Staatscourant van het Koninkrijk der Nederlanden

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriekDatum ondertekening
De Nederlandsche BankStaatscourant 2020, 2288Besluiten van algemene strekking

Beleidsregel van De Nederlandsche Bank N.V. over de wijze waarop zij in het toezicht de naleving beoordeelt in hoeverre trustkantoren het risico beheersen op betrokkenheid van het trustkantoor of zijn medewerkers bij handelingen die op een dusdanige wijze ingaan tegen hetgeen volgens het ongeschreven recht in het maatschappelijk verkeer betaamt, dat hierdoor het vertrouwen in het trustkantoor of in de financiële markten ernstig kan worden geschaad (Beleidsregel maatschappelijke betamelijkheid trustkantoren)

De Nederlandsche Bank N.V.,

gelet op artikel 14, eerste, tweede en vierde lid, onderdeel a, subonderdeel 4 en artikel 41, derde lid, van de Wet toezicht trustkantoren 2018 en artikel 4:81 juncto artikel 1:3, vierde lid, van de Algemene wet bestuursrecht;

met inachtneming van de proportionele toepassing van onderstaande uitgangspunten waarin met aard, omvang en inrichting van trustkantoren rekening wordt gehouden; en van het feit dat DNB in deze beleidsregel geen oordeel zal vellen over welke handelingen van trustkantoren of hun werknemers al dan niet maatschappelijk betamelijk zijn, maar dat DNB zich richt op het toezicht op de invulling van het beleid, en het inregelen van processen en procedures bij trustkantoren die dienen te leiden tot maatschappelijk betamelijk handelen van deze trustkantoren;

Besluit:

§ 1. Definities

Artikel 1 Definities

In deze regeling/beleidsregel wordt verstaan onder:

DNB:

De Nederlandsche Bank N.V.;

Cliënt:

cliënt als bedoeld in artikel 1, eerste lid van de Wtt 2018;

Incident:

een incident als bedoeld in artikel 20, vierde lid van de Wtt 2018;

Trustkantoor:

een trustkantoor of bijkantoren als bedoeld in artikel 1, eerste lid van de Wtt 2018;

Wtt 2018:

Wet toezicht trustkantoren 2018.

Artikel 2 Beleid en procedures ten aanzien van maatschappelijke betamelijkheid

  • 1. Bij het toezicht op de naleving van artikel 14, eerste lid, van de Wtt 2018, neemt DNB in aanmerking of het in dat artikel genoemde beleid een specifiek en voldoende uitgewerkt onderdeel bevat om het risico tegen te gaan dat het trustkantoor of zijn medewerkers betrokken raken bij handelingen die op een dusdanige wijze ingaan tegen hetgeen volgens het ongeschreven recht in het maatschappelijk verkeer betaamt, dat hierdoor het vertrouwen in het trustkantoor of in de financiële markten ernstig kan worden geschaad.

  • 2. Bij de beoordeling van het onderdeel van het beleid over maatschappelijke betamelijkheid, bedoeld in het eerste lid, weegt DNB mee of dit beleid ten minste een adequate beschrijving bevat van hoe, wanneer en bij welke handelingen een evenwichtige belangenafweging gemaakt wordt. DNB verwacht ook dat uit dit onderdeel van het beleid blijkt dat een evenwichtige belangenafweging wordt gemaakt bij een (periodieke of voorval gedreven) evaluatie van de zakelijke relatie, zoals bedoeld in artikel 1, eerste lid, van de Wtt 2018.

