Regeling tot mandaat, volmacht en machtiging Hoofd iCOV 2018

De ondergetekenden,

Gelet op:

De artikelen 10:3, 10:9, eerste lid, en 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht;

Artikel 29 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming;

Artikel 6, tweede lid, onder b, van het Convenant iCOV 2018;

Artikel 1, onder a, van het Protocol gegevensverwerking iCOV Productie 2018;

Artikel 1, onder a, van het Protocol gegevensverwerking iCOV Research and Development 2018.

Besluiten als volgt:

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

a) gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken:

de bestuursorganen vermeld in bijlage I bij het Protocol gegevensverwerking iCOV Productie 2018 en de bestuursorganen vermeld in bijlage I bij het Protocol gegevensverwerking iCOV Research and Development 2018;

b) AVG-beheerder:

degene die namens de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken zorg draagt voor naleving van de wet, te weten het Hoofd iCOV als bedoeld in artikel 5, derde lid, onder f, van het Convenant iCOV 2018;

c) iCOV:

de gemeenschappelijke organisatie, zoals opgericht bij het Convenant iCOV 2018;

d) mandaat:

de bevoegdheid om in naam van de deelnemende organisaties besluiten te nemen;

e) volmacht:

de bevoegdheid om in naam van de deelnemende organisaties privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

f) machtiging:

de bevoegdheid om namens de deelnemende organisaties handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;

g) leverancier:

degene die de persoonsgegevens daadwerkelijk aan de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken verstrekt;

h) persoonsgegeven, verwerking van persoonsgegevens, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker en betrokkene:

hetgeen daaronder verstaan wordt in de wet;

i) wet:

de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Artikel 2 Bevoegdheden

• 1. Aan het Hoofd iCOV wordt als AVG-beheerder mandaat, volmacht en machtiging verleend ten aanzien van de tot de verantwoordelijkheid van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken behorende aangelegenheden betreffende de taken en werkzaamheden van met iCOV verband houdende verwerking van persoonsgegevens, met uitzondering van de bevoegdheid tot het nemen van besluiten of andere handelingen die zijn neergelegd in een document, gericht tot:

  • a) de Koning;

  • b) de raad van ministers van het Koninkrijk, de ministerraad of een daaruit gevormde onderraad of commissie;

  • c) de voorzitter van de Eerste of Tweede Kamer der Staten-Generaal of van een uit die Kamer gevormde commissie;

  • d) de vice-president van de Raad van State van het Koninkrijk of de vice-president van de Raad van State;

  • e) de president van de Algemene Rekenkamer;

  • f) de Nationale ombudsman, indien de strekking daarvan is dat aan een aanbeveling van de Nationale ombudsman geen gevolg wordt gegeven; of

  • g) het behandelen van verzoeken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur;

  • h) Betrokkenen; of

  • i) de Autoriteit Persoonsgegevens.

• 2. de in het eerste lid a tot en met g uitgezonderde besluiten of andere handelingen zijn voorbehouden aan de ministers van Justitie en Veiligheid en van Financiën gezamenlijk.

• 3. De in het eerste lid onder h en i uitgezonderde besluiten of andere handelingen zijn voorbehouden aan de bij dat besluit of die handeling betrokken verwerkingsverantwoordelijken.

Artikel 3 Ondermandaat

Het Hoofd iCOV wordt toegestaan ondermandaat te verlenen aan medewerkers van iCOV, in welk geval het ondermandaat aanvaard dient te worden.

Medewerkers van deelnemende organisaties die onder het gezag van het Hoofd iCOV fiscale data zoals bedoeld in artikel 67 AWR verwerken, doen dit onder het mandaat van het Hoofd iCOV zonder dat hier expliciet ondermandaat voor hoeft te worden verleend.

