Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 23 april 2019, nr. 1396110, houdende de vaststelling van regelingen inzake vertrouwenspersonen integriteit en ongewenste omgangsvormen (Regeling vertrouwenspersonen integriteit en ongewenste omgangsvormen OCW 2019)

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op artikel 9:14 van de Algemene wet bestuursrecht, artikel 3, tweede lid, van de Arbeidsomstandighedenwet, artikel 6, eerste lid, van de Klachtenregeling seksuele intimidatie burgerlijk rijkspersoneel en artikel 3, van de Interne Klokkenluidersregeling Rijk, Politie en Defensie;

Met instemming van de Departementale Ondernemingsraad van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

Besluit:

§ 1. Algemene bepalingen

Artikel 1

− adviseur integriteit:

adviseur medezeggenschap en integriteit van de directie Organisatie en Bedrijfsvoering, afdeling Personeel en Organisatie van het ministerie;

− hoofd van dienst:

hoofd van het dienstonderdeel waar de medewerker werkzaam is;

− commissie:

Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen OCW;

− coördinator:

in artikel 6, bedoelde, als coördinator vertrouwenspersonen OCW aangewezen persoon;

− integriteitsschending:

incidenteel of structureel, in strijd handelen met de Gedragscode Integriteit Rijk, de voorschriften van het ministerie of het op andere wijze niet naleven van de binnen het ministerie geldende normen en waarden, die zien op integer handelen;

− klaagschrift:

door klager ondertekend en gedagtekend geschrift waarin een omschrijving van de klacht is opgenomen en dat dient als uitgangspunt voor het onderzoek van de commissie;

− klager:

medewerker, die een klacht over enige vorm van ongewenste omgangsvormen in de zin van deze regeling bij de commissie indient;

− medewerker:

degene die werkzaamheden verricht of heeft verricht bij het ministerie of daaronder ressorterende diensten;

− melding:

het zich wenden tot de direct leidinggevende, vertrouwenspersoon of het hoofd van dienst in verband met ongewenste omgangsvormen, een vermoeden van een integriteitsschending of een misstand en het actief verzoeken om hiervan nota te willen nemen;

− minister:

Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

− ministerie:

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

− ongewenste omgangsvormen:

iedere vorm van sociale interactie waarbij sprake is van factoren van direct of indirect onderscheid in de arbeidssituatie die stress teweegbrengen, met inbegrip van intimidatie, seksuele intimidatie, agressie, geweld en pesten;

− secretaris-generaal:

secretaris-generaal van het ministerie;

− vermoeden van een misstand:

hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 1, aanhef en onder d, van de Wet Huis voor klokkenluiders;

− vertrouwenspersoon:

de in artikel 4 bedoelde, als zodanig aangewezen persoon.

§ 2. Werkingsgebied

Artikel 2

Een medewerker die een integriteitschending of een misstand vermoedt, kan zich wenden tot zijn direct leidinggevende, tot een vertrouwenspersoon, tot het hoofd van dienst of, indien dit niet in redelijkheid van hem kan worden gevraagd, rechtstreeks een melding doen bij de afdeling Onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders in het geval van een vermoeden van een misstand, als bedoeld in artikel 1, onder d, Wet Huis voor Klokkenluiders.

Artikel 3

De medewerker die wordt of is geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen kan zich wenden tot zijn direct leidinggevende, tot een vertrouwenspersoon, of tot de commissie.

§ 3. Aanwijzing en taken

Artikel 4

• 1. Bij het ministerie zijn ten minste één vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen en één vertrouwenspersoon integriteit.

• 2. De vertrouwenspersoon ressorteert als zodanig rechtstreeks onder de secretaris-generaal.

Artikel 5

• 1. De vertrouwenspersoon wordt aangewezen en van zijn taak ontheven door de secretaris-generaal.

• 2. Aanwijzing vindt plaats, behoudens tussentijdse taakontheffing, al dan niet op verzoek, voor de duur van 5 jaar en kan eenmalig met eenzelfde periode worden verlengd. In overleg met de coördinator kan van dat laatste worden afgeweken.

• 3. Indien de SG, gehoord de coördinator, overweegt een vertrouwenspersoon tussentijds van zijn taak te ontheffen, dan wordt de vertrouwenspersoon over dit voornemen gehoord.

Artikel 6

• 1. Bij het ministerie is een coördinator vertrouwenspersonen.

• 2. De coördinator vertrouwenspersonen wordt aangewezen en van zijn taak ontheven door de secretaris-generaal.

• 3. Aanwijzing vindt plaats, behoudens tussentijdse taakontheffing, al dan niet op verzoek, voor de duur van 4 jaar en kan eenmalig met eenzelfde periode worden verlengd.

