Convenant ten behoeve van continue screening in de kinderopvang (2018 verlenging)

Partijen,

De Minister van Justitie en Veiligheid, handelend als bestuursorgaan, namens deze mw. M. Visser, Algemeen directeur Justitiële Uitvoeringsdienst Toetsing, Integriteit en Screening, hierna te noemen: ‘Justis’

De Minister van Justitie en Veiligheid, handelend als bestuursorgaan, namens deze dhr. J. Wiltvank, Algemeen directeur Justitiële informatiedienst, hierna te noemen: ‘Justid’

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Dienst Uitvoering Onderwijs handelend als bestuursorgaan namens deze dhr. F.A. van Loon, Directeur Uitvoering Kinderopvang, hierna te noemen: ‘DUO’

en

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, handelend als bestuursorgaan, namens deze mw. M.C. van Tuyll, Directeur Kinderopvang, hierna te noemen: ‘SZW’

Overwegende:

• dat de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens, het Besluit justitiële en strafvorderlijke gegevens, het Besluit continue screening kinderopvang, het Besluit registers kinderopvang en peuterspeelzaalwerk, de Wet Kinderopvang (Wko) de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en met ingang van 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vigeren;

• dat het doel van partijen met de continue screening in de kinderopvang is te voorkomen dat personen die werkzaam zijn in de kinderopvang en die mogelijk een delict hebben begaan dat een belemmering oplevert voor een behoorlijke uitoefening van een functie in die branche, nog langer daarin werkzaam kunnen blijven;

• dat voor een gedetailleerde beschrijving van de noodzaak tot en totstandkoming van de continue screening in de kinderopvang wordt verwezen naar de toelichting op het Besluit continue screening kinderopvang (Stb. 2013, 40);

• dat voor de continue screening in de kinderopvang het noodzakelijk is justitiële gegevens (door) te verstrekken aan partijen;

• dat de (door)verstrekking van justitiële gegevens mogelijk is gemaakt in artikel 22b van het Besluit justitiële en strafvorderlijke gegevens;

• dat de doelstelling van partijen bij dit convenant is dat taken, verantwoordelijkheden en werkwijzen worden vastgelegd met betrekking tot de (door)verstrekking van informatie, waaronder justitiële gegevens op grond van artikel 22b van het Besluit justitiële en strafvorderlijke gegevens;

• dat op grond van artikel 13, tweede lid, het convenant t.b.v. continue screening in de kinderopvang (2016 verlenging), eindigt 3 maanden na inwerkintreding van de wijziging van de Wko;

• dat de gewijzigde Wko op 1 maart 2018 in werking treedt;

• de resterende looptijd van voornoemd convenant (2016 verlenging) te kort is voor de hierin beschreven doelen en taken;

• dat om bovengenoemde redenen de werkingsduur van het convenant – met in achtneming van artikel 11 – dient te worden gewijzigd;

• dat alle Partijen hebben ingestemd met een wijziging van de looptijd van het convenant tot en met 31 december 2018.

• dat tevens tijdens de looptijd van het convenant de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van de Richtlijn 95/46/EG (hierna Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)) in werking is getreden en met ingang van 25 mei 2018 van toepassing is en om die reden aanpassing behoeft. Daar waar in dit document de Wbpbp wordt genoemd kan ook AVG worden gelezen.

• dat daarom het op 12 december 2016 in de Staatscourant gepubliceerde convenant t.b.v. screening in de kinderopvang (2016 verlenging) (Stb. 2016, 67093) vervalt en wordt vervangen door het onderhavige Convenant ten behoeve van continue screening in de kinderopvang (2018 verlenging).

komen overeen als volgt:

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit convenant wordt verstaan onder:

a. Betrokkenen:

degenen bedoeld in de artikelen 1.50, 1.56, 1.56b en 2.6 van de Wko;

b. CSKO:

continue screening in de kinderopvang;

c. DAP:

