Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 8 oktober 2018, 2018-0000130908, tot wijziging van de Kaderregeling documentaire informatievoorziening Sociale Zaken en Werkgelegenheid 2014

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995;

Besluit:

ARTIKEL I

De Kaderregeling documentaire informatievoorziening Sociale Zaken en Werkgelegenheid 2014 wordt als volgt gewijzigd:

A

In artikel 3, vijfde lid, onder b en c, artikel 3, zesde lid, artikel 4, vierde lid, artikel 9, tweede lid, artikel 10, derde lid, artikel 11, tweede lid, derde lid en zevende lid, artikel 12, tweede lid, artikel 13, eerste lid en derde lid, artikel 14, eerste lid en vierde lid, artikel 15, derde lid, vierde lid en vijfde lid, artikel 16, eerste lid, tweede lid, vierde lid, zesde lid, zevende lid, achtste lid, negende lid, tiende lid en elfde lid, artikel 17, eerste lid en tweede lid, artikel 18, eerste lid, derde lid en vierde lid, artikel 22, vijfde lid, artikel 23, eerste lid en derde lid, artikel 24, derde lid en vijfde lid, artikel 25, tweede lid, derde lid, vierde lid, vijfde lid en zesde lid, artikel 26, achtste lid en negende lid, wordt telkens ‘de directeur Bedrijfsvoering’ vervangen door ‘de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel’.

B

Artikel 1 wordt als volgt gewijzigd:

1. Onderdeel e komt te luiden:

e. beheerder:

directeur die belast is met de dagelijkse beheerswerkzaamheden met betrekking tot een archief en die tevens in samenwerking met de afdeling FDW van de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel het reguliere toezicht op een archief uitoefent;

2. Onderdeel h vervalt.

3. Onder verlettering van de onderdelen a tot en met g tot b tot en met h wordt een onderdeel ingevoegd, luidende:

a. afdeling FDW:

afdeling Fysieke en Digitale Werkomgeving van de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel die de departementale documentaire informatievoorziening coördineert, waaronder het archiefbeheer;

C

Artikel 3 wordt als volgt gewijzigd:

1. Het vierde lid wordt als volgt gewijzigd:

a. Onderdeel a komt te luiden:

• a. De chief information officer is verantwoordelijk voor de departementale strategie en visie op de geautomatiseerde informatievoorziening en de ict. Dit behelst de ontwikkeling, het onderhoud en de beheersing van de departementale architectuur en standaarden op deze terreinen. Hierover adviseert de chief information officer aan de ambtelijke en politieke leiding.

b. Onderdeel c komt te luiden:

• c. De chief information officer vertegenwoordigt SZW in de rijksbrede ontwikkelingen betreffende geautomatiseerde informatievoorziening en ict.

2. Het zesde lid komt te luiden:

• 6. Directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel:

  • a. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel is verantwoordelijk voor het departementaal overkoepelende beleid met betrekking tot het archiefbeheer.

  • b. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel houdt regie over het departementale archiefbeheer.

  • c. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel is, na overdracht van de archiefbescheiden door het betreffende archiefvormende orgaan, verantwoordelijk voor het beheer van de het afgesloten archief.

  • d. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel is verantwoordelijk voor het opstellen, het onderhoud en het functioneel beheer van selectielijsten.

  • e. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel houdt in samenwerking met de beheerders en de verantwoordelijke directeuren toezicht op het departementale archiefbeheer.

  • f. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van en het adviseren over strategisch beleid op het gebied van de documentaire informatievoorziening.

  • g. De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel is verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van beheersregels voor archiefbescheiden en voor het voorlichten van de medewerkers over deze regels.

3. Na het achtste lid wordt een lid toegevoegd, luidende:

• 9. Beheerder

  • a. De beheerder voert namens de verantwoordelijke directeur de aan hem toevertrouwde archiefbeheerstaken uit.

