Besluit mandaat en volmacht ambtelijke organisatie Tweede Kamer der Staten-Generaal 2019

DE GRIFFIER,

Overwegende dat het gewenst is nadere regels te stellen ten aanzien van de beslissings- en ondertekeningbevoegdheden bij privaatrechtelijke rechtshandelingen;

Gelet op hoofdstuk 10 van de Algemene Wet Bestuursrecht, de Comptabiliteitswet en de artikelen 10, 13, 14 en 15 van het Reglement van Orde van de Tweede Kamer der Staten-Generaal;

Gezien het advies van de Ondernemingsraad d.d. 12 december 2018;

BESLUIT:

HOOFDSTUK 1. ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1. Definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. Griffier:

het ambtelijk hoofd van de ambtelijke organisatie Tweede Kamer der Staten-Generaal;

b. directeur:

de functionaris zoals bedoeld in artikel 13 van het Reglement van Orde van de Tweede Kamer der Staten-Generaal;

c. portefeuillehouder:

de Griffier of directeur met onder zich een aantal organisatieonderdelen;

d. portefeuille:

organisatieonderdelen vallend onder de Griffier danwel een directeur;

e. diensthoofd:

leidinggevende laag rechtstreeks vallend onder een portefeuillehouder;

f. leidinggevende:

een leidinggevende functie van een organisatieonderdeel anders dan het diensthoofd;

g. mandaat:

de bevoegdheid om in naam van de Griffier besluiten te nemen en stukken af te doen en te ondertekenen;

h. volmacht:

de bevoegdheid om namens de Griffier privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

i. grensbedrag:

een bedrag, zoals bedoeld in artikelen 8 en 9 van dit besluit.

Artikel 2. Organisatie

De organisatie van de ambtelijke organisatie van de Tweede Kamer is vastgesteld conform het in bijlage 1 opgenomen organogram.

Artikel 3. Toepassing

  • 1. Mandaat en volmacht in de zin van dit besluit heeft geen betrekking op:

    • a. bevoegdheden, privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen dan een besluit of een privaatrechtelijke rechtshandeling met betrekking waartoe een wettelijk voorschrift zich tegen verlening van mandaat en volmacht verzet;

    • b. bevoegdheden, privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen dan een besluit of een privaatrechtelijke rechtshandeling waarvan de aard zich tegen verlening van mandaat en volmacht verzet.

  • 2. Aangelegenheden waarvan de aard zich verzet tegen verlening van mandaat en volmacht zijn in ieder geval beslissingen:

    • a. in strijd met geldende rechtspositionele regels, vastgestelde beleidsregels, het toegewezen budget, van toepassing zijnde grensbedragen en de vastgestelde formatie (met uitzondering van besluiten waarbij de Ondernemingsraad advies- of instemmingsrecht heeft of waarin in het kader van een reorganisatie uitvoering wordt gegeven aan een plaatsingsplan);

    • b. waarbij een functionaris aangaande personele en financiële aangelegenheden ten aanzien van hem een besluit neemt.

HOOFDSTUK 2. MANDAAT

§ 1. Mandaat Portefeuillehouders en diensthoofden HR en FEZ

Artikel 4

  • 1. De portefeuillehouder niet zijnde de Griffier wordt --gelet op de onderlinge taakverdeling van de onder zijn verantwoordelijkheid vallende organisatieonderdelen en ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot zijn werkterrein-- mandaat verleend met uitzondering:

    • a. het beslissen op bezwaarschriften met betrekking tot personele aangelegenheden;

    • b. het beslissen op bezwaarschriften in het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming;

    • c. het beslissen naar aanleiding van een melding in het kader van de Klokkenluidersregeling;

    • d. de bevoegdheden die op grond van het derde en vierde lid van dit artikel aan de diensthoofden van de stafdiensten HR en FEZ zijn gemandateerd.

