Besluit van de Minister van Justitie en Veiligheid van 29 oktober 2018, nr. 2388102/18/DP&O, houdende verlening van mandaat, volmacht en machtiging (Mandaatbesluit Ministerie van Justitie en Veiligheid)

De Minister van Justitie en Veiligheid,

Handelende in overeenstemming met de Minister voor Rechtsbescherming en de Staatssecretaris van Justitie en Veiligheid;

Gelet op de artikelen 10:3, 10:9, eerste lid, en 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 4, eerste lid, onderdeel b, van het Algemeen Rijksambtenarenreglement;

Besluit:

Artikel 1

In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

bewindspersoon:

Minister van Justitie en Veiligheid, Minister voor Rechtsbescherming of Staatssecretaris van Justitie en Veiligheid, afhankelijk van wie het aangaat;

clusters:

dienstonderdelen, genoemd in artikel 2, tweede lid, van het Organisatiebesluit;

ministerie:

Ministerie van Justitie en Veiligheid;

Organisatiebesluit:

Organisatiebesluit Ministerie van Justitie en Veiligheid.

Artikel 2

Aan de secretaris-generaal wordt mandaat verleend ten aanzien van de tot de verantwoordelijkheid van de bewindspersoon behorende aangelegenheden, met uitzondering van de bevoegdheid tot het nemen van besluiten die zijn neergelegd in een document, gericht tot:

• a. de Koning;

• b. de raad van ministers van het Koninkrijk, de ministerraad of een daaruit gevormde onderraad of commissie;

• c. een minister of staatssecretaris;

• d. een autoriteit in binnen- of buitenland, gelijk of hoger in rang dan een minister of staatssecretaris;

• e. de voorzitter van de Eerste of Tweede Kamer der Staten-Generaal of van een uit die Kamer gevormde commissie;

• f. de vice-president van de Raad van State van het Koninkrijk of de vice-president van de Raad van State;

• g. de president van de Algemene Rekenkamer; of

• h. de Nationale ombudsman, indien de strekking daarvan is dat aan een aanbeveling van de Nationale ombudsman geen gevolg wordt gegeven.

Artikel 3

• 1. De secretaris-generaal kan ondermandaat verlenen aan:

  • a. de hoofden van de clusters, genoemd in artikel 2, tweede lid, onderdelen b tot en met h, van het Organisatiebesluit;

  • b. de hoofden van de diensten en baten-lastenagentschappen, genoemd in de artikelen 2, derde lid, van het Organisatiebesluit;

  • c. de hoofden van de dienstonderdelen, genoemd in artikel 4, tweede lid, van het Organisatiebesluit;

  • d. andere bij het ministerie werkzame ambtenaren, voor zover zij niet ressorteren onder een van de hoofden bedoeld in de voorgaande leden.

• 2. Het ondermandaat kan steeds één hiërarchisch niveau verder worden doorgegeven.

• 3. In afwijking van het tweede lid kunnen de hoofden van de clusters, genoemd in artikel 2, tweede lid, onderdelen a en b, van het Organisatiebesluit, het (onder)mandaat inzake besluiten en klachtenprocedures op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming, verzoeken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur, verzoeken op grond van de Wet hergebruik van overheidsinformatie, klachten, subsidiebesluiten, beleidsregels en, met inachtneming van artikel 2, onderdeel h, Nationale ombudsmanprocedures doorgeven aan de directeur Wetgeving en Juridische Zaken.

• 4. In afwijking van het tweede lid kunnen de hoofden van de clusters, genoemd in artikel 2, tweede lid, onderdelen a tot en met h, van het Organisatiebesluit, hun (onder)mandaat inzake de aangelegenheden, bedoeld in artikel 5, tweede lid, onderdeel a, van het Organisatiebesluit, doorgeven aan de directeur Wetgeving en Juridische Zaken.

