RNI Convenant Dienstverlening

Partijen,

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) te dezen vertegenwoordigd door de Directeur Rijksdienst voor Identiteitsgegevens, tevens handelend als bestuursorgaan, hierna te noemen ‘Opdrachtgever’;

en

Het college van burgemeester en wethouders van [gemeente XX], handelend als bestuursorgaan, namens deze, [functionaris XX], die tevens handelt als vertegenwoordiger van [gemeente XX], hierna te noemen ‘Opdrachtnemer’;

Hierna gezamenlijk te noemen: partijen;

Overwegende dat:

• Niet-ingezetenen, in het kader van de Wet basisregistratie personen (hierna: wet Brp), op hun verzoek ingeschreven kunnen worden in de basisregistratie personen;

• Opdrachtnemer in opdracht van Opdrachtgever een inschrijfvoorziening inricht als bedoeld in hoofdstuk 1, afdeling 2, paragraaf 1 van de wet Brp;

• Opdrachtgever en Opdrachtnemer afspraken hebben gemaakt inzake de uitvoering van de werkzaamheden door Opdrachtnemer;

• Opdrachtnemer overeenkomstig artikel 10:4 Algemene wet bestuursrecht (Awb) door ondertekening van dit convenant instemt met het door Opdrachtgever verlenen van mandaat aan hen die in dienst van Opdrachtnemer de werkzaamheden verrichten;

Komen het volgende overeen:

§ 1 Algemeen

Artikel 1. Definities

In dit convenant wordt verstaan onder:

a. niet-ingezetene:

persoon die volgens de definitie van de Wet Brp niet in Nederland verblijft;

b. registratie niet-ingezetenen (RNI):

De registratie van niet-ingezetenen, die moet worden gezien als een onderdeel van de basisregistratie personen;

c. persoonslijst:

het geheel van gegevens over niet-ingezetenen als bedoeld in artikel 2.69, eerste lid wet Brp;

d. inschrijving:

opneming van een persoonlijst in de basisregistratie personen;

e. wijziging:

aanpassing van gegevens op een persoonslijst in de basisregistratie personen.

Artikel 2. Doelstelling

Het doel van dit convenant is het vastleggen van afspraken tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer over de registratie van niet-ingezetenen in de basisregistratie personen, de wederzijdse verantwoordelijkheden en verplichtingen ten aanzien daarvan, het proces en systeem waarmee dat gebeurt, financiële zaken en overige relevante zaken.

Artikel 3. Reikwijdte

Dit convenant betreft de registratie van niet-ingezetenen in het kader van de Wet Brp en ziet alleen toe op die RNI-werkzaamheden die door een inschrijfvoorziening van een gemeente op verzoek van de niet-ingezetene worden verricht en de afspraken over proces, systeem en inspanning tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer. Dit convenant gaat niet verder in op praktijken in de omgeving van de RNI-inschrijfvoorziening die kunnen voortvloeien uit een inschrijving zoals ondermijning, dan dat voor de vaststelling van de identiteit van de niet-ingezetene noodzakelijk is. Inschrijving vindt niet plaats als blijkt dat de persoon die tot inschrijving verzoekt langer dan vier maanden in Nederland zal verblijven.

§ 2 Afspraken

Artikel 4. Omschrijving van de werkzaamheden

• 1. Op verzoek van een niet-ingezetene schrijft Opdrachtnemer betrokkene in de RNI in. Een inschrijving behelst:

  • het eenduidig identificeren van de niet-ingezetene,

  • het vaststellen dat de niet-ingezetene niet elders staat ingeschreven,

  • het aanleggen van een persoonslijst,

  • het toekennen van een burgerservicenummer (hierna: BSN), en

  • het eenmalig kosteloos verstrekken van een afschrift van de geregistreerde gegevens aan de niet-ingezetene.

• 2. Op verzoek van een niet-ingezetene wijzigt (actualiseert en/of corrigeert) Opdrachtnemer gegevens op een persoonslijst. Een wijziging behelst in ieder geval:

  • het identificeren van de niet-ingezetene,

  • het vaststellen dat het verzoek tot wijziging naar waarheid is;

  • het actualiseren of corrigeren van de gegegevens op de persoonslijst.

• 3. Partijen kunnen in overleg, binnen de wettelijke kaders van de Brp en AVG, nadere afspraken maken over de wijze waarop het pakket werkzaamheden wordt uitgevoerd.

• 4. Partijen leggen die afspraken, en eventuele wijzigingen daarvan, vast in bijlagen bij dit convenant.

Artikel 5. Resultaten en kwaliteitsbewaking

• 1. Opdrachtgever en Opdrachtnemer hebben een verplichting om de kwaliteit van de werkzaamheden ten minste overeen te laten komen met het gestelde in alle van toepassing zijnde wet- en regelgeving.

• 2. Opdrachtnemer spant zich in om een niet-ingezetene op diens verzoek op zo kort mogelijke termijn in te schrijven en garandeert dat tussen de dag waarop een niet-ingezetene vraagt om een afspraak en de dag waarop de afspraak plaatsvindt maximaal vijf dagen liggen.

• 3. Opdrachtnemer draagt ervoor zorg dat op ten minste één dag per week de gelegenheid wordt geboden aan niet-ingezetenen om zich buiten de reguliere kantooruren te laten inschrijven.

• 4. Opdrachtnemer biedt werkgevers en uitzendbureaus die hun werknemers dan wel uitzendkrachten willen laten inschrijven een vast aanspreekpunt voor het verkrijgen van informatie over en het maken van afspraken voor het inschrijven van groepen niet-ingezeten werknemers.

• 5. Opdrachtnemer draagt zorg voor voorzieningen, waaronder begrepen voldoende fysieke en personele capaciteit, voor het op afspraak inschrijven van groepen niet-ingezetenen.

