Staatscourant van het Koninkrijk der Nederlanden

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
Ministerie van Buitenlandse ZakenStaatscourant 2019, 30885Interne regelingen

Besluit van de Minister van Buitenlandse Zaken van 27 mei 2019, nr. MinBuZa.2019.3926-31, houdende nadere vaststelling van de onderzoekstaak van de directie Internationaal Onderzoek en Beleidsevaluatie

De Minister van Buitenlandse Zaken, handelende in overeenstemming met de Minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking;

Besluit:

Artikel 1. Taakomschrijving

De directie Internationaal Onderzoek en Beleidsevaluatie heeft tot taak een bijdrage te leveren aan kennis over de uitvoering en effecten van het Nederlands buitenlands beleid. De directie Internationaal Onderzoek en Beleidsevaluatie voorziet daartoe in onafhankelijke evaluatie van beleid en uitvoering ten aanzien van alle beleidsterreinen binnen het raam van de Homogene Groep Internationale Samenwerking (HGIS). Voorts adviseert de directie over de programmering en uitvoering van evaluaties die onder verantwoordelijkheid van beleidsdirecties en posten worden uitgevoerd.

Artikel 2. Werkwijze taak

De directie Internationaal Onderzoek en Beleidsevaluatie voert haar werkzaamheden uit met inachtneming van het als bijlage bij dit besluit gevoegde protocol.

Artikel 3. Intrekken beschikking

Het besluit van de Minister van Buitenlandse Zaken van 1 juli 1977, nr. PLVS/AOR-161082, wordt ingetrokken.

Artikel 4

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Dit besluit zal met de toelichting en de bijlage in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Buitenlandse Zaken, Namens deze, De Secretaris-Generaal van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, J. Brandt

TOELICHTING

In 1977 besloot de Minister van Buitenlandse Zaken1 tot oprichting van de voorganger van de directie Internationaal Onderzoek en Beleidsevaluatie (hierna: IOB). Sinds de oprichting heeft IOB zich ontwikkeld tot een inhoudelijke onafhankelijke evaluatiedienst van het ministerie van Buitenlandse Zaken.

In de loop der tijd zijn er enkele documenten in de vorm van richtlijnen en instructies over de onderzoekstaak van IOB opgesteld. Het is wenselijk gebleken om deze documenten samen te voegen in een protocol. Dit protocol beschrijft de onderzoekstaak alsmede de wijze waarop IOB deze taak uitvoert. Het protocol is als bijlage bij dit besluit gevoegd.

De Minister van Buitenlandse Zaken, Namens deze, De Secretaris-Generaal van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, J. Brandt

BIJLAGE BEHORENDE BIJ ARTIKEL 2

Protocol van de directie Internationaal Onderzoek en Beleidsevaluatie

Taken IOB

IOB levert een bijdrage aan kennis over de uitvoering en effecten van het Nederlands buitenlands beleid. IOB voorziet in onafhankelijke evaluatie van beleid en uitvoering ten aanzien van alle beleidsterreinen die vallen binnen de Homogene Groep Internationale Samenwerking (HGIS). Voorts adviseert IOB ten aanzien van de programmering en uitvoering van de evaluaties die onder verantwoordelijkheid van beleidsdirecties en posten vallen.

In het licht van dit mandaat heeft IOB de volgende taken:

  • 1. kwalitatief hoogwaardige evaluaties uitvoeren ten behoeve van de leer- en verantwoordingsfunctie;

  • 2. zorg dragen voor een evenwichtige evaluatieprogrammering op het terrein van het buitenlands beleid;

  • 3. bijdragen aan de verhoging van de kwaliteit van evaluaties uitgevoerd door, of onder verantwoordelijkheid van, beleidsdirecties en uitvoeringsorganisaties, door het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) gesubsidieerde instellingen en multilaterale organisaties;

  • 4. bevorderen van de kennis en verspreiding van evaluatieresultaten;

  • 5. adviseren over lopend en nieuw beleid op basis van (beleids)evaluaties;

  • 6. ondersteunen via beurzen van de capaciteitsopbouw op het terrein van evaluatie in ontwikkelingslanden.

