Call for proposals, Take off fase 1 – Haalbaarheidsstudies WO, Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek, Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

Richtlijnen voor het aanvragen van financiering voor een haalbaarheidsstudie voor bedrijvigheid van innovatieve starters voortkomend uit universitair wetenschappelijk onderzoek

Ronde: najaar 2019

Inhoud

Inhoud			1
1	Inleiding		1
	1.1	Achtergrond	1
	1.2	Doelstelling Take-off fase 1 – haalbaarheidsstudies	2
	1.3	Beschikbaar budget	2
	1.4	Geldigheidsduur call for proposals	2
	1.5	Scope en duur	2
	1.6	Tijdspad	3
2	Richtlijnen voor het aanvragen fase 1 – haalbaarheidsstudies		3
	2.1	Wie kan aanvragen	3
	2.2	Wat kan aangevraagd worden	3
	2.3	Wanneer kan aangevraagd worden	4
	2.4	Het doen van een aanvraag	4
	2.5	Het indienen van de aanvraag	5
	2.6	Vormeisen m.b.t. opmaak en aantal pagina’s	5
3	Beoordelingsprocedure fase 1 − haalbaarheidsstudies		5
	3.1	Algemeen	5
	3.2	Adviescommissie	6
	3.3	Intentieverklaring: bevestiging van indiening	6
	3.4	Volledige aanvraag: toets op ontvankelijkheid	6
	3.5	Schriftelijke beoordeling	7
	3.6	Interviews en rangschikking	7
	3.7	Besluitvorming en bekendmaking	7
4	Contact en overige informatie		8
	Contact		8
	Overige informatie		8
5	Bijlagen		9
	5.1	Richtlijnen voor het opstellen van een aanvraag voor een haalbaarheidsstudie (HS)	9
	5.2	Speciale subsidievoorwaarden haalbaarheidsstudies	9
	5.3	Richtlijnen berekening uurtarieven WO	9
	5.4	Handleiding document kennisoverdracht en voorwaarden	10
6	Informatie over NWO		10

1 Inleiding

1.1 Achtergrond

Het programma Take-off WO richt zich op het faciliteren en stimuleren van bedrijvigheid en ondernemerschap vanuit de Nederlandse universiteiten en door NWO erkende onderzoeksinstituten met als doel het creëren van succesvolle innovatieve bedrijvigheid op basis van innovatieve onderzoeksresultaten uit genoemde onderzoeksinstellingen.

Take-off is een wetenschaps-breed programma dat open staat voor aanvragen uit alle wetenschapsgebieden (bèta/techniek, life sciences en alfa/gamma). Medewerkers van NWO-domein TTW (TTW), NWO-domein SGW (SGW) en ZonMw zijn betrokken bij de uitvoering.

Het Take-off programma bestaat uit twee onderdelen: fase 1 – haalbaarheidsstudies en fase 2 – vroegefasetrajecten. In deze call for proposals wordt Take-off fase 1 – haalbaarheidsstudies WO toegelicht.

Het onderdeel fase 1 – haalbaarheidsstudies WO wordt via de RvB van NWO gefinancierd door de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCW). Deze subsidie wordt verstrekt door NWO-domein TTW. De honoreringen vinden plaats door het bestuur van NWO-domein TTW.

1.2 Doelstelling Take-off fase 1 – haalbaarheidsstudies WO

Het Take-off WO programma, onderdeel haalbaarheidsstudies, verstrekt subsidies met een maximale omvang van € 40.000 aan onderzoekers van Nederlandse universiteiten en door NWO erkende onderzoeksinstituten voor het doen van een haalbaarheidsstudie naar de kans op commerciële toepassing van innovatieve onderzoeksresultaten (kennis) die ontwikkeld zijn binnen onderzoeksinstellingen.

Het gaat bij de haalbaarheidsstudie om een strategische rapportage waarin na een systematisch opgezette en afgeronde analyse, een reële inschatting van de praktische en commerciële mogelijkheden van de in de instelling ontwikkelde kennis worden beschreven. Het uiteindelijke doel van het programma is om op basis van die ontwikkelde kennis nieuwe activiteiten in een startup te starten. Daarbij dient de binnen de instelling ontwikkelde kennis als unieke en expliciete basis voor de in deze haalbaarheidsstudie onderzochte mogelijkheden van een op te richten startup. Ook dient bij aanvang van de haalbaarheidsstudie de instelling expliciet de intentie te hebben om de ontwikkelde kennis in gebruik te geven aan of over te dragen, onder nader overeen te komen randvoorwaarden, aan een bestaande of nieuw op te richten innovatieve startup.

