Bestuursreglement Dopingautoriteit

Gelet op artikel 8 van de Wet uitvoering antidopingbeleid en artikel 11 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen besluit de voorzitter van de Dopingautoriteit het volgende reglement vast te stellen. Dit reglement wordt aangeduid als ‘Bestuursreglement Dopingautoriteit’. Binnen de kaders die voor het governancemodel tussen eigenaar – opdrachtgever – Dopingautoriteit in de governancevisie¹ zijn beschreven, legt de Dopingautoriteit in dit document regels over taakuitoefening, samenwerking en besluitvorming, integriteit, mandaat en volmacht vast. Op deze manier wordt mede invulling gegeven aan de Code Goed Bestuur Publieke Dienstverleners van de Handvestgroep Publiek Verantwoorden.

BEGRIPSBEPALINGEN

Dit bestuursreglement verstaat onder:

Awb:

Algemene wet bestuursrecht.

Voorzitter:

Degene die door de Minister als voorzitter van de Dopingautoriteit is benoemd.

Bestuurstafel:

De vergadering van de voorzitter met de COO en afdelingshoofden van de Dopingautoriteit of hun plaatsvervangers, eventueel aangevuld met derden (medewerkers Dopingautoriteit of externen).

COO:

Chief Operating Officer. In de mandaat- en volmachtregeling worden de verantwoordelijkheden uitgewerkt.

Dopingautoriteit:

Het zboDopingautoriteit als bedoeld in artikel 4 van de Wet uitvoering antidopingbeleid.

Minister:

De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

GDS-commissie:

Geneesmiddelen Dispensatie Sportercommissie

GDS-beroepscommissie:

Geneesmiddelen Dispensatie Sporter beroepscommissie

Wereld Anti-Doping Agentschap:

Stichting naar Zwitsers recht, die op 10 november 1999 werd opgericht en die tot doel heeft de strijd tegen het gebruik van doping in de sport te bevorderen en te coördineren op internationaal niveau.

Wereld Anti-Doping Code:

Door het Wereld Anti-Doping Agentschap vastgestelde document dat de basis vormt voor dopingreglementen en het mondiale antidopingbeleid en dat ingevolge artikel 3 van de Wet uitvoering antidopingbeleid is bekend gemaakt.

ARTIKELEN

1. De Voorzitter

• 1.1 De Minister benoemt de voorzitter.

• 1.2 De Minister stelt de bezoldiging van de voorzitter vast.

2. Uitoefening taken en bevoegdheden van de voorzitter

• 2.1 De voorzitter is belast met het bestuur van de Dopingautoriteit, zorgt voor een eigentijds personeelsbeleid, en geeft leiding aan de medewerkers van de Dopingautoriteit.

• 2.2 De voorzitter draagt zorg voor de uitvoering van de wettelijke taken, voor de kwaliteit van de uitvoering, van de resultaten en de producten van de Dopingautoriteit, en voor de duurzame bedrijfsvoering van de Dopingautoriteit.

• 2.3 De voorzitter is gesprekspartner van de Minister.

• 2.4 De voorzitter vertegenwoordigt de Dopingautoriteit in en buiten rechte.

• 2.5 De voorzitter is verantwoordelijk voor de middelen die voor de uitvoering van de taken van de Dopingautoriteit beschikbaar zijn gesteld en is bevoegd tot het sluiten van overeenkomsten en het aangaan van financiële verplichtingen die de Dopingautoriteit betreffen.

• 2.6 De voorzitter draagt zorg voor het opstellen van een begroting, een meerjarenraming en een werkprogramma voor de uitoefening van de taken die genoemd zijn in de Wet uitvoering antidopingbeleid.

• 2.7 De voorzitter regelt de structuur en de werkwijze van de organisatie, waaronder het kwaliteitsbeleid van de Dopingautoriteit.

• 2.8 De voorzitter draagt zorg voor de opzet en werking van een risicobeheersings- en controlesysteem ten behoeve van de beheersing van de primaire en ondersteunende processen.

• 2.9 De voorzitter draagt zorg voor de opzet en werking van een adequaat managementinformatiesysteem.

