Besluit tot vervanging archiefbescheiden Nationale Databank Wegverkeersgegevens

kenmerk NDW-2019/43714

De Minister van Infrastructuur en Waterstaat

Gelet op:

  • – artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling 2009;

  • – de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;

BESLUIT:

Artikel 1

In dit besluit wordt verstaan onder digitale vervanging: vervanging van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995 door de reproducties op digitale wijze te vervaardigen en op te slaan.

Artikel 2

De papieren archiefbescheiden van de zaken en werkprocessen van het samenwerkingsverband Nationale Databank Wegverkeersgegevens (NDW) worden overeenkomstig de artikelen 3, 4 en 5 van dit besluit digitaal vervangen.

Artikel 3

De digitale vervanging heeft betrekking op papieren archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van dit besluit en die worden ontvangen of opgemaakt in de periode tot en met tien jaar na inwerkingtreding van dit besluit.

Artikel 4

  • 1. De digitale vervanging geschiedt volgens de specificaties die zijn vastgelegd in het ‘Handboek vervanging archiefbescheiden NDW’.

  • 2. Het ‘Handboekvervanging archiefbescheiden NDW’ ligt ter inzage bij de Nationale Databank Wegverkeersgegevens; Graadt van Roggenweg 400, Utrecht en is raadpleegbaar via https://www.ndw.nu/.

Artikel 5

  • 1. De originele, vervangen papieren archiefbescheiden worden vernietigd in overeenstemming met het ‘Handboek vervanging archiefbescheiden NDW’.

  • 2. De digitale reproducties worden in goede, geordende en toegankelijke staat beheerd en bewaard alvorens te worden vernietigd of overgebracht op basis van een geldende selectielijst.

Artikel 6

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

Utrecht, 3 december 2019

De Minister van Infrastructuur en Waterstaat, Namens deze, Directeur Nationale Databank Wegverkeersgegevens, C.P. de Vries

TOELICHTING

Op grond van het vervangingsbesluit van het directoraat-generaal Rijkswaterstaat worden door NDW sinds 2012 analoge archiefbescheiden vervangen door digitale reproducties. Het onderhavige nieuwe vervangingsbesluit geeft NDW haar eigen vervangingsinstrument. Met dit besluit wordt ook vervanging van het reeds opgebouwde analoge archief geregeld.

De Minister neemt één vervangingsbesluit voor NDW voor een generiek vervangingsproces. Vervanging vindt plaats conform het ‘Handboek vervanging archiefbescheiden NDW’. In dit handboek is de beleidsmatige, procesmatige en technische inrichting van de vervanging vastgelegd. De uitvoering en kwaliteit van het vervangingsproces worden door de interne organisatie van RWS geborgd.

Bij de overweging om tot vervanging over te gaan, wordt rekening gehouden met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek, zoals aangegeven in artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d, van het Archiefbesluit 1995. Dit houdt in dat bepaalde archiefbescheiden niet vervangen kunnen worden omdat ze alleen waarde hebben en houden in hun originele staat. In het voornoemde Handboek is een uitzonderingenlijst van documenten opgenomen die buiten de vervanging vallen, vanwege de bovengenoemde redenen. De archiefbescheiden die reeds zijn overgedragen naar het Nationaal Archief of vervreemd naar andere organisaties vallen niet binnen de reikwijdte van dit Vervangingsbesluit.

De Minister van Infrastructuur en Waterstaat, Namens deze, Directeur Nationale Databank Wegverkeersgegevens, C.P. de Vries

Naar boven