CODE PENSIOENFONDSEN 2018
Acht thema’s voor goed pensioenfondsbestuur
Pensioenfederatie
De Pensioenfederatie is de overkoepelende belangenbehartiger van bijna alle Nederlandse
pensioenfondsen. Zij vertegenwoordigt namens 204 pensioenfondsen de belangen van:
-
• 5,5 miljoen deelnemers
-
• 3,2 miljoen gepensioneerden
-
• 9,5 miljoen gewezen deelnemers.
Het overgrote deel van alle werkenden is aangesloten bij een collectief pensioenfonds.
De pensioenfondsen van de Pensioenfederatie beheren samen circa 1.340 miljard euro.
Contactinformatie
Prinses Margrietplantsoen 90
2595 BR Den Haag
Postbus 93158
2509 AD Den Haag
T + 31 (0)70 76 20 220
info@pensioenfederatie.nl
www.pensioenfederatie.nl
© Overname van tekst(delen) uit deze uitgave is mogelijk na toestemming van de Pensioenfederatie.
Aan de inhoud van deze uitgave kunnen geen rechten worden ontleend.
Pensioenfederatie, Den Haag, juni 2018
Stichting van de Arbeid
De Stichting van de Arbeid, opgericht in 1945, is het landelijk overlegorgaan van
de centrale organisaties van zowel werkgevers als werknemers in Nederland.
In de Stichting zijn vertegenwoordigd: de Vereniging VNO-NCW (VNO-NCW), de Koninklijke
Vereniging MKB-Nederland (MKB), de Federatie Land- en Tuinbouw-organisatie Nederland
(LTO), de Federatie Nederlandse Vakbeweging (FNV), het Christelijk Nationaal Vakverbond
(CNV), Vakcentrale voor Professionals (VCP).
Contactinformatie:
Bezuidenhoutseweg 60
2594 AW Den Haag
070 - 3 499 577
info@stvda.nl
www.stvda.nl
Acht thema’s voor goed pensioenfondsbestuur
1. Vertrouwen waarmaken
Zij die voor het pensioenfonds verantwoordelijkheid dragen maken het in hen gestelde
vertrouwen waar. Dat blijkt vooral uit adequaat bestuur, verantwoord beleggingsbeleid
en zorgvuldig risicomanagement.
2. Verantwoordelijkheid nemen
Het bestuur neemt zijn verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de pensioenregeling
3. Integer handelen
Het bestuur bevordert een cultuur van integriteit en compliance.
4. Kwaliteit nastreven
Het fonds stelt hoge kwaliteitseisen, voert daar beleid op en is een ‘lerende organisatie’.
5. Zorgvuldig benoemen
Het fonds handelt zorgvuldig bij (her)benoeming en ontslag, en zorgt voor geschiktheid,
complementariteit en diversiteit in de samenstelling van de organen van het fonds.
6. Gepast belonen
Het fonds voert een verantwoord en beheerst beloningsbeleid, gericht op kwaliteit,
continuïteit en consistentie.
7. Toezicht houden en inspraak waarborgen
Het fonds waarborgt intern toezicht op de kwaliteit en integriteit van de bedrijfsvoering.
8. Transparantie bevorderen
Het fonds streeft openheid na, communiceert over missie, strategie en risico’s en
legt verantwoording af over gevoerd beleid.
INHOUD
Titelblad
Colofon
Acht thema’s voor goed pensioenfondsbestuur
Inhoud
Inleiding
Wat is het doel van deze Code?
Welke schouders dragen deze Code?
Voor wie geldt de Code?
Wat staat er in de Code?
Leeswijzer: hoe is de code opgebouwd?
Achtergronden van de Code
Wat zijn de kenmerken van een pensioenfonds?
Wat moet de Code teweegbrengen?
Hoe werkt de naleving van de Code?
Welke rol speelt de Monitoringcommissie?
Ombudsman Pensioenen
Stichting Zelfregulering Pensioenfondsen
Thema’s en bijbehorende normen [redactioneel / vormgeving s.v.p. hier het woord ‘thema’ niet opnemen maar in de
vormgeving bij elke hoofdstuk wel duidelijk maken]
-
1. Vertrouwen waarmaken
-
2. Verantwoordelijkheid nemen
-
3. Integer handelen
-
4. Kwaliteit nastreven
-
5. Zorgvuldig benoemen
-
6. Gepast belonen
-
7. Toezicht houden en inspraak waarborgen
-
8. Transparantie bevorderen
Bijlage 1 Benoeming en ontslag
Bijlage 2 Totstandkoming Thematische code pensioenfondsen
Inleiding
De afgelopen tien jaar zijn pensioenfondsen in het middelpunt van de politieke en
maatschappelijke belangstelling beland. Dat pensioenuitkomsten onzeker zijn en de
pensioenfondsensector deze boodschap pas laat is gaan uitdragen heeft gezorgd voor
ongerustheid in de samenleving over de betrouwbaarheid van het pensioenstelsel. Ouderen
die niet meer beschikken over verdiencapaciteit zijn zeer bezorgd over de verdere
ontwikkeling van hun pensioen (uitblijven van indexatie), terwijl sommige jongeren
denken dat er aan het eind van hun loopbaan helemaal geen pensioen meer voor hen is.
Beelden die de solidariteit tussen beide groepen onder druk zetten en daarmee ook
het vertrouwen in de pensioenfondsen waarbinnen deze solidariteit wordt georganiseerd.
Complicerende factoren daarbij zijn de stijgende levensverwachting en de aanhoudend
lage rentestand, die de pensioenfondsen dwingen extra geld in kas te houden. Als het
economisch klimaat dan meezit, vergroot dit de verwarring bij politiek en publiek
en de regels zijn ook moeilijk uit te leggen. De pensioenfondsensector staat voor de uitdaging de verschillende
generaties ervan te overtuigen dat het uitgangspunt van evenwichtige belangenafweging
tussen verschillende generaties, ondanks de onzekerheid van pensioen, nog altijd kern
van het pensioenbeleid van elk fonds is. En meer dan ooit zal de sector op alle fronten
moeten getuigen van zijn eigen integriteit.
Wat is het doel van deze Code?
Pensioenfondsen moeten aantonen dat ze de juiste dingen doen om goed te functioneren
én inzichtelijk maken wat ze daarvoor doen. Alleen zo kan het vertrouwen van belanghebbenden
in pensioenfondsen en in het goede beheer van hun uitgesteld inkomen of pensioen terugkeren.
De Pensioenfederatie en de Stichting van de Arbeid hebben in 2013 de Code Pensioenfondsen
(hierna: de Code) opgesteld. De Code is een gedragscode voor de sector en bestaat
uit normen die de sector zichzelf oplegt.
