Besluit uitzondering van vernietiging in het kader van cultuurhistorisch belang hotspot MH17-casus

Het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen (UWV),

gelet op artikel 5, lid e van het Archiefbesluit 1995 en subonderdeel I.9 B van de ‘Selectielijst UWV vanaf 2014’;

Besluit:

Artikel 1

Het UWV gaat over tot uitzondering van vernietiging van op termijn te vernietigen archiefbescheiden.

Artikel 2

De archiefbescheiden zijn nader gespecificeerd in de inventaris die als bijlage bij dit besluit is gevoegd.

Artikel 3

De overweging om tot uitzondering van vernietiging over te gaan is gebaseerd op de nieuwe selectiemethode ‘hotspot-monitor’. Deze methode wordt in de Toelichting nader uitgelegd. Vanwege gebleken maatschappelijke relevantie (cultuurhistorisch erfgoed) worden bij de in de inventaris nader gespecificeerde archiefbescheiden bij afsluiting de markering B ingevoerd bij de archiefadministratie, in plaats van de in de bewaartermijnenlijst gestelde V-termijn. Facilitair Bedrijf Documentaire Informatievoorziening behandelt de archiefbescheiden vervolgens als blijvend te bewaren archiefbescheiden.

Artikel 4

Deze archiefbescheiden worden overeenkomstig met artikel 12 van de Archiefwet 1995, nadat de in dit artikel genoemde termijn het in eigen beheer van UWV bewaren verstreken is, door Facilitair Bedrijf Documentaire Informatievoorziening overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

Artikel 5

Aan de raadpleging van de in de inventaris gespecificeerde archiefbescheiden zijn beperkende bepalingen verbonden op grond van artikel 9 en 10 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Artikel 6

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Artikel 7

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit uitzondering van vernietiging.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

Amsterdam, 19 november 2018

A. Paling Voorzitter Raad van Bestuur UWV

TOELICHTING

UWV heeft als zelfstandig bestuursorgaan de verplichting om zich te houden aan de Archiefwet 1995. Vernietiging is een wettelijke taak om het archief in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden. Om deze taak te kunnen uitvoeren maakt UWV gebruik van de Selectielijst UWV. De verplichting om te vernietigen en het hebben van een vastgestelde selectielijst is vastgelegd in artikel 3 en 5 van de Archiefwet 1995.

In de ‘Selectielijst UWV vanaf 2014’ staat in hoofdstuk I (Algemene uitgangspunten), subonderdeel I.9 dat er afgeweken kan worden van de hoofdregel m.b.t. bewaren en vernietiging door het opstellen van een Uitvoeringslijst cultuurhistorisch erfgoed. Dit is een nadere uitwerking van artikel 5e van het Archiefbesluit 1995. Het Nationaal Archief geeft advies over de wijze waarop dit artikel in de praktijk wordt uitgevoerd. Een instrument om op grond van cultuurhistorisch erfgoed af te wijken van de hoofdregel m.b.t. bewaren en vernietiging is de hotspot-monitor.

Hotspot-monitor

In 2015 bracht het Nationaal Archief ‘Belangen in balans’ uit, een handreiking voor waardering en selectie van archiefbescheiden in de digitale tijd. De periodieke hotspot-monitor is hier een onderdeel van. Een hotspot is in ‘Belangen in Balans’ omschreven als 'een gebeurtenis of kwestie die leidt tot een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling'. Op 7 april 2016 is de MH17-casus door het Ministerie van Buitenlandse Zaken en het Nationaal Archief aangewezen als een dergelijke hotspot. UWV is pas in augustus 2017 betrokken geraakt bij de MH17 hotspot en heeft toen de opdracht gekregen om de onder UWV berustende archiefbescheiden die betrekking hebben op deze hotspot blijvend te (laten) bewaren. Om dossiers en individuele archiefstukken te kunnen uitzonderen van vernietiging moet er conform de selectielijst UWV een procedure worden gevolgd om uitzondering van vernietiging mogelijk te maken.

