Call for proposals Nationale Wetenschapsagenda Onderzoek op Routes door Consortia (NWA-ORC), Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

2019

Maart 2019

Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

Inhoud

1	Inleiding		1
	1.1	Achtergrond	1
	1.2	Beschikbaar budget	2
	1.3	Geldigheidsduur call for proposals	2
2	Doel		2
3	Richtlijnen voor aanvragers		3
	3.1	Wie kan aanvragen	3
	3.2	Wat kan aangevraagd worden	4
	3.3	Wanneer kan aangevraagd worden	10
	3.4	Het opstellen van de aanvraag	10
	3.5	Subsidievoorwaarden	11
	3.6	Het indienen van een aanvraag	15
4	Beoordelingsprocedure		16
	4.1	Procedure	16
	4.2	Criteria	18
5	Contact en overige informatie		19
	5.1	Contact	19

1 Inleiding

1.1 Achtergrond

De Nationale Wetenschapsagenda (NWA) beschrijft brede, uitdagende onderwerpen die om een nationale aanpak vragen en waarmee Nederlands onderzoek de samenleving en de kenniseconomie kan versterken. De NWA is door een innovatief proces met de inbreng van burgers en wetenschappers tot stand gekomen: elke Nederlander kreeg de kans om online vragen in te dienen. De nationale kennisgemeenschap, verenigd in de Kenniscoalitie, heeft de opgehaalde vragen tot 140 clustervragen gebundeld, waaruit 25 routes zijn geformuleerd.

Het NWA-programma beoogt bovenal bruggen te slaan. Tussen uiteenlopende wetenschappelijke gebieden, tussen verschillende vormen van onderzoek (fundamenteel, toegepast, praktijkgericht) en tussen diverse nationale en internationale agenda’s. Vergaande multi- en interdisciplinariteit, een kennisketenbrede aanpak en samenwerking met maatschappelijke partners incl. vakdepartementen, bedrijven en NGO’s zijn daarom cruciale kenmerken in de consortia van NWA-projecten en programma’s.

De overkoepelende ambitie van het NWA-programma is het leveren van een positieve en structurele bijdrage aan de mondiale kennismaatschappij van morgen, waar nieuwe kennis gemakkelijk doorstroomt van onderzoeker naar gebruiker en waar nieuwe vragen vanuit de praktijk en de samenleving snel en vanzelfsprekend ingang vinden in nieuw onderzoek. Dit kan alleen bereikt worden door vandaag bruggen te bouwen om met elkaar wetenschappelijke en (mondiale) maatschappelijke uitdagingen aan te gaan.

NWO voert in opdracht van het Ministerie van OCW het NWA-programma uit. De jaarlijkse NWA-ORC call for proposals, specifiek bedoeld voor financiering van onderzoek op routes door consortia, is daar een van de onderdelen van.

Ongeveer 80% van het totale door OCW beschikbaar gestelde budget voor het NWA-programma is bestemd voor fundamenteel onderzoek uitgevoerd door onderzoekers van kennisinstituten zoals universiteiten, universitair medische centra, NWO- en KNAW-instituten. De overige ongeveer 20% is bestemd voor toegepast en praktijkgericht onderzoek uitgevoerd door bijv. hogescholen, TO2-instellingen en Rijkskennisinstellingen (RKI’s). NWO zal er op toezien dat in meerjarig perspectief voor het gehele NWA-programma deze verdeling over fundamenteel en toegepast onderzoek van toepassing is. Evaluatiemomenten gedurende de looptijd van het programma zullen uitwijzen of deze verhouding binnen het NWA-programma wordt gehaald.

1.2 Beschikbaar budget

Voor de subsidieronde voor onderzoek op routes door consortia is in 2019 een budget van € 80,5 miljoen beschikbaar.

In deze ronde kunnen aanvragen worden ingediend in de volgende bandbreedtes:

• 0,5-2 mln euro

• 2-5 mln euro

• 5-10 mln euro

De bandbreedte wordt bepaald door het bij NWO aangevraagde subsidiebedrag. In elke bandbreedte moeten positief beoordeelde aanvragen gehonoreerd kunnen worden. Het beschikbare budget per bandbreedte wordt daarom bepaald naar rato van het cumulatieve aangevraagde budget van de in behandeling genomen volledige aanvragen per bandbreedte.

1.3 Geldigheidsduur call for proposals

De NWA-ORC 2019 call for proposals kent een drietal fases:

• de fase van aankondiging van initiatieven;

• de fase van het indienen van beknopte aanvragen;

• de fase van het indienen van volledige aanvragen.

De NWA-ORC 2019 call for proposals is geldig tot en met de datum waarop door de raad van bestuur van NWO het besluit over de volledige aanvragen wordt genomen. De deadlines voor deze fases staan vermeld onder paragraaf 3.3, de verwachte besluitdata staan in de planning vermeld onder paragraaf 4.1.

2 Doel

Het doel van de NWA-ORC 2019 call for proposals is financiering van onderzoek en innovatie gericht op de routes van de NWA, opgezet en uitgevoerd door interdisciplinaire, kennisketenbrede consortia, waarin ook relevante maatschappelijke partners vertegenwoordigd zijn.

De NWA-ORC 2019 call roept op tot het indienen van aanvragen die het brede en vernieuwende karakter van de NWA tot uitdrukking brengen. De aanvragen vallen binnen één of meerdere NWA-routes; het portfolio voor Onderzoek en Innovatie, waarin de routes nader zijn uitgewerkt, is hierbij het uitgangspunt. De aanvragen richten zich op onderzoek en innovatie en hebben als doel maatschappelijke en/of wetenschappelijke doorbraken te behalen. Daarvoor is een actieve samenwerking binnen de kennisketen van groot belang. Dit onderschrijft ook het cyclische karakter van onderzoeks- en innovatieprocessen, waarbij enerzijds opgedane basiskennis doorstroomt naar de toepassing in beleid en praktijk en anderzijds probleem-georiënteerde vragen uit de praktijk aanleiding geven voor verder fundamenteel en toegepast onderzoek.

De aanvragen gaan uit van een beknopte en krachtig geformuleerde kernopdracht die de bestaansreden en de meerwaarde van het consortium en het beoogde onderzoek beschrijft. In het onderzoeksvoorstel wordt antwoord gegeven op vragen als: waar staat het consortium voor, wat wil het consortium bereiken en wat is de betrokkenheid van diverse leden van het consortium in het onderzoek? Een consortium geeft aan op welke manier de samenleving in brede zin betrokken is bij de opzet en uitvoering van het voorgestelde onderzoeksproject.

De brede kennisketen in de NWA-ORC call 2019 omvat zowel de publieke kennisinstellingen¹ als de als de maatschappelijke partners uit de publieke en semi-publieke sectoren en het bedrijfsleven.

Om de impact van het voorgestelde onderzoek verder te vergroten moet er aantoonbare betrokkenheid zijn van de belangrijke stakeholders en doelgroepen vanaf de vorming van het consortium tot aan de te behalen wetenschappelijke en/ of maatschappelijke doorbraken.

3 Richtlijnen voor aanvragers

3.1 Wie kan aanvragen

Aanvragen worden ingediend door een consortium waarin de brede kennisketen, zoals omschreven in hoofdstuk 2, is vertegenwoordigd.

Er zijn vier categorieën van deelnemers binnen een consortium:

• 1. Penvoerder²

• 2. Aanvrager(s)

• 3. Cofinancier(s)

• 4. Samenwerkingspartners

In de aanvraag wordt voor elke deelnemer beschreven:

• de rol van de deelnemer in het consortium;

• de bijdrage van de deelnemer aan het voorgestelde project.

3.1.1 Penvoerder

De penvoerder dient namens het consortium de aanvraag in en is het aanspreekpunt voor NWO. De penvoerder ontvangt de subsidie en is namens het consortium verantwoordelijk voor zowel de wetenschappelijke samenhang, de resultaten, als de financiële verantwoording. Onderzoekers van de volgende kennisinstellingen kunnen als penvoerder optreden:

• Universiteiten gevestigd in het Koninkrijk der Nederlanden;

• Universitaire medische centra gevestigd in het Koninkrijk der Nederlanden;

• KNAW- en NWO-instituten;

• Hogescholen, zoals bedoeld in artikel 1.8 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW);

• TO2-instellingen³;

• het Nederlands Kanker Instituut;

• het Max Planck Instituut voor Psycholinguïstiek te Nijmegen;

• Dubble-bundellijn bij de ESRF te Grenoble;

• NCB Naturalis;

• Advanced Research Centre for NanoLithography (ARCNL);

• Prinses Máxima Centrum voor kinderoncologie.

De penvoerder dient:

• gepromoveerd of lector/senior onderzoeker te zijn en

• aangesteld voor tenminste de looptijd van het aanvraagproces en het beoogde project.

De penvoerder mag in de NWA-ORC 2019 ronde slechts één aanvraag indienen in de hoedanigheid van penvoerder. Een penvoerder mag daarnaast maximaal één keer als aanvrager deelnemen aan een ander consortium.

Een penvoerder die in de NWA-ORC 2018 ronde subsidie heeft ontvangen is in de NWA-ORC 2019 ronde uitgesloten om als penvoerder een aanvraag in te dienen.

Deze persoon mag wel in een andere rol deelnemen aan een consortium (zie 3.1 voor categorieën van deelnemers).