• 6. De kwaliteit van de ingevoerde gegevens wordt gemonitord met behulp van een combinatie van steekproeven en bestandscontroles door Opdrachtgever. Opdrachtgever levert minimaal twee keer per jaar terugkoppeling aan de Opdrachtnemer over de kwaliteit van de ingevoerde gegevens.

• 7. Opdrachtgever en Opdrachtnemer stellen gezamenlijk een doelstelling vast voor de gegevenskwaliteit waaraan de inschrijvingen en wijzigingen van Opdrachtnemer moeten voldoen. Deze doelstelling betreft een separaat vast te stellen percentage correcte persoonslijsten en is voor alle inschrijfvoorzieningen gelijk.

Artikel 6. Proces en systeem

• 1. Partijen hebben een inspanningsverplichting om elkaar op tijd te voorzien van alle gegevens die nodig zijn voor de uitvoering en monitoring van het convenant.

• 2. Opdrachtnemer verricht de inschrijvingen met behulp van de centrale RNI-applicatie die door Opdrachtgever ter beschikking wordt gesteld.

• 3. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de RNI-applicatie en de toegang tot de RNI-applicatie.

• 4. Opdrachtnemer garandeert dat de gemeentelijke infrastructuur de voorzieningen bevat die nodig zijn om in combinatie met het centrale systeem de inschrijvingen te kunnen verrichten. De eisen aan de gemeentelijke infrastructuur zijn gespecificeerd in het Dossier Afspraken en Procedures (DAP) bij dit convenant.

• 5. Het beheer van de gemeentelijke infrastructuur inclusief de balieconfiguratie (zie DAP) is in handen van de Opdrachtnemer.

• 6. Bij de vormgeving van het inschrijvingsproces geeft Opdrachtnemer invulling aan de wettelijke kaders van de Brp en AVG en de afspraken en randvoorwaarden zoals die in dit convenant beschreven zijn.

• 7. Bij de inschrijving wordt het principe van functiescheiding toegepast; de eerste medewerker verricht de inschrijving van de niet-ingezetene, maar kent nog geen BSN toe. De tweede medewerker controleert de inschrijving van de niet-ingezetene en kent een BSN toe.

• 8. Functiescheiding bij het uitvoeren van wijzigingen wordt niet door de RNI-applicatie afgedwongen, maar toepassing van functiescheiding is ook bij wijzigingen gewenst. Verdere uitwerking hiervan wordt in de Werkinstructie RNI (WIR) opgenomen.

• 9. Afspraken over het dienstverleningsniveau tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer zijn beschreven in de bijlage Dienstverleningsniveau Afspraken (DVA) bij dit convenant.

• 10. Opdrachtnemer voert de werkzaamheden uit in overeenstemming met de Werkinstructie RNI (WIR).

• 11. Partijen kunnen het DAP, de DVA en de WIR als genoemd in dit artikel, in onderling overleg wijzigen.

Artikel 7. Opleiding personeel

• 1. De Opdrachtnemer zet personeel in dat over voldoende kennis en kunde beschikt om de inschrijvingen uit te voeren op het afgesproken kwaliteitsniveau. Personeel dient goed opgeleid en vaardig te zijn. Dit houdt in dat de RNI-medewerker:

  • a. als startniveau de RNI-module en documentenkennis M1a of DOC1+ of een vergelijkbare opleiding heeft behaald;

  • b. de kennis over RNI en documenten jaarlijks bijhoudt door een RNI-kwaliteitsdag te bezoeken en door een door Opdrachtgever te organiseren actualiteitendag over documentenkennis te bezoeken.

• 2. Voor de opleidingseis voor documentkennis onder 7.1.a kan een alternatief worden toegepast voor tijdelijke medewerkers. De alternatieve opleidingseis bestaat uit een opleiding over bewustwording identiteit en identiteitsdocumenten die de eendaagse Bewustwordingstraining als onderdeel van M1a betreft, of die qua inhoud en niveau vergelijkbaar is met de eendaagse training binnen M1a.

  De toepassing van dit alternatief dient met Opdrachtgever te worden overlegd. Bij tijdelijke medewerkers zonder volledige opleiding M1a en DOC1+ documentenkennis dient de eerste of tweede medewerker met wie deze medewerker de werkzaamheden verricht wel de certificering te hebben.

  • a. Een tijdelijke medewerker zonder volledige opleiding documentenkennis is maximaal drie maanden in dienst.

  • b. Deze termijn gaat niet opnieuw in als een tijdelijk medewerker bij een ander RNI-loket aan de slag gaat.

• 3. Opdrachtgever verzorgt jaarlijks de kwaliteitsdagen voor bijhouding RNI-kennis voor alle RNI-medewerkers en is ook verantwoordelijk voor de actualiteitendagen voor documentenkennis.

Artikel 8. Vergoeding van kosten

• 1. Opdrachtgever zal aan Opdrachtnemer ten behoeve van de coördinatiekosten jaarlijks een bedrag uitkeren.

• 2. Opdrachtgever zal aan Opdrachtnemer per verrichte inschrijving en wijziging een bedrag uitkeren ter compensatie van de gemaakte kosten door Opdrachtnemer. Dit bedrag is opgebouwd uit de benodigde tijd per inschrijving of wijziging (27 minuten) vermenigvuldigd met het uurtarief per medewerker (vastgesteld op schaal 8, productieve uren, Integrale loonkosten per salarisschaal, Handleiding overheidstarieven).

• 3. Opdrachtgever zal aan Opdrachtnemer per medewerker jaarlijks een bedrag uitkeren ter compensatie van de gemaakte kosten voor het bijhouden van de kennis zoals bedoeld in artikel 7.1.b. De vergoeding bedraagt 500 euro per medewerker die de RNI-kwaliteitsdag respectievelijk de RNI-actualiteitendag bijgewoond heeft.

