Besluit van 9 december 2019 met kenmerk 19013111 tot digitale vervanging van papieren archiefbescheiden van het Staatstoezicht op de Mijnen (Besluit digitale vervanging archiefbescheiden SodM 2019)

De Inspecteur-Generaal der Mijnen,

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, artikel 26b van de Archiefregeling 2009 en de artikelen 2, 3 en 5 van de Beheersregeling document- en archiefbeheer EZ 2006;

Besluit:

Artikel 1

In dit besluit wordt verstaan onder digitale vervanging: vervanging van papieren archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995 door de reproducties op digitale wijze te vervaardigen en op te slaan.

Artikel 2

De digitale vervanging heeft betrekking op papieren archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van dit besluit en die worden ontvangen of opgemaakt in de periode na inwerkingtreding van dit besluit.

De digitale vervanging geldt niet voor personeelsdocumenten en die documentcategorieën die uitgesloten van zijn van vervanging zoals beschreven in het ‘Handboek routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden bij het Staatstoezicht op de Mijnen’.

Artikel 3

De digitale vervanging geschiedt volgens de specificaties die zijn vastgelegd in het

‘Handboek routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden bij het Staatstoezicht op de Mijnen’.

Artikel 4

De digitale reproducties worden in goede, geordende en toegankelijke staat beheerd en bewaard alvorens de vervangen papieren archiefbescheiden worden vernietigd of overgebracht op basis van een geldende selectielijst.

Artikel 5

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit digitale vervanging papieren archiefbescheiden SodM 2019.

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 26 oktober 2017.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst met uitzondering van de bijlage, die ter inzage wordt gelegd bij het Staatstoezicht op de Mijnen.

De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze: T.F. Kockelkoren Inspecteur-Generaal der Mijnen

TOELICHTING

De bijlage, het ‘Handboek routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden bij het Staatstoezicht op de Mijnen’, ligt ter inzage bij het Staatstoezicht op de Mijnen, directie Bestuurszaken, afdeling ICT.

Organisaties die onder de werking van de Archiefwet 1995 vallen, kunnen volgens artikel 7 van de Archiefwet 1995 en met inachtneming van artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 een besluit tot vervanging nemen. Vervanging betekent in dat verband het vervangen van archiefbescheiden door reproducties. De reproducties nemen volledig de plaats in van de oorspronkelijke (papieren) bescheiden. Dit geldt zowel voor te bewaren als te vernietigen archiefbescheiden.

Bij de overweging om tot vervanging over te gaan, wordt rekening gehouden met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek, zoals aangegeven in artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d, van het Archiefbesluit 1995. Concreet houdt dit in dat bepaalde archiefbescheiden niet vervangen kunnen worden omdat ze alleen waarde hebben en houden in hun originele staat.

In het handboek, genoemd in artikel 2 van dit besluit, is een categorie van documenten benoemd die buiten de vervanging vallen. Gaat het om archiefbescheiden die vanwege een vastgestelde selectielijst niet voor vernietiging op termijn, maar voor blijvende bewaring in aanmerking komen, dan is tevens artikel 26b van de Archiefregeling van toepassing op de invulling van dit besluit.

Artikel 26b van de Archiefregeling schrijft een aantal aspecten voor waarmee de zorgdrager (hier: de Minister van Economische Zaken en Klimaat) inzage geeft in het proces en de technische inrichting van de toegepaste vervanging.

Voor de directies en afdelingen die vallen onder het verzorgingsgebied van het Staatstoezicht op de Mijnen overeenkomstig het Besluit mandaat, volmacht en machtiging EZK 2019, zijn deze aspecten nader uitgewerkt in de bij dit besluit behorende Handboek Routinematige Digitale Vervanging archiefbescheiden bij het Staatstoezicht op de Mijnen. De uitvoering en kwaliteit van het vervangingsproces is geborgd door de combinatie van dagelijkse controles, steekproefcontroles en een jaarlijkse interne audit op het gehele vervangingsproces zoals beschreven in het handboek.

Naar boven