• 2.10 De voorzitter stelt een personeelsvertegenwoordiging in voor de medezeggenschap en betrekt deze vertegenwoordiging voorafgaand aan de besluitvorming over zaken zoals beschreven in de Wet op de Ondernemingsraad.

• 2.11 De voorzitter draagt zorg voor de tijdige informatievoorziening aan de Minister als bedoeld in artikel 20 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen, met inachtneming van de wettelijke voorschriften en beperkingen met betrekking tot het verstrekken van vertrouwelijke gegevens.

3. Ondersteuning en vervanging van de voorzitter

• 3.1 De voorzitter belegt de functie van Chief Operating Officer (COO) bij één van de medewerkers van de Dopingautoriteit.

• 3.2 In voorkomende gevallen wordt de voorzitter vervangen door de COO.

4. Besluit organisatie, mandaat, volmacht en machtiging

De voorzitter stelt een mandaat- en volmachtregeling vast. Hierin worden mandaat, volmacht en machtigingen, en de daaraan gerelateerde bevoegdheden beschreven, evenals de reikwijdte en het organisatieonderdeel van de Dopingautoriteit waarop deze van toepassing zijn.

5. Besluiten van beheersmatige aard

De voorzitter draagt er zorg voor dat de Dopingautoriteit zich als publiekrechtelijk orgaan bij haar bedrijfsvoering processen zo veel mogelijk richt op hetgeen voldoet aan de uitgangspunten, kaders en beleid zoals die bij de Rijksoverheid gelden, onverlet de eigen verantwoordelijkheid van de Dopingautoriteit.

6. De vergaderingen van de bestuurstafel

• 6.1 De voorzitter leidt op een door de voorzitter te bepalen plaats en wijze de vergaderingen van de bestuurstafel. De COO en afdelingshoofden van de Dopingautoriteit zijn de vaste deelnemers van de bestuurstafel en wonen deze vergaderingen bij.

• 6.2 De bestuurstafel vergadert tenminste eenmaal per maand op door de voorzitter vast te stellen data en tijdstippen, of vaker als de voorzitter dit nodig acht of de COO, of één van de afdelingshoofden zulks met redenen omkleed verzoekt.

• 6.3 De voorzitter stelt de agenda van de vergaderingen van de bestuurstafel vast. De voorzitter zorgt voor tijdige verspreiding van de voor de vergadering bestemde stukken onder de deelnemers.

• 6.4 De voorzitter draagt er zorg voor dat er van de vergaderingen van de bestuurstafel een zakelijk verslag (besluitenlijst en actielijst) wordt opgemaakt, dat in de eerstvolgende vergadering van de bestuurstafel door de voorzitter wordt vastgesteld.

• 6.5 De vergaderingen van de bestuurstafel zijn niet openbaar, tenzij de voorzitter anders beslist.

• 6.6 De voorzitter kan zich tijdens de (gehele of gedeeltelijke) vergadering laten bijstaan door derden. De vaste deelnemers van de bestuurstafel (artikel 6.1) kunnen een verzoek indienen bij de voorzitter om derden te laten aansluiten tijdens een vergadering.

7. Bestuurlijke besluitvorming

• 7.1 De voorzitter streeft er naar om zijn besluiten in de vergadering van de bestuurstafel te nemen, en houdt zoveel mogelijk rekening met de standpunten van de deelnemers van de bestuurstafel. De voorzitter is echter gerechtigd buiten de vergadering gedocumenteerd besluiten te nemen. De besluiten die buiten de vergadering zijn genomen, worden vastgelegd in het verslag van de daarop volgende vergadering van de bestuurstafel.

• 7.2 Bij de voorbereiding van besluiten zorgt de voorzitter dat de nodige informatievergaring heeft plaatsgevonden en neemt die aantoonbaar mee in zijn afweging en besluitvorming.

• 7.3 De voorzitter kan bij de voorbereiding van besluiten gebruik maken van een commissie of advies inwinnen bij de Raad van Advies.