• 5. In afwijking van het tweede lid kan (onder)mandaat verder dan één hiërarchisch niveau doorgeven worden door:

  • a. de secretaris-generaal alsmede de hoofden van de clusters, genoemd in artikel 2, tweede lid, onderdelen b tot en met h, van het Organisatiebesluit, en de hoofden van de diensten en baten-lastenagentschappen, genoemd in artikel 2, derde lid, van het Organisatiebesluit, en de door deze aan te wijzen hoofden van andere dienstonderdelen voor zover het betreft het nemen van besluiten inzake financieel beheer en het nemen van rechtspositionele besluiten ten aanzien van onder hen ressorterende ambtenaren;

  • b. de secretaris-generaal alsmede het hoofd van het cluster, genoemd in artikel 2, tweede lid, onderdeel f, van het Organisatiebesluit, het hoofd van de dienst, genoemd in artikel 2, derde lid, onderdeel a, onder 1°, van het Organisatiebesluit, en het hoofd van het baten-lastenagentschap, genoemd in artikel 2, derde lid, onderdeel b, onder 4°, van het Organisatiebesluit, en de door deze aan te wijzen hoofden van andere dienstonderdelen voor zover het betreft het nemen van besluiten op het terrein van de vreemdelingenwetgeving en van de Rijkswet op het Nederlanderschap.

Artikel 4

De secretaris-generaal wordt aangewezen als hoofd van dienst in de zin van artikel 4, eerste lid, onderdeel b, van het Algemeen Rijksambtenarenreglement.

Artikel 5

Besluiten inzake aanstelling, ontslag, bevordering of verplaatsing van ambtenaren op managementfuncties in schaal 14 en hoger behoeven de instemming van het Centraal Loopbaanberaad van het Ministerie van Justitie en Veiligheid, tenzij de secretaris-generaal anders bepaalt.

Artikel 6

• 1. De hoofden van de clusters, genoemd in artikel 2, tweede lid, onderdelen c tot en met h, van het Organisatiebesluit, dragen er zorg voor dat openbare registers betreffende de ondermandaten die zijn verleend aan ambtenaren, werkzaam bij de onder hen ressorterende dienstonderdelen, worden bijgehouden.

• 2. De directeur Personeel en Organisatie draagt zorg voor een openbaar register betreffende ondermandaten die zijn verleend aan ambtenaren, werkzaam bij de in de artikelen 2, derde lid, 4, tweede lid, en 14, tweede lid, van het Organisatiebesluit genoemde dienstonderdelen.

• 3. In de registers worden de functies vermeld van de desbetreffende ambtenaren.

Artikel 7

• 1. Voor de toepassing van dit besluit en de op grond daarvan verleende en doorgegeven ondermandaten worden met mandaat en ondermandaat gelijkgesteld de verlening en het doorgeven van:

  • a. volmacht om in naam van de bewindspersoon privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

  • b. machtiging om in naam van de bewindspersoon handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

• 2. Voor de toepassing van artikel 3 geldt dat het doorgeven van een volmacht om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten slechts is toegestaan voor zover het regelmatig voorkomende rechtshandelingen betreft.

Artikel 8

Vóór het tijdstip van inwerkingtreding van dit besluit van kracht zijnde mandaten, ondermandaten, volmachten en machtigingen op het terrein van het toenmalige Ministerie van Veiligheid en Justitie waarin op het tijdstip van inwerkingtreding van dit besluit niet is voorzien, blijven van kracht totdat op grond van dit besluit is voorzien in mandaat, ondermandaat, volmacht of machtiging dan wel is voorzien in intrekking daarvan.

Artikel 9

• 1. Door of namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties verleende mandaten en ondermandaten op het terrein van veiligheid behoudens de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst, die op 13 oktober 2010 van kracht waren, worden aangemerkt als mandaten die met ingang van 14 oktober 2010 zijn verleend door of namens de Minister van Justitie en Veiligheid, met dien verstande dat:

  • a. mandaten aan de secretaris-generaal van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties worden aangemerkt als mandaten aan de secretaris-generaal van het Ministerie van Justitie en Veiligheid;

  • b. mandaten die rechtstreeks zijn verleend aan functionarissen die ressorteren onder het directoraat-generaal Straffen en Beschermen, het directoraat-generaal Rechtspleging en Rechtshandhaving of de Inspectie Justitie en Veiligheid worden aangemerkt als ondermandaten die overeenkomstig dit besluit zijn verleend.

