Staatscourant van het Koninkrijk der Nederlanden

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en WetenschapStaatscourant 2019, 28638Interne regelingen

Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 23 april 2019 nr. 1394232, houdende de instelling van een klachtencommissie ongewenste omgangsvormen bij het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (Regeling Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen OCW 2019)

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op artikel 9:14, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht, artikel 3, tweede lid, van de Arbeidsomstandighedenwet en artikel 6, eerste lid, van de Klachtenregeling seksuele intimidatie burgerlijk rijkspersoneel;

Met instemming van de Departementale Ondernemingsraad en gehoord het Departementaal Georganiseerd Overleg van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

Besluit:

§ 1. Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

beklaagde:

degene op wie de klacht betrekking heeft;

commissie:

klachtencommissie, bedoeld in artikel 3;

hoofd P&O:

hoofd van het domein P&O bij het ministerie, als bedoeld in artikel 10;

klager:

medewerker die een klacht heeft ingediend bij de commissie;

medewerker:

degene die werkzaamheden verricht of heeft verricht bij het ministerie of onder haar ressorterende diensten;

minister:

Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

ministerie:

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

ongewenste omgangsvormen:

iedere vorm van sociale interactie waarbij sprake is van factoren van direct of indirect onderscheid in de arbeidssituatie die stress teweegbrengen, met inbegrip van intimidatie, seksuele intimidatie, agressie, geweld en pesten;

secretaris-generaal:

secretaris-generaal van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

vertrouwenspersoon:

een als zodanig aangewezen persoon.

§ 2. Werkingsgebied

Artikel 2

De medewerker die wordt of is geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen kan zich, al dan niet met behulp van een vertrouwenspersoon, wenden tot zijn direct leidinggevende of een klacht indienen bij de commissie.

§ 3. Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen OCW

Artikel 3

  • 1. Er is een Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen OCW.

  • 2. De commissie bestaat uit:

    • een voorzitter, tevens lid,

    • een plaatsvervangend voorzitter, tevens lid, en

    • vier overige leden.

Artikel 4

  • 1. Benoeming en ontslag van de voorzitter, de plaatsvervangend voorzitter en leden geschiedt door de secretaris-generaal.

  • 2. Voorzitter, plaatsvervangend voorzitter en leden zijn afkomstig van buiten het ministerie.

  • 3. Ten minste twee van de commissieleden zijn vrouw; ten minste twee van de commissieleden hebben een bi-culturele achtergrond.

  • 4. De benoemingstermijn van voorzitter, plaatsvervangend voorzitter en leden bedraagt, behoudens tussentijds ontslag, vier jaar en kan telkens met vier jaar worden verlengd.

  • 5. De secretaris-generaal zorgt- in samenspraak met de voorzitter van de commissie – voor de aanwezigheid van voldoende deskundigheid op psychosociaal of juridisch gebied bij de leden van de commissie.

Artikel 5

De commissie wordt bijgestaan door een (ambtelijk) secretaris, die wordt aangewezen door het hoofd P&O.

Artikel 6

  • 1. De commissie heeft tot taak het verrichten van onderzoek naar elke bij haar ingediende klacht en het uitbrengen van een rapport van bevindingen, vergezeld van een advies en eventuele aanbevelingen.

  • 2. De commissie brengt schriftelijk advies uit aan de secretaris-generaal.

  • 3. Afdeling 9.1.3 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing.

  • 4. Als tijdens het onderzoek naar de klacht zowel klager als aangeklaagde bereid blijkt tot bemiddeling of mediation, schort de commissie de behandeling van de klacht op.

  • 5. Als de commissie tijdens het onderzoek naar de klacht feiten of omstandigheden constateert of vermoedt die voor de minister of het ministerie politieke gevolgen of imagoschade met zich mee zouden kunnen brengen, licht de voorzitter terstond de secretaris-generaal in.

  • 6. Als de commissie op basis van haar onderzoek constateert dat de klacht te kwader trouw is ingediend, wordt dit in ieder geval vermeld in het rapport van bevindingen.

Artikel 7

De bij de behandeling van de klacht betrokken leden van de commissie stellen het rapport en het advies bij meerderheid van stemmen vast.

  • 1. Voorzitter en secretaris ondertekenen het rapport, het advies en de eventuele aanbevelingen.