  • 3. Voorbeelden van elementen die aangeven hoe dit beleid zijn weerslag vindt in de procedures, processen en maatregelen, zijn de volgende:

    • a. een overzicht van de (potentiële) besluiten, activiteiten, soorten transacties en overige handelingen waarbij het risico, bedoeld in het eerste lid, zich met name kan voordoen en de hierbij noodzakelijke mitigerende maatregelen;

    • b. criteria op basis waarvan het trustkantoor op risicogebaseerde wijze beoordeelt of bij het eigen handelen of dat van haar werknemers sprake kan zijn van zodanige strijdigheid met hetgeen volgens het ongeschreven recht in het maatschappelijk verkeer betaamt, dat hierdoor het vertrouwen in het trustkantoor of in de financiële markten ernstig kan worden geschaad;

    • c. formele en duidelijke vastlegging welke functionaris of afdeling binnen het trustkantoor (mede)verantwoordelijk is voor bewustwording bij de meest relevante organisatieonderdelen ten aanzien van handelingen die mogelijk dusdanig strijdig zijn met hetgeen volgens het ongeschreven recht in het maatschappelijk verkeer betaamt, dat hierdoor het vertrouwen in het trustkantoor of in de financiële markten ernstig kan worden geschaad;

    • d. voorschriften voor een periodieke evaluatie en beoordeling van de effectiviteit van bedoeld beleid en de procedures, processen en maatregelen waarin dit zijn weerslag vindt. Deze analyse en beoordeling zouden bijvoorbeeld ten minste jaarlijks plaats kunnen vinden of zo vaak als hiervoor aanleiding is. Van belang is dat er hierbij aantoonbare aandacht gegeven kan worden aan een tijdige opvolging van geconstateerde verbeterpunten;

    • e. voorschriften waaruit blijkt welke onderdelen en/of functionarissen binnen het trustkantoor betrokken zijn bij het maken van de evenwichtige belangenafweging, bedoeld in het tweede lid, en een overzicht van de beslissingsbevoegdheid per afdeling en/ of functionaris;

    • f. voorschriften waaruit blijkt hoe de evenwichtige belangenafweging, bedoeld in het tweede lid, en de belangrijkste afwegingen die door het trustkantoor zijn gemaakt, worden vastgelegd;

    • g. voorschriften waaruit blijkt hoe onderwerpen die maatschappelijke betamelijkheid aangaan extern worden gecommuniceerd;

    • h. procedures en maatregelen om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen inzake de omgang met incidenten op het gebied van maatschappelijk betamelijkheid, waaronder:

      • het onverwijld informeren van DNB over het incident

      • de maatregelen in reactie op het incident

      • een tijdsplan met een datum waarop deze maatregelen zijn uitgevoerd.

  • 4. Bij de vraag of een trustkantoor de norm adequaat invult, weegt DNB bij het identificeren en mitigeren van de risico’s, bedoeld in het eerste lid, mee in hoeverre het trustkantoor ook gegevens betrekt over de activiteiten die de cliënten van het trustkantoor uitvoeren en de bij die activiteiten betrokken derden, beide voor zover van het trustkantoor redelijkerwijs kan worden verwacht dat zij hiervan op de hoogte is of had moeten zijn.

  • 5. Ook weegt DNB mee hoe het trustkantoor ervoor zorgt dat het als onderdeel van de processen, procedures en maatregelen, bedoeld in het derde lid, analyseert wat volgens het ongeschreven recht in het maatschappelijk verkeer en bij de voor het trustkantoor belangrijkste stakeholders als onbetamelijk wordt gezien op de voor het trustkantoor relevante gebieden. DNB verwacht dat deze analyse jaarlijks wordt uitgevoerd of vaker wanneer daar aanleiding voor is, waarbij het van belang is dat het trustkantoor zorgt voor de noodzakelijke aanpassingen van het beleid en de daaruit voortvloeiende procedures, processen en maatregelen op basis van de uitkomsten van deze analyse.

  • 6. DNB verwacht dat het trustkantoor aantoonbaar stimuleert dat op een voor haar passende wijze een actieve discussie binnen het eigen trustkantoor wordt gevoerd over hetgeen al dan niet als maatschappelijk betamelijk kan worden gezien.