  • b. De beheerder voert de aan hem toevertrouwde archiefbeheerstaken conform deze regeling uit.

D

In artikel 5, eerste lid, wordt ‘De beheerder stelt de ordeningsstructuur vast’ vervangen door ‘De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel stelt op advies van de beheerder de ordeningsstructuur vast’.

E

Artikel 11 wordt als volgt gewijzigd:

1. In het zesde lid wordt na ‘De beheerder zorgt’ ingevoegd ‘in opdracht van de verantwoordelijke directeur of van de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel en in overleg met de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel’.

2. In het zesde lid wordt na ‘migratie of conversie van digitale archiefbescheiden’ ingevoegd ‘in de zin van de Archiefregeling 2009’.

3. In het zevende lid wordt ‘de verantwoordelijke directeur’ vervangen door ‘de beheerder’.

F

In artikel 14, vierde lid, artikel 15, derde lid en vijfde lid, artikel 16, negende lid, artikel 24, vijfde lid wordt telkens ‘het hoofd van de DIV-afdeling’ vervangen door ‘het hoofd van de afdeling FDW’.

G

Artikel 15 wordt als volgt gewijzigd:

1. In het tweede lid wordt ‘overleg met’ vervangen door ‘opdracht van’.

2. In het tweede lid wordt na ‘de verantwoordelijke directeur’ ingevoegd ‘of van de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel en in overleg met de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel’.

3. In het derde lid wordt ‘De beheerder bewaart de verklaring van vernietiging blijvend in zijn archief’ vervangen door ‘De directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel en de verantwoordelijke directeur bewaren de verklaring van vernietiging blijvend in hun archief’.

H

Artikel 18, vierde lid, komt te luiden:

• 4. Van vervreemding van archiefbescheiden uit het afgesloten archief laat de beheerder volgens een model een verklaring opmaken, die een specificatie van de vervreemde archiefbescheiden bevat. Onder verantwoordelijkheid van de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel ondertekent het hoofd van de afdeling FDW de verklaring van vervreemding. De directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel en het archiefvormende orgaan bewaren de verklaring van vervreemding blijvend in hun archief.

I

In artikel 20 en artikel 26, vierde lid wordt ‘Wet bescherming persoonsgegevens’ vervangen door ‘Algemene verordening gegevensbescherming’.

J

Artikel 24 wordt als volgt gewijzigd:

In het vijfde lid wordt ‘de beheerder’ vervangen door ‘de verantwoordelijke directeur’.

K

Aan de Modelverklaringen behorende bij en deel uitmakende van de Kaderregeling documentaire informatievoorziening Sociale Zaken en Werkgelegenheid 2014, wordt de bijlage bij deze regeling, als nieuw onderdeel toegevoegd, luidende:

Model 12: Verklaring van vernietiging in eigen beheer van de archiefvormende directie op grond van de selectielijst.

ARTIKEL II

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 april 2017.

Deze regeling zal met toelichting in de Staatscourant worden geplaatst met uitzondering van de bijlage, die, tezamen met de andere modellen, ter inzage wordt gelegd bij de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel, afdeling Fysieke en Digitale Werkomgeving van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Den Haag, 8 oktober 2018

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, namens deze, de plaatsvervangend Secretaris-Generaal, H.A.M. van Dongen

TOELICHTING

Algemeen

Deze wijzigingsregeling doet een aantal aanpassingen in de Kaderregeling documentaire informatievoorziening Sociale Zaken en Werkgelegenheid 2014 (hierna: Kaderregeling DIV SZW 2014), de beheersregeling voor het archief van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (hierna: het ministerie). In de Kaderregeling DIV SZW 2014 is vastgelegd, hoe het ministerie voldoet aan de wettelijke plichten omtrent archiefbeheer, met name waar de verantwoordelijkheden zijn belegd en welke procedures er zijn op het gebied van documentaire informatievoorziening. Met de Kaderregeling DIV SZW 2014 geeft het ministerie uitvoering aan de in het Archiefbesluit 2009 geformuleerde plicht, dat ieder overheidsorgaan beheersregels vaststelt.