Dossier Afspraken & Procedures (DAP);

d. Gastouderopvang:

kinderopvang die in een gezinssituatie plaatsvindt door tussenkomst van een geregistreerd gastouderbureau;

e. GGD:

een gemeentelijke gezondheidsdienst, als bedoeld in artikel 14 van de Wet publieke gezondheid;

f. Hit:

een door Justid aan Justis doorgeleverde mutatie in de justitiële documentatie van een betrokkene;

g. Houder:

de rechtspersoon of natuurlijke persoon van 18 jaar en ouder die een kindercentrum, peuterspeelzaal of een gastouderbureau exploiteert;

h. Kindercentrum:

een voorziening waar kinderopvang plaatsvindt, anders dan gastouderopvang;

i. Signaalbrief:

een door SZW en Justis vastgesteld brief sjabloon, waarmee Justis DUO informeert dat zich in de justitiële documentatie van een betrokkene een mutatie heeft voorgedaan op grond waarvan het wenselijk wordt bevonden die betreffende persoon opnieuw een VOG te laten aanvragen;

j. VOG:

een met het oog op het uitoefenen van het beroep van medewerker in de kinderopvang verleende Verklaring omtrent Gedrag overeenkomstig de bepalingen van de Wet justitiële gegevens;

Artikel 2. Verantwoordelijkheid SZW

• 1. SZW is als beleidsdepartement verantwoordelijk voor een goede werking van de keten die continue screening mogelijk maakt;

• 2. Het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle partijen dat wet- en regelgeving waar nodig wordt aangepast voor het optimaal laten functioneren van continue screening binnen de kinderopvang. SZW heeft hierin het voortouw aangaande de Wkop en het Besluit registers kinderopvang, buitenlandse kinderopvang en peuterspeelzaalwerk.

• 3. SZW is verantwoordelijk voor de samenstelling (het laten samenstellen door DUO) van een digitaal bestand, houdende een actuele lijst met betrokkenen. De lijst met betrokkenen bevat per individu in ieder geval het burgerservicenummer.

• 4. SZW zorgt dat het proces dat volgt op de signaalbrief van Justis goed wordt ingeregeld binnen het werkveld van de kinderopvang.

• 5. SZW is (verwerkings)verantwoordelijke in de zin van de Wbp en AVG voor de gegevens die in het kader van dit convenant worden bewerkt ten behoeve van de CSKO en draagt er zorg voor dat de verwerking van de persoonsgegevens door DUO in overeenstemming is met het bepaalde in de Wbp en AVG. SZW heeft dit geregeld in een bewerkersovereenkomst, als bedoeld in artikel 14, tweede lid, van de Wbp.

Artikel 3. Verantwoordelijkheid Justid

• 1. Justid draagt zorg en is verantwoordelijk voor de koppeling tussen de digitale geactualiseerde lijst met betrokkenen en het Justitieel Documentatie Systeem.

• 2. De lijst met betrokkenen wordt door Justid beoordeeld op mutaties in het Justitieel Documentatie Systeem. Relevante mutaties zijn een nieuwe bijschrijving ter zake van een strafbaar feit en de mutatie ter zake van een afdoeningsbeslissing (transactie, sepot, rechterlijke beslissing, strafbeschikking) op dat strafbare feit.

• 3. Relevante mutaties worden dagelijks aan Justis verzonden. Daartoe wordt door Justid een meldingsbestand (zgn. hit) verstuurd, dat in elk geval het uittreksel bevat van de justitiële documentatie waarop o.a. de volgende gegevens zijn vermeld:

  • a. alle voornamen;

  • b. tussenvoegsels (indien aanwezig);

  • c. achternaam/ geslachtsnaam;

  • d. geboortedatum;

  • e. burgerservicenummer (vermeld als kenmerk);

  • f. geboorteplaats (indien geboorteland niet Nederland is);

  • g. geboortegemeente (indien geboorteland wel Nederland is);

  • h. geboorteland;

  • i. meldcode MJ9998.