Artikel 3 Akkoorden en convenanten

DNB verwacht dat trustkantoren een concreet plan hebben om vast te kunnen stellen op welke wijze bij het committeren aan of publiekelijk onderschrijven van nationale of internationale akkoorden, richtlijnen, convenanten of andere vormen van geformaliseerde samenwerking, het bereiken van voornoemde maatschappelijke doelen binnen het trustkantoor wordt vormgegeven. In dat plan moet opgenomen zijn hoe het trustkantoor opvolging gaat geven aan de afspraken. Daarnaast moet het trustkantoor duidelijke processen hebben ingericht die veiligstellen dat voornoemde toezeggingen doorlopend nagekomen worden.

Artikel 4 Inwerkingtreding

Deze beleidsregel treedt in werking met ingang van de dag na publicatie in de Staatscourant. Deze beleidsregel wordt inclusief de toelichting in de Staatscourant geplaatst.

Artikel 5 Evaluatie

Deze beleidsregel wordt één jaar na publicatie in de Staatscourant geëvalueerd.

Artikel 6 Citeertitel

Deze beleidsregel wordt aangehaald als: Beleidsregel maatschappelijke betamelijkheid trustkantoren.

Amsterdam, 7 januari 2020

F. Elderson De Nederlandsche Bank N.V.

TOELICHTING

Algemeen

Handelen in lijn met hetgeen volgens het ongeschreven recht als maatschappelijk betamelijk wordt gezien, is voor trustkantoren een belangrijke voorwaarde voor duurzaam vertrouwen van de maatschappij, en daarmee ook voor de financiële stabiliteit in Nederland. Voorafgaand aan de publicatie van deze beleidsregel zijn er meerdere incidenten geweest die terug te voeren zijn op tekortkomingen bij trustkantoren op dit gebied. Die tekortkomingen hingen samen met hun beoordeling van hetgeen als maatschappelijk betamelijk wordt gezien, althans het ontbreken van een dergelijke beoordeling. Zo heeft bijvoorbeeld de publicatie van de Panama Papers geleid tot ophef over hoe ver trustkantoren mee zouden moeten gaan in de (agressieve) belastingplanning van hun cliënten.

Dat trustkantoren moeten handelen in lijn met hetgeen maatschappelijk betamelijk is, is als (open) norm opgenomen in artikel 14, eerste, tweede en vierde lid, onderdeel a, subonderdeel 4, van de Wtt 2018. Deze artikelen schrijven voor dat het trustkantoor adequaat beleid voert en de bedrijfsvoering zodanig inricht dat het risico wordt tegengegaan dat het trustkantoor of haar medewerkers betrokken raken bij handelingen die op een dusdanige wijze ingaan tegen hetgeen volgens het ongeschreven recht in het maatschappelijk verkeer betaamt, dat hierdoor het vertrouwen in het trustkantoor of in de financiële markten ernstig kan worden geschaad. Deze beleidsregel heeft tot doel trustkantoren inzicht te geven in de wijze waarop DNB in haar toezicht op de naleving beoordeelt in hoeverre de trustkantoren deze norm adequaat invullen.

Het is niet de intentie van DNB om in deze beleidsregel voor te schrijven welke activiteiten wel of niet als maatschappelijk betamelijk kunnen of moeten worden gezien; dat is niet de rol van de toezichthouder. DNB wil met deze beleidsregel inzicht geven in de wijze waarop trustkantoren binnen de eigen organisatie de juiste voorwaarden kunnen creëren om tot maatschappelijk betamelijk handelen te komen. Dat bevordert namelijk het vertrouwen in de trustkantoren en de financiële markten in Nederland, met name doordat, bij een goede toepassing, het aantal incidenten in de trustsector die ophef (kunnen) veroorzaken naar verwachting zullen afnemen. DNB zal het beleid en de daarin weergegeven processen en procedures ook opvragen bij trustkantoren en toetsen om zo te beoordelen of de wettelijke norm wordt nageleefd.