In de rapportage van de haalbaarheidsstudie dient aandacht te worden besteed aan de belangrijkste vooronderstellingen, een technische en commerciële case, zo mogelijk met gerichte feedback uit de markt (potentiële klanten, zakelijke partners en investeerders) en met een itererende ontwikkel- en ontwerpaanpak waarmee de onderzoeksresultaten doorontwikkeld kunnen worden tot een (schaalbare) realistische technische uitvoering en toepassing. Tevens dient aangegeven te worden welke unieke, door de instelling ontwikkelde, kennis de basis vormt voor de innovatieve startup. Als laatste geeft de haalbaarheidsstudie een positief of negatief advies over de commercialisatie van de kennis via een innovatieve startup.

Voorts kan de subsidie worden gebruikt voor opleiding in ondernemersvaardigheden en/of het ontwikkelen van tools die gebaseerd zijn op onderzoek (bijv. het ontwikkelen van een game).

De haalbaarheidsstudies kunnen bij positieve resultaten aanleiding zijn voor het indienen van een aanvraag voor een vroegefasetraject (fase2), het andere onderdeel van het programma Take-off.

1.3 Beschikbaar budget

Het beschikbare budget voor de najaarsronde 2019 ronde van Take-off fase 1 – haalbaarheidsstudies WO bedraagt € 1.000.000,-. Een fase 1 aanvraag heeft een omvang van minimaal € 20.000,- en maximaal € 40.000,-.

1.4 Geldigheidsduur call for proposals

Deze call for proposals geldt voor de najaarsronde 2019 van Take-off fase 1 – haalbaarheidsstudies WO. De call staat open vanaf 2 juli 2019. De verplichte indiening van de intentieverklaring sluit op 3 september 2019 14:00 uur CE(S)T. De sluitingsdatum voor het indienen van de volledige aanvraag is 1 oktober 2019 om 14:00 uur CE(S)T.

1.5 Scope en duur

Take-off WO is een doorlopend programma met jaarlijks een voorjaarsronde en een najaarsronde. Na iedere ronde wordt het verloop ervan geëvalueerd en worden, indien nodig, onderdelen van het programma aangepast.

Take-off fase 1 – haalbaarheidsstudies

Haalbaarheidsstudies worden binnen zes maanden na honorering gestart en lopen maximaal zes maanden. De doorlooptijd na honorering is maximaal 1 jaar.

Bij de haalbaarheidsstudie gaat het om een studie naar de technische -en commerciële haalbaarheid van een product, proces of service te achterhalen. Dit is inclusief de ontwikkeling naar, maar niet verder dan, een commercieel verkoopbaar product, proces of service. Binnen de studie dient een inschatting te worden gegeven van de belangrijkste vooronderstellingen om een kansrijke business case voor een startup te kunnen ontwikkelen. Hiervoor is gerichte feedback uit de markt nodig (potentiële klanten, zakelijke partners en investeerders), en dient een itererende ontwikkel- en ontwerpaanpak te worden gemaakt wat het mogelijk maakt om binnen een periode van maximaal 2 jaar te komen tot commercialisatie uitgevoerd door een startup of mkb.

Aan het eind van de studie dient een rapport te worden opgesteld met een beschrijving van de uitgevoerde activiteiten gedurende de studie, een onderbouwde inschatting van de praktische en commerciële mogelijkheden op basis van de systematisch opgezette en afgeronde analyse. De resultaten van de marktanalyse en de ontwikkel- en ontwerpaanpak is belangrijk voor het inzicht of het idee voldoende potentie heeft om door een startup of mkb opgepakt en doorontwikkeld te worden.

1.6 Tijdspad

Het tijdpad voor de najaarsronde 2019 van Take-off fase 1 – haalbaarheidsstudies WO:

10 juli 2019	Openstelling call
3 september 2019 14:00u CE(S)T	Deadline indiening intentieverklaring
1 oktober 2019 14:00u CE(S)T	Deadline indiening volledige aanvragen
4 t/m 21 november 2019	Periode interviewdagen
9 december 2019	Bekendmaking van het besluit (onder voorbehoud)

2 Richtlijnen voor het aanvragen fase 1 – haalbaarheidsstudies

2.1 Wie kan aanvragen

Onderzoekers met een vaste (deeltijd)aanstelling aan één van de volgende kennisinstellingen kunnen aanvragen indienen:

• Universiteiten gevestigd in het Koninkrijk der Nederlanden;

• Universitaire Medische Centra;

• Prinses Máxima Centrum

• KNAW- en NWO-instituten;

• het Nederlands Kanker Instituut (NKI);

• het Max Planck Instituut voor Psycholinguïstiek te Nijmegen;

• de Dubble-bundellijn bij de ESRF te Grenoble;

• NCB Naturalis;

• Advanced Research Centre for NanoLithography (ARCNL).

