Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 16 januari 2019, nr. 2019-0000004561, houdende de inrichting van de Rijksschoonmaakorganisatie alsmede doorverlening van vertegenwoordigingsbevoegdheden van de directeur van de Rijksschoonmaakorganisatie (Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit Rijksschoonmaakorganisatie 2018)

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

Gelet op de artikelen 3, aanhef en onderdeel k, 7, negende lid en 8, van het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit plaatsvervangend secretaris-generaal 2009 SZW;

Besluit:

§ 1. Algemeen

Artikel 1

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

a. directie:

de directie Rijksschoonmaakorganisatie van het ministerie;

b. de directeur:

de directeur van de Rijksschoonmaakorganisatie;

c. de manager:

de functionaris die leiding geeft aan een afdeling;

d. de dienstverleningsmanager:

de functionaris die rechtstreeks ressorteert onder de manager Operatie en die, in samenwerking met collega dienstverleningsmanagers, leiding geeft aan het aan hen toegewezen verzorgingsgebied;

e. De coördinator Servicecentrum Operatie:

de functionaris die rechtstreeks ressorteert onder de manager Operatie en die leiding geeft aan het Servicecentrum Operatie.

§ 2. Organisatie

Artikel 2

• 1. De directie bestaat uit de volgende afdelingen:

  • a. de afdeling Operatie;

  • b. de afdeling Staf, Kaderstelling & Advies;

  • c. het Programmateam.

• 2. Aan het hoofd van iedere afdeling staat een manager.

• 3. Binnen de afdeling Operatie zijn verzorgingsgebieden ingericht, met aan het hoofd van ieder gebied meerdere dienstverleningsmanagers.

§ 3. Verantwoordelijkheden

Artikel 3

Elk van de managers is verantwoordelijk voor:

• a. het bijdragen aan het directieplan van de directie;

• b. het rapporteren aan de directeur over de uitvoering van het directieplan betreffende de eigen afdeling;

• c. het uitoefenen van budgethouderschap ten aanzien van aan de afdeling toegewezen budgetten;

• d. het leiding geven aan de eigen afdeling, waaronder begrepen de HRM-taken ten aanzien van de medewerkers die direct onder hen ressorteren, de coaching van de medewerkers en het bevorderen van de sociale en functionele cohesie van de eigen afdeling.

Artikel 4

De manager Operatie is verantwoordelijk voor:

• a. het doorontwikkelen van de Operatie waarbij invulling wordt gegeven aan de visie en waarden van de Rijksschoonmaakorganisatie;

• b. het aansturen van de operationele schoonmaak en het Servicecentrum Operatie en hiervoor eindverantwoordelijkheid dragen;

• c. het accorderen van addenda op de dienstverleningsafspraken;

• d. het inrichten van de operationele bedrijfsadministratie, waaronder het beheer van de informatie over dienstverleningsafspraken, het ruimtebeheer van de panden en ruimtes, en het beheer van de afspraken over de budgetten met betrekking tot de panden.

Artikel 5

De dienstverleningsmanagers zijn verantwoordelijk voor:

• a. de organisatie van de operationele schoonmaakwerkzaamheden en alle bijbehorende processen in het eigen verzorgingsgebied;

• b. het voeren van accountgesprekken en het in overleg treden met opdrachtgevers in het eigen verzorgingsgebied op operationeel niveau;

• c. de pandinventarisaties en de vertaling naar de benodigde schoonmaakcapaciteit;

• d. de leiding, planning en inzet van medewerkers, ingehuurde dienstverlening en middelen, de toegekende budgetten en de voortgangsbewaking van de resultaten in het eigen verzorgingsgebied;

• e. de coördinatie van de inzet van marktpartijen ten behoeve van glasbewassing en specialistische werkzaamheden zoals dieptereiniging;

• f. het gezamenlijk afleggen van verantwoording aan de manager Operatie over het eigen verzorgingsgebied;

• g. de tactische en operationele voorbereiding van de start van schoonmaakdienstverlening bij nieuwe opdrachtgevers die aansluiten op de dienstverlening van de Rijksschoonmaakorganisatie.