In de memorie van toelichting op de Wtt 2018 is bij artikel 41 het volgende opgenomen:

‘Hetgeen onder maatschappelijke betamelijkheid moet worden verstaan, is afhankelijk van de ontwikkelingen in het maatschappelijk verkeer. De invulling hiervan is niet primair aan de overheid. Het is aan trustkantoren om zich rekenschap te geven van maatschappelijke ontwikkelingen en beleid te hebben hoe hiermee om te gaan. Omdat de norm per definitie open en onbepaald is, wordt met de beleidsregel aan trustkantoren rechtszekerheid geboden over het toezicht op de invulling van deze norm.’

In de Wtt 2018 en het Besluit toezicht trustkantoren (Btt) wordt meer duiding gegeven aan de eisen aan het integriteitsbeleid, onder meer voor de systematische analyse van integriteitrisico (SIRA). Een trustkantoor dient in elk geval beleid te hebben voor integriteitrisico’s. Daaronder valt het risico op ontoereikende naleving van hetgeen bij of krachtens enig wettelijk voorschrift is bepaald, zoals het risico op medewerking aan witwassen, terrorismefinanciering en corruptie, maar ook het risico op betrokkenheid van het trustkantoor of een medewerker bij ‘handelingen die op een dusdanige wijze ingaan tegen hetgeen volgens het ongeschreven recht in het maatschappelijk verkeer betaamt, dat hierdoor het vertrouwen in het trustkantoor of in de financiële markten ernstig kan worden geschaad’. Wat als ‘maatschappelijk betamelijk’ wordt gezien is namelijk van meerdere aspecten afhankelijk, zoals tijd, context en plaats. Het is dan ook van belang dat een trustkantoor zich continu rekenschap geeft van wat in het specifieke geval wordt gezien als maatschappelijk betamelijk. Uitgangspunt hierbij dient te zijn dat opereren binnen alleen de gecodificeerde grenzen van de wet niet genoeg is om te voldoen aan de eisen van de beheerste en integere bedrijfsuitoefening. Als een bepaalde activiteit niet expliciet verboden is, houdt dat immers niet altijd in dat het ook maatschappelijk geaccepteerd is om deze activiteit uit te voeren.

Van trustkantoren wordt, in lijn met hun verantwoordelijkheid als poortwachter van een integere financiële sector, verwacht dat zij steeds een evenwichtige belangenafweging maken om wel of niet diensten te verlenen, transacties uit te voeren of andere handelingen te verrichten, waarbij een risico bestaat op het schenden van de norm van maatschappelijke betamelijkheid. Een trustkantoor dient daarbij ook de normen uit het ongeschreven recht te betrekken. In de rondetafelbijeenkomsten over dit onderwerp is naar voren gekomen dat dit in de praktijk betekent dat onder meer bij aspecten zoals milieu, duurzaamheid, mensenrechten, arbeidsomstandigheden, fiscaliteit en dergelijke, de maatschappelijke opvattingen over de wenselijkheid hiervan moeten worden meegenomen. Hierdoor kan voorkomen worden dat het vertrouwen in het trustkantoor of in de financiële markten ernstig wordt geschaad.

Voorbereiding en consultatie

Voorafgaand aan deze beleidsregel heeft DNB onderzoek gedaan naar de zienswijze van zowel trustkantoren als andere stakeholders van de financiële sector ten aanzien van dit onderwerp. Dit onderzoek had tot doel om de belangrijkste knelpunten en verwachtingen in kaart te brengen. DNB heeft de inzichten uit dit onderzoek, waaronder ook de rondetafelbijeenkomsten, gebruikt bij het opstellen van deze beleidsregel. Bovendien is voorafgaand aan deze beleidsregel een consultatieversie aan de financiële sector aangeboden waarop gereageerd kon worden. Uit deze consultatie verkregen inzichten zijn ook meegenomen in de definitieve versie van deze beleidsregel.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Met ‘trustkantoren worden in deze beleidsregel bedoeld trustkantoren en bijkantoren als bedoeld in artikel 1 van de Wtt 2018, die onder de toepassing van artikel 14 van de Wtt 2018 vallen.