  • 2. De secretaris draagt zorg voor de verzending van het rapport, het advies en de eventuele aanbevelingen.

Artikel 8

In het kader van het onderzoek naar een klacht kan de commissie:

  • a. derden uitnodigen voor een gesprek om tekst, uitleg en inlichtingen te verschaffen;

  • b. verzoeken om toezending van stukken die betrekking hebben op de klacht;

  • c. een onderzoek op de werkplek instellen of doen instellen;

  • d. zich door deskundigen van advies bijstand te laten dienen;

  • e. ook anderszins de medewerking te vragen die zij nodig acht voor de behandeling van de klacht.

Artikel 9

  • 1. De commissie registreert – door toedoen van haar secretaris – alle schriftelijk ingediende klachten.

  • 2. De commissie brengt jaarlijks een verslag uit aan de secretaris-generaal.

  • 3. Het verslag bevat een geanonimiseerd overzicht van het aantal en de aard van de klachten in het voorgaande kalenderjaar en de strekking van de adviezen die daarover zijn uitgebracht. Het verslag kan aanbevelingen van algemene aard bevatten.

  • 4. Het verslag wordt ter informatie toegestuurd aan de Departementale Ondernemingsraad en aan de vertrouwenspersonen OCW.

Artikel 10

  • 1. De commissie draagt er zorg voor dat de op de klachten betrekking hebbende dossiers die zijn aangelegd worden overgedragen aan het hoofd P&O voor het concern. De dossiers zijn alleen toegankelijk voor de minister, de secretaris-generaal, het hoofd P&O voor het concern, de voorzitter van de commissie en de secretaris.

  • 2. Het hoofd P&O voor het concern ziet toe op de zorgvuldige bewaring van de overgedragen dossiers en draagt zorg voor de vernietiging hiervan overeenkomstig de daarvoor geldende wettelijke termijnen.

§ 4. Faciliteiten

Artikel 11

De secretaris-generaal biedt de leden van de commissie de faciliteiten die nodig zijn voor de uitvoering van de opgedragen taken.

Artikel 12

Voorzitter, plaatsvervangend voorzitter en leden ontvangen per vergadering een vergoeding op grond van artikel 2 van het Besluit vergoedingen adviescommissies en colleges, waarbij aan de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter 130% wordt toegekend van de hoogte van de vergoeding per vergadering die aan de andere leden wordt toegekend. Zij ontvangen een reiskostenvergoeding conform het Reisbesluit binnenland.

§ 5. Geheimhoudingsplicht

Artikel 13

  • 1. De commissie en zijn secretaris gebruiken de informatie die hen tijdens de klachtbehandeling ter kennis komt niet voor andere doeleinden dan voor het advies over de betreffende klacht en de jaarlijkse rapportage aan de secretaris-generaal. Voor het overige zijn de commissie en zijn secretaris gehouden aan de geheimhoudingsplicht.

  • 2. Klager, beklaagde en eventuele andere betrokkenen zijn verplicht de informatie die hen tijdens de klachtbehandeling ter kennis komt geheim te houden.

§ 6. Rechtspositie

Artikel 14

Een klager ondervindt in zijn positie als medewerker geen nadeel van het te goeder trouw indienen van een klacht.

§ 7. Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 15

Ingetrokken worden:

  • a. Regeling klachtenprocedure ongewenst gedrag OCW 2004.

  • b. Instellingsbesluit Klachtencommissie ongewenst gedrag OCW 2005.

Artikel 16

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 17

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen OCW 2019.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, I.K. van Engelshoven

TOELICHTING

Algemene toelichting

Artikel 3, tweede lid, van de Arbeidsomstandighedenwet stelt expliciet dat de werkgever een beleid moet voeren gericht op voorkomen en, indien dat niet mogelijk is, beperking van psychosociale arbeidsbelasting. Met psychosociale arbeidsbelasting wordt bedoeld: factoren van direct of indirect onderscheid, met inbegrip van seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en werkdruk, die in de arbeidssituatie stress teweeg brengen. Afgezien van werkdruk, gaat het hier om ongewenste omgangsvormen.

