Centrumgemeente regeling samenwerking Noardeast-Frysân en Leeuwarden

De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Leeuwarden en Noardeast-Fryslân, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft

Overwegende dat

het Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling DDFK-gemeenten, een samenwerkingsverband van de gemeente Dantumadiel en de voormalige gemeenten Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a., en het college van de gemeente Leeuwarden het voornemen hebben uitgesproken hun uitvoeringskracht wat betreft de in de regeling omschreven taken en bevoegdheden, zo veel mogelijk te bundelen bij de gemeente Leeuwarden, als centrumgemeente;

- deze bundeling van uitvoeringskracht in 2015 is geformaliseerd in de vorm van de centrumgemeenteconstructie (artikel 8, vierde lid, Wet gemeenschappelijke regelingen);

- op 1 januari 2019 de gemeenten Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a. door een herindeling zijn opgegaan in de nieuwe gemeente Noardeast-Fryslân (hierna: Noardeast) en dat deze nieuwe gemeente via een gemeenschappelijke regeling (Centrumregeling samenwerking Dantumadiel en Noardeast-Fryslân) samenwerkt met de gemeente Dantumadiel;

- de Gemeenschappelijke Regeling DDFK-gemeenten per 1 januari 2019 is opgeheven;

- Noardeast in het kader van de onderhavige regeling ook diensten van de centrumgemeente afneemt welke ten goede komen aan Dantumadiel, doch dat Noardeast jegens de centrumgemeente als enige contractpartij optreedt en Noardeast en Dantumadiel onderling via de tussen hen afgesloten GR afspraken maken over verantwoordelijkheden, aansprakelijkheden, nadere toerekening van kosten et cetera;

- deze veranderingen noodzakelijk maken dat de bestaande centrumgemeente regeling wordt opgeheven en gelijktijdig opnieuw wordt gesloten tussen de colleges van de gemeente Leeuwarden en Noardeast waarbij ook de onderliggende doelstelling en noodzaak van samenwerking als opgenomen in deze regeling wordt herhaald en verder benadrukt;

- het college van Noardeast en het college van de gemeente Leeuwarden beide een goede ict samenwerking en ict dienstverlening noodzakelijk achten voor een goede uitvoering van haar openbare taken en met name voor goede, betaalbare en snelle openbare dienstverlening op diverse beleidsvelden van de beide gemeenten aan haar burgers;

- de colleges ten aanzien van de samenwerking streven naar maximale efficiëntie en effectiviteit in de uitvoering van de aan hen opgelegde wettelijke taken;

- samenwerking tussen beide gemeenten op dit gebied meer uitvoeringskracht geeft, in die zin dat kennis en ervaring van alle samenwerkende gemeenten wordt gebundeld en deze de openbare dienstverlening aan de burgers bevordert;

- samenwerking tussen beide gemeenten meer zekerheid verschaft dat er ten allen tijde voldoende gekwalificeerd personeel beschikbaar is en daarmee een kwalitatief goede dienstverlening ten allen tijde beschikbaar is;

- een goede ICT dienstverlening verder ondersteunend is aan de verplichte en vrijwillige gemeentelijke c.q. regionale samenwerking tussen deze gemeenten in het sociale domein;

- de gemeenten het voornemen hebben uitgesproken hun uitvoeringskracht wat betreft de in de regeling omschreven taken en bevoegdheden, zo veel mogelijk te bundelen bij de gemeente Leeuwarden, als centrumgemeente;

- deze bundeling van uitvoeringskracht wordt gegoten in de vorm van de centrumgemeenteconstructie (artikel 8, vierde lid, Wet gemeenschappelijke regelingen);

- door het weloverwogen inzetten van het Shared Service Centrum en door intensief samen te werken met Noardeast alsmede door ook kennis te bundelen en ervaringen uit te wisselen, de bedrijfsvoering en dienstverlening wordt verbeterd en versterkt;

- in de personeelsbehoefte van het Shared Service Centrum onder meer zal worden voorzien door betrokken ambtenaren en medewerkers van de gemeenten en door detachering van ambtenaren en medewerkers van Noardeast bij de gemeente Leeuwarden;

- een van de doelstellingen van de onderhavige bundeling van uitvoeringskracht tevens is het investeren in ambtenaren en medewerkers door middel van opleiding, training en het opdoen van ervaring;

