Call for proposals Top-up, Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

Handleiding Top-up,

indieningsronde februari 2021

Utrecht, maart 2020

Nationaal Regieorgaan

Praktijkgericht Onderzoek

(onderdeel van NWO)

Inhoud

1.	Inleiding	1
1.1	Achtergrond	1
1.2	Beschikbaar budget	1
1.3	Geldigheidsduur call for proposals	2
2.	Doel	2
3.	Richtlijnen voor aanvragers	2
3.1	Wie kan subsidie aanvragen	2
3.2	Wanneer kan aangevraagd worden	3
3.3	Hoe wordt de aanvraag opgesteld en ingediend	3
3.4	Algemene subsidievoorwaarden	3
3.5	Financiële voorwaarden	4
4.	Procedure	5
4.1	Ontvankelijkheid	5
4.2	Beoordeling	6
4.3	Beoordelingscriteria	6
4.4	Besluitvorming	6
4.5	Indicatief tijdpad	6
5.	Uitvoering	7
6.	Contact en overige informatie	7

1. Inleiding

1.1 Achtergrond

Het Nationaal Regieorgaan Praktijkgericht Onderzoek SIA (hierna te noemen Regieorgaan SIA), onderdeel van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO), heeft als taak de ontwikkeling van het praktijkgericht onderzoek van hogescholen te stimuleren en voert daartoe onder andere de Top-up regeling uit.

Onderzoekers bij hogescholen werken in hun onderzoek nauw samen met de praktijk. Deze samenwerking start bij de formulering van onderzoeksvragen en loopt door tot en met het in praktijk brengen van de door het onderzoek ontwikkelde opbrengsten. De doorwerking van het geheel aan kennis, ervaring, en vaardigheden in de praktijk en in het onderwijs, vormt de rode draad van praktijkgericht onderzoek. Doorwerking is een continu en divers proces tijdens het onderzoek.

Regieorgaan SIA hanteert voor doorwerking de volgende definitie: “De invloed van zowel het proces van onderzoek als van de onderzoeksresultaten op het onderwijs, de praktijk en de samenleving.” Top-up geeft een extra impuls aan de doorwerking van door Regieorgaan SIA gefinancierd onderzoek van hogescholen.

1.2 Beschikbaar budget

Het maximaal beschikbare budget voor deze call is € 900.000 (subsidieplafond).

Per Top-up project (verder te noemen aanvraag) kan maximaal € 10.000 worden aangevraagd.

De beoordelingscommissie krijgt na afloop van een ophaalmoment de aanvragen voorgelegd die tot dat moment zijn ingediend en ontvankelijk zijn verklaard. Op voorhand is niet te bepalen hoeveel aanvragen worden ingediend. Ook de grootte van de aanvragen is niet te voorzien. Daarom is het niet mogelijk om per ophaalmoment een vast budget te noemen. Per ophaalmoment zullen alle aanvragen die een positief oordeel hebben gekregen (zie paragraaf 4.3) worden gehonoreerd met inachtneming van het bereiken van het subsidieplafond.

Indien de verwachting bestaat dat het subsidieplafond voor 9 februari 2021 wordt bereikt, zal de call voortijdig worden gesloten.

1.3 Geldigheidsduur call for proposals

Deze call for proposals is geldig voor de indieningsrondeTop-up, indieningsronde 2021 met de sluitingsdatum en -tijd dinsdag 9 februari 2021, 14.00 uur Nederlandse tijd.

Aanvragen kunnen vanaf de publicatiedatum van de call, doorlopend worden ingediend.

Deze call werkt met ophaalmomenten. Alle aanvragen die op dat moment zijn ingediend in ISAAC worden dan opgehaald en getoetst op ontvankelijkheid. Dit gebeurt op de volgende momenten:

• dinsdag 21 april 2020, 14:00 uur Nederlandse tijd;

• dinsdag 15 september 2020, 14:00 uur Nederlandse tijd;

• dinsdag 17 november 2020, 14:00 uur Nederlandse tijd;

• dinsdag 9 februari 2021, 14.00 uur Nederlandse tijd (tevens sluitingsdatum van de call).

2. Doel

Top-up richt zich op het stimuleren van doorwerking van (bijna) afgerond onderzoek richting:

• 1 het onderwijs;

• 2 onderzoek en/of;

• 3 de beroepspraktijk.