  • 2. Onverminderd het bepaalde in dit besluit, heeft het mandaat van de portefeuillehouder in ieder geval betrekking op:

    • a. het uitoefenen van integraal management met inbegrip van aangelegenheden op organisatorisch, personeel, financieel en materieel gebied, tenzij anders in dit besluit bepaald;

    • b. het leidinggeven aan de rechtstreeks onder hem ressorterende diensthoofden;

    • c. de formele afhandeling van verzoeken op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming;

    • d. de ontzegging van de toegang tot de gebouwen;

    • e. disciplinaire straffen;

    • f. schorsing en inhouding bezoldiging;

    • g. het verlenen van ontslag anders dan ontslag op eigen verzoek;

    • h. het toekennen van een parkeerplaats in de parkeergarage.

  • 3. Aan het diensthoofd HR wordt mandaat verleend tot:

    • a. het coördineren en het behandelen van door ambtenaren ingediende bezwaarschiften en klachten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht;

    • b. het voeren van verweer en het vertegenwoordigen van de ambtelijke organisatie in bezwaar- en beroepsprocedures tegen rechtspositionele besluiten en tegen besluiten van uitvoeringsorganisaties;

    • c. het uitvoeren van de Wet schadeloosstelling leden van de Tweede Kamer, de Wet schadeloosstelling uitkering en pensioen leden Europees Parlement;

    • d. het afhandelen van schadeclaims van bezoekers en ambtenaren van de Tweede Kamer.

  • 4. Aan het diensthoofd FEZ wordt mandaat verleend tot:

    • a. het uitvoeren van het begrotingsbeheer en het dragen van de verantwoordelijkheid voor het kasbeheer;

    • b. het toezicht houden op de begroting, het financieel beheer en de uitvoering hiervan en het coördineren van onderzoek naar doeltreffendheid en doelmatigheid van het beleid en de bedrijfsvoering

    • c. het uitvoeren van de Regeling financiële ondersteuning fracties Tweede Kamer der Staten-Generaal;

    • d. het vaststellen van de betrouwbaarheid en controleerbaarheid van de informatie die is vastgelegd in de administraties die met betrekking tot het begrotingsbeheer, het financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering worden gevoerd;

    • e. het adviseren en ondersteunen van het Audit Committee;

    • f. het vaststellen van de betaallijsten van alle door de portefeuillehouders ter betaling aangeboden betaalstukken;

    • g. het afhandelen van alle door de portefeuillehouders ter betaling aangeboden betaalstukken;

  • 5. Het diensthoofd van de Stafdienst FEZ kan de bevoegdheden genoemd in het vierde lid van dit artikel geheel of gedeeltelijk mandateren aan leidinggevenden en functionarissen van de stafdienst FEZ.

§ 2. Mandaat diensthoofden, leidinggevenden en andere functionarissen

Artikel 5

  • 1. Aan het diensthoofd wordt mandaat verleend ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot hun werkterrein en de onder hen ressorterende functionarissen en dienstonderdelen met uitzondering van de bevoegdheden als genoemd in het tweede lid onder b. tot en met h. van artikel 4 van dit besluit.

  • 2. Onverminderd het bepaalde in dit besluit, heeft het mandaat van het diensthoofd in ieder geval betrekking op:

    • a. het uitoefenen van integraal management met inbegrip van aangelegenheden op organisatorisch, personeel, financieel en materieel gebied;

    • b. het leidinggeven aan de rechtstreeks onder het diensthoofd ressorterend personeel;

    • c. het toekennen van bewuste beloningen in het kader van beloningsbeleid en het toekennen van een ambtsjubileumgratificatie;

    • d. het tijdelijk ontheffen van de waarneming van de functie dan wel het verlenen van verlof indien de ambtenaar is benoemd of verkozen in een publiekrechtelijke functie.

  • 3. De leidinggevende wordt mandaat verleend ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot zijn werkterrein met inbegrip van integraal management ten aanzien van aangelegenheden op personeel gebied en met uitzondering van de bevoegdheden als bedoeld in het tweede lid van dit artikel.

  • 4. Diensthoofden kunnen andere bevoegdheden als bedoeld in het tweede en derde lid van dit artikel mandateren aan onder hen ressorterend personeel.

  • 5. Bevoegdheden op het terrein van het personeels- en financieel beheer kunnen toegekend worden aan griffiers van tijdelijke- en enquêtecommissies.