• 4. Het bedrag zoals genoemd in het eerste lid bestaat uit twee delen: het eerste deel betreft een vaste vergoeding van 5.000 euro per jaar. Voor het tweede deel is een totaalbedrag beschikbaar van 911.400 euro voor alle RNI-loketten gezamenlijk. Opdrachtnemer ontvangt een evenredig deel van het totaalbedrag, naar rato van het percentage inschrijvingen van het totaal aantal aanschrijvingen van het voorafgaande jaar. Het bedrag genoemd in het tweede lid wordt jaarlijks aangepast aan de kostenontwikkeling conform de Handleiding overheidstarieven van het Ministerie van Financiën.

§ 3 Overige bepalingen

Artikel 9. Overleg en evaluatie

• 1. Opdrachtgever organiseert vijf keer per jaar een kwaliteitsoverleg met Opdrachtnemers waar alle aspecten van de dienstverlening zoals in dit convenant beschreven aan de orde kunnen worden gesteld.

• 2. Opdrachtgever brengt minimaal twee maal per jaar een loketbezoek aan Opdrachtnemer.

• 3. Evaluatie vindt plaats in het tweede en vierde jaar van de looptijd van het convenant. De evaluatie in het vierde jaar van de looptijd heeft mede ten doel de besluitvorming over de verlenging van dit convenant voor te bereiden.

Artikel 10. Bezwaar- en klachtafhandeling

• 1. Opdrachtgever handelt bezwaar- en beroepschriften met betrekking tot de registratie van niet-ingezetenen af. Opdrachtnemer verschaft daartoe Opdrachtgever op eerste aanvraag alle benodigde gegevens en documenten.

• 2. Klachten als bedoeld in hoofdstuk 9 Awb worden door Opdrachtnemer afgehandeld volgens de voor Opdrachtnemer geldende klachtenregeling.

Artikel 11. Onvoorziene Omstandigheden en wijzigingen

• 1. Partijen treden met elkaar in overleg indien zich onvoorziene omstandigheden voordoen die van dien aard zijn dat naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid ongewijzigde instandhouding van dit convenant niet mag worden verwacht.

• 2. Partijen zullen in goed overleg bezien voor wier rekening eventuele maatregelen ter opheffing van de onvoorziene omstandigheden behoren te komen en zullen zo nodig dit convenant daaraan aanpassen.

• 3. Wijzigingen behoeven de schriftelijke instemming van partijen. De wijziging en de verklaring(en) tot instemming worden in afschrift als bijlage aan het convenant gehecht.

• 4. De zakelijke inhoud van de in het derde lid bedoelde wijzigingen wordt gepubliceerd in de Staatscourant en op de website van de gemeente.

Artikel 12. Opzegging

• 1. Opdrachtgever en Opdrachtnemer kunnen beiden het convenant schriftelijk opzeggen. Opzegging vindt niet plaats anders dan nadat daarover overleg tussen partijen heeft plaatsgevonden.

• 2. De opzegtermijn voor beide partijen is 12 maanden.

• 3. In geval van beëindiging van het convenant door opzegging is geen van de partijen jegens de andere partij schadeplichtig.

Artikel 13. Geschillenbeslechting

• 1. Partijen verbinden zich om geschillen die voortvloeien uit de inhoud, de strekking dan wel de uitvoering van dit convenant in goed overleg tot een oplossing te brengen.

• 2. Zij overwegen daarbij uitdrukkelijk de mogelijkheid om het geschil, indien de aard van het geschil daartoe aanleiding geeft, op te lossen met behulp van mediation overeenkomstig het Reglement van de Stichting Nederlands Mediation Instituut te Rotterdam.

• 3. Indien het onmogelijk is gebleken een geschil met behulp van mediation op te lossen, wordt het geschil beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement Utrecht.

Artikel 14. Geldigheid

• 1. Indien bepalingen uit dit convenant afwijken van of strijdig zijn met eerder ten aanzien van tussen Partijen gemaakte afspraken, hoe ook genaamd, gelden de bepalingen uit dit convenant.

• 2. De in dit convenant genoemde bijlagen maken daarvan integraal onderdeel uit. In geval van strijdigheid tussen het bepaalde in een bijlage en het convenant prevaleert het convenant.

• 3. Indien een bepaling van dit convenant in enige mate als nietig, vernietigbaar, ongeldig, onwettig of anderszins als niet-bindend moet worden beschouwd, wordt die bepaling, voor zover nodig, uit dit convenant verwijderd en vervangen door een bepaling die wel bindend en rechtsgeldig is en die de inhoud van de niet-geldige bepaling zoveel mogelijk benadert. Het overige deel van het convenant blijft in een dergelijke situatie ongewijzigd.

§ 4 Slotbepalingen

Artikel 15. Inwerkingtreding en looptijd

• 1. Dit convenant treedt in werking op 1 januari 2019 en heeft een looptijd van vijf jaar vanaf het moment van inwerkingtreding. Bij inwerkingtreding van dit conventant treedt het vorige convenant buiten werking.

• 2. Rechtsgevolgen die voortvloeien uit dit convenant en die naar hun aard geacht worden door te werken of eventueel ontstaan na de beëindiging van dit convenant, worden afgehandeld overeenkomstig het bepaalde in dit convenant.

Artikel 16. Toepasselijk recht

1. Op dit convenant is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

Artikel 17. Publicatie

• 1. Binnen 5 dagen na inwerkingtreding van dit convenant wordt de zakelijke inhoud hiervan gepubliceerd in de Staatscourant en op de website van [gemeente XX].

• 2. In de Staatscourant wordt tevens meegedeeld dat het convenant ter inzage wordt gelegd bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en op het gemeentehuis van [gemeente XX].

• 3. Bij wijzigingen in het convenant vindt het eerste lid overeenkomstige toepassing.