Regieorgaan SIA vindt doorwerking een belangrijk aspect van het praktijkgericht onderzoek – ook na afronding van een onderzoeksproject – en wil dan ook de doorwerking van onderzoek extra stimuleren en onder de aandacht brengen.

Doorwerking hoort al in het praktijkgericht onderzoeksproject te zitten, daarom is de Top-up regeling bedoeld voor de onverwachte kansen die zich tijdens een onderzoek voordoen. Een uitnodigende houding ten aanzien van (nog) niet participerende organisaties om te reflecteren op het onderzoek en een bijdrage te leveren aan het project wordt dan ook gewaardeerd.

Voor doorwerking is geen recept, elk onderzoeksproject heeft zijn eigen kansen (en beperkingen). Om een idee te krijgen bij de mogelijkheden van Top-up vindt u op de website van Regieorgaan SIA een aantal voorbeelden uit vorige rondes.

3. Richtlijnen voor aanvragers

3.1 Wie kan subsidie aanvragen

De aanvrager dient een door de overheid bekostigde hogeschool (hierna te noemen aanvrager) te zijn, zoals bedoeld in artikel 1.8 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW).

De persoon die de aanvraag indient in ISAAC wordt geacht hiertoe te zijn gemachtigd door het College van Bestuur van de aanvragende hogeschool.

De aanvrager ontvangt alle correspondentie met betrekking tot de aangevraagde subsidie.

De aanvraag waarvoor subsidie wordt aangevraagd, bouwt voort op één of meerdere (bijna) afgeronde onderzoeksprojecten. Die onderzoeksprojecten dienen te voldoen aan de volgende voorwaarden:

• 1 Aan het (afgeronde) project is een subsidie van Regieorgaan SIA toegekend van minimaal € 100.000.

• 2 Voor (afgeronde) projecten waarbij Regieorgaan SIA medefinancier is, bedraagt de door Regieorgaan SIA verstrekte subsidie aan de hogeschool minimaal € 50.000.

• 3 Aan het (afgeronde) project is nog niet eerder een Top-up subsidie toegekend.

• 4 Het (afgeronde) project bevindt zich in de fase tussen de laatste drie maanden van de looptijd en uiterlijk zes maanden na einde looptijd vanaf moment van indienen.

3.2 Wanneer kan aangevraagd worden

Aanvragen kunnen worden ingediend tot uiterlijk 9 februari 2021, 14.00 uur Nederlandse tijd. Aanvragen die na de deadline worden ingediend, worden niet in behandeling genomen.

3.3 Hoe wordt de aanvraag opgesteld en ingediend

Een volledige aanvraag omvat de volgende documenten:

• het volledig ingevulde en ondertekende aanvraagformulier;

• het projectvoorstel;

• de begroting in excel met aangevraagde subsidie en kostenonderbouwing;

• overzicht van betrokken projectgroepleden in het kader van de ‘Code omgang met persoonlijke belangen’ van NWO.

Het indienen van een aanvraag gebeurt via het aanvraag- en rapportagesysteem ISAAC.

Het is verplicht de via ISAAC beschikbare documenten te gebruiken.

De directe link naar deze call in ISAAC is:

https://www.isaac.nwo.nl/subsidieaanvraag?extref=TopUp20209

De aanvrager is verplicht de aanvraag via zijn/haar ISAAC-account in te dienen. Indien de aanvrager nog geen ISAAC-account heeft, dient hij/zij dat minimaal één werkdag voor het indienen van de aanvraag aan te maken in verband met het tijdig kunnen verhelpen van eventuele aanmeldproblemen.

Het inlogscherm ISAAC is bereikbaar via: www.isaac.nwo.nl

De handleiding ISAAC is bereikbaar via: www.isaac.nwo.nl/help

De ISAAC helpdesk is bereikbaar via: isaac.helpdesk@nwo.nl

3.4 Algemene subsidievoorwaarden

De maximaal aan te vragen subsidieomvang is € 10.000. De looptijd van de subsidieperiode is maximaal 12 maanden. Inzet van subsidie buiten de looptijd is niet mogelijk. Het beoogde project dient uiterlijk 12 weken na datum van het subsidiebesluit te starten. Subsidiëring van (deel) activiteiten die reeds zijn gesubsidieerd vanuit andere bronnen, is niet mogelijk.

Uitgesloten zijn aanvragen die zich uitsluitend richten op deskundigheidsbevordering van personeel, het ontwikkelen van een nieuwe opleiding/nieuw curriculum voor de hogeschool en/of behoren tot reguliere activiteiten van een hogeschool.