Voor u ligt een nieuwe versie van de Code. De normen zijn nu gegroepeerd aan de hand
van acht thema’s en het aantal normen is handzamer gemaakt. Deze nieuwe indeling maakt
dat bestuur en intern toezicht veel gerichter met elkaar in gesprek kunnen gaan over
de essentialia van deze Code, de acht thema’s waar goed pensioenfondsbestuur om draait:
‘Vertrouwen waarmaken’, ‘Verantwoordelijkheid nemen’, ‘Integer handelen’, ‘Kwaliteit
nastreven’, ‘Zorgvuldig benoemen’, ‘Gepast belonen’, ‘Toezicht houden en inspraak
waarborgen’ en ‘Transparantie bevorderen’. Het doel van de Code is nu goed zichtbaar,
de Code beter hanteerbaar en de naleving beter toetsbaar. De inhoud van de oorspronkelijke
Code is niet wezenlijk gewijzigd. Door de normen in deze Code na te leven, wil de
pensioenfondsensector zorgen voor goed functionerende pensioenfondsbesturen, de verhoudingen
binnen het pensioenfonds transparanter maken en verzekeren dat er adequaat met belanghebbenden
gecommuniceerd wordt.
Welke schouders dragen deze Code?
Deze Code is geen doel op zich, maar een middel om pensioenfondsen goed te laten functioneren.
Door de eigen normen in de Code zichtbaar na te leven willen de pensioenfondsen ook
bijdragen aan het herstel van vertrouwen. Het gaat dan allereerst om het vertrouwen
van belanghebbenden in hun pensioenfondsen maar ook om het herstel van het vertrouwen
van de samenleving in het pensioenstelsel. Deskundigheid, betrokkenheid en goede samenwerking
door diversiteit en complementariteit vormen de basis voor goed pensioenfondsbestuur.
Goed pensioenfondsbestuur heeft overigens niet alleen betrekking op besturen, maar
ziet op het functioneren van álle organen van het fonds.
De pensioenfondsen en sociale partners, betrokken bij de totstandkoming van de pensioenregeling,
voelen zich gezamenlijk verantwoordelijk voor een goed functionerende sector. De Code
en een monitoringcommissie die op de naleving van de Code toeziet, moeten daaraan
bijdragen. De pensioenfondsen en sociale partners hebben de Code Pensioenfondsen tot
stand gebracht. De toepasbaarheid van de oorspronkelijke Code is na vijf jaar toepassing
nu heroverwogen en verbeterd. Een werkgroep vanuit de Pensioenfederatie en de Stichting
van de Arbeid, samen de dragende partijen van de Code, hebben een gedegen aanpassingsvoorstel
van de onafhankelijke Monitoringcommissie Code Pensioenfondsen als uitgangspunt genomen
voor de compactere versie die nu voor u ligt. Hierin zijn de normen gegroepeerd naar
acht inzichtelijke thema’s.
Voor wie geldt de Code?
De Code is bedoeld voor alle pensioenfondsen met een statutaire zetel in Nederland:
bedrijfstakpensioenfondsen, ondernemingspensioenfondsen, beroepspensioenfondsen en
algemeen pensioenfondsen. Bij al deze fondsen kan sprake zijn van vijf verschillende
bestuursmodellen; alleen waar nodig wordt in de Code onderscheid gemaakt tussen deze
bestuursmodellen.
Wat staat er in de Code?
De Code gaat in op de rol van het bestuur, het verantwoordingsorgaan (hierna: VO),
het belanghebbendenorgaan (hierna: BO) en het intern toezicht. De Code bevat ook thema’s
als integraal risicomanagement, beloningen, diversiteit en verantwoord beleggen. Daarnaast
geeft de Code weer hoe benoeming, ontslag en zittingstermijnen van bestuursleden en
leden van andere organen worden geregeld.
Leeswijzer: hoe is de Code opgebouwd?
In deze Code leest u allereerst over de uitgangspunten waarop de Code is gestoeld.
Vervolgens vindt u in hoofdstuk 2 de normen. Deze normen zijn ingedeeld aan de hand
van acht thema’s. Dit zijn:
-
1. Vertrouwen waarmaken
-
2. Verantwoordelijkheid nemen
-
3. Integer handelen
-
4. Kwaliteit nastreven
-
5. Zorgvuldig benoemen
-
6. Gepast belonen
-
7. Toezicht houden en inspraak waarborgen
-
8. Transparantie bevorderen
Deze acht thema’s zouden bij voorkeur ook terug te vinden zijn in de jaarverslagen
van pensioenfondsen.
Achtergronden van de Code
In Nederland zijn de toekomstvoorzieningen geregeld in het driepijlersysteem dat bestaat
uit overheidspensioen (AOW en de Anw), aanvullend pensioen dat arbeidsgerelateerd
is, en privévoorzieningen. Dit systeem vormt een deugdelijke basis voor de verwerving
van een goed pensioeninkomen. Het overgrote deel van de pensioenregelingen in de tweede
pijler is ondergebracht bij pensioenfondsen. Het is daarom van belang dat de pensioenfondsen
sterk en toekomstbestendig zijn. De normen uit deze Code dragen hieraan bij.
Voordat de normen zelf aan bod komen leest u in dit hoofdstuk eerst wat een pensioenfonds
is (1.1), hoe de Code bijdraagt aan goed pensioenfondsbestuur (1.2) en hoe de naleving
ervan getoetst wordt (1.3). Aan het eind van dit hoofdstuk vindt u een toelichting
op de rol van de Monitoringcommissie (1.4).
1.1 Wat zijn de kenmerken van een pensioenfonds?
Een pensioenfonds is een private not-for-profitinstelling, die als een arbeidsvoorwaardelijke financiële instelling wordt beschouwd. De verantwoordelijkheden zijn verdeeld tussen
de partijen die de inhoud van de pensioenregeling bepalen (sociale partners of, bij
een beroepspensioenfonds, beoefenaren van een vrij beroep) en het pensioenfonds waarbij
de pensioenregeling wordt ondergebracht.
Voor een pensioenfonds staat het belang van belanghebbenden1 steeds voorop. Daarom spelen de vertegenwoordigers van de verschillende groepen belanghebbenden
in ieder bestuursmodel een belangrijke rol. Een pensioenfonds moet de belangen van
deze groepen belanghebbenden op evenwichtige wijze afwegen. De (vertegenwoordigers
van) belanghebbenden geven hierover uiteindelijk hun oordeel. Anders dan in andere
sectoren zijn alle belanghebbenden betrokken bij het fonds.
Naast de sociale doelstelling, met de daarbij horende essentiële rol van belanghebbenden
binnen een fonds, is een pensioenfonds ook een financiële instelling waaraan hoge
eisen met betrekking tot deskundigheid en betrouwbaarheid van bestuurders en de kwaliteit
van de organisatie worden gesteld. De Code houdt rekening met beide aspecten.
Een pensioenfonds is een samenwerkingsverband voor de lange termijn van diverse belanghebbenden.
Het pensioenfonds heeft hierbij als belangrijkste taak te zorgen voor een goede financiële
beheersing en een evenwichtige belangenafweging. Alleen dan kan het de hoofddoelstelling
realiseren: inkomen verzorgen bij ouderdom, arbeidsongeschiktheid en overlijden. Vertrouwen
van belanghebbenden dat het pensioenfonds deze taak serieus neemt en goed uitvoert,
is een voorwaarde voor de continuïteit van het pensioenfonds.
1.2 Wat moet de Code teweegbrengen?
De Code richt zich op de drie functies van ‘goed pensioenfondsbestuur’: besturen,
toezicht houden en verantwoording afleggen over wat het pensioenfonds gepland en gerealiseerd
heeft. Van belang is dat er een goede scheiding van verantwoordelijkheden is met een
systeem van controle en evenwicht tussen de functies (checks and balances). Als een
pensioenfonds balans weet te vinden tussen de bestuurs-, toezicht- en verantwoordingsfunctie
kan het de pensioenovereenkomst optimaal uitvoeren. Randvoorwaarde hierbij is dat
het pensioenfonds integer en transparant handelt.