Op het moment van uitvaardigen van deze beleidsregel is artikel 14 Wtt 2018 in ieder geval van toepassing op:

  • Trustkantoren met zetel in Nederland (artikel 14 Wtt 2018)

  • Trustkantoren met zetel in een andere lidstaat of in een aangewezen staat die trustdiensten verlenen naar Nederland, dan wel die via een in Nederland gelegen bijkantoor trustdiensten verlenen (artikel 21, eerste lid, Wtt 2018),

  • In Nederland gelegen bijkantoren van trustkantoren met zetel in een andere lidstaat of in een aangewezen staat (artikel 21, tweede lid, Wtt 2018)

Artikel 2

In het eerste lid van dit artikel wordt geëxpliciteerd dat DNB verwacht dat het integriteitsbeleid van een trustkantoor een specifiek onderdeel bevat om het risico tegen te gaan dat het kantoor betrokken raakt bij handelingen die dusdanig ingaan tegen hetgeen in het maatschappelijk verkeer betaamt dat hierdoor het vertrouwen in het trustkantoor of in de financiële markten ernstig kan worden geschaad. Hierin zullen logischerwijs ook de integriteitsrisico’s worden meegenomen die samenhangen met maatschappelijke betamelijkheid uit de systematische integriteitsrisico analyse (SIRA) (artikel 10, onderdeel a, Btt). Het zal immers niet goed mogelijk zijn helder beleid te formuleren zonder voldoende kennis te hebben van de integriteitrisico’s waaraan een trustkantoor bloot kan staan en de wijze en kwaliteit van de beheersing van die risico’s. Het is daarbij ook van belang dat, in overeenstemming met onder meer artikel 10, onderdeel c, Btt, het gehele trustkantoor in kennis gesteld wordt van (veranderingen in) het beleid voor de risico’s ten aanzien van maatschappelijke betamelijkheid.

Het tweede lid stelt dat DNB in haar toezicht het onderdeel van het beleid zal beoordelen dat ziet op maatschappelijke betamelijkheid. DNB verwacht dat het beleid handvatten geeft hoe een dergelijke belangenafweging gemaakt dient te worden. Daarbij verwacht DNB ten minste een beschrijving van de evenwichtige belangenafweging die gemaakt wordt voorafgaand aan en / of tijdens het verrichten van handelingen (afhankelijk van het soort handeling), alsmede wanneer deze afweging gemaakt dient te worden. Een trustkantoor kan er bijvoorbeeld voor kiezen om in beleid vast te leggen dat voorafgaand aan het besluit om wel of geen trustdiensten te verlenen aan een doelvennootschap ook de activiteiten die worden uitgevoerd in andere gelieerde vennootschappen (zoals een holding of andere werkmaatschappijen) worden beoordeeld op maatschappelijke betamelijkheid. DNB zal in haar toezicht letten op de wijze waarop het trustkantoor de verschillende belangen afweegt, zoals het belang van de individuele cliënt, de maatschappij en het trustkantoor zelf. Die belangenafweging kan proportioneel zijn. Een belangrijke variabele hierbij is het aantal handelingen dat verricht wordt. Bij grote aantallen, bijvoorbeeld transacties, kan het proportioneel zijn (met name omwille van technische haalbaarheid) om bij bepaalde scenario’s de meer diepgaande analyse achteraf te laten plaatsvinden. Hierbij is wel van belang dat het primaire doel is om maatschappelijk onbetamelijke transacties te voorkomen, bijvoorbeeld door gebruik van transactiemonitoring met vooraf bepaalde parameters (zoals deze ook voor andere wettelijke normen worden gemonitord). Ook bij andere handelingen, zoals bijvoorbeeld een besluit over specifieke investeringen of het beloningsbeleid, zal het proportioneel zijn om de analyse juist vooraf plaats te laten vinden. Tot slot kan de afweging ook gemaakt worden bij (het aangaan of voortzetten van) een zakelijke relatie, omdat het trustkantoor en/of haar medewerkers ook via een zakelijke relatie betrokken kan worden bij maatschappelijk onbetamelijk handelen.