• 2. Door of namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties verleende mandaten en ondermandaten op het terrein van de vreemdelingenwetgeving en van de Rijkswet op het Nederlanderschap, die op 4 november 2012 van kracht waren, worden aangemerkt als mandaten die met ingang van 5 november 2012 zijn verleend door of namens de Minister van Justitie en Veiligheid, met dien verstande dat:

  • a. mandaten aan de secretaris-generaal van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties worden aangemerkt als mandaten aan de secretaris-generaal van het Ministerie van Justitie en Veiligheid;

  • b. mandaten die rechtstreeks zijn verleend aan functionarissen die ressorteren onder het directoraat-generaal Migratie worden aangemerkt als ondermandaten die overeenkomstig dit besluit zijn verleend.

Artikel 10

De Mandaatregeling Ministerie van Veiligheid en Justitie 2011 wordt ingetrokken.

Artikel 11

• 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot 19 oktober 2018.

• 2. Besluiten of handelingen die vóór het tijdstip van inwerkingtreding van dit besluit zijn genomen of verricht namens de bewindspersoon door een functionaris van een dienstonderdeel zoals dat dienstonderdeel tot 26 oktober 2017 werd aangeduid, behouden hun rechtskracht.

Artikel 12

Dit besluit wordt aangehaald als: Mandaatbesluit Ministerie van Justitie en Veiligheid.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Justitie en Veiligheid, F.B.J. Grapperhaus

TOELICHTING

In verband met de nieuwe organisatorische vormgeving van het Ministerie van Justitie en Veiligheid, die zijn beslag heeft gekregen in de Organisatiebesluit Ministerie van Justitie en Veiligheid (hierna: Organisatiebesluit), is dit nieuwe mandaatbesluit vastgesteld. In dit besluit wordt aan de secretaris-generaal van het ministerie de bevoegdheid verleend om namens de ministers of de staatssecretaris besluiten te nemen (mandaat), privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten (volmacht) en andere handelingen te verrichten (machtiging). Daarnaast geeft deze regeling aan de secretaris-generaal de mogelijkheid om deze bevoegdheden door te geven aan hiërarchisch ondergeschikte ambtenaren, in eerste instantie de hoofden van de clusters en de taakorganisaties.

In artikel 2 is onderdeel d nieuw, dat er op ziet dat alleen de Ministers en Staatssecretaris bevoegd zijn om besluiten te nemen gericht tot functionarissen en organisaties die hetzelfde rangniveau hebben als een Minister of Staatssecretaris. Het mandaatbesluit brengt geen wijzigingen in de binnen het ministerie bestaande mandaatstructuur.

In artikel 3, tweede lid, zijn een technische wijzigingen doorgevoerd. Met ingang van 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming van kracht en is de Wet bescherming persoonsgegevens ingetrokken. De verruiming van de bevoegdheid om de financiële en personele bevoegdheden meer dan één hiërarchisch niveau door te geven in artikel 3, vijfde lid, is bedoeld om gemandateerde functionarissen in één besluit mandaat te kunnen verlenen, in plaats van dat meerdere besluiten van meerdere functionarissen nodig zijn. Daarnaast is de afwijking van de hoofdregel van ondermandateren, ten aanzien van de bevoegdheden aan de directeur Wetgeving en Juridische Zaken technisch gecorrigeerd.

Een deel van de centrale juridische taken is centraal belegd bij DWJZ. Ingevolge artikel 5, tweede lid, onderdeel a, van het Organisatiebesluit is DWJZ belast met het in ondermandaat dan wel met volmacht of machtiging van de hoofden van de clusters behandelen van bezwaar- en beroepschriften, verzoeken om voorlopige voorziening, aansprakelijkstellingen, verzoeken om schadevergoeding en civielrechtelijke procedures. Om rechtstreekse ondermandaatverlening van de clusterhoofden aan de directeur Wetgeving en Juridische Zaken met betrekking tot de in artikel 5, tweede lid, onderdeel a, van het Organisatiebesluit genoemde werkzaamheden mogelijk te maken, is het derde lid van artikel 3 opgenomen.