Het beleid dient enerzijds gericht te zijn op het zoveel mogelijk voorkomen van ongewenste omgangsvormen en anderzijds, als zich ongewenste omgangsvormen voordoen, er in te voorzien dat er adequate procedures ter beschikking zijn om ongewenste omgangsvormen te (doen) stoppen en herhaling ervan te voorkomen.

Sinds 1995 kende OCW een regeling ‘Klachtenprocedure Discriminatie en Seksuele Intimidatie 1995’ (besluit P&O/POZ 95010785 van 23 juni 1995). Die regeling is in 2004 aangepast en uitgebreid naar andere vormen van ongewenst gedrag met de ‘Regeling klachtenprocedure ongewenst gedrag OCW 2004 (besluit HRM/2004/55452 van 23 november 2004).

De klachtenprocedure, zoals ontworpen met de ‘Regeling klachtenprocedure ongewenst gedrag OCW 2004’ is qua structuur gehandhaafd: medewerkers die worden geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen kunnen zich richten tot een vertrouwenspersoon (de informele fase) of – al dan niet met de hulp van een vertrouwenspersoon – direct een schriftelijke klacht indienen bij de onafhankelijke Klachtencommissie (de formele fase). Voorzitter en leden van de Klachtencommissie zijn niet in dienst van het ministerie en de commissie adviseert rechtstreeks aan de secretaris-generaal. De secretaris-generaal neemt vervolgens een beslissing op dat advies en stelt de klager, beklaagde en de commissie daarvan op de hoogte. De eventueel betrokken vertrouwenspersoon ontvangt een afschrift van het besluit.

Als klager of beklaagde menen dat de klachtbehandeling onvoldoende is geweest, kunnen zij zich wenden tot de Nationale Ombudsman.

Met de nieuwe regeling is beoogd beter aan te sluiten bij hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht en de opzet en inhoud van klachtenregelingen bij de andere ministeries. Anders dan in de klachtenregelingen van het merendeel van de andere departementen, is ervoor gekozen de rol van de vertrouwenspersonen weliswaar te benoemen, maar aanwijzing, ontheffing, taken, bevoegdheden en faciliteiten van de vertrouwenspersonen in een separate regeling vast te leggen, namelijk in de ‘Regeling Vertrouwenspersonen integriteit en ongewenste omgangsvormen OCW 2019’ (kenmerk 1396110 van 23 april 2019). De reden hiervoor is dat OCW zowel vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen als vertrouwenspersonen integriteit kent, terwijl bij de meeste andere ministeries de twee rollen door de vertrouwenspersonen worden gecombineerd. Daarbij was het de wens om beide typen vertrouwenspersonen dezelfde faciliteiten, rechten, verplichtingen en rechtsbescherming te bieden.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Voor de begripsomschrijvingen is zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij bestaande regelingen of bij in andere vergelijkbare regelingen opgenomen toepasselijke begrippen.

Met de beschrijving van het begrip ‘ongewenste omgangsvormen’ is aangesloten bij de definiëring van het begrip ‘psychosociale arbeidsbelasting’ uit de Arbeidsomstandighedenwet, die ook in het merendeel van de klachtenregelingen van de andere ministeries wordt gebruikt. Beoogd is het werkingsgebied van de regeling zo min mogelijk te beperken.

Het begrip ‘medewerker’ heeft in deze regeling een ruimere betekenis dan gebruikelijk: ook personen die op basis van een andere contractuele relatie dan op basis van een ambtelijke aanstelling binnen het ministerie werkzaamheden verrichten, kunnen in voorkomende gevallen een klacht indienen en/of een beroep op een vertrouwenspersoon doen.

Artikel 2

De weg naar de Klachtencommissie staat niet alleen open voor ambtenaren, maar ook voor medewerkers die op een andere titel werkzaamheden verrichten bij het ministerie. Op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) kan een klacht worden ingediend tot uiterlijk een jaar nadat de gebeurtenis zich heeft voorgedaan.

Artikel 3

De Klachtencommissie bestaat uit een voorzitter, een plaatsvervangend voorzitter, tevens lid en ten minste vier overige leden. De Klachtencommissie wordt ingesteld bij separaat besluit.