Dit geschiedt door:

  • 1. het (laten) uitvoeren (en begeleiden) van evaluatieonderzoek, beleidsdoorlichtingen en overige studies;

  • 2. het bijeenbrengen van elders geproduceerde (evaluatie)kennis;

  • 3. het opstellen en hanteren van algemeen geldende kwaliteitseisen en richtlijnen voor het doen van evaluaties;

  • 4. het adviseren over de opzet en uitvoering van individuele evaluaties, door systematische beoordeling van de kwaliteit van deze evaluaties of peer reviews van evaluatiediensten;

  • 5. het verspreiden van deze kennis onder relevante onderdelen van het ministerie, uitvoeringsorganisaties en andere betrokken partijen;

  • 6. het trainen en opleiden van betrokken partijen voor beleidsleren en capaciteitsopbouw.

Waarborgen voor onafhankelijkheid

IOB is inhoudelijk onafhankelijk. Dit betekent dat IOB zich in de keuze van de methoden van onderzoek, bij de beoordeling van data en in de weging van alternatieve verklaringen, maar ook van onderzoek of onderzoeksvoorstellen van anderen, niet laat beïnvloeden door buiten-inhoudelijke overwegingen (bijvoorbeeld van politieke of commerciële aard). Bewindspersonen en ambtenaren nemen kennis van de uitkomsten van de door IOB of in opdracht van IOB uitgevoerde evaluaties, beleidsdoorlichtingen en overige onderzoeken. Ze geven geen aanwijzingen omtrent de formuleringen, uitkomsten, onderzoeksmethoden of veronderstellingen die ten grondslag liggen aan het onderzoek.

Een wezenlijk onderdeel van de inhoudelijk onafhankelijke positionering binnen BZ is voorts dat IOB volledig en ongehinderd toegang ontvangt tot alle gegevens waarover de beleidsdirecties en uitvoeringsorganisaties beschikken. Bovendien staat het onderzoekers van of namens IOB vrij gericht naar informatie te vragen via interviews met betrokken spelers en belanghebbenden, onder wie de betrokken beleidsambtenaren.

De terms of reference van te publiceren onderzoek worden direct na vaststelling door de directeur IOB op de IOB-website geplaatst. In elke IOB-publicatie staat vermeld dat uitsluitend IOB verantwoordelijk is voor de inhoud ervan. De Directie Ondersteuning Bestuur van BZ ziet toe op tijdige verzending van evaluaties en beleidsdoorlichtingen aan het parlement. Is de termijn van drie maanden eenmaal verstreken, dan maakt deze Directie de evaluaties en beleidsdoorlichtingen die zijn opgenomen in de openbare evaluatieprogrammering standaard openbaar via verzending door de minister naar het parlement, ook als de beleidsreactie nog niet gereed is.

Positie van de directeur IOB

De directeur van IOB is eindverantwoordelijk voor de inhoud van de beleidsdoorlichtingen, evaluaties en overige studies die IOB onder eigen naam uitbrengt. De directeur wordt aangetrokken van buiten het ministerie van BZ, wordt aangesteld voor bepaalde tijd en komt niet in aanmerking voor een vervolgaanstelling binnen het ministerie van BZ.

Waarborgen voor inhoudelijke kwaliteit

Evaluatietrajecten en -rapporten van IOB worden standaard begeleid door een interne klankbordgroep van IOB zelf en door een externe referentiegroep. De externe referentiegroep adviseert de directeur van IOB over de kwaliteit van het onderzoek. Hierin nemen tenminste twee externe materiedeskundigen zitting, naast vertegenwoordigers van bij het onderzoek betrokken beleidsdirecties en/of uitvoeringsorganisaties. De referentiegroep komt minimaal drie maal op sleutelmomenten bijeen: bij de besprekingen van de terms of reference, de deelrapportages en het concept-eindrapport. Van elke referentiegroepbespreking wordt een schriftelijk verslag gemaakt, dat ter vaststelling aan de deelnemers wordt voorgelegd.