• h. het organiseren van kwaliteitsmetingen en het rapporteren hierover aan de manager Operatie.

Artikel 6

De coördinator Servicecentrum Operatie is verantwoordelijk voor:

• a. de uniforme uitvoering van de ondersteuning van het primaire proces op het gebied van personeel, informatie, organisatie, facilitair, administratie, communicatie, financiën, inkoop en huisvesting;

• b. de leiding, planning en inzet van medewerkers en de toegekende budgetten en voortgangsbewaking hiervan;

• c. het verantwoording afleggen aan de manager Operatie.

Artikel 7

De manager Staf, Kaderstelling & Advies is verantwoordelijk voor:

• a. het opstellen en monitoren van het jaarplan, de managementinformatie, de sturingsinformatie en het jaarverslag;

• b. het financieel beheer van de directie en de aansturing van de financiële administratie die belegd is bij de Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

• c. het stellen van kaders en het adviseren op het gebied van personeel, informatie, organisatie, facilitair, administratie, communicatie, financiën, inkoop en huisvesting, mede op basis van Rijksbrede en departementale kaders;

• d. de regievoering op de dienstverlening belegd bij collega Shared Service Organisaties;

• e. het aanbesteden, het contracteren, het contractbeheer en de voortgangsbewaking van de dienstverlening die door externe leveranciers wordt verricht.

Artikel 8

De manager Programmateam is verantwoordelijk voor:

• a. de strategische en bestuurlijke advisering over de doorontwikkeling van de Rijksschoonmaakorganisatie en de regievoering van projecten op dit terrein;

• b. de politiek-bestuurlijke en juridische voorbereiding van de start van de schoonmaakdienstverlening bij nieuwe opdrachtgevers die aansluiten op de dienstverlening van de Rijksschoonmaakorganisatie;

• c. de politiek-bestuurlijke en juridisch aangelegenheden en advisering van de Rijksschoonmaakorganisatie.

§ 4. Bevoegdheden

Artikel 9

• 1. Aan de managers, de coördinator Servicecentrum Operatie en de dienstverleningsmanagers wordt mandaat en machtiging verleend met betrekking tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op de personeelsaangelegenheden van de onder elk van hen ressorterende functionarissen, met inbegrip van de uitvoering van het arbeidsomstandigheden- en ziekteverzuimbeleid, voor zover dit niet is voorbehouden aan de secretaris-generaal, dan wel de plaatsvervangend secretaris-generaal.

• 2. In aanvulling op het eerste lid wordt aan de managers mandaat en machtiging verleend met betrekking tot het aanstellen en benoemen alsmede de ontslagverlening van onder hen ressorterende functionarissen die vallen onder het Algemeen Rijksambtenarenreglement, voor zover dit niet is voorbehouden aan de secretaris-generaal, dan wel de plaatsvervangend secretaris-generaal.

Artikel 10

• 1. De managers zijn gevolmachtigd tot het aangaan van overeenkomsten ter waarde van ten hoogste € 15.000 per overeenkomst betreffende:

  • a. het opleiden van de onder hen ressorterende medewerkers binnen de kaders van het opleidingsplan van de directie;

  • b. activiteiten ten behoeve van de sociale en functionele cohesie, representatieve aangelegenheden, vergaderingen en recepties voor het eigen onderdeel binnen de daarvoor geldende departementale dan wel door de directeur vastgestelde financiële kader.

• 2. De managers zijn gevolmachtigd tot het afroepen van uitzendkrachten binnen de door de directeur vastgestelde kaders.

• 3. In aanvulling op het eerste lid is de manager Operatie gevolmachtigd tot:

  • a. het opstellen en ondertekenen van offertes betreffende maatwerk schoonmaakdienstverlening binnen een reeds bestaande dienstverleningsafspraak, ten behoeve van de afnemers van de dienstverlening van de Rijksschoonmaakorganisatie, na afstemming met de desbetreffende dienstverleningsmanager;

  • b. het afroepen van schoonmaakdienstverlening binnen bestaande mantelcontracten;

  • c. het aangaan van overeenkomsten en bestellingen ten behoeve van de schoonmaakdienstverlening ter waarde van ten hoogste € 33.000,– per overeenkomst of bestelling.