3.1.2 Aanvrager(s)

Een aanvrager is deelnemer in het consortium en ontvangt subsidie via de penvoerder.

Een aanvrager mag in de NWA-ORC 2019 ronde in maximaal twee consortia als aanvrager deelnemen.

Een consortium mag meerdere aanvragers als deelnemers hebben.

Voor organisaties waaraan een aanvrager is verbonden die niet vermeld zijn in paragraaf 3.1.1. geldt dat de organisatie moet voldoen aan de onderstaande genoemde cumulatieve criteria:

• is gevestigd in Nederland en

• heeft een publieke taak en

• is onafhankelijk in de uitvoering van onderzoek en

• heeft geen winstoogmerk anders dan ten behoeve van het doen van verder onderzoek.

Let op: Deze voorwaarden worden voorafgaand aan het indienen van de beknopte aanvraag getoetst door NWO.

De organisatie van de aanvrager levert daartoe uiterlijk 10 werkdagen voor de deadline van indiening per e-mail in ieder geval de volgende documenten aan:

• een recent uittreksel van de kamer van koophandel;

• de oprichtingsakte c.q. statuten c.q. ander formeel document waaruit de publieke taak en het ontbreken van winstoogmerk blijkt;

• de laatst beschikbare jaarrekening voorzien van controleverklaring.

Indien de toetsing door NWO van de aanvragers niet op voorhand plaats gevonden heeft, kan NWO de aanvraag niet in behandeling nemen.

Let op: Als in de volledige aanvraag nieuwe aanvragers toegevoegd worden aan het consortium dient opnieuw een toets op de voorwaarden plaats te vinden. Ook hiervoor geldt dat in ieder geval bovenstaande documenten uiterlijk 10 werkdagen voor de deadline van indiening per e-mail aangeleverd moeten worden.

3.1.3 Cofinancier(s)

Cofinanciers zijn organisaties die deelnemen aan het consortium en in cash en/of in kind bijdragen aan het project. Cofinanciers ontvangen nooit subsidie van NWO. Gezamenlijk dienen de cofinanciers minimaal 10% van het totale budget voor de aanvraag bijeen te brengen. De voorwaarden omtrent cofinanciering zijn gespecificeerd in paragraaf 3.5.

Kennisinstellingen die conform de onder in 3.1.1. gegeven beschrijving in aanvragen deel mogen nemen mogen in de NWA-ORC 2019 call for proposals niet deelnemen als co-financier.

Een uitzondering hierin wordt gemaakt voor TO2-instellingen. Zij mogen in een consortium wel deelnemen als co-financier, mits zij in hetzelfde consortium niet ook als penvoerder of aanvrager deelnemen.

3.1.4 Samenwerkingspartner(s)

Een samenwerkingspartner is een partij die geen subsidie ontvangt en geen cofinanciering bijdraagt aan de aanvraag, maar wel nauw betrokken is bij de uitvoering van het onderzoek en/of de kennisbenutting. Hierbij kan gedacht worden aan partijen die betrokken zijn door middel van deelname aan een advies-, begeleidings- of gebruikerscommissie, of partijen die op voorhand niet in staat zijn om hun bijdrage te kapitaliseren.

3.2 Wat kan aangevraagd worden

In deze ronde kunnen aanvragen worden ingediend in de volgende bandbreedtes:

• 0,5 – 2 mln euro

• 2 – 5 mln euro

• 5 – 10 mln euro

Het aangevraagde subsidiebedrag bepaalt de bandbreedte waarin de aanvraag wordt ingediend.

De begroting wordt opgebouwd aan de hand van NWO-breed gestandaardiseerde bouwstenen, de zogenoemde modules. Binnen de NWA-ORC 2019 call for proposals zijn de volgende zes modules beschikbaar:

• 1. Personele kosten

• 2. Materiële kosten

• 3. Investeringen

• 4. Kennisbenutting en ondernemerschap

• 5. Internationalisering en Money follows Cooperation

• 6. Projectmanagement

In paragraaf 3.2.1 tot en met paragraaf 3.2.6 volgt een specificatie van de verschillende modules en de daarbij behorende budgetposten.

Bij het indienen van een beknopte aanvraag hoeft geen gespecificeerde begroting te worden gevoegd, maar kan volstaan worden met het aangeven van de bandbreedte van de aanvraag en een schatting van het benodigde subsidiebedrag.

Bij het opstellen van de begroting van de volledige aanvraag dient men te beargumenteren hoe de voorgestelde bestedingen aan de verschillende posten bijdragen aan het voorstel. NWO stelt een begrotingsformulier beschikbaar dat bij de volledige aanvraag als verplichte bijlage moet worden ingediend. Financiering dient in overeenstemming c.q. verenigbaar te zijn met de Europese regelgeving voor staatssteun en aanbestedingen⁴.

Verhouding fundamenteel en toegepast onderzoek

Volgend op de herkomst van de door OC&W beschikbaar gestelde middelen, dient de in paragraaf 1.1 beschreven verhouding tussen fundamenteel en toegepast onderzoek (80-20) terug te komen in verdeling van middelen op projectniveau.

3.2.1 Personele kosten

Voor personeel dat een substantiële bijdrage levert aan het onderzoek kan financiering voor de salariskosten worden aangevraagd. Deze salariskosten zijn afhankelijk van het type aanstelling en de organisatie waar het personeel is/wordt aangesteld. Er wordt onderscheid gemaakt tussen het financieren van personeel aangesteld aan academische instellingen⁵ en personeel bij overige instellingen⁶.

Daarnaast worden binnen de module personele kosten verschillende budgetposten (i.e. personeelsposities) onderscheiden. Deze budgetposten kunnen onbeperkt worden aangevraagd, met uitzondering van de vervangingssubsidie. Hiervoor geldt een maximum van 10% van het bij NWO aangevraagde budget.

Personeel academische instellingen

Voor de financiering van salariskosten van personeel aangesteld bij een academische instelling zijn de volgende budgetposten beschikbaar: promovendus/Professional Doctorate in Engineering/MD PhD⁷; postdoc; niet-wetenschappelijk personeel; overig wetenschappelijk personeel; vervangingssubsidie. De budgetposten worden hieronder nader toegelicht.

Op basis van de instelling waar het personeel werkzaam zal zijn, wordt bepaald volgens welke tarieven de salariskosten worden vergoed:

• Aan universitaire instellingen (de instellingen genoemd in 3.1.1 m.u.v. universitair medisch centra) wordt subsidie verstrekt conform meest recente VSNU salaristabellen.

• Aan universitair medisch centra wordt subsidie verstrekt conform de meest recente NFU salaristabellen.

Voor de budgetposten ‘Promovendus’ en ‘Postdoc’ komt bovenop de salariskosten een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 ter stimulering van de wetenschappelijke carrière van de door NWO gefinancierde projectmedewerker. Dit wordt apart opgenomen in de begroting. Vergoedingen voor promotiestudenten/beursalen aan een Nederlandse universiteit komen niet in aanmerking voor subsidie van NWO.

Hieronder volgt een toelichting op de beschikbare budgetposten.

Promovendus/Professional Doctorate in Engineering (PDEng)/MD PhD

Het uitgangspunt is dat een promovendus 48 maanden voor 1,0 fte wordt aangesteld. Het equivalent van 48 voltijdsmaanden, te weten een aanstelling van 60 maanden voor 0,8 fte, is ook mogelijk. Een PDEng kan maximaal 24 maanden voor 1 fte worden aangesteld. Indien voor de uitvoering van het voorgestelde onderzoek een afwijkende aanstellingsduur gewenst wordt, kan, mits goed gemotiveerd, van de richtlijn worden afgeweken.

Postdoc

De omvang van de aanstelling is minstens 6 voltijdsmaanden en maximaal 48 voltijdsmaanden. De inzet kan wel over een langere periode gespreid worden, maar is altijd minstens 0.5 fte òf de looptijd is minstens 12 maanden. Het product van fte x looptijd dient altijd minstens 6 voltijdsmaanden te zijn.

Indien men expertise gedurende kortere tijd wenst in te zetten staat hiervoor het materieel krediet ter beschikking.

Niet wetenschappelijk Personeel (NWP)

Financiering voor het aanstellen van niet-wetenschappelijk personeel dat specifiek noodzakelijk is voor de uitvoering van het onderzoeksproject kan alleen worden aangevraagd als er ook financiering voor een promovendus of postdoc wordt aangevraagd. Het kan hier gaan om bijvoorbeeld student-assistenten, programmeurs, technisch assistenten, analisten etc. Afhankelijk van het functieniveau kan worden gekozen uit de salaristabellen NWP MBWO, NWO HBO en NWP academisch.

De omvang van de aanstelling is minimaal 6 voltijdsmaanden en maximaal 48 voltijdsmaanden. De inzet kan wel over een langere periode gespreid worden, maar is altijd minstens 0.5 fte òf de looptijd is minstens 12 maanden. Het product van fte x looptijd dient altijd minstens 6 voltijdsmaanden te zijn.

Voor een beperktere inzet van NWP staat het materieel budget ter beschikking.

Overig Wetenschappelijk Personeel (OWP)

Financiering voor OWP, zoals AIOS (arts in opleiding tot specialist), ANIOS (arts niet in opleiding tot specialist), of mensen met een universitaire master of de titel drs. of ir, kan alleen aangevraagd worden als er ook financiering voor een promovendus of postdoc wordt aangevraagd.