Artikel 4

Er is een evenwichtige samenstelling van de Klachtencommissie nagestreefd: niet alleen juristen, maar ook een of meer leden met een sociaal-wetenschappelijke achtergrond, een mix van mannen en vrouwen van verschillende leeftijden en culturele achtergrond en bij voorkeur één lid met managementervaring. De secretaris-generaal is eindverantwoordelijk voor de samenstelling, kwaliteit en deskundigheid van de leden van de Klachtencommissie, maar afgesproken is dat de voorzitter, ondersteund door de secretaris (aangewezen door het hoofd Domein P&O), daarbij het voortouw heeft. Voorzitter en secretaris adviseren in deze het hoofd Domein P&O en de secretaris-generaal.

Artikel 5

De (ambtelijk) secretaris wordt aangewezen door het hoofd Domein P&O. Hij verzorgt de administratieve en inhoudelijke ondersteuning van de Klachtencommissie en treedt op als adviseur van de Klachtencommissie. In de regel zal het gaan om de medewerker die, bij de afdeling P&O van de directie Organisatie en Bedrijfsvoering, is belast met het dossier integriteit, maar indien nodig kan ook een secretaris worden ‘ingehuurd’.

Artikel 6

De Klachtencommissie onderzoekt elke bij haar ingediende klacht, vooropgesteld dat de klager werkzaamheden verricht of heeft verricht bij het ministerie en de klacht ontvankelijk is. De Klachtencommissie volgt daarbij het wettelijk kader van hoofdstuk 9 (Klachtbehandeling) van de Awb.

De Klachtencommissie bepaalt haar eigen werkwijze, die wordt vastgelegd in een protocol.

Nieuw ten opzichte van de vorige regeling, is dat de Klachtencommissie de secretaris-generaal inlicht als tijdens het onderzoek naar de klachten feiten of omstandigheden worden geconstateerd of vermoed, die politieke gevolgen zouden kunnen hebben of tot imagoschade zouden kunnen leiden.

De voorzitter heeft in een dergelijk geval rechtstreeks toegang tot de secretaris-generaal, maar kan er ook voor kiezen de melding neer te leggen bij de medewerker van de directie O&B die is belast met het dossier integriteit.

De bepaling ziet overigens alleen op het tijdig informeren van de SG over de betreffende feiten of omstandigheden, zonder dat daarbij de namen van klager en beklaagde worden onthuld, zodat de politieke en ambtelijke leiding van het ministerie niet wordt overvallen door, bijvoorbeeld, Kamervragen of publicaties in de pers. Het informeren van de SG heeft geen gevolgen voor klager, beklaagde en de klachtbehandeling in het algemeen: de goede behandeling van de klacht is te allen tijde gewaarborgd. De klachtencommissie is immers onafhankelijk en handelt volledig autonoom.

Nieuw is, ten slotte, ook dat de Klachtencommissie, wanneer wordt geconstateerd dat geen sprake is van een te goeder trouw ingediende klacht, dit expliciet vermeldt in het rapport van bevindingen.

Artikel 7

Uitgangspunt is dat de Klachtencommissie een klacht behandelt in een oneven samenstelling: voorzitter en twee leden.

Uit praktische overwegingen is ervoor gekozen dat het rapport, het advies en de eventuele aanbevelingen worden getekend door de voorzitter en de secretaris, in plaats van door de voorzitter en de leden. De secretaris tekent voor het proces, niet voor de inhoud van rapport, advies en aanbevelingen.

Artikel 8

De Klachtencommissie onderzoekt de klacht door klager en beklaagde, afzonderlijk van elkaar, te horen, tenzij de commissie anders besluit. De hoorzittingen zijn niet openbaar en vinden in beginsel onder de reguliere werktijden plaats.

De commissie is bevoegd stukken op te vragen, die zij nodig acht voor de behandeling van de klacht, en zij is bevoegd anderen (derden/getuigen) te horen, al dan niet op verzoek van klager of beklaagde. Als medewerkers zonder geldige reden geen gehoor geven aan een uitnodiging van de commissie, of als, zonder geldige reden, toezending van stukken wordt geweigerd, kan de commissie escaleren naar de secretaris-generaal.

Artikel 9

De (ambtelijk) secretaris registreert alle schriftelijk ingediende klachten en draagt er daarbij zorg voor dat anderen geen toegang hebben tot de gegevens. Dit geldt ook voor de correspondentie met de klager, beklaagde en eventuele getuigen, en voor de correspondentie tussen de secretaris en de Klachtencommissie.