2.2 Wat kan aangevraagd worden

Verstrekt worden subsidies tot maximaal € 40.000,- ter vergoeding van tot maximaal 100% van de gemaakte projectkosten. De volgende kostensoorten worden geaccepteerd:

• Kosten van personeel in dienst van de universiteit (o.a. student-assistenten, technici, postdocs) Het maximale tarief van personeel van de WO instelling bedraagt € 42,15¹ per uur bij aanstelling van een PostDoc (minder bij NWP, AIO en WP), gerekend met 1650 werkbare uren per jaar. Voor iedere functie hanteert NWO een vooraf bepaald vast maximumtarief per aanstellingsjaar (Zie https://www.nwo.nl/documents/ttw/projectbeheer/personeelstarieven-vanaf-1-7-2006 voor een overzicht);

• Kosten die gemaakt worden door werknemers die in dienst zijn van een betrokken innovatieve starter kunnen vergoed worden tegen een maximum uurtarief van € 35,– per uur;

• Kosten van derden, voor zover zij projectactiviteiten uitvoeren in opdracht van de aanvrager, maximaal € 125 per uur. Onder kosten van derden wordt verstaan: kosten die gemaakt worden voor het aanschaffen van diensten van personen die geen werk verrichten als onderdeel van de startup. Dit kunnen diensten zijn van commerciële instellingen, coaches, consultants en/of zzp‑ers;

• Kosten van gebruiksgoederen, kleine instrumenten en hulpmiddelen;

• Investeringen in apparatuur en uitrusting. Deze dienen eigendom te worden van de startup;

• Reis- en verblijfskosten;

• Kosten voor octrooibescherming gedurende de looptijd van de studie, mits de octrooi in bezit is van de startup;

• Overige direct aan het project gerelateerde kosten. Ook vallen onder deze post studiekosten zoals het opdoen van ondernemersvaardigheden.

LET OP: Alle opgegeven kosten moeten inclusief btw worden opgegeven indien de begunstigde geen btw -aftrek heeft. De bovenstaande tarieven zijn inclusief btw. Alleen kosten vanaf de datum waarin de financieringsovereenkomst in werking treedt mogen worden opgegeven. Kosten voorafgaand aan deze datum zijn niet subsidieerbaar/declarabel.

De genoemde kostensoorten dienen in de aanvraag nader gespecificeerd te worden.

Niet vergoed worden:

• algemene bedrijfskosten (zoals oprichtings-, notaris-, accountant- en administratiekosten, etc.);

• kosten gemaakt voorafgaand aan de honorering

• kosten voor huisvesting

2.3 Wanneer kan aangevraagd worden

De najaarsronde 2019 Take-off fase 1 WO wordt op 2 juli 2019 opengesteld. Voordat u een volledige aanvraag kunt indienen moet u eerst een intentieverklaring indienen. De deadline hiervoor is 3 september 2019, 14:00 uur CE(S)T. Na ontvangst van de intentieverklaring door NWO-domein TTW kan de aanvraag tot uiterlijk 1 oktober 2019, 14.00 uur CE(S)T worden ingediend.

2.4 Het doen van een aanvraag

Het doen van een aanvraag bestaat uit twee stappen:

• 1. het indienen van een intentieverklaring en

• 2. het indienen van de volledige aanvraag.

Stap 1: De intentieverklaring

De intentieverklaring betreft een “expression of interest” bedoeld om:

• Een contactmoment met de aanvragers te creëren waardoor het voor NWO-domein TTW mogelijk wordt om eerder de volledigheid/ontvankelijkheid van de voorgenomen aanvraag te kunnen toetsen;

• De aanvrager in de gelegenheid te stellen de bij indiening benodigde informatie te completeren voor de definitieve deadline, zoals onder meer een voorgenomen intentie van de kennisinstelling om de kennis over te willen dragen danwel onder licentie uit te geven of te laten gebruiken, hetgeen over het algemeen een aanzienlijker doorlooptijd vergt;

• Eerder inzicht te krijgen in het aantal en de aard van de in behandeling te nemen aanvragen zodat de capaciteitsplanning daar op kan worden afgestemd;

Een intentieverklaring bestaat uit het intentieverklaringsformulier ‘Take-off-intentieverklaring-fase1-haalbaarheidsstudie-voorjaar2019 WO’’ met daarin opgenomen:

• Gegevens over de hoofdaanvrager (kennisinstelling)

• Gegevens van startup en de relatie met de kennisinstelling;

• Een brief waarin er intentie en interesse is om kennis, IP of technologie afkomstig van de instelling over te dragen aan danwel onder licentie in gebruik te geven aan een startup. Deze kennis, IP of technologie dient te worden beschreven in de brief en overeenkomst. Zie Bijlage 5 voor meer informatie.

De indiening van een intentieverklaring is een voorwaarde voor het indienen van een volledige aanvraag. Het e-mail adres waarnaar de intentieverklaring opgestuurd dient te worden is take-off@nwo.nl

LET OP: Het kan voorkomen binnen WO Take-off fase 1 dat de hoofdaanvrager tevens de contactpersoon van de eventueel betrokken startup is. Indien dit het geval is, dient u twee keer de contactgegevens in te vullen (d.w.z. zowel bij het kopje contactgegevens kennisinstelling als bij de contactgegevens startup indien reeds sprake is van een startup).