8. Tegenstrijdige belangen

• 8.1 De voorzitter meldt wanneer een mogelijk persoonlijk belang tegenstrijdig is aan het belang van de Dopingautoriteit als organisatie of aan de uitvoering van de wettelijke taak van de Dopingautoriteit voorafgaand aan besluitvorming of bespreking van een agendapunt aan de bestuurstafel, en verschaft daarover alle relevante informatie.

• 8.2 Indien artikel 8.1 van toepassing is, neemt de voorzitter niet deel aan (de behandeling van) de besluitvorming over de betreffende aangelegenheid, en dan treedt artikel 3.2 in werking.

• 8.3 Indien artikel 8.1 van toepassing is, wordt hiervan expliciet melding gemaakt in het verslag van de vergadering van de bestuurstafel als bedoeld in artikel 6.4.

9. Raad van Advies

• 9.1 De voorzitter stelt een Raad van Advies in.

• 9.2 De voorzitter stelt een profiel op voor de leden van de Raad van Advies, benoemt deze en stelt een reglement op voor de Raad van Advies.

• 9.3 De Raad van Advies adviseert de voorzitter gevraagd en ongevraagd over:

  • de strategische agenda;

  • de continuïteit en kwaliteit van de uitvoering van de taken van de Dopingautoriteit; en

  • organisatieontwikkelingen op lange termijn.

  Daarnaast fungeert de Raad van Advies als permanente tegenkracht voor de voorzitter.

• 9.4 Binnen een publiekrechtelijke organisatie hebben een Audit Advies Commissie en een Raad van Advies hebben ieder een eigen aandachtsgebied. Gezien de omvang van de Dopingautoriteit is het passend de taken van de Audit Advies Commissie te integreren binnen de Raad van Advies. De portefeuille van de Audit Advies functie wordt bij tenminste één lid van de Raad van Advies ondergebracht.

• 9.5 De portefeuillehouder(s) van de Audit Advies functie adviseren de voorzitter gevraagd en ongevraagd over:

  • de kwaliteit van de financiële verantwoording;

  • het borgen van de kwaliteit (auditbeleid) van de bedrijfsvoering op een rechtmatige en doelmatige publieke taakuitoefening;

  • het risicomanagement;

  • de informatiebeveiliging en privacy; en

  • de governance van de Dopingautoriteit.

• 9.6 De voorzitter kan de Raad van Advies aanvullen met externe adviseurs met specifieke kennis.

• 9.7 De voorzitter draagt er zorg voor dat de adviezen van de Raad van Advies voorzien van een appreciatie aan de Minister worden toegezonden. De voorzitter besteedt in het jaarverslag aandacht aan de wijze waarop hij is omgegaan met adviezen van de Raad van Advies.

• 9.8 De leden van de Raad van Advies ontvangen een vergoeding voor hun werkzaamheden. Bij het verlenen van de vergoeding neemt de voorzitter de toepasselijke wettelijke regels in acht. Voor zover er geen wettelijke regels voor vergoeding zijn, stelt de voorzitter zelf een vergoedingsregeling vast.

10. Commissies

• 10.1 De voorzitter kan één of meer al dan niet vaste commissies instellen.

• 10.2 Leden van een commissie kunnen niet gelijktijdig lid zijn van een andere ingestelde commissie.

• 10.3 De voorzitter benoemt de leden van deze commissies; de voorzitter en de medewerkers van de Dopingautoriteit kunnen geen lid zijn van de commissies.

• 10.4 De leden van een commissie bepalen gezamenlijk hun werkwijze.

• 10.5 De voorzitter kan bestaande commissies opheffen.

11. Vaste Commissies

• 11.1 De voorzitter stelt in elk geval, overeenkomstig de bepalingen uit het Wereld Anti-Doping Code, een vaste Geneesmiddelen Dispensatie Sporter commissie (GDS-commissie) in.

• 11.2 De GDS-commissie heeft tot taak dispensatieverzoeken inzake dopinggeduide geneesmiddelen te beoordelen en hieromtrent onafhankelijk te besluiten, zoals beschreven in artikel 6, lid 1a van de Wet uitvoering antidopingbeleid.

• 11.3 De GDS-commissie voert haar taak uit met inachtneming van de International Standard for Therapeutic Use Exemptions, zoals vastgesteld door het Wereld Anti-Doping Agentschap.