Artikel 7

• 1. De vertrouwenspersoon integriteit heeft in elk geval de volgende taken en bevoegdheden:

  • a) het opvangen, begeleiden en van advies dienen van de in artikel 2 bedoelde medewerker of betrokkene;

  • b) het met toestemming van de in artikel 2 bedoelde medewerker inwinnen van inlichtingen die noodzakelijk zijn om een goed inzicht te krijgen in de melding;

  • c) het adviseren van de in artikel 2 bedoelde medewerker over eventuele vervolgstappen en het behulpzaam zijn van de melder bij eventuele vervolgstappen;

  • d) het verlenen van nazorg aan de in artikel 2 bedoelde medewerker;

  • e) het signaleren van knelpunten in de uitvoering van het beleid, het verstrekken van inlichtingen over de mogelijkheden tot voorkoming en bestrijding van niet integer gedrag in de organisatie en het geven van gevraagd of ongevraagd advies op dit gebied aan de hoofden van dienst en de secretaris-generaal;

  • f) het geven van voorlichting over de rol van de vertrouwenspersoon op het gebied van integriteit en over integriteit in het algemeen;

  • g) het registreren van de meldingen ten behoeve van de eigen roluitoefening, mede ten behoeve van de jaarlijkse rapportage aan de secretaris-generaal.

• 2. De vertrouwenspersoon integriteit heeft op het gebied van meldingen van het vermoeden van een misstand de taak die is omschreven in artikel 3, tweede lid, van de Interne Klokkenluidersregeling Rijk, Politie en Defensie.

Artikel 8

De vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen heeft in elk geval de volgende taken en bevoegdheden:

• a) het opvangen, begeleiden en van advies dienen van de in artikel 3 genoemde medewerker en het zo nodig doorverwijzen naar een professionele hulpverlenende instantie of hulpverlener;

• b) het met toestemming van de in artikel 3 bedoelde medewerker inwinnen van inlichtingen die noodzakelijk zijn om tot een goed inzicht te komen over de melding en de mogelijkheden om te komen tot een oplossing;

• c) het adviseren over het inschakelen van een deskundige, bemiddelaar of mediator, om te komen tot een oplossing;

• d) het adviseren over eventueel verder te nemen stappen en het behulpzaam zijn van de in artikel 3 bedoelde medewerker bij eventueel verder te nemen stappen;

• e) het ondersteunen en begeleiden van de in artikel 3 bedoelde medewerker bij het indienen van een klacht bij de commissie en bij het horen door de commissie;

• f) het verlenen van nazorg aan de in artikel 3 bedoelde medewerker;

• g) het signaleren van knelpunten in de uitvoering van het beleid, het verstrekken van inlichtingen over de mogelijkheden tot voorkoming en bestrijding van niet integer en ongewenst gedrag in de organisatie en het geven van gevraagd of ongevraagd advies op dit gebied aan het hoofd van dienst en de secretaris-generaal;

• h) het geven van voorlichting op het gebied van gewenst en integer gedrag en over de rol van de vertrouwenspersoon;

• i) het registreren van de meldingen ten behoeve van de eigen roluitoefening en mede ten behoeve van de jaarlijkse rapportage aan de secretaris-generaal.

Artikel 9

De coördinator heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden:

• a) het onderhouden van contacten met de vertrouwenspersonen binnen het ministerie en de afdeling P&O van de directie O&B;

• b) het zorgen voor een brede bekendheid van de vertrouwenspersonen bij de medewerkers van OCW;

• c) het initiëren en mede voorbereiden van de plenaire vergaderingen van de vertrouwenspersonen;

• d) het plannen van de jaarlijkse scholing voor de vertrouwenspersonen;

• e) bijdragen aan de werving en selectie van nieuwe vertrouwenspersonen en het mede zorgdragen voor de formele voordracht aan de secretaris-generaal door toedoen van de adviseur integriteit;

• f) controle op het naleven door de vertrouwenspersonen van de verplichtingen als bedoeld in artikel 13, derde en vierde lid;

• g) het doen intrekken van aanwijzingsbesluiten;

• h) zorgen voor intervisie en feedback aan de vertrouwenspersonen;

• i) analyseren van tussentijdse meldingen en actie (doen) ondernemen waar nodig;

• j) het bespreken van gesignaleerde trends met de vertrouwenspersonen;

• k) in overleg met de betreffende vertrouwenspersonen actie ondernemen richting de leiding van het dienstonderdeel;

• l) verzamelen van alle meldingen en deze gebruiksklaar maken voor het jaarverslag;

• m) meewerken aan het opstellen van het jaarverslag en het bespreken daarvan met de secretaris-generaal;

• n) het bijhouden, dan wel doen bijhouden, van een registratie- en documentatiesysteem;

• o) het onderhouden van contacten met de afdeling P&O van directie O&B en de adviseur integriteit in het bijzonder.

Artikel 10

• 1. De vertrouwenspersonen brengen jaarlijks gezamenlijk verslag uit aan de secretaris-generaal.

• 2. Het verslag bevat in ieder geval een overzicht van het aantal en de aard van de meldingen in het voorgaande kalenderjaar, conclusies en eventuele aanbevelingen.

• 3. De coördinator draagt er zorg voor dat aan de Departementale Ondernemingsraad ter informatie een afschrift van het jaarverslag wordt toegezonden.