Ook is diversiteit in de samenstelling van de pensioenfondsorganen van groot belang.
Deelname van personen met een uiteenlopende achtergronden en verschillende vaardigheden
zorgt voor een meervoudig perspectief in het bestuur, het toezicht en de verantwoording.
En draagt zo bij aan de kwaliteit van het totale pensioenfondsbestuur. Bovendien wordt
door middel van diversiteit in organen recht gedaan aan de representativiteit en herkenbaarheid
van de belanghebbenden. Uit de nalevingsrapporten van de Monitoringcommissie en de
evaluatie van de Wet versterking pensioenfondsen, beide verschenen in het voorjaar
van 2018, blijkt dat veel pensioenfondsbesturen nog niet voldeden aan de diversiteitsnormen.
In 2017 had 63% van de besturen geen jongere onder de 40 jaar, en bestond 30% van
de besturen alleen uit mannen. De Pensioenfederatie en de Stichting van de Arbeid
zijn ervan overtuigd dat diversiteit van het bestuur kan bijdragen aan een betere
kwaliteit van en meer evenwicht in de besluitvorming van een bestuur en hechten er
daarom aan dat hier prioriteit aan wordt gegeven.
Er moet een goede balans worden gerealiseerd in het bestuurlijk proces. Daarbij hoort
dat het bestuur, gegeven zijn eindverantwoordelijkheid, in gesprek is met het VO of
het BO. Dit geldt ook voor het intern toezicht, dat met enige afstand de dialoog met
het bestuur aangaat. Hiermee hangt de verplichting uit de IORP II-richtlijn samen,
dat elk pensioenfonds drie sleutelfunctionarissen moet hebben: de interne auditfunctie,
de risicobeheerfunctie en de actuariële functie. Deze deskundige sleutelfunctionarissen
moeten aan het bestuur en zo nodig aan de toezichthouder rapporteren over de specifieke
risico’s2. Op het moment van schrijven van deze aangepaste Code was over de uitwerking van
‘sleutelfunctionarissen’ als concept nog te weinig bekend om hieraan een plaats in
deze Code te kunnen geven.
De Code wil het gedrag beïnvloeden van bestuurders, intern toezichthouders en belanghebbenden
in de verantwoordingsfunctie. Natuurlijk gaat gedrag over integriteit, maar het is
ook van groot belang transparant te zijn over werkprocessen en beloning.3 Bij goede checks en balances kijkt men hier kritisch naar vanuit vertrouwen en een
gemeenschappelijke doelstelling.4
De Code gaat uit van de regiefunctie van het bestuur. Dat wil niet alleen zeggen dat
in een pensioenfonds het bestuur altijd eindverantwoordelijk is voor alle besluiten
die genomen worden, ongeacht of deze zijn uitbesteed aan een pensioenuitvoeringsbedrijf
of vermogensbeheerder, maar ook dat het bestuur daar actief sturing aan geeft en in
control is. De Code besteedt aandacht aan het belang van een goede interne beheersing
van processen en informatiestromen. Ook wil de Code het debat stimuleren binnen en
tussen de verschillende organen van het pensioenfonds en tussen het pensioenfonds
en de organisaties waaraan taken zijn uitbesteed.
1.3 Hoe werkt de naleving van de Code?
De Code is wettelijk verankerd. De normen in de Code zijn een aanvulling op wet- en
regelgeving. Een belangrijk onderwerp als ‘geschiktheid’ is bijvoorbeeld in wet- en
regelgeving al inhoudelijk uitgewerkt. In de Code leest u daarom meer de procedurele
kant hiervan. De normen in de Code zijn weliswaar leidend, maar de Code laat ruimte
voor de eigen verantwoordelijkheid van het pensioenfondsbestuur in de (beleids)keuzes
die het maakt. Het doel van de Code is het bewustzijn van ‘goed pensioenfondsbestuur’
te stimuleren bij bestuurders, leden van het intern toezicht, het VO en het BO; het gaat om de ‘state
of mind’ met uiteindelijk doel dat de toepassing van de Code in de genen komt te zitten’’.
De pensioenfondsen mogen deze Code daarom naleven volgens het ‘pas-toe-of-leg-uit’-beginsel.
Dit betekent dat een pensioenfonds de normen van de Code toepast of in het jaarverslag
motiveert waarom het een norm niet (volledig) toepast. Afwijken van de norm is dus
mogelijk, als daar een goede reden voor is. Het is zaak dat fondsen het niet naleven
van een norm expliciet motiveren. Die transparantie moet vanzelf spreken. De pensioenfondsensector
is dat aan zichzelf en aan de rechtstreeks bij haar betrokken partijen verplicht,
maar ook de samenleving vraagt daar om. Hoe het pensioenfonds de normen toepast, hangt
mede af van zijn activiteiten en overige specifieke kenmerken. De Code geldt namelijk
voor alle soorten pensioenfondsen. Het type pensioenfonds, de bestuursstructuur of
het type regeling (DB of DC) kan verschillen, maar ook bijvoorbeeld de omvang van
het vermogen en/of de deelnemersaantallen.
1.4 Welke rol speelt de Monitoringcommissie?
Bij de introductie van de Code in 2014 hebben de Pensioenfederatie en de Stichting
van de Arbeid een Monitoringcommissie ingesteld. Deze commissie ziet toe op de naleving
van de Code. In de Monitoringcommissie zitten onafhankelijke deskundigen die belangstelling
hebben voor de governance van de pensioenfondsensector. Daarnaast zit er een deskundige
in uit de sector als adviseur. Samen richten zij zich op de volgende taken:
-
• bevorderen dat de Code actueel en bruikbaar is;
-
• jaarlijks inventariseren hoe en in hoeverre pensioenfondsen de normen van de Code
naleven;
-
• ontwikkelingen signaleren;
-
• aanbevelingen doen over aanpassing van de Code;
-
• verslag van bevindingen aanbieden aan de Pensioenfederatie en de Stichting van de
Arbeid en toezenden aan de Staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.
Om deze taken te kunnen uitvoeren, maakt de Monitoringcommissie eventueel gebruik
van adviseurs op specifieke terreinen. De hele sector financiert de Monitoringcommissie
middels een jaarlijkse, verplichte bijdrage aan de Stichting Zelfregulering Pensioenfondsen.
Uit deze bijdrage wordt ook de Ombudsman Pensioenen gefinancierd.
De Monitoringcommissie onderzoekt jaarlijks hoe de pensioenfondsen de Code naleven.
Zij publiceert haar bevindingen in een rapport. In dit rapport staan ook de ontwikkelingen
die de commissie signaleert en de aanbevelingen over aanpassing van de Code. De nalevingsrapporten
en aanbevelingen zijn terug te vinden op www.mcpf.nl.