• 4. In aanvulling op het eerste lid is de manager Staf, Kaderstelling & Advies gevolmachtigd tot het aangaan van overeenkomsten en bestellingen ter waarde van ten hoogste € 50.000,– per overeenkomst of bestelling, voor zover voorzien in de begroting en betreffende:

  • a. opleidingen voor de Rijksschoonmaakorganisatie;

  • b. aangelegenheden betreffende arbeidsomstandigheden;

  • c. het informatiemanagement en de informatievoorziening voor de Rijksschoonmaakorganisatie.

Artikel 11

• 1. De dienstverleningsmanagers en de coördinator Servicecentrum Operatie zijn gevolmachtigd tot het aangaan van overeenkomsten ter waarde van ten hoogste € 3.000,– per overeenkomst betreffende:

  • a. het opleiden van de onder hen ressorterende medewerkers binnen de kaders van het opleidingsplan van de directie;

  • b. activiteiten ten behoeve van sociale en functionele cohesie, representatieve aangelegenheden, vergaderingen en recepties voor het eigen verzorgingsgebied binnen de daarvoor geldende departementale dan wel door de directeur vastgestelde financiële kaders.

• 2. In aanvulling op het eerste lid zijn de dienstverleningsmanagers gevolmachtigd tot:

  • a. het afroepen van uitzendkrachten binnen de door de manager Operatie vastgestelde kaders;

  • b. het doen van bestellingen met betrekking tot de schoonmaakdienstverlening binnen de door de manager Operatie vastgestelde financiële kaders.

Artikel 12

• 1. Bij afwezigheid of verhindering van de directeur worden, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken en bevoegdheden waargenomen door de manager Operatie.

• 2. Bij gelijktijdig afwezigheid of verhindering van de directeur en de manager Operatie, worden voor de duur van de afwezigheid of verhindering, de taken en bevoegdheden van de directeur waargenomen door een daartoe aan te wijzen plaatsvervanger.

• 3. Bij afwezigheid of verhindering van een manager worden, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, zijn taken en bevoegdheden geheel of gedeeltelijk waargenomen door een of meer daartoe aan te wijzen plaatsvervangers.

• 4. Bij afwezigheid of verhindering van een dienstverleningsmanager worden, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken en bevoegdheden geheel of gedeeltelijk waargenomen door een of meer daartoe aan te wijzen plaatsvervangers.

• 5. Bij afwezigheid of verhindering van de coördinator Servicecentrum Operatie wordt, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken en bevoegdheden geheel of gedeeltelijk waargenomen door een of meer daartoe aan te wijzen plaatsvervangers.

§ 5. Slotbepalingen

Artikel 13

• 1. Het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit Rijksschoonmaakorganisatie 2016 wordt ingetrokken.

• 2. Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 september 2018.

• 3. Deze regeling wordt aangehaald als: Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit Rijksschoonmaakorganisatie 2018.

Deze regeling zal met toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

Den Haag, 16 januari 2019

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, namens deze, N.T.C.M. Dukker directeur Rijksschoonmaakorganisatie

TOELICHTING

Algemeen

Ingevolgde artikelen 3, aanhef en onderdeel k, en 8 van het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit plaatsvervangend secretaris-generaal 2009 SZW (hierna: OMV-besluit pSG 2009 SZW) dient de directeur van de Rijksschoonmaakorganisatie zorg te dragen voor de bij besluit schriftelijke vastlegging van de organisatie van de eigen directie en de daarbinnen geldende mandaten, volmachten en machtigingen. Dit is gebeurd in het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit Rijksschoonmaakorganisatie 2018 (hierna: OMV-besluit RSO 2018). Met deze regeling worden door de directeur van de Rijksschoonmaakorganisatie taken en verantwoordelijkheden belegd bij onder deze functionaris ressorterende afdelingen en de functionarissen die aan deze afdelingen leidinggeven.