Evaluatieprogrammering

De kwaliteit en relevantie van beleidsdoorlichtingen zijn gebaat bij een zorgvuldig en transparant besluitvormingsproces. Dit begint bij de programmering van evaluaties. Bij BZ is de directie Financieel-Economische Zaken (FEZ) systeemverantwoordelijke voor de rollende evaluatieprogrammering van het gehele ministerie van BZ. Deze directie voert samen met IOB jaarlijkse programmeringsgesprekken met de directies om vast te stellen welk evaluatieonderzoek wordt gepland en welke partij (de beleidsdirectie zelf of IOB) hiervoor verantwoordelijk is. IOB publiceert de vastgestelde evaluatieprogrammering op de eigen website. FEZ zorgt er voor dat de evaluatieprogrammering conform de geldende Rijksbegrotingsvoorschriften wordt opgenomen in de Rijksbegroting.

IOB heeft de eindverantwoordelijkheid voor de programmering van eigen evaluaties op alle beleidsterreinen (ODA en non-ODA) vallend onder de HGIS van het ministerie van BZ. IOB formuleert voor de eigen evaluaties zelf de afbakening, de onderzoeksvragen en -methoden, na overleg met de externe referentiegroep. Deze kunnen gedurende het onderzoek door IOB zelf worden bijgesteld.

In de evaluatieprogrammering wordt onderscheid gemaakt tussen drie typen evaluaties: beleidsdoorlichtingen (beleidsevaluaties), effectonderzoek ex post en overig evaluatieonderzoek. Beleidsdoorlichting en effectonderzoek ex post vallen onder de Regeling periodiek evaluatieonderzoek (RPE). Deze schrijft voor dat elk beleidsterrein op het niveau van de operationele doelstellingen (ODs) periodiek onderwerp is van een beleidsdoorlichting of beleidsevaluatie.

Naast de RPE hanteert IOB ook andere overwegingen om evaluaties in de eigen programmering op te nemen. De veelomvattende beleidsdoorlichtingen worden in beginsel door IOB uitgevoerd. Andere evaluaties worden in beginsel alleen volledig door IOB zelf uitgevoerd als deze:

  • 1. voor de directies te complex zijn om zelf goed te laten uitvoeren, bijvoorbeeld omdat deze thema-, directie- DG- en/of departement-overstijgend zijn;

  • 2. nieuwe, voor de directies relevante onderzoeksthema’s omvatten waardoor de betrokkenheid van IOB een toegevoegde waarde heeft.

Onderdelen van het beleid kunnen op bepaalde momenten onderwerp zijn van politiek of maatschappelijk debat. In die gevallen kan het van belang zijn het debat te voeden met inzichten verkregen op basis van degelijk en onafhankelijk evaluatieonderzoek door IOB.

Opvolging aanbevelingen uit beleidsdoorlichtingen en evaluaties

Uiterlijk twaalf maanden na het aanbieden door IOB van een beleidsdoorlichting of grotere evaluatie aan de minister agendeert FEZ een opvolgingsgesprek met de meest betrokken DG(‘s) en directeur(en) en de directeuren FEZ en IOB. Hierin bespreken ze hoe beleidsmatig opvolging is/wordt gegeven aan de aanbevelingen uit de doorlichting of evaluatie. Van deze gesprekken wordt een verslag opgesteld met eventuele nadere punten voor opvolging. Dit verslag wordt gedeeld met de Bestuursraad.

Communicatie en voorlichting

IOB communiceert met andere delen van het ministerie. Medewerkers die namens IOB publieke optredens verzorgen, stemmen dit vooraf af met de leiding van IOB. Ze leggen bij publieke optredens het accent op beschrijvingen, analyses en aanbevelingen voortkomend uit het evaluatieonderzoek en communiceren geen persoonlijke standpunten over beleid(-salternatieven). Medewerkers die namens IOB media-optredens verzorgen, informeren vooraf de leiding van IOB en de directie Communicatie.


X Noot
1

Besluit van de Minister van Buitenlandse Zaken van 1 juli 1977, nr. PLVS/AOR-161082