Besluit van de Minister van Justitie en Veiligheid van 18 juli 2019, kenmerk 2583709 betreffende de digitale vervanging van archiefbescheiden van het bestuursdepartement van het Ministerie van Justitie en Veiligheid (Besluit digitale vervanging archiefbescheiden bestuursdepartement Justitie en Veiligheid 2019)

De Minister van Justitie en Veiligheid,

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, de artikelen 2 en 6 van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling;

Besluit:

Artikel 1 Begripsbepaling

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. archiefbescheiden:

• 1. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

• 2. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;

b. bestuursdepartement:

de departementsleiding alsmede de beleids-, staf- en bedrijfsvoeringonderdelen ter ondersteuning van de departementsleiding;

c. vervanging:

het vervangen van archiefbescheiden door digitale reproducties, teneinde de aldus vervangen archiefbescheiden te vernietigen.

Artikel 2 Reikwijdte

• 1. Dit besluit is van toepassing op archiefbescheiden zoals bedoeld in artikel 1 onder a van dit besluit.

• 2. Dit besluit is niet van toepassing op:

  • a. archiefbescheiden die in verband met de aard, inhoud, vorm of fysieke toestand van de bescheiden niet geschikt zijn om te worden vervangen door digitale reproducties;

  • b. archiefbescheiden die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard.

Artikel 3 Vervangen en vernietigen van de archiefbescheiden

• 1. De ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden en naar hun aard bestemd te berusten onder het bestuursdepartement, het hoofdkantoor Immigratie- en Naturalisatie Dienst, de Dienst Terugkeer en Vertrek, het hoofdkantoor van de Dienst Justitiële Inrichtingen en Justis worden vervangen door digitale reproducties.

• 2. De digitale reproducties worden in goede, geordende, toegankelijke en duurzame staat beheerd.

• 3. Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden vindt één maal per kwartaal plaats.

Artikel 4 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2018.

Artikel 5 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit digitale vervanging archiefbescheiden bestuursdepartement Justitie en Veiligheid 2019.

Dit besluit zal met toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Justitie en Veiligheid, namens deze, De Secretaris-Generaal, S. Riedstra

TOELICHTING

Het ministerie van Justitie en Veiligheid vervangt de papieren archivering door een digitale archivering. De vervanging betreft het bestuursdepartement van het ministerie van Justitie en Veiligheid, het hoofdkantoor Immigratie- en Naturalisatie Dienst, de Dienst Terugkeer en Vertrek, het hoofkantoor van de Dienst Justitiële Inrichtingen en Justis.

Het digitaliseren van de inkomende, interne en uitgaande archiefbescheiden is een maatregel ter verbetering van de informatiehuishouding en mede bedoeld om volledig digitaal werken mogelijk te maken. Daarnaast heeft het digitaliseren tot doel toegankelijkheid van de archieven te verbeteren.

De vervanging vindt vanaf 1 januari 2018 plaats door scanning en verwerking van de archiefbescheiden in het informatiesysteem DigiJust, zoals is beschreven in het Handboek (routinematige) vervanging 2019. In dit handboek zijn de specificaties vastgelegd van de routinematige vervanging van de archiefbescheiden die digitaal worden gearchiveerd en beheerd in het informatiesysteem. Hierin zijn alle elementen van de procesmatige en technische inrichting van de vervanging beschreven. De vernietiging van de vervangen archiefbescheiden vindt plaats binnen een cyclus zoals beschreven in het handboek. Het handboek behandelt de archiefbescheiden die door gescande digitale reproducties zullen worden vervangen, en/of worden overgedragen dan wel op grond van de voor het ministerie Justitie en Veiligheid geldende selectielijsten voor vernietiging in aanmerking komen.

Hierbij is rekening gehouden met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen en recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.