Het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit Rijksschoonmaakorganisatie 2016 (hierna: OMV-besluit RSO 2016) dient vernieuwd te worden, omdat met ingang van 1 september 2018 de afdeling Operatie op een andere wijze is ingericht. De functies van rayonmanager en regiomanager zijn komen te vervallen en een nieuwe functie, dienstverleningsmanager, is gecreëerd. Tevens is de afdeling Bedrijfsvoering gewijzigd in de afdeling Staf, Kaderstelling en Advies, waarbij de uitvoerende taken ter ondersteuning van de operatie zijn belegd bij het nieuw opgerichte Servicecentrum Operatie, welke is overgeheveld naar de afdeling Operatie.

De afdeling Bedrijfsvoering had een mix van kaderstellende en/of adviserende activiteiten, en activiteiten die primair zijn gericht op de ondersteuning van de operatie. De activiteiten die primair zijn gericht op de ondersteuning van de operatie zijn, omwille van operationele efficiëntie, overgeheveld naar het nieuw opgerichte Servicecentrum Operatie, dat dicht op de uitvoering is ingericht. Voor de operationele aansturing van het Servicecentrum Operatie is een nieuwe functie, coördinator Servicecentrum Operatie, ingericht.

Door deze herindeling van de afdeling kan de afdeling Staf, Kaderstelling & Advies beter invulling geven aan haar taken en verantwoordelijkheden op het gebied van staf, kaderstelling en advies met betrekking tot personeel, informatie, organisatie, facilitair, administratie, communicatie, financiën, inkoop en huisvesting. Tevens heeft de afdeling Staf, Kaderstelling & Advies in de nieuwe opzet een verantwoordelijkheid op het gebied van beheersprocessen die de gehele RSO raken. Om deze herindeling te markeren, is de naamgeving van de afdeling bedrijfsbureau gewijzigd naar de afdeling Staf, Kaderstelling & Advies.

De afdeling Operatie bestaat uit de volgende onderdelen:

• verzorgingsgebied Noord;

• verzorgingsgebied Oost;

• verzorgingsgebied Zuidoost;

• verzorgingsgebied Midden;

• verzorgingsgebied Noordwest;

• verzorgingsgebied Zuidwest;

• verzorgingsgebied West;

• Servicecentrum Operatie.

Per 1 september zullen aan het hoofd van de verzorgingsgebieden nieuwe functionarissen staan, te weten dienstverleningsmanagers, die in teams van minimaal 3 en maximaal 7 de verantwoordelijkheid dragen over een verzorgingsgebied. Omwille van de inrichting van de personele bevoegdheden in P-Direkt zijn de dienstverleningsmanagers wel verantwoordelijk voor een bepaalde groep medewerkers. Medewerkers hebben dus één manager.

In het OMV-besluit RSO 2016 zijn zo goed als alle personele bevoegdheden op het niveau van de directeur RSO belegd. In de praktijk betekent dit dat elk besluit met personele gevolgen, alleen door de directeur kan worden genomen. Dit leidt tot een hoge (administratieve) werklast bij de directeur RSO en zorgt voor langere goedkeuringslijnen binnen de RSO. Gezien de huidige (circa 900 medewerkers) en toekomstige grootte (1.400 medewerkers in 2020) van de RSO, is het opportuun dat de managers die direct ressorteren onder de directeur RSO het bevoegd gezag worden voor alle personeelsaangelegenheden, inclusief het aanstellen, benoemen en ontslaan van onder hen ressorterende functionarissen.

Om tevens de administratieve werklast op het niveau van de managers te beperken, wordt aan de leidinggevenden die direct ressorteren onder deze managers, mandaat en machtiging verleend met betrekking tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en onderteken van stukken die betrekking hebben op personeelsaangelegenheden voor de onder elk van hen ressorterende functionarissen, voor zover dit niet is voorbehouden aan de genoemde managers of de directeur RSO.

Artikelsgewijs

Artikel 3

Dit artikel geeft aan welke algemene verantwoordelijkheden de managers hebben.

Onderdeel d geeft aan dat de managers zijn belast met het leiding geven aan de eigen afdeling. Hiertoe behoort tevens de verantwoordelijkheid voor de personeelsaangelegenheden van de onder hem ressorterende functionarissen.

