Besluit van de Directeur van het Bureau Financieel Toezicht van 11 december 2018, tot het verlenen van machtiging aan P-Direkt

Gelet op artikel 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht;

• gelet op het Instellingsbesluit baten-lastendienst P-Direkt van 11 februari 2009;

• gelet op het besluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 28 juli 2009 houdende de Oprichting van een Shared Service Center HRM voor Personeelsregistratie en Salarisadministratie

Besluit:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. P-Direkt:

de baten-lastendienst, ingesteld bij besluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Minister van Financiën van 11 februari 2009;

b. machtiging:

de bevoegdheid om in naam van de Directeur van het Bureau Financieel Toezicht handelingen te verrichten die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

Artikel 2

• 1. De directeur P-Direkt wordt gemachtigd tot het verrichten van feitelijke handelingen die verband houden met de dienstverlening van P-Direkt aan het Bureau Financieel Toezicht.

• 2. Met betrekking tot de Algemene verordening gegevensbescherming:

  • a. De directeur P-Direkt wordt gemachtigd om in het kader van de dienstverlening aan het Bureau Financieel Toezicht verwerkingen van persoonsgegevens uit te voeren als verwerker in de zin van artikel 4, achtste onderdeel, van de Algemene verordening gegevensbescherming. De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats overeenkomstig de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst 2017.

    De machtiging wordt geacht te gelden als rechtshandeling in de zin van artikel 28, derde lid, van de Algemene verordening gegevensbescherming.

  • b. De directeur P-Direkt heeft geen machtiging tot uitvoering van de artikel 16 tot en met 18 van de Algemene verordening gegevensbescherming dan na een besluit van of namens de Directeur van het Bureau Financieel Toezicht.

• 3. Met betrekking tot de Archiefwet 1995 wordt de directeur van P-Direkt gemachtigd:

  • a. om op basis van het daartoe strekkende besluit van de Directeur van het Bureau Financieel Toezicht papieren documenten door reproducties te vervangen teneinde de aldus vervangen papieren documenten te vernietigen, overeenkomstig artikel 7 van de Archiefwet 1995;

  • b. om papieren documenten te scannen en de gescande documenten aan het digitale dossier toe te voegen, waarbij de originele papieren documenten worden bewaard totdat vervanging als bedoeld in het derde lid, onder a, is toegestaan;

  • c. om op basis van een daartoe strekkend besluit van of namens de Directeur van het Bureau Financieel Toezicht de archiefbescheiden te vernietigen overeenkomstig artikel 3 van de Archiefwet 1995.

• 4. Voor de toepassing van artikel 4 van de Wet openbaarheid van bestuur worden documenten die berusten bij P-Direkt geacht te berusten bij het Bureau Financieel Toezicht. De directeur P-Direkt heeft geen machtiging namens de Directeur van het Bureau Financieel Toezicht verzoeken in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur zonder tussenkomst van of namens de Directeur van het Bureau Financieel Toezicht af te handelen.

Artikel 3

De uitoefening van de machtiging, bedoeld in artikel 2, geschiedt met inachtneming van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en richtlijnen.

Artikel 4

De directeur P-Direkt kan met betrekking tot zijn bevoegdheden, bedoeld in artikel 2, machtiging verlenen aan één of meer onder hem ressorterende functionarissen. De directeur P-Direkt stelt de Directeur van het Bureau Financieel Toezicht op de hoogte van een dergelijke machtiging.

Artikel 5

• 1. De machtiging geldt voor de duur van de dienstverlening van P-Direkt aan het Bureau Financieel Toezicht.

• 2. De uitoefening van de machtiging vindt plaats vanaf de datum waarop het Bureau Financieel Toezicht gebruik maakt van de dienstverlening van P-Direkt.

• 3. Alle besluiten van voor inwerkingtreding van dit besluit, inhoudende een machtiging aan P-Direkt of zijn rechtsvoorganger tot het verrichten van feitelijke handelingen op het gebied van personeels- en salarisadministratie, worden ingetrokken per datum van inwerkingtreding van dit besluit.

Artikel 6

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden gepubliceerd.

Utrecht, 17 april 2019

Namens het Bureau Financieel Toezicht, de voorzitter van het bestuur, voor deze, M.C. Kaptein Directeur

TOELICHTING

Algemeen

P-Direkt is een baten-lastendienst, die ondergebracht is bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (Staatscourant 4 maart 2009, nr. 43). Het is het Shared Service Centrum op het gebied van salaris- en personeelsadministratie en andere e-hrm diensten voor de ministeries (exclusief het Ministerie van Defensie).

