Regeling van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport van 1 november 2018, kenmerk 1430593-182478-DMO, houdende voorwaarden waaronder organisaties goedgekeurd en geregistreerd worden in het kader van de toepassing van de Regeling vergoeding verklaring omtrent het gedrag en gedragsverklaring aanbesteden (Regeling Gratis VOG voor vrijwilligers)

De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport,

Besluit:

Artikel 1

• 1. In deze regeling wordt verstaan onder:

  Minister:

  de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport;

  vrijwilliger:

  de natuurlijke persoon, die niet bij wijze van beroep onverplicht en onbetaald werkt in een georganiseerd verband ten behoeve van anderen of de samenleving.

Artikel 2

• 1. De Minister merkt een organisatie op aanvraag voor een periode van maximaal vijf jaar aan als Gratis VOG-organisatie, indien is voldaan aan de volgende voorwaarden:

  • a. de organisatie is een privaatrechtelijke rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid of een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld;

  • b. binnen de organisatie werken vrijwilligers met kwetsbare personen;

  • c. de voor de organisatie werkzame vrijwilligers zijn niet reeds op grond van wet- of regelgeving gehouden om een verklaring omtrent het gedrag aan te vragen;

  • d. de organisatie hanteert een actief en gedegen preventie- en integriteitsbeleid.

• 2. Als kwetsbare personen, als bedoeld in het eerste lid, onder b, worden in ieder geval aangemerkt:

  • a. een minderjarige;

  • b. een natuurlijke persoon die zorg vraagt of aan wie zorg wordt verleend, als bedoeld in de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg;

  • c. een persoon die gebruik maakt van een algemene voorziening of aan wie een maatwerkvoorziening of persoonsgebonden budget is verstrekt of door of namens wie een melding is gedaan als bedoeld in artikel 2.3.2, eerste lid, van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015;

  • d. een meerderjarig persoon met een verstandelijke beperking.

• 3. Voor organisaties die reeds zijn geregistreerd bij de inwerkingtreding van deze regeling geldt dat deze als Gratis VOG-organisatie worden aangemerkt vanaf de datum van registratie.

Artikel 3

• 1. De aanvraag om als Gratis VOG-organisatie te worden aangemerkt geschiedt langs elektronische weg. Voor de aanvraag wordt een door de Minister vastgesteld formulier gebruikt.

• 2. De aanvraag gaat vergezeld van:

  • a. een afschrift van het actief en gedegen preventie- en integriteitsbeleid, of een link hiernaar op de website van de organisatie;

  • b. een schatting van het aantal vrijwilligers dat per jaar in aanmerking zal komen voor een kosteloze verstrekking van de verklaring omtrent het gedrag op basis van artikel 1, onder a, sub 2, van de Regeling vergoeding verklaring omtrent het gedrag en gedragsverklaring aanbesteden.

Artikel 4

• 1. Een als Gratis VOG-organisatie aangemerkte organisatie toont op verzoek van de Minister aan dat zij voldoet aan de voorwaarden genoemd in artikel 2, eerste lid.

• 2. De Minister kan de aanmerking van de organisatie als Gratis VOG-organisatie stopzetten, indien:

  • a. de organisatie niet voldoet aan de in artikel 2, eerste lid, genoemde voorwaarden;

  • b. de organisatie oneigenlijk gebruik maakt van haar aanmerking als Gratis VOG-organisatie, of;

  • c. de organisatie niet voldoet aan het verzoek, bedoeld in het eerste lid.

• 3. Een verzoek, als bedoeld in het eerste lid, wordt niet vaker dan eens per jaar gedaan.

Artikel 5

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 november 2018.

Artikel 6

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling Gratis VOG voor vrijwilligers.

