Besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, kenmerk: HD.018.091 houdende routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden (Besluit routinematige digitale vervanging inkomende papieren archiefbescheiden DUO Groningen)

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet en hoofdstuk 3A van de Archiefregeling;

Besluit:

Artikel 1

• 1. Voor de Dienst Uitvoering Onderwijs vestiging Groningen over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van de selectielijst OCW, onderdeel 4.2 processen Dienst Uitvoering Onderwijs, voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen. Na vervanging worden deze analoge archiefbescheiden vernietigd.

• 2. Dit besluit is niet van toepassing voor selectielijst OCW onderdeel 4.2, categorie 10 nr. 10.1, onderdeel het bekostigen van onderwijsinstellingen. Op dit onderdeel is het handboek routinematige digitale vervanging eDocs componenten van de directie Onderwijs Instellingen van DUO van toepassing.

• 3. De reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgestelde handboek vervanging inkomende papieren archiefbescheiden DUO Groningen, dat als bijlage onderdeel uitmaakt van dit besluit.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 3

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit routinematige digitale vervanging inkomende papieren archiefbescheiden DUO Groningen.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst. De bijlage wordt op de internetsite van DUO (www.duo.nl) geplaatst en is daar te raadplegen.

27 augustus 2018

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, namens deze, de directeur-generaal van de Dienst Uitvoering Onderwijs, J.H. Schutte

Een belanghebbende kan tegen dit besluit binnen zes weken na de dag van bekendmaking in de staatscourant schriftelijk bezwaar maken. De belanghebbende dient daartoe een bezwaarschrift in bij de minister van OCW, onder vermelding van "Bezwaar", ter attentie van DUO, Postbus 30205 2500 GE Den Haag. Meer informatie over het maken van bezwaar vindt u op: www.bezwaarschriftenocw.nl

TOELICHTING

Burgers en bedrijven moeten digitaal zaken kunnen doen met de Overheid. Binnen DUO wordt hier invulling aan gegeven door het implementeren van het nieuwe dienstverleningsconcept, digitale klantinteractie, digitale klantprocessen en het ontwikkelen van (online) dienstverlening in samenspraak met de klant. DUO ziet digitale dienstverlening als onlosmakelijk verweven met het aanbieden van een hoog niveau van dienstverlening door continu vernieuwing, het omzetten van papier naar digitaal en met efficiënt werken.

Het streven van DUO is ‘maximaal digitaal’, waarbij de onderwijsinstellingen in de gelegenheid zijn om maximaal digitaal te corresponderen met DUO. De communicatie zal in de komende jaren steeds meer digitaal plaatsvinden door e-mail, e-formulieren en berichten over en weer via het instellingsportaal. Hierdoor is de verwachting dat steeds meer inkomende-, interne- en uitgaande documenten van origine 'digital born' zijn.

Naast de digitale poststroom zal er nog steeds een fysieke poststroom blijven bestaan. De onderwijsinstellingen moeten in de gelegenheid zijn om, naast digitaal, ook analoog via het fysieke kanaal te corresponderen. De in analoge vorm bij DUO aanwezige documenten worden gedigitaliseerd (gescand) en gearchiveerd. De behandeling vindt plaats aan de hand van het digitale document. De originele analoge documenten die zijn gedigitaliseerd worden nu nog bewaard in een fysiek archief. De analoge originele bescheiden gelden in de huidige situatie nog steeds als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. Dit betekent dat DUO te maken heeft met een dubbele beheerstaak: zowel het beheer van de analoge originelen als het beheer van de digitale originelen. Deze dubbele beheerstaak is feitelijk overbodig.

Artikel 7 van de Archiefwet 1995 biedt DUO de mogelijkheid om over te gaan tot routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden. Het besluit tot vervanging maakt het voor DUO mogelijk om te bewaren en op termijn te vernietigen archiefbescheiden structureel te vervangen door een digitale reproductie en de papieren versie te vernietigen. Het besluit tot vervanging is van toepassing op alle inkomende papieren documenten die vanaf 1 juli 2007 door DUO en haar rechtsvoorganger IB-Groep (IBG) reeds zijn en nog zullen worden gedigitaliseerd. In het handboek vervanging inkomende papieren archiefbescheiden DUO Groningen zijn de eisen, die dit besluit tot vervanging daaraan stelt, uitgewerkt. Dit handboek maakt als bijlage onderdeel uit van dit Besluit en is te raadplegen op de internetsite van DUO (www.duo.nl).

Dit besluit vervangt overigens alle eerdere besluiten voor digitale vervanging van DUO en haar voorgangers.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, namens deze, de directeur-generaal van de Dienst Uitvoering Onderwijs, J.H. Schutte