1.5 Ombudsman Pensioenen
In het kader van een adequate klachten- en geschillenprocedure bestaat de Ombudsman
Pensioenen. De pensioenfondsensector financiert de Ombudsman Pensioenen, voor zover
de overheid hier niet in voorziet. Andere pensioenuitvoerders dan pensioenfondsen
kunnen zich tegen een bijdrage in de financiering vrijwillig aansluiten bij de Ombudsman
Pensioenen.
1.6 Stichting Zelfregulering Pensioenfondsen
De Stichting Zelfregulering Pensioenfondsen draagt zorg voor de financiering van de
Monitoringcommissie en de Ombudsman Pensioenen namens de pensioensector. Ten behoeve
van deze financiering vraagt de Stichting verplichte bijdragen aan de pensioenfondsen,
die actief zijn in Nederland. De begroting en de uitputting zijn op te vragen bij
de Stichting en worden kosteloos ter beschikking gesteld aan degene die om inzage
verzoekt.
| |
THEMA
|
|
1.
|
Vertrouwen waarmaken
|
| |
Zij die voor het pensioenfonds verantwoordelijkheid dragen maken het in hen gestelde
vertrouwen waar. Dat blijkt vooral uit adequaat bestuur, verantwoord beleggingsbeleid
en zorgvuldig risicomanagement.
|
Toelichting:
Het bestuur is eindverantwoordelijk voor het beheer. Tegelijkertijd is dit principe
ook van toepassing op de toezichthouders en de leden van vertegenwoordigende organen
zoals het belanghebbenden- en verantwoordingsorgaan.
-
1. Het bestuur voert de regeling naar beste vermogen uit, in een evenwichtige afweging
van belangen, en heeft hiervoor de eindverantwoordelijkheid.
Toelichting:
Het bestuur voert voor alle belanghebbenden van het pensioenfonds als ‘goed huisvader’
(m/v) de pensioenregeling uit: de regeling in ontvangst nemen, aanvaarden en beheren,
de gelden beleggen, de pensioenen uitkeren en belanghebbenden informeren. Het bestuur
heeft altijd de eindverantwoordelijkheid en de regie over alle werkzaamheden van het
fonds. ‘Goed huisvaderschap’ is zowel de collectieve verantwoordelijkheid van het
bestuur als geheel, als die van het individuele bestuurslid. Onder belanghebbenden
verstaan we de deelnemers, gewezen deelnemers, andere aanspraakgerechtigden, de pensioengerechtigden
en de werkgever, zoals genoemd in artikel 105 van de Pensioenwet en artikel 110b van
de Wet verplichte beroepspensioenregeling.
Als het bestuur de uitvoering geheel of deels uitbesteedt, zorgt het ervoor dat het
de volledige bestuursverantwoordelijkheid voor de uitvoering waar kan maken. Daartoe
maakt het bestuur effectieve afspraken over wat bij de uitvoerder plaatsvindt in naam
van het pensioenfonds. Het bestuur beoordeelt periodiek of de uitvoerder zodanig functioneert
dat het bestuur door wil gaan met de uitbesteding.
-
2. Het bestuur is verantwoordelijk en zorgt voor de uitvoering van de pensioenregeling.
Het heeft een visie op die uitvoering, stelt eisen waaraan deze moet voldoen en bepaalt
welk kostenniveau aanvaardbaar is.
-
3. Het bestuur stelt een missie, visie en strategie op. Ook zorgt het voor een heldere
en gedocumenteerde beleids- en verantwoordingscyclus. Daarnaast toetst het bestuur
periodiek de effectiviteit van zijn beleid en stuurt zo nodig bij.
-
4. Bij alle besluiten legt het bestuur duidelijk vast op grond van welke overwegingen
het besluit is genomen.
Toelichting:
Transparantie over de besluitvorming doet niets af aan het feit dat het overleg voor
de besluitvorming (de fase van beeld- en oordeelsvorming) in het bestuur van vertrouwelijke
aard is. Dit bevordert de openheid van de discussie in het bestuur.
Het bestuur zorgt ervoor dat het, voordat het besluiten neemt, alle relevante aspecten
in ogenschouw heeft genomen. Ook zorgt het bestuur ervoor dat het op de hoogte is
van de gevolgen die een besluit kan hebben voor de diverse belanghebbenden, mede gezien
de risico’s die hierbij een rol spelen.
-
5. Het bestuur legt verantwoording af over het beleid dat het voert, de gerealiseerde
uitkomsten van dit beleid en de beleidskeuzes die het eventueel voor de toekomst maakt.
Het bestuur weegt daarbij de verschillende belangen af van de groepen die bij het
pensioenfonds betrokken zijn. Ook geeft het bestuur inzicht in de risico’s van de
belanghebbenden op korte en lange termijn, gerelateerd aan het overeengekomen ambitieniveau.
Toelichting:
De bedoelde verantwoording en het inzicht in de risico’s maken in ieder geval deel
uit van het jaarverslag, maar kunnen ook op een andere manier worden gecommuniceerd
aan belanghebbenden.
-
6. Het bestuur houdt rekening met de verplichtingen die het fonds is aangegaan en draagt
daarbij zorg voor optimaal rendement binnen een aanvaardbaar risico.
-
7. Het bestuur zorgt ervoor dat er onder belanghebbenden draagvlak bestaat voor de keuzes
over verantwoord beleggen.
Toelichting:
Voor het beleid over verantwoord beleggen is het van belang om draagvlak te creëren
in dialoog met het verantwoordingsorgaan (VO) of het belanghebbendenorgaan (BO).
-
8. Het bestuur bevordert en borgt een cultuur waarin risicobewustzijn vanzelfsprekend
is. Ook zorgt het ervoor dat het integrale risicomanagement adequaat georganiseerd
is.
Toelichting:
Het bestuur definieert een passende risicostrategie en een passend risicobeleid, inclusief
de risicobereidheid. Het bestuur actualiseert deze strategie en dit beleid periodiek.
Het communiceert hierover met alle belanghebbenden.
-
9. Het bestuur zorgt voor een noodprocedure om in spoedeisende situaties te kunnen handelen.
Toelichting:
De noodprocedure gaat over de besluitvorming, zowel wat betreft organisatie als bevoegdheden.
Denk aan procedures, eventuele mandaten, taakverdeling, communicatie en praktische
zaken zoals bereikbaarheid (telefoonlijsten), vervanging, et cetera.
| |
THEMA
|
|
2.
|
Verantwoordelijkheid nemen
|
| |
Het bestuur neemt zijn verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de pensioenregeling.
|
Toelichting:
Voor de normen 10 tot en met 14 geldt de volgende toelichting:
De eindverantwoordelijkheid van het bestuur, zoals genoemd in norm 1, geldt ook bij
uitbesteding van de uitvoering en ongeacht of de uitbesteding is geregeld via dienstverlening
door derden, via uitbesteding aan derden of via uitbesteding van derden aan weer andere
partijen. Ook de besteding van de gelden valt in alle gevallen onder eindverantwoordelijkheid
van het bestuur.
-
10. Het bestuur zorgt voor een heldere en expliciete taak- en rolverdeling tussen bestuur
en uitvoering. Hierbij horen passende sturings- en controlemechanismen.
-
11. Bij uitbesteding van taken neemt het bestuur in de overeenkomst met de dienstverlener
adequate maatregelen op voor als de dienstverlener of een door hem ingeschakelde derde
onvoldoende presteert, de overeenkomst niet naleeft, schade veroorzaakt door handelen
of nalaten.