De aanvrager is verantwoordelijk voor het maken van afspraken met de betrokkenen over de toegang tot en de rechten op onderzoeksresultaten en, indien van toepassing, over intellectueel eigendom. Tevens dienen afspraken te worden gemaakt over open access publicaties, ethische aspecten, zoals hieronder weergegeven.

Doorwerking

Het project dient aantoonbaar actief te zijn op de doorwerking van de onderzoeksresultaten in onderwijs, onderzoek, en/of de beroepspraktijk. De indiener dient daarom aan te geven hoeveel personen bij dit project zijn betrokken, die door hun deelname het bereik van de doorwerking vergroten.

Open Access publicatie

Alle wetenschappelijke publicaties van onderzoek die zijn gefinancierd op basis van toekenningen voortvloeiend uit deze call for proposals dienen onmiddellijk (op het moment van publicatie) wereldwijd vrij toegankelijk te zijn (Open Access). Er zijn verschillende manieren voor onderzoekers om Open Access te publiceren. Een uitgebreide toelichting is te vinden op www.nwo.nl/openscience.

Ethische aspecten

Voor bepaalde onderzoeksprojecten is een goedkeurende verklaring van een erkende Medisch Ethische Toetsingscommissie (METC) of een Dier Experimenten Commissie (DEC) nodig. Daarnaast is voor bepaalde onderzoeksprojecten een vergunning nodig op grond van de Wet Bevolkingsonderzoek (WBO).

Let op: Is voor het onderzoeksproject goedkeuring van een ethische toetsingscommissie of anderszins noodzakelijk? In dat geval wordt de aanvraag voorwaardelijk toegekend. Pas wanneer Regieorgaan SIA een kopie van de goedkeuring heeft ontvangen, wordt de toekenning definitief.

3.5 Financiële voorwaarden

De kosten die met deze subsidie gefinancierd kunnen worden, betreffen de gemaakte en/of betaalde loonkosten en materiële kosten, gebaseerd op kostprijs, inclusief eventuele niet-verrekenbare btw.

Loonkosten hogescholen

Voor de loonkosten worden de tarieven conform de Handleiding Overheidstarieven (HOT) uit het jaar 2017 gehanteerd. De tarieven 2017 mogen voor de gehele looptijd van de subsidie worden toegepast. De toegestane tarieven in de HOT betreffen uitsluitend de tarieven conform de volgende tabel.

Schaal	Kostendekkend tarief per uur		Schaal	Kostendekkend tarief per uur
1	43		10	72
2	46		11	79
3	48		12	87
4	53		13	95
5	53		14	103
6	56		15	111
7	59		16	119
8	63		17	127
9	68		18	136

Tabel: Integrale loonkosten per salarisschaal 2017 (bedragen in euro’s)

Deze tarieven zijn integraal toepasbaar en het hanteren van deze tarieven is zonder toelichting of berekening toegestaan.

Het tarief van een medewerker wordt bepaald op basis van de cao hbo inschaling van de betreffende medewerker. Hogere tarieven dan de HOT zijn niet toegestaan. Lagere tarieven dan de HOT zijn wel toegestaan, maar mogen niet willekeurig worden opgevoerd. Eventuele lagere tarieven moeten kunnen worden onderbouwd, bijvoorbeeld op basis van een interne kostprijsberekening. De instellingsaccountant hoeft hier geen accountantscontrole toe te passen; tarieven lager dan de HOT zijn voor Regieorgaan SIA altijd akkoord. Alleen consistente toepassing is vereist.

Kosten studenten

Het is toegestaan studenten, verbonden aan de hogeschool, in te zetten voor het project en de kosten hiervan binnen het project op te voeren.

Per subsidiejaar kan het volgende worden opgevoerd:

• Inzet van uren van studenten waarbij geldt dat deze geschiedt als onderdeel van de opleiding (de studenten dienen in dat geval ook studiepunten te krijgen voor hun activiteiten). Alleen de stagevergoeding zoals gebruikelijk binnen de instelling is declarabel. Aan het aantal in te zetten uren per student is een maximum verbonden van 1.650.

• Inzet van uren van studenten die extra-curriculair worden ingezet in het project. Per student kan maximaal 250 uur per subsidiejaar ten laste van het project worden gebracht.

In beide situaties geldt dat uitsluitend de werkelijke aan de student uitbetaalde bedragen met een maximaal uurtarief van € 25 als kosten kunnen worden opgevoerd. Uren en uurtarieven boven de genoemde maxima kunnen niet als kosten worden opgevoerd. Aan het aantal in te zetten studenten in het project is geen maximum verbonden.