De omvang van de aanstelling is minimaal 6 voltijdsmaanden en maximaal 48 voltijdsmaanden. De inzet kan wel over een langere periode gespreid worden, maar is altijd minstens 0.5 fte òf de looptijd is minstens 12 maanden. Het product van fte x looptijd dient altijd minstens 6 voltijdsmaanden te zijn.

Vervangingssubsidie

Met deze budgetpost kan financiering worden aangevraagd voor de vervanging van de penvoerder en/of aanvrager(s) die werkzaam zijn bij een academische instelling.

Hiermee kan de werkgever van de betreffende aanvrager de kosten dekken om de onderzoeker vrij te stellen van onderwijs-, bestuur- of beheerstaken (geen onderzoekstaken). De door de vervanging vrijgekomen tijd mag/mogen de aanvrager(s) alleen inzetten voor werkzaamheden in het kader van het onderzoeksproject. In de aanvraag moet deze werkzaamheden gespecificeerd worden. Per budgetpost ‘vervanging’ kan voor maximaal het equivalent van 5 voltijdsmaanden vervanging worden aangevraagd. NWO financiert de vervanging op basis van de op het moment salaristabellen voor een postdoc (schaal 11.0).

De totaal aangevraagde financiering voor vervanging in de NWA-ORC call mag niet meer dan 10% van het totale bij NWO aangevraagde budget bedragen.

Personeel overige instellingen

Voor de financiering van personeel dat werkzaam is bij een hogeschool, TO2-instelling, Rijkskennisinstelling of andere organisatie in de categorie aanvrager (zie paragraaf 3.1.2) wordt, op basis van de cao inschaling van de betreffende medewerker, uitgegaan van de volgende maximale tarieven (uur/dag) gebaseerd op de Handleiding Overheidstarieven 2017:

Tarieven per functie	Schaal	Tarief
Studenten	–	€ 25
Ondersteuning NWP MBO	7	€ 59
Ondersteuning NWP HBO	10	€ 72
Junior-onderzoeker	10	€ 72
Docenten school	10	€ 72
Ondersteuning NWP Academisch	11	€ 79
Medior-onderzoeker*	11	€ 79
Medior-onderzoeker*	12	€ 87
Arts-onderzoeker	12	€ 87
Docent-onderzoekers	12	€ 87
Senior-onderzoeker	13	€ 95
Directie/lector	16	€ 119

* De eerste medior-onderzoeker schaal 11 staat voor AIO niveau en tweede schaal 12 postdoc niveau.

De genoemde maximale tarieven zijn gebaseerd op het kostendekkend tarief inclusief de hierbij geldende opslagen. Het uurtarief wordt berekend op basis van de gehanteerde standaard productief aantal uur van de organisatie. Het kostendekkend tarief moet onderbouwd kunnen worden en omvat:

• (gemiddeld) brutoloon behorende bij de functie van de medewerker die zal bijdragen aan het project;

• vakantiegeld en 13^e maand (indien van toepassing in de geldende CAO) naar rato van de inzet in FTE;

• sociale lasten;

• pensioenlasten.

3.2.2 Materiële kosten

Aan materieel krediet kan maximaal € 15.000 per jaar per fte wetenschappelijke positie (d.w.z. promovendus, postdoc en wetenschappelijk medewerker niet-academische instelling (junior-, medior- en seniorniveau met minimale aanstelling van 0.2 fte gedurende 12 maanden)) worden aangevraagd. De verdeling van het totaalbedrag aan materieel budget over de door NWO gesubsidieerde personeelsposities ligt bij de aanvrager. Materieel krediet voor kleinere aanstellingen wordt naar rato aangevraagd en door NWO beschikbaar gesteld.

Het aan te vragen materiaal krediet is gespecificeerd naar de onderstaande drie budgetposten:

Projectgebonden goederen/diensten

• verbruiksgoederen (glaswerk, chemicaliën, cryogene vloeistoffen, etc.)

• apparatuur en/of software (bijv. lasers, specialistische computers of computerprogramma's, etc.). Voor deze kleine apparatuur en/of software geldt dat het bedrag per aanvraag niet meer dan € 160.000 mag bedragen

• meet- en rekentijd (bijv. supercomputertoegang, etc.)

• kosten voor aanschaf of gebruik van dataverzamelingen (bijv. CBS)

• toegang tot grote (inter)nationale faciliteiten (bijv., cleanrooms, synchrotrons, datasets, etc.)

• werk door derden (bijv. laboratoriumanalyses, dataverzameling, etc.)

• personele kosten voor een kleinere omvang dan aangeboden in de module personeelskosten.

Reis- en verblijfskosten ten behoeve van de aangevraagde wetenschappelijke posities

• reis- en verblijfskosten (nationaal en internationaal)

• congresbezoek (maximaal 2 per jaar)

• veldwerk

• werkbezoek

Uitvoeringskosten

• zelf te organiseren binnenlands symposium/conferentie/workshop

• kosten Open Access publiceren

• kosten datamanagement

• kosten voor vergunningaanvragen (bijv. dierproeven)

Niet aangevraagd kunnen worden:

• Basisvoorzieningen binnen de instelling (bijvoorbeeld laptops, bureaus etc.)

• Onderhouds- en verzekeringskosten

Indien het maximumbedrag van € 15.000 per jaar per fte wetenschappelijke positie niet toereikend is voor het uitvoeren van het onderzoek, kan, mits goed gemotiveerd in de aanvraag, daarvan afgeweken worden. Het maximumbedrag voor kleine apparatuur (€ 160.000) is hierop een uitzondering. Indien een bedrag hoger dan € 160.000 nodig is voor apparatuur is hiervoor de module ‘Investeringen’ beschikbaar.

3.2.3 Investeringen

Middels deze module kan financiering worden aangevraagd voor investeringen in wetenschappelijk vernieuwende apparatuur en dataverzameling van (inter)nationaal belang. Voor apparatuur is het minimaal bij NWO aan te vragen bedrag € 160.000 en voor dataverzamelingen € 25.000. Het maximaal bij NWO aan te vragen bedrag is € 1.000.000.

De begunstigde instelling moet voor beide typen investeringen minimaal 25% bijdragen aan de totale kosten van de investering. Deze bijdrage aan de investering dient schriftelijk bevestigd te worden door de betreffende instelling bij het indienen van de volledige aanvraag.

De kosten voor investeringen dienen in de aanvraag adequaat gespecificeerd en gemotiveerd te worden.

Subsidiabel zijn:

• kosten voor investeringen in wetenschappelijke apparatuur en datasets;

• personeelskosten voor het opzetten van databases en de initiële digitalisering van het bibliografisch apparaat, indien deze niet gekocht kunnen worden;

• personeelskosten voor medewerkers met een specifieke en essentiële technische expertise noodzakelijk voor de ontwikkeling of bouw van een investering.

Bij het aanvragen van financiering voor personeelskosten moet worden onderbouwd waarom deze personeelskosten noodzakelijk zijn, waarom de betreffende faciliteit niet gekocht kan worden en waarom de benodigde personele expertise niet elders kan worden ingehuurd tegen vergelijkbare kosten. De interne inkooprichtlijnen van de aanvrager zijn van toepassing op de inkoop om doelmatige en rechtmatige inkoop te waarborgen.

Niet-subsidiabel zijn:

• kosten voor infrastructurele voorzieningen die tot de gebruikelijke infrastructuur gerekend kunnen worden;

• dataverzamelingen en eventuele bijbehorende software en bibliografieën die reeds op andere wijze beschikbaar zijn (zie hiervoor materiële kosten);

• overige personeelskosten, waaronder personeelskosten voor de exploitatie en het uitvoeren van onderzoek met de faciliteit;

• onderhoud en gebruik van de apparatuur de kosten voor het gebruik van apparatuur door de onderzoekers die op een project aangevraagd worden kunnen via het materieel krediet aangevraagd worden.

3.2.4 Kennisbenutting en ondernemerschap

In de aanvraag dient ten minste 5% van het totale bij NWO aangevraagde budget gereserveerd te worden voor activiteiten op dit gebied. In de aanvraagbegroting dient te worden gespecificeerd welke kosten nodig zijn.

Kennisbenutting

Het doel van deze module is het bevorderen van de benutting van de uit het onderzoek voortkomende kennis⁸.

Aangezien kennisbenutting in de verschillende wetenschapsgebieden zeer veel verschillende vormen kent, is het aan de aanvrager om te specificeren welke kosten nodig zijn, bijvoorbeeld voor het maken van een lespakket, een haalbaarheidsstudie naar toepassingsmogelijkheden, of kosten voor het indienen van een octrooiaanvraag.

Het aangevraagde budget dient in de aanvraag adequaat gespecificeerd te worden.

Ondernemerschap

Het doel van deze module is het specifiek faciliteren en stimuleren van bedrijvigheid en ondernemerschap volgend op kennisontwikkeling en -benutting door onderzoekers. Het aangevraagde budget dient in de aanvraag nader gespecificeerd te worden. Financiering dient in overeenstemming c.q. verenigbaar te zijn met de Europese regelgeving voor staatssteun en aanbestedingen⁹. Dit kan betekenen dat er extra informatie wordt opgevraagd om vast te stellen of aan de Europese regelgeving voor staatssteun en aanbestedingen wordt voldaan.