§ 4. Rechten en plichten

Artikel 11

• 1. De vertrouwenspersoon kan zich, op grond van vermenging van of tegenstrijdige belangen, tegenover een klager of melder beroepen op verschoning. In dergelijke gevallen kan hij doorverwijzen naar een andere vertrouwenspersoon.

• 2. De vertrouwenspersoon handelt, naar aanleiding van een melding, uitsluitend op grond van een rechtstreeks verzoek van de melder en met diens instemming, tenzij sprake is van een misdrijf.

• 3. De vertrouwenspersoon waarborgt te allen tijde de vertrouwelijkheid.

Artikel 12

• 1. De vertrouwenspersoon geniet binnen de rijksoverheid verschoningsrecht, behoudens in de situatie dat de wet hem tot informatieverschaffing verplicht.

• 2. Indien een vertrouwenspersoon op grond van zijn verschoningsrecht weigert informatie te verstrekken heeft dit geen gevolgen voor zijn functioneren of voor zijn rechtspositie.

Artikel 13

• 1. De directeur Organisatie en Bedrijfsvoering stelt jaarlijks een budget beschikbaar voor de deskundigheidsbevordering van de vertrouwenspersonen.

• 2. Het hoofd van het dienstonderdeel waar de vertrouwenspersoon werkzaam is, draagt er zorg voor dat de vertrouwenspersoon de faciliteiten heeft die hij nodig heeft om zijn rol naar behoren te vervullen.

• 3. Nieuw aangewezen vertrouwenspersonen nemen deel aan de basistraining.

• 4. Zittende vertrouwenspersonen nemen deel aan:

  • a) het halfjaarlijkse/periodieke overleg met alle vertrouwenspersonen;

  • b) periodieke bijscholing;

  • c) periodieke intervisie.

• 5. Indien de vertrouwenspersoon niet voldoet aan een of meer van de verplichtingen als bedoeld in het derde en vierde lid, of indien de vertrouwenspersoon zijn taak niet naar behoren verricht, kan de secretaris-generaal op aangeven van de coördinator besluiten de aanwijzing in te trekken.

Artikel 14

• 1. Een vertrouwenspersoon of gewezen vertrouwenspersoon ondervindt in zijn positie in de organisatie geen nadeel van zijn activiteiten in het kader van de uitvoering van deze regeling.

• 2. Voor de beëindiging van het dienstverband van een vertrouwenspersoon – anders dan op diens initiatief – is de goedkeuring vereist van de secretaris-generaal.

• 3. De vertrouwenspersoon meldt eventuele nadelige gevolgen die hij in zijn hoedanigheid van vertrouwenspersoon ondervindt bij de coördinator en de adviseur integriteit.

• 4. Een medewerker die te goeder trouw ongewenste omgangsvormen aan de orde heeft gesteld of een klacht heeft ingediend respectievelijk een vermoedelijke integriteitsschending, anders dan het vermoeden van een misstand, heeft gemeld, ondervindt in zijn positie als medewerker geen nadeel van zijn handelwijze.

Artikel 15

Indien de vertrouwenspersoon proceskosten maakt, dan is de vergoeding zoals opgenomen in hoofdstuk 3 van de Interne klokkenluidersregeling Rijk, politie en Defensie, van overeenkomstige toepassing.

§ 5. Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 16

Voor de eerste maal worden als vertrouwenspersonen aangewezen de personen die al als zodanig waren aangewezen op grond van de Regeling klachtenprocedure ongewenst gedrag OCW 2004 of de Interne Klokkenluidersregeling Rijk, Politie en Defensie. Deze aanwijzing geldt voor de duur van vijf jaar.

Artikel 17

Deze regeling zal met toelichting in de Staatscourant worden geplaatst en treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de desbetreffende Staatscourant.

Artikel 18

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling vertrouwenspersonen integriteit en ongewenste omgangsvormen OCW 2019.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, I.K. van Engelshoven

TOELICHTING

Algemeen

Artikel 3, tweede lid, van de Arbeidsomstandighedenwet stelt expliciet dat de werkgever een beleid moet voeren gericht op voorkomen en, indien dat niet mogelijk is, beperking van psychosociale arbeidsbelasting. Met psychosociale arbeidsbelasting wordt bedoeld: factoren van direct of indirect onderscheid, met inbegrip van seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en werkdruk, die in de arbeidssituatie stress teweeg brengen. Afgezien van werkdruk, gaat het hier om ongewenste omgangsvormen.

Het beleid dient enerzijds gericht te zijn op het zoveel mogelijk voorkomen van ongewenste omgangsvormen en anderzijds, als zich ongewenste omgangsvormen voordoen, er in te voorzien dat er adequate procedures ter beschikking zijn om ongewenste omgangsvormen te (doen) stoppen en herhaling ervan te voorkomen.