• 4. Van opzegging van dit convenant wordt melding gemaakt in de Staatscourant.

Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend,

’s-Gravenhage, [datum]

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, namens deze, de Directeur Rijksdienst voor Identiteitsgegevens, R. Maas

Het college van burgemeester en wethouders, Namens deze, de [functionaris] van gemeente [gemeente] [naam functionaris]

TOELICHTING OP HET RNI CONVENANT DIENSTVERLENING

Algemene introductie

De Wet Basisregistratie Personen (Wet Brp) maakt onderscheid tussen de registratie van ingezetenen en niet-ingezetenen. De registratie van niet-ingezetenen heet de RNI. Van niet-ingezetenen wordt een beperkte set gegevens vastgelegd in de Basisregistratie personen (BRP).

De Wet Brp biedt niet-ingezetenen de mogelijkheid zich te melden bij een inschrijfvoorziening om als niet-ingezetene in de basisregistatie te worden opgenomen. Daarbij wordt tevens een burgerservicenummer (BSN) toegekend. De Staatssecretaris van BZK heeft aan negentien gemeenten gevraagd een dergelijke inschrijfvoorziening in te richten.

Sinds januari 2014 verrichten gemandateerde gemeenten loketdiensten aan niet-ingezetenen in het kader van de Wet Brp. Ze kunnen niet-ingezetenen in de basisregistratie inschrijven en daarnaast verzoeken van niet-ingezetenen honoreren voor wijzigingen van gegevens op hun persoonslijst. De gemeenten dienen zich daarbij te houden aan de wettelijke bepalingen. De wet laat de gemeenten de vrijheid om de inrichting van de inschrijfvoorziening binnen de wettelijke kaders van de Brp en AVG naar eigen inzicht te organiseren. De negentien gemeenten hebben de inschrijfvoorziening in de brede gemeentelijke dienstverlening geïntegreerd.

Voor de registratie van niet-ingezetenen is niet het college van B&W van een gemeente, maar de Staatssecretaris van BZK verantwoordelijk. Om die reden dient de Staatssecretaris zodanige afspraken te hebben met de gemeenten die een inschrijfvoorziening inrichten, dat de Staatssecretaris zicht heeft op de kwaliteit die de gemeenten realiseren en zonodig kan bijsturen wanneer die onvoldoende is. Ook zijn afspraken nodig die de voorwaarden specificeren waaronder de gemeenten hun werkzaamheden verrichten. Het gaat o.a. om afspraken over de wijze van financiering, het voeren van overleg, de uit te voeren processen, het te gebruiken systeem en de kwaliteitsbewaking.

Het convenant RNI dienstverlening legt de afspraken op hoofdlijnen vast om helder te maken in welk kader Opdrachtgever en Opdrachtnemer samenwerken bij de inschrijving van niet-ingezetenen in de RNI. Er is gekozen voor de vorm van een convenant om niet te treden in de vrijheid die gemeenten nodig hebben, maar tegelijkertijd zijn de gewenste prestaties concreet en in detail beschreven omdat de Staatssecretaris verantwoordelijk is.

Opdrachtgever en Opdrachtnemer beschouwen elkaar als partners en vertrouwen erop dat zij beiden afspraken uit dit convenant nakomen.

Bij de evaluatie van het eerste RNI convenant dienstverlening zijn drie aandachtspunten naar boven gekomen: kwaliteit, flexibiliteit en financieringswijze. Deze drie aandachtspunten vormden uitgangspunten bij het opstellen van het tweede convenant.

Partijen

De Staatssecretaris van BZK is direct verantwoordelijk voor de inschrijving van niet-ingezetenen en vertegenwoordigt het Rijk.

Voor de beschrijving van de gemeente als partij en voor de ondertekening van het convenant is van belang dat het convenant dienstverlening zowel publiekrechtelijke als privaatrechtelijke aspecten kent. De gemeenten nemen namens de Staatssecretaris besluiten in de zin van de Wet Brp. Zij oefenen een publiekrechtelijke bevoegdheid uit door te besluiten om een verzoeker wel of niet in te schrijven, en door te besluiten om een verzoek tot wijziging van gegevens wel of niet te honoreren. De Staatssecretaris verleent de gemeenten hiervoor mandaat.

Tevens heeft het convenant een privaatrechtelijk karakter waar het convenant de uitvoering regelt van feitelijke werkzaamheden door de gemeenten en de voorwaarden waaronder de gemeenten de werkzaamheden zullen uitvoeren. Publiekrechtelijke en privaatrechtelijke aspecten zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden: de gemeente voert feitelijke werkzaamheden uit en neemt besluiten conform de werkinstructies in het convenant. Om die reden is ervoor gekozen om voor iedere gemeente een specifieke partij-aanduiding op te stellen met de naam van de functionaris die ondertekent en −waar dat van toepassing is− vermelding van het mandaat of de volmacht waardoor deze functionaris bevoegd is om het convenant te ondertekenen.

Convenant per gemeente

Er is een separaat convenant per gemeente. Met alle gemeenten worden dezelfde afspraken gemaakt en de tekst van de convenanten is dan ook identiek, met dien verstande dat per gemeente de partij-aanduiding wordt ingevuld.

De Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) is de organisatie die de BRP en daarmee ook de RNI beheert. RvIG is het eerste aanspreekpunt voor loketgemeenten. RvIG is daarnaast aanspreekpunt voor de landelijke koepelorganisaties voor uitzendbureaus/werkgevers NBBU en ABU.

Toelichting op de artikelen

Artikel 1. Definities

Geen specifieke toelichting.

Artikel 2. Doel van de overeenkomst

De gemeente registreert namens de Staatssecretaris niet-ingezetenen in de BRP. Het convenant bevat afspraken over de uitvoering daarvan, de wederzijdse verantwoordelijkheden en verplichtingen ten aanzien daarvan, financiële zaken en overige relevante zaken.