Stap 2: De volledige aanvraag

Uw volledige aanvraag bestaat uit twee delen:

• 1. Een volledig ingevuld en van alle benodigde handtekeningen voorzien aanvraagformulier, met inbegrip van alle verplichte en eventuele optionele bijlagen:

  Het aanvraagformulier ‘Take-off-aanvraagformulier-fase1-haalbaarheidsstudie-voorjaarsronde-2019-WO’, kunt u downloaden van de website www.nwo.nl/takeoff. Alleen aanvragen die met behulp van het aanvraagformulier zijn ingevuld worden in behandeling genomen. Het complete aanvraagformulier dient u als één PDF bestand via ISAAC in te dienen. Het pdf-document mag op geen enkele wijze beveiligd zijn om een goede verwerking van uw aanvraag te garanderen.

• 2. Een volledig ingevulde factsheet:

  Deze kunt u bij het indienen van de aanvraag direct in het elektronisch aanvraagsysteem ISAAC invullen. Er is geen separaat formulier.

Indien een video onderdeel is van de aanvraag kan deze in overleg met NWO-domein TTW worden opgenomen in de aanvraag en desgewenst worden getoond aan de Adviescommissie Take-off WO (hierna: de Adviescommissie) als onderdeel van het interview. De video mag maximaal 2 minuten duren.

Let op: De video is optioneel en dient niet ter vervanging van de bestaande eisen voor indiening en ontvankelijkheid. Het wel of niet indienen van een video is geen criterium in de beoordeling. Indien u van plan bent een video in te sturen dan dient u dit aan te geven in een aparte email aan de secretaris van het Take-off programma, met take-off@nwo.nl in de cc.

LET OP: Het kan voorkomen binnen WO Take-off fase 1 dat de hoofdaanvrager tevens de contactpersoon van de eventueel betrokken startup is. Indien dit het geval is, dient u twee keer de contactgegevens in te vullen (d.w.z. zowel bij het kopje contactgegevens kennisinstelling als bij de contactgegevens startup indien reeds sprake is van een startup).

2.5 Het indienen van de aanvraag

Stap 1: Indienen van de intentieverklaring

U dient uw intentieverklaring via e-mail te sturen.

De intentieverklaring kan worden gestuurd naar take-off@nwo.nl. Zie ook www.nwo.nl/take-off voor meer informatie. Na ontvangst van de intentieverklaring krijgt de hoofdaanvrager uiterlijk 6 september 2019 een reply mail met hierin de link naar de ISAAC-pagina voor het indienen van de volledige aanvraag. U kunt alleen de door ons teruggestuurde LINK gebruiken om de volledige aanvraag in te dienen.

Stap 2: Indienen van de volledige aanvraag

U dient de volledige aanvraag via het online aanvraagsysteem ISAAC in te dienen.

Aanvragen die niet via ISAAC zijn ingediend, worden niet in behandeling genomen. De hoofdaanvrager is verplicht zijn/haar aanvraag via zijn/haar eigen ISAAC-account in te dienen. Indien de hoofdaanvrager nog geen ISAAC-account heeft, dient hij/zij dat minimaal een dag voor het indienen aan te maken. Dit om eventuele aanmeldproblemen op tijd te kunnen verhelpen. Indien de hoofdaanvrager al een account bij NWO heeft, hoeft deze geen nieuw account aan te maken om een nieuwe aanvraag in te dienen.

Voor vragen van technische aard over ISAAC verzoeken wij u contact op te nemen met de ISAAC helpdesk, zie contactgegevens in hoofdstuk 4 van dit document.

2.6 Vormeisen m.b.t. opmaak en aantal pagina’s

Om de leesbaarheid te bevorderen van alle fase 1 voorstellen gelden de volgende vormeisen met betrekking tot het maximum aantal pagina’s en lettertype

Stap 1: De intentieverklaring

• Een intentieverklaring mag maximaal 3 pagina’s zijn.

• Een eventuele (getekende of ongetekende) brief van de instelling mag apart bijgevoegd worden.

  Let op: een concept overeenkomst is ook een mogelijkheid indien deze al beschikbaar is, zie stap 2.

Stap 2: De volledige aanvraag

• Een volledig voorstel mag maximaal 20 pagina’s zijn.

• De voorpagina, de factsheet, de eventuele overeenkomst tussen de instelling en startup en de eventuele bijlagen mogen apart worden bijgevoegd.

Let op dat:

• 1. het verplichte font Calibri is, tekengrootte 10;

• 2. de hoofdaanvrager van de kennisinstelling het ISAAC-account aanmaakt;

• 3. alle documenten in stap 2 bijeengevoegd geupload worden als 1 pdf.

