Besluit van de raad van bestuur van de Nederlandse Organisatie van Wetenschappelijk Onderzoek van 22 mei 2019, nr. 2019 RvB 139, houdende vaststelling van de Klachtenregeling wetenschappelijke integriteit NWO

De raad van bestuur van NWO;

gelet op artikel 3, eerste lid, en artikel 6, tweede lid, van de Wet op de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek;

gelet op de Nederlandse gedragscode wetenschappelijke integriteit 2018;

BESLUIT:

Klachtenregeling Wetenschappelijke Integriteit NWO

Preambule

Het is van essentieel belang dat wetenschappelijk onderzoek volgens de leidende principes van wetenschappelijke integriteit – eerlijkheid, zorgvuldigheid, transparantie, onafhankelijkheid en verantwoordelijkheid – wordt uitgevoerd. Niet-integer onderzoek kan leiden tot directe schade (bijvoorbeeld aan de omgeving of patiënten), en kan het publieke vertrouwen in de wetenschap en het vertrouwen tussen wetenschappers onderling aantasten. NWO beschouwt het daarom als haar taak om te waken over de kwaliteit van het door NWO gefinancierde wetenschappelijk onderzoek.

In dit kader heeft NWO het NWO Meldpunt wetenschappelijke integriteit ingesteld. Bij dit meldpunt worden klachten in behandeling genomen omtrent (mogelijke) schendingen van wetenschappelijke integriteit betreffende een persoon die projectleider is (geweest) of werkzaam is (geweest) op een (deels) door NWO gefinancierd onderzoeksproject.

De raad van bestuur van NWO benoemt voor het meldpunt een of meerdere vertrouwenspersonen. De raad van bestuur kan een commissie wetenschappelijke integriteit NWO benoemen. Op basis van het advies van de commissie wetenschappelijke integriteit NWO stelt de raad van bestuur een aanvankelijk oordeel vast. Dit aanvankelijk oordeel kan door klager en/of beklaagde worden voorgelegd aan het Landelijk Orgaan voor Wetenschappelijke Integriteit (LOWI).

De Klachtenregeling Wetenschappelijke Integriteit NWO is uitsluitend van toepassing op klachten over (mogelijke) schendingen van de wetenschappelijke integriteit, door personen die niet in dienst zijn bij NWO. Op meldingen van (mogelijke) schendingen van de wetenschappelijke integriteit door onderzoekers die in dienst zijn bij één van de NWO-instituten is de Klachtenregeling wetenschappelijke integriteit NWO-I van toepassing.

Algemeen

Artikel 1. Definities

• 1. In deze regeling wordt verstaan onder:

  a) Awb:

  de Algemene wet bestuursrecht.

  b) Beklaagde:

  een persoon die projectleider is (geweest) of werkzaam is (geweest) op een (deels) door NWO gefinancierd onderzoeksproject en over wiens gedraging een klacht is ingediend bij het NWO Meldpunt wetenschappelijke integriteit.

  c) Commissie wetenschappelijke integriteit instelling beklaagde:

  De commissie wetenschappelijke integriteit van de instelling waar de beklaagde werkzaam is (geweest).

  d) Commissie wetenschappelijke integriteit NWO:

  een door de raad van bestuur ingestelde commissie die de klacht inhoudelijk beoordeelt en de raad van bestuur informeert en adviseert over de bevindingen aangaande de klacht. De raad van bestuur kan een ad hoc commissie of een permanente commissie instellen.

  e) Klacht:

  een schriftelijke melding (waaronder tevens wordt verstaan e-mail) over (een vermoeden van) schending van de wetenschappelijke integriteit begaan door een persoon die projectleider is (geweest) of werkzaam is (geweest) op een (deels) door NWO gefinancierd onderzoeksproject.

  f) Klager:

  Degene die zich met een klacht wendt tot het NWO Meldpunt wetenschappelijke integriteit, al dan niet via de raad van bestuur of de vertrouwenspersoon.

  g) LOWI:

  Landelijk Orgaan voor Wetenschappelijke Integriteit.

  h) Raad van bestuur:

  de raad bestuur van NWO.

  i) Schending van de wetenschappelijke integriteit:

  het overtreden van nationaal en internationaal aanvaarde normen van wetenschappelijk handelen, zoals uitgewerkt in de geldende Nederlandse Gedragscode wetenschappelijke integriteit.

  j) Secretariaat Meldpunt:

  de afdeling Juridische Zaken van NWO die fungeert als secretariaat van het NWO Meldpunt wetenschappelijke integriteit.

  k) Vertrouwenspersoon:

  een persoon die als vertrouwenspersoon wetenschappelijke integriteit is benoemd door de raad van bestuur.