Artikel 3. Reikwijdte

De reikwijdte van het convenant is beperkt tot de werkzaamheden die noodzakelijk zijn voor het registreren van niet-ingezetenen.

Bij de loketten komen soms ook praktijken als ondermijning aan het licht. Aan dit soort praktijken −die door alle partijen als belangrijk bestempeld worden− zal al dan niet separaat aandacht besteed worden.

Artikel 4. Omschrijving van de werkzaamheden

In artikel 2.1 wordt gedefinieerd wat onder de werkzaamheden van een inschrijving wordt verstaan.

Niet alleen volledig afgeronde inschrijvingen die leiden tot registratie in de BRP worden vergoed. In tegenstelling tot het eerste convenant, worden in dit convenant ook wijzigingen (actualisaties en correcties) vergoed. Bij de evaluatie van het eerste convenant bleek dat partijen graag een financieringswijze zien die meer recht doet aan de werkelijke werkzaamheden. Voor uitvoering van een wijziging wordt eenzelfde bedrag als voor een eerste inschrijving vergoed, omdat de verwachting is dat een inschrijving en wijziging eenzelfde tijdsperiode in beslag nemen.

Artikel 5. Resultaten en kwaliteitsbewaking

Kwaliteit betreft zowel de kwaliteit van gegevens als de kwaliteit van het proces. Het is belangrijk dat de gegevens over niet-ingezetenen in de basisregistratie van een zo hoog mogelijke kwaliteit zijn. Naast onjuistheden die optreden door slordigheden die door de geregistreerde of de gemeente veroorzaakt worden, bestaat er gezien de aard van de registratie ook een risico op fraude. De maatschappelijke schade in gevallen van identiteitsfraude kan groot zijn. Daarom wordt veel geïnvesteerd in het bereiken van een zo hoog mogelijke kwaliteit van het proces.

Binnen dit convenant zijn de artikelen over proces en systeem (artikel 6) en ook voor de afspraken rond overleg en evaluatie (artikel 9) gericht op de kwaliteit van het proces. De algemene uitkering die gemeenten krijgen voor coördinatiekosten is onder meer bedoeld om hen in staat te stellen te participeren in continu uitgevoerde kwaliteit bevorderende acties. Onderdeel van de kwaliteit van het proces is ook een klantvriendelijke benadering van de niet-ingezetenen.

De kwaliteit van de gegevens wordt ondersteund door controles op onwaarschijnlijke of mogelijk onjuiste combinaties van gegevens in het centrale systeem in te bouwen. Een zelfevaluatie naar het model van de BRP die de gemeenten jaarlijks uitvoeren, dient als controle achteraf. Om de kwaliteit van gegevens te kunnen monitoren, zal Opdrachtgever systematisch door middel van een combinatie van bestandscontroles en steekproeven de kwaliteit in beeld brengen. Opdrachtgever zal minimaal twee keer per jaar aan Opdrachtnemer terugkoppelen over de kwaliteit van gegevens. Bovendien wordt voor de kwaliteit van de gegevens door Opdrachtgever en Opdrachtnemer een doelstelling vastgesteld bestaande uit het percentage correcte persoonslijsten van eigen inschrijvingen die gelijk is voor alle gemeenten.

Kwaliteit van gegevens is niet alleen van belang om onjuistheden en fraude in de registratie te voorkomen. Ook vanwege de directe verantwoordelijkheid van de Staatssecretaris voor de RNI, moet er controle zijn of de kwaliteitsafspraken uit dit convenant worden nagekomen. Dat is ook nodig om de Staatssecretaris in staat te stellen Kamervragen te beantwoorden en verantwoording af te leggen in het parlement over de RNI. Over de afspraken die zorgen voor een hoge proceskwaliteit wordt gerapporteerd wanneer daar een concrete aanleiding voor is. In het centrale systeem worden alle gegevens over het inschrijvingsproces vastgelegd, die bieden de basis om zonodig diepgaand onderzoek te doen en controles uit te voeren.

Artikel 5.1 over relatie met wetgeving

De Wet Brp is sinds 6 januari 2014 van kracht. De Wet Brp maakt onderscheid tussen de registratie van ingezetenen en niet-ingezetenen. Van niet-ingezetenen worden minder gegevens op de persoonslijst bijgehouden dan van ingezetenen. Bij opstelling van het eerste RNI convenant dienstverlening was deze wet in voorbereiding. Waar verandering heeft plaatsgevonden, zijn aanpassingen gedaan.

Ook de AVG bepaalt het wettelijk kader waarbinnen uitvoering van de werkzaamheden moet plaatsvinden.

Artikel 5.2 over de wachttijd voor afspraak

Wanneer een niet-ingezetene verzoekt om zo spoedig mogelijk te worden ingeschreven is de eis dat de doorlooptijd tussen het maken van een afspraak en ingeschreven worden maximaal vijf dagen bedraagt. Uit de ervaringen van loketgemeenten is bekend dat zich in de zomerperiode pieken in het aantal inschrijvingen voordoen waarin het aantal inschrijvingen hoger kan zijn dan het maandgemiddelde. Deze piekperioden vallen niet in alle gemeenten in dezelfde maanden.

Om Opdrachtnemer toch in staat te stellen in piekperioden aan de termijn van vijf dagen te voldoen, mag Opdrachtnemer op aanvraag bij Opdrachtgever tijdelijke medewerkers ontheffen van de opleiding documentkennis. Dit wordt beschreven onder de toelichting op artikel 7.