DWJZ voert naast de hiervoor genoemde centrale juridische taken een aantal decentrale juridische taken uit voor het SG-cluster en het pSG-cluster. Het betreft werkzaamheden als Wbp-verzoeken, Wob-verzoeken, verzoeken op grond van de Wet hergebruik van overheidsinformatie, klachten, Nationale ombudsmanprocedures, subsidiebeschikkingen en beleidsregels. Artikel 3, tweede lid, strekt ertoe rechtstreekse verlening van ondermandaat door de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal aan de directeur Wetgeving en Juridische Zaken mogelijk te maken met betrekking tot deze werkzaamheden.

In beginsel kan het mandaat één hiërarchische niveau doorgegeven worden (artikel 3, vierde lid), op twee uitzonderingen na. Dit betreft de in artikel 3, vijfde lid, opgenomen mogelijkheden om voor zogeheten ‘F-mandaat’ en ‘P-mandaat’ en besluiten op het terrein van de vreemdelingenwetgeving en van de Rijkswet op het Nederlanderschap af te wijken van de regel dat ondermandaat steeds slechts één hiërarchisch niveau kan worden doorgegeven. De secretaris-generaal en de hoofden van de clusters, waaronder de directeuren-generaal, kunnen hierop betrekking hebbende bevoegdheden ook rechtstreeks aan andere onder hun dienstonderdeel ressorterende ambtenaren, dus verder dan één hiërarchisch niveau, doormandateren. Ook is het mogelijk dat zij één of meer hoofden van onder het cluster ressorterende dienstonderdelen aanwijzen die aan dat hoofd verleend ondermandaat rechtstreeks verder dan één hiërarchisch niveau doormandateert. Deze voorziening is met name wenselijk in verband met de komst van geautomatiseerde financiële systemen en het P-portaal van P-Direkt voor de personele besluitvorming. De gekozen werkwijze bevordert de transparantie en beperking van de hoeveelheid ondermandaten.

Artikel 5 is nieuw ten opzichte van de voorgaande Mandaatregeling Ministerie van Veiligheid en Justitie 2011. Het artikel is afkomstig uit de voorheen door de secretaris-generaal aan de hoofden van de clusters verleende mandaten. Het betreft de regel dat besluiten inzake aanstelling, ontslag, bevordering of verplaatsing van functionarissen op managementfuncties in schaal 14 en hoger van het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984 ter instemming voorgelegd worden aan het Centraal Loopbaanberaad van het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Dergelijke besluiten worden door tussenkomst van de secretaris-generaal aan het Centraal Loopbaanberaad voorgelegd. Dit artikel wordt hier, op centraal niveau, beter op zijn plaats geacht dan in de afzonderlijke ondermandaatbesluiten. Tevens is, in lijn met de praktijk, aangegeven dat de secretaris-generaal kan besluiten dat geen instemming van het Centraal Loopbaanberaad nodig is.

Artikel 9 dekt mandaten die zijn afgegeven vóór eerdere departementale herindelingen ten aanzien van taken die nu vallen onder het Ministerie van Justitie en Veiligheid.

Uit artikel 12, tweede lid, volgt dat de rechtsgeldigheid van besluiten of handelingen niet wordt aangetast voor zover deze voor de inwerkingtreding van dit besluit zijn ondertekend door functionarissen onder de voorheen geldende benaming.

Aan het besluit is terugwerkende kracht verleend tot 19 oktober 2018, omdat op die datum de nieuwe organisatorische vormgeving van het Ministerie van Justitie en Veiligheid in de praktijk is ingevoerd.

De Minister van Justitie en Veiligheid, F.B.J. Grapperhaus