Met ingang van 21 december 2016 is de Interne Klokkenluidersregeling Rijk, Politie en Defensie in werking getreden (Staatsblad 2016, 542). Bij het vermoeden van een misstand gaat het om een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een schending van wettelijke voorschriften of beleidsregels, een gevaar voor de volksgezondheid, veiligheid of het milieu, of een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten die een gevaar vormt voor het goed functioneren van de openbare dienst. Het gaat daarbij om een vermoeden van een inbreuk op de integriteit. Artikel 3, eerste lid, van de Interne Klokkenluidersregeling, Rijk, Politie en Defensie, bevat de bevoegdheid om een of meer vertrouwenspersonen (integriteit) aan te wijzen.

Sinds 1995 kende OCW een regeling ‘Klachtenprocedure Discriminatie en Seksuele Intimidatie 1995’ (besluit P&O/POZ 95010785 van 23 juni 1995). Die regeling is in 2004 aangepast en uitgebreid naar andere vormen van ongewenst gedrag met de ‘Regeling klachtenprocedure ongewenst gedrag OCW 2004 (besluit HRM/2004/55452 van 23 november 2004). Per 23 april 2019 is de hiervoor genoemde regeling ingetrokken en opgevolgd door de Regeling Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen OCW 2019 (besluit met kenmerk 1394232 van 23 april 2019).

Uitgangspunt van de Regeling Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen OCW 2019 is dat medewerkers die worden geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen zich kunnen richten tot een vertrouwenspersoon (de informele fase) of – al dan niet met de hulp van een vertrouwenspersoon – direct een schriftelijke klacht kunnen indienen bij de onafhankelijke Klachtencommissie (de formele fase). Met deze regeling is beoogd beter aan te sluiten bij hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht en de opzet en inhoud van klachtenregelingen bij de andere ministeries. Anders dan in de klachtenregelingen van het merendeel van de andere departementen, is ervoor gekozen de rol van de vertrouwenspersonen weliswaar te benoemen, maar aanwijzing, ontheffing, taken, bevoegdheden en faciliteiten van de vertrouwenspersonen in een separate regeling (de onderhavige) vast te leggen. De reden hiervoor is dat OCW, in afwijking van het merendeel van de andere departementen, zowel vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen als vertrouwenspersonen integriteit kent. Daarbij was het de wens om beide typen vertrouwenspersonen dezelfde faciliteiten, rechten, verplichtingen en rechtsbescherming te bieden.

Het doel van de nieuwe Regeling Vertrouwenspersonen integriteit en ongewenste omgangsvormen OCW 2019 is om een optimale ondersteuning te bieden aan de vertrouwenspersonen van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. De regeling verschaft voor de vertrouwenspersoon en de organisatie inzicht in:

• het kader en de uitgangspunten waarbinnen de vertrouwenspersoon zijn werkzaamheden verricht;

• de soort werkzaamheden;

• het werkveld van de vertrouwenspersoon;

• de taken van de vertrouwenspersoon;

• de rechten en plichten van de vertrouwenspersoon;

• de wijze waarop de vertrouwenspersoon wordt beschermd in zijn rol; en

• de voor de uitoefening van de rol benodigde faciliteiten.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Voor de begripsomschrijvingen is zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij bestaande regelingen of bij in andere, vergelijkbare regelingen opgenomen toepasselijke begrippen.

Voor de beschrijving van het begrip ‘integriteitsschending’ is aansluiting gezocht bij de omschrijving die daarvan door P-Direkt is opgenomen op het Rijksportaal. Toegevoegd is dat in strijd handelen met de Gedragscode Integriteit Rijk (GIR) een schending van de integriteit oplevert. Voorbeelden van een integriteitsschending zijn: belangenverstrengeling, diefstal, verduistering, corruptie, fraude, het lekken van informatie, schending van de geheimhoudingsplicht, oneigenlijk gebruik van bedrijfsmiddelen en ongewenste omgangsvormen, waaronder uitoefening van (fysiek) geweld, bedreiging en intimidatie.

Het begrip ‘medewerker’ heeft in deze regeling een ruimere betekenis dan gebruikelijk: ook personen die op basis van een andere contractuele relatie dan op basis van een ambtelijke aanstelling binnen het ministerie werkzaamheden verrichten, kunnen in voorkomende gevallen een klacht indienen en/of een beroep op een vertrouwenspersoon doen.

Met de beschrijving van het begrip ‘ongewenste omgangsvormen’ is aangesloten bij de definiëring van het begrip ‘psychosociale arbeidsbelasting’ uit de Arbeidsomstandighedenwet, die ook in het merendeel van de klachtenregelingen van de andere ministeries wordt gebruikt. Beoogd is het werkingsgebied van de regeling zo min mogelijk te beperken.

Artikel 2

Iedere medewerker, ongeacht de titel waarop hij zijn werkzaamheden bij het ministerie verricht, kan melding doen van een vermoeden van een integriteitsschending of een misstand. De direct leidinggevende is daarvoor het eerste aanspreekpunt, maar als sprake is van omstandigheden die dit niet mogelijk of verstandig maken (bijvoorbeeld omdat de melding betrekking heeft op de leidinggevende), kan de medewerker zich wenden tot een vertrouwenspersoon integriteit (VPI). De medewerker kan zich tot elke VPI van het ministerie wenden: hij is niet verplicht de VPI van zijn eigen dienstonderdeel te benaderen.