• 2. Waar in deze regeling de termen ‘hij’, ‘hem’ of ‘zijn’ worden gebezigd, kan tevens worden gelezen ‘zij’ of ‘haar’.

Klachten

Artikel 2. Klachten

• 1. Een ieder kan een klacht als bedoeld in art. 1 sub e indienen bij het NWO Meldpunt wetenschappelijke integriteit.

• 2. De klacht is opgesteld in de Nederlandse of Engelse taal, en bevat tenminste:

  • a) naam en adres van de klager. Een anonieme klacht wordt niet in behandeling genomen;

  • b) dagtekening;

  • c) ondertekening door de klager;

  • d) een omschrijving van de (vermeende) schending van de wetenschappelijke integriteit (uitgaande van de principes en de normen voor goede onderzoekspraktijken genoemd in de geldende Nederlandse Gedragscode wetenschappelijke integriteit);

  • e) naam of omschrijving van de persoon/personen tegen wie de klacht zich richt, waarbij wordt aangegeven welke relatie er bestaat tussen de beklaagde en NWO-financiering.

• 3. Klager dient de klacht in onder gelijktijdige toezending van alle bewijsmiddelen die zijn klacht onderbouwen, voor zover hij hierover beschikt.

• 4. Gedurende de besluitvorming omtrent een aanvraag, wordt de behandeling van een klacht aangehouden. Behandeling van de klacht zal plaatsvinden zodra een financieringsrelatie met NWO ontstaat en indien de klacht niet op enige grond aan een commissie wetenschappelijk integriteit van de betrokken instelling kan worden voorgelegd.

• 5. Indien de klacht aan een commissie wetenschappelijk integriteit van de betrokken instelling kan worden voorgelegd, maakt NWO -onder overhandiging van het haar ter beschikking gestelde dossier – melding van de klacht bij de commissie wetenschappelijke integriteit van de betrokken instelling, ter afdoening volgens de procedure die is neergelegd in de Nederlandse gedragscode wetenschappelijke integriteit 2018.

• 6. Indien de klacht een herhaling is van een reeds eerder door NWO behandelde klacht, kan de raad van bestuur de klacht afdoen overeenkomstig 9:8 Awb onder verwijzing naar zijn eerdere beslissing, tenzij klager aantoont dat sprake is van nieuw gebleken feiten of veranderde omstandigheden.

Vertrouwenspersonen Meldpunt

Artikel 3. Benoeming vertrouwenspersoon

• 1. De raad van bestuur benoemt één of meerdere vertrouwenspersonen voor een periode van vijf jaar. Een eenmalige herbenoeming voor een aansluitende periode van maximaal vijf jaar is mogelijk.

• 2. Een vertrouwenspersoon dient over ten minste de volgende kwalificaties te beschikken:

  • a) heeft ervaring met conflictmanagement en/of mediation;

  • b) geniet een onbesproken wetenschappelijke reputatie;

  • c) verricht geen andere werkzaamheden voor of namens NWO;

  • d) ontvangt van NWO geen financiering ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek;

• 3. De raad van bestuur kan de benoeming van een vertrouwenspersoon tussentijds beëindigen:

  • a) op eigen verzoek van de vertrouwenspersoon;

  • b) indien een vertrouwenspersoon niet langer voldoet aan de in lid 2 genoemde vereisten voor benoembaarheid;

  • c) wegens disfunctioneren als vertrouwenspersoon.

• 4. Op de werkzaamheden van de vertrouwenspersoon is de Gedragscode Belangenverstrengeling, dan wel, na inwerkingtreding, de Code omgang met persoonlijke belangen van toepassing.

Artikel 4. Taken vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon:

• a) fungeert als aanspreekpunt voor vragen en klachten over wetenschappelijke integriteit;

• b) probeert – indien hij daartoe mogelijkheden ziet – door middel van bemiddeling tussen de betrokken partijen de klacht in der minne op te lossen;

• c) adviseert de raad van bestuur om de klacht te laten onderzoeken door de commissie wetenschappelijke integriteit NWO, wanneer deze niet in der minne kan worden opgelost;

• d) legt over zijn werkzaamheden achteraf verantwoording af aan de raad van bestuur in een jaarlijkse rapportage.

Commissie wetenschappelijke integriteit NWO

Artikel 5. Benoeming en samenstelling commissie wetenschappelijke integriteit

Voor de inhoudelijke beoordeling van één of meerdere klachten stelt de raad van bestuur een commissie wetenschappelijke integriteit in. Dit kan een ad hoc commissie of permanente commissie zijn.

• 1. De commissie bestaat uit een voorzitter en minimaal twee andere leden. Tenminste één van de leden is jurist.

