Besluit van het bestuur van het Centraal Orgaan opvang asielzoekers van 28 mei 2019, nummer 2019-017, tot intrekking van een aantal vervangingsbesluiten (Intrekkingsbesluit vervangingsbesluiten records COA 2019)

Het bestuur van het Centraal Orgaan opvang asielzoekers,

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet en de regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012, nr. WJZ/466161 (10 265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;

en ter uitvoering van de Regeling Archiefbeheer COA en het beleid van het COA voor het beheren van de records van het primair proces en voor het beheren van de records van de organisatie en de Regeling Archiefbeheer COA;

Besluit:

ARTIKEL 1

De volgende regelingen worden ingetrokken:

• a. Besluit vervanging records bewonersdossiers COA 2014;

• b. Besluit vervanging records besturende en ondersteunende processen COA 2015

ARTIKEL 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst, met dien verstande dat de intrekking van het Besluit vervanging records bewonersdossiers terugwerkt tot en met 17 juli 2014 en de intrekking van het Besluit vervanging records besturende en ondersteunende processen COA 2015 terug werkt tot en met 2 oktober 2015.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

’s-Gravenhage, 28 mei 2019

Centraal Orgaan opvang asielzoekers, M. Schoenmaker, voorzitter van het bestuur

TOELICHTING

Volledig digitaal kunnen werken betekent dat alle informatie in digitale vorm opgeslagen en beschikbaar is. Analoge informatie, zoals bijvoorbeeld papieren inkomende brieven, zullen eerst gedigitaliseerd moeten worden. In alle gevallen dient de status en volledigheid van de opgeslagen informatie gegarandeerd te zijn. Met ‘status’ wordt bedoeld: is dit de originele (authentieke) informatie? Analoge informatie wordt verantwoord gedigitaliseerd door deze te ‘vervangen’. Vervanging is een archiefwettelijk begrip waarmee wordt bedoeld dat informatie op een andere informatiedrager wordt overgezet, waarna het origineel wordt vernietigd en de nieuwe drager formeel de status van origineel krijgt.

Binnen het COA zijn in 2014 en 2015 Vervangingsbesluiten vastgesteld om dit te realiseren. Tijdens de voorbereiding op het daadwerkelijk implementeren van deze besluiten is inzichtelijk geworden dat de informatiehuishouding binnen het COA hiervoor nog niet voldoende op orde is. Het voornaamste knelpunt is dat deze besluiten zo zijn opgesteld dat ze met terugwerkende kracht tot respectievelijk juli 1994 (besturende en ondersteunende processen) en 17 mei 2010 (bewonersdossiers) gelden, maar de benodigde kwaliteitseisen voor de archieven daarbij niet voldoende zijn geborgd. Hierdoor ontstaan risico’s.

Het Nationaal Archief heeft het COA geadviseerd beide besluiten in te trekken. Na hiertoe nader advies ingewonnen te hebben is geconcludeerd dat het intrekken van bovengenoemde besluiten inderdaad de voorkeur heeft.

Een dag na publicatie vervallen de oorspronkelijke Vervangingsbesluiten en schakelt het COA formeel terug op papieren archivering. Met het Nationaal Archief is afgestemd dat het COA archieven op papier mag overdragen.