- deze bundeling onverlet laat die taken en bevoegdheden van het college van Noardeast waarvan slechts de voorbereiding en uitvoering wordt opgedragen aan het college van de gemeente Leeuwarden en waarvoor geen mandaat als bedoeld in artikel 4 lid 1 aan de gemeente Leeuwarden is verleend;

- ter gelegenheid van deze wijziging ook een aantal wijzigingen worden doorgevoerd welke onder meer betrekking hebben op archivering;

- er regelmatig overleg plaatsvindt op bestuurlijk en ambtelijk niveau over de uitvoering en verloop van de samenwerking teneinde de samenwerking zoveel mogelijk te laten aansluiten bij de wensen van de beide gemeenten, een en ander tegen de achtergrond van een optimale openbare dienstverlening aan de burgers;

- de raden van de gemeente Leeuwarden en Noardeast toestemming hebben verleend aan hun colleges van burgemeester en wethouders voor het treffen van deze gemeenschappelijke regeling, overeenkomstig artikel 1, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

Gelet op

Artikel 8, lid 4 van de Wet gemeenschappelijke regelingen ;

de Gemeentewet;

besluiten

te treffen

de Centrumregeling samenwerking Noardeast -Fryslân en Leeuwarden,

en zulks onder de navolgende bepalingen en bedingen:

Artikel 1 – Begripsbepalingen

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

• a. centrumgemeente: de gemeente Leeuwarden;

• b. Noardeast: de gemeente Noardeast-Fryslân;

• c. ambtenaren en medewerkers: ambtenaren en andere medewerkers, werkzaam onder verantwoordelijkheid van het college van de gemeente Leeuwarden en Noardeast;

• d. regeling: deze Centrumregeling samenwerking Noardeast en Leeuwarden;

• e. Shared Service Centrum: de ambtelijke organisatie, geplaatst bij de gemeente Leeuwarden, die belast is met het uitvoeren van de in artikel 4 bedoelde aan deze organisatie opgedragen taken;

• f. Service Level Agreement (SLA): het document met daarin de nadere uitwerking van de dienstverlening, taken en werkwijzen zoals overeengekomen door de colleges van de gemeenten Noardeast en Leeuwarden;

• g. Governance-model: het model dat door de gemeentesecretarissen van de centrumgemeente en Noardeast op 11 maart 2019 is vastgesteld en waarin de uitgangspunten van de onderlinge samenwerkingsstructuur is vastgelegd, in welke structuur onderling op diverse niveaus zaken over de samenwerking worden afgestemd en waarin tevens keuzes worden voorbereid om te komen tot optimalisatie van de samenwerking en verdere harmonisatie van gebruikte systemen;

• h. Servicecatalogus: het document waarin de producten en diensten en de servicenormen worden beschreven.

Belang en centrumgemeente

Artikel 2 – Belang

• 1. De regeling wordt getroffen in verband met het tot stand brengen van een goede facilitaire voorziening (in dezen vooreerst ICT – voorzieningen) ter ondersteuning van de uitvoering van de gemeentelijke taken van openbaar belang waarvoor goede ICT voorzieningen een noodzakelijke voorwaarde zijn.

  De samenwerking tussen de gemeenten en bundeling van elkaars ervaring, kennis en personeel is van belang om de openbare dienstverlening van de gemeenten en haar burgers te kunnen garanderen en efficiënt uit te voeren.

  De gezamenlijke ICT voorzieningen zijn daarnaast onmisbaar in de ondersteuning van de wettelijk verplichte regionale samenwerking door gemeenten in het sociaal domein.

• 2. Deze gemeenschappelijke regeling is uitdrukkelijk geen zelfstandige rechtspersoon.

• 3. De colleges van de centrumgemeente en Noardeast hebben de bevoegdheid, indien en zodra daar in de toekomst behoefte toe bestaat, in onderling overleg en goedvinden van de in artikel 2.1. bedoelde samenwerking uit te breiden met al die taken en dienstverlening die de gemeenten alsdan geraden voorkomen.

Artikel 3 – Centrumgemeente

De gemeente Leeuwarden wordt aangewezen als centrumgemeente, zoals bedoeld in artikel 8, vierde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Taken en bevoegdheden

Artikel 4 - Bevoegdheden

• 1. Het college van burgemeester en wethouders van Noardeast verleent bij separaat vast te stellen besluit mandaten, volmachten en machtigingen aan het college van de centrumgemeente die nodig zijn om de in het kader van deze Regeling te sluiten SLA en eventueel andere te sluiten overeenkomsten, die onder deze Regeling vallen, uit te voeren middels het Shared Service Centrum. Aan de SLA zal het besluit van die verleende mandaten, volmachten en machtigingen toegevoegd worden.

