Gemeenschappelijk reglement IV-Governance Rechtspraak

29 november 2018

De besturen van de rechtbanken, de gerechtshoven, de Centrale Raad van Beroep en het College van Beroep voor het bedrijfsleven

Gemeenschappelijk reglement

houdende nadere regels voor de gezamenlijke uitvoering van taken op het gebied van automatisering en informatievoorziening door de besturen van rechtbanken, gerechtshoven, Centrale Raad van Beroep en College van Beroep voor het bedrijfsleven.

A. De wettelijke IV-taken en bevoegdheden

Het bestuur van het gerecht is – ingevolge artikel 23 Wet op de rechterlijke organisatie (Wet RO) – onder meer belast met de algemene leiding, de organisatie en de bedrijfsvoering van het gerecht. In het bijzonder draagt het gerechtsbestuur zorg voor automatisering en bestuurlijke informatievoorziening (hierna gezamenlijk IV).

De Raad voor de rechtspraak (hierna: de Raad) is – ingevolge artikel 91 Wet RO – belast met de toekenning van de budgetten ten laste van de rijksbegroting aan de Rechtspraak, waaronder de gerechten en de IV‑Organisatie (IVO). Daarnaast is hij door de wetgever – onder meer – belast met de ondersteuning van de bedrijfsvoering bij de gerechten. De zorg van de Raad is bij die ondersteunende taak in het bijzonder gericht op automatisering en bestuurlijke informatievoorziening. De Raad stelt het operationele IV-budget en het IV-veranderbudget vast, is eigenaar van de IV-organisatie (IVO) van de Rechtspraak en houdt toezicht op de besteding van de IV-middelen.

De Raad kan – ingevolge artikel 23a Wet RO – besturen van gerechten opdragen één of meer van zijn taken, waaronder zijn taken ten aanzien automatisering en bestuurlijke informatievoorziening, gezamenlijk uit te voeren.

B. De uitvoering van de IV-taken

De besturen van de gerechten en de Raad zijn het er over eens dat ook in de Nederlandse rechtspleging, als onderdeel van de dynamische Nederlandse samenleving, IV-innovatie noodzakelijk is alsmede dat dat het onwenselijk en zelfs onmogelijk is dat ieder gerecht zijn eigen IV-innovatie realiseert. In de vergadering het Presidenten en Raad Overleg van 25 juni 2018 is besloten strategische IV-governance van de IV-innovatie (verandering, ontwikkeling, vernieuwing) opnieuw in te gaan richten. Dit zal worden georganiseerd in vijf IV-gremia met ieder een IV-besluitobject. De gerechten en Raad gaan de strategische besluitvorming over de IV-innovatie gezamenlijk uitvoeren.

Als onderdeel van deze strategische IV-governance van de Rechtspraak heeft de Raad twee gremia ingesteld:

• 1. IV-Bestuur

  Neemt kaderstellende besluiten over de financiële IV-middelen en de koers van de IV-Organisatie (IVO).

  Samenstelling: de gehele Raad en de gehele IVO-directie.

• 2. IV-Architectuur Board

  Creëert de enterprise architectuurroadmap binnen de kaders van de bij dit reglement door de gerechten ingestelde IV-Strategie en Innovatie Board. Beoordeelt verandervoorstellen op compliance met de architectuurroadmap voor applicaties, infrastructuur, producten en services.

  Samenstelling: Hoofd CIO office (heeft de taak van voorzitter), Lead Enterprise Architect, Enterprise Architect, Infra Architect, IT Architect, Directeur IT IVO.

C. Opdracht tot gezamenlijke uitvoering IV-taken

De Raad heeft op15 november 2018 ter uitvoering van de door het Presidenten en Raad Overleg (PRO) vastgestelde strategische IV-governance aan de besturen van de rechtbanken, de gerechtshoven, de Centrale Raad van Beroep (CRvB) en het College van Beroep voor het bedrijfsleven (CBb) opgedragen hun wettelijke taak ten aanzien de innovatie (verandering, ontwikkeling, vernieuwing) van de automatisering en bestuurlijke informatievoorziening (IV) met ingang van 1 december 2018 op strategisch niveau gezamenlijk uit te voeren en daarbij de participatie door de Raad in die uitvoering aangeboden.

