Besluit van de Staatssecretarissen van Financiën, van 29 maart 2020, nr. 2020-66979, houdende benoeming van twee personeelsraadspersonen bij de Belastingdienst (Besluit personeelsraadspersonen Belastingdienst 2020)

De staatssecretarissen van Financiën;

Gelet op artikel 2, eerste lid, van de Wet vergoedingen adviescolleges en commissies;

Besluiten:

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

a) Ministerie:

het Ministerie van Financiën;

b) Staatssecretarissen:

de staatssecretarissen van Financiën;

c) SG:

de secretaris-generaal van het Ministerie van Financiën;

d) DG:

de directeur-generaal van de Belastingdienst, de directeur-generaal Toeslagen en de directeur-generaal Douane;

e) Personeelsraadspersonen:

de in artikel 2 als zodanig bedoelde personen;

f) Betrokkene:

een medewerker, voormalig medewerker, stagiair, vrijwilliger, oproepkracht, gedetacheerde dan wel een persoon of organisatie die zich op een andere wijze in relatie tot de organisatie verhoudt.

Artikel 2. Instelling

Er zijn personeelsraadspersonen Belastingdienst. Zij zijn niet werkzaam bij het Ministerie.

Artikel 3. Taak

De personeelsraadspersoon heeft tot taak:

• a) het op laagdrempelige wijze ophalen en ontvangen van signalen van betrokkenen over mogelijke onrechtmatigheden, daaronder ook begrepen meldingen van vermoedens van misstanden;

• b) het verzamelen, inventariseren en zo mogelijk verifiëren van signalen;

• c) het zo nodig inwinnen van nadere inlichtingen naar aanleiding van signalen;

• d) het beoordelen in hoeverre de signalen aanleiding geven tot enigerlei vervolgprocedure;

• e) het rapporteren aan de SG, in afschrift aan de DG, over signalen en een advies over de bijbehorende opvolging.

Artikel 4. Samenstelling, benoeming en ontslag

• 1. Als personeelsraadspersonen worden benoemd de heer A.M. Hol en mevrouw H.A.G. Splinter-van Kan.

• 2. De benoeming geschiedt met ingang van 1 maart 2020 en voor de duur van één jaar.

• 3. De personeelsraadspersonen zijn bereikbaar via: PersoneelsraadspersonenBelastingdienst@rijksoverheid.nl.

• 3. Bij tussentijds vertrek van een personeelsraadpersoon kunnen de staatssecretarissen een ander lid benoemen.

• 4. De personeelsraadspersonen kunnen worden geschorst en ontslagen door de staatssecretarissen.

Artikel 5. Secretariaat

• 1. Er wordt voorzien in onafhankelijke ondersteuning van de personeelsraadspersonen.

• 2. Deze ondersteuning is voor de uitvoering van haar taak uitsluitend verantwoording schuldig aan de personeelsraadspersonen.

• 4. De medewerker(s) die ter ondersteuning tot secretaris worden benoemd, zijn tegenover anderen dan de personeelsraadspersonen verplicht tot geheimhouding van hetgeen hun in het verband van de werkzaamheden van de personeelsraadspersonen bekend is geworden.

• 5. Op verzoek van de personeelsraadspersonen wordt zorggedragen voor de nodige voorzieningen ten behoeve van de werkzaamheden van de personeelsraadspersonen.

Artikel 6. Werkwijze

• 1. De personeelsraadspersonen stellen gezamenlijk hun eigen werkwijze vast rekening houdende met de beschermingsbepalingen van hoofdstuk 13 van de cao Rijk 2020 en de eventueel daaropvolgende opvolgende cao(‘s).

• 2. De personeelsraadspersonen verantwoorden hun werkwijze in een rapportage.

• 3. Ter uitvoering van hun taak hebben de personeelsraadspersonen toegang tot alle betrokken medewerkers en leidinggevenden en alle relevante documenten en dossiers die zij daartoe relevant achten.

• 4. De personeelsraadspersonen rapporteren uiterlijk in september 2020 hun tussentijdse bevindingen en in februari 2021 hun eindrapportage geanonimiseerd aan de SG.

• 5. De personeelsraadspersonen verstrekken de DG, de Departementale ondernemingsraad, de Groepsondernemingsraad Belastingdienst en het Departementaal georganiseerd overleg een afschrift van de rapportages.

Artikel 7. Geen benadeling

Een betrokkene die te goeder trouw een signaal heeft gemeld wordt op geen enkele wijze in zijn positie in de organisatie benadeeld als gevolg van die signalering.