3 Beoordelingsprocedure fase 1 − haalbaarheidsstudies

3.1 Algemeen

Het Take-off-budget voor haalbaarheidsstudies valt onder mandaat van het bestuur van de Technologiestichting NWO-domein TTW. Om die reden treedt het TTW-Bestuur op als besluitvormend orgaan van het Take-off programmaonderdeel haalbaarheidsstudies en vindt de uitvoering van het onderdeel plaats onder primaire verantwoordelijkheid van het TTW-Bestuur. Het TTW-Bestuur wordt ondersteund door het Take-off-bureau, bestaande uit medewerkers van NWO‑domein TTW, NWO-domein SGW en ZonMw.

3.2 Adviescommissie

Bij de beoordeling van de aanvragen geeft de Adviescommissie, advies aan het TTW-Bestuur. De Adviescommissie bestaat uit een poule van onafhankelijke deskundigen. Het betreft onder meer ondernemende wetenschappers (uit verschillende wetenschapsgebieden), ondernemers en private financiers. De onafhankelijke deskundigen en de aanvragen worden door het Take-off-bureau over drie clusters verdeeld. Deze clusters zijn bèta/techniek, life sciences en alfa/gamma.

“Tot en met 30 juni 2019 is op alle bij de behandeling, beoordeling en/of besluitneming betrokken personen de NWO Gedragscode belangenverstrengeling van toepassing. Deze gedragscode wordt per 1 juli 2019 vervangen voor de nieuwe NWO Code persoonlijke belangen. Vanaf 1 juli 2019 zal de beoordelings- en besluitvormingsprocedure van deze subsidieronde derhalve worden uitgevoerd conform de NWO Code persoonlijke belangen. Meer informatie over de NWO Code persoonlijke belangen vindt u op de NWO website.”

3.3 Intentieverklaring: bevestiging van indiening

Na ontvangst van de intentieverklaring in de mailbox van take-off@nwo.nl stuurt NWO‑domein TTW een reactie met hierin de link naar de enige juiste ISAAC-pagina voor het indienen van de volledige aanvraag. Een reactie op uw ingediende intentieverklaring met de link om in ISAAC in te dienen ontvangt u uiterlijk twee werkdagen ná de sluitingsdatum.

LET OP: Het kan zijn dat u wij u een reactie sturen waarbij wij u aangeven dat u de volledige aangifte in een ander instrument dient in te vullen. Gebruik daarom ALLEEN de door ons aangeleverde ISAAC -link.

LET OP: In het uitzonderlijke geval dat er meer dan vier keer zoveel volledige voorstellen worden ingediend als kunnen worden gefinancierd, behoudt het Take-off-bureau zich het recht voor om een aangepaste procedure uit te voeren conform de gebruikelijke NWO-standaarden. Op hoofdlijnen betekent dit dat niet alle aanvragers voor een interview worden uitgenodigd. Wel worden alle aanvragers in de gelegenheid gesteld te reageren op een voorlopige beoordeling van hun aanvraag. Het besluit hierover wordt per email vanuit take‑off@nwo.nl gecommuniceerd.

3.4 Volledige aanvraag: toets op ontvankelijkheid

Na ontvangst van de in ISAAC ingediende volledige aanvragen worden deze getoetst op ontvankelijkheid, alvorens de aanvragen verder in het beoordelingsproces mee te nemen.

Daarbij wordt gekeken naar een aantal voornamelijk formele vereisten die worden gesteld aan de aanvraag, zijnde:

• De aanvraag is voor de deadline ingediend;

• De aanvraag is correct en volledig opgesteld;

• De aanvraag is volgens het opgegeven format en opmaak opgesteld;

• De aanvraag is door daartoe bevoegde instanties of personen ingediend (zie 2.1: Wie kan aanvragen);

• De aanvraag is gebaseerd op eerder uitgevoerd wetenschappelijk onderzoek binnen een kennisinstelling;

• De aangevraagde kosten mogen niet lager dan € 20.000 en niet hoger dan € 40.000 zijn;

• De tarieven overschrijden niet de daartoe gestelde maxima (zie 2.2: Wat kan aangevraagd worden);

• Binnen de aanvraag is er sprake van, of de intentie om, kennis, IE of technologie die ontwikkeld is aan een door NWO erkende kennisinstelling verder te ontwikkelen richting een product, proces of dienst en deze commercieel op de markt te zetten. Indien een innovatieve starter reeds betrokken is dient deze specifiek voort te bouwen op deze kennis, IE of technologie.

Indien uw voorstel wel aan alle gestelde voorwaarden voldoet wordt uw voorstel in behandeling genomen en wordt het meegenomen in het vervolg van de beoordelingsprocedure. De ontvankelijkheid wordt in het ISAAC-systeem geregistreerd en uw aanvraag krijgt dan de status ‘ontvankelijk’. Het systeem ISAAC stuurt u een mail over de status van uw aanvraag.