-
12. Het bestuur zorgt dat het zicht heeft op de keten van uitbesteding.
-
13. Het bestuur zorgt ervoor dat het beloningsbeleid van partijen aan wie taken worden
uitbesteed, niet aanmoedigt om meer risico’s te nemen dan voor het fonds aanvaardbaar
is. Om dit te bereiken maakt het bestuur dit onderdeel van de contractafspraken bij
het sluiten of verlengen van de uitbestedingsovereenkomst of – indien van toepassing
– via zijn aandeelhouderspositie.
Toelichting:
Onder ‘zorgen voor’ verstaan wij bijvoorbeeld dat het gehanteerde beloningsbeleid
ook al in het selectieproces wordt betrokken.
Beheerst beloningsbeleid betekent rekening houden met evenwichtige verhoudingen als
het gaat om de hoogte van de beloning of prestatiebeloning. Het waarborgt dat het
bestuur dit heeft meegewogen en verantwoord acht gezien de verwachte rendementen of
andere prestaties.
-
14. Het bestuur evalueert jaarlijks de kwaliteit van de uitvoering en de gemaakte kosten
kritisch en spreekt een dienstverlener aan als deze de afspraken niet of onvoldoende
nakomt.
|
THEMA
|
|
3. Integer handelen
|
|
Het bestuur bevordert een cultuur van integriteit en compliance.
|
-
15. Het bestuur legt de gewenste cultuur vast en stelt een interne gedragscode op.
Toelichting:
Integriteit moet in de genen van het pensioenfonds zitten. Met het formuleren van
de gewenste cultuur en vastlegging in een gedragscode wordt het gesprek van functionarissen
over dit onderwerp gestimuleerd. Het is aan te raden om zo’n gesprek periodiek aan
te gaan.
-
16. De leden van het bestuur, het VO of het BO, het intern toezicht en andere medebeleidsbepalers
ondertekenen de interne gedragscode van het fonds en een jaarlijkse nalevingsverklaring,
en zij gedragen zich daarnaar.
Toelichting:
In de interne gedragscode van het fonds staan regels over het vertrouwelijk omgaan
met gegevens van het fonds, het omgaan met relatiegeschenken, met nevenfuncties, met
financiële belangen in zakelijke relaties van het fonds, met voorwetenschap en zo
meer. In de interne gedragscode staat ook welke gevolgen het heeft, als iemand zich
niet aan deze gedragscode houdt.
-
17. Alle nevenfuncties worden gemeld aan de compliance officer.
Toelichting:
De norm is dat iedere nevenfunctie vóór aanvaarding (zowel van de functie bij het
pensioenfonds als van de nevenfunctie) wordt gemeld. Dit geldt dus ook voor functies
die niets met het pensioenfonds te maken hebben. Deze algemene meldingsplicht voorkomt
dat een (mede)beleidsbepaler een nevenfunctie niet meldt, omdat hij of zij veronderstelt
dat dit niet vereist is. Alleen de relevante nevenfuncties worden gepubliceerd.
-
18. Tegenstrijdige belangen of reputatierisico’s worden gemeld. De leden van het bestuur,
het VO of het BO, het intern toezicht en andere medebeleidsbepalers vermijden elke
vorm en elke schijn van persoonlijke bevoordeling of belangenverstrengeling. Zij laten
zich op hun functioneren toetsen.
-
19. Het lidmaatschap van een orgaan is niet verenigbaar met dat van een ander orgaan binnen
het fonds of van de visitatiecommissie.
-
20. Het bestuur zorgt dat onregelmatigheden kunnen worden gemeld en dat betrokkenen weten
hoe en bij wie.
Toelichting:
Het bestuur zorgt ervoor dat alle betrokkenen bij het fonds de mogelijkheid hebben
onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard bespreekbaar te maken.
Dit kan gaan om onregelmatigheden zowel binnen het pensioenfonds als bij partijen
aan wie taken worden uitbesteed.
-
21. De organisatie kent een klokkenluidersregeling en bevordert dat ook externe dienstverleners
een klokkenluidersregeling hebben. De organisatie zorgt ervoor dat men weet hoe en
bij wie kan worden gemeld.
Toelichting:
Met een klokkenluidersregeling kunnen degenen die financieel afhankelijk zijn van
de dienstverlener, zonder gevaar voor hun positie rapporteren over onregelmatigheden
binnen de onderneming. Het bestuur legt duidelijk vast bij wie en hoe dit kan gebeuren.
-
22. Het bestuur kent de relevante wet- en regelgeving en interne regels, weet hoe het
fonds daar invulling aan geeft en bewaakt de naleving (compliance).
| |
THEMA
|
|
4.
|
Kwaliteit nastreven
|
| |
Het fonds stelt hoge kwaliteitseisen, voert daar beleid op en is een ‘lerende organisatie’.
|
-
23. Het bestuur is collectief verantwoordelijk voor zijn functioneren. De voorzitter is
eerste aanspreekpunt; hij/zij is als eerste verantwoordelijk voor zorgvuldige besluitvorming
en procedures.
Toelichting:
Naast de algemene verantwoordelijkheid die elk lid van het bestuur heeft voor het
goed functioneren, heeft de voorzitter hierbij een specifieke rol. Als de voorzitter
lid is van het niet-uitvoerende deel van het bestuur, dan heeft de voorzitter niet
te maken met een apart intern toezicht.
-
24. Het bestuur waarborgt dat de leden onafhankelijk en kritisch kunnen opereren.
Toelichting:
Elk bestuurslid stelt zich bij de besluitvorming onafhankelijk op ten opzichte van
zijn eventuele achterban. Hij of zij handelt in het belang van alle belanghebbenden
van het fonds. Een evenwichtig besluitvormingsproces houdt ook rekening met de korte-
en langetermijneffecten van maatregelen op deelnemers, pensioengerechtigden, gewezen
deelnemers, andere aanspraakgerechtigden en de werkgever(s). Om een evenwichtig besluitvormingsproces
te kunnen waarmaken, waarborgt het bestuur dat de leden onafhankelijk zijn ten opzichte
van elkaar en kritisch kunnen opereren. Dit doet niets af aan het feit dat een bestuurslid
oog heeft voor de verschillende deelbelangen en deze transparant aan de orde stelt.
-
25. Ieder bestuurslid heeft stemrecht.
Toelichting:
Ieder bestuurslid heeft stemrecht, ongeacht het bestuursmodel. Dat geldt dus ook voor
onafhankelijke bestuursleden die aan een paritair bestuur worden toegevoegd. Dit neemt
niet weg dat bepaalde bevoegdheden aan een deel van het bestuur gegeven kunnen zijn.
In een gemengd model bijvoorbeeld kunnen de niet-uitvoerende bestuursleden de bevoegdheid
hebben om te beslissen over de verdelingsvraagstukken. Bovendien sluit de code niet
uit dat een gewogen stemverhouding wordt afgesproken, bijvoorbeeld als de feitelijke
personele samenstelling niet paritair is (bijvoorbeeld tijdelijk, vanwege een vacature).