• 2. Later verleende mandaten, volmachten en machtigingen zullen eveneens aan de in het eerste lid genoemde overzicht toegevoegd worden.

• 3. Het college van de centrumgemeente stemt in met de verleende mandaten, volmachten en machtigingen, zoals bedoeld in dit artikel.

Artikel 5 – SLA en Servicecatalogus

In het SLA is een nadere uitwerking gegeven aan de regeling. In het SLA en de Servicecatalogus zijn ondermeer geregeld:

de uitvoeringskaders;

de kwaliteitseisen waaraan de taakuitoefening door de centrumgemeente moet voldoen;

de verdeelsleutel en de wijze waarop Noardeast een financiële bijdrage levert in de kosten die de centrumgemeente maakt voor de uitvoering van de krachtens de regeling opgedragen taken;

de verplichtingen tussen de centrumgemeente en Noardeast;

de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de informatieplichten, bedoeld in overige artikelen van de regeling;

de wijze waarop de centrumgemeente en Noardeast elkaar informeren over het niet nakomen van hun verplichtingen en de gevolgen die zij daaraan verbinden.

Mandaten, volmachten en machtigingen zoals bedoeld in artikel 4 van deze regeling.

Overleg

Artikel 6 – Overleg

• 1. Het college van de centrumgemeente overlegt zo nodig ten minste eenmaal per jaar met het college van Noardeast. De colleges van beide gemeenten komen voorts bijeen wanneer één van beide dit, onder schriftelijke opgaaf van redenen, noodzakelijk acht. De beide colleges zullen in dit overleg vertegenwoordigd zijn door de portefeuillehouders Bedrijfsvoering.

• 2. Het extra overleg, bedoeld in het eerste lid, wordt uiterlijk binnen vijf werkdagen na het verzoek belegd.

• 3. In het overleg, bedoeld in het eerste lid, wordt gesproken over het verloop van de samenwerking.

• 4. De colleges van de centrumgemeente en Noardeast kunnen zich in het overleg, bedoeld in het eerste lid en tweede lid, laten vertegenwoordigen door een of meerdere van zijn leden dan wel ambtenaren.

• 5. De gemeentesecretaris van de centrumgemeente en de adjunct-directeur van de gemeente Noardeast zijn tijdens het overleg, bedoeld in het eerste en tweede lid, aanwezig.

Artikel 7 – Ambtelijk overleg

• 1. De gemeentesecretaris van de centrumgemeente overlegt ten minste eenmaal per jaar met de adjunct-directeur van Noardeast over de uitvoering van het SLA en de Servicecatalogus, bedoeld in artikel 5.

• 2. De bij de uitvoering van de behartiging van het in artikel 2 gestelde belang en de uitvoering van de daartoe behorende taken betrokken ambtenaren en medewerkers van de centrumgemeente en Noardeast overleggen kwantitatief en kwalitatief als in het Governance-model is vastgelegd over de uitvoering van de SLA en de Servicecatalogus en over de in artikel 2 bedoelde taken.

Informatie en verantwoording

Artikel 8 – Informatievoorziening door centrumgemeente

• 1. Het college van de centrumgemeente geeft het college van Noardeast binnen vier weken schriftelijk de door een of meer leden van het college van Noardeast gevraagde inlichtingen.

• 2. Het college van de centrumgemeente geeft het college van Noardeast alle inlichtingen die dat college van Noardeast noodzakelijk en/of wenselijk acht.

Artikel 9 – Informatievoorziening door Noardeast

Het college van Noardeast en/of ambtenaren geven het college van de centrumgemeente binnen vier weken alle inlichtingen die het college of ambtenaren van de centrumgemeente ter behartiging van het in artikel 2 gestelde belang nodig heeft.

Artikel 10 – Overige informatievoorziening

De rekenkamers van Noardeast en van de centrumgemeente zijn bevoegd alle documenten die ter behartiging van het in artikel 2 gestelde belang berusten bij het college van de centrumgemeente, te onderzoeken voor zover zij dat ter vervulling van haar taak als bedoeld in artikel 182, eerste lid, van de Gemeentewet nodig achten.