Indien uw voorstel niet aan alle gestelde voorwaarden voldoet, of als de gevraagde informatie onvolledig is, wordt de aanvraag voorlopig niet ontvankelijk verklaard en niet in behandeling genomen. De indiener wordt hiervan binnen drie werkdagen na de sluitingsdatum middels een mail op de hoogte gesteld, waarbij de belangrijkste opmerkingen die hebben geleid tot de voorlopige niet-ontvankelijk verklaring in de mail worden uiteengezet. Deze mail wordt via het ISAAC-systeem verstuurd, uw aanvraag krijgt dan de status “niet-ontvankelijk”.

Let op: mails over de status van de ontvankelijkheid van uw aanvraag worden via het ISAAC-systeem uitgestuurd.

Voorlopig niet-ontvankelijk verklaard:

Als de aanvraag voorlopig niet in behandeling wordt genomen krijgt de hoofdaanvrager de eenmalige mogelijkheid om een herziene en verbeterde aanvraag in te dienen.² Voor deze indiening van de aangepaste aanvraag heeft u, gerekend na dagtekening van onze berichtgeving, twee werkdagen de tijd, om éénmalig een herziene versie in te dienen. Uw aangepaste voorstel wordt wederom getoetst op ontvankelijkheid.

Indien uw voorstel nu wel aan alle gestelde voorwaarden voldoet wordt uw voorstel ontvankelijk verklaard en wordt het meegenomen in het vervolg van de beoordelingsprocedure.

Als bij de aangepaste aanvraag de benodigde informatie opnieuw onvolledig is of niet binnen de gestelde termijn ingediend is, wordt het onderzoeksvoorstel in de administratie verwerkt als ‘aanvraag wordt niet verder behandeld’.

LET OP: U wordt weer op de hoogte gesteld van de ontvankelijkheid van uw voorstel middels een automatische reactie uit het ISAAC-systeem.

LET OP: de aangepaste aanvraag dient u via hetzelfde account en bij niet-ontvankelijke verklaarde aanvraag in te dienen, tenzij u een ander bericht daaromtrent heeft ontvangen3

3.5 Schriftelijke beoordeling

Nadat uw aanvraag ontvankelijk is verklaard wordt het door de ingestelde Adviescommissie eerst schriftelijk beoordeeld aan de hand van de gestelde rangschikkingscriteria. Er wordt door de Adviescommissie een rapport met deze voorlopige, schriftelijke bevindingen opgesteld en deze voorlopige bevindingen worden u toegezonden. U kunt de voorlopige bevindingen gebruiken ter voorbereiding op het interview.

3.6 Interviews en rangschikking

In de interviewronde krijgen de aanvragers de gelegenheid om hun aanvraag te presenteren aan de Adviescommissie en de onafhankelijke deskundigen in het cluster, die daarna de gelegenheid hebben tot het stellen van vragen ter nadere toelichting van de aanvraag. De commissie adviseert u op voorhand om tijdens uw presentatie in te gaan op het eerder ontvangen schriftelijke commentaar. Indien een video is ingestuurd kan deze, in overleg met de desbetreffende secretaris, tijdens het interview aan de commissie worden getoond. De leden van de Adviescommissie en de onafhankelijke deskundigen scoren individueel de aanvragen op de rangschikkingscriteria (zie Besluitvorming en bekendmaking) en geven hier een korte motivering bij. De gemiddelde cijfers van de verschillende criteria vormen de basis voor een rangorde aan het eind van de interviews. Deze wordt door de Adviescommissie besproken, waarna de Adviescommissie een finale rangorde opstelt. Hierbij wordt de Adviescommissie ondersteund door de onafhankelijke deskundigen in de clusters.

3.7 Besluitvorming en bekendmaking

De Adviescommissie stelt een honoreringsadvies op aan het TTW-Bestuur met inachtneming van de kwaliteit van de ingediende aanvragen en het voor de ronde gereserveerde budget. Het TTW-Bestuur toetst de gevolgde procedure en neemt – op basis van een door de Adviescommissie opgesteld honoreringsadvies – een besluit over de aanvragen. Vervolgens zullen de indieners binnen enkele dagen niet-officieel per email over het besluit worden geïnformeerd. De officiële bekendmaking volgt later via een schriftelijk subsidieverlenings- of afwijzingsbesluit.

Bezwaar maken

De NWO-bezwaarregeling is op de regeling van toepassing (www.nwo.nl/code).

Rangschikkingscriteria

De rangschikkingscriteria voor Take-off fase 1 – haalbaarheidsstudies WO zijn:

• 1. Kennisbasis en innovativiteit

  • kennis die aan de basis ligt van het bedrijfsidee;

  • vernieuwende elementen;

• 2. Commercieel potentieel

  • toepassingsmogelijkheden en toegevoegde waarde;

  • markt- en commerciële perspectieven;

• 3. Kwaliteiten van het team

  • wetenschappelijke expertise aanvrager(s) en ondersteunend personeel;

  • ondernemers- en commerciële vaardigheden;

  • motivatie en ambitieniveau van het betrokken team;

• 4. Kwaliteit van het projectplan

  • praktische en economische aanpak;

  • activiteitenplan;

  • projectbegroting, opgesplitst naar projectactiviteit.