-
26. Het bestuur zorgt voor permanente educatie van zijn leden.
Toelichting:
Het bestuur zorgt voor een programma van permanente educatie voor de leden van het
bestuur. Dit programma heeft tot doel de geschiktheid van de leden van het bestuur
op peil te houden en waar nodig te verbreden of te ontwikkelen.
-
27. Het bestuur staat open voor kritiek en leert van fouten.
Toelichting:
Het bestuur is bereid om te luisteren naar belanghebbenden en derden. Het maakt periodiek
een analyse van fouten, evalueert besluiten en beleid en heeft een goede klachtenregeling
(zie ook de aanbeveling hieronder).
-
28. Het eigen functioneren is voor het bestuur en voor het intern toezicht een continu
aandachtspunt. Het bestuur en het intern toezicht evalueren in elk geval jaarlijks
het eigen functioneren van het orgaan als geheel en van de individuele leden. Hierbij
betrekken het bestuur en het intern toezicht één keer in de drie jaar een onafhankelijke
derde partij.
Toelichting:
Bij de evaluatie komt aan de orde of het bestuur en het intern toezicht voldoende
geschikt en divers zijn en wordt bovendien gekeken naar gedrag en cultuur. In een
gemengd bestuursmodel wordt ook de toezichttaak van de niet-uitvoerende bestuursleden
geëvalueerd. Een evaluatie wordt effectiever als er ook personen van buiten de eigen
kring bij worden betrokken, om het proces te begeleiden of het functioneren te observeren.
-
29. Het eigen functioneren is voor het BO een continu aandachtspunt. Het BO evalueert
in elk geval jaarlijks het functioneren van het eigen orgaan als geheel en van de
individuele leden. Hierbij betrekt het BO één keer in de drie jaar een onafhankelijk
derde partij.
Toelichting:
Bij de evaluatie komt aan de orde of het BO voldoende deskundig en divers is en of
er voldoende competenties aanwezig zijn. Ook de betrokkenheid van ieder lid van het
BO, het gedrag en de cultuur binnen het BO en de relatie tussen het BO en het bestuur
maken deel uit van de evaluatie. Een evaluatie wordt effectiever als er ook personen
van buiten de eigen kring bij worden betrokken, om het proces te begeleiden of het
functioneren te observeren.
-
30. Het eigen functioneren is voor het VO een continu aandachtspunt. Het VO evalueert
met enige regelmaat het functioneren van het eigen orgaan.
Toelichting:
Bij de evaluatie komt aan de orde of het VO voldoende deskundig en divers is en of
voldaan wordt aan het competentieprofiel. Ook de betrokkenheid van de leden van het
VO, het gedrag en de cultuur binnen het VO en de relatie tussen het VO en het bestuur
maken deel uit van de evaluatie.
| |
THEMA
|
|
5.
|
Zorgvuldig benoemen
|
| |
Het fonds handelt zorgvuldig bij (her)benoeming en ontslag, en zorgt voor geschiktheid,
complementariteit en diversiteit in de samenstelling van de organen van het fonds.
|
-
31. De samenstelling van fondsorganen is wat betreft geschiktheid, complementariteit,
diversiteit, afspiegeling van belanghebbenden en continuïteit, vastgelegd in beleid.
Zowel bij de aanvang van een termijn, als ook tussentijds bij de zelfevaluatie vindt
een check plaats.
Toelichting:
Fondsenorganen houden bij dit beleid rekening met opleiding, achtergrond, persoonlijkheid,
geslacht en leeftijd.
Het bestuur toetst de geschiktheid van bestuursleden bij het aantreden en gedurende
het bestuurslidmaatschap. Ten minste eens in de drie jaar evalueert het bestuur dit
beleid.
Het VO en BO kunnen hierop sturen door een competentievisie te formuleren en via de
(opleidings)faciliteiten die het pensioenfonds biedt.
De organen en voordragende en benoemende organisaties streven de doelstellingen van
deze norm krachtig na.
-
32. Het bestuur zorgt voor geschiktheid, complementariteit en continuïteit binnen het
bestuur. Daarbij houdt het rekening met opleiding, achtergrond, persoonlijkheid, geslacht
en leeftijd. Het bestuur toetst de geschiktheid van bestuursleden bij het aantreden
en gedurende het bestuurslidmaatschap.
-
33. In zowel het bestuur als in het VO of het BO is er tenminste één vrouw en één man.
Er zitten zowel mensen van boven als van onder de 40 jaar in. Het bestuur stelt een
stappenplan op om diversiteit in het bestuur te bevorderen.
Toelichting:
Het diversiteitsbeleid krijgt vorm als een groeimodel, waarin het bestuur concrete
doelen stelt die binnen haalbare termijnen bereikt kunnen worden. Er kan bijvoorbeeld
rekening gehouden worden met zittingstermijnen.
Een jaarlijkse beoordeling is nodig, omdat de Pensioenwet voorschrijft dat het bestuur
hierover rapporteert in het jaarverslag. Daarnaast is wenselijk dat het bestuur de
doelstellingen en (effectiviteit van) de ingezette middelen ook evalueert over een
langere termijn.
De organen en voordragende en benoemende organisaties streven de doelstellingen van
deze norm krachtig na.
-
34. De zittingsduur van een lid van het bestuur, het VO, het BO en raad van toezicht is
maximaal vier jaar. Een bestuurslid en een lid van het BO kunnen maximaal twee keer
worden herbenoemd, een lid van de raad van toezicht maximaal één keer. Leden van een
visitatiecommissie zijn maximaal acht jaar betrokken bij hetzelfde fonds.
Toelichting:
Herbenoeming van een lid van het VO is een verantwoordelijkheid van de benoemende
partijen of vloeit voort uit (her)verkiezing. Een eventueel maximaal aantal herbenoemingen
wordt door het VO reglementair vastgelegd.
-
35. Het bestuur, het BO en het intern toezicht houden bij het opstellen van de profielschets
rekening met het diversiteitsbeleid. Het VO houdt hier rekening mee bij het opstellen
van de competentievisie.
-
36. Het bestuur, het VO of het BO en de raad van toezicht leggen bij de vacature de eisen
voor de vacante functie vast. Hierbij wordt rekening gehouden met de in de normen
31, 32 en 33 opgenomen eisen.
Toelichting:
Voor leden van het bestuur, het BO en de raad van toezicht worden de eisen vastgelegd
in een profielschets. Voor leden van het VO worden de eisen vastgelegd in een competentievisie.
In de profielschets voor bestuurders houdt het bestuur rekening met de visie van het
pensioenfonds op het al dan niet wenselijk zijn van dubbelfuncties.
-
37. Bij de vervulling van een vacature wordt actief gezocht (en/of actief opgeroepen om
te zoeken) naar kandidaten die passen in de diversiteitsdoelstellingen. Het bestuur
neemt hierover tijdig contact op met degenen die betrokken zijn bij het voordragen
of de verkiezing van kandidaten.
-
38. Het bestuur en het BO toetsen voorgedragen kandidaten mede aan de hand van de diversiteitsdoelstellingen.
Het VO bevordert dat in de procedure de competentievisie wordt meegenomen, inclusief
de diversiteitsdoelstellingen.
-
39. Een bestuurslid wordt benoemd en ontslagen door het bestuur, na het horen van de raad
van toezicht over de procedure. Een lid van de raad van toezicht of visitatiecommissie
wordt benoemd door het bestuur na bindende voordracht van het verantwoordingsorgaan
en wordt ontslagen door het bestuur na bindend advies van het verantwoordingsorgaan.