Het college van de centrumgemeente verstrekt desgevraagd binnen vier weken alle inlichtingen die de rekenkamers ter vervulling van haar taak als bedoeld in artikel 182, eerste lid, van de Gemeentewet nodig achten.

Geschillen

Artikel 11 – Deskundigenadvies

• 1. Onverminderd artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, worden geschillen over de regeling, in de ruimste zin, onderworpen aan een niet-bindend deskundigenadvies.

• 2. Voordat wordt overgegaan tot het vragen van het deskundigenadvies, bedoeld in het eerste lid, wordt het geschil binnen vier weken besproken tussen afvaardigingen van de colleges van de centrumgemeente en Noardeast.

• 3. Indien het overleg, bedoeld in het tweede lid, niet tot een oplossing leidt, benoemen het college van de centrumgemeente en het college van Noardeast elk een onafhankelijke deskundige. Beide deskundigen benoemen gezamenlijk een derde deskundige, die als voorzitter van de adviescommissie optreedt. Het college van de centrumgemeente en het college van Noardeast treden gezamenlijk op als opdrachtgever van de adviescommissie. Het college van de centrumgemeente en het college van Noardeast zetten in hun opdracht aan de adviescommissie in ieder geval het probleem uiteen, formuleren de te beantwoorden vragen en bepalen de termijn waarbinnen de adviescommissie haar advies uitbrengt.

• 4. De adviescommissie, bedoeld in het derde lid, regelt de wijze waarop zij haar advies tot stand brengt. Het advies wordt toegezonden aan het college van de centrumgemeente en het college van Noardeast.

• 5. Na ontvangst van het advies, bedoeld in het vierde lid, treden de afvaardigingen, bedoeld in het tweede lid, nogmaals in overleg om te trachten, gelet op het advies van de adviescommissie, bedoeld in het vierde lid, tot een oplossing van het geschil te komen. Indien dat overleg niet tot een oplossing leidt, kan het college van de centrumgemeente en het college van Noardeast het geschil, overeenkomstig artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, voorleggen aan gedeputeerde staten van de provincie Friesland.

• 6. Het college van de centrumgemeente en het college van Noardeast dragen ieder de helft van de kosten van de werkzaamheden van de adviescommissie, bedoeld in het derde lid.

Wijziging, uittreding en opheffing

Artikel 12 – Wijziging van de regeling

• 1. De regeling kan door het college van de centrumgemeente en het college van Noardeast worden gewijzigd, nadat zij hiertoe onderling overeenstemming hebben bereikt.

• 2. Het college van de centrumgemeente en het college van Noardeast besluiten omtrent de voorgestelde wijziging niet dan nadat zij daartoe toestemming hebben verkregen van de raad van de centrumgemeente en de raad van Noardeast, overeenkomstig artikel 1, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

• 3. Een wijziging van de centrumregeling is tot stand gekomen wanneer het college van de centrumgemeente en het college van Noardeast op de wijze als vermeld in het tweede lid hiermee hebben ingestemd.

• 4. De wijziging van de regeling treedt, tenzij anders bepaald, in werking op de dag volgend op die waarop de wijziging door het college van de centrumgemeente is bekendgemaakt.

Artikel 13 – Uittreding en opheffing

• 1. De regeling wordt opgeheven bij gelijkluidend besluit van het college van de centrumgemeente en het college van Noardeast.

• 2. Opheffing is behoudens bijzondere omstandigheden niet mogelijk in de eerste twee jaar na het treffen van deze regeling. Van bijzondere omstandigheden is slechts sprake als hierover tussen het college van de centrumgemeente en het college van Noardeast overeenstemming bestaat.

• 3. Indien een besluit tot opheffing, bedoeld in het eerste lid, wordt genomen, geven het college van de centrumgemeente en het college van Noardeast gezamenlijk een onafhankelijke registeraccountant opdracht om een opheffingsplan op te stellen.

• 4. Het opheffingsplan, bedoeld in het derde lid, voorziet in ieder geval in de verplichtingen van Noardeast tot deelneming in de eventuele financiële en in de personele gevolgen van de opheffing.

• 5. Het college van de centrumgemeente is belast met de uitvoering van het opheffingsplan, bedoeld in het derde lid.

• 6. Een besluit tot uittreding door het college van de centrumgemeente of door het college van Noardeast leidt eveneens tot opheffing van de regeling. Een besluit tot uittreding door het college van de centrumgemeente of het college van Noardeast wordt niet genomen dan nadat daartoe toestemming is verkregen van de raad van de uittredende gemeente, overeenkomstig artikel 1, tweede lid, van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen.