De rangschikking geschiedt middels weging van de 4 criteria met een onderlinge verhouding van 1:1:1:1.

4 Contact en overige informatie

Contact

Inhoudelijke vragen

Voor inhoudelijke vragen over Programma Take-off en deze call for proposals neemt u contact op met:

Voor algemene vragen en ontvangst van documenten maakt het Take-off team gebruik van:

E-mail: take-off@nwo.nl

Algemeen coördinator Take-off

Programmamedewerker: Xavier Weenink

Tel: 030-6001 242

E-mail: x.weenink@nwo.nl

Programma Assistent: Cora Heesakkers

Tel: 030 6001267

E-mail: take-off@nwo.nl

Secretaris Take-off TO2

Programmamedewerker: Tycho Sonnemans

Tel: 030 6001322

E-mail: t.sonnemans@nwo.nl

Secretaris Take-off Bèta & Techniek

Programmamederwerker: Richard Nievaart

Tel: 030 6001302

E-mail: r.nievaart@nwo.nl

Secretaris Take-off cluster Life Sciences

Programmamanager & -secretaris: Frank Pierik & Ihaab Souissi

Tel: 070 3495111

E-mail: take-off@zonmw.nl

Secretaris Take-off alfa/gamma cluster

Beleidsmedewerker: Dineke Pardijs

Tel: 070 3494 449

E-mail: d.pardijs@nwo.nl

Technische vragen over het online aanvraagsysteem ISAAC

Bij technische vragen over het gebruik van ISAAC kunt u contact opnemen met de ISAAC-helpdesk. Raadpleeg eerst de handleiding voordat u de helpdesk om advies vraagt. De ISAAC-helpdesk is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 10.00 tot 17.00 uur op telefoonnummer 0900-696 47 47.

Helaas ondersteunen niet alle buitenlandse providers het bellen naar 0900-nummers. U kunt uw vraag ook per e-mail stellen via isaac.helpdesk@nwo.nl. U ontvangt dan binnen twee werkdagen een reactie.

Overige informatie

Meer informatie over het programma Take-off kunt u vinden op de website www.nwo.nl/take-off.

5 Bijlagen

5.1 Richtlijnen voor het opstellen van een aanvraag voor een haalbaarheidsstudie (HS)

De richtlijnen omtrent het opstellen van een aanvraag van een haalbaarheidsstudie zijn opgenomen in het aanvraagformulier. Hiervoor kunt u terecht op de website www.nwo.nl/take-off.

5.2 Speciale subsidievoorwaarden haalbaarheidsstudies

Take-off haalbaarheidsstudies is een instrument gericht op het creëren van nieuwe innovatieve bedrijvigheid die het gevolg is van kennisbenutting bij universiteiten en publieke kennisinstellingen. Take-off haalbaarheidsstudies is daarmee onderscheidend en aanvullend ten opzichte van andere instrumenten van TTW.

Speciale subsidievoorwaarden die van toepassing zijn:

• Voor duur en beëindiging van het project geldt dat de maximale duur van een Take-off haalbaarheidsstudieproject een half (0,5) jaar is. De financiering vangt aan op de startdatum en eindigt uiterlijk een half (0,5) jaar na de startdatum. Maximale doorlooptijd bedraagt 1 jaar;

• De startdatum van een Take-off haalbaarheidsstudieproject zal binnen 6 maanden na de dagtekening van het honoreringsbesluit zijn, tenzij TTW schriftelijk toestemming geeft voor een latere startdatum;

• Tijdelijke en vaste personeelsplaatsen voor financiering komen in aanmerking tot een maximum van de duur van het project;

• Te maken ‘out of pocket’ octrooikosten voor indiening of instandhouding van (een) octrooi(aanvrage)(n) gedurende de duur van het Take-off haalbaarheidsstudieproject kunnen in aanmerking komen voor financiering voor zover onderdeel van de goedgekeurde begroting;

• Te maken kosten door derden voor zover deze projectactiviteiten betreffen die in opdracht van de projectleider door derden worden uitgevoerd kunnen in aanmerking komen voor financiering voor zover onderdeel van de goedgekeurde begroting;

• De projectleider rapporteert eenmaal per Take-off haalbaarheidsstudieproject schriftelijk over de voortgang van het project, middels een eindrapport;

• De Take-off financiering voor haalbaarheidsstudies is een persoonsgebonden subsidie. TTW kan te allen tijde de financiering tussentijds beëindigen indien de projectleider niet meer in staat is het project te leiden en er geen geschikte vervanger kan worden gevonden door de projectleider en het projectteam in overleg met TTW;

• TTW is bevoegd de subsidieverlening in te trekken of te wijzigen indien de activiteiten waarvoor subsidie is verleend niet of niet geheel hebben plaatsgevonden of zullen plaatsvinden, danwel de begunstigde niet heeft voldaan aan de voorwaarden, danwel onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van juiste gegevens tot een andere beschikking zou hebben geleid, danwel de subsidieverlening onjuist was en begunstigde dit hoorde te weten;

• Indien sprake is van gewijzigde omstandigheden waardoor kan worden gesproken over een substantiële wijziging van het vroegefaseplan en niet meer wordt voldaan aan het honoreringsvoorwaarden dient hiervan melding te worden gemaakt bij TTW. Te denken valt aan o.a.: een wijziging van het team dat van invloed is op de uitvoering van het projectplan.