Artikel 8. Vertrouwelijkheid, inwinnen van inlichtingen en medewerkingsplicht ambtenaren

• 1. De personeelsraadspersonen zorgen ervoor dat de identiteit van betrokkene niet verder bekend wordt dan noodzakelijk is voor de behandeling van het afgegeven signaal. Een betrokkene kan zich anoniem melden.

• 2. De personeelsraadspersonen behandelen de betrokkene en het signaal vertrouwelijk. Als sprake is van een wettelijke (aangifte)verplichting dan kunnen de personeelsraadspersonen de vertrouwelijkheid niet handhaven.

• 3. Zo nodig winnen de personeelsraadspersonen nadere informatie in op basis waarvan zij zich een zo gedegen en objectief mogelijk oordeel kunnen vormen.

• 4. Voor het inwinnen van informatie of inlichtingen kunnen de personeelsraadspersonen zich wenden tot medewerkers van het Ministerie. Van medewerkers wordt verwacht dat zij vertrouwelijkheid betrachten en de medewerking verlenen die redelijkerwijs nodig is voor de uitvoering van de taken van de personeelsraadspersonen.

Artikel 9. Vergoeding

• 1. Aan de personeelsraadspersoon wordt een vaste vergoeding per maand toegekend, waarbij de salarisschaal wordt vastgesteld op salarisschaal 18 van paragraaf 6.4 van de cao Rijk 2020 en de arbeidsduurfactor op 16/36.

• 2. Een personeelsraadspersoon, die een functie vervult bij instellingen of organisaties als bedoeld in de artikelen 1.2 tot en met 1.5 van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector, ontvangt geen vergoeding op grond van de Wet vergoedingen adviescolleges en commissies.

Artikel 10. Archivering rapportages

Rapportages die door of namens de personeelsraadspersonen worden vervaardigd of vergaard, worden na afronding van de werkzaamheden overgedragen naar het vertrouwelijke archief.

Artikel 11. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 maart 2020.

Artikel 12. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit personeelsraadspersonen Belastingdienst 2020.

Artikel 13 Bekendmaking

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst en in afschrift worden gezonden aan de personeelsraadspersonen.

De Staatssecretaris van Financiën, J.A. Vijlbrief

De Staatssecretaris van Financiën, A.C. van Huffelen

TOELICHTING

Met dit instellingsbesluit wordt uitvoering gegeven aan de motie Omtzigt, Bruins, Lodders en Van Weyenberg (TK 2019-2020, nr. 31 066, 552) waarin de regering wordt verzocht een voorstel te doen waarbij misstanden in CAF-zaken en andere zaken – zoals het niet volgens de wet handelen – uit het verleden en heden, wel effectief gemeld worden bij een onafhankelijke instantie, bereikbaar voor mensen binnen en buiten de Belastingdienst, zodat de misstanden opgelost worden en er passende maatregelen genomen worden bij die ernstige misstanden. Gelet op de brief d.d. 11 januari 2020 (Kamerstukken II 2019-2020, 31 066, nr. 588) aan uw Kamer wordt onder de Belastingdienst verstaan, de Belastingdienst inclusief Toeslagen en Douane.

De personeelsraadspersonen, opdracht en taak

Met dit instellingsbesluit worden twee personeelsraadspersonen ingesteld. Zij zijn onafhankelijk. De opdracht van deze personeelsraadspersonen is om gedurende één jaar op een voor medewerkers toegankelijke en benaderbare wijze actief de organisatie van de Belastingdienst in te gaan om medewerkers op te zoeken en met hen in gesprek te treden, met als doel signalen van de werkvloer op te halen. Door deze proactieve houding van de personeelsraadspersonen en hen aanwezig te laten zijn op de werkvloer wordt bewerkstelligd dat medewerkers en andere betrokkenen zich vrij voelen signalen bij de personeelsraadspersonen te melden. De personeelsraadspersonen hebben de taak omschreven als in artikel 3. Deze taakbeschrijving past bij de toezeggingen die zijn gedaan aan de Tweede Kamer in het debat van 4 december 2019 en wordt uitgevoerd in het kader van signalen over misstanden in CAF-zaken en andere zaken, zoals het niet volgens de wet handelen. Het ophalen van signalen als bedoeld onder artikel 3, sub a, heeft niet louter betrekking op onrechtmatigheden in juridische zin, maar gaat ook over signalen over zaken die niet in orde zijn, zoals over het werkproces, de omgang met elkaar, het organiseren van (collegiale) tegenspraak, het in de praktijk uitvoeren van het werk in relatie tot de burger en onbedoelde effecten van werkinstructies. De personeelsraadspersonen verifiëren zo mogelijk signalen door middel van hoor en wederhoor. Indien de personeelsraadspersonen een signaal herkennen als een vermoeden van een misstand als bedoeld in artikel 1, aanhef, sub d, van de Wet Huis voor klokkenluiders dan informeren zij de betrokkene, voor zover hij werkzaam is bij de sector Rijk, over de procedure als bedoeld in hoofdstuk 13 en bijlage 12 van de cao Rijk 2020. Met toestemming van betrokkene stellen zij ofwel de leidinggevende, ofwel de hogere leidinggevende, ofwel de vertrouwenspersoon integriteit op de hoogte van het signaal dat als melding gekwalificeerd kan worden.