P-Direkt verwerkt en beheert (personeels)gegevens, onder andere voor de volgende onderwerpen:

• salarissen, inclusief aanverwante personele regelingen;

• overige financiële vergoedingen aan personeel (zoals declaraties voor reis- en studiekosten);

• verlof;

• ziekteverzuim;

• aanstellingen;

• ontslag;

• formatie- en organisatie.

Verder levert P-Direkt:

• actuele informatie over rijksbrede P&S-gerelateerde wet- en regelgeving en arbeidsvoorwaarden.

• management- en beleidsondersteunende informatie binnen het aandachtsgebied salaris- en personeelsadministratie.

In feite gaat het om de gehele administratieve en registratieve functie op salaris- en personeelsadministratie gebied (zie hiervoor de Producten Dienstengids van P-Direkt).

Om deze dienstverlening mogelijk te maken maakt P-Direkt gebruik van een aantal geavanceerde ICT-systemen, zoals SAP-portaal (P-Direkt-portaal), SAP HR, SAP Payroll en Pandora (een centrale record management applicatie, waarin personeelsdossiers digitaal zijn opgeslagen). Tevens onderhoudt P-Direkt de content van de HRM-informatie op Rijksportaal Personeel.

De dienstverlening door P-Direkt brengt met zich mee dat door P-Direkt een groot aantal feitelijke uitvoeringshandelingen wordt verricht:

• handelingen die voortvloeien uit en samenhangen met een concreet besluit cq. concrete actie van een manager bij het Bureau Financieel Toezicht of medewerker bij het Bureau Financieel Toezicht via het P-Direkt-portaal. Denk bijvoorbeeld aan nabewerking van mutaties;

• handelingen die niet (rechtstreeks) voortvloeien uit het P-Direkt-portaal maar wel verband houden met personeels- en salarisadministratie, bv. betalingen en inhoudingen, informatieverstrekking aan het Bureau Financieel Toezicht en derden, uitvoeren collectieve mutaties (bijvoorbeeld naar aanleiding van wijziging arbeidsvoorwaarden), uitvoeren levensloop, aanvragen WIA-uitkeringen, verstrekken werkgeversverklaringen, verstrekken verklaringen ten behoeve van de sociale verzekeringsbank (SVB), indienen van claims op basis van verhaalswet ongevallen ambtenaren (indienen bij loyalis), aanvragen en verwerken vangnetsituaties (UWV);

• handelingen die erop gericht zijn om zogenaamde mergefiles te vervaardigen, op basis waarvan het Bureau Financieel Toezicht schriftelijke documenten kunnen genereren in die gevallen waarin (nog) een schriftelijk besluit is vereist;

• inzien van (daarvoor in aanmerking komende) stukken in het digitale personeelsdossier, ondermeer ten behoeve van de beantwoording van vragen van medewerkers;

• toevoegen van stukken aan het digitale personeelsdossier, hetzij langs elektronische weg, hetzij langs fysieke weg (via scannen), bijvoorbeeld kopieën van aanvragen van vergoedingen op basis van de Ziektewet (vangnetters) of op basis van de Wazo (Wet arbeid en zorg);

• vernietigen van papieren stukken die door P-Direkt (volgens de daarvoor geldende standaard) worden gedigitaliseerd en aan het digitale personeelsdossier worden toegevoegd;

• vernietigen van in het digitale personeelsdossier opgeslagen stukken aan de hand van het BSD.

Tot het verrichten van deze feitelijke handelingen dient P-Direkt gemachtigd te worden door de opdrachtgever, zijnde het Bureau Financieel Toezicht, temeer die opdrachtgever ook eigenaar van de data blijven. Het onderhavige besluit voorziet daarin en voorkomt dat telkens om een (deel)machtiging moet worden verzocht, hetgeen weinig doelmatig zou zijn. In voorkomende gevallen zal P-Direkt overigens wel expliciet toestemming vragen bij voorgenomen handelingen, bijvoorbeeld indien:

• P-Direkt voornemens is om tot vernietiging over te gaan van digitale documenten die op grond van het basisselectie-document daarvoor in aanmerking komen; P-Direkt zal, alvorens het tot daadwerkelijke vernietiging overgaat, een zgn. vernietigingslijst ter verificatie en goedkeuring aan het departement sturen.

• P-Direkt voornemens is om over te gaan tot niet-reguliere informatieverstrekking.