Per 1 april 2017 heeft het ministerie de uitvoering van het centrale archiefbeheer gereorganiseerd. Vanaf die datum laat het ministerie een groot gedeelte van zijn archiefbeheer uitvoeren door Doc-Direkt. Doc-Direkt is een onderdeel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties dat dienstverlening aan de rijksoverheid aanbiedt op het domein van het archiefbeheer. In dit kader is ook een groot deel van de medewerkers van de oude DIV-afdeling overgegaan naar Doc-Direkt. Bovendien is de naam van de directie Bedrijfsvoering gewijzigd tot directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel. Deze directie voert in tegenstelling tot de oude directie Bedrijfsvoering nauwelijks nog archiefbeheerstaken uit, maar heeft voortaan hoofdzakelijk een regiefunctie.

De plaatsvervangend secretaris-generaal heeft een machtigingsbesluit genomen dat op 13 juni 2018 is gepubliceerd in de Staatscourant en dat van kracht is per 1 april 2017. In dit besluit geeft het ministerie aan Doc-Direkt machtiging tot het verrichten van feitelijke handelingen die verband houden met de dienstverlening van Doc-Direkt aan het ministerie. De betreffende dienstverlening is gespecificeerd in de dienstverleningsovereenkomst (DVO). In de praktijk betreft het archiefbeheerstaken voor het papieren archief en voor het digitale archief in het documentmanagementsysteem Digidoc2. Voor deze archieven is Doc-Direkt sinds 1 april 2017 de beheerder in de zin van de Kaderregeling DIV SZW 2014. Deze beheerderstaak heeft Doc-Direkt overgenomen van de oude directie Bedrijfsvoering.

Alhoewel Doc-Direkt een groot deel van de archiefbeheerstaken heeft overgenomen van de directeur Bedrijfsvoering, blijft de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel verantwoordelijk voor het geven van invulling aan het zorgdragerschap voor het departementale archief.

Door de organisatorische verandering in het departementale archiefbeheer zijn er enkele aanpassingen van de Kaderregeling DIV SZW 2014 nodig, om te zorgen dat de Kaderregeling goed blijft aansluiten bij de praktijk. De wijzigingen hebben met name betrekking op de verantwoordelijkheden van de chief information officer, van de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel en van de directeur van Doc-Direkt in zijn rol van beheerder. Met name de nieuwe afbakening van het taakgebied van de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel enerzijds en de directeur van Doc-Direkt in de rol van beheerder anderzijds vraagt nadere specificatie in een aantal artikelen van de Kaderregeling. Voorheen was hier immers geen afbakening aan de orde, aangezien de directeur Bedrijfsvoering dit hele taakgebied voor zijn rekening nam.

Totstandkoming van de Regeling tot aanpassing van de Kaderregeling DIV SZW 2014

Bij deze aanpassing van de Kaderregeling DIV SZW 2014 zijn functionarissen van de volgende directies geraadpleegd:

• Directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel

  • afdeling Fysieke en Digitale Werkplek

  • CIO-office en Veiligheid

• Directie Wetgeving, Bestuurlijke en Juridische Aangelegenheden

Tevens is de wijzigingsregeling in concept voorgelegd aan de Departementale Ondernemingsraad en aan Doc-Direkt.

Artikelsgewijs

Artikel I

A.

Sinds de reorganisatie op 1 april 2017 bestaat de directie Bedrijfsvoering niet meer. De uitvoerende taken van de directie Bedrijfsvoering met betrekking tot het documentbeheer worden vanaf die datum uitgevoerd door Doc-Direkt. Het betreft hoofdzakelijk de taken waar de directeur Bedrijfsvoering optrad als beheerder van lopende en afgesloten archieven. De overige taken en verantwoordelijkheden van de directeur Bedrijfsvoering zijn op die datum overgenomen door de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel.

