Besluit van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 22 januari 2018, 2018-0000002657, tot digitale vervanging archiefbescheiden Ministerie Sociale Zaken en Werkgelegenheid

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995;

Besluit:

Artikel 1

Over te gaan tot routinematige digitale vervanging van papieren archiefbescheiden van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid:

• a. die:

  • 1°. zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de werking van dit besluit en in aanmerking komen voor opname in het documentmanagementsysteem Digidoc2; of

  • 2°. zullen worden ontvangen of opgemaakt vanaf de vervaldatum van de regeling digitale vervanging archiefbescheiden Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en in aanmerking komen voor opname in het documentmangementsysteem Digidoc2;

• b. volgens de specificaties, vastgelegd in het Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid systeem Digidoc2 behorende bij dit besluit.

Artikel 2

De regeling digitale vervanging archiefbescheiden Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid wordt ingetrokken.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatcourant waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 4

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit digitale vervanging archiefbescheiden Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Dit besluit zal met toelichting in de Staatscourant worden geplaatst met uitzondering van het Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid systeem Digidoc2 dat ter inzage wordt gelegd bij de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel, afdeling Fysieke en Digitale Werkomgeving van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

De Minister van Sociale Zaken, en Werkgelegenheid, namens deze, M.H.G. Konings Wnd. Plaatsvervangend Secretaris-generaal

TOELICHTING

Het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid vervangt de papieren archivering sinds de regeling digitale vervanging archiefbescheiden Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 22 januari 2013, door een digitale archivering. In de regeling digitale vervanging archiefbescheiden Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid door digitale archivering werd bepaald over te gaan tot routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden die zouden worden ontvangen of opgemaakt in de periode tot vijf jaar na inwerkingtreding van het besluit. Nu deze periode verloopt, wordt in dit besluit bepaald dat voor onbepaalde tijd tot routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden wordt overgegaan.

Deze regeling is van toepassing op alle organisatieonderdelen van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid die met het systeem Digidoc2 werken. Alle documenten die worden vervangen door digitale reproducties zullen in Digidoc2 worden opgenomen. Digidoc2 is een door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties ontwikkeld documentmanagement- en workflowsysteem.

De vervanging vindt plaats door scanning en verwerking in het systeem Digidoc2, conform het Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid systeem Digidoc2. In dit handboek worden alle elementen van de procesmatige en technische inrichting van de vervanging beschreven.

Het handboek behandelt de documenten die door gescande digitale reproducties zullen worden vervangen, welke op grond van de voor het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid geldende selectielijsten voor bewaring in aanmerking komen. Hierbij is rekening gehouden met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens en voor historisch onderzoek zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c en d van het Archiefbesluit 1995.

Dit heeft er toe geleid dat een aantal categorieën van documenten niet voor vernietiging in aanmerking komen en deze documenten zullen in de originele vorm bewaard blijven. Dit betreft het in het Handboek vermelde overzicht van documenten die niet digitaal zullen worden vervangen.

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, namens deze, M.H.G. Konings Wnd. Plaatsvervangend Secretaris-generaal