Met betrekking tot het vermoeden van een misstand is het uitgangspunt dat deze binnen de eigen organisatie wordt gemeld. Het Huis voor de klokkenluiders verricht geen onderzoek indien de melder niet eerst binnen de eigen organisatie een melding heeft gedaan, tenzij het niet in redelijkheid van hem of haar kan worden gevraagd eerst binnen de eigen organisatie te melden. Hiervan kan sprake zijn als een interne melding de melder onevenredig zou kunnen schaden of dat het aannemelijk is dat de melding niet in behandeling wordt genomen. Daarvan kan bijvoorbeeld sprake zijn als de hoogste leidinggevende betrokken is bij de vermoede misstand. Maar ook andere situaties of omstandigheden, waardoor de ambtenaar onvoldoende vertrouwen heeft in een interne melding, zijn denkbaar. De melder dient dit overigens wel aannemelijk te maken.

Een vermoeden van een misstand kan ook gemeld worden bij een andere werkgever dan bij wie de melder zelf werkzaam is (geweest). Zo kan een ambtenaar die bij het Rijk, Politie of Defensie werkt of heeft gewerkt, en die door zijn of haar werkzaamheden met een andere organisatie in aanraking is gekomen, het vermoeden hebben gekregen dat sprake is van een misstand binnen die andere organisatie. Die andere organisatie kan een onderdeel zijn van de sectoren Rijk, Politie of Defensie, maar het kan ook om, bijvoorbeeld, een gemeente of een bedrijf gaan. De melder kan in een dergelijk geval het vermoeden van een misstand melden bij een leidinggevende of een vertrouwenspersoon in die andere organisatie of, indien dat in redelijkheid niet van hem of haar kan worden gevergd, rechtstreeks bij de afdeling Onderzoek van het Huis voor klokkenluiders.

Artikel 3

Iedere medewerker, ongeacht de titel waarop hij zijn werkzaamheden bij het ministerie verricht, kan melding doen van ongewenste omgangsvormen. De direct leidinggevende is daarvoor het eerste aanspreekpunt, maar als sprake is van omstandigheden die dit niet mogelijk of verstandig maken (bijvoorbeeld omdat de melding betrekking heeft op de leidinggevende), kan de medewerker zich wenden tot een vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen (VPOO). De medewerker kan zich tot elke VPOO van het ministerie wenden: hij is niet verplicht de VPOO van zijn eigen dienstonderdeel te benaderen.

Een schriftelijke klacht wordt gericht aan

de Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen OCW

p/a Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Directie Organisatie en Bedrijfsvoering

t.a.v. de secretaris Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen OCW

postbus 16375

2500 BJ Den Haag.

Artikelen 4 en 5

Het ministerie kent een stelsel van meerdere vertrouwenspersonen: bij het bestuursdepartement en alle overige dienstonderdelen is minimaal één vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen en één vertrouwenspersoon integriteit. Daarnaast kent OCW, bij het opstellen van deze regeling, twee vertrouwenspersonen die elders binnen de Rijksoverheid werken. Combinatie van de rol van vertrouwenspersoon integriteit en vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen is in voorkomende gevallen mogelijk in overleg met de coördinator en de adviseur integriteit.

In zijn rol van vertrouwenspersoon valt de als zodanig aangewezen medewerker direct onder de secretaris-generaal. Dit houdt in dat er geen functionele relatie is tussen de medewerker in zijn rol van vertrouwenspersoon en zijn (direct) leidinggevende in de functie waarin de betreffende medewerker is aangesteld. Met die leidinggevende dient de als vertrouwenspersoon aangewezen medewerker overigens wel afspraken te maken over faciliteiten ten behoeve van zijn taken als vertrouwenspersoon.

Vertrouwenspersonen worden aangewezen en van hun taak ontheven door de secretaris-generaal. Met ingang van deze regeling, vindt aanwijzing plaats voor de duur van vijf jaar en deze periode kan één keer aansluitend met vijf jaar worden verlengd. In overleg met de coördinator vertrouwenspersonen kan een vertrouwenspersoon langer dan maximaal tien jaar als zodanig worden aangewezen. De coördinator zal betrokkene dan, via de adviseur integriteit van de directie Organisatie en Bedrijfsvoering, voordragen om opnieuw voor een periode van maximaal vijf jaar te worden aangewezen als vertrouwenspersoon, waarbij wordt aangegeven waarom dit wenselijk is.

Aanleiding voor tussentijdse taakontheffing kan bijvoorbeeld zijn dat de vertrouwenspersoon daar zelf om verzoekt, omdat hij niet voldoet aan de opleidings- en bijscholingsverplichtingen als bedoeld in artikel 13, of omdat hij zijn rol niet naar behoren invult. In dit laatste geval wordt de vertrouwenspersoon, voorafgaand aan het besluit van de secretaris-generaal, gehoord over het voornemen hem van zijn taak te ontheffen.