Loonkosten consortiumpartners/betrokkenen

Bepaling van het uurtarief van de partners is als volgt:

Universiteiten: aio’s en postdocs	VSNU-akkoord
Universiteiten: overige wetenschappelijke functies	Handleiding Overheidstarieven 2017
TO2-instituten	Handleiding Overheidstarieven 2017
Overige partners	Bepaling uurtarief is vrij, met een maximum van € 130 per uur, excl. btw

Tabel: Uurtarieven

Onder overige partners worden ook verstaan:

• onderwijsinstellingen anders dan een door de overheid bekostigde hogeschool zoals gedefinieerd in par. 3.1;

• projectmedewerkers die gedetacheerd zijn bij een hogeschool en die alleen voor dit project worden ingeleend. Een uitzondering geldt voor projectmedewerkers die een detacheringsovereenkomst hebben met een hogeschool die niet alleen betrekking heeft op detachering binnen dit project; de kosten van deze projectmedewerkers mogen onder de loonkosten van de hogeschool worden opgevoerd.

Projectmanagement

In de HOT zit een opslag voor overhead. Voor projectmanagement mag daarom maximaal 10% van de totale projectkosten in de begroting als kosten worden opgevoerd en uiteindelijk ook besteed worden.

Materiële kosten

Onder materiële kosten wordt verstaan de aan de uitvoering van het project verbonden kosten als verbruik van materialen, hulpmiddelen, prototypes, testopstellingen en overige kosten zoals dienstreizen en publicaties.

Aanschaffingen van machines en apparatuur worden niet tot de projectkosten gerekend. Voor machines en apparatuur kunnen slechts de aan het project toe te rekenen afschrijvingskosten of leasetermijnen worden opgevoerd.

Afschrijvingstermijnen worden berekend op basis van de historische aanschafprijs exclusief financieringskosten, een lineaire afschrijvingsmethode en een levensduur van vijf jaar. Opvoering van kosten voor gebruik van apparatuur ouder dan vijf jaar is dus niet mogelijk.

Overige voorwaarden

In totaal mag maximaal 25% van het subsidiebedrag ten bate komen aan de consortiumpartners, zijnde niet de hogescholen.

De aangevraagde subsidiebedragen in de ingediende begroting voor loonkosten en materiële kosten gelden als maxima.

4. Procedure

4.1 Ontvankelijkheid

De Top-up regeling kent diverse ophaalmomenten (zie paragraaf 1.3).

Iedere, via ISAAC, ingediende aanvraag wordt direct geregistreerd door middel van een dossiernummer. Dit dossiernummer geldt als vast kenmerk voor alle verdere correspondentie.

De aanvraag wordt na het verstrijken van het ophaalmoment gecontroleerd op de juistheid ten aanzien van volledigheid en vormvereisten. Indien de aanvraag hieraan voldoet, wordt deze ontvankelijk verklaard en in behandeling genomen. De aanvrager ontvangt daarvan bericht.

Voldoet de aanvraag niet aan de volledigheid en vormvereisten, dan wordt de aanvrager de mogelijkheid geboden de ontbrekende gegevens binnen 2 werkdagen te verstrekken. Indien de ontbrekende gegevens binnen de gestelde termijn worden aangeleverd en akkoord worden bevonden, wordt de aanvraag alsnog ontvankelijk verklaard en in behandeling genomen.

De aanvrager ontvangt daarvan bericht.

Indien de ontbrekende gegevens niet binnen de gestelde termijn zijn verstrekt, wordt de aanvraag niet-ontvankelijk verklaard en buiten behandeling gesteld. De aanvrager ontvangt daarvan bericht.

De aanvragen worden na het ophaalmoment in volgorde van ontvankelijk verklaarde aanvragen behandeld.

4.2 Beoordeling

Voor de beoordeling wordt een externe beoordelingscommissie ingesteld. Wanneer een aanvraag in behandeling is genomen, wordt de aanvraag voorzien van een preadvies, opgesteld door medewerkers van het bureau van Regieorgaan SIA. In de preadviezen wordt door de bureaumedewerkers op basis van het ingediende projectvoorstel geïnventariseerd in welke mate wordt voldaan aan de beoordelingscriteria.