Subsidiabel zijn:

• kosten van personeel in dienst van de start-up¹⁰ ten behoeve waarvan de haalbaarheidsstudie wordt aangevraagd (indien reeds opgericht), voor zover zij projectactiviteiten uitvoeren in opdracht van de aanvrager; dan wel eigen arbeidskosten van de aanvrager en loonkosten van personeel in dienst van de onderneming

• kosten voor octrooibescherming gedurende de looptijd van het project

• overige direct aan het project gerelateerde kosten. Ook vallen onder deze post kosten voor opleiding in ondernemersvaardigheden.

Niet vergoed worden:

• algemene bedrijfskosten (zoals oprichtings-, notaris-, accountant- en administratiekosten, etc.)

Voor zover deze module ertoe leidt dat voor een start-up subsidie wordt aangevraagd, dient deze start-up met een verklaring de-minimissteun aan te tonen dat de de minimis-drempel uit de de minimimisverordening¹¹ niet wordt overschreden. De penvoerder dient hiermee bij het opstellen van zijn aanvraagbegroting rekening te houden, en dient na te gaan of de de minimis-drempel niet wordt overschreden. De verklaring de-minimissteun maakt onderdeel uit van de volledige aanvraag.

3.2.5 Internationalisering en Money follows Cooperation

In het kader van internationalisering zijn twee soorten modules beschikbaar in de NWA-ORC call.

Internationalisering

Het doel van deze module is het stimuleren van internationale samenwerking. Het aangevraagde budget dient in de aanvraag nader gespecificeerd te worden.

Subsidiabel zijn:

• Reis- en verblijfskosten voor zover het om directe onderzoekskosten gaat voortvloeiende uit de internationale samenwerking en om additionele kosten die niet op een andere manier bijvoorbeeld uit de bench fee worden gedekt.

• Reis – en verblijfskosten voor buitenlandse gastonderzoekers

• Kosten voor de organisatie van internationale workshops/symposia/wetenschappelijke bijeenkomsten.

Money follows Cooperation

Het doel van deze module is het stimuleren van internationale samenwerking via het principe Money follows Cooperation (MfC), waarbij nationaal onderzoeksbudget voor grensoverschrijdende samenwerking wordt ingezet, biedt de mogelijkheid om toegevoegde waarde te creëren voor individuele onderzoeksprojecten door expertise uit het buitenland in te zetten die in Nederland niet op het voor het project gewenste niveau beschikbaar is. Het betreft hier expertise bij organisaties buiten Nederland, die een publieke taak hebben en onafhankelijk zijn in de uitvoering van onderzoek. De aanvrager moet in de aanvraag overtuigend aantonen dat de betreffende expertise niet in Nederland beschikbaar is. Dit wordt in het beoordelingsproces getoetst. Is dit onvoldoende overtuigend dan kunnen de middelen voor deze module niet beschikbaar gesteld worden.

Daarnaast beschrijft de aanvrager in de begroting de omvang van de voor deze module in te zetten middelen. Hiervoor bestaat in beginsel geen limiet.

3.2.6 Projectmanagement

Onder projectmanagement wordt onder andere verstaan het optimaal vormgeven van de organisatiestructuur van het consortium, ondersteuning van het consortium en de penvoerder, het bewaken van de samenhang, voortgang en eenheid van het project, en de afstemming tussen de deelprojecten binnen het project. Deze taken mogen ook door externe partijen worden uitgevoerd.

Voor aanvragen in de bandbreedte 0,5 – 2 mln euro behoort het projectmanagement tot de taak van de penvoerder en kunnen hiervoor geen middelen worden aangevraagd. Deze kosten zijn niet subsidiabel.

Voor aanvragen in de bandbreedte van 2-5 mln euro en 5-10 mln euro dient een post voor projectmanagement gereserveerd te worden tot maximaal 5% van het totale bij NWO aangevraagde budget.

De voor projectmanagement aan te vragen subsidie kan bestaan uit materiële of uitvoeringskosten en personele kosten. Voor het bepalen van het uurtarief kan worden uitgegaan van het maximaal kostendekkend tarief inclusief de hierbij geldende opslagen (zie paragraaf 3.2.1 onder ‘personeel overige instellingen’ voor de bepaling van het kostendekkend tarief) tot een maximaal tarief van € 119,– per uur. Het is toegestaan om taken in het kader van projectmanagement door externe partijen te laten uitvoeren, maar het deel van (commerciële) uurtarieven dat voornoemde tarieven overschrijdt, is niet subsidiabel en kan derhalve niet worden opgenomen in de begroting.

3.3 Wanneer kan aangevraagd worden

De NWA-ORC 2019 subsidieronde bestaat uit drie fases (zie 3.4) en kent daarom drie deadlines.

• 1. Initiatieven dienen voor 9 mei 2019, 14:00 uur CE(S)T bij NWO te zijn aangekondigd.

• 2. Beknopte aanvragen dienen voor 6 juni 2019, 14:00 uur CE(S)T door NWO te zijn ontvangen.

• 3. Volledige aanvragen dienen voor 16 januari 2020, 14:00 uur CE(S)T door NWO te zijn ontvangen.

Bij het indienen van een aanvraag in ISAAC dient de penvoerder online gegevens in te voeren. Begin daarom ten minste drie werkdagen voor de deadline van de call for proposals met het indienen van de aanvraag. Aanvragen die na de deadline worden ontvangen, worden niet in behandeling genomen.

3.4 Het opstellen van de aanvraag

De NWA-ORC 2019 subsidieronde bestaat uit 3 fases:

3.4.1 Verplichte aankondiging initiatieven

Voorafgaand aan het indienen van de beknopte aanvraag dienen penvoerders verplicht het initiatief digitaal aan te kondigen op de NWA-ORC programmapagina. Het aankondigen van initiatieven is ingesteld zodat potentiële partners zich kunnen melden en wellicht kunnen aansluiten bij het consortium. Een initiatief bestaat uit een korte toelichting op de onderzoeksvraag, een eerste indicatie van de partijen betrokken bij het consortium, de penvoerder en de contactgegevens. Voor het aankondigen van een initiatief dienen aanvragers het online initiatievenformulier in te vullen. Een link naar dit formulier is te vinden op de NWA-ORC 2019 subsidiepagina. Ingediende aankondigingen van initiatieven zullen door NWO op de NWA programmapagina geplaatst worden.

Let op: de voertaal voor het aankondigen van een initiatief is Engels.

3.4.2 Het opstellen van de beknopte aanvraag

Het aanvraagformulier voor beknopte aanvragen is te vinden in ISAAC en op de subsidiepagina van de NWA-ORC 2019 ronde. De instructie voor het opstellen van de beknopte aanvraag is te vinden in het aanvraagformulier.

• Download het aanvraagformulier voor beknopte aanvragen vanuit het online aanvraagsysteem ISAAC of vanaf de website van NWO (onderaan de webpagina van het betreffende financieringsinstrument).

• Vul het aanvraagformulier voor beknopte aanvragen in.

• Sla het formulier op als pdf en upload het in ISAAC.

• Upload het ondertekende formulier ‘Bevestiging bestuursorgaan indiening beknopte aanvraag’ in ISAAC (zie ook paragraaf 3.5).

Let op: De voertaal voor het opstellen van de beknopte aanvraag is Engels.

Bij het indienen van beknopte aanvragen is het niet toegestaan andere dan de hierboven genoemde bijlage toe te voegen.

Let op: Beknopte aanvragen waarvan het initiatief niet is aangekondigd voor de in paragraaf 3.3 gestelde deadline worden niet in behandeling genomen worden.

In de ingediende beknopte aanvraag dienen de volgende elementen gelijk te zijn aan het aangekondigde initiatief:

• de penvoerder en;

• de primaire NWA-route.

Indien de penvoerder of de primaire NWA-route bij de beknopte aanvraag afwijken van het aangekondigde initiatief behoudt NWO zich het recht voor om de beknopte aanvraag niet in behandeling te nemen.

3.4.3 Het opstellen van de volledige aanvraag

Het aanvraagformulier voor volledige aanvragen en templates voor de hieronder genoemde bijlages zijn te vinden in ISAAC en op de subsidiepagina van de NWA-ORC 2019 ronde. Het reactieformulier geeft aanvragers de mogelijkheid om te reageren op de motivatie van het besluit over de beknopte aanvraag. De instructies voor het opstellen van volledige aanvragen zijn te vinden in het aanvraagformulier.

• Download de bovengenoemde documenten vanuit het online aanvraagsysteem ISAAC of vanaf de website van NWO (onderaan de webpagina van het betreffende financieringsinstrument).

• Vul de formulieren in.

• Sla het aanvraagformulier op als pdf en upload het in ISAAC.

• Voeg de overige gevraagde bijlages toe.

• LET OP: De voertaal voor het opstellen van de aanvraag is Engels.

Bijlages:

Bij het indienen van de volledige aanvraag zijn de volgende bijlages toegestaan:

• steunbrieven van cofinanciers;

• adhesiebetuigingen van samenwerkingspartners (zie paragraaf 3.1.4);

• de budgetsheet;

• het reactieformulier;

• bevestiging van bijdrage aan investeringen (zie ook paragraaf 3.2.3);

• verklaring de-minimussteun (zie paragraaf 3.2.4).