• 2. Leden van de commissie dienen over ten minste de volgende kwalificaties te beschikken:

  • a) geniet een onbesproken wetenschappelijke reputatie;

  • b) is geen werknemer van NWO en vervult geen bestuurlijke functie bij NWO;

  • c) ontvangt van NWO geen financiering ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek.

• 3. De raad van bestuur kan de benoeming tussentijds beëindigen:

  • a) op eigen verzoek van de voorzitter of lid van de commissie;

  • b) indien de voorzitter of lid van de commissie niet langer voldoet aan de in lid 3 genoemde vereisten voor benoembaarheid;

  • c) wegens disfunctioneren als voorzitter of lid van de commissie.

• 4. Vertrouwenspersonen van het meldpunt komen niet in aanmerking voor benoeming tot voorzitter of lid van de commissie.

• 5. Op de werkzaamheden van de commissie is de Gedragscode Belangenverstrengeling, dan wel een opvolgende regeling van toepassing.

Secretariaat Meldpunt

Artikel 6. Secretariaat meldpunt

• 1. De afdeling Juridische Zaken van NWO fungeert als secretariaat van het NWO Meldpunt wetenschappelijke integriteit.

• 2. Het secretariaat:

  • a) adviseert de raad van bestuur over de vraag of de klacht door NWO in behandeling kan worden genomen en rapporteert hierover aan de vertrouwenspersoon;

  • b) ondersteunt de vertrouwenspersoon bij de uitvoering van zijn taken;

  • c) ondersteunt de commissie wetenschappelijke integriteit NWO bij de uitvoering van haar taak.

Procedure behandeling klacht

Artikel 7. Ontvangst klacht

• 1. Het secretariaat bevestigt de ontvangst van de klacht schriftelijk binnen één week.

• 2. Het secretariaat informeert de klager binnen drie weken na ontvangst van de klacht, dan wel – indien sprake is van een aanvraag waarop nog dient te worden beslist – na beslissing omtrent de aanvraag, of de klacht door NWO in behandeling wordt genomen en over het verdere verloop van de procedure.

• 3. De raad van bestuur kan besluiten tot het niet in behandeling nemen van een klacht indien:

  • a) deze niet voldoet aan de in artikel 2 tweede lid, van deze regeling gestelde vereisten, mits de klager de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe gestelde redelijke termijn;

  • b) geen financieringsrelatie met NWO ontstaat of de klacht aan het oordeel van een commissie wetenschappelijke integriteit van een andere instelling kan worden onderworpen;

  • c) deze reeds aan het oordeel van een commissie wetenschappelijke integriteit van een andere instelling of rechterlijke instantie is onderworpen, of onderworpen is geweest.

Artikel 8. Bemiddeling door vertrouwenspersoon

• 1. Zodra NWO overgaat tot behandeling van de klacht informeert de vertrouwenspersoon beklaagde over de inhoud van de klacht en stelt hem in de gelegenheid hierop (schriftelijk) te reageren. Naar aanleiding hiervan tracht de vertrouwenspersoon door middel van bemiddeling tussen de betrokken partijen de klacht in der minne op te lossen.

• 2. Indien de klacht niet in der minne kan worden opgelost of indien dit niet wenselijk is adviseert de vertrouwenspersoon de raad van bestuur om de klacht te laten onderzoeken door de commissie wetenschappelijke integriteit NWO.

Artikel 9. Behandeling door commissie wetenschappelijke integriteit NWO

• 1. Indien de klacht inhoudelijk wordt behandeld door de commissie wetenschappelijke integriteit NWO, gaat de commissie over tot het horen van de betrokkenen.

  • De commissie hoort de naar haar oordeel in aanmerking komende betrokkenen bij de klacht, waaronder in ieder geval klager en beklaagde.

  • Betrokkenen kunnen zich laten bijstaan door een gemachtigde.

  • Het horen geschiedt niet in het openbaar.

  • De commissie kan getuigen en deskundigen horen.

  • Van het horen wordt een verslag of geluidsopname gemaakt.

  • De betrokkenen worden gehoord in elkaars aanwezigheid, tenzij er zwaarwegende redenen zijn dit niet te doen. In dat geval wordt/worden de niet-aanwezige betrokkene(n) op de hoogte gesteld van hetgeen tijdens het horen buiten zijn aanwezigheid is besproken.

• 2. De commissie wetenschappelijke integriteit NWO kan inzage vragen in alle documentatie en correspondentie die zij voor de beoordeling van de klacht van belang acht.