Procedure uitzondering van vernietiging

Hieronder een korte stapsgewijze weergave van de procedure uitzondering van vernietiging inclusief verantwoordelijken:

• 1. Signaal hotspot vanuit NA ontvangen: De afdeling Documentaire Informatievoorziening krijgt vanuit het Nationaal Archief een signaal dat een bepaalde gebeurtenis/kwestie als hotspot is aangemerkt. Dit is als het ware de adviserende rol van het Nationaal Archief bij het opstellen van de Uitvoeringslijst cultuurhistorisch erfgoed, zoals dit staat beschreven in de selectielijst.

• 2. Analyse uit te zonderen stukken: Op basis van de vastgestelde hotspot wordt door de afdelingen Strategie, Beleid en Kenniscentrum, Documentaire Informatievoorziening en de Business (Divisies, Stafafdeling en overige betrokken partijen) onderzocht welke archiefstukken in het kader van de hotspot moeten worden uitgezonderd van vernietiging.

• 3. Opstellen inventarissen: de afdeling Documentaire Informatievoorziening stelt drie verschillende inventarissen op. In de detail inventaris staat gespecificeerd welke archiefstukken worden uitgezonderd van vernietiging met álle identificatiekenmerken waarmee het stuk teruggevonden kan worden (inclusief privacygevoelige gegevens). In de interne inventaris worden dezelfde stukken gespecificeerd, maar dan met identificatiekenmerken zonder privacygevoelige gegevens. En in de externe inventaris worden de uitgezonderde archiefstukken op hoofdlijnen gespecificeerd, maar nadrukkelijk zonder identificatiekenmerken.

• 4. Review en goedkeuring inventarissen: De interne en externe inventarissen worden door de Business gereviewed. De detailinventaris wordt door de afdeling Documentaire Informatievoorziening niet gedeeld. De afdeling Documentaire Informatievoorziening verbetert de inventarissen tot ze goed worden gekeurd door de Business.

• 5. Opstellen verklaring van uitzondering van vernietiging: de afdeling Documentaire Informatievoorziening stelt samen met de afdeling Juridische Zaken de verklaring van uitzondering van vernietiging op. In deze verklaring moet minimaal worden opgenomen waarom de archiefbescheiden, die volgens de selectielijst op termijn te vernietigen zijn, worden uitgezonderd van vernietiging.

• 6. Goedkeuring verklaring van uitzondering en in- en externe inventaris: De verklaring van uitzondering van vernietiging (inclusief in- en externe inventaris) moet via de afdeling Documentaire Informatievoorziening naar de directeur Facilitair Bedrijf. De directeur Facilitair Bedrijf stuurt na goedkeuring de verklaring inclusief bijlagendoor naar de Raad van Bestuur.

• 7. Ondertekening verklaring van uitzondering: De door de directeur Facilitair Bedrijf goedgekeurde verklaring (inclusief in- en externe inventaris) wordt naar de Raad van Bestuur gezonden voor akkoord en ondertekening. Zodra dit heeft plaatsgevonden is het bestuurlijke proces afgerond.

• 8. Publicatie Verklaring van uitzondering: De door de Raad van Bestuur ondertekende verklaring (inclusief externe inventaris) wordt via Juridische Zaken gepubliceerd in de Staatscourant.

• 9. Implementatie inventaris uitzondering van vernietiging: De afdeling Documentaire Informatievoorziening wijzigt de bewaartermijn van de uit te zonderen archiefbescheiden van op termijn te vernietigen naar blijvend te bewaren, wat betekent dat de archiefbescheiden vanaf dat moment onder een ander beheerregime vallen.

• 10. Archivering procedure uitzondering van vernietiging: De drie verschillende inventarissen (detail, intern en extern) en de ondertekende verklaring van uitzondering van vernietiging worden door de afdeling Documentaire Informatievoorziening intern bij het Centraal Beleidsarchief gearchiveerd en op termijn overgedragen aan het Nationaal Archief conform geldende procedure van overbrenging.

A. Paling Voorzitter Raad van Bestuur UWV,