Artikel 6

De vertrouwenspersonen worden ondersteund door een coördinator. Ook de coördinator wordt aangewezen en van zijn taak ontheven door de secretaris-generaal. Bij totstandkoming van de onderhavige regeling, wordt de rol van coördinator vertrouwenspersonen gecombineerd met de rol van Ombudsfunctionaris personeel (OFP). De betrokken functionaris is voor 16 uur per week vrijgesteld van zijn reguliere functie.

Artikel 7, 8 en 9

De omschrijving van de taken en bevoegdheden van de vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen komen in grote lijnen overeen met de omschrijving in de Klachtenregeling seksuele intimidatie burgerlijk rijkspersoneel. Toegevoegd is de bevoegdheid om, met toestemming van de melder, noodzakelijke inlichtingen in te winnen om tot een goed inzicht te komen over de klacht en mogelijke oplossingen. Er is sprake van een beperkte bevoegdheid tot het inwinnen van inlichtingen met het oog op de privacy van derden, die door de melder worden genoemd.

De vertrouwenspersoon houdt zich nadrukkelijk niet bezig met waarheidsvinding.

Artikel 3, tweede lid, van de Interne Klokkenluidersregeling Rijk, Politie en Defensie bepaalt dat de vertrouwenspersoon integriteit in ieder geval tot taak heeft ‘een ambtenaar op diens verzoek te adviseren over het omgaan met een vermoeden van een misstand en de hoogste leidinggevende te informeren over de misstand.’ In het tweede lid van artikel 7 van de onderhavige regeling wordt integraal verwezen naar de hiervoor genoemde bepaling. Bij een vertrouwenspersoon integriteit kan men echter niet alleen het vermoeden van een misstand melden, maar ook andere categorieën van (mogelijke) integriteitsschendingen. Om die reden worden aan de vertrouwenspersoon integriteit voor het overige in grote lijnen dezelfde taken en bevoegdheden toegekend als aan de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen.

Zowel de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen als de vertrouwenspersoon integriteit biedt een luisterend oor, adviseert, coacht en ondersteunt de melder, maar hij treedt nadrukkelijk niet op als belangenbehartiger van de melder. Daarnaast geven de vertrouwenspersonen voorlichting over hun eigen rol, en over de mogelijkheden tot voorkoming en bestrijding van niet-integer gedrag en ongewenste omgangsvormen, en kunnen zij gevraagd of ongevraagd de dienst- en departementsleiding adviseren op dit terrein.

De vertrouwenspersonen dienen de meldingen te registeren ten behoeve van enerzijds hun eigen roluitoefening en anderzijds ten behoeve van de jaarlijkse rapportage aan de secretaris-generaal. Er is sprake van verwerking van persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze verwerkingsactiviteit is opgenomen in het verwerkingenregister van OCW.

De coördinator vertrouwenspersonen heeft voornamelijk een faciliterende rol richting de vertrouwenspersonen: de coördinator is het aanspreekpunt voor de vertrouwenspersonen en heeft een verbindende rol tussen de vertrouwenspersonen onderling. De coördinator is niet belast met de aansturing van de vertrouwenspersonen en heeft ten aanzien van hen geen personele bevoegdheden. Wel ziet de coördinator erop toe dat de vertrouwenspersonen voldoen aan de opleidings- en bijscholingsverplichtingen en ook overigens hun rol naar behoren invullen.

Daarnaast onderhoudt de coördinator contacten en verzorgt hij of zij afstemming met de afdeling P&O van de directie Organisatie en Bedrijfsvoering over aangelegenheden met betrekking tot de vertrouwenspersonen. Te denken valt aan aanwijzing of ontheffing van vertrouwenspersonen, het melden van gesignaleerde knelpunten, aanvullende opleidingsverzoeken, etc.

Artikel 10

De vertrouwenspersonen brengen jaarlijks gezamenlijk schriftelijk verslag uit aan de secretaris-generaal. Een delegatie van de vertrouwenspersonen, waaronder in ieder geval de coördinator, licht de rapportage ook mondeling toe.

De rapportage is geanonimiseerd. Dit betekent dat de informatie niet tot de persoon herleidbaar is.

Artikel 11

Een vertrouwenspersoon kan zich tegenover een klager of een melder beroepen op verschoning. Een vertrouwenspersoon kan zich daartoe genoodzaakt voelen, wanneer de klager of melder bijvoorbeeld een directe collega of de direct leidinggevende is van de vertrouwenspersoon, maar ook andere situaties zijn denkbaar. In dat geval kan de betreffende vertrouwenspersoon doorverwijzen naar een andere vertrouwenspersoon.