Artikel 5.3 over kantooruren

Niet-ingezetenen die zich willen laten inschrijven in de basisregistratie zijn verplicht in persoon aan het loket te verschijnen. Daar past een mogelijkheid bij om de inschrijving buiten de reguliere kantooruren van 9.00 tot 17.00 uur, in de avonduren of het weekend te laten plaatsvinden. Om niet te zeer in het dienstverleningsbeleid van de gemeente in te grijpen, wordt de afspraak over inschrijving buiten kantooruren niet verder ingevuld dan dat Opdrachtnemer ervoor zorg draagt op tenminste één dag per week buiten reguliere kantoortijden de mogelijkheid aan niet-ingezetenen te bieden zich in te schrijven (zoals omschreven in artikel 3.3). Wanneer in de praktijk blijkt dat een nadere invulling wenselijk is zal gebruik gemaakt worden van de mogelijkheid in artikel 3.3 om dit convenant tussentijds aan te vullen of te wijzigen.

Artikel 5.4 over accountmanagement voor werkgevers

Zowel voor individuele als voor groepen niet-ingezetenen geldt dat ze er veel belang bij hebben om snel na aankomst in Nederland te worden ingeschreven. De eerdere artikelen 5.2 t/m 5.5 hebben met name betrekking op individuen. Om de tijd tussen aankomst in Nederland en inschrijving te minimaliseren, dienen zij zelf tijdig het initiatief te nemen om een afspraak te maken.

Een aantal werkgevers en uitzendbureaus begeleidt niet-ingezetenen bij de inschrijving die veelal groepsgewijs plaatsvindt. Het in artikel 5.5 benoemde accountmanagement is erop gericht samenwerking tussen werkgevers of uitzendbureaus en gemeenten tot stand te brengen om het inschrijven van groepen op een voor beide partijen bevredigende wijze te laten verlopen. Om de informatieverstrekking, het voeren van overleg en het maken van afspraken te faciliteren stelt de gemeente daarop gericht accountmanagement in.

Artikel 5.5 over inschrijving van groepen

Ook voor werkgevers of uitzendbureaus en gemeenten is een vlot verlopende inschrijving, ook van omvangrijke groepen, een belangrijk element van de dienstverlening.

Artikel 6. Proces en systeem

Opdrachtnemer maakt het inschrijven van niet-ingezetenen tot onderdeel van de gemeentelijke dienstverlening. Die gemeentelijke dienstverlening wordt in afdelingen publiekszaken en klantcontactcentra steeds meer integraal georganiseerd en aan de burgers aangeboden. De precieze invulling verschilt per gemeente. Opdrachtgever stelt daarom geen eisen aan de interne organisatie, maar stelt wel als voorwaarde dat de gemeente aan een aantal randvoorwaarden voldoet die tot een optimale kwaliteit van de registratie van niet-ingezetenen leiden.

Opdrachtgever en Opdrachtnemer moeten op de hoogte zijn van de eisen waaraan de balieconfiguratie en het gemeentenetwerk moeten voldoen. Deze zijn benoemd in de bijlage DAP bij dit convenant.

Artikel 6.1 over managementinformatie

In het convenant zijn enkele gevallen benoemd waarin Opdrachtnemer managementinformatie verstrekt aan Opdrachtgever. Het is niet mogelijk en ook niet wenselijk alle mogelijke gevallen te voorzien en te benoemen waarbij verstrekking van gegevens aan de orde zal zijn. Daarom is in dit artikel een algemene verplichting geformuleerd om elkaar van de benodigde gegevens te voorzien. Concretisering van deze verplichting zal altijd in onderling overleg plaatsvinden.

Een voorbeeld van zo een onderlinge afspraak om informatie te verstrekken is dat de inschrijfvoorzieningen door de Opdrachtgever zijn gevraagd om wekelijks (op maandag) door te geven wat de wachttijden voor inschrijving bij het loket zijn. Andere voorbeelden zijn de opleidingscertificaten en autorisaties van de medewerkers.

Artikel 6.2 t/m 6.5 over eisen aan centraal systeem en gemeentelijke infrastructuur

Om inschrijvingen te verrichten dienen het centraal systeem dat door Opdrachtgever ter beschikking wordt gesteld en de gemeentelijke infrastructuur te functioneren als één geheel dat de medewerker die de inschrijving verricht adequaat ondersteunt. Opdrachtgever en Opdrachtnemer dienen beiden aan de nodige, onderling afgestemde, eisen te voldoen om dat mogelijk te maken. Hierbij is aandacht nodig voor de onderlinge afhankelijkheden.

Met de nieuwe toegangslaag wordt de technische toegang tot het RNI-systeem vereenvoudigd. Hierdoor kunnen de loketgemeenten de RNI-randapparatuur (ID-scanners, printers, handtekeningpads) in de eigen gemeentelijke IT-omgeving gebruiken en beheren. De nieuwe toegangslaag zorgt voor een grotere stabiliteit van de infrastructuur waarop het RNI-systeem draait en voor eenvoudiger beheer. Het beheer van de lokale apparatuur is met de nieuwe toegang in beheer van de Opdrachtnemer. De uitrol vindt in overleg tussen partijen gefaseerd per loketgemeente plaats.

Artikel 6.6 over vrijheid van organisatie

In artikel 6.6 wordt het uitgangspunt vastgelegd dat gemeenten zelf kunnen bepalen hoe zij de registratie van niet-ingezetenen binnen hun organisatie en werkprocessen inbedden. Wel dienen de werkzaamheden te passen binnen de wettelijke kaders en de instructies als beschreven in de WIR.

Artikel 6.7 en 6.8 over functiescheiding

Bij iedere inschrijving dienen tenminste twee medewerkers betrokken te zijn. Dit voorschrift draagt bij aan het beperken van de mogelijkheden voor gemeentelijk personeel om mee te werken aan frauduleuze inschrijvingen. Het voorschrift sluit aan bij de praktijk die bij gemeenten bestaat voor het afgeven van paspoorten; ook daar dient functiescheiding te worden toegepast.