Artikel 4 Taken en werkzaamheden

De verlening van mandaat, volmacht en machtiging is in het bijzonder gericht op de volgende taken en werkzaamheden:

• a) het beheer van de gegevensbestanden waarvoor de deelnemende organisaties gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken zijn;

• b) het, gehoord de deelnemende organisaties, opstellen van rechtmatigheidsbeoordelingen;

• c) het namens de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken zorg dragen voor naleving van toepasselijke privacy wet- en regelgeving in verband met voornoemde bestanden, in het bijzonder:

  • i. het sluiten van privaatrechtelijke overeenkomsten met verwerkers;

  • ii. het stellen van voorschriften en procesbeschrijvingen ter invulling van of ter aanvulling op de verschillende protocollen gegevensverwerking;

  • iii. het coördineren van de behandeling van verzoeken van betrokkenen op grond van de wet in samenwerking met de Privacy Coördinator zoals bedoeld in artikel 6, lid 3 van het Convenant iCOV 2018;

  • iv. het coördineren van meldingen en het aanvragen van voorafgaand onderzoek op grond van toepasselijke privacy wet- en regelgeving in samenwerking met de Privacy Coördinator zoals bedoeld in artikel 6, lid 3 van het Convenant iCOV 2018;

• d) het maken van leveringsafspraken met (nieuwe) leveranciers en het verzoeken om persoonsgegevens aan (nieuwe) leveranciers;

• e) het doen of laten doen van terugmeldingen ingeval er gerede twijfel is aan de juistheid van een als authentiek aangewezen gegeven.

Artikel 5 Vertegenwoordiging

Aan het Hoofd iCOV wordt machtiging verleend iCOV te vertegenwoordigen bij gerechtelijke procedures.

Artikel 6 Vervangingsregeling

Het Hoofd iCOV kan een medewerker van iCOV als vervanger aanwijzen ter vervanging bij afwezigheid of ontstentenis van het Hoofd iCOV.

Artikel 7 Coördinatie van klachten

Het Hoofd iCOV treedt op als klachtcoördinator als bedoeld in titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 8 Ondertekening documenten

De ondertekening van documenten door het Hoofd iCOV krachtens het in deze regeling verleende mandaat, volmacht en machtiging, geschiedt als volgt:

De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken voor de gegevensverwerking door de gemeenschappelijke organisatie iCOV, voor de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken voor de gegevensverwerking door de gemeenschappelijke organisatie iCOV, Het Hoofd iCOV,(Gevolgd door de handtekening en de naam van het Hoofd).

Artikel 9 Slotbepalingen

• 1. Deze regeling en iedere wijziging worden gepubliceerd in de Staatscourant. Het Hoofd iCOV draagt zorg voor publicatie.

• 2. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van ondertekening door alle gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken.

• 3. Deze regeling kan worden aangehaald als: Regeling tot mandaat, volmacht en machtiging Hoofd iCOV 2018.

Aldus ondertekend

Het Hoofd iCOV G.P.M. Grootscholten

3 december 2018

Het Openbaar Ministerie De voorzitter van het College van procureurs-generaal van het Openbaar Ministerie Voor deze, G.T. Hofstee

6 november 2018

De Rijksrecherche Directeur H.G. Trip

8 november 2018

Het Centraal Justitieel Incassobureau Directeur Bedrijfsvoering & ICT H.J. Derks

30 november 2018

De Politie De (plaatsvervangend) Korpschef van de Politie H.P. van Essen

31 augustus 2018

De Belastingdienst Belastingen/Toeslagen/Douane/FIOD De directeur-generaal Belastingdienst J.J.M. Uijlenbroek

23 oktober 2018

De Financial Intelligence Unit Nederland Het Hoofd van de Financial Intelligence Unit Nederland H.M. Verbeek-Kusters

28 augustus 2018

Inspectie Leefomgeving en Transport-Inlichtingen- en Opsporingsdienst Inspecteur-generaal J.A. van den Bos

7 september 2018

Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid-Directie Opsporing Inspecteur-generaal M.J. Kuipers

6 augustus 2018

Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit-Inlichtingen- en Opsporingsdienst De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, Voor deze, Directeur van de Inlichtingen- en Opsporingsdienst van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit R. Stevens

9 juli 2018

De Nederlandsche Bank Toezichtdirecteur van De Nederlandsche Bank F. Elderson

26 juli 2018

De Autoriteit Consument en Markt Bestuurslid C.M.L. Hijmans van den Bergh

14 november 2018

Het Commissariaat voor de Media Voorzitter M. de Cock Buning

18 oktober 2018