De vertrouwenspersoon handelt, naar aanleiding van een concrete melding, alleen met instemming van de melder, en hij behandelt alle informatie die hem uit hoofde van zijn rol is toevertrouwd of ter kennis is gekomen vertrouwelijk: de vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding. Dit geldt niet als sprake is van een (ambts)misdrijf. In dat laatste geval is de vertrouwenspersoon verplicht het hoofd van dienst te informeren en dient het hoofd van dienst, samen met de vertrouwenspersoon, aangifte te doen bij de politie.

Absolute geheimhouding kan overigens vrijwel nooit worden gegarandeerd. Het is daarom van belang dat de vertrouwenspersoon dit duidelijk maakt aan de potentiële klager dan wel melder.

Een uitzondering op de geheimhoudingsplicht kan slechts worden gemaakt na schriftelijke toestemming van de klager dan wel de melder, of indien sprake is van een dringende reden.

Een dringende reden is aanwezig indien is voldaan aan voorwaarde 1 of een van de voorwaarden onder 2 tot en met 6:

• 1. er is sprake van een (ambts)misdrijf of een strafbaar feit;

• 2. alles is in het werk gesteld om de toestemming van de klager te krijgen;

• 3. de vertrouwenspersoon verkeert in gewetensnood door het handhaven van de geheimhouding;

• 4. er is geen andere weg dan doorbreking van de geheimhouding om het probleem op te lossen;

• 5. het is vrijwel zeker dat het niet doorbreken van de geheimhouding voor betrokkenen of derden aanwijsbare en ernstige schade en/of gevaar zal opleveren;

• 6. de vertrouwenspersoon is er vrijwel zeker van dat de doorbreking van de geheimhouding de hiervoor bedoelde schade of het gevaar aan betrokkenen of derden in belangrijke mate zal voorkomen of beperken.

De vertrouwenspersoon treedt voorafgaand aan het doorbreken van de geheimhouding in overleg met een collega-vertrouwenspersoon of de coördinator. De klager dan wel melder wordt van tevoren op de hoogte gesteld van het voornemen om de geheimhouding te doorbreken. Bij voorkeur dient de vertrouwenspersoon, voorafgaand aan het doorbreken van de geheimhouding, op schrift de instemming van de klager of melder te verkrijgen. Zo nodig kan de vertrouwenspersoon zich hier dan later (als bewijs) op beroepen.

Artikel 12

De vertrouwenspersoon hoeft geen uitspraken te doen tegenover derden binnen het Rijk over zaken die hem uit hoofde van zijn functie zijn toevertrouwd. De vertrouwenspersoon kan zich ook tegenover de Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen OCW op zijn verschoningsrecht beroepen.

Tegenover een rechter heeft een vertrouwenspersoon geen verschoningsrecht. Als de rechter in een concreet geschil (vertrouwelijke) informatie essentieel acht voor de oordeelsvorming, is de vertrouwenspersoon verplicht deze informatie te verstrekken. Het verschoningsrecht geldt evenmin als sprake is van een (ambts)misdrijf.

Het weigeren informatie te verstrekken mag geen gevolgen hebben voor het verrichten van werkzaamheden van de functie waarin de vertrouwenspersoon is aangesteld of voor de rechtspositie van de medewerker die als vertrouwenspersoon is aangewezen. Onder nadelige gevolgen voor de rechtspositie worden in ieder geval verstaan:

• ontslag anders dan op eigen verzoek;

• het tussentijds niet beëindigen of niet verlengen van de aanstelling in tijdelijke dienst;

• het verplaatsen of overplaatsen of het weigeren van een verzoek daartoe;

• het treffen van een ordemaatregel;

• het treffen van een disciplinaire maatregel;

• het onthouden van salarisverhoging;

• het onthouden van promotiekansen;

• het afwijzen van een verzoek om verlof.

Artikel 13

De vertrouwenspersoon heeft recht op de faciliteiten die hij nodig heeft om zijn rol te kunnen vervullen. Hierbij valt te denken aan het kunnen beschikken over een ruimte waarin de privacy van vertrouwelijke gesprekken kan worden gegarandeerd, en waar vertrouwelijke telefoongesprekken kunnen worden gevoerd.

De vertrouwenspersoon heeft naast het vertrouwenswerk een reguliere functie. De vertrouwenspersoon dient de gelegenheid en de tijd te krijgen de werkzaamheden uit te voeren die uit zijn rol voortvloeien. Om die reden ontvangt het hoofd van de dienst waaronder de als vertrouwenspersoon aangewezen medewerker ressorteert, een afschrift van het aanwijzingsbesluit en de begeleidende brief. De als vertrouwenspersoon aangewezen medewerker en zijn direct leidinggevende dienen vervolgens afspraken te maken over tijdsbesteding en andere faciliteiten. De vertrouwenspersoon dient in ieder geval vrijgesteld te worden voor deelname aan de verplichte basistraining, periodieke bijscholing, intervisie en het periodieke overleg met alle vertrouwenspersonen.