De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, H.M. de Jonge

TOELICHTING

Vrijwilligers zijn van onschatbare waarde voor onze samenleving. Ongeveer de helft van alle Nederlanders van 15 jaar of ouder zet zich minimaal één keer per jaar in als vrijwilliger. Het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (hierna: Ministerie van VWS) streeft naar een veilige inzet van vrijwilligers. Het is van belang dat organisaties voldoende aandacht hebben voor de risico’s op grensoverschrijdend gedrag, die samenhangen met de inzet van vrijwilligers. Het is ook van belang dat deze organisaties beleid formuleren om deze risico’s te beperken. Hier is op dit moment nog niet altijd sprake van. Onderdeel van dit beleid om grensoverschrijdend gedrag binnen organisaties te voorkomen, kan de aanvraag van een Verklaring Omtrent Gedrag (hierna: VOG) door vrijwilligers zijn. Organisaties die vrijwilligers inzetten, willen de drempels voor mensen zo laag mogelijk houden om zich bij hen als vrijwilliger in te zetten. Zij zijn terughoudend om hun vrijwilligers te vragen een VOG te overleggen, ook vanwege de kosten die aan een VOG kleven. Organisaties die hun vrijwilligers wel vragen een VOG te overleggen, vergoeden vaak de kosten van de VOG. Niet alle organisaties hebben daar echter voldoende financiële middelen voor. Uit onderzoek door KWINK Groep (2017) blijkt inderdaad dat veel organisaties besluiten om geen VOG van vrijwilligers te vragen vanwege (te) hoge kosten. Wanneer organisaties dit wel vragen en tevens de kosten van de VOG vergoeden, gaat dat ten koste van de maatschappelijke activiteiten die deze organisaties ondernemen. Met deze nieuwe regeling wil ik deze drempels voor organisaties wegnemen.

In maart 2015 zijn de Beleidsregels vergoeding verklaring omtrent het gedrag voor vrijwilligers) van de Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie (hierna: de Beleidsregels) in werking getreden (Staatscourant 2015, 6425). In de toenmalige regeling stond dat de VOG alleen kosteloos was aan te vragen door vrijwilligers, die werken met minderjarigen of mensen met een verstandelijke beperking.

In het Regeerakkoord ´Vertrouwen in de toekomst´staat als ambitie opgenomen dat vrijwilligers die werken met mensen in een afhankelijkheidssituatie, een VOG gratis kunnen aanvragen. Hiermee wordt beoogd het vrijwilligerswerk veiliger te maken, doordat meer vrijwilligers in aanmerking komen voor de gratis aanvraag van een VOG. De nieuwe regeling valt onder de verantwoordelijkheid van de Minister van VWS. Op grond van deze regeling kunnen organisaties worden aangemerkt als Gratis VOG-organisatie waardoor vrijwilligers die binnen de organisatie werken met kwetsbare personen in aanmerking komen voor een gratis VOG.

Deze regeling wijkt op een aantal punten af van de Beleidsregels. Ten eerste was in de Beleidsregels een VOG alleen kosteloos aan te vragen door organisaties met vrijwilligers, die werkten met minderjarigen of mensen met een verstandelijke beperking. De onderhavige regeling heeft betrekking op alle organisaties met vrijwilligers die werken met kwetsbare personen. Ten tweede diende op grond van de Beleidsregels een organisatie voor minimaal 70% uit vrijwilligers te bestaan. Met de inwerkingtreding van deze regeling wordt ook dit criterium losgelaten. De onderhavige regeling houdt ook op dit punt een verbreding in.

Regeldrukgevolgen

Bij de opzet van de regeling is nauw met de Nederlandse Organisatie Vrijwilligers (NOV), Nederlands Olympisch Comité * Nederlandse Sport Federatie (NOC*NSF) en het (interkerkelijk) Contact Overheidszaken (CIO) samengewerkt om de administratieve lasten voor de aanvragen zo minimaal mogelijk te houden. Tevens is de regeling voorgelegd aan het Adviescollege Toetsing Regeldruk (ATR). De eisen die worden gesteld aan een kosteloze aanvraag van een VOG sluiten zo veel mogelijk aan bij hetgeen hierover is bepaald in het Regeerakkoord ‘Vertrouwen in de toekomst’.