Een lid van het verantwoordingsorgaan wordt benoemd door het bestuur en ontslagen
door het verantwoordingsorgaan zelf. In uitzonderlijke situaties kan het bestuur in
overleg met het intern toezicht een lid ontslaan.
Toelichting:
Bestuur
Het horen van de raad van toezicht bij een voorgenomen benoeming of ontslag van leden
van het bestuur borgt de zorgvuldigheid van de benoemings- en ontslagprocedure.
Bij een omgekeerd gemengd model benoemt en ontslaat het niet uitvoerend deel van het
bestuur de uitvoerende bestuurders, na het horen van het uitvoerend deel van het bestuur.
Heeft een pensioenfonds een visitatiecommissie, dan is vooraf horen niet nodig, maar
wordt de benoemings- en ontslagprocedure meegenomen in de visitatie.
Intern toezicht
In het kader van de checks & balances heeft het VO een rol bij de benoeming en ontslag
van de leden van de raad van toezicht of visitatiecommissie. Voor het borgen van de
kwaliteit van de raad van toezicht is van belang dat de door het VO voorgedragen personen
worden getoetst aan het door de raad van toezicht opgestelde profiel. Als het bestuur
van mening is dat de voorgedragen persoon wezenlijk afwijkt van het profiel zal betrokkene
niet worden benoemd en zal het VO gevraagd worden met een nieuwe voordracht te komen.
Het bestuur kan een lid van het VO alleen tussentijds ontslaan in overleg met het
intern toezicht.
Een overzicht van de benoemings- en ontslagprocedure voor het bestuur, het intern
toezicht, het verantwoordingsorgaan en belanghebbendenorgaan is in de bijlage bij
deze Code opgenomen.
-
40. Het bestuur zorgt dat de statuten een schorsingsprocedure kennen.
Toelichting:
Dit in aanvulling op de benoemings- en ontslagprocedure die op grond van de wet moet
worden vastgelegd.
| |
THEMA
|
|
6.
|
Gepast belonen
|
| |
Het fonds voert een verantwoord en beheerst beloningsbeleid, gericht op kwaliteit,
continuïteit en consistentie.
|
-
41. Het pensioenfonds voert een beheerst en duurzaam beloningsbeleid. Dit beleid is in
overeenstemming met de doelstellingen van het pensioenfonds. Ook is het beleid passend
gelet op de bedrijfstak, onderneming of beroepsgroep waarvoor het fonds de pensioenregeling
uitvoert.
Toelichting:
Het beloningsbeleid is in ieder geval van toepassing op leden van het bestuur, het
BO en het intern toezicht, andere medebeleidsbepalers en externe leden van adviescommissies
van het fonds. In het kader van de duurzaamheid van het beloningsbeleid wordt rekening
gehouden met de langetermijnbelangen en de strategie van het pensioenfonds. Het bestuur
en de andere organen van het fonds nemen deze uitgangspunten in acht bij het vervullen
van hun taken die gaan over het beloningsbeleid. Het bestuur is zich bewust van het
benodigde maatschappelijke draagvlak en schenkt hier aandacht aan.
Als medebeleidsbepalers niet in dienst zijn van de onderneming, is norm 13 van toepassing.
Het bestuur bepaalt het arbeidsvoorwaardenbeleid voor de functionarissen die in dienst
zijn van het fonds. Uitgangspunt bij de vaststelling hiervan vormen de arbeidsvoorwaarden
die gebruikelijk zijn in de pensioenfondsensector, en die aanvaardbaar zijn gelet
op de bedrijfstak, onderneming of beroepsgroep waarvoor het fonds de pensioenregeling
uitvoert.
-
42. De beloningen staan in redelijke verhouding tot verantwoordelijkheid, functie-eisen
en tijdsbeslag.
Toelichting:
De aanbeveling laat ruimte om – waar dat nodig is – bestuursleden, leden van het intern
toezicht, andere medebeleidsbepalers en externe commissieleden met specifieke deskundigheid
en competenties aan het fonds te kunnen binden, door een passende beloning te bieden.
Het bestuur moet hier verantwoord en zorgvuldig afwegen wat past gezien de aard en
de doelstelling van het fonds, en wat het belang is van een kwalitatief goede besturing
van het fonds.
-
43. Het bestuur is terughoudend als het gaat om prestatie-gerelateerde beloningen. Prestatie-gerelateerde
beloningen zijn niet hoger dan 20 procent van de vaste beloning. Ze zijn niet gerelateerd
aan de financiële resultaten van het fonds.
-
44. Het bestuur voorkomt dat door een te hoge beloning van de leden van het intern toezicht,
een financieel belang een kritische opstelling in de weg staat.
-
45. Bij tussentijds ontslag van een bestuurslid zonder arbeidsovereenkomst of van een
lid van het intern toezicht verstrekt het bestuur geen transitie- of ontslagvergoeding.
Bij ontslag van een (andere) medebeleidsbepaler moet een eventuele transitie- of ontslagvergoeding
passend zijn gelet op de functie en de ontslagreden.
Toelichting:
Het bestuur van een pensioenfonds kan gebruikmaken van deskundigen die geen lid van
het bestuur zijn, maar wel medebeleidsbepaler zijn, in de zin van DNB-toetsing. Deze
personen hoeven niet in dienst van het fonds te zijn, maar zijn vaak wel voor langere
termijn aangesteld. Bij tussentijds ontslag kan het bestuur, afhankelijk van de reden
van het ontslag, voorzien in een vergoeding. Ook bij uitvoerende bestuurders kan een
ontslagvergoeding aan de orde zijn.
| |
THEMA
|
|
7.
|
Toezicht houden en inspraak waarborgen
|
| |
Het fonds waarborgt intern toezicht op de kwaliteit en integriteit van de bedrijfsvoering.
|
-
46. Intern toezicht draagt bij aan effectief en slagvaardig functioneren van het pensioenfonds
en aan beheerste en integere bedrijfsvoering.
Toelichting:
Ondanks de toezichttaken van de raad van toezicht en de visitatiecommissie blijft
het bestuur eindverantwoordelijk.
De toezichttaak van de niet-uitvoerende bestuurders in een gemengd model, maakt deel
uit van de integrale bestuurstaak.
-
47. Het intern toezicht betrekt deze Code bij de uitoefening van zijn taak.
Toelichting:
Het intern toezicht rapporteert jaarlijks bij voorkeur in het jaarverslag aan de hand
van de acht thema’s van deze Code op welke wijze de Code binnen het pensioenfonds
wordt nageleefd en toegepast.
-
48. Leden van het intern toezicht zijn betrokken bij het pensioenfonds en moeten zich
zodanig onafhankelijk opstellen dat belangentegenstellingen worden voorkomen. Ze hebben
daarbij het vermogen en de durf om zich kritisch op te stellen richting het bestuur.