B.

Vóór 1 april 2017 was de directeur Bedrijfsvoering voor de meeste departementale archieven de beheerder. Per 1 april 2017 is dat veranderd, aangezien Doc-Direkt toen het beheer van het grootste deel van de archieven over heeft genomen. In praktijk is Doc-Direkt namelijk de beheerder van de meeste afgesloten papieren archieven die wachten op vernietiging of overbrenging naar het Nationaal Archief, terwijl Doc-Direkt tevens de beheerder is van de meeste lopende archieven, namelijk de archieven die in het documentmanagementsysteem Digidoc2 zijn opgeslagen, als ook van de in Digidoc2 afgesloten digitale archieven.

Het houden van toezicht op het lopende archiefbeheer is een taak die de directeur Bedrijfsvoering voorheen in diens taak als beheerder uitvoerde. Sinds 1 april 2017 heeft Doc-Direkt die taak als beheerder op zich genomen, maar de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel heeft de toezichtrol niet helemaal aan Doc-Direkt overgedragen, omdat hij immers verantwoordelijk blijft voor het invulling geven aan het zorgdragerschap voor het departementale archief. Daarom houden Doc-Direkt en de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel voortaan gezamenlijk toezicht, hetgeen expliciet is toegevoegd aan het hier toegelichte artikel.

Voorheen was de DIV-afdeling belast met de uitvoering van het archiefbeheer door de directie Bedrijfsvoering. Het betrof een groot gedeelte van het departementale archiefbeheer. Sinds 1 april 2017 heeft Doc-Direkt die taak overgenomen. Zodoende heeft het ministerie geen echte DIV-afdeling meer.

Binnen het ministerie is de afdeling Fysieke en Digitale Werkomgeving van de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel de opvolger van de oude DIV-afdeling. Deze afdeling is op het vlak van documentinformatie belast met de coördinatie van en het toezicht op het departementale archiefbeheer, maar niet meer met de praktische uitvoering van het archiefbeheer. Echte DIV-taken voert de afdeling Fysieke en Digitale Werkomgeving dus niet uit en derhalve kan de afdeling ook niet meer echt een DIV-afdeling genoemd worden.

Zoals onder artikel drie beschreven heeft het ministerie sinds 1 april 2017 geen DIV-afdeling meer. De afdeling Fysieke en Digitale Werkomgeving van de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel is de opvolger van de oude DIV-afdeling. Zodoende tekent het hoofd van die afdeling nu de verklaringen die voorheen door het hoofd van de DIV-afdeling werden getekend.

C.

De beschrijving van de verantwoordelijkheid van de chief information officer (CIO) in relatie tot het archiefbeheer is aangescherpt. De CIO draagt namelijk verantwoordelijkheid voor de strategie en visie op de geautomatiseerde informatievoorziening en de ict, en niet voor de geautomatiseerde informatievoorziening en de ict zelf.

Alhoewel de CIO geen verantwoordelijkheid voor het departementale archiefbeheer draagt, is zijn taakgebied niettemin relevant voor het archiefbeheer. De CIO heeft een belangrijke stem in de koers die het ministerie vaart in de lange termijnontwikkeling van het archiefbeheer, aangezien die nauw vervlochten is met de constante ict-ontwikkelingen. Het archiefbeheer vindt immers grotendeels plaats in digitale archiefsystemen.

Specifiek van belang is dat de CIO namens het ministerie zitting neemt in het interdepartementale overleg van chief information officers (het CIO-beraad), dat het rijksbrede beleid op het gebied van geautomatiseerde informatievoorziening en ict ontwikkelt.

Door de reorganisatie per 1 april 2017 is de verantwoordelijkheid van de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel voor het archiefbeheer gewijzigd. De beheerstaken die de directeur Bedrijfsvoering had, zijn overgegaan naar Doc-Direkt. De verantwoordelijkheid die is gebleven, is het geven van invulling aan het zorgdragerschap voor het departementale archief. Dit houdt met name in, dat de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel een adviserende, coördinerende en controlerende regiefunctie houdt over het archiefbeheer van het ministerie.