Artikel 4. Verantwoordelijkheid Justis

• 1. Justis draagt zorg en is verantwoordelijk voor de beoordeling van het door Justid aangeleverde uittreksel uit de justitiële documentatie van de betrokkenen.

• 2. Justis beoordeelt marginaal of de betrokkene nog wel voldoet aan de eisen voor afgifte van een VOG om te mogen werken in de kinderopvang. Daarin betrekt Justis niet alleen de betreffende mutatie, maar de gehele justitiële documentatie die uit het uittreksel blijkt. In het geval van een negatieve voorlopige beoordeling van de vraag of de betrokkene nog steeds in aanmerking zou komen voor een dergelijke VOG, stuurt Justis een signaalbrief aan DUO die in elk geval bevat:

  • a. alle voornamen;

  • b. achternaam/ geslachtsnaam en eventuele tussenvoegsels;

  • c. geboortedatum;

  • d. burgerservicenummer.

• 3. Justis zal binnen drie weken na ontvangst van een hit beoordelen of een nieuwe VOG-screening geïndiceerd is. Indien dat het geval is zal Justis op de eerste daaropvolgende werkdag de signaalbrief aan DUO verzenden. Doorzending van deze signaalbrief door Justis vindt plaats per fax.

• 4. Justis biedt een helpdesk functie aan om vragen over VOG van o.a. ingeschrevenen, houders, GGD-medewerkers te beantwoorden.

Artikel 5. Verantwoordelijkheid DUO

• 1. DUO draagt als bewerker, c.q. verwerker in de zin van de Wbp, c.q. AVG, onder verantwoordelijkheid van SZW, zorg voor de samenstelling van de lijst met betrokkenen en stelt vanaf 1 maart 2013, eveneens onder verantwoordelijkheid van SZW, periodiek de lijst met betrokkenen beschikbaar aan Justid.

• 2. DUO draagt zorg en is verantwoordelijk voor de organisatie rond de periodieke lijstopbouw van de lijst met betrokkenen, zoals genoemd in artikel 2, derde lid.

• 3. DUO is verantwoordelijk voor het opstellen en afstemmen van een productieplanning met Kamer van Koophandel, Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen, Rijksdienst voor Identiteitsgegevens en Justid om te komen tot een maandelijks geactualiseerde lijst met betrokkenen.

• 4. DUO is verantwoordelijk voor het verzamelen van gegevens en het rapporteren aan partijen met betrekking tot de aantallen in de lijst met betrokkenen.

• 5. DUO is verantwoordelijk voor het tijdig signaleren van onregelmatigheden en/of onvolkomenheden in het proces van actualisatie van de lijst met betrokkenen. Onregelmatigheden en/of onvolkomenheden die tot aanvullende maatregelen moeten leiden in het screeningsproces worden onverwijld door DUO gerapporteerd aan partijen.

• 6. DUO draagt zorg voor doorgeleiding van de signaalbrief naar de juiste GGD op basis van de basisinformatie waarmee de betrokkene aan de lijst met betrokkenen is toegevoegd.

• 7. De maandelijkse lijstopbouw en verstrekte signalering wordt door DUO, met inachtneming van het gestelde in de Wbp, AVG en het bepaalde in art. 7 van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens, met de nodige zorg behandeld en gearchiveerd.

• 8. Doorzending van de signalering door DUO vindt plaats per aangetekende post.

Artikel 6. Kosten

• 1. Voor de kostenverdeling wordt verwezen naar de tussen SZW en andere Partijen gemaakte afspraken, zoals die bv. zijn neergelegd in opdrachtbrieven.

• 2. Afspraken met betrekking tot kostenverdeling en financiering worden altijd eerst met SZW besproken en afgestemd.

Artikel 7. Werkgroep continue screening in de kinderopvang

• 1. Partijen richten uiterlijk op de dag na ondertekening van dit convenant de werkgroep continue screening in de kinderopvang op, die wordt belast met de volgende taken:

  • a. het monitoren van de werking van de keten;

  • b. de rapportage en evaluatie over de werking van de keten;

  • c. het beheer van dit convenant en het DAP;

  • d. alle overige in het DAP aan de werkgroep toegeschreven taken.