In deze regeling is een heldere set criteria vastgesteld waaraan organisaties dienen te voldoen bij de aanvraag om aangemerkt te worden als Gratis VOG-organisatie. Voor de aanvraag wordt een formulier gebruikt dat beschikbaar is via de website www.gratisvog.nl. Organisaties kunnen tevens advies inwinnen bij de koepelorganisaties, NOV, NOC*NSF en CIO, bij het invullen van het aanvraagformulier. Aanvragen door organisaties worden vervolgens beoordeeld door het CIBG. Het CIBG besluit of een organisatie wordt aangemerkt als Gratis VOG-organisatie. Hierna kunnen vrijwilligers, als zij door hun organisatie hiervoor worden aangemeld, kosteloos een VOG aanvragen bij Justis. Deze aanvraag verloopt digitaal en conform de standaard aanvraagprocedure van een VOG.

In de evaluatie van de regeling wordt meegenomen hoe lang organisaties gemiddeld bezig zijn met het opstellen van een actief en gedegen integriteitsbeleid. Ook wordt nagegaan welke maatregelen eventueel genomen kunnen worden om het aanvraagproces te versimpelen en daarmee de regeldruk voor organisaties te verminderen.

Artikelsgewijs

Artikel 1

In artikel 1 wordt voor de definitie van vrijwilliger aangesloten bij de algemeen gangbare definitie.

Dat vrijwilligerswerk onverplicht is, houdt in dat er geen arbeidsovereenkomst aan ten grondslag ligt, of dat de vrijwilliger anderszins verplicht kan worden het vrijwilligerswerk uit te voeren.

Dat de vrijwilliger onbetaald werk verricht, betekent niet dat de vrijwilliger niets voor het vrijwilligerswerk mag ontvangen. Onbetaald in de zin van deze regeling houdt in dat de vrijwilliger maximaal de onbelaste vrijwilligersvergoeding ontvangt.

De omstandigheid dat het vrijwilligerswerk plaatsvindt in georganiseerd verband, komt ook tot uitdrukking in de voorwaarde dat de organisatie een privaatrechtelijke rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid is of een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld.

Vrijwilligerswerk onderscheidt zich van andere vormen van onbetaald werk, zoals onbetaalde stages, in die zin dat vrijwilligers zich in het belang van anderen of van de samenleving inzetten.

Artikel 2

Eerste lid

Een organisatie kan steeds voor een periode van maximaal vijf jaar als een Gratis VOG organisatie worden aangemerkt. Om haar vrijwilligers onafgebroken in aanmerking te laten komen voor een gratis VOG zal de organisatie vóór het verstrijken van die periode van vijf jaar opnieuw een aanvraag moeten doen. De organisatie zal daar voor het aflopen van de periode van vijf jaar op gewezen worden door het CIBG. De periode van vijf jaar zegt niets over de geldigheidsduur van een VOG. Hier bestaan geen richtlijnen voor. Het is aan organisaties zelf om te bepalen wanneer zij een nieuwe VOG van een vrijwilliger wil ontvangen.

De voorwaarden waaronder een organisatie als Gratis VOG-organisatie kan worden aangemerkt staan in artikel 2.

Met de voorwaarde dat de organisatie rechtspersoonlijkheid en volledige rechtsbevoegdheid bezit, wordt gewaarborgd dat het vrijwilligerswerk in een daadwerkelijk georganiseerd verband wordt uitgevoerd.

De voorwaarde dat binnen de organisatie vrijwilligers werken met kwetsbare personen valt uiteen in twee elementen: ‘werken met’ en ‘kwetsbare personen’.