5.3 Richtlijnen berekening uurtarieven WO

Voor personeel in dienst van een WO instelling gelden uurtarieven. Deze zijn berekend op basis van de al geldende TTW tarieven per type aanstelling (promovendus (AIO), postdoc (PD), wetenschappelijk personeel (WP), of niet wetenschappelijk personeel (NWP)). Voor een overzicht van de geldende uurtarieven kunt u terecht op https://www.nwo.nl/documents/ttw/projectbeheer/personeelstarieven-vanaf-1-7-2006

Rekendvoorbeeld PostDoc en AIO:

Neem het gemiddelde van de maandtarieven inclusief opslag van de eerste 2 jaar, vermenigvuldig dit met 12 (maanden), en deel door 1650 (uur per jaar effectief).

(€ 3.666+€ 4.361) /2 = € 4.013,50

(€ 4.013,50 * 12) /1650 = € 29.20

Tarieven	PD	AIO
eerste 12 maanden	€ 5.735,00	€ 3.666,00
tweede 12 maanden	€ 5.855,00	€ 4.361,00
Take-off tarief per maand	€ 5.795,00	€ 4.013,50
Take-off tarief per uur AIO	€ 42,15	€ 29,20

5.4 Handleiding document kennisoverdracht en voorwaarden

Bij de volledige aanvraag dient een getekende brief over de intentie tot kennisoverdracht van de kennisinstelling bijgevoegd te zijn. In deze brief wordt aangegeven dat de intentie bestaat de wetenschappelijk kennis, bij een positief advies van de haalbaarheidsstudie, over te dragen of onder licentie in gebruik te geven aan een innovatieve startup. De startup kan na afloop van de haalbaarheidsstudie opgericht worden, in sommige gevallen is er een bestaande innovatieve starter betrokken bij de aanvraag.

Tabel 1 Wat voor document is in welke fase vereist.

• I: indien een startup reeds is betrokken bij de aanvraag:

  Maximaal acht (8) weken na honorering moet een getekend juridisch document zijn opgesteld waarin wordt beschreven welke kennis hoe wordt overgedragen en welke rechten de startup heeft gekregen. Met name de economische exploitatierechten zijn daarbij van belang. Deze overeenkomst moet getekend worden door tekenbevoegde vertegenwoordigers van beide organisaties.

  Het juridische document tussen de kennisinstelling en de startup dient ten minste te beschrijven:

  • Welke kennis of IP er wordt overgedragen, en waar deze kennis of IP is ontwikkeld; Tegen welke voorwaarden vindt de overdracht plaatsvindt;

  • Welke rechten en plichten de startup verkrijgt en welke “freedom to operate” de startup ontleent aan het document

  • Het medium van overdracht (licentie, verkoop, ander);

  • De namen, titels, functies en contactgegevens van tekenbevoegden voor mogelijke verificatie.

! Let op: De tekenbevoegde van de kennisinstelling kan afwijken van de betrokkene bij de aanvraag van de kennisinstelling.

6 Informatie over NWO

Algemene informatie kunt u verkrijgen bij:

Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

NWO-domein Toegepaste en Technische Wetenschappen

Bezoekadres:

Winthontlaan 2

3526 KV Utrecht

Postadres:

Postbus 3021

3502 GA Utrecht

Telefoon:

030 6001 211

E-mail:

take-off@nwo.nl

Internet:

www.nwo.nl/ttw

IBAN NWO

NL89ABNA0642330824

(BIC ABNANL2A)

Kamer van Koophandel

Den Haag 27367015

Btw

NL.002305884.B01

TTW-bureau

Bij verwijzing naar het TTW-bureau kunt u contact opnemen met de bij u bekende programma-medewerker of via het algemene telefoonnummer vragen naar een programmamedewerker op uw vakgebied.

---

1 Zie Bijlage 3 voor een rekenvoorbeeld

2 LET OP: Die indiening van de aangepaste aanvraag dient eveneens in het ISAAC-systeem gedaan te worden. Let u daarbij op dat u éénmalig de kans krijgt nieuwe bijlagen te uploaden bij de aanvraag en dat u vervolgens opnieuw de aanvraag indient in ISAAC. Dit laatste is cruciaal en vergeet u dat alstublieft niet want anders is uw aanvraag NIET opnieuw ingediend.