Toelichting:
Een betrokken intern toezicht heeft een toegevoegde waarde voor het bestuur. Een onafhankelijke
opstelling van leden van het intern toezicht leidt tot een zuivere rolverdeling tussen
bestuur en toezicht of tussen het uitvoerende en het niet-uitvoerende deel van het
bestuur. Zich onafhankelijk opstellen betekent onder meer onafhankelijkheid van de
partijen aan wie taken zijn uitbesteed en van andere organisaties die betrokken zijn
bij het fonds. Het gaat hierbij om onafhankelijkheid ‘in mind, in appearance en in
state’. Dat wil zeggen: zich onafhankelijk opstellen en evenwichtig besluiten nemen
(‘in mind’), (de schijn van) belangenverstrengeling voorkomen of tegengaan (‘in appearance’)
en formeel onafhankelijk zijn (‘in state’).
-
49. De raad van toezicht stelt zich op als gesprekspartner van het bestuur.
Toelichting:
Voor goed toezicht is goed inzicht vereist. Dit inzicht verkrijgt de raad van toezicht
in de dialoog met het bestuur. In een gemengd model verkrijgen de niet uitvoerende
bestuurders dit inzicht in dialoog met het uitvoerende deel van het bestuur.
-
50. Het bestuur weegt de aanbevelingen van raad van toezicht of visitatiecommissie zorgvuldig
en motiveert afwijkingen.
Toelichting:
De bevindingen van het intern toezicht wegen zwaar, maar het bestuur is eindverantwoordelijk.
-
51. Het BO voert zijn taak uit als ‘goed huisvader’ (m/v) voor alle belanghebbenden.
-
52. Het BO zorgt dat de leden onafhankelijk en kritisch kunnen functioneren.
Toelichting:
Elk lid stelt zich bij het uitoefenen van zijn taak onafhankelijk op ten opzichte
van zijn achterban. Hij of zij handelt in het belang van alle belanghebbenden van
het fonds. Een evenwichtig besluitvormingsproces houdt ook rekening met de korte-
en langetermijneffecten van maatregelen op deelnemers, pensioengerechtigden, gewezen
deelnemers, andere aanspraakgerechtigden en de werkgever(s).
-
53. Het BO bewaakt of het bestuur de uitvoeringsovereenkomst of het uitvoeringsreglement
en het pensioenreglement juist uitvoert. Ook bewaakt het BO of het bestuur de belangen
van de verschillende groepen belanghebbenden evenwichtig afweegt.
-
54. Het BO onderneemt actie als het van oordeel is dat het bestuur niet naar behoren functioneert.
-
55. Het bestuur gaat een dialoog aan met het VO dan wel het BO bij het afleggen van verantwoording.
-
56. Het bestuur draagt de accountant of actuaris die controle uitvoert in beginsel geen
andere werkzaamheden op dan controle. Geeft het bestuur wel een andere opdracht, dan
vraagt dit zorgvuldige afweging en een afzonderlijke opdrachtformulering.
Toelichting:
Hierbij weegt het bestuur af of de niet-controlewerkzaamheden kunnen worden uitgevoerd
door de accountant, de actuaris of door het kantoor dat ook de jaarrekening controleert.
-
57. Het bestuur beoordeelt vierjaarlijks het functioneren van de accountant en de actuaris
en stelt het intern toezicht en VO of BO van de uitkomst op de hoogte.
| |
THEMA
|
|
8.
|
Transparantie bevorderen
|
| |
Het fonds streeft openheid na, communiceert over missie, strategie en risico’s en
legt verantwoording af over gevoerd beleid.
|
-
58. Het bestuur geeft publiekelijk inzicht in missie, visie en strategie.
Toelichting:
Het bestuur beschrijft in het jaarverslag helder en duidelijk de missie, visie en
strategie van het pensioenfonds. Ook beschrijft het bestuur hierin of en in hoeverre
het pensioenfonds de gestelde doelen heeft bereikt.
-
59. Het bestuur geeft inzicht in het beleid, de besluitvormingsprocedures, de besluiten
en de realisatie van het beleid.
-
60. Het bestuur vervult zijn taak op een transparante (open en toegankelijke) manier.
Dat zorgt ervoor dat belanghebbenden inzicht kunnen krijgen in de informatie, overwegingen
en argumenten die ten grondslag liggen aan besluiten en handelingen.
Toelichting:
Pensioen is van en voor de deelnemer. Besluiten van het bestuur moeten daarom te begrijpen
zijn. Transparantie zorgt ervoor dat belanghebbenden inzicht kunnen krijgen in de
informatie, overwegingen en argumenten die ten grondslag liggen aan besluiten en handelingen.
De transparante werkwijze gaat in ieder geval over beleid, besluiten en realisatie
van beleid. Ook betekent een transparante werkwijze dat het bestuur bereid is om in
gesprek te gaan met belanghebbenden. Ook via hun vertegenwoordiging in het VO of het
BO.
-
61. Het bestuur legt gemotiveerd vast voor welke wijze van uitvoering is gekozen. Deze
informatie is beschikbaar voor de belanghebbenden.
-
62. Het bestuur legt zijn overwegingen omtrent verantwoord beleggen vast en zorgt ervoor
dat deze beschikbaar zijn voor belanghebbenden.
-
63. Het bestuur stelt beleid vast rond transparantie en communicatie. Het bestuur evalueert
dit beleid periodiek en in ieder geval eens per drie jaar.
Toelichting:
De informatiebehoefte van de deelnemers, gewezen deelnemers en gepensioneerde is bij
het communicatiebeleid uitgangspunt. Onderzoek naar wat zij belangrijk vinden en hoe
zij de communicatie ervaren is daarom leidend.
-
64. Het bestuur rapporteert in het jaarverslag over de naleving van de interne gedragscode
(zoals bedoeld in de normen 15 en 16) en deze Code, net als over de evaluatie van
het functioneren van het bestuur.
Toelichting:
Het fonds past deze principes en normen toe of legt in het jaarverslag uit waarom
het fonds afwijkt.
Bij dit ‘pas-toe-of-leg-uit’-principe is belangrijk dat de volgende vragen worden
gesteld:
-
• Op welke manier wijkt het fonds af?
-
• Waarom wijkt het fonds af?
-
• Op welke manier kwam het besluit om af te wijken tot stand?
-
• Op welke termijn wordt (wel) aan de norm voldaan?
-
• Op welke manier is geborgd dat het besluit om af te wijken toch bijdraagt aan het
bereiken van het achterliggende doel van de norm en/of versterking van het functioneren
van het fonds?
-
65. Het bestuur zorgt voor een adequate klachten- en geschillenprocedure die voor belanghebbenden
eenvoudig toegankelijk is. In het jaarverslag rapporteert het bestuur over de afhandeling
van klachten en de veranderingen in regelingen of processen die daaruit voortvloeien.
Toelichting:
Een adequate klachten- en geschillenprocedure behelst naast een interne procedure
ook de mogelijkheid om het genomen besluit voor te leggen aan de Ombudsman Pensioenen.
Pensioenfondsen verwijzen belanghebbenden – deelnemers, gewezen deelnemers, pensioengerechtigden
en hun nabestaanden – naar de Ombudsman Pensioenen, als hun klachten en geschillen
niet kunnen worden opgelost via de interne klachten- en geschillenprocedure. De Ombudsman
Pensioenen kan een onafhankelijke bemiddelende rol spelen en brengt adviezen uit over
klachten en geschillen die belanghebbenden inbrengen over de uitvoering van het pensioenreglement.