Het derde lid gaat in op de procedures, processen en maatregelen, waarin het beleid als omschreven in het eerste lid zijn weerslag vindt conform artikel 14, derde lid Wtt 2018 en artikel 10, onderdeel b Btt. In het derde lid staan, in de vorm van voorbeelden, elementen opgenomen die in deze processen, procedures en maatregelen kunnen worden opgenomen.

Onderdeel a geeft als voorbeeld identificatie van de belangrijkste risicogebieden binnen het trustkantoor ten aanzien van maatschappelijke betamelijkheid en de hierbij noodzakelijke mitigerende maatregelen. Onder meer in de rondetafelbijeenkomsten zijn voorbeelden genoemd van deze risicogebieden. Dit waren bijvoorbeeld (besluiten over) bepaalde producten of diensten die worden aangeboden, of andere zaken die maatschappelijk voor ophef kunnen zorgen zoals beloningsbeleid, eigen investeringen of het eigen fiscale beleid. Deze besluiten kunnen allerlei maatschappelijke aspecten raken zoals bijvoorbeeld milieuvervuiling, mensenrechten etc. Ook bijvoorbeeld dienstverlening aan structuren van rechtspersonen die zijn opgezet als onderdeel van agressieve belastingplanning. Het is aan een trustkantoor zelf om te bepalen welke risicogebieden het meest relevant zijn.

Onderdeel b illustreert dat het belangrijk kan zijn om duidelijke criteria te formuleren die bepalen of een bepaalde activiteit van een trustkantoor of haar cliënten potentieel maatschappelijk onbetamelijk is. Het kan daarbij belangrijk zijn om consequent binnen het trustkantoor dezelfde beoordelingscriteria te hanteren, die de normen, waarden en doelen reflecteren die een trustkantoor voor zichzelf heeft geformuleerd en die gerelateerd zijn aan de zienswijze van de maatschappij op de activiteiten en/ of gedragingen van trustkantoren. Van belang is dat deze criteria gehanteerd worden in duidelijk omschreven procedures, processen en maatregelen. Een trustkantoor kan daarbij niet volstaan met een limitatieve lijst waar alle zaken op staan die als niet-acceptabel worden gezien. Het begrip ‘maatschappelijke betamelijkheid’ is immers aan verandering onderhevig en kan bovendien afhankelijk zijn van de omstandigheden van het specifieke geval. DNB verwacht in haar toezicht processen, procedures en maatregelen te zien die ertoe leiden dat een trustkantoor een evenwichtige belangenafweging hanteert over het (niet) handelen, zoals bijvoorbeeld het wel of niet accepteren van een cliënt. Afwegingen die hierbij relevant zijn kan het trustkantoor in het beleid of in de procedure vastgelegd hebben. Een trustkantoor kan, zo blijkt uit de rondetafelbijeenkomsten, zich bijvoorbeeld afvragen of er concrete signalen zijn dat (social) media negatief reageren, met daarbij potentieel schadelijke gevolgen voor het vertrouwen in het eigen trustkantoor of de sector als geheel. Ook kan de vraag gesteld worden of de dienstverlening die wordt aangeboden na acceptatie van een bepaalde cliënt of cliëntengroep schadelijk is voor andere partijen in de economie. Bijvoorbeeld doordat oneerlijke concurrentie hiermee in de hand wordt gewerkt. Ook kan de richting die de discussies in de internationale politiek (zoals ontwikkelingen op het gebied van Europese wetgeving) lijken op te gaan potentieel relevant zijn – en de verhoudingen die hieraan ten grondslag liggen – voor het te nemen besluit binnen het trustkantoor. Bij de besluitvorming kan ook betrokken worden of er in het recente verleden vergelijkbare casussen in de openbaarheid zijn gekomen en hoe negatief de betrokken bedrijven en instellingen hierop zijn beoordeeld.