Bij de afdeling Fysieke de Digitale Werkomgeving (FDW) binnen de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel is de praktische uitvoering van de verantwoordelijkheden van de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel voor het archief belegd. Deze afdeling zorgt er in samenwerking met de beheerders van de departementale archieven voor, dat de archieven in goede, geordende en toegankelijke staat verkeren. Belangrijke taken van de afdeling Fysieke de Digitale Werkomgeving zijn in dit kader het beheer van de dienstverleningsovereenkomst met Doc-Direkt en het namens het ministerie optreden als opdrachtgever van Doc-Direkt.

Artikel 3 beschrijft per relevante functie de verantwoordelijkheden voor het archiefbeheer. De verantwoordelijkheden van de beheerder zijn toegevoegd aan artikel 3. De reden hiervoor is dat sinds 1 april 2017 de rol van beheerder vaak niet meer samen valt met één van de overige beschreven functies, terwijl dat voorheen wel zo was.

De rol van beheerder is niet gebonden aan een specifieke functie. Zoals artikel 1, eerste lid benoemt, is de beheerder de directeur die belast is met het dagelijkse beheer van een archief. Voorheen was dat voor het grootste gedeelte van de departementale archieven de directeur Bedrijfsvoering, maar dat kon ook een andere directeur binnen het ministerie zijn, zoals de directeur van een archiefvormend orgaan dat zijn archiefbeheer (gedeeltelijk) niet door de directie Bedrijfsvoering liet uitvoeren. De directeur van het voormalig Agentschap SZW was hiervan een voorbeeld. Ook kon het een andere directeur zijn, die namens een cluster archiefvormende directies het archiefbeheer op zich nam, zoals binnen de Inspectie SZW het geval was en nog steeds is.

Per 1 april 2017 heeft echter een directeur buiten het ministerie zelf, namelijk de directeur van Doc-Direkt, de beheerdersrol van de directeur Bedrijfsvoering overgenomen. Voor een groot gedeelte van de departementale archieven is de beheerder nu dus een directeur buiten het ministerie zelf, en valt deze rol dus niet meer samen met een functie die al beschreven is in artikel 3 van de Kaderregeling. Om die reden is ervoor gekozen om de verantwoordelijkheid van de beheerder apart toe te voegen aan artikel 3.

D.

Het opstellen van de ordeningsstructuur is een taak die het ministerie niet volledig uit handen wil geven. Als dit artikel ongewijzigd zou blijven, zou deze taak echter bij Doc-Direkt in diens rol van beheerder komen te liggen. Het gewijzigde artikel benoemt daarom dat de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel de ordeningsstructuur vaststelt, terwijl de beheerder daarbij adviseert. Dit betekent in de praktijk, dat de beheerder een concreet voorstel doet voor een nieuw ordeningsstructuur, die de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel al dan niet vaststelt.

E.

Migratie en conversie van archiefbescheiden in de zin van de Archiefregeling 2009 zijn taken die het ministerie niet volledig uit handen wil geven. Als dit artikel ongewijzigd zou blijven, zouden deze taken echter bij Doc-Direkt in diens rol van beheerder komen te liggen. Het gewijzigde artikel benoemt dat de beheerder alleen in opdracht van het ministerie over mag gaan tot conversie of migratie en dat de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel daar altijd bij betrokken moet worden.

Het is de bedoeling dat de beheerder aan de verantwoordelijke directeur of aan de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel een voorstel doet, vergezeld van een lijst met te converteren of te migreren archiefbescheiden, waarna de betreffende directeur al dan niet besluit de conversie of migratie door de beheerder uit te laten voeren.