De afspraken tussen de besturen van de rechtbanken, de gerechtshoven, de CRvB en het CBb over het gezamenlijk uitvoeren van hun wettelijke IV-taak inzake de innovatie van de automatisering en bestuurlijke informatievoorziening (IV) op strategisch niveau en de afspraken met de Raad over zijn participatie in die gezamenlijke uitvoering, worden in dit gemeenschappelijke reglement vastgelegd.

Regels voor de samenwerking ten aanzien van automatisering en bestuurlijke informatievoorziening als onderdeel van de bedrijfsvoering van de gerechten

I. Structuur voor de gezamenlijke uitvoering

De door de Raad opgedragen gezamenlijke uitvoering door de besturen van de rechtbanken, gerechtshoven, CRvB en CBb van de innovatie van de automatisering en bestuurlijke informatievoorziening (IV) op strategisch niveau, worden met participatie van de Raad georganiseerd in drie gremia met ieder een IV-besluitobject. De gerechtsbesturen verlenen ieder met deze gemeenschappelijke regeling machtiging aan ieder van deze drie gremia om namens hen – als hun onmiddellijke vertegenwoordiger – besluiten te nemen op strategisch niveau binnen de door het Presidenten en Raad Overleg (PRO) vast te stellen meerjarige strategische IV-kaders en uitsluitend betreffende de IV-innovatie. De besluitvorming door PRO over deze strategische IV-kaders vergt een absolute meerderheid van stemmen. Het door de Raad (in het voormelde IV-Bestuur) vastgestelde IV-innovatiebudget is kaderstellend voor de verdere strategische besluitvorming door de IV-gremia.

De drie strategische IV-gremia/besluitobjecten van de gerechten en de Raad zijn:

• 1. IV-Strategie en Innovatie Board

  Creëert een voor de overige IV-boards kaderstellende concept meerjarige IV-strategie ter vaststelling door het Presidenten en Raad overleg (PRO). Bepaalt de richting van de IV-innovatie en stelt de kaders voor de nadere (meerjarige) verdeling van het IV-innovatiebudget.

  Samenstelling: twee presidenten (waarvan één de taak van voorzitter vervult), een rechterlijk lid van een gerechtsbestuur en een niet-rechterlijk lid van een gerechtsbestuur, twee leden Raad (de portefeuillehouder IV en de portefeuillehouder Organisatieontwikkeling), drie directeuren IVO (CIO, IT, Klant en keten), het hoofd strategie Bureau Raad, een vertegenwoordiger Gezamenlijk LOV¹ Overleg (GLO).

• 2. IV- Investeringen Board

  Kent financiële middelen toe aan verandervoorstellen (stelt het – meerjaren – portfolio vast) op basis van het kaderstellende IV-veranderbudget, de strategische kaders van de IV- Strategie en Innovatie Board en de architectuurkaders van de IV-Architectuur Board. Beslist over de vrijgave van projectbudget aan goedgekeurde projecten.

  Samenstelling: twee leden Raad (de portefeuillehouder financiën – die de taak van voorzitter heeft – en de portefeuillehouder IV), twee presidenten en een niet-rechterlijk lid van een gerechtsbestuur.

• 3. IV-Monitoring en toezicht (op Portfolio) Board

  Monitort onafhankelijk projecten in het portfolio en doet interventies in projecten zodra nodig. Initieert onafhankelijk (externe) reviews en BIT-toetsen.

  Samenstelling: twee presidenten (waarvan één de taak van voorzitter heeft), de algemeen directeur IVO (CIO), een lid Raad (portefeuillehouder IV).

Met deze drie Boards, IV- Bestuur en de IV-Architectuur Board, wordt op strategisch niveau de besluitvorming over de IV-innovatie door de Rechtspraak in onderlinge samenhang georganiseerd.

II. Benoeming van de leden van de drie IV-Boards

• 1. Iedere zetel in een board is een kwaliteitszetel.