De Awb staat ook mondeling ingediende klachten toe. Uitgangspunt is dat mondelinge klachten over ongewenste omgangsvormen zich met name in de voorfase (melding bij een vertrouwenspersoon) voordoen. In de Regeling vertrouwenspersonen integriteit en ongewenste omgangsvormen OCW 2019 zijn bepalingen opgenomen over registratie van meldingen door de vertrouwenspersonen. Het kan echter voorkomen dat een klager zich mondeling – via de secretaris – tot de Klachtencommissie wendt. In dat geval zal de secretaris klager verzoeken de klacht ook schriftelijk in te dienen.De Klachtencommissie doet jaarlijks, geanonimiseerd, verslag van haar werkzaamheden. Het verslag is geanonimiseerd, zodat het breder gedeeld kan worden. Geanonimiseerd betekent dat de informatie niet tot de persoon herleidbaar is.

Artikel 10

Tijdens de klachtbehandeling door de commissie (de formele fase) is sprake van een verwerking van persoonsgegevens, als bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze verwerkingsactiviteit is opgenomen in het verwerkingenregister van OCW.

Tot het tijdstip, waarop de dossiers krachtens artikel 10 van deze regeling worden overgedragen aan het hoofd van P&O voor het concern OCW (in 2018: het hoofd Domein P&O), is de Klachtencommissie verantwoordelijk voor de verwerking, na dat tijdstip het hoofd Domein P&O van de directie Organisatie en Bedrijfsvoering (O&B). De gegevens uit deze dossiers zullen slechts worden gebruikt voor het samenstellen van een geanonimiseerd jaarverslag voor de secretaris-generaal, de vertrouwenspersonen OCW en de Departementale Ondernemingsraad (DOR). Als tijdens de behandeling van de klacht blijkt dat sprake is van een misdrijf, kan informatie worden verstrekt aan het Openbaar Ministerie.

Geheimhoudingsplicht geldt voor alle personen die kennis kunnen nemen van de inhoud van de dossiers. Het betreft de secretaris-generaal, het hoofd Domein P&O en de door deze laatste aangewezen ambtenaren die met de hierboven bedoelde werkzaamheden zijn belast.

Artikel 11

De secretaris-generaal, als eindverantwoordelijke, zorgt ervoor dat de Klachtencommissie de faciliteiten heeft die ze nodig heeft voor de uitvoering van de opgedragen taken. In de dagelijkse praktijk zal de door hoofd Domein P&O aangewezen (ambtelijk) secretaris hiervoor zorgen. Te denken valt bijvoorbeeld aan vergaderruimte, binnen of (indien nodig) buiten het ministerie, en aanvullende administratieve of (juridisch) inhoudelijke ondersteuning.

Artikel 12

Voor de vergoeding aan voorzitter en leden wordt aangesloten bij het Besluit vergoedingen adviescommissies en colleges. Dit betreft een forfaitaire vergoeding per vergadering van 3% van het maximum van salarisschaal 18 BBRA 1984, met dien verstande dat aan de voorzitter maximaal 130% van dit bedrag kan worden toegekend.

De plaatsvervangend voorzitter ontvangt de hoge vergoeding als hij in een klachtenprocedure optreedt als voorzitter. Als hij wordt ingezet als lid, geldt de lage vergoeding.

Artikel 13

De geheimhoudingsplicht geldt voor allen die betrokken zijn bij de behandeling van een klacht.

Artikel 14

Dit artikel ziet op de rechtsbescherming van de klager en biedt de waarborg dat het te goeder trouw indienen van een klacht geen nadelige rechtspositionele gevolgen mag hebben voor de klager.

Als de Klachtencommissie echter tot de conclusie komt dat sprake is van een klacht die niet te goeder trouw is ingediend, is ze gehouden daarvan in ieder geval melding te maken in het rapport van bevindingen. Het te kwader trouw indienen van een klacht, bijvoorbeeld uitsluitend met het oogmerk de beklaagde schade te berokkenen, kan rechtspositionele gevolgen hebben voor de klager.

Artikel 15

Dit artikel ziet op de intrekking van de vorige regeling en het Instellingsbesluit Klachtencommissie ongewenst gedrag OCW 2005.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, I.K. van Engelshoven