Steunbrieven, de ingevulde budgetsheet en het reactieformulier zijn verplichte bijlages. De bijlage “bevestiging van bijdrage aan investeringen” is verplicht indien in de aanvraag financiering aangevraagd wordt voor investeringen. Adhesiebetuigingen zijn optioneel, en kunnen worden toegevoegd indien het van toepassing is voor het onderzoeksvoorstel.

Andersoortige bijlages worden niet toegestaan in de fase van indiening van volledige voorstellen. Bijlages dienen los van de aanvraag in ISAAC geüpload te worden. Alle bijlages, met uitzondering van de budgetsheet, dienen als pdf bestand te worden geüpload. De budgetsheet kan als Excel bestand worden geüpload in ISAAC.

3.5 Subsidievoorwaarden

De NWO Subsidieregeling 2017 en het Akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek 2008 zijn van toepassing.

Informeren bestuursorgaan bij indiening beknopte aanvragen

NWO wil instellingen stimuleren zelf een kritische selectie te maken van de namens de instelling in te dienen aanvragen. Daarom dient het hoogste bestuursorgaan¹²^, ¹³ van de organisatie waaraan de penvoerder verbonden is te verklaren op de hoogte te zijn van de ingediende beknopte aanvraag. NWO biedt hiervoor het template “bevestiging bestuursorgaan indiening beknopte aanvraag” aan dat door de penvoerder moet worden gehanteerd. De template is te vinden op de subsidiepagina van de NWA-ORC 2019 call for proposals en in ISAAC. Indien bij de beknopte aanvraag een dergelijke verklaring niet wordt bijgevoegd dan wel niet door het juiste orgaan is ondertekend, wordt de aanvraag niet in behandeling genomen.

Looptijd

Aanvragen in de NWA-ORC 2019 call for proposals hebben een minimale looptijd van 4 jaar en een maximale looptijd van 8 jaar. Aanvragen met een kortere looptijd of een langere looptijd dan het hier gestelde worden door NWO niet in behandeling genomen.

Betrokkenheid en ontwikkeling jonge onderzoekers

NWO vindt het van belang dat projecten in het NWA-ORC programma fungeren als broedplaats voor talentvolle onderzoekers. Om deze reden is het van belang dat in de aanvragen aandacht wordt geschonken aan hoe in het project ruimte is voor de ontwikkeling van talentvolle jonge onderzoekers (i.e. PostDocs, tenure tracks en UD’s). Dit dient in de aanvraag toegelicht te worden door middel van een beknopt plan voor de ontwikkeling van deze onderzoekers. Dit plan is een verplicht onderdeel van de volledige aanvraag. In het aanvraagformulier zal hier een template voor opgenomen worden.

Cofinanciers

De cofinanciers (zie 3.1, categorie 3) dienen gezamenlijk minimaal 10% en maximaal 49% van het totale projectbudget als cofinanciering in te brengen. Zie figuur 1.

Figuur 1: opbouw totale projectbudget van aanvraag in NWA-ORC call

Onderscheid wordt gemaakt tussen in-cash cofinanciering, die dient als dekking voor de begroting van de projectactiviteiten beschreven in de aanvraag, en in-kind cofinanciering, die kan bestaan uit inzet van middelen van de betrokken organisaties.

De eisen aan cofinanciering gelden voor het gehele consortium samen, niet voor individuele cofinanciers. Het consortium kan zelf bepalen hoeveel elke cofinancier bijdraagt. Indien wordt verwacht of beoogd dat het consortium op een later moment tijdens de uitvoering van het project wordt uitgebreid en dat deze nieuwe partners cofinanciering gaan leveren, dient ten tijde van de aanvraag een andere partij garant te staan voor dat deel van de cofinanciering dat nodig is om te voldoen aan de cofinancieringseisen. Dit zou gevolgen kunnen hebben voor afspraken en rechten op het gebied van intellectueel eigendom en publicatie (zie hieronder).

NWO factureert na honorering van de aanvraag de private of publieke partij die zich met een in-cash bijdrage heeft gecommitteerd. Na ontvangst wordt het geld toegewezen op het project.

Voorwaarden in-kind cofinanciering

In-kind cofinanciering dient gekapitaliseerd ofwel contant gemaakt te worden (opgebouwd uit aantal eenheden tegen kostprijs of uren x tarief) en maakt deel uit van de begroting.

De cofinancierende organisatie dient de gehanteerde tarieven te onderbouwen en te bewijzen. NWO bepaalt of de tarieven moeten worden aangepast.

Waardebepaling in-kind cofinanciering

Voor het bepalen van het uurtarief kan worden uitgegaan van het maximaal kostendekkend tarief inclusief de hierbij geldende opslagen. Het uurtarief wordt berekend op basis van de gehanteerde standaard productief aantal uur van de organisatie. Om tot een kostendekkend uurtarief te komen kunnen de volgende elementen meegenomen worden:

• (gemiddeld) brutoloon behorende bij de functie van de medewerker die zal bijdragen aan het project;

• vakantiegeld en 13e maand (indien van toepassing in de geldende CAO) naar rato van de inzet in FTE;

• sociale lasten;

• pensioenlasten;

Co-financiers dienen opbouw en hoogte van de opgevoerde uurtarieven te motiveren in de steunbrief. Uurtarieven voor personele in-kind bijdragen van cofinanciers zijn gemaximeerd op € 125 per uur ongeacht van toepassing zijnde fiscale wet- en regelgeving bij de co-financier.

NWO kan verzoeken om onderbouwing en bewijsstukken van de gehanteerde tarieven en eveneens om aanpassing.

Voor de inzet van studenten geldt een maximum tarief van € 25 per uur.

Toelaatbaar als in-kind cofinanciering is:

• Personele inzet en materiële bijdragen als cofinanciering worden geaccepteerd op voorwaarde dat deze gekapitaliseerd worden en dat deze volledig onderdeel uitmaken van het project. Dit wordt duidelijk in de beschrijving en de planning/fasering van het onderzoek. Voor toegezegde apparatuur wordt de actuele dagwaarde gehanteerd.

• Het is mogelijk dat een gedeelte van het onderzoek wordt uitgevoerd door derden. Bij personele inzet is voorwaarde dat de geleverde expertise in de vorm van mensuren niet reeds beschikbaar is op de onderzoeksinstelling(en) en dus specifiek voor het project wordt ingezet. Het kapitaliseren van personele inzet door derden is gebonden aan de hierboven genoemde waardebepaling in-kind cofinanciering.

• Bij materiële bijdragen in de vorm van levering van diensten is voorwaarde dat deze als nieuwe inspanning kan worden geïdentificeerd. De dienst is niet reeds beschikbaar op de onderzoeksinstelling(en) die het onderzoek uitvoer(t)en. Het kan voorkomen dat men reeds geleverde diensten (bijvoorbeeld een database of software) als in kind cofinanciering wil opvoeren. Acceptatie is in dit geval niet vanzelfsprekend. Hierover dient de penvoerder vooraf contact op te nemen met NWO. NWO bepaalt of voor deze levering een concrete waarde is vast te stellen.

Verantwoording in-kind cofinanciering

Private en publieke partijen dienen hun in-kind bijdrage aan NWO te verantwoorden door een opgave van ingebrachte kosten te verstrekken aan de penvoerder, binnen drie maanden na afloop van het onderzoeksproject waaraan de bijdrage is geleverd. De verantwoording van de cofinancier(s) dient door de penvoerder tezamen met de financiële verantwoording van het project bij NWO te worden aangeleverd ten behoeve van de subsidievaststelling. Indien de door één cofinancier te verantwoorden in-kind bijdrage hoger is dan € 125.000, dient door deze cofinancier een controleverklaring aangeleverd te worden; in andere gevallen volstaat een schriftelijke verklaring van de penvoerder waarin vastgelegd is dat de ingebrachte in natura inspanningen daadwerkelijk aan het project zijn toegeschreven.

Bij in gebreke blijven van verantwoording van de toegezegde cofinanciering danwel het leveren van de toegezegde cofinanciering heeft NWO het recht de gehele subsidie in te trekken.

Niet toelaatbaar als cofinanciering (zowel in cash als in-kind):

• door NWO toegekende financiering¹⁴;

• PPS-toeslag;

• cofinanciering afkomstig van de organisaties waar de penvoerder of aanvrager(s) werkzaam zijn;

• kortingen op commerciële tarieven, o.a. op materialen, apparaten en diensten;

• kosten m.b.t. overhead, begeleiding, consultancy en/of deelname aan de begeleidingscommissie;

• kosten voor diensten die voorwaardelijk zijn. Er worden geen voorwaarden gesteld aan de levering van de cofinanciering. De levering van de cofinanciering is niet afhankelijk van het al dan niet bereiken van een bepaald stadium in het onderzoeksplan (bijv. go/no-go moment);

• kosten die volgens de call for proposals niet worden vergoed;

• kosten van apparatuur indien een van de (hoofd)doelen van de aanvraag is verbetering/meerwaarde te creëren van deze apparatuur.