• 3. Binnen 10 weken nadat is overgegaan tot inhoudelijke beoordeling van de klacht door de commissie wetenschappelijke integriteit NWO, brengt de commissie schriftelijk advies uit aan de raad van bestuur over de gegrondheid van de klacht. De commissie kan deze termijn eenmaal met ten hoogste vier weken verlengen.

• 4. In het advies van de commissie is ten minste opgenomen:

  • a) Een beschrijving van de gevolgde procedure;

  • b) Een omschrijving van de standpunten van de betrokken partijen, alsmede de zienswijze van eventueel geraadpleegde getuigen en/of deskundigen;

  • c) Of de klacht naar oordeel van de commissie gegrond of ongegrond is en, in geval van gegrondbevinding, welke van de kwalificaties als bedoeld in paragraaf 5.2 van de Nederlandse Gedragscode Wetenschappelijke Integriteit daar naar haar oordeel aan moet worden toegekend;

  • d) De motivering van het oordeel van de commissie.

• 5. Het advies van de commissie wordt ter kennisgeving voorgelegd aan de vertrouwenspersoon.

Artikel 10. Besluitvorming en vervolgprocedure

• 1. De raad van bestuur stelt in zijn eerstvolgende vergadering na ontvangst van het advies van de commissie wetenschappelijke integriteit NWO zijn aanvankelijk oordeel ten aanzien van de klacht vast.

• 2. De raad van bestuur stelt de bij de klacht betrokken partijen, waaronder in ieder geval klager en beklaagde(n) terstond schriftelijk in kennis van het aanvankelijk oordeel, onder gelijktijdige toezending van het advies van de commissie. Indien de raad van bestuur in zijn aanvankelijk oordeel afwijkt van het advies van de commissie, wordt in het aanvankelijk oordeel de reden van afwijking vermeld.

• 3. Klager en beklaagde(n) kunnen binnen zes weken na dagtekening van het aanvankelijk oordeel van de raad van bestuur het LOWI verzoeken advies uit te brengen over dit aanvankelijk oordeel. Op de procedure is het geldende LOWI reglement van toepassing.

• 4. Indien klager niet binnen de in het derde lid genoemde termijn een verzoek om advies bij het LOWI heeft ingediend, wordt het aanvankelijk oordeel omgezet in een definitief oordeel. Betrokken partijen worden hiervan schriftelijk in kennis gesteld.

• 5. Indien klager het LOWI om advies heeft verzocht stelt de raad van bestuur zijn definitieve oordeel vast na ontvangst van dat advies. Indien de raad van bestuur in zijn definitieve oordeel afwijkt van het advies van het LOWI, wordt in het oordeel de reden van afwijking vermeld.

• 6. De raad van bestuur stelt de bij de klacht betrokken partijen, waaronder in ieder geval klager, beklaagde(n) en in voorkomend geval de betrokken instelling, terstond schriftelijk in kennis van het definitieve oordeel.

• 7. Bij gegrondverklaring van de klacht kan de raad van bestuur, afhankelijk van de aard van de gedragingen en onverminderd het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht, de subsidie van beklaagde (deels) intrekken of de subsidie lager vaststellen. In een dergelijk geval neemt de raad van bestuur hiertoe een afzonderlijk besluit.

Overige bepalingen

Artikel 11. Rechten en plichten betrokkenen

• 1. Alle bij de klacht betrokken partijen zijn verplicht aan de vertrouwenspersoon of de commissie alle medewerking te verlenen die zij redelijkerwijs kunnen vragen bij de uitoefening van hun bevoegdheden. Indien deze medewerking niet wordt verleend, kan de raad van bestuur daaraan de gevolgtrekking verbinden die hij geraden acht.

• 2. Eenieder die is betrokken bij de behandeling van een klacht is geheimhouding verschuldigd over al hetgeen hem ten aanzien van de klacht bekend is geworden.

• 3. Het indienen van een klacht ingevolge deze regeling kan voor de klager tot generlei nadeel, direct of indirect, leiden, tenzij de klager niet te goeder trouw heeft gehandeld. Er is onder andere geen sprake van handelen te goeder trouw indien een klacht is ingediend om de goede naam of eer van een persoon bewust te schenden. Hetzelfde geldt voor getuigen, deskundigen, de vertrouwenspersonen of de commissieleden.

Artikel 12. Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist de raad van bestuur.

Artikel 13. Inwerkingtreding en bekendmaking

• 1. Deze regeling treedt in werking op 1 juni 2019 en vervangt de Klachtenregeling wetenschappelijke integriteit – subsidieverlening.

• 2. Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Klachtenregeling Wetenschappelijke Integriteit NWO’ en wordt gepubliceerd op de website van NWO.

Vastgesteld door de raad van bestuur van NWO op 22 mei 2018.