P-Direkt zal overigens geen papieren documenten die het onder zich heeft vanwege artikel 2, lid 3 onder b vernietigen voordat een besluit als bedoeld in artikel 2, lid 3 onder a is genomen.

Voorts zal P-Direkt waar nodig vooraf afstemmen met betrokken rijksbrede onderdelen of gremia.

Artikelsgewijs

Artikel 2

Lid 1

In het eerste lid is bepaald dat de machtiging wordt verleend aan de directeur van P-Direkt en zich uitstrekt tot het verrichten van feitelijke handelingen, voor zover die handelingen verband houden met de dienstverlening van het Bureau Financieel Toezicht door P-Direkt.

Er wordt een indicatieve en geen limitatieve opsomming van de feitelijke handelingen gegeven. Gezien de veelheid en diversiteit van de te verrichten feitelijke handelingen is het niet doenlijk om die allemaal op te sommen en in een regel te vatten. Daar komt bij dat een limitatieve opsomming het risico heeft dat een bepaalde handeling "buiten de boot valt", waardoor die alsnog aan de opsomming moet worden toegevoegd. Dit heeft als nadeel dat iedere aanpassing van de opsomming een wijziging van de machtiging vergt.

Om deze redenen wordt volstaan met het stellen van de voorwaarde dat de feitelijke handelingen verband moeten houden met de dienstverlening aan het Bureau Financieel Toezicht door P-Direkt, daaronder begrepen wijzigingen of aanvullingen die voortvloeien uit nieuwe of aanvullende afspraken met het Bureau Financieel Toezicht. Denk bij dit laatste bijvoorbeeld aan specifieke dienstverlening die in het kader van het afsluiten van een zogenaamd overdrachtsprotocol eventueel kan worden overeengekomen.

Lid 2

Onder a

Het tweede lid heeft betrekking op de machtiging tot het verwerken van persoonsgegevens waarop de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing is. De uitvoering van de dienstverlening aan het Bureau Financieel Toezicht brengt namelijk met zich, dat P-Direkt persoonsgegevens van medewerkers van het Bureau Financieel Toezicht verwerken als verwerker in de zin van artikel 4, onder acht, van de AVG. Daarbij wordt gehandeld overeenkomstig de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR 2017), die aangeeft hoe P-Direkt bij de verwerking van persoonsgegevens invulling geeft aan de informatiebeveiliging.

Bij bewerkerschap schrijft artikel 28, derde lid, van de AVG voor dat de uitvoering van de verwerkingen door de verwerker wordt geregeld in een overeenkomst of een andere rechtshandeling, waardoor een verbintenis ontstaat tussen de verwerker en de Directeur van het Bureau Financieel Toezicht als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Hiertoe wordt een aparte verwerkingsovereenkomst aangegaan.

Onder b

Op grond van artikel 16 van de AVG kan de betrokkene verzoeken om rectificatie indien de gegevens feitelijk onjuist zijn.

Lid 3

Onder a

Artikel 7 van de Archiefwet 1995 geeft de Directeur van het Bureau Financieel Toezicht de bevoegdheid om papieren documenten te digitaliseren of scannen, waarna de oorspronkelijke papieren documenten vernietigd mogen worden. De digitale of gescande documenten vervangen dan de papieren documenten. Dit geldt voor zowel op termijn vernietigbare stukken als stukken die voor permanente bewaring in aanmerking komen. Als de Directeur van het Bureau Financieel Toezicht tot vervanging van papieren documenten wil overgaan, moet hij volgens artikel 7 van de Archiefwet 1995 een besluit daartoe nemen. In het derde lid, onder a, is bepaald dat P-Direkt pas tot vervanging en vernietiging van de papieren documenten zal overgaan als de Directeur van het Bureau Financieel Toezicht daartoe een besluit heeft genomen.

Onder b

Het derde lid, onder b, bevat de machtiging aan P-Direkt om papieren documenten wel te scannen, maar niet te vernietigen zolang de Directeur van het Bureau Financieel Toezicht nog geen besluit tot vervanging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995 heeft genomen. Door deze machtiging kan het beheer van de personeels- en salarisadministratie door P-Direkt zich richten op de gescande documenten.

Onder c

Het derde lid, onder c, voorziet in de machtiging aan P-Direkt om archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verlopen te vernietigen.

Lid 4

Artikel 3, eerste lid, van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) bepaalt, dat een ieder een verzoek om informatie neergelegd in documenten over een bestuurlijke aangelegenheid kan richten tot een bestuursorgaan of een onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan werkzame instelling, dienst of bedrijf.