Steunbrief deelnemende cofinanciers

In een steunbrief spreekt de cofinancier zowel inhoudelijke als financiële steun uit aan het project en bevestigt deze de toegezegde cofinanciering. De steunbrief van alle cofinanciers zijn verplichte bijlages bij de volledige aanvraag. Deze moet zijn ondertekend door een tekenbevoegd persoon van de cofinancier en op briefpapier van de cofinancier zijn geprint. In geval van honorering zal NWO de cofinancier vragen de bijdrage(n) te bevestigen (o.a. ter facturering). NWO zal een standaard handreiking voor de steunbrief beschikbaar stellen.

Adhesiebetuiging samenwerkingspartners

Samenwerkingspartners (zie paragraaf 3.1.4) kunnen geen steunbrief aanleveren, aangezien zij geen cofinanciering bijdragen aan het project. Het is wel mogelijk om samenwerkingspartners te vragen om een adhesiebetuiging, waarin de partner aangeeft wat de aanleiding is om als samenwerkingspartner op te treden in het onderzoek, en wat de rol van de desbetreffende samenwerkingspartner binnen het project zal zijn. Adhesiebetuigingen kunnen alleen in de fase voor volledige aanvragen worden aangeleverd en zijn niet verplicht.

Consortiumovereenkomst

De consortiumpartners moeten voorafgaand aan de start van het toegekende project een consortiumovereenkomst ondertekenen. In deze overeenkomst zijn rechten (bijvoorbeeld copyrights, publicaties, intellectueel eigendom etc. op producten of zaken die binnen het project worden ontwikkeld), kennisoverdracht en andere zaken zoals betalingen, voortgangs- en eindverslagen en geheimhouding geregeld.

Daarnaast staan in de consortiumovereenkomst afspraken over de governance van het consortium (die afdoende garantie moet bieden voor een effectieve samenwerking), financiën, waar van toepassing in te brengen basiskennis, aansprakelijkheid, geschillen en regeling van onderlinge informatieverstrekking.

Het initiatief voor het maken van deze afspraken ligt bij de penvoerder. De afspraken worden door NWO getoetst aan de NWO Subsidieregeling 2017. Voor de IE-rechten zijn de bepalingen zoals weergegeven in hoofdstuk 4 van deze subsidieregeling van toepassing waarbinnen de IE-rechten op de resultaten toekomen aan de begunstigde kennisinstelling, wiens medewerker de betreffende resultaten heeft gegenereerd (ownership follows inventorship). Voor de IE-rechten op de resultaten van cofinanciers gelden de weergegeven percentages tenzij gerechtvaardigd is hiervan af te wijken.

Begeleidingscommissie

Het NWA programma ‘Onderzoek op Routes door Consortia’ integreert het principe van begeleidingscommissies in de monitoring van gehonoreerde onderzoeksprojecten om zo de maatschappelijke impact, kennisoverdracht en maatschappelijke netwerkvorming van het onderzoek te bevorderen. Consortia zijn zelf verplicht om een begeleidingscommissie in te stellen, en de leden van de begeleidingscommissie te selecteren. NWO kan ervoor kiezen om leden voor de begeleidingscommissie voor te dragen.

Intellectueel Eigendom & Publicaties (IE&P)

Om de kansen op nieuwe vindingen en innovaties te vergroten, wordt het verwerven, onderhouden en benutten van intellectuele eigendomsrechten (octrooien en auteursrechten) bij de kennisinstellingen gestimuleerd. Daartoe worden consortia bij de NWA gevraagd aandacht te geven aan intellectuele eigendomsrechten. Hierbij is het van belang dat onderzoeksresultaten op een verantwoorde wijze behandeld worden met het oog op bijdragen aan de wetenschap en toepassen van de kennis.

Het doel is om enerzijds de onderzoeksresultaten zo breed mogelijk te exploiteren en te publiceren en anderzijds de samenwerking tussen de kennisketen en (semi)publieke partners en het bedrijfsleven te stimuleren. De NWO Subsidieregeling 2017 voorziet in mogelijkheden om Intellectueel Eigendom (IE)-rechten te vestigen door de aanvragers en ook in eventuele overdracht of licentieverlening daarvan aan de confinanciers.

Beperkende indieningsvoorwaarden

Penvoerders waarvan de aanvraag met een subsidiebedrag van meer dan 5 M€ in de NWA-ORC ronde 2019 wordt gehonoreerd, mogen gedurende de looptijd van het gehonoreerde onderzoek geen aanvragen indienen als penvoerder in het NWA-ORC programma.

Startdatum

Gehonoreerde projecten gaan van start zodra het datamanagementplan is goedgekeurd door NWO, de cofinancieringsbijdragen zijn bevestigd door de consortiumpartners én er een ondertekende samenwerkingsovereenkomst van het consortium is ontvangen waarin minimaal afspraken rondom Intellectueel Eigendom en Publicaties (IE&P) zijn vast gelegd.

De uiterste startdatum van het onderzoek is zes maanden na ontvangst van het subsidieverleningsbesluit.

Tussentijdse evaluatie

Toegekende projecten met een looptijd langer dan 6 jaar en/of een subsidiebedrag hoger dan 5 M€ worden tussentijds geëvalueerd. Deze evaluatie zal worden georganiseerd door NWO. Met het accepteren van de subsidie verklaart de penvoerder akkoord te gaan met de tussentijdse evaluatie en zijn/haar volledige medewerking te geven aan de opzet en uitvoering ervan.

Verantwoording en projectafsluiting

Gedurende het project zal de penvoerder verantwoordelijk zijn voor rapportages over het project. NWO zal met het oog op monitoring van de voortgang van het project tussentijds inhoudelijk en financiële rapportages opvragen, evenals verantwoording van geleverde cofinanciering.

Bij afronding van een project zullen inhoudelijke en financiële eindrapportages worden opgevraagd. Na goedkeuring wordt definitieve hoogte van de subsidie en cofinanciering vastgesteld.

Open Access

Alle wetenschappelijke publicaties van onderzoek dat is gefinancierd op basis van toekenningen voortvloeiend uit de NWA-ORC 2019 call for proposals dienen onmiddellijk (op het moment van publicatie) wereldwijd vrij toegankelijk te zijn (Open Access). Er zijn verschillende manieren voor onderzoekers om Open Access te publiceren. Een uitgebreide toelichting hierop is te vinden op www.nwo.nl/openscience.

Datamanagement

Bij goed onderzoek hoort verantwoord datamanagement. NWO wil dat onderzoeksdata die voortkomen uit met publieke middelen gefinancierd onderzoek zo veel mogelijk ‘vrij’ en duurzaam beschikbaar komen voor hergebruik. Aanvragen dienen daarom te voldoen aan het datamanagementprotocol van NWO. Dit protocol bestaat uit twee stappen: 1) een datamanagementparagraaf en 2) een datamanagementplan.

De datamanagementparagraaf maakt deel uit van de aanvraag. Aanvragers dienen vier vragen te beantwoorden over datamanagement binnen hun beoogde project. Wordt er in het project geen data verzameld dan kan dat worden aangegeven.

Na honorering van een aanvraag dient de onderzoeker de datamanagementparagraaf uit te werken tot een datamanagementplan. Het datamanagementplan is een concrete uitwerking van de datamanagementparagraaf. De onderzoeker beschrijft in het plan of gebruik gemaakt wordt van bestaande data of dat het om een nieuwe dataverzameling gaat en hoe de dataverzameling dan FAIR(= vindbaar, toegankelijk, interoperabel en herbruikbaar) gemaakt wordt.

Meer informatie over het datamanagementprotocol van NWO staat op: www.nwo.nl/datamanagement.

Nagoya Protocol

Het Nagoya Protocol is op 12 oktober 2014 van kracht gegaan en zorgt voor een eerlijke en billijke verdeling van voordelen voortvloeiende uit het gebruik van genetische rijkdommen (Access and Benefit Sharing; ABS). Onderzoekers die voor hun onderzoek gebruikmaken van genetische bronnen in/uit het buitenland dienen zich op de hoogte te stellen van het Nagoya Protocol (www.absfocalpoint.nl). NWO gaat er vanuit dat zij de noodzakelijke acties ten aanzien van het Nagoya Protocol nemen.

3.6 Het indienen van een aanvraag

Aankondiging van een initiatief

Het aankondigen van een initiatief verloopt via de NWA-website (zie ook paragraaf 3.4). Penvoerders dienen hun initiatief zelf aan te kondigen, maar kunnen desgewenst contactgegevens van een collega invoeren.

Let op: Penvoerders dienen er rekening mee te houden dat de informatie die zij verstrekken in het formulier op de website gepubliceerd zal worden en dus openbaar is.

Beknopte en volledige aanvraag

Het indienen van een beknopte en een volledige aanvraag kan alleen via het online aanvraagsysteem ISAAC. Beknopte en volledige aanvragen die niet via ISAAC zijn ingediend, worden niet in behandeling genomen.

Een penvoerder is verplicht de aanvraag via zijn/haar eigen ISAAC-account in te dienen. Indien de penvoerder nog geen ISAAC-account heeft, dient hij/zij dat minimaal een dag voor het indienen aan te maken. Dit om eventuele aanmeldproblemen op tijd te kunnen verhelpen. Indien de penvoerder al een account bij NWO heeft, hoeft deze geen nieuw account aan te maken om een nieuwe aanvraag in te dienen.