Artikel 9

Dit artikel geeft aan welke bevoegdheden functionarissen hebben ten aanzien van de personeelsaangelegenheden van de onder hem ressorterende functionarissen.

Voor de bevoegdheden geldt dat functionarissen de departementale regels en aanwijzingen in acht moeten nemen. Uiteraard moeten zij ook de toepasselijke wet- en regelgeving toepassen, zoals de Ambtenarenwet, het Algemeen Rijksambtenarenreglement, het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984 en de daarop berustende regelgeving. Uiteraard kunnen door de directeur alleen vertegenwoordigingsbevoegdheden worden doorverleend die aan hemzelf zijn verleend. Zo geldt dat bepaalde bevoegdheden op het terrein van personeelsaangelegenheden zijn voorbehouden aan de secretaris generaal (artikel 4 OMV-besluit SZW 2009) en de plaatsvervangend secretaris-generaal (artikel 6 OMV-besluit SZW 2009). Verder geldt dat bepaalde bevoegdheden niet mogen worden doorverleend aan functionarissen onder het niveau van directeur-generaal of inspecteur-generaal (zie artikel 23, tweede lid, onderdeel c).

Het eerste lid geeft aan dat elk van de managers, dienstverleningsmanagers en de coördinator Servicecentrum Operatie mandaat en machtiging heeft met betrekking tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op de personeelsaangelegenheden van de onder elk van hen ressorterende functionarissen, voor zover dit niet is voorbehouden aan de secretaris-generaal, dan wel de plaatsvervangend secretaris-generaal (zie artikel 4 en artikel 6 OMV-besluit SZW 2009). Dit betekent in concreto dat de genoemde functionarissen op grond van dit artikel ten minste mandaat en machtiging hebben tot het nemen van besluit over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op:

• poortwachter documenten;

• personeelsgesprekken;

• wijzigingen arbeidsduur;

• wijzigingen standplaats;

• het opdragen en goedkeuren van overwerk.

Het tweede lid geeft aan dat elk van de managers, in aanvulling op de personele bevoegdheden zoals genoemd in het eerste lid, mandaat en machtiging hebben met betrekking tot het aanstellen en benoemen alsmede de ontslagverlening van onder hen ressorterende functionarissen die vallen onder het Algemeen Rijksambtenarenreglement, voor zover dit niet is voorbehouden aan de secretaris-generaal of plaatsvervangend-secretaris generaal.

Artikel 10

In aanvulling op de verkregen volmacht van dienstverleningsmanagers om uitzendkrachten af te roepen binnen de door de manager Operatie gestelde kaders (artikel 11, tweede lid, onderdeel a), zijn ook de managers gevolmachtigd om uitzendkrachten af te roepen. De kaders waarbinnen zij hun volmacht kunnen uitoefenen, worden gesteld door de directeur RSO.

Artikel 12

Dit artikel geeft aan op welke wijze de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van functionarissen worden waargenomen bij diens afwezigheid.

De manager Operatie is de aangewezen functionaris die als plaatsvervangend directeur kan optreden en zal in die hoedanigheid de taken en bevoegdheden van de directeur waarnemen in geval van diens afwezigheid.

In het geval van gelijktijdige afwezigheid van de directeur en de manager Operatie, zal ofwel de manager Staf, Kaderstelling & Advies, ofwel de programmamanager de taken en bevoegdheden van de directeur waarnemen. Het is aan de directeur om de specifieke functionaris aan te wijzen.

Welke functionaris de taken en bevoegdheid van een manager waarneemt bij diens afwezigheid wordt niet expliciet benoemd. Het is aan de betreffende manager om voor deze waarneming een functionaris aan te wijzen.

Welke functionaris de taken en bevoegdheid van een dienstverleningsmanager waarneemt bij diens afwezigheid wordt niet expliciet benoemd. De dienstverleningsmanagers zijn als team verantwoordelijk voor hun verzorgingsgebied en vanuit die structuur wordt waarneming binnen de verzorgingsgebieden ingericht. Het is aan de betreffende dienstverleningsmanager om voor deze waarneming een functionaris aan te wijzen.

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, namens deze, N.T.C.M. Dukker directeur Rijksschoonmaakorganisatie