Elke anvraag, inclusief preadvies, wordt ter beoordeling voorgelegd aan de beoordelingscommissie. De commissie voorziet de aanvraag van een oordeel (positief/negatief) op basis van de beoordelingscriteria en preadviezen van de bureaumedewerker(s).

In deze call worden geen referenten ingeschakeld.

Voor alle bij de beoordeling en/of besluitvorming betrokken personen is de Code omgang met persoonlijke belangen van NWO van toepassing.

4.3 Beoordelingscriteria

De aanvragen worden door de beoordelingscommissie beoordeeld aan de hand van vier beoordelingscriteria:

• de mate waarin voortgebouwd wordt op de uitkomsten van het eerder uitgevoerde onderzoek;

• verwachte mate van effectiviteit/doorwerking van de gekozen aanpak;

• haalbaarheid (geld, tijd, samenstelling en kwaliteit voorgestelde projectteam);

• doelmatigheid (weegt de inzet op tegen het beoogde resultaat).

Op elk van de genoemde criteria moet voldoende worden gescoord om in aanmerking te komen voor positief oordeel van de beoordelingscommissie.

4.4 Besluitvorming

De beoordelingscommissie brengt verslag uit van haar werkwijze en brengt advies uit aan het bestuur van Regieorgaan SIA.

Het bestuur van Regieorgaan SIA toetst de gevolgde procedure en besluit op basis van het advies van de beoordelingscommissie.

Het besluit van het bestuur van Regieorgaan SIA wordt schriftelijk meegedeeld.

Regieorgaan SIA streeft ernaar het besluit uiterlijk 2 maanden na het ophaalmoment bekend te maken.

4.5 Indicatief tijdpad

21 april 2020, 14.00 uur Ned. Tijd	Ophaalmoment 1
mei 2020	Bureaubeoordeling
juni 2020	Vergadering beoordelingscommissie
juni 2020	Vaststelling beoordeling door beoordelingscommissie en besluitvorming door bestuur Regieorgaan SIA
juni 2020	Bekendmaking
15 sept. 2020, 14.00 uur Ned. Tijd	Ophaalmoment 2
september/oktober 2020	Bureaubeoordeling
oktober 2020	Vergadering beoordelingscommissie
november 2020	Vaststelling beoordeling door beoordelingscommissie en besluitvorming door bestuur Regieorgaan SIA
november 2020	Bekendmaking
17 nov. 2020, 14.00 uur Ned. Tijd	Ophaalmoment 3
november/december 2020	Bureaubeoordeling
januari 2021	Vergadering beoordelingscommissie
januari 2021	Vaststelling beoordeling door beoordelingscommissie en besluitvorming door bestuur Regieorgaan SIA
februari 2021	Bekendmaking
9 februari 2021, 14.00 uur Ned.tijd	Ophaalmoment 4/sluitingsdatum Top-up 2020
februari 2021	Bureaubeoordeling
maart 2021	Vergadering beoordelingscommissie
maart 2021	Vaststelling beoordeling door beoordelingscommissie en besluitvorming door bestuur Regieorgaan SIA
april 2021	Bekendmaking

5. Uitvoering

De aanvrager is verantwoordelijk voor de uitvoering van het project en treedt op als penvoerder.

De aanvrager benoemt de (beoogde) contactpersoon.

Het subsidiebedrag wordt binnen 4 weken na de start van de looptijd van het project overgemaakt.

Monitoring

De penvoerder wordt gevraagd om medewerking te verlenen aan een (jaarlijkse) enquête die Regieorgaan SIA uitzet onder de deelnemende hogescholen aan de Top-up projecten. Hiermee wil het regieorgaan inzicht krijgen in zowel de resultaten van de individuele projecten als van de regeling.

6. Contact en overige informatie

Inhoudelijke vragen

Op de pagina Top-up op de website van Regieorgaan SIA is de meest recente informatie te vinden. Hier vindt u ook de contactgegevens van de programmamanager. Het aanvraagformulier, het model projectvoorstel, het begrotingsformat en het formulier overzicht betrokken projectgroepleden, worden via ISAAC beschikbaar gesteld.

Vragen van technische aard

Voor vragen van technische aard verzoeken wij u contact op te nemen met de ISAAC-helpdesk. Wij raden u aan eerst de ISAAC-handleiding door te nemen voordat u contact opneemt met de helpdesk.

De helpdesk van ISAAC is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 10.00 uur tot 17.00 uur, telefoonnummer 020-346 71 79. U kunt ook uw vraag per e-mail sturen naar isaac.helpdesk@nwo.nl.