In artikel 4 van de Wob is bepaald, dat indien het verzoek betrekking heeft op gegevens in documenten die berusten bij een ander bestuursorgaan dan dat waarbij het verzoek is ingediend, de verzoeker zo nodig naar dat orgaan wordt verwezen. Is het verzoek schriftelijk gedaan, dan wordt het doorgezonden onder mededeling van de doorzending aan de verzoeker.

Hieruit kan worden afgeleid dat P-Direkt zelf kan worden aangesproken te reageren op een Wob-verzoek. Dat is minder wenselijk en wordt dan ook door het vierde lid uitgesloten.

Artikel 3

Voor de uitvoering van de feitelijke handelingen waarvoor machtiging is verleend, gelden regels en voorschriften.

Benadrukt wordt dat de uitoefening van de machtiging aan P-Direkt plaatsvindt met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving en richtlijnen. In dit verband wordt genoemd de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR 2017), die aangeeft hoe P-Direkt bij de verwerking van persoonsgegevens invulling geeft aan de informatiebeveiliging. Bij de uitoefening van de machtiging handelt P-Direkt conform dat normenkader. Tevens is P-Direkt gehouden aan de afspraken die jaarlijks worden gemaakt in het kader van het zogenaamde informatiestatuut DGOBR-ICOP Het doel van het informatiestatuut is om ten behoeve van de beleidsvoorbereiding,- uitvoering en – verantwoording voor de verantwoordelijke interdepartementale commissies (ICOP, ICCIO, ICFH en ICIA) informatie te verzamelen.

Het informatiestatuut legt vast:

• de gevraagde informatie;

• op welke wijze, wanneer en volgens welke procedure de informatie zal worden verkregen;

• hoe omgegaan wordt met incidentele informatiebehoefte;

• de toestemming van de gegevenseigenaren (ministeries) aan DGOBR om de in het informatiestatuut omschreven gegevens aan centraal beschikbare gegevensbestanden (bijvoorbeeld P-Direkt, EC O&P) of bij SSO’s en leverancierinformatie van categoriemanagers te onttrekken;

• de toestemming om bepaalde bewerkingen en/of verrijkingen op de informatie uit te (laten) uitvoeren;

• de toestemming om bepaalde gegevens te gebruiken in rapportages (bijvoorbeeld in de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk, de monitor duurzame bedrijfsvoering of de spendtool). Indien de wens bestaat om de informatie op een andere manier te gebruiken dan aangegeven in dit informatiestatuut wordt dit vooraf afgestemd met de betreffende organisatie.

Uitgangspunt van de informatie-uitwisseling is dat, daar waar mogelijk, gebruik zal worden gemaakt van basisbestanden waaruit de informatie geautomatiseerd kan worden geleverd. Bijvoorbeeld door de systemen van P-Direkt en SSC-ICT. Dit beperkt de uitvoeringslast voor de ministeries, bovendien zijn deze systemen vaak van een audit voorzien zodat de betrouwbaarheid van de informatie kan worden gegarandeerd.

Artikel 4

Dit artikel bepaalt dat de directeur P-Direkt de onder hem ressorterende functionarissen kan machtigen de feitelijke handelingen te verrichten. Daaronder vallen niet alleen ambtenaren werkzaam bij P-Direkt, maar ook personen die werkzaam zijn op basis van een uitzendovereenkomst, detachering, opdracht en stage. De bevoegdheid tot het verrichten van de feitelijke handelingen vloeit voort uit de aanstelling, de uitzendovereenkomst, detacheringsovereenkomst, opdracht of stageovereenkomst en omvat alle feitelijke handelingen die uit hoofde daarvan worden verricht. Hiermee wordt ook de overgangssituatie afgedekt waarin, bijvoorbeeld:

• handelingen worden uitgevoerd door bij P-Direkt gedetacheerde medewerkers of externen die in opdracht van P-Direkt werken;

Artikel 5

De machtiging heeft betrekking op het verrichten van feitelijke handelingen die voortkomen uit de dienstverlening die P-Direkt aan het Bureau Financieel Toezicht levert. Hoever de machtiging zich uitstrekt, is dus afhankelijk van de duur en de omvang van de dienstverlening die het Bureau Financieel Toezicht met P-Direkt is overeengekomen.

De uitoefening van de machtiging aan P-Direkt vindt plaats vanaf het moment dat het Bureau Financieel Toezicht gebruik maakt van de dienstverlening van P-Direkt