Functiescheiding bij het uitvoeren van wijzigingen wordt niet door het systeem afgedwongen, maar is wel gewenst. Ook bij wijzigingen bestaat kans op fraude. De noodzaak voor functiescheiding geldt niet voor wijzigingen in adresgegevens, omdat het risico en de gevolgen daarvan minder ingrijpend zijn. Een invulling van functiescheiding kan controle door een tweede medewerker zijn. Een verdere uitwerking hiervan wordt in de WIR opgenomen.

Artikel 7. Opleiding personeel

De kwaliteit van de uitvoering rust voor een belangrijk deel op de kennis en vaardigheden van het personeel dat wordt ingezet. Kennis van de voorschriften en de toepasselijke wetgeving, vaardigheden in het beoordelen van documenten en het identificeren van niet-ingezetenen zijn voorbeelden daarvan.

Goed opgeleid personeel houdt in dat loketmedewerkers een startniveau behalen alvorens zij loketwerkzaamheden verrichten en deze kennis jaarlijks bijhouden. Het startniveau betreft een RNI-module en de documentenmodule M1a of DOC1+ of een vergelijkbare opleiding, waarvoor de medewerker geslaagd dient te zijn.

Deze eisen voor het startniveau van loketmedewerkers zijn niet nieuw; documentmodule M1a of DOC1+ waren in de praktijk al onderdeel van de eisen voor het startniveau. RvIG bepaalt of een opleiding op het gebied van documenten vergelijkbaar is met M1a of DOC1.

In dit convenant zijn voor het bijhouden van kennis op RNI- en documentgebied een aantal aanpassingen ten opzichte van het eerste RNI convenant dienstverlening gedaan. Het jaarlijks bijhouden van kennis vindt allereerst plaats door middel van kwaliteitsdagen. Kwaliteitsdagen werden gedurende het eerste convenant in praktijk al door Opdrachtgever georganiseerd voor het behoud van RNI-kennis bij RNI-medewerkers, maar werden nog niet benoemd in dat convenant. Omdat uit de evaluatie van het eerste convenant bleek dat de wens bestond deze dagen meer op actualiteit toe te spitsen, wordt dit voor de inhoud van de kwaliteitsdagen meegenomen. Daarnaast vindt bijhouding van kennis plaats door actualiteitendagen op het gebied van documentkennis.

Bij opleiding is het onderscheid tussen vast en tijdelijk personeel van belang. Omdat de praktijk uitwijst dat in piekperiodes vaak tijdelijk personeel wordt ingezet, en het naar verhouding veel tijd kost dit tijdelijk personeel met dezelfde eisen als voor vast personeel op te leiden, kunnen voor het opleiden van tijdelijk personeel alternatieven worden toegepast. Dit gebeurt in overleg tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever. Het alternatief betreft niet de eendaagse RNI-module; deze is een vereiste voor alle loketmedewerkers en vormt in de praktijk ook geen probleem. Voor de driedaagse M1a of DOC1+ module kan wel een alternatief worden toegepast zoals beschreven in artikel 7, lid 2. Om te kunnen garanderen dat tijdelijke medewerkers zonder (volledige) M1a- of DOC1+-opleiding toch de benodigde kwaliteit van registratie opleveren, worden aanvullende maatregelen gesteld; zoals een medewerker mét certificering die de rol van eerste of van tweede medewerker in het proces vervult naast de tijdelijk medewerker zonder volledige opleiding documentenkennis. Op die manier is Opdrachtnemer beter in staat (eenvoudiger en meer) tijdelijke medewerkers in piekperioden in te zetten om ook in deze perioden de inschrijftermijn te halen.

De definitie van een tijdelijke medewerker is: een tijdelijke medewerker is een medewerker die geen vast contract heeft – waarbij ook een contract van een jaar als een vast contract geldt.

Artikel 8. Vergoeding van kosten

De gemeente registreert niet-ingezetenen namens de Staatssecretaris van BZK. De kosten van de loketfunctie die de gemeente daarvoor heeft ingericht worden door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer vergoed.

Het uitgangspunt blijft dat de vergoeding kostendekkend moet zijn. De vergoeding is opgebouwd uit een vast en een variabel deel.

De vaste vergoeding betreft de coördinatiekosten die een loket maakt. Onder de coördinatiekosten vallen onder meer de kosten die gemeenten maken om te participeren in overleg met Opdrachtgever, het verstrekken van informatie aan Opdrachtgever, deelname aan kwaliteitsbevorderende activiteiten en meewerking aan onderzoeken van Opdrachtgever. De coördinatiekosten bestaan in de eerste plaats uit een basisbedrag per loketgemeente en daarnaast uit een deel van het totaalbedrag aan coördinatiekosten. Dat laatste deel wordt verdeeld naar rato van het percentage inschrijvingen dat een RNI-loket het voorgaande jaar heeft verricht van het totaal inschrijvingen van alle loketten.

De variabele vergoeding bestaat uit een vergoeding per inschrijving en per wijziging. Bij de evaluatie van het eerste convenant bleek dat partijen een financieringswijze wensen die de werkelijke werkzaamheden beter weerspiegelt. Daarom wordt de variabele vergoeding naast het aantal inschrijvingen ook op basis van het aantal wijzigingen bepaald. Differentiëren naar het aantal inschrijvingen en wijzigingen is nodig omdat dit aantal door de tijd heen en per gemeente sterk kan verschillen.