Waarborgen dat zoveel mogelijk signalen worden gegeven/herkend

Gekozen is voor volstrekt onafhankelijke personeelsraadspersonen met statuur in rechtstatelijke zin, die het vermogen hebben signalen te herkennen. Verder is ervoor gekozen uitsluitend personeelsraadspersonen aan te stellen die niet werkzaam zijn voor de Belastingdienst en/of het Ministerie van Financiën.

De personeelsraadspersonen zullen zo goed mogelijk zorg dragen voor de vertrouwelijkheid van het signaal en diegene die het signaal afgeeft, tenzij er een wettelijke plicht bestaat om de identiteit bekend te maken (bijvoorbeeld bij ambtsmisdrijven waarvoor een aangifteplicht geldt). De personeelsraadspersonen zullen in hun werkwijze de richtlijnen van de overheid volgen voor het werken met vertrouwelijke informatie om de integriteit en vertrouwelijkheid van de informatie die men in beheer heeft, te waarborgen. Een signaal kan anoniem worden ingediend, zij het dat dit zich niet verdraagt met het streven naar transparantie en integriteit bij de Belastingdienst. Daarnaast is het vaak niet mogelijk om aan een anoniem signaal opvolging te geven en kan het personen onterecht beschadigen. Voorts kan het faciliteren van hoor en wederhoor hierdoor worden belemmerd. Externen kunnen ook signalen bij de personeelsraadspersonen neerleggen.

Werkwijze en rapportage

De personeelsraadspersonen zijn onafhankelijk, hebben een eigenstandige verantwoordelijkheid en worden op generlei wijze aangestuurd. Om die reden zijn de personeelsraadspersonen ook vrij in het vaststellen van de eigen werkwijze, zij het dat wel wordt verlangd dat de personeelsraadspersonen bij hun werkwijze rekening houden met de beschermingsbepalingen van hoofdstuk 13 van de cao Rijk 2020 (en opvolgende cao’s) voor zover het signaal afkomstig is van een betrokkene die werkzaam is bij de sector Rijk, waaronder de Belastingdienst valt. Ook dienen personeelsraadspersonen oog te hebben voor de belangen van degenen over wie een signaal wordt afgegeven en dienen zij hen te wijzen op de mogelijkheid zich te laten vergezellen, bijvoorbeeld door een gemachtigde of vertrouwenspersoon.

De personeelsraadspersonen rapporteren aan de secretaris-generaal van het Ministerie van Financiën en in afschrift aan de directeur-generaal Belastingdienst, de directeur-generaal Toeslagen en de directeur-generaal Douane. Hierbij past de opmerking dat indien sprake zou zijn van een signaal over een directeur-generaal de personeelsraadspersonen alleen rapporteren aan de secretaris-generaal. Indien sprake zou zijn van een signaal over de secretaris-generaal dan rapporteren de personeelsraadspersonen dit aan zowel de directeuren-generaal als de staatssecretarissen van Financiën. Beslissingen over personele consequenties blijven de bevoegdheid van het daartoe bevoegde gezag. Ter uitvoering van haar taak hebben de personeelsraadspersonen toegang tot alle medewerkers en leidinggevenden en alle relevante documenten en dossiers die zij daartoe relevant achten.

Positionering

De personeelsraadspersonen hebben een eigen taakopdracht en een zelfstandige en onafhankelijke positie ten opzichte van andere organen binnen de Belastingdienst, zoals de Tijdelijke commissie integriteit Belastingdienst, de vertrouwenspersonen en de integriteitscoördinatoren. Ten aanzien van alle drie deze organen geldt dat zij een in beginsel een reactieve rol hebben, terwijl aan de personeelsraadspersonen juist een (pro)actieve rol is toebedeeld. Bovendien hebben elk van deze organen hun taakomschrijving. Hier wordt nog benadrukt dat de personeelsraadspersonen tijdelijk, voor de duur van één jaar, worden aangewezen.