Bij het indienen van de aanvraag in ISAAC moeten, naast de ingevulde formulieren, ook online gegevens worden ingevoerd. Begin daarom ten minste drie werkdagen vóór de deadline van deze call for proposals met het indienen van de aanvraag, zodat eventuele problemen met uw account of met het invoeren van gegevens nog kunnen worden verholpen. Aanvragen die na de deadline worden ingediend, worden niet in behandeling genomen.

LET OP: Voor het indienen van de volledige aanvraag dient de penvoerder de beknopte aanvraag in ISAAC om te zetten naar een aanvraag. Het is niet de bedoeling dat u via de knop ‘deze financiering aanvragen’ op de financieringspagina de aanvraag indient. Meer informatie over het omzetten van een beknopte aanvraag naar een volledige aanvraag is te vinden in de ISAAC-handleiding, te vinden onder de knop ‘help’ op de ISAAC website (www.isaac.nwo.nl)

Voor vragen van technische aard kan de penvoerder contact op te nemen met de ISAAC-helpdesk, zie paragraaf 5.1.2.

4 Beoordelingsprocedure

4.1 Procedure

Voor alle bij de beoordeling en/of besluitneming betrokken personen en betrokken NWO-medewerkers is de Gedragscode belangenverstrengeling van toepassing.

Aankondigen van initiatieven op de website

Conform de voorwaarden uit hoofdstuk 3 zijn aanvragers verplicht om hun initiatief aan te kondigen. Ingediende aanvragen waarvoor geen initiatief aangekondigd is voor de deadline van 9 mei 2019, 14:00 CE(S)T zijn niet ontvankelijk en worden door NWO niet in behandeling genomen. Op deze aanvragen is de correctieperiode van twee werkdagen niet van toepassing.

Ontvankelijkheid van de aanvragen

De eerste stap in de beoordelingsprocedure van zowel de beknopte aanvragen als volledige aanvragen is een toets of de aanvraag in behandeling genomen kan worden. Hiervoor gelden de voorwaarden zoals beschreven in hoofdstuk 3 van de NWA-ORC 2019 call for proposals. Alleen beknopte aanvragen en volledige aanvragen die aan deze voorwaarden voldoen, zijn ontvankelijk en worden door NWO in behandeling genomen.

Wanneer correctie van de aanvraag mogelijk is (ter beoordeling van NWO), zal de penvoerder de gelegenheid krijgen om haar/zijn aanvraag binnen twee werkdagen¹⁵ aan te passen. Als de gecorrigeerde aanvraag niet binnen de gestelde tijd is ontvangen, neemt NWO de aanvraag niet in behandeling. Gecorrigeerde aanvragen, die tijdig zijn ontvangen, worden na goedkeuring alsnog in behandeling genomen.

Beoordeling van de aanvragen

In de beoordelingsprocedure zijn referenten (alleen bij volledige aanvragen), één of meer beoordelingscommissies (afhankelijk van het aantal ingediende aanvragen) en een programmacommissie betrokken.

Referenten

Volledige aanvragen worden ter beoordeling aan ten minste twee (bij omvangrijke aanvragen meer) onafhankelijke externe (inter)nationale referenten voorgelegd. Aanvragers krijgen de mogelijkheid om schriftelijk te reageren op de geanonimiseerde adviezen van de referenten (weerwoord).

Beoordelingscommissie

De beoordelingscommissie wordt ingesteld door de Raad van Bestuur van NWO. Gezien de aard van het NWA-ORC programma is de beoordelingscommissie samengesteld uit onafhankelijke deskundigen vanuit de brede kennisketen.

Aanvragers dienen er in het opstellen van hun aanvraag rekening mee te houden dat de leden van de multidisciplinaire beoordelingscommissie niet per definitie expert kunnen zijn op alle onderwerpen die in de aanvragen aan bod komen. NWO zal zorgdragen voor een zo evenwichtig mogelijke spreiding van de leden over de expertisegebieden. De samenstelling van de beoordelingscommissies wordt na afloop van de procedure gepubliceerd op de NWO-website.

Beknopte aanvragen

Prioritering

De beoordelingscommissie beoordeelt en prioriteert de beknopte aanvragen per bandbreedte aan de hand van de criteria voor beknopte aanvragen in paragraaf 4.2 zonder gebruik te maken van externe referenten. Hierbij houdt zij rekening met een redelijke verhouding tussen het aantal uit te werken en het aantal te honoreren aanvragen. De uitkomsten van de beoordeling vormen het voorgenomen advies van de beoordelingscommissie.

Voorgenomen advies

De penvoerders ontvangen het voorgenomen advies van de beoordelingscommissie. De penvoerders krijgen de mogelijkheid om hier binnen 5 werkdagen op te reageren.

Bijstelling van het voorgenomen advies

De beoordelingscommissie kan op basis van de inhoudelijke motivering en de hierop ontvangen reacties van de penvoerders haar voorgenomen advies aan de programmacommissie aanpassen. Het definitieve advies wordt door de beoordelingscommissie aangeboden aan de programmacommissie.

Programmacommissie

De programmacommissie toetst de procedure marginaal en stelt op basis van de voordracht van de beoordelingscommissie de definitieve beoordeling van de beknopte aanvragen vast. De programmacommissie kan om beleidsmatige redenen afwijken van het advies van de beoordelingscommissie. Beleidsmatige redenen zijn bijvoorbeeld de overall wenselijke verdeling fundamenteel-toegepast onderzoek (80-20), spreiding over de 25 routes en/of wetenschapsgebieden, diversiteit, en spreiding van de te honoreren aanvragen over de drie bandbreedtes van aanvragen (0,5 – 2 mln euro; 2 – 5 mln euro; 5 – 10 mln euro).

Besluitvorming op de beknopte aanvragen

De programmacommissie biedt het definitieve advies over uitnodiging voor het indienen van een volledige aanvraag of afwijzing ter besluitvorming aan de raad van bestuur van NWO aan.

NWO werkt in de NWA-ORC 2019 call for proposals met een besluit op de beknopte aanvragen. Dit houdt in dat het voor penvoerders die een afwijzing ontvangen niet mogelijk is om een volledige aanvraag in te dienen.

Volledige aanvragen

De ontvankelijke volledige aanvragen worden ter beoordeling aan externe referenten voorgelegd. Aanvragers krijgen vervolgens de mogelijkheid om schriftelijk te reageren op de referentcommentaren.

Beoordeling

De volledige aanvragen voorzien van referentencommentaar en weerwoord worden vervolgens ter beoordeling voorgelegd aan de beoordelingscommissie. De beoordelingscommissie beoordeelt de volledige aanvragen volgens de criteria voor volledige aanvragen in paragraaf 4.2. De beoordelingscommissie zal op basis hiervan een prioritering opstellen en de hoogst geprioriteerde aanvragers uitnodigen voor een interview. Hierbij zal de beoordelingscommissie rekening houden met een redelijke verhouding tussen het aantal interviews en het aantal te honoreren aanvragen.

Op basis van de aanvraag, de referentenrapporten, het weerwoord en (optioneel) het interview geeft de beoordelingscommissie een eigen, zelfstandig oordeel over de volledige aanvragen. Hierbij geldt dat de referentenrapporten in belangrijke mate ‘richtinggevend’ zijn voor de uiteindelijke beoordeling, maar niet onverkort worden overgenomen door de beoordelingscommissie. De beoordelingscommissie stelt aan de hand van de beoordeling de prioritering per bandbreedte voor. Dit prioriteringsvoorstel wordt vervolgens voorgelegd aan de programmacommissie.

De programmacommissie toetst de procedure marginaal en stelt op basis van de voordracht van de beoordelingscommissie de definitieve beoordeling van de aanvragen vast. De programmacommissie kan om beleidsmatige redenen afwijken van het prioriteringsvoorstel van de beoordelingscommissie. Beleidsmatige redenen zijn bijvoorbeeld de overall wenselijke verdeling fundamenteel-toegepast onderzoek (80-20), spreiding over de 25 routes en/of wetenschapsgebieden, diversiteit, en spreiding van de te honoreren aanvragen over de drie bandbreedtes van aanvragen. NWO hanteert in beginsel voor elk van de drie bandbreedtes een vergelijkbaar honoreringspercentage. Mocht sprake zijn van onvoldoende aanvragen van voldoende kwaliteit in één of meer van de bandbreedtes, dan kan de programmacommissie voorstellen (een deel van) de in de ronde 2019 resterende middelen aan te wenden voor aanvragen in een andere bandbreedte.

Besluitvorming volledige aanvragen

De programmacommissie biedt het voorstel over toekenning of afwijzing ter besluitvorming aan de raad van bestuur van NWO aan.

De datamanagementparagraaf in de aanvraag wordt niet beoordeeld en derhalve ook niet meegewogen in de beslissing om een aanvraag al of niet toe te kennen. Zowel de referenten als de commissie kunnen wel advies geven met betrekking tot de datamanagementparagraaf. Na honorering van een aanvraag dient de onderzoeker de paragraaf uit te werken in een datamanagementplan. Aanvragers kunnen hierbij gebruik maken van het advies van de referenten en commissie.

NWO voorziet alle volledige aanvragen van een kwalificatie (http://www.nwo.nl/kwalificaties). Deze kwalificatie wordt aan de aanvrager bekend gemaakt bij het besluit over al dan niet toekennen van financiering.

Om voor financiering in aanmerking te kunnen komen, dient een aanvraag ten minste de kwalificatie zeer goed te krijgen. Voor meer informatie over de kwalificaties zie: http://www.nwo.nl/kwalificaties.