De vergoeding voor inschrijvingen en wijzigingen wordt bepaald op basis van de benodigde tijd per inschrijving of wijziging, vermenigvuldigd met het uurtarief per medewerker. Omdat de verwachting is dat voor een inschrijving en wijziging gemiddeld evenveel tijd benodigd is, wordt als basis dezelfde tijdsduur (12 minuten) vergoed. Voor de vergoeding van inschrijvingen en wijzigingen wordt daarnaast een opslag voor kwaliteitscontrole (5 minuten), flexibiliteit (5 minuten) en niet-productieve tijd (5 minuten) toegevoegd. Daarmee komt de totale benodigde tijd voor inschrijvingen en wijzigingen op 27 minuten.

Het uurtarief per medewerker is bepaald op schaal 8, productieve uren, van de Integrale loonkosten per salarisschaal uit de Handleiding Overheidstarieven (HOT). De Integrale loonkosten zijn opgebouwd uit directe loonkosten en een opslag voor overhead. Het uurtarief per medewerker wordt jaarlijks aangepast conform de HOT. Daarnaast wordt een jaarlijks bedrag per loketmedewerker vergoed voor het bijhouden van kennis. Deze vergoeding wordt achteraf bepaald op basis van het aantal medewerkers per gemeente dat daadwerkelijk deelgenomen heeft aan opleidingsdagen.

Artikel 9 Overleg en evaluatie

Artikel 9.1 en 9.2 over regulier overleg

De ervaring van de afgelopen vijf jaar leert dat vijf keer per jaar kwaliteitsoverleg met alle loketten nuttig en nodig is om issues op te lossen, de kwaliteit te bevorderen, actuele informatie en trends omtrent documentfraude te bespreken, onderlinge kennisuitwisseling en ondersteuning te regelen. Opdrachtgever zal dit reguliere overleg organiseren. Het is mogelijk dat daaraan ook vertegenwoordigers van de aangewezen bestuursorganen (ABO's) deelnemen die mutaties over ingeschreven niet ingezetenen aanleveren aan de basisregistratie.

Daarnaast brengt Opdrachtgever twee maal per jaar een bezoek aan loketten.

Artikel 9.3 over evaluatie

Het is de wens van Opdrachtgever en Opdrachtnemer om een tweejaarlijkse evaluatie te organiseren om systematisch na te gaan hoe het registreren van niet-ingezetenen verloopt. Op grond van de Wet Brp wordt ook aan de gemeenten gevraagd een zelfevaluatie uit te voeren. Parallel aan de zelfevaluatie in het kader van de BRP beschrijft dit convenant een zelfevaluatie voor RNI-lokettten. De invulling hiervan is specifiek voor niet-ingezetenen beschreven.

Artikel 10. Bezwaar- en klachtafhandeling

Op grond van de wet is Opdrachtgever verantwoordelijk voor het afhandelen van bezwaar en beroep dat door niet-ingezetenen wordt ingediend. Uit de Awb vloeit voort dat Opdrachtgever Opdrachtnemer niet kan mandateren om bezwaar en beroep af te handelen. In het convenant is de enige juridisch correcte mogelijkheid opgenomen: Opdrachtgever handelt bezwaar- en beroepschriften zelf af.

Het kan ook zijn dat een niet-ingezetene een klacht heeft over de gemeentelijke dienstverlening. Dergelijke klachten kan de niet-ingezetene indienen bij de gemeente die het betreft. De gemeente handelt dergelijke klachten af conform het bepaalde in hoofdstuk 9 van de Awb. De Awb, art 9.3, bepaalt dat tegen de uitspraak van de gemeente geen beroep mogelijk is.

Artikel 11. Onvoorziene omstandigheden en wijzigingen

Bij de vernieuwing van het eerste convenant is in ruime mate gebruik gemaakt van de praktijkervaring die gemeenten in de vijf jaar looptijd van het eerste convenant hebben opgedaan met het registreren van niet-ingezetenen en het uitreiken van burgerservicenummers. Bij onvoorziene omstandigheden die zich voordoen die aanzienlijke kostenconsequenties hebben, biedt artikel 11 het kader voor het overleg tussen partijen.

Artikel 12. Opzegging

Partijen gaan het convenant met elkaar aan voor een periode van vijf jaar, maar hebben beiden de mogelijkheid om het convenant tussentijds op te zeggen. Opzegging is bedoeld als een uiterste mogelijkheid waar alleen na uitvoerig overleg gebruik van gemaakt zal worden. Uitgaande van de veronderstelling dat beide partijen de opzegging door het voorafgaande overleg al geruime tijd zien aankomen en zich kunnen voorbereiden op de consequenties ervan, is de opzegtermijn bepaald op twaalf maanden. Deze termijn van twaalf maanden is bovendien gekozen om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen.

Artikel 13. Geschillenregeling

Het uitgangspunt bij dit convenant is dat verschillen van mening over de interpretatie of de wijze van uitvoering zoveel mogelijk in onderling overleg worden opgelost. Dat is nodig omdat opzegging voor beide partijen ingrijpende consequenties heeft. De geschillenregeling bevat instrumenten van verschillende zwaarte om het verschil op te lossen. Naast overleg behoren ook mediation en een beroep op de rechter tot de mogelijkheden die zowel Opdrachtgever als de Opdrachtnemer kunnen inzetten.

Artikel 14. Geldigheid

Geen specifieke toelichting.

Artikel 15. Inwerkingtreding en looptijd

Bij verlenging van dit convenant is opnieuw gekozen voor een looptijd van vijf jaar. Wanneer de Staatssecretaris, in overleg met de convenantgemeenten, besluit dat het convenant na deze termijn niet wordt verlengd, biedt de opzegtermijn van twaalf maanden de gemeenten de mogelijkheid om de benodigde aanpassingen door te voeren.

Zowel Opdrachtgever als Opdrachtnemer kunnen redenen hebben om de overeenkomst tussentijds te beëindigen. De overeenkomst (art 12) biedt daar mogelijkheden voor.

Artikel 16. Toepasselijk recht

Geen specifieke toelichting.

Artikel 17. Publicatie

Geen specifieke toelichting.