Onderdeel c is een voorbeeld waarin formeel en duidelijk de verantwoordelijkheid voor het beleid inzake maatschappelijke betamelijkheid is belegd. Het beleggen van die verantwoordelijkheid bij een functionaris of afdeling ontslaat uiteraard het bestuur van het trustkantoor niet van die verantwoordelijkheid. Ook van het bestuur wordt in woord en daad verwacht dat zij het onderwerp tot hun verantwoordelijkheid rekenen. Het beleggen bij een functionaris of afdeling maakt wel dat duidelijk is welke persoon of afdeling in beeld brengt wat de ‘maatschappelijke norm’ op een gegeven moment is en hoe daaraan invulling gegeven kan worden door het trustkantoor. Gezien de fluïditeit van het begrip maatschappelijke betamelijkheid is het van belang dat het agenderen van bewustwording op dit gebied een wezenlijk onderdeel is van de werkzaamheden van die specifieke functionaris of afdeling. Hier geldt uiteraard ook dat dit proportioneel moet zijn ten aanzien van de relevante context van het trustkantoor.

Onderdeel d geeft een voorbeeld van een periodieke evaluatie van de effectiviteit van het beleid dat gevoerd wordt inzake maatschappelijke betamelijkheid, evenals de bijbehorende processen, procedures en maatregelen. Mede gezien de eerdere aangehaalde fluïditeit van het begrip, is het van belang die evaluatie op regelmatige basis uit te voeren, bijvoorbeeld ook wanneer zich incidenten op dit gebied voordoen. Wanneer het laatste zich voordoet, is het belangrijk dat het trustkantoor terugkijkt in het proces en analyseert welk onderdeel van het gevolgde proces hierbij de meest waarschijnlijke oorzaak is van het incident. De analyse die gemaakt is voor of bij het opstellen van de SIRA kan hier mede input voor zijn.

Onderdeel e geeft als voorbeeld onderdelen en of functionarissen binnen een trustkantoor die een rol kunnen hebben bij het maken van de evenwichtige belangenafweging over maatschappelijke betamelijkheid en wat de bevoegdheden per onderdeel of functionaris zijn. Van belang is wie uiteindelijk bevoegd is om een besluit te nemen om, bijvoorbeeld, een cliënt al dan niet te accepteren of een product al dan niet aan te bieden, gezien de risico’s ten aanzien van maatschappelijke betamelijkheid.

Onderdeel f geeft een voorbeeld van de administratieve vastlegging van de gemaakte evenwichtige belangenafweging. Dit is van belang zodat altijd herleidbaar is welke overwegingen zijn gemaakt bij een bepaald besluit en kan bijvoorbeeld in de vorm van een gespreksverslag.

Onderdeel g illustreert het extern publiceren van het beleid, de belangrijkste onderwerpen of overige relevante informatie die betrekking hebben op maatschappelijke betamelijkheid. Dit kan bijvoorbeeld een onderdeel zijn van het (maatschappelijk) jaarverslag maar het trustkantoor kan er ook voor kiezen op een andere wijze (bijvoorbeeld via de website) hierover publiekelijk te communiceren.

Onderdeel h betreft een voorbeeld van hoe het onverwijld informeren van DNB (zoals ingevolge artikel 20 Wtt 2018 ook verplicht is, en waarvoor reeds bestaande procedures zijn ingericht) over incidenten ingericht kan worden, waaronder ook incidenten die zien op maatschappelijke betamelijkheid. Ook zal het trustkantoor maatregelen nemen naar aanleiding van een incident die gericht zijn op het beheersen van de opgetreden risico’s en het voorkomen van herhaling. Het trustkantoor kan op deze manier incidenten administratief vastleggen.

