten vormen het uitgangspunt voor de beoordeling van de formele controles.

Bij zijn onderzoek op de formele controles betrekt de accountant de volgende toetsingspunten:

• Opzet van de inventarisatie van de toetsingspunten uit relevante wet- en regelgeving door het orgaan van de woonplaats

  De accountant beoordeelt het proces van het orgaan van de woonplaats van de totstandkoming en actueel houden van de toetsingspunten formele controles. De doelstelling is dat de formele controle aspecten per soort prestatie voor alle declaraties volledig zijn onderkend. De uitgangspunten en bronnen zoals genoemd in hoofdstuk 2.1, zijn van toepassing op de toetsingspunten formele controle. De accountant moet beoordelen of het orgaan van de woonplaats kan aantonen dat de genoemde bronnen bij de toetsingspunten zijn betrokken. De accountant weegt hierbij af, of hij zelf een reperformance verricht (bijvoorbeeld het volgen van de vertaling van een beleidsregel NZa naar de toetsingspunten toe).

• Opzet van het controleplan en controle-activiteiten door het orgaan van de woonplaats

  De accountant stelt vast dat het controleplan van het orgaan van de woonplaats is opgesteld op basis van de geïnventariseerde toetsingspunten. De accountant beoordeelt of de in te zetten controlemiddelen aansluiten op de door het orgaan van de woonplaats onderkende toetsingspunten. De accountant stelt vast of en op welke geprogrammeerde controles er gesteund wordt door het orgaan van de woonplaats.

• Uitvoering van het controleplan door het orgaan van de woonplaats

  De accountant beoordeelt de uitvoering van het controleplan door het orgaan van de woonplaats op tijdige en volledige uitvoering. Hij maakt hierbij gebruik van analyses en vastleggingen van het orgaan van de woonplaats. De accountant stelt vast dat het orgaan van de woonplaats voor de ingezette geprogrammeerde controles een voldoende en betrouwbare werking heeft aangetoond.

• Juistheid en volledigheid van de foutentabel ten aanzien van de formele controle

  De accountant stelt vast dat de bevindingen die uit de uitvoering van het controleplan komen juist en volledig zijn opgenomen in de foutentabel. Ook de impact van nog niet uitgevoerde formele controles moeten door het orgaan van de woonplaats gekwantificeerd worden en opgenomen worden in de foutentabel.

• Evaluatie bevindingen

  De accountant evalueert en weegt de bevindingen van de formele controle samen met de overige bevindingen per verantwoording. De accountant betrekt het totaal van bevindingen bij de strekking van de af te geven controleverklaring.

2.5 Werkzaamheden materiele controle, gepast gebruik en fraudeonderzoek

De werkzaamheden die het orgaan van de woonplaats op het gebied van materiele controle, gepast gebruik en fraudeonderzoek uitvoeren, kunnen leiden tot fouten en onzekerheden in deze financiële verantwoording. De accountant stelt enkel vast dat de gevonden fouten in de financiële verantwoording zijn gecorrigeerd.

2.6 Accountantsproduct

Het accountantsproduct betreft een controleverklaring. De accountant dient te rapporteren conform de meest actuele van toepassing zijnde modellen zoals deze zijn opgenomen in de Handleiding Regelgeving Accountancy (HRA), deel 3. Omdat deze modellen periodiek geactualiseerd worden, zijn deze niet als voorbeeldtekst in dit protocol opgenomen.

Er zijn wel minimale specifieke punten die in de rapportage opgenomen dienen te worden:

• In het oordeel moet zijn opgenomen dat de opgave in alle van materieel belang zijnde aspecten juist is en in overeenstemming met de relevante bepalingen van de Zorgverzekeringswet, het Besluit zorgverzekering, de Regeling zorgverzekering, de Wet Marktordening gezondheidszorg, NZa beleidsregels, Nadere Regels van de NZa, NZa circulaires, tarieven en prestaties van de NZa, de Verordening (EG) nr. 883/2004, de overeenkomst tussen CZ en het CAK en bilaterale verdragen inzake sociale zekerheid.

• In de basis voor het oordeel dient te worden opgenomen dat de controle is uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden en dit protocol.

• In de beperking van de verspreidingskring dient te worden opgenomen de Nederlandse Zorgautoriteit en het CAK.