• 2. SZW neemt het initiatief voor het beleggen van de vergaderingen van de werkgroep continue screening in de kinderopvang en organiseert deze. De werkgroep komt indien nodig bijeen om het convenant te bespreken, bij te werken en bij te stellen;

• 3. De werkgroep continue screening in de kinderopvang komt ook bijeen binnen één maand nadat daarom door één van de partijen is verzocht.

• 4. De werkgroep is verantwoordelijk voor de organisatie en voorbereiding van een jaarlijks overleg vanuit SZW met de voor de uitvoering verantwoordelijke lijndirecteuren van de ketenorganisaties. Voor het inplannen kan aansluiting worden gezocht bij de planning van de stuurgroepen van CS of andere reguliere contactmomenten op directeursniveau. Op de agenda staat in elk geval een rapportage over de realisatie van de in ketenverband gemaakte afspraken (convenant) en de resultaten van de CS over de afgelopen periode. Het overleg leent zich ook voor het uitwisselen van informatie over meer strategische ontwikkelingen binnen een individuele ketenorganisatie en beleidsontwikkelingen.

• 5. Wanneer een ketenorganisatie een aanpassing wil doorvoeren in haar eigen processen of systemen dan moet vooraf worden beoordeeld of de aanpassing impact heeft op de werking van de CS KO keten. Een gezamenlijk testplan helpt bij het bepalen van de impact. Indien een ketentest noodzakelijk is zal de werkgroep hierover nader afspraken maken.

Artikel 8. Gebondenheid

• 1. Partijen verplichten zich de afspraken uit dit convenant volledig na te komen.

• 2. Indien een partij de afspraken uit dit convenant niet nakomt, wordt SZW hierover geïnformeerd

• 3. Indien door overleg niet tot overeenstemming wordt gekomen, wordt het geschil ter beslechting voorgelegd aan de directeuren van betreffende partijen.

• 4. Dit convenant is niet in rechte afdwingbaar.

Artikel 9. Evaluatie en tussentijdse rapportage

• 1. Partijen maken onderlinge afspraken over de uitwisseling van informatie die nodig is voor een juiste werking van de keten (monitoren). Deze afspraken dienen te worden vastgelegd door SZW.

• 2. Partijen informeren SZW tijdig en adequaat wanneer er sprake is van een incident, calamiteit, risico of aanpassing aan (eigen) processen en systemen welke (mogelijk) invloed heeft op de (werking van de) keten of als er sprake is van een ernstig datalek.

• 3. SZW wordt op de hoogte gehouden van eventuele ontwikkelingen, en van de technische en organisatorische maatregelen die de betreffende partij heeft getroffen of zal treffen om de gevolgen bij punt 2 te beperken en evt. verdere inbreuken te voorkomen.

Artikel 10. Communicatie

• 1. DUO draagt onder verantwoordelijkheid van SZW zorg voor communicatie naar de houders, branchepartijen, GGD’en en gebruikers. De inhoud is altijd in afstemming met SZW.

• 2. Alle organisaties zijn zelf verantwoordelijk voor de inrichting, organisatie en juiste (samen)werking van betreffende klantcontactcentra en het periodiek afstemmen van de communicatie van betreffende klantcontactcentra zodat vragen van onder andere betrokkenen, houders, GGD-medewerkers (eenduidig) kunnen worden beantwoord. DUO zal indien hiervoor aanleiding is, maar minimaal eenmaal per jaar, een overleg coördineren.

• 3. Afwijkingen of fouten in de werking van de keten worden door iedere partij direct gemeld na ontdekking. Niet alleen aan SZW/Kinderopvang maar aan alle convenantorganisaties, dus zowel aan de leden van de werkgroep CSKO alsook aan de mensen in de uitvoering. Er hoeft nog geen impactanalyse te zijn uitgevoerd of een oplossing te zijn gevonden, van belang is elkaar zo snel mogelijk te informeren over een afwijking.