Uit het element ‘werken met’ volgt dat de vrijwilliger en de kwetsbare persoon in een bepaalde relatie tot elkaar staan. Hoe directer, meer besloten, frequenter en langduriger de relatie, hoe groter het risico kan zijn op grensoverschrijdend gedrag. Uit het element ‘werken met’ volgt ook dat er daadwerkelijk contact tussen de vrijwilliger en de kwetsbare persoon moet bestaan. Werken voor kwetsbare personen is niet hetzelfde als werken met hen. Een vrijwilliger die bijvoorbeeld thuis flyers voor een jeugdtheatervereniging ontwerpt, werkt voor minderjarigen binnen de vereniging, maar niet direct met hen.

Als vrijwilligers bij bepaalde specifieke organisaties op grond van bestaande wet- of regelgeving al verplicht zijn om een VOG aan te vragen, zijn zij uitgezonderd van deze beleidsregels. Voorbeelden hiervan zijn scholen, peuterspeelzalen, Tussenschoolse Opvang (TSO) en Buitenschoolse Opvang (BSO). In deze gevallen is er immers sprake van een rechtsplicht en niet van een te stimuleren vrijwillige keuze.

De organisatie moet tot slot een actief en gedegen preventie- en integriteitsbeleid hanteren. Hierbij is het van belang dat de organisatie in beleid heeft vastgelegd welke risico’s gepaard gaan met de inzet van vrijwilligers en welke (verschillende) maatregelen de organisatie heeft genomen om deze risico’s te beheersen. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de informatie en handreiking(en) op de website www.inveiligehanden.nl en https://www.nocnsf.nl/grensoverschrijdendgedrag/wat-kan-ik-als-club-doen-om-seksueel-grensoverschrijdend-gedrag-te-voorkomen. Elementen waar een actief en gedegen preventie- en integriteitsbeleid uit kan bestaan zijn onder andere het aanstellen van een vertrouwenspersoon, het opstellen van gedragsregels en/of het instellen en hanteren van aannamebeleid. Een actief en gedegen preventie- en integriteitsbeleid bestaat in ieder geval uit meerdere elementen.

Artikel 2

Tweede lid

De opsomming in dit tweede lid betreft personen waarvan in ieder geval aangenomen wordt dat zij, vanwege hun specifieke kenmerken kwetsbaar zijn. Daarnaast kan een persoon als kwetsbaar worden aangemerkt vanwege de specifieke context of positie waarin een individu zich bevindt. Als een vrijwilliger met een persoon werkt die tot de groep in artikel 2, tweede lid, behoort, moet aangenomen worden dat er sprake is van een afhankelijkheidssituatie.

Minderjarigen zijn alle personen als bedoeld in artikel 233 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek. Minderjarigen zijn naar hun aard kwetsbaar.

Met een natuurlijke persoon die zorg vraagt of aan wie zorg wordt verleend, wordt aangesloten bij artikel 1 van de Wet kwaliteit klachten en geschillen zorg. In de context van zorgverlening verkeert een persoon die zorg vraagt of ontvangt altijd in een kwetsbare positie. Om die reden zijn deze personen eveneens als kwetsbaar aangemerkt.

Voor de definitie van het begrip verstandelijke beperking wordt aangesloten bij de definitie die wordt gehanteerd door het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM), namelijk dat een verstandelijke beperking een aangeboren of een later in de ontwikkeling opgetreden beperking is in het intellectueel functioneren, die gepaard gaat met beperkingen in de sociale (zelf)redzaamheid.