HOOFDSTUK 4. VOLMACHT PORTEFEUILEHOUDERS EN DIENSTHOOFDEN

Artikel 6

  • 1. Portefeuillehouders en diensthoofden worden met betrekking tot de onder hun verantwoordelijkheid vallende organisatie- en dienstonderdelen en met inachtneming van het Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen 1996 en de in artikel 8 en 9 genoemde grensbedragen volmacht verleend de navolgende bevoegdheden uit te oefenen:

    • a. het afsluiten van koop-, huur- of leaseovereenkomsten;

    • b. het verlenen van opdrachten voor het aannemen van werk.

  • 2. Het diensthoofd van de stafdienst FEZ wordt volmacht verleend tot:

    • a. het kwijtschelden of buiten invordering stellen van vorderingen op leden van de Tweede Kamer en op derden tot een bedrag van € 5.000,–;

    • b. het buitengerechtelijk invorderen van geldvorderingen van de Staat der Nederlanden c.q. de Tweede Kamer der Staten-Generaal;

  • 3. Het diensthoofd van de Dienst Automatisering wordt volmacht verleend tot het afsluiten van bruikleenovereenkomsten met Kamerleden, ambtenaren en derden inzake het verstrekken van computer(s), randapparatuur en andere (technische) apparaten.

  • 4. De Griffier kan door middel van het verlenen van een volmacht (tijdelijk) bevoegdheden op het terrein van personeels-, materieel- en financieel beheer toekennen aan griffiers van tijdelijke- en enquêtecommissies.

  • 5. De diensthoofden kunnen de bevoegdheden genoemd in dit artikel geheel of gedeeltelijk laten uitoefenen door onder hen ressorterende functionarissen.

HOOFSTUK 5 VOORWAARDEN MANDAAT EN VOLMACHT

Artikel 7

  • 1. De portefeuillehouders, diensthoofden en functionarissen informeren terstond de Griffier bij zwaarwegende omstandigheden en gebeurtenissen, aangaande de hen toegekende taken en bevoegdheden.

  • 2. De Griffier, de portefeuillehouders en diensthoofden kunnen het verleende mandaat en volmacht te allen tijde schriftelijk geheel of gedeeltelijk intrekken of wijzigen.

HOOFDSTUK 6. GRENSBEDRAGEN

Artikel 8 Grensbedragen De genoemde bedragen in artikel 8 en 9 zijn inclusief BTW en goedkeuring portefeuillehouders

  • 1. Met betrekking tot alle financiële taken en bevoegdheden als bedoeld in dit besluit geldt dat:

    • a. de portefeuillehouders een actieve informatieplicht aan het Presidium hebben voor verplichtingen en betalingen boven € 250.000,–;

    • b. voor alle verplichtingen en betalingen boven € 135.000,– de Griffier en een van/of beide andere portefeuillehouders daarvoor goedkeuring geven (het vierogen principe);

    • c. voor verplichtingen en betalingen boven € 75.000,– en tot € 135.000,– de portefeuillehouders zelfstandig goedkeuren;

    • d. de portefeuillehouders een actieve informatieplicht hebben aan de Griffier en aan het Presidium daar waar het politieke gevoelige verplichtingen of betalingen betreft.

  • 2. Over dat wat onder ‘actieve informatieplicht’ en ‘politiek gevoelige verplichtingen en betalingen’ als bedoeld in het voorgaande lid wordt verstaan, kunnen nadere regels worden vastgesteld waaronder bepalingen over een meldingsprocedure. De regels zijn voor alle betrokkenen binnen de Kamerorganisatie herleidbaar en terug te vinden.

  • 3. Bij het (door) verlenen van bevoegdheden als bedoeld in het zesde lid van artikel 6 van dit besluit worden de grensbedragen gekoppeld, als bedoeld in dit artikel en als bedoeld in 9 van dit besluit.