• 7. Indien één der partijen eenzijdig besluit uit deze centrumregeling te treden zonder dat er sprake is van een geschil of bijzondere omstandigheid draagt de partij die wenst uit te treden alle financiële en personele gevolgen van de opheffing zulks vast te stellen door een registeraccountant.

• 8. Het besluit tot uittreding treedt in werking op 1 januari van het jaar volgend op het jaar waarin het besluit tot uittreding is genomen, tenzij het college van de centrumgemeente en het college van Noardeast een andere datum overeenkomen. Het tweede tot en met het vijfde lid zijn van overeenkomstige toepassing.

• 9. Van bijzondere omstandigheden is in ieder geval sprake indien in rechte is vast komen te staan dat deze regeling of de daarmee in verband staande uitvoering, in strijd met het recht of de wet wordt geacht.

Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 14 – Duur van de regeling

• 1. De regeling wordt met ingang van 1 januari 2019 getroffen voor een periode van 2 jaren.

• 2. Indien en zodra na ommekomst van de in artikel 14.1. bedoelde termijn de regeling niet door uittreding en opheffing als bedoeld in artikel 13 tot een einde komt, zal de regeling vervolgens voortduren voor onbepaalde tijd.

• 3. In het geval bedoeld in artikel 14.2. blijft vervolgens artikel 12 en 13 onverkort van toepassing.

• 4. Indien er sprake is van een bijzondere omstandigheid, als bedoeld in artikel 13, lid 2 en lid 9, dan zal op basis het opheffingsplan, als bedoeld in artikel 13, in gezamenlijke overleg tussen het college van de centrumgemeente en het college van Noardeast de datum van opheffing van deze regeling worden bepaald en daarmee de duur van de regeling.

Artikel 15 – Inzending regeling

Het college van de centrumgemeente is belast met de inzending van de regeling aan gedeputeerde staten van de provincie Friesland, publicatie in de Staatscourant en opname in de Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties.

Artikel 16 – Archivering

• 1. Het college van de centrumgemeente is conform de Archiefwet 1995 de zorgdrager voor de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de Archiefwet 1995 van deze regeling.

• 2. De verwerking van de archiefbescheiden vindt plaats conform de bestaande regelgeving van de centrumgemeente.

• 3. De archiefbescheiden zijn als een herkenbare zelfstandige eenheid onderdeel van de gemeentelijke informatiehuishouding.

• 4. De archiefbewaarplaats van de centrumgemeente is de archiefbewaarplaats van de regeling.

• 5. Het college van de centrumgemeente is, in het geval van het wijzigingsbeheer, bevoegd namens de aan de regeling deelnemende zorgdragers archiefbescheiden, die binnen of op grond van de beschikbaar gestelde voorzieningen wordt verwerkt, op grond van de Archiefwet 1995, te vervangen of te vernietigen.

• 6. Deze vervanging of vernietiging vindt plaats binnen de kaders van de interne regelingen en daaruit voortvloeiende procedures van de centrumgemeente.

Artikel 17 - Verwerken van persoonsgegevens

• 1. Daar waar het college van de centrumgemeente bij de uitvoering van deze Regeling dan wel de te sluiten SLA of eventueel andere te sluiten overeenkomsten die onder deze Regeling vallen, persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verwerkt, treedt het college van de centrumgemeente op als ‘verwerker’. Het college van de gemeente Noardeast-Fryslân treedt op als ‘verwerkingsverantwoordelijke’.

• 2. Partijen komen nadere afspraken daaromtrent overeen in een verwerkersovereenkomst zoals bedoeld in artikel 28 AVG.

Artikel 18 – Inwerkingtreding

De regeling treedt in werking op de eerste dag van een maand, volgend op de dag waarop het college van de centrumgemeente de regeling bekend heeft gemaakt in de Staatscourant en werkt terug tot 1 januari 2019.

Artikel 19 – Citeerwijze

De regeling wordt aangehaald als Centrumgemeente regeling samenwerking Noardeast-Fryslân en Leeuwarden.

Aldus besloten door

het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Noardeast-Fryslân

in de vergadering van 21 mei 2019

de burgemeester, de secretaris,

het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leeuwarden

in de vergadering van 28 mei 2019

de burgemeester, de secretaris