In het vierde lid wordt aangegeven dat een trustkantoor mogelijk ook het risico kan lopen betrokken te raken bij maatschappelijk onbetamelijk handelen door de activiteiten van de cliënt zelf en de ‘cliënten van de cliënt’ (of bijvoorbeeld betrokken adviseurs). Kort gezegd houdt dit in dat een cliënt van het trustkantoor ‘direct’ tot zorgen ten aanzien van maatschappelijke onbetamelijkheid kan leiden maar ook dat de cliënten van de cliënt dat kunnen doen. Kennis van bijvoorbeeld de cliëntportfolio van de cliënt is dus essentieel om het risico ten aanzien van maatschappelijke betamelijkheid te kunnen beheersen. Hierbij geldt echter ook het proportionaliteitsbeginsel: het kan van een trustkantoor niet verwacht worden dat het zicht heeft op álle handelingen van cliënten en/ of cliënten van cliënten. Het zal dus primair die activiteiten betreffen waarbij van het trustkantoor redelijkerwijs verwacht kan worden dat het trustkantoor hier zicht op heeft. Van een trustkantoor kan bijvoorbeeld redelijkerwijs niet verwacht worden dat het kennis heeft van de wijze waarop zijn cliënten hun inkoopprocedures hebben opgezet, inclusief inkooppartners. Wel kan bijvoorbeeld verwacht worden dat het trustkantoor zicht heeft op wie de belangrijkste partners in de business van hun cliënt zijn.

Het vijfde en zesde lid beschrijven de wijze waarop het trustkantoor zich een beeld van wat in de maatschappij als betamelijk wordt gezien en hoe dit intern wordt bediscussieerd. Zonder kennis te hebben over wat volgens de maatschappij als onbetamelijk wordt gezien, is het immers niet mogelijk hieromtrent adequaat beleid op te stellen dat zijn weerslag vindt in processen, procedures en maatregelen. Hierbij geldt echter wel dat een beeld van wat ‘de maatschappij vindt of kan vinden’ in een bepaalde casus altijd een deelwaarneming zal zijn. Een trustkantoor kan ervoor kiezen zo goed mogelijk inzicht te krijgen in wat maatschappelijk onbetamelijk wordt geacht door bijvoorbeeld (representatief) marktonderzoek te (laten) doen in het relevante maatschappelijke speelveld of een grondig stakeholdersonderzoek. Hierbij kunnen de eigen medewerkers ook als een belangrijke bron van informatie dienen. Van belang is dat een trustkantoor de interne discussie over dit onderwerp zo veel mogelijk stimuleert.

Artikel 3

In deze bepaling wordt aangegeven hoe een trustkantoor aan de norm omtrent de maatschappelijke betamelijkheid invulling kan geven bij het aangaan van afspraken die door een trustkantoor worden gemaakt met publieke en private partijen over het bereiken van maatschappelijke doelstellingen. Voorbeelden hiervan zijn het Klimaatakkoord van Parijs of Principes zoals deze door de Verenigde Naties worden vastgesteld1 waaraan een trustkantoor zich zou kunnen committeren. Ook wanneer een trustkantoor geen partij is bij een dergelijke afspraak (bijvoorbeeld omdat het een afspraak is tussen staten en niet tussen bedrijven) maar zich hier wel door publieke onderschrijving aan committeert verwacht DNB dat in het beleid is meegenomen hoe invulling wordt gegeven aan de naleving van de onderschreven regels. Uitgangspunt hierbij is dat de belanghebbende bij dergelijke akkoorden de maatschappij is en het daarmee ook maatschappelijk onbetamelijk is c.q. als maatschappelijk onbetamelijk kan worden gezien om deze te onderschrijven en daar vervolgens geen materiële invulling aan te geven.

F. Elderson De Nederlandsche Bank N.V.


X Noot
1

Als voorbeeld kunnen de United Nations Guiding Principles on Business and Human Rights worden genoemd.