Artikel 9. Grensbedragen en ondertekening diensthoofden, functionarissen en andere medewerkers

  • 1. De diensthoofden zijn bevoegd voor hun dienst de in het eerste lid van artikel 6 genoemde overeenkomsten af te sluiten voor verplichtingen tot een bedrag van € 75.000,– en betalingen te verrichten tot eenzelfde bedrag, voor zover hierover geen (tijdelijke) beperkende besluiten zijn genomen door de portefeuillehouders (het Managementteam).

  • 2. Voor ondertekening namens de portefeuillehouders of diensthoofden geldt voor de sector Inkoop dat:

    • a. het hoofd Inkoop bevoegd is verplichtingen tot een bedrag van € 75.000,– te ondertekenen;

    • b. de senior Inkoper bevoegd is verplichtingen tot een bedrag van € 25.000,– te ondertekenen;

    • c. de inkoper bevoegd is verplichtingen tot een bedrag van € 2.500,– te ondertekenen.

  • 3. Het eerste lid, sub d. van artikel 8 is van toepassing.

HOOFDSTUK 7. ONDERTEKENING MANDAAT EN VOLMACHT

Artikel 10. Ondertekening Mandaat

  • 1. Indien overeenkomstig artikel 4 van dit besluit door een portefeuillehouder of diensthoofd HR of FEZ stukken worden ondertekend, luidt de ondertekening:

    De Griffier van de Tweede Kamer, namens deze, en vervolgens de handtekening met daaronder de naam en functieaanduiding

  • 2. Indien overeenkomstig het vierde en vijfde lid van artikel 4 van dit besluit door anderen stukken op financieel en organisatorisch gebied worden ondertekend, luidt de ondertekening:

    De Griffier van de Tweede Kamer, namens deze, vervolgens de handtekening met daaronder de naam en functieaanduiding van de functionaris die de bevoegdheid uitoefent.

  • 3. Indien overeenkomstig artikel 5 door diensthoofden of leidinggevenden stukken met betrekking tot personeelsaangelegenheden worden ondertekend, luidt de ondertekening:

    De Griffier van de Tweede Kamer der Staten-Generaal, namens deze, vervolgens de handtekening, naam en de functieaanduiding van het diensthoofd of de leidinggevende.

Artikel 11. Ondertekening Volmacht

  • 1. Indien overeenkomstig artikel 6 door de portefeuillehouder, het diensthoofd of Hoofd Inkoop van de stafdienst FEZ stukken worden ondertekend, luidt de ondertekening als volgt:

    De Staat der Nederlanden, vertegenwoordigd door de Griffier van de Tweede Kamer, namens deze, vervolgens handtekening met daaronder de naam en specifieke functieaanduiding.

HOOFDSTUK 6. SLOTBEPALINGEN

Artikel 12. Mandaat- en volmacht register

  • 1. Het hoofd van de Stafdienst FEZ is verantwoordelijk voor (het beheer van) een openbaar register van alle verleende mandaten en volmachten en verstrekt derden desgevraagd hierover informatie.

  • 2. De Griffier en de andere portefeuillehouders zijn verantwoordelijk voor het aanleveren van gegevens die in het openbare register moeten worden opgenomen.

  • 3. De citeertitel van het openbare register is: ‘Mandaat- en volmachtregister Tweede Kamer der Staten-Generaal’.

Artikel 13. Intrekking vorig besluit

Met de inwerkingtreding van het ‘Besluit Mandaat en Volmacht ambtelijke organisatie Tweede Kamer der Staten-Generaal 2019’ worden alle voorgaande Mandaat, Volmacht en Machtiging directeuren en diensthoofden ambtelijke organisatie Tweede Kamer der Staten-Generaal besluiten en aanvullingen ingetrokken.

Artikel 14. Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1. Dit besluit wordt gepubliceerd in de Staatscourant en treedt in werking met ingang van 1 januari 2019.

  • 2. Dit besluit wordt aangehaald als ‘M&V-besluit Ambtelijke organisatie Tweede Kamer der Staten-Generaal 2019’.

Den Haag, 13 december 2018

De Griffier van de Tweede Kamer der Staten-Generaal, S. Roos

BIJLAGE 1: ORGANOGRAM AMBTELIJKE ORGANISATIE

Naar boven