• 2. Na overleg tussen (de voorzitter van) het dagelijks bestuur van de presidentenvergadering en (de voorzitter van) de Raad benoemt het dagelijks bestuur van de presidentenvergadering de leden van de boards met de specifieke kwaliteit binnen één van de gerechten of het Gezamenlijk LOV Overleg (GLO).

• 3. Per Board worden uitsluitend leden van verschillende gerechten benoemd. Een lid van een Board wordt niet tevens in een ander Board benoemd.

• 4. Na overleg tussen (de voorzitter van) het dagelijks bestuur van de presidentenvergadering en (de voorzitter van) de Raad benoemt de Raad de leden van de boards met een specifieke kwaliteit binnen de Raad, zijn bureau of één van zijn decentrale diensten.

  De leden worden voor een bepaalde periode van vier jaar benoemd, tenzij de kwaliteit waarop zij zijn benoemd binnen de Rechtspraak uniek is. Laatst bedoelde leden worden voor onbepaalde tijd benoemd. De voor bepaalde tijd benoemde leden kunnen onbeperkt worden herbenoemd.

• 5. Een benoeming eindigt zodra:

  • a. De benoemingsperiode expireert of zoveel eerder als in het rooster van aftreden door de betreffende board is bepaald.

  • b. Het lid niet meer beschikt over de specifieke kwaliteit waarop hij in de board is benoemd.

III. Huishoudelijk reglement

Iedere board stelt een huishoudelijk reglement vast, dat in ieder geval regels bevat over:

• de wijze van besluitvorming.

• de communicatie, met de andere IV-gremia en het Presidenten en Raad Overleg (PRO).

• de wijze van verslaglegging van de besluiten en de brede communicatie binnen de Rechtspraak over die besluiten.

• een rooster van aftreden van de leden.

Het huishoudelijk reglement behoeft de instemming van het Presidenten en Raad overleg (PRO) en wordt gepubliceerd op Intro.

IV. Slotbepalingen

Dit gemeenschappelijk reglement is in de maand oktober 2018 vastgesteld door de gerechtsbesturen van de rechtbanken en de gerechtshoven, de CRvB en het CBb. Het reglement heeft de instemming van de Raad en treedt in werking op de dag van publicatie in de Staatscourant.

Dit gemeenschappelijk reglement wordt aangehaald als Gemeenschappelijk Reglement IV-Governance Rechtspraak.

Dit gemeenschappelijk reglement is ter instemming getekend op 29 november 2018 te Sint-Michielsgestel:

Namens het bestuur van de rechtbank Amsterdam, E. de Rooij, fungerend president.

Namens het bestuur van de rechtbank Den Haag, M.A. van de Laarschot, president.

Namens het bestuur van de rechtbank Gelderland, M.J. Blaisse, president.

Namens het bestuur van de rechtbank Limburg, P.W.E.C. Pulles, president.

Namens het bestuur van de rechtbank Midden-Nederland, J. Mendlik, president.

Namens het bestuur van de rechtbank Noord-Holland, E. de Greeve, president.

Namens het bestuur van de rechtbank Noord-Nederland, M.C.C. van de Schepop, president.

Namens het bestuur van de rechtbank Oost-Brabant, C.M. Wiertz-Wezenbeek, president.

Namens het bestuur van de rechtbank Overijssel, H.J.H. van Meegen, president.

Namens het bestuur van de rechtbank Rotterdam, R.G. de Lange-Tegelaar, president.

Namens het bestuur van de rechtbank Zeeland-West-Brabant, A.J.R.M. Vermolen, president.

Namens het bestuur van het gerechtshof Amsterdam, H.T. van der Meer, president.

Namens het bestuur van het gerechtshof Arnhem-Leeuwarden, A.R. van der Winkel, president.

Namens het bestuur van het gerechtshof Den Haag, M.W. Koek, president.

Namens het bestuur van het gerechtshof ’s-Hertogenbosch, R.C.A.M. Philippart, president.

Namens het bestuur van de Centrale Raad van Beroep, T. Avedissian, president.

Namens het bestuur van het College van Beroep voor het bedrijfsleven, T.G.M. Simons, president.

---

1 Landelijke Overleggen Vakinhoud