In de praktijk zal de beheerder zo nodig zorgen voor de uitvoering van conversie en migratie. Het zal dan ook de beheerder zijn, die beschikt over de nodige informatie om een verklaring van conversie of migratie op te stellen. Zodoende is het zinnig, dat de beheerder tevens zorgt voor het opstellen van de verklaring van conversie of migratie. Hierbij dient de beheerder wel de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel te betrekken.

F.

Sinds 1 april 2017 heeft het ministerie geen echte DIV-afdeling meer. Binnen het ministerie is de afdeling Fysieke en Digitale Werkomgeving van de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel de opvolger van de oude DIV-afdeling. Zodoende heeft het hoofd van deze afdeling de hier beschreven taak overgenomen van het hoofd van de oude DIV-afdeling.

G.

Vernietigen van archiefbescheiden op grond van de selectielijst is een handeling, waartoe alleen het ministerie zelf mag besluiten en waar de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel altijd bij betrokken moet worden. Dit artikel is gewijzigd om duidelijk te stellen, dat een beheerder buiten het ministerie alleen tot vernietiging over mag gaan, als het ministerie daar opdracht toe heeft gegeven. Vervolgens kan het besluit tot vernietiging wel door een beheerder buiten het ministerie, zoals Doc-Direkt, uitgevoerd worden.

Het is de bedoeling dat de beheerder aan de verantwoordelijke directeur of aan de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel een voorstel doet, vergezeld van een lijst van te vernietigen archiefbescheiden, waarna de betreffende directeur al dan niet besluit de vernietiging door de beheerder uit te laten voeren.

Als de Kaderregeling op artikel 15, derde lid ongewijzigd zou blijven, zou alleen de beheerder de verklaring van vernietiging in zijn archief moeten bewaren. Aangezien in veel gevallen Doc-Direkt de beheerder is, zou de verklaring dus alleen in een archief buiten het ministerie bewaard moeten worden. Dit lid is zo aangepast, dat de verklaring van vernietiging binnen het ministerie zelf bewaard moet worden.

H.

Als dit artikel ongewijzigd zou blijven, dan zou de ondertekenaar van de verklaring van vervreemding in sommige gevallen iemand buiten het ministerie zelf zijn, namelijk de directeur van Doc-Direkt in zijn functie als beheerder van de te vervreemden archiefbescheiden. Het artikel is zo aangepast, dat de verklaring van vervreemding altijd door een functionaris van het ministerie zelf wordt ondertekend.

I.

De Algemene verordening gegevensbescherming is op 25 mei 2018 in werking getreden. Daarmee is de Wet bescherming persoonsgegevens komen te vervallen.

J.

Als dit artikel ongewijzigd zou blijven, dan zou de ondertekenaar van de verklaring van terbeschikkingstelling in sommige gevallen iemand buiten het ministerie zelf zijn, namelijk de directeur van Doc-Direkt in zijn functie als beheerder van de te ter beschikking te stellen archiefbescheiden. Het artikel is zo aangepast, dat de verklaring van terbeschikkingstelling altijd door een functionaris van het ministerie zelf wordt ondertekend.

K.

Aan de elf modelverklaringen die behoren bij de Kaderregeling DIV SZW 2014 is een twaalfde toegevoegd, namelijk de verklaring van vernietiging in eigen beheer van de archiefvormende organisatie op grond van de selectielijst. De nieuwe modelverklaring is bedoeld voor vernietiging op grond van de selectielijst die een verantwoordelijke directeur in eigen beheer uit laat voeren en niet door Doc-Direkt laat uitvoeren. Voor de meeste archiefbescheiden die in aanmerking komen voor vernietiging is Doc-Direkt de beheerder. Er zijn echter ook archieven die in beheer zijn bij andere directies, met name binnen de Inspectie SZW. Voor deze situaties, waar Doc-Direkt dus niet de beheerder is, is de twaalfde modelverklaring opgesteld.

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, namens deze, de plaatsvervangend Secretaris-Generaal, H.A.M. van Dongen