Deelname aan de (bij)scholingsactiviteiten is verplicht en de coördinator ziet toe op de naleving hiervan. Als een vertrouwenspersoon de verplichtingen, genoemd in het derde en vierde lid van dit artikel, niet of onvoldoende nakomt, of zijn rol niet naar behoren invult, kan de aanwijzing als vertrouwenspersoon worden ingetrokken. Voorafgaand aan een dergelijk besluit, wordt de vertrouwenspersoon gehoord (zie ook artikel 5, derde lid en de toelichting daarop), zodat kan worden bepaald of sprake is van verschoonbare omstandigheden. Te denken valt, bijvoorbeeld, aan ziekte of onvoldoende faciliteiten (tijd).

Artikel 14

In het eerste lid van dit artikel is de rechtsbescherming van de vertrouwenspersoon geregeld. De vertrouwenspersoon heeft een vergelijkbare ontslag- en benadelingsbescherming als een lid van de ondernemingsraad, met dit verschil dat in deze ministeriële regeling niet is opgenomen dat de (gewezen) vertrouwenspersoon de rechter kan verzoeken te bepalen dat de bestuurder gevolg dient te geven aan bepalingen uit de regeling, zoals dat in het eerste lid van artikel 21 van de Wet op de Ondernemingsraden voor OR-leden is vastgelegd.

Onder het huidige bestuursrecht kan een vertrouwenspersoon, die benadeling ondervindt als gevolg van de uitvoering van zijn taken als vertrouwenspersoon, een besluit uitlokken bij het bevoegd gezag. Tegen dat besluit staat vervolgens bezwaar en beroep bij de bestuursrechter open. Ook na invoering van de Wet normalisatie rechtspositie ambtenaren per 1 januari 2020 staat een dergelijke gang naar de rechter open voor iedere medewerker. In het geval van vermeend ondervonden nadeel kan de vertrouwenspersoon de rechter dan vragen voor recht te verklaren dat dit zo is en op te dragen de gevolgen daarvan ongedaan te maken.

Voor het zover komt, kan de vertrouwenspersoon echter ook gebruik maken van de escalatiemogelijkheid die in het derde lid wordt geboden: indien de vertrouwenspersoon meent dat hij wordt benadeeld als gevolg van zijn aanwijzing als vertrouwenspersoon, als hij meent dat hij onvoldoende wordt gefaciliteerd, of dat hem het functioneren als vertrouwenspersoon moeilijk wordt gemaakt door zijn (direct) leidinggevende, kan hij dit aankaarten bij de coördinator, of rechtstreeks bij de adviseur integriteit. De coördinator of de adviseur integriteit escaleren in een dergelijke situatie richting het hoofd Domein P&O of – in het uiterste geval – richting de secretaris-generaal.

Onder ´nadeel’ wordt in ieder geval verstaan:

• ontslag anders dan op eigen verzoek;

• het tussentijds niet beëindigen of niet verlengen van de aanstelling in tijdelijke dienst;

• het verplaatsen of overplaatsen of het weigeren van een verzoek daartoe;

• het treffen van een ordemaatregel;

• het treffen van een disciplinaire maatregel;

• het onthouden van salarisverhoging;

• het onthouden van promotiekansen;

• het afwijzen van een verzoek om verlof.

Een voornemen tot beëindiging van het dienstverband, anders dan op eigen verzoek, van een als vertrouwenspersoon aangewezen medewerker, moet worden geaccordeerd door de secretaris-generaal.

Het vierde lid van dit artikel regelt de rechtsbescherming van de melder of klager. Een medewerker die te goeder trouw melding heeft gemaakt van ongewenste omgangsvormen, een klacht daarover heeft ingediend of een vermoedelijke schending van de integriteit heeft gemeld, mag daarvan geen nadeel ondervinden in zijn positie als medewerker.

De rechtsbescherming van melders van een vermoeden van een misstand is vastgelegd in artikel 2 van de Interne Klokkenluidersregeling Rijk, Politie en Defensie.

Artikel 15

Op grond van hoofdstuk 3 van de Interne Klokkenluidersregeling Rijk, Politie en Defensie heeft de vertrouwenspersoon integriteit aanspraak op een vergoeding van de proceskosten die hij maakt als hij een bezwarenprocedure of een rechtszaak aanspant in verband met benadeling als gevolg van de uitoefening van zijn taak als vertrouwenspersoon integriteit. Artikel 15 van de onderhavige regeling maakt dat de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen in gelijke omstandigheden ook aanspraak heeft op vergoeding van proceskosten.

Artikel 16

Bij totstandkoming van de onderhavige regeling kende het ministerie al een stelsel van vertrouwenspersonen. De vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen waren aangewezen op grond van de Regeling klachtenprocedure ongewenst gedrag OCW 2004 en de vertrouwenspersonen integriteit op grond van Interne Klokkenluidersregeling Rijk, Politie en Defensie. Aanwijzing gold voor onbepaalde tijd. De op grond van de hiervoor genoemde regelingen aangewezen vertrouwenspersonen, worden – bij inwerkingtreding van de onderhavige regeling – opnieuw aangewezen, maar nu voor de duur van vijf jaar.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, I.K. van Engelshoven