Indicatief tijdspad

Aankondigen van initiatieven
9 mei 2019	Deadline aankondigen initiatieven
Beknopte aanvragen
6 juni 2019	Deadline indienen beknopte aanvragen
sptember/oktober 2019	Beoordeling beknopte aanvragen
eind oktober 2019	Besluitvorming beknopte aanvragen
Volledige aanvragen
16 januari 2020	Deadline indienen volledige aanvraag
februari/ maart 2020	Referentenfase
eind maart 2020	Verzoek om weerwoord
eind april 2020	Interviewselectie vergadering
half mei 2020	Interviews
juni 2020	Besluitvorming honorering en afwijzing

4.2 Criteria

In de NWA-ORC 2019 call for proposals is differentiatie aangebracht in de beoordelingscriteria die gebruikt worden voor de beknopte aanvragen en de volledige aanvragen.

Beoordelingscriteria beknopte aanvragen:

• I. Passendheid binnen het NWA-ORC programma (weging 75%):

  • a. Het consortium adresseert met haar kernopdracht een voor de NWA-routes relevante probleemstelling en beoogt substantiële maatschappelijke doorbraken te behalen.

  • b. Interdisciplinariteit: de voor de kernopdracht relevante disciplines (vakgebieden) nemen deel aan het consortium en zijn actief betrokken bij de voorgestelde activiteiten. Het consortium bevat een (sterke) academische vertegenwoordiging die (uitstekend) is afgestemd op de uitvoering van het voorgestelde project.

  • c. Kennisketenbreedheid: de voor de kernopdracht relevante stakeholders zijn onderdeel van het consortium en actief betrokken bij de uitvoering van het voorgestelde project. De stakeholders inclusief de maatschappelijke partijen weerspiegelen de kennisketenbreedte van het voorstel. Daarnaast zijn relevante partijen in den brede, inclusief de samenleving/burgers actief betrokken bij de voorgenomen activiteiten binnen het project.

• II. Wetenschappelijk belang van het voorgestelde project (weging 25%):

  • a. De probleemstelling is vanuit wetenschappelijk perspectief van belang. Er wordt een belangrijke bijdrage voorzien voor wat betreft wetenschappelijke doorbraken op de NWA routes. Daarnaast is er een aannemelijke kans op een wetenschappelijke doorbraak.

Beoordelingscriteria Volledige aanvragen:

• I. Kwaliteit van het onderzoeksvoorstel (weging 33,3%)

  • a. De probleemstelling is vanuit wetenschappelijk perspectief van belang. Er wordt een belangrijke bijdrage voorzien voor wat betreft wetenschappelijke doorbraken op de NWA routes. Daarnaast is er een aannemelijke kans op een wetenschappelijke doorbraak.

  • b. De doelstellingen zijn helder en concreet geformuleerd.

  • c. De voorgestelde benadering/methodologie is geschikt om de beoogde doelstellingen te behalen.

  • d. De begroting past bij de voorgestelde activiteiten. De kosten worden helder en concreet gemotiveerd.

• II. Kwaliteit van het consortium (weging 33,3%)

  • a. Er is sprake van een samenhangend, complementair en divers consortium (hieronder vallen de elementen interdisciplinariteit en kennisketenbreedheid).

  • b. Er is aandacht voor de professionele ontwikkeling van talentvolle onderzoekers in het middenkader.

  • c. Er sprake van actieve betrokkenheid en financieel commitment van de cofinanciers, blijkend uit het werkplan en de steunbrieven.

  • d. Er is sprake van een sterke, logisch en helder vormgegeven organisatiestructuur binnen het consortium.

• III. Te behalen wetenschappelijke en/of maatschappelijke doorbraken (weging 33,3%)

  • a. Wat is de te behalen doorbraak? Hoe omvangrijk is te behalen doorbraak in de maatschappij ten opzichte van het voorgestelde probleem?

  • b. Wat is de kwaliteit van het kennisbenuttingspad? Welke activiteiten worden voorzien om tot maatschappelijke impact, kennisoverdracht en maatschappelijke netwerkvorming te komen en wie voert deze uit? Hoe verhoudt zich dit tot de te behalen doorbraken?

  • c. Er is, voor zover passend bij de te behalen doorbraken, sprake van een actieve rol van de bredere samenleving en relevante doelgroepen bij het doorvertalen van de resultaten.

5 Contact en overige informatie

5.1 Contact

5.1.1 Inhoudelijke vragen

Voor inhoudelijke vragen over Nationale Wetenschapsagenda – Onderzoek op Routes door Consortia (NWA-ORC) en deze call for proposals kunt u de webpagina met veelgestelde vragen (FAQ) over het NWA-ORC programma bezoeken.

Wanneer u niet het juiste antwoord vindt, neemt u contact op met:

Annette Koopman

nwa-orc2019@nwo.nl

070 349 4223

Of

Joep van Wijk

mailto:nwa-orc2019@nwo.nl

070 349 4459

5.1.2 Technische vragen over het elektronisch aanvraagsysteem ISAAC

Bij technische vragen over het gebruik van ISAAC kunt u contact opnemen met de ISAAC-helpdesk. Raadpleeg eerst de handleiding voordat u de helpdesk om advies vraagt. De ISAAC-helpdesk is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 10.00 tot 17.00 uur op telefoonnummer +31 (0)20 346 71 79. U kunt uw vraag ook per e-mail stellen via isaac.helpdesk@nwo.nl. U ontvangt dan binnen twee werkdagen een reactie.

---

1 De publieke kennisketen omvat hogescholen, universiteiten, universitaire medische centra, TO2 instellingen en rijksinstellingen.

2 Zie paragraaf 1.1 en 1.2 van de NWO subsidieregeling 2017. Penvoerders staan in de subsidieregeling aangeduid als hoofdaanvragers. Aanvragers staan in de subsidieregeling aangeduid als medeaanvragers.

3 De leden van de TO2-federatie zijn Deltares, ECN, Marin, NLR, TNO en WUR/DLO. Zie ook http://www.to2-federatie.nl

4 zie Verordening EU 1407/2013 van 18/12/2013, de EU 651/2014 van 17/06/2014 en de mededeling van de Europese Commissie 2014/C 198/01 om te controleren of er sprake is van verenigbaarheid met deze steunregelingen. Voor aanbestedingsregels verwijzen we naar: http://wetten.overheid.nl/BWBR0032203/2016-07-01

5 Universiteiten en universitaire medische centra gevestigd in het Koninkrijk der Nederlanden, KNAW- en NWO-instituten, het Nederlands Kanker Instituut, het Max Planck Instituut voor Psycholinguïstiek te Nijmegen, Dubble-bundellijn bij de ESRF te Grenoble, NCB Naturalis, Advanced Research Centre for NanoLithography (ARCNL), Prinses Máxima Centrum voor kinderoncologie.

6 Hogescholen, TO2-instellingen, Rijkskennisinstellingen en andere organisaties die participeren als aanvrager maar niet vallen onder de academische instellingen zoals hierboven genoemd.

7 In lijn met de NWO strategie worden onder deze categorie ook Industrial en Societal Doctorates verstaan. In geval van aanstelling van een Industrial of Societal Doctorate dient de private of publieke organisatie waarbij de doctorate promoveert, zorg te dragen voor (een deel van) de salariskosten. Deze bijdrage mag onderdeel uitmaken van de minimale vereiste cofinanciering.

8 In deze module wordt aangesloten bij de definitie voor “kennisoverdracht” die de Europese Commissie hanteert in de Communautaire kaderregeling inzake staatssteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie (PbEU 2014, C 198).

9 zie Verordening EU 1407/2013 van 18/12/2013, de EU 651/2014 van 17/06/2014 en de mededeling van de Europese Commissie 2014/C 198/01 om te controleren of er sprake is van verenigbaarheid met deze steunregelingen. Voor aanbestedingsregels verwijzen we naar: http://wetten.overheid.nl/BWBR0032203/2016-07-01

10 Onder start-up verstaat NWO: Een rechtspersoon die op een innovatieve wijze nieuwe markten aan boort om een duurzame oplossing te bieden voor een maatschappelijk probleem of een nieuwe technologie uit te werken. De criteria voor deze rechtspersoon zijn te vinden in de FAQ van de NWA-ORC call 2019.

11 Verordening (EU) nr. 1407/2013 van de Europese Commissie van 18 december 2013.

12 Voor KNAW-instituten geldt dat de handtekening van de KNAW-directeur wordt gevraagd. Voor NWO-instituten geldt dat het Stichtingsbestuur de handtekening moet zetten.

13 Afhankelijk van het type organisatie waaraan de aanvrager verbonden is verschilt het hoogste bestuursorgaan. Doorgaans betreft het hier de Rector Magnificus (universiteiten), dan wel de voorzitter van de raad van bestuur (overige organisaties).

14 Onder door NWO toegekende financiering wordt verstaan financiering welke verkregen is door honorering van een aanvraag bij NWO. Hierbij is het niet relevant in welk programma deze financiering verkregen is, of wie de ontvanger van de subsidie is.

15 Werkdagen worden gedefinieerd als de door de wet bepaalde werkdagen. In de vaststelling van de deadline voor het indienen van een gecorrigeerd voorstel kan NWO geen rekening houden met de persoonlijke werkdagen.