Het voorgaande neemt echter niet weg dat er ook groepen kwetsbare personen kunnen zijn die niet in de opsomming in het tweede lid zijn genoemd, of dat er groepen zijn van personen die in de specifieke context waarin het vrijwilligerswerk plaatsvindt als kwetsbaar moeten worden aangemerkt. In die gevallen kan een organisatie aanvoeren dat de personen waarmee haar vrijwilligers werken ook als kwetsbaar moeten worden aangemerkt. In het aanvraagformulier is de mogelijkheid daartoe opgenomen. Andere voorbeelden van personen die mogelijk in een bepaalde context kwetsbaar zijn, zijn ex-gedetineerden, mensen met een niet-aangeboren hersenletsel, mensen met schulden, ouderen, vreemdelingen als bedoeld de Vreemdelingenwet 2000, (top)sporters en mensen met een visuele en/of lichamelijke beperking. Deze groepen dienen slechts als voorbeeld.

Artikel 2

Derde lid

Deze regeling volgt bovengenoemde Beleidsregels van de Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie omtrent de vergoeding van een verklaring omtrent het gedrag van vrijwilligers op. De organisaties wier vrijwilligers op grond van die Beleidsregels reeds in aanmerking komen voor een gratis VOG, worden op grond van de onderhavige regeling automatisch aangemerkt als Gratis VOG-organisatie. Deze organisaties hoeven dan ook bij de inwerkingtreding van de regeling geen aanvraag te doen om onder deze regeling te vallen.

De datum waarop de organisatie op grond van deze Beleidsregels was geregistreerd, wordt als datum aangehouden waarop de organisatie als Gratis VOG organisatie is aangemerkt. Dat betekent voor een aantal Gratis VOG organisaties dat de eerste periode waarin zij als zodanig is aanmerkt, wat korter zal zijn dan de maximale vijf jaar, omdat ook de periode dat de organisatie op grond van de Beleidsregels stond geregistreerd wordt meegeteld. Als die periode verstreken is, zullen ook deze organisaties een aanvraag moeten doen om opnieuw als Gratis VOG organisatie te worden aangemerkt. Ook deze organisaties zullen voor het aflopen van de periode daarop worden gewezen.

Artikel 3

Een organisatie kan zich aanmelden voor de nieuwe regeling door het vastgestelde formulier op www.gratisvog.nl in te vullen. Deze aanvraag dient gepaard te gaan met ofwel een link naar de website van de organisatie, waarop een actief en gedegen preventie- en integriteitsbeleid wordt beschreven of een afschrift van het preventie- of integriteitsplan (deze kan de organisatie uploaden met het aanvraagformulier). Er moet hierin duidelijk naar voren komen welk beleid wordt toegepast binnen de organisatie.

Een organisatie dient ook een inschatting te maken van het aantal vrijwilligers dat in de komende vijf jaar in aanmerking zal komen voor een gratis VOG. Dit heeft als doel om een organisatie bewust te laten nadenken over het aantal vrijwilligers en hiermee oneigenlijk gebruik van de regeling te voorkomen. Hiermee wordt tevens beoogd te voorkomen dat er een VOG kosteloos wordt aangevraagd door betaalde werknemers binnen de organisatie.

Artikel 4

Als een organisatie is aangemerkt als Gratis VOG-organisatie, betekent dit dat zij op dat moment voldoet aan de voorwaarden van deze regeling. Daarmee is niet gezegd dat deze organisatie daar steeds aan blijft voldoen. Om die reden kan van een organisatie gevraagd worden om opnieuw aan te tonen dat zij aan de voorwaarden van deze regeling voldoet. Dat kan steekproefsgewijs gevraagd worden, maar ook als er aanwijzingen zijn dat de organisatie niet meer aan de voorwaarden voldoet.

Om te voorkomen dat een dergelijk verzoek een te zware administratieve last zal zijn voor de organisatie, is de frequentie van het verzoek beperkt. Het zal niet vaker dan een maal per jaar gedaan worden.

Indien het aantal vrijwilligers waarvoor een aangewezen organisatie een gratis VOG aanvraagt substantieel naar boven afwijkt van het door de organisatie vooraf geschatte aantal, zal het CIBG contact opnemen met de betreffende organisatie met het verzoek deze afwijking toe te lichten.

De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, H.M. de Jonge