• 11.4 De voorzitter stelt, overeenkomstig de bepalingen uit het Wereld Antidoping Code, een vaste Geneesmiddelen Dispensatie Sporter beroepscommissie (GDS-beroepscommissie) in.

• 11.5 De GDS-beroepscommissie heeft tot taak een tegen een besluit van de GDS-commissie ingesteld beroep te behandelen en beoordelen, en indien dat volgt uit de behandeling en beoordeling het verlenen van dispensaties.

• 11.6 De GDS-beroepscommissie voert haar taak uit met inachtneming van de International Standard for Therapeutic Use Exemptions, zoals vastgesteld door het Wereld Anti-Doping Agentschap.

• 11.7 De besluiten van de in artikel 11 bedoelde commissies komen onafhankelijk van de voorzitter tot stand. Inzake besluiten van de in artikel 11 bedoelde commissies is het de Dopingautoriteit en de voorzitter nadrukkelijk niet toegestaan gebruik te maken van het in artikel 10:6 van het Algemene wet bestuursrecht (Awb) vastgelegde recht tot het geven van algemene of specifieke instructies.

12. Klachtenregeling

De voorzitter volgt bij het indienen van een klacht hoofdstuk 9 van de Awb. De voorzitter besteedt in het jaarverslag aandacht aan het aantal klachten dat is ontvangen, wat de uitkomst is van de klachten en of de klachten binnen het termijn zijn afgehandeld. Daarnaast wordt beschreven hoeveel klachten door de ombudsman zijn afgehandeld.

13. Integriteitsbeleid

De voorzitter past het Rijksbrede beleid inzake de integriteit toe, zoals dat is vastgelegd in de Gedragscode Integriteit Rijk, waaraan de voorzitter en alle medewerkers van de Dopingautoriteit zijn gebonden.

14. Vertrouwelijkheid

• 14.1 De voorzitter neemt strikte geheimhouding in acht omtrent alle informatie en documentatie die hij in het kader van zijn functie verkrijgt en die als vertrouwelijk is aangemerkt, dan wel waarvan de vertrouwelijkheid uit de aard van de informatie voortvloeit, ook na zijn aftreden.

• 14.2 Artikel 14.1 is van overeenkomstige toepassing op diegenen die belast zijn met de administratieve en secretariële ondersteuning van de voorzitter en op diegenen die vergaderingen van de bestuurstafel en/of van de Raad van Advies geheel of gedeeltelijk hebben bijgewoond.

15. Wijzigingen bestuursreglement

• 15.1 Wijzigingen van dit bestuursreglement geschieden in overeenstemming met de besluitvormingsprocedure zoals bepaald in artikel 7 van dit reglement.

• 15.2 Een wijziging zoals bedoeld in artikel 15.1 behoeft de goedkeuring van de Minister.

• 15.3 Een wijziging van dit bestuursreglement wordt gepubliceerd in de Staatscourant. Het gewijzigde bestuursreglement treedt in werking op de dag na publicatie in de Staatscouranten, en wordt alsdan gepubliceerd op de website van de Dopingautoriteit.

SLOTBEPALINGEN

• 16. In geval van onvoorziene omstandigheden waarin dit bestuursreglement niet voorziet, en in alle geschillen over de uitleg en interpretatie van dit bestuursreglement, beslist de voorzitter.

• 17. Dit bestuursreglement wordt na goedkeuring door de Minister gepubliceerd in de Staatscourant. Dit bestuursreglement treedt in werking op de dag na publicatie in de Staatscouranten en wordt alsdan gepubliceerd op de website van de Dopingautoriteit.

• 18. Dit bestuursreglement wordt aangehaald als “Bestuursreglement Dopingautoriteit”.

Aldus vastgesteld door de voorzitter van de Dopingautoriteit op 01/01/2019,

H. Ram Voorzitter

---

1 ‘Concernsturing VWS, uitgangspunten voor de governance tussen VWS en Concernorganisaties’, vastgesteld in de Bestuursraad Bedrijfsvoering d.d. 5 juli 2018