• 4. Elke ketenpartij is verantwoordelijk voor de eigen processen en systemen, borgen capaciteit, en de dienstverlening naar andere partijen in het ketenproces. Een ieder pakt dus zelf de regie en coördinatie voor het onderzoek en herstel binnen de eigen organisatie. Elke ketenpartij onderzoekt bij een melding (zoals bedoeld in artikel 10.3) of dat 1) impact heeft op de eigen processen en systemen en 2) op de dienstverlening naar andere partijen en gaat met betreffende partijen in gesprek.

• 5. Voortgangsinformatie betreffende het oplossen van de afwijking in de werking van de keten wordt zowel gedeeld met werkgroep CSKO alsook met medewerkers in de uitvoering van de verschillende Partijen.

Artikel 11. Wijziging

• 1. Verzoeken om de inhoud van dit convenant te wijzigen kunnen door elk van de voornoemde partijen worden voorgesteld. Wijzigingen worden in onderling overleg overeengekomen en vereisen goedkeuring van alle Partijen.

  Wijzigingen aan dit document verlopen volgens de volgende procedure:

  • 1. De voorgestelde wijziging wordt door de aanvragende partij schriftelijk geformuleerd;

  • 2. Het voorstel wordt ingebracht in de Werkgroep en alsdan door alle partijen beoordeeld. De haalbaarheid en consequenties worden door alle partijen onderzocht;

  • 3. Op grond van de resultaten van het bovenstaande nemen partijen gezamenlijk een definitieve beslissing.

  • 4. De wijziging wordt gepubliceerd in de Staatscourant.

    Wijzigingen zijn van kracht vanaf het moment dat partijen een definitieve beslissing hebben genomen. SZW faciliteert dit proces.

Artikel 12. Opzeggen

• 1. Elke partij kan dit convenant slechts met inachtneming van een opzegtermijn van één jaar schriftelijk tussentijds opzeggen, tenzij voortzetting, vanwege onvoorziene omstandigheden, in redelijkheid niet van een partij mag worden verwacht. De opzegging moet in ieder geval de reden van opzeggen vermelden.

• 2. Wanneer een partij het convenant opzegt, beraden de overige partijen zich over de gevolgen daarvan voor het convenant. Tot die tijd blijft het convenant voor overige partijen in stand voor zover de inhoud en de strekking ervan zich daartegen niet verzet.

Artikel 13. Inwerkingtreding en beëindiging

• 1. Dit convenant ten behoeve van continue screening in de kinderopvang (2018 verlenging) treedt in werking op datum van ondertekening door alle Partijen en gelijktijdig vervalt convenant t.b.v. continue screening in de kinderopvang (2016 verlenging) (Stb. 2016, 67093).

• 2. Dit convenant vervalt met ingang van 1 januari 2019.

• 3. Dit convenant kan tussentijds worden beëindigd.

Artikel 14. Bijlage

Het DAP, als bijlage bij dit convenant gevoegd, maakt integraal onderdeel uit van dit convenant. In geval van strijdigheid tussen het bepaalde in het DAP en het convenant prevaleert het convenant.

Artikel 15. Publicatie

Binnen een maand na ondertekening van dit convenant wordt de tekst daarvan gepubliceerd in de

Staatscourant.

Artikel 16. Titel

Dit convenant wordt aangehaald als: Convenant ten behoeve van continue screening in de kinderopvang (2018 verlenging).

Aldus overeengekomen en in meervoud ondertekend te Den Haag, 5 februari 2018

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, namens deze M.C. van Tuyll, Directeur Kinderopvang

De Minister van Justitie en Veiligheid, namens deze M. Visser, Algemeen directeur Justis

De Minister van Justitie en Veiligheid, namens deze J. Wiltvank, Algemeen directeur Justid

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, namens deze F.A. van Loon, Directeur Uitvoering Kinderopvang