Besluit van de Minister van Buitenlandse Zaken van 2 november 2018, houdende de beperking van de openbaarheid van een aantal inventarisnummers van het archief van de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging in Polen (1946) 1975-2013, bij overbrenging naar het Nationaal Archief (besluit beperking openbaarheid Polen)

De Minister van Buitenlandse Zaken,

Overwegende dat een aantal inventarisnummers in het archief beperkingen aan de openbaarheid behoeven;

Gelet op artikel 15, eerste lid, onder a, b en c, van de Archiefwet 1995, artikel 10 van het Archiefbesluit 1995 en het advies van de algemene rijksarchivaris d.d. 15 oktober 2018, kenmerk: 1253514;

Besluit

Artikel 1

Met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer zijn de inventarisnummers, genoemd in de eerste kolom beperkt tot 1 januari van het jaar, genoemd in de tweede kolom.

Nummer:	Beperkt openbaar tot 1 januari:
35	2089
37	2083
47	2088
130	2073
147	2088
154	2056
155	2058
156	2060
157	2086
159	2032
160	2032
161	2034
163	2086
168	2088
170	2062
171	2060
172	2052
173	2052
174	2060
175	2058
176	2060
177	2060
178	2060
179	2060
180	2060
181	2060
182	2060
183	2060
184	2060
185	2060
186 en CD-ROM 1048	2084
187	2087
204	2057
208	2048
215	2059
216	2062
218	2078
219	2082
220	2083
222	2081
223	2085
224	2088
225	2084
226	2085
227	2087
229	2053
231	2033
232	2045
241	2060
246	2074
247	2082
989	2083
997	2081
1045	2076

Artikel 2

Met het oog op het belang van de Staat of zijn bondgenoten zijn de inventarisnummers, genoemd in de eerste kolom beperkt openbaar tot 1 januari van het jaar, genoemd in de tweede klom.

Nummer:	Beperkt openbaar tot 1 januari:
22	2035
23	2053
24	2056
25	2032
75	2048
76	2048
77	2048
632	2049
785	2020
786	2035
787	2060
788	2034
789	2070
790	2084
791	2080
792	2079
813	2062
817	2031
862	2055
863	2064
887	2081
888	2088
889	2060
890	2068
891	2073
892	2074
893	2075
894	2075
984	2057
985	2063

Artikel 3

Met het oog op het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden zijn de inventarisnummers, genoemd in de eerste kolom, beperkt openbaar tot 1 januari van het jaar, genoemd in de tweede kolom.

Nummer:	Beperkt openbaar tot 1 januari:
261	2055
262	2056
263	2057
264	2058
270	2053
271	2058

Artikel 4

• 1. Raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden geborgen onder de inventarisnummers, genoemd in artikel 1 en artikel 3, is tot openbaarwording uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van de algemene rijksarchivaris die aan zijn toestemming voorwaarden kan verbinden.

• 2. Raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden geborgen onder de inventarisnummers, genoemd in artikel 2, is tot openbaarwording uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van het hieronder vermelde overheidsorgaan.

Artikel 5

Het vervaardigen van reproducties van documenten geborgen onder de inventarisnummers, genoemd in artikel 1 is, tot openbaarwording uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van de algemene rijksarchivaris die aan zijn toestemming voorwaarden kan verbinden.

Artikel 6

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Dit besluit wordt als bijlage gevoegd bij de Verklaring van Overbrenging van het archief van de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging van Polen.

De Minister van Buitenlandse Zaken, Voor deze, N. van Heezik Hoofd Informatiemanagement Directie Bedrijfsvoering

Belanghebbenden kunnen tegen dit besluit op grond van het gestelde in artikel 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht per brief bezwaar maken bij de Minister van Buitenlandse Zaken, Postbus 20061, 2500 EB DEN HAAG.

De termijn voor het indienen van een bezwaarschrift bedraagt zes weken. De termijn vangt aan met ingang van de dag na datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het besluit is geplaatst. Het bezwaarschrift moet zijn ondertekend, voorzien zijn van een datum alsmede de naam en het adres van de indiener en dient vergezeld te gaan van de gronden waarop het bezwaar berust en, zo mogelijk, een afschrift van het besluit waartegen het bezwaar is gericht.

TOELICHTING

(Beperkt openbaar op grond van de persoonlijke levenssfeer)

Het gaat hier om een ambassade-archief. De ambassade heeft consulaire taken waarbinnen (bijzondere) persoonsgegevens worden verwerkt. Hierbij kan omwille van de persoonlijke levenssfeer van betrokken personen de openbaarheid van het archief zijn beperkt. Dit houdt in dat deze archiefbescheiden niet openbaar zijn, behoudens enkele uitzonderingsgevallen (de archiefbescheiden zijn immers niet openbaar, maar slechts beperkt openbaar). Dit betekent dat wanneer een verzoeker inzage vraagt in een dossier dat betrekking heeft op hem-/haarzelf de desbetreffende archiefbescheiden door hem/haar kunnen worden geraadpleegd. Raadpleging is ook mogelijk indien degene die inzage vraagt kan aantonen dat de persoon in wiens dossier hij/zij inzage wenst, is overleden dan wel een verklaring kan overleggen waaruit blijkt dat de persoon op wie het dossier betrekking heeft, ondubbelzinnig toestemming geeft voor inzage. Voor wie archiefstukken of dossiers wil inzien waarin bijzondere persoonsgegevens (o.a. seksuele geaardheid, religieuze overtuiging, medische en strafrechtelijke gegevens zitten, gelden strengere voorwaarden. Men moet een schriftelijk gemotiveerd verzoek doen, waarin men aantoont dat degene wiens bijzondere persoonsgegevens men wil raadplegen is overleden, dan wel dat men de uitdrukkelijke toestemming van betrokkene heeft, of dat raadpleging noodzakelijk is als juridisch bewijsstuk, of dat raadpleging noodzakelijk is ter voldoening aan een volkenrechtelijke verplichting, dan wel dat raadpleging plaatsvindt ten behoeve van wetenschappelijke onderzoek of statistiek. Naast een schriftelijk gemotiveerd verzoek, gelden er ook voorwaarden waaraan de aanvrager moet voldoen:

• Aantonen dat het onderzoek een algemeen belang dient;

• Aantonen dat de verwerking van persoonsgegevens voor het betreffende onderzoek of statistiek noodzakelijk is;

• Berichten van overlijden of een uitdrukkelijke toestemming te overhandigen. Alleen wanneer de onderzoeker kan aantonen dat het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost, vervalt deze eis;

• Aantonen dat bij de uitvoering in zodanige waarborgen is voorzien dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet wordt geschaad.

De beperkingsgrond eerbiediging persoonlijke levenssfeer eindigt bij het overlijden van betrokkene.

(Beperkt openbaar op grond van het belang van de Staat of zijn bondgenoten).

Wanneer archiefbescheiden beperkt openbaar zijn op grond van het belang van de Staat of zijn bondgenoten, vindt een beoordeling van het verzoek tot raadpleging altijd plaats door de oorspronkelijke zorgdrager. Dit gebeurt op grond van de regelingen inzake het recht op informatie die zouden gelden indien de archiefbescheiden niet naar een archiefbewaarplaats waren overgebracht. In veel gevallen, maar niet uitsluitend, zal dit de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) zijn. De genoemde inventarisnummers zijn beperkt openbaar, aangezien zich hierin documenten van internationale organisaties alsmede nationale en buitenlandse mogendheden bevinden. Deze documenten, waaronder gerubriceerde NAVO-documenten, vallen onder internationale geheimhoudings- en openbaarmakingsregelingen en mogen niet openbaar worden overgebracht naar het Nationaal Archief. Daarnaast kunnen bij openbaarwording de diplomatieke betrekkingen tussen Nederland en het betreffende land worden geschaad. Indien een persoon informatie wenst uit de inventarisnummers waarvan de openbaarheid is beperkt met het oog op het belang van de Staat of zijn bondgenoten, kan een verzoek daartoe worden ingediend bij de Minister van Buitenlandse Zaken. Het verzoek zal worden getoetst aan de regelingen inzake het recht op informatie die zouden gelden indien de archiefbescheiden niet naar een archiefbewaarplaats waren overgebracht.

(Beperkt openbaar op grond van het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen).

Onder de Wob is dit de algemene uitzonderingsgrond. Onder de Archiefwet 1995 moet bij de toepassing van deze uitzonderingsgrond worden bedacht dat het historisch karakter van het materiaal bij het afwegen van belangen een extra gewicht legt op het belang van de openbaarheid. Slechts bij uiterste noodzaak zal aan het bijzondere belang dat tot geheimhouding sterkt de doorslag kunnen worden gegeven. Voor de volledigheid zij opgemerkt dat een te stellen beperking het resultaat dient te zijn van een toetsing van het te beschermen belang aan het publieke belang van de openbaarheid van de archiefbescheiden. Het individuele belang van eventuele raadplegers speelt geen rol. De bepaling mag er niet toe leiden dat overheidsorganen gegevens achterhouden omdat publicatie daarvan mogelijk